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Porter Sight FAX

Porter Sight FAX Porter Sight FAX

Porter Sight FAX

お客様

営業店

FAX送信業務に潜む誤送信にはいくつかの要因が考えられます。それら要因に対して、適切な対応を施すことが求められています。

FAX送信を誤ってしまうと考えられるポイント

添付資料

FAX送信票

（システムで印刷）

QRQRコード付送信票コード付送信票QRコード付送信票

■Porter Sight FAX ハードウェア構成

誤送信ポイント 1・FAX番号の入力ミス　　・短縮番号の押し間違い

→全く知らないお客様・取引のあるお客様へ誤送信！

誤送信ポイント 2・FAX送信票と送信資料の不一致　 …送信票の宛先とは別のお客様向けの資料を誤って送信。

→取引のあるお客様へ誤送信！

誤送信ポイント 4・アドレス帳の誤り（修正漏れ、記入誤りなど）　 …間違ったアドレス帳を元に送信。

→全く知らないお客様へ誤送信！

誤送信ポイント 5・FAX番号廃止後、同一番号の再振り出し　 …宛先FAX番号は廃止された後、一定の期間を経て別のお客様に　　再振り出し、それに気づかず送信。

誤送信ポイント 6・雑音などによるダイヤル信号の誤認識　 …送信方法には問題がなくてもアナログ回線利用時には雑音等の影響で　　ダイヤル信号の認識を誤るケースがある。

FAX誤送信防止ソリューションFAXは公共性の高い通信手段であり、業務遂行上必要不可欠な通信手段として利用されています。しかし大きな利便性をもたらす一方、個人情報や機密情報を扱うため誤送信を起こせば企業活動に多大なる悪影響を及ぼすことになります。さらに、平成17年4月1日の個人情報保護法施行に伴い、個人情報を扱う業務は、これまで以上に厳格な運用を求められています。NTT西日本では、FAXの誤送信を起こす要因を分析、未然に防ぐシステムをご提供いたします。

2人体制で送信先確認を行うなど運用面だけで誤送信対策を行っている場合がありますが、1回のFAX送信に常に2人が携わることになり、スタッフの本来取組むべき作業の効率低下を招いています。また送信先の確認を「スタッフのモラルに依存」するという状況で不確実性はぬぐいきれません。

FAX送信という行為を各役割毎に充実サポート！FAX誤送信の要因をシャットアウトします！

誤送信防止の充実した機能

FAX送信者各営業店からFAX資料を送信承認者 FAX内容を確認後、承認、お客様へ送信

PB信号での宛先コード入力による送信①Porter Sight FAXのFAX番号をプッシュ②セカンドダイヤルトーン後、顧客固有の識別番号（3桁等）をプッシュ③FAX送信ボタンを押下

QRコード付FAX送信票による送信①Porter Sight FAXへWebでアクセス②Web上で送信先情報・QRコード付のFAX送信票作成・保存③FAX送信票出力④Porter Sight FAXへFAX送信

Webブラウザによる送信①Porter Sight FAXへWebでアクセス②Web上で送信先情報・QRコード付のFAX送信票作成・保存③Web上で送信票と送信資料を登録④Web上でFAXイメージを確認⑤Web上で送信ボタンを押下

電子メールによる送信①Porter Sight FAXへWebでアクセス②Web上で送信先情報・QRコード付のFAX送信票作成・保存③MailにFAX送信票と送信資料を添付して承認者へメール送信

注. ATYPEとB・DTYPEは併用不可。

②Porter Sight FAXへWebでアクセス

■システムへのアクセス権限者の例（アクセス権限を設け不正な操作を防止します）

※D-TYPEでは、メールに添付された送信票と資料について承認後、　承認者がPorter Sight FAXへメール送信することで、　Porter Sight FAXが自動でFAX送信します。

・営業店からは必ずPorter Sight FAXに送ることで、営業店から社外への誤送信を防止します。・送信方法は、既存FAX・Webブラウザ・Mailから、お客様運用ポリシーに合わせ柔軟に選択できます。

