Organiser un évènement scientifique ou une exposition

Document réalisé par Elaine Després et Sophie Guignard

§ Regardez ce que les autres font : consultez les archives des sites

§ Posez des questions (aux professeurs, aux autres étudiants, aux coordonnateurs, aux départements, aux galeries, etc.)

§ Ne soyez pas à la dernière minute

§ Commencez modestement

§ Collaborez

§ Faites vous relire

§ Atelier§ Table-ronde§ Conférence§ Séminaire (récurrent, axé sur la discussion)§ Speed colloque (demi-journée ou journée) : 5-10 min. par

intervention (prévoyez des périodes de discussion)§ Journée d’étude (une journée)§ Colloque (2-3 jours)§ Colloque international (2-3 jours)§ Présentation d’affiches : comment faire§ Exposition§ Autre (soyez créatif!)

§ Définir le type d’activité

§ Mettre sur pied un comité d’organisation et un comité scientifique

§ Choisir la date

§ Réserver une salle (6 mois à 1 ans avant pour les périodes de pointe)

§ Rédiger et diffuser l’appel ou faire les invitations

§ Sélectionner les intervenants (3-6 mois avant)

§ Préparer les demandes de subvention (3-6 mois avant, jusqu’à un an pour un colloque international)§ Faire un programme préliminaire - non applicable

pour une expo

§ Faire un budget

§ Faire une affiche et la diffuser (1 mois avant)

§ Trouver des présidents de séance - non applicable pour une expo

§ Faire et diffuser le programme définitif (1-2 semaine avant) - non applicable pour une expo

§ Faire placer la salle et s’assurer de ne pas avoir de problème audiovisuel (1-2 semaines avant)

§ Commander la nourriture (1-2 semaines avant)

§ Tenue de l’événement

§ Remboursement des factures (1-2 semaines après)

§ Actes de colloque (annoncer avant aux participants)

À rajouter à l’échéancier pour une expo:

§ Recherche du mobilier et du matériel (si applicable)

§ Préparer les textes de l’exposition

§ Montage

§ Démontage

§ De qui vient le projet?

§ Quel ampleur on veut lui donner?

§ Combien d’argent nous avons besoin?

§ Quel genre d’équipe?

§ Implication limitée ou co-organisation?

Comité d’organisation

§ Gestion du budget et des subventions

§ Communication avec les participants

§ Programme, affiche et diffusion

§ Logistique

Comité scientifique

§ Rédaction de l’appel

§ Choix des intervenants

§ Élaboration du programme

§ Actes de colloque

§ Haute saison (bon choix, mais compliqué) : septembre-octobre, avril-mai

§ Moyenne saison (bon choix) : novembre, février-mars, juin

§ Basse saison (éviter) : juillet-août, mi-décembre-mi-janvier

§ Renseignez-vous auprès des centres et regardez les calendriers pour éviter de choisir une date où il y a déjà un événement important

À considérer pour une expo:

§ Éviter la période de fin de session des étudiant.e.s en arts visuels (moins de matériel et de salles disponibles)

§ S’informer sur les calendriers culturels

UQAM

§ Salles de colloque (D-R200, PK-1140, Boiseries) (SIE)

§ Salles de séminaires (départements)§ J-4935, J-4255, J-4225, R-4240

§ Salles de cours (SIE) (pas de choix)

§ Salles de visioconférence (SAV)§ Salles payantes (autogérées)

§ Centre Pierre-Péladeau (Salon orange, studio de danse et studio de musique)

§ Cœur des sciences (Chaufferie)§ École supérieur de théâtre

EXTÉRIEUR (payant)

§ Théâtre Sainte-Catherine(pas cher)

§ Maison du développement durable (500-700$/8h)

§ Cinémathèque

§ BAnQ (450-550$/8h)

§ Espace Lafontaine (300-525$/8h)

§ Autres (librairies, cafés et bars,…)

UQAM

§ Salles du Cœur des sciences(Chaufferie, Salle polyvalente…)

§ CDEx

§ Centre de Design

§ Agora Jasmin (SIE)

EXTÉRIEUR DE L’UQAM

§ Galerie ou Centre d’artiste (Galerie Carte Blanche, Eastern Bloc, Le Livart, etc.)

