fiche de procedure traitement des avoirs (2)

14
FICHE DE PROCEDURE ________________ Traitement des avoirs L’objet de cette fiche de procédure est de définir la notion d’avoir et de décrire la procédure à appliquer en laboratoire et en délégation en fonctions des différents cas rencontrés. I- DEFINITION D’UN AVOIR Un avoir est un document commercial émis par un fournisseur reconnaissant une dette envers son client. L'avoir est un document qui atteste que le client peut faire valoir un droit auprès du fournisseur pour obtenir un bien ou un service de valeur équivalente ou un remboursement. A noter : le terme avoir peut également être utilisé dans BFC et GESLAB pour désigner des réductions ou des corrections qui n’entrent pas dans le champ de la définition commerciale d’un avoir. II- LE TRAITEMENT DES AVOIRS 1- Avoir portant sur une facture payée sur l’exercice antérieur : - en laboratoire : envoi de l’avoir + copie de la facture à la délégation. - en délégation : saisie de l’avoir dans BFC par le pôle comptabilité sans retour vers GESLAB. Les crédits font l’objet d’une mise en place soit sur la même origine de crédit que la facture, à défaut sur les ressources propres banalisées. 2- Avoir partiel ou total portant sur une facture payée sur l’exercice en cours : - en laboratoire : envoi de l’original de l’avoir + copie de la facture à la délégation. - en délégation : saisie de l’avoir dans BFC par le pôle dépenses. - en laboratoire : l’avoir arrive dans les boites d’intégration GESLAB dans « facture en modification ». Les crédits correspondants sont rétablis. Procédure d’intégration de l’avoir dans GESLAB : l’avoir partiel arrive pour le montant initial de la facture moins le montant de l’avoir. L’intégration est effectuée en créant une ligne de facture négative. Cliquer sur « ligne » puis sur « ajouter », la ligne négative se créée automatiquement. l’avoir total arrive avec un montant à 0. - Sur commandes prévisionnelles : Cliquer sur « ligne » puis sur « ajouter », la ligne négative se créée automatiquement - Sur commandes standards : suivre la procédure décrite au paragraphe IV.

Upload: ludvik-lemblematik

Post on 15-Sep-2015

20 views

Category:

Documents


2 download

DESCRIPTION

Procédure d'achat

TRANSCRIPT

  • FICHE DE PROCEDURE ________________

    Traitement des avoirs

    Lobjet de cette fiche de procdure est de dfinir la notion davoir et de dcrire la procdure appliquer en laboratoire et en dlgation en fonctions des diffrents cas rencontrs.

    I- DEFINITION DUN AVOIR

    Un avoir est un document commercial mis par un fournisseur reconnaissant une dette envers son client. L'avoir est un document qui atteste que le client peut faire valoir un droit auprs du fournisseur pour obtenir un bien ou un service de valeur quivalente ou un remboursement.

    A noter : le terme avoir peut galement tre utilis dans BFC et GESLAB pour dsigner des rductions ou des corrections qui nentrent pas dans le champ de la dfinition commerciale dun avoir.

    II- LE TRAITEMENT DES AVOIRS

    1- Avoir portant sur une facture paye sur lexercice antrieur :

    - en laboratoire : envoi de lavoir + copie de la facture la dlgation.

    - en dlgation : saisie de lavoir dans BFC par le ple comptabilit sans retour vers GESLAB. Les crdits font lobjet dune mise en place soit sur la mme origine de crdit que la facture, dfaut sur les ressources propres banalises.

    2- Avoir partiel ou total portant sur une facture paye sur lexercice en cours :

    - en laboratoire : envoi de loriginal de lavoir + copie de la facture la dlgation.

    - en dlgation : saisie de lavoir dans BFC par le ple dpenses.

    - en laboratoire : lavoir arrive dans les boites dintgration GESLAB dans facture en modification . Les crdits correspondants sont rtablis.