・自分の承認すべきFAXが専用のフォルダに格納されるため、どのFAXを承認すればよいか迷うことはありません。・ユーザーフレンドリーな画面構成で、確認・承認行為を簡単に行うことができます。

＜システム管理者＞・定期異動等大量な人員異動が行われた場合でも即座に人員と該当FAXの関連付けをシステム上で一括処理、異動直後のFAX送信行為を円滑に行うことができます。

＜監査者＞いつ誰が何をどこに送ったのか一目で分かります！・検索しやすい送受信履歴一覧表！・電子ファイル化されたFAXイメージ　閲覧で送受信内容を確認！

＜顧客データ登録者＞金融業界のガイドラインをクリアした登録手順を採用しています。・テストFAX→FAX到達確認→本登録・見やすい登録画面

本店・センタ

Porter Sight FAX

４つの送信方法

Porter Sight FAX ハードウェア構成

顧客データベース管理

セキュリティ管理

運用管理

障害管理

FAX受信管理

FAX送信管理

テストFAX送信機能

顧客データ自動削除機能

FAX送信票作成機能

FAX受信機能

e-mail受信機能

Web受信機能

受信FAX振り分け機能

承認機能

同報通信機能

閲覧設定機能

操作制限機能

一括ユーザ読み込み機能

閲覧設定リセット機能

通知設定機能

自己診断機能

フォールトトレラント機能

回線機器二重化機能

顧客データ仮登録の状態でテストFAXが送信できます。テスト送信を行った顧客に対してのみFAX送信を可能とします。

登録した顧客データについて、定期的に未送信顧客か否かをチェックします。一定期間FAX送信履歴の無い顧客データを削除します。

顧客データベースからFAX送信票を作成します。

営業店FAXからのFAX資料をFAXイメージとして蓄えます。

e-mailに添付された資料をFAXイメージとして蓄えます。

Webブラウザから送信された資料をFAXイメージとして蓄えます。

FAX送信者の所属部署に従って受信フォルダを振り分けます。

FAXイメージと顧客データの目視点検を簡略化します。

同じ資料を一度の操作で複数の宛先へ送信できます。

承認待ち/送信済みFAXイメージの閲覧者を制限します。

顧客データ読み取り可否等、アクセス権を制御します。

ユーザのユーザID、パスワード、アクセス権等を管理します。

ユーザ毎に閲覧設定を管理します。

ユーザ毎にFAX受信時の通知方法の設定を管理します。

折り返し通信を行うことで回線・機器の故障を発見します。

PCサーバのCPU等を二重化し可用性を高めます。

回線機器を二重化し可用性を高めます。

管理機能概　　要機能名

PCサーバ

モニタ

音声・FAXボード

Officeソフト

対応ブラウザ

.NET Framework

データベース

XGA（1024×768）以上のモニタ

CPU: Intel Penitium4 プロセッサ 2.80GHz以上Memory：1GB HDD：80GB以上

NTTデータ社製VOISTAGEマルチメディアカードVS-202MC または VS-407MCNTTデータ社製VOISTAGEマルチメディアボックスVS-801MB

適合回線加入電話回線（アナログ2線式）、INSネット64回線付加サービス（代表取扱サービス・ダイヤルイン）に対応

Word、Excel、PowerPoint、JPEG、GIF、TIF（ITU-T Group3のみ）、BMP、TEXT、PDF（別途 Adobe Acrobat Professionalが必要となります）