§ Café ou bar

§ Librairie

APPEL À COMMUNICATION (CFP)

§ Local

§ International

§ Interdisciplinaire

§ Chercheurs et/ou créateurs

§ Étudiants

INVITATIONS

§ Spécialistes ou artistes confirmés

§ Membres du comité

§ Professeurs ou chercheurs du département (local)

Truc : vous pouvez opter pour une formule mixte et déterminer un pourcentage de participants issus d’un appel (60%, par exemple) et les autres sur invitation, ça permet d’orienter un peu les travaux, mais aussi d’avoir des propositions surprenantes.

Pour une expo: se poser aussi la question du « quoi ? » (quel médium).

§ Truc : aller en lire d’autres pour avoir une bonne idée (Archives Figura)

§ Titre accrocheur

§ Texte assez court (1-2 pages)

§ Problématique assez large (à moins de bien connaître les participants ou de faire des invitations)

§ Suggestions de corpus

§ Pistes et perspectives suggérées (en forme de liste ou de paragraphes)

§ Bibliographie (si nécessaire, assez courte)

§ Ce qui est attendu : proposition (200-300 mots) et notice bio-bibliographique

§ Dates (de l’événement et pour la soumission) : laisser au moins 1-2 mois pour répondre, laisser au moins 2-3 mois entre la réponse et l’événement

§ Coordonnées (une seule adresse)

À inclure aussi dans l’appel à projet pour exposition:§ Demander les besoins techniques

§ Offrir un cachet aux artistes?

§ Liste de diffusion (départements, centres)§ Figura§ CRILCQ§ DEL-UQAM§ DLLF-UdeM

§ Fabula

§ Calenda

§ Bulletin de la Faculté des arts

§ Calendrier événements UQAM

§ Listes de diffusion disciplinaires et associations

§ Réseaux sociaux (Facebook en particulier) : créer des événements!

§ À l’aveugle ou non

§ Comité scientifique

§ Système de points (0, 1, 2)

§ Réunion ou par une plateforme en ligne (EasyChair ou autre)

§ Établir des critères clairs§ Qualité§ Pertinence§ Complémentarité§ Expérience§ Logistique (provenance, par exemple)

§ Adresse courriel unique (en créer une sur gmail ou désigner un responsable des communications)

§ Courriels périodiques, complets et précis

§ Demander les besoins en audiovisuel un peu à l’avance

§ Faire un site ou une page web qui centralise l’information pour les grands événements (il pourra être conservé ensuite pour archiver l’événement ou annoncer la publication)§ Par exemple : http://teleenseries.blogspot.com/§ https://raconterlaliment.weebly.com/§ Page sur l’OIC : http://oic.uqam.ca/fr/evenements/colloque-

cybercorporeites-subjectivites-nomades-en-contexte-numerique

§ Types d’événement et d’activités

§ Simple liste des participants avec leur titre de communication

§ Commencer tôt, dès que l’on a une idée des dépenses et des participants

§ Faire plusieurs demandes

§ Bien se renseigner sur les exigences de chaque organisme (contacter la personne responsable au besoin pour ne pas travailler pour rien et éviter des erreurs faciles)

§ Organismes subventionnaires possibles :§ Centre de recherche (Figura, CRILCQ, etc.) (professeur et/ou étudiant)§ Associations étudiantes (programme et facultaire) (étudiant)§ SVE (étudiant)§ Faculté des arts (professeur et/ou étudiant)§ Département (professeur et/ou étudiant)§ CRSH Connexion (professeur)§ Commandites (COOP, employeur, amis, famille, etc.)

§ http://www.sshrc-crsh.gc.ca/funding-financement/programs-programmes/connection_grants-subventions_connexion-fra.aspx

§ Dates limites : autour du 1er février, 1er mai, 1er août et 1er

novembre (vérifier les dates sur la page ci-dessus)

§ Faire la demande au moins 6 mois à l’avance

§ Événement (maximum une semaine) : 7000$ à 25 000$

§ Activité de rayonnement (plusieurs activités sur un an destiné au grand public) : 7000$ à 50 000$

§ Vous devez prévoir des activités connexes dans les deux cas

§ Avoir des invités prestigieux

§ Obtenir des fonds de contrepartie (50% du montant demandé)

§ Dépenses les plus précises possibles

§ Séparer par poste de dépenses : frais de réception, frais de déplacement, frais de communication, location de salle, etc.