    Procdure dintgration de lavoir dans GESLAB :

    lavoir partiel arrive pour le montant initial de la facture moins le montant de lavoir. Lintgration est effectue en crant une ligne de facture ngative. Cliquer sur ligne puis sur ajouter , la ligne ngative se cre automatiquement.

    lavoir total arrive avec un montant 0.

    - Sur commandes prvisionnelles : Cliquer sur ligne puis sur ajouter , la ligne ngative se cre automatiquement

    - Sur commandes standards : suivre la procdure dcrite au paragraphe IV.

  • 3- Avoir portant sur une facture non paye :

    - en laboratoire : la facture et lavoir doivent tre saisis par le laboratoire dans GESLAB. Loriginal de lavoir et de de la facture sont adresss la dlgation.

    Procdure de saisie de lavoir dans GESLAB :

    Il faut ajouter une ligne en rappelant le n de la ligne de facture sur laquelle porte lavoir et saisir un montant ngatif.

  • III- PARTICULARITES

    1- Lorsquun avoir se rapporte plusieurs factures payes :

    Le laboratoire ne peut pas faire la saisie, il envoie lavoir original + les copies des factures concernes.

    La dlgation vous enverra aprs avoir fait la saisie dans BFC, la procdure dintgration dans GESLAB.

    2- Lorsquun avoir se rapporte plusieurs factures non payes :

    Le laboratoire saisit la facture uniquement, il envoie lavoir original + les factures originales concernes

    La dlgation vous enverra aprs avoir fait la saisie dans BFC, la procdure dintgration dans GESLAB.

    3- En cas de rception dune facture et dun avoir total :

    Aucune saisie ne doit tre effectue dans GESLAB.

    Vous devez conserver les pices en laboratoire et solder la commande en ajoutant une ligne de commentaire avoir n XX du XX .

    4- Avoirs FRAM et carte achat portant sur un exercice antrieur :

    Les avoirs concerns sont communiqus au laboratoire par la dlgation ainsi que la procdure appliquer.

    5- R-imputations comptables :

    Les r-imputations comptables sont saisies par le ple comptabilit et portent soit :

    sur le compte comptable : aucun impact dans GESLAB.

    sur lorigine de crdit : La dlgation vous enverra une procdure quand vous aurez des r-imputations effectuer.

    IV- INTEGRATION DUNE FACTURE EN MODIFICATION AVEC UN MONTANT A 0

    Ne concerne que les factures sur commandes standards

    Lintgration dune facture en modification avec un montant 0 peut tre source dcarts entre GESLAB et BFC si lintgration nest pas correctement effectue.

    En effet, il convient de distinguer deux cas :

    1er cas :

    avoir total en quantit : lavoir total est gal en montant et en quantit la facture qui a dj t paye.

    annulation dune facture : il sagit dune annulation effectue dans BFC par le ple comptabilit suite une erreur de saisie des gestionnaires SFC.

    2me cas :

    Dchargement ultrieur total dans BFC : la rduction ne porte que sur les montants.

    Votre gestionnaire SFC vous indiquera par mail dans quel cas vous vous trouvez afin dappliquer la procdure adquate.

  • 1er cas : avoir total en quantit du fournisseur ou annulation de facture.

    Retour de la facture en modification dans GESLAB avec un montant zro

    A lintgration, dcocher la case cumul quantit de la facture afin davoir les quantits entre parenthses sur les lignes facture GESLAB (qt)

    Les services faits sont en attente de facturation ou sont annuler.

    Exemple :

    La commande L52640 a t saisie dans GESLAB ainsi que les services faits et la facture du fournisseur n 70517.

    La facture est paye dans BFC.

    Un avoir papier total du fournisseur est transmis au SFC de la dlgation.

    Lavoir saisi dans bfc arrive dans le menu change en Intgration/Facture/Modification dans GESLAB avec un montant zro.

    En cliquant sur diffrence, nous voyons les quantits et les montants zro dans BFC. Il faut donc ramener les quantits et les montants zro dans GESLAB.