Internet Explorer 6.0 以上

最大約500クライアント

最大約100万件（A4・１P/件、ディスク空き容量50GBの場合）

送信FAX対応ファイル

クライアント数

FAX受信件数

Windows Server 2003

MS-Office2003 Professional

Ver.1.1

DBMaster 4.13

確認？

パターン1 一重化構成：小～中規模向け

パターン2 一重化構成：中～大規模向け

社内ネットワーク

パターン3 二重化構成：中～大規模向け

Porter Sight FAX

■仕様諸元

お客様

社内ネットワークまたは公衆網公衆網

Porter Sight FAXによるFAX送信

情報系PC

承認者

既存FAXまたは情報系PC

FAX送信者

1→誤送信ポイント　　対策

営業店から社外への誤送信をシャットアウト！送信先をセンタに限定、2人で送信する手間を省略します。

特徴1

既存FAX・web・Mailを複数選択可能！特徴2

送受信履歴を集中管理！いつ誰が何を送信したか？データで検索・確認できます！

特徴5

アドレス帳を集中管理！一定期間以上未送信のFAX番号は、FAX送信の対象から除きます。

特徴4

4 5→誤送信ポイント　　　　対策

従来のFAX

資　料

FAX送信票

メモ

顧客名FAX番号　　アドレス帳

顧客A：FAX番号

社外への送信をPorter Sight FAXに接続しているISDN回線からのみに限定が可能！

特徴6

2 3→誤送信ポイント　　　　対策送信前に承認者が顧客データ・送信票・送信資料をチェック！特徴

識別番号をプッシュ

お客様

※本資料に記載の社名、商品名は各社の登録商標または商標です。※製品内容については、都合により予告なしに変更することがあります。

誤送信ポイント 3・FAX送信票へのFAX番号記入ミス

■管理機能一覧

Porter Sight FAX

公衆網

メールサーバPCサーババックアップデバイス

マルチメディアカード

ISDN回線DSU/TA

DSU/TA

Porter Sight FAX

ISDN回線

代表

メールサーバ

PCサーバ

バックアップデバイス

マルチメディアボックス

Porter Sight FAX

ISDN回線

代表

メールサーバ

FTサーバ

DSUマルチメディアボックス

FTサーバ

①承認待ちFAXの通達メール通知・ポップアップ通知または、送信者からの承認依頼

③承認確認行為FAXイメージと顧客情報を確認し、承認ボタンを押します。

承認

※メールの誤送信に注意！！　社外にメールを送れる環境であれば、メール送付先アドレスの誤りにより　誤送信が発生する可能性があります。　社外のメールアドレスを登録しておかない等、メール誤送信防止のための　対策を別途施す必要があります。

Porter Sight FAX

お客様

営業店

添付資料

FAX送信票

本店・センタ

Porter Sight FAX

運用管理

障害管理

FAX受信管理

FAX送信管理

FAX受信機能

e-mail受信機能

Web受信機能

承認機能

同報通信機能

閲覧設定機能

操作制限機能

通知設定機能

自己診断機能

PCサーバ

モニタ

Officeソフト

対応ブラウザ

.NET Framework

データベース

FAX受信件数

Windows Server 2003

Ver.1.1

DBMaster 4.13

確認？

Porter Sight FAX

■仕様諸元

お客様

情報系PC

承認者

FAX送信者

特徴1

特徴5

特徴4

従来のFAX

資　料

FAX送信票

メモ

顧客A：FAX番号

特徴6

お客様

Porter Sight FAX

公衆網

ISDN回線DSU/TA

DSU/TA

Porter Sight FAX

ISDN回線

代表

メールサーバ

PCサーバ

Porter Sight FAX

ISDN回線

代表

メールサーバ

FTサーバ

承認

Porter Sight FAX

お客様

営業店

添付資料

FAX送信票

本店・センタ

Porter Sight FAX

運用管理

障害管理

FAX受信管理

FAX送信管理

FAX受信機能

e-mail受信機能

Web受信機能

承認機能

同報通信機能

閲覧設定機能

操作制限機能

通知設定機能

自己診断機能

PCサーバ

モニタ

Officeソフト

対応ブラウザ

.NET Framework

データベース

FAX受信件数

Windows Server 2003

Ver.1.1

DBMaster 4.13

確認？

Porter Sight FAX

■仕様諸元

お客様

情報系PC

承認者

FAX送信者

特徴1

特徴5

特徴4

従来のFAX

資　料

FAX送信票

メモ

顧客A：FAX番号

特徴6

お客様

Porter Sight FAX

公衆網

ISDN回線DSU/TA

DSU/TA

Porter Sight FAX

ISDN回線

代表

メールサーバ

PCサーバ

Porter Sight FAX

ISDN回線

代表

メールサーバ

FTサーバ

承認

fax送信を誤ってしまうと考えられるポイント...porter sight...

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