§ Faire plusieurs scénarios différents en fonction des subventions qui seront obtenues ou non (ne pas les envoyer)

§ Demander un montant précis et expliquer à quoi il servira

§ Faire la liste des revenus prévus ou espérés

Truc pour le budget d’une expo:

§ Pour les cachets d’artistes: voir barème des tarifs minimums du CARFAC et RAAV

§ Table de vente de livres (COOP) : libraire@coopuqam.com

§ Lancement (en librairie : beaucoup plus simple pour la vente et souvent gratuit)§ Le Port de tête (librairie@leportdetete.com)§ L’Euguélionne (info@librairieleuguelionne.com)§ Librairie du Square – Outremont (info@librairiedusquare.com)

§ Lecture publique ou performance

§ Table-ronde : penser à des cachets si vous invitez des artistes (voir les tarifs de l’UNEQ, 200$)

§ Projection (et discussion) : penser aux droits de diffusion (à demander), à la qualité du film

§ Visite (musée, bibliothèque, quartier)

§ Atelier

§ Présentation d’affiches (poster session)

§ Quiz ou concours

§ Réunion (AG, de travail, etc.)

§ Micro ouvert

§ Autre (soyez créatif!)

QUOI?

§ Pauses§ café, thé, eau§ optionnel : jus, viennoiseries (matin), collation (biscuits, fruits, etc.)

§ Lunch§ Libre : moins cher, possibilité de réserver pour ceux qui le souhaitent§ Sur place : buffet ou boîte à lunch (froid), plus rapide, moins cher§ Restaurant : réserver dans les restaurants qui ont l’habitude des groupes

(vitesse). On peut payer la nourriture, mais pas l’alcool, par exemple.

§ Cocktail (premier ou dernier soir)§ Sur place (Saltimbanques/Caravane)§ Dans un bar (coupons)

§ Banquet (souper) : cher (il faut avoir un bon budget)

§ Pour une expo§ Vernissage (premier soir)§ Finissage (dernier soir)

OÙ?

§ Traiteur UQAM (obligatoire, s’il y a de l’alcool) : § Saltimbanques § Caravane (moins cher)

§ Traiteur étudiant : café des arts, salon G (pas de livraison, mais pas cher)

§ Traiteur extérieur : Attention, si les factures doivent être remboursées par l’UQAM, il doit faire partie des traiteurs autorisés (Carrousel) : Julien-Leblanc, CCHM, Cuisine Atout, Dansereau Traiteur, Boco, Bernard et fils, Las Olas, Francis Beaulieu, Robert Alexis et Théâtre Sainte-Catherine

§ Restaurant (privilégiez les « apportez votre vin » et allez chercher vous-mêmes des bouteilles à la SAQ, voir les menus de groupe). Quelques idées : Café Cherrier, Trois Brasseurs, Pelerin Magellan, Monsieur B, La prunelle, Khyber Pass, Ouzeri, etc.

§ Supermarché ou autre : attention, il faut penser à tout!

§ Quel est le public cible?

§ Graphisme : créer une identité visuelle à votre événement (couleur, forme, photo, image qui revient sur l’affiche, le programme, etc.)

§ Affiches : § Attirer l’attention dans des babillards surchargés§ Donner une information claire§ environ un mois avant l’événement

§ Réseaux sociaux : vous pouvez créer un événement Facebook (pensez à taguer les participants)

§ Listes de diffusion (voir diapo 11)

§ Site web pour l’événement (voir diapo 13)

§ Invitez votre réseau et vos collègues!

§ Équilibrer les séances (mélanger les jeunes chercheurs et les professeurs)

§ Présidence de séances (organisateur, professeur local qui ne participe pas, spécialiste)§ Gardien du temps§ Capable de poser des questions

§ Longueur des présentations (20, 25, 30 minutes)

§ Périodes de question : après les blocs ou après chaque communication

§ Prévoir des séances de 2 ou 3 maximum, faire un programme aéré, qui évitera d’être toujours en retard et stressé

Exemple de programme de speed colloque trop chargé

Faites une sélection ou prévoyez 2 jours!

Exemple de programme de colloque international (CRSH - Connexion)

Prévoyez des activités les soirées!

Exemple de programme de journée d’étude

Période de discussion à la fin des séances.

Exemple 2 de programme de journée d’étude

Période de discussion après chaque communication. Programme très aéré, avec de longue plage pour les intervenants.