    Procdure dtaille :

    Dans Dossier/gestion courante, je cherche ma commande et je la d-solde.

  • Pour info : fentre services faits avant lintgration de lavoir dans GESLAB

    Pour info : fentre facture avant lintgration de lavoir dans GESLAB

    Je retourne dans menu Echange avec la dlgation/Intgration/Facture/Modification . Je choisis ma facture dans la liste et je clique sur Intgrer

  • La facture modifier apparait lcran. Cliquer ensuite sur Ligne .

    Puis sur modifier et dcocher la case cumul quantit et cliquer sur OK .

    Faire la mme chose pour la ligne suivante de la facture. Les quantits sont maintenant entre parenthses

  • Pour amener la facture zro il faut maintenant cliquer sur ajouter . Une ligne avec un montant ngatif se cre automatiquement

    Dcocher la case cumul quantit

    Dans la case dsignation notez le numro de lavoir du fournisseur, et renseignez ventuellement le taux de TVA applicable

    Cliquer sur OK pour valider votre saisie

    Une ligne apparait maintenant avec des quantits entre parenthses

  • Vous pouvez fermer la fentre ligne facture . GESLAB retourne dans la fentre facture.

    Vous devez valider votre saisie en cliquant sur OK

    Le message suivant apparait.

    A la question la dlgation a solde la commande. Confirmez-vous le solde ?

    Rpondre NON.

    Vous pouvez ensuite fermer la fentre facture et ensuite fermer la fentre intgrer les factures

    Les services faits sont maintenant en attente de facturation ou sont annuler.

    Dans notre exemple il faut les annuler

    Dernire tape : dans le menu gestion courante/dpenses/commande/trouver la commande L52640

    Puis sur service faits

  • Cliquer ensuite sur dtruire .

    Deux messages davertissement apparaissent auxquels il faut rpondre OUI.

    Rpter lopration pour la deuxime ligne de service fait.

    GESLAB a cr automatiquement des lignes de services faits ngatives.

    Vous pouvez maintenant solder la commande en cochant la case solde

  • 2me cas : Dchargement ultrieur total dans BFC.

    Retour de la facture en modification dans GESLAB avec un montant zro.

    Les services faits sont facturs.

    La commande peut tre solde. Je ne peux plus crer de facture.

    Si nouvelle facture sur la commande : procder un chargement ultrieur dans BFC

    Exemple :

    La commande L52874 a t saisie dans GESLAB ainsi que les services faits et la facture du fournisseur.

    Le service financier de la dlgation a t contraint dannuler la facture par un dchargement ultrieur total.

    La facture arrive dans GESLAB dans le menu Echange avec la dlgation en Intgration /Facture/Modification avec un montant zro

    En cliquant sur diffrence, nous voyons les montants zro dans BFC. Il faut donc ramener les montants seulement zro dans GESLAB (ne pas toucher aux quantits).

    Procdure pour rtablir la situation dans BFC et dans GESLAB :

    Pour info : copie dcran de la commande avant lintgration

  • Pour info : copie dcran de la fentre des services faits

    Pour info : copie dcran de la facture avant lintgration.

  • Je retourne sur le menu Echange avec la dlgation/Intgration/Facture/Modification . Je choisis ma facture dans la liste et je clique sur Intgrer

    La facture modifier apparait lcran

  • Cliquer ensuite sur Ligne puis sur Ajouter

    Dcocher la case cumul quantit

    Indiquer par exemple dchargement ultrieur dans la case dsignation

    Le PU HT factur apparait automatiquement en ngatif pour le montant total de la facture

    Renseignez si besoin la case taux de TVA

    Cliquer sur OK pour valider votre saisie

    Une ligne apparait maintenant avec des quantits entre parenthses

  • Fermer la fentre lignes de facture

    Cliquer sur OK pour valider votre saisie. Fermer ensuite la fentre facture

    La facture en modification avec montant zro a disparu de la boite dintgration

    Vous pouvez fermer la boite dintgration

    Mise jour : 23/01/2013