§ Hôtels pour certains invités (voir avec les Centres, attention aux prix -max. 145$ à Montréal, prévoir plusieurs mois à l’avance) : Auberge Le Jardin d’Antoine, Auberge Le Pomerol, Auberge Carré St-Louis

§ Traiteurs (laissez un numéro de téléphone portable, réservez quelques semaines à l’avance)

§ Restaurant

§ Mise en place de la salle (demande de service) : SIE (poste 3141, sie-clientele@uqam.ca)

§ Audiovisuel : § Pour l’emprunt d’équipement : comptoirs (J-2391, N-3310, PK-1305)§ Planification d’événement :

http://www.audiovisuel.uqam.ca/services/colloques.asp§ Vidéoconférence :

http://www.audiovisuel.uqam.ca/services/videoconference.asp

§ Pour faire débloquer un réseau WiFi Visiteurs UQAM (mot de passe) : https://servicesinformatiques.uqam.ca/services/19071930

§ Demandez à l’avance les notices aux participants (avec des longueurs maximum)

§ Assurez-vous qu’elles ne soient pas trop longues (coupez au besoin, ça peut faire perdre beaucoup de temps)

§ Envoyez-les aux présidents quelques jours avant et prévoyez une copie imprimée sur place (plusieurs présidents vont les oublier)

§ Texte commissarial (texte de présentation)

§ Biographies des artistes ou textes de démarche

§ Légendes des œuvres

§ Titre de l’exposition (comment l’imprimer: simple affiche ou impression sur vinyle?)

§ Imprimer un pamphlet avec tous les textes?

§ Programme

§ Pochette (optionnel)

§ Cocarde (utile si les participants ne se connaissent pas)

§ Plan de la ville/UQAM (optionnel)

§ Suggestions de restaurants/lieux à visiter (optionnel)

§ Carnet de note (optionnel) : Repro-UQAM

§ Crayon (optionnel) : COOP UQAM ou autre

§ Macaron (optionnel) : https://macaronquebec.com/

§ Affiche du colloque (cadeau)

§ Autre

§ Mobilier de l’exposition: socles ou vitrines, murs autoportants, etc.§ avez-vous besoin de louer, construire du matériel, ou rafraîchir du

matériel existant?§ S’associer avec un programme de Cegep pour la construction du matériel:

Design de présentation au Cegep du Vieux Montréal, Programme de techniques de muséologie au Collège Montmorency

§ Faites-vous ami.e avec des étudiant.e.s en arts visuels et médiatiques! Ou renseignez-vous au département des arts visuels et médiatiques.

§ La soclothèque des étudiant.e.s en arts visuels (5e étage du J)§ Besoin de faire de la peinture? Salles de peinture du 5e et 6e étage du J

accessibles à tou.te.s les étudiant.e.s de l’UQAM

§ Prêt d’équipement à l’UQAM : Service des immeubles

§ Système d’accrochage: si le lieu ne le fournit pas, soyez créatif!

§ Préparer votre boîte à outil pour le montage

§ Le(s) jour(s) de montage: mieux vaut plus de temps que pas assez!

§ Arriver tôt (min. 1h avant)

§ Ouverture de la porte pour une salle de l’UQAM (il faut avoir la réservation imprimée avec son nom et sa carte UQAM) : poste 3101 (téléphone rouge). Prévoir 15-20 min.

§ Signalétique (pour les salles moins évidentes)

§ Traiteurs : quelqu’un doit s’occuper de faire la réception

§ Accueil des invités (prévoir une table à l’entrée)

§ Gestion du temps : assurez-vous que les présidents font leur travail

§ Table à l’avant : eau, programmes, adaptateurs, notices bio.

§ Mettez l’affiche sur le bureau de l’ordinateur à l’avant, ça créé une ambiance

§ Enregistrement

§ Vidéoconférence

§ Actes de colloque (vous pouvez faire des demandes de subvention spécifique)§ Livre (contacter un éditeur, demander le PAES) : PUM, Nota Bene,

PUQ, PUL, Liber, XYZ, Presses de l’U. d’Ottawa§ Revue (à comité de pair ou non)§ Plateformes en ligne : Cahiers ReMix, Sens public

§ Organiser le retour des œuvres aux artistes

§ Trouver une nouvelle vie pour le mobilier: les étudiants en arts visuels seront sûrement contents de réutiliser votre matériel et vos fournitures

§ À noter: l’UQAM dispose d’un service de transport

§ Revoir le budget

§ Distribuer les factures

§ Faire un post-mortem

§ Remercier les participants par courriel