faciliter, c'est d'abord simplifier
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A LA UNE
Le mardi 19 avril 2016 a eu lieu le séminaire de la Direction générale déléguée aux ressources (DGDR) regroupant les délégués régionaux, les directeurs des directions fonctionnelles de la DGDR, les directeurs adjoints administratifs des Instituts. Il était présidé par Christophe Coudroy, directeur général délégué aux ressources du CNRS.
Ce séminaire a été l’occasion d’échanger sur le déploiement de la démarche d’amé-lioration continue (DAC), sur les actions réalisées, et de préparer les prochaines étapes en termes de simplification au CNRS.
Une nouvelle accélération dans la mise en place de la simplification
Des projets nationaux et régionaux ont, en effet, donné lieu à de nouvelles organisa-tions du travail et à des simplifications au service des laboratoires et des délégations régionales d’une part, avec la dématérialisation des dossiers annuels, des CET, des feuilles de temps (Tempo), des factures (P2D2), le guichet unique, Webcontrat, l’aide à la réalisation des plans de formation, au recrutement des CDD, et d’autre part avec l’ouverture de DIALOG aux partenaires.
Durant ce séminaire, les participants ont co-construit une réflexion et ont dégagé des priorités autour de plusieurs thématiques. Des projets DAC de simplification en matière de facturation interne, de réduction des actes « papier », notamment pour les missions, sont en train de se mettre en place. Les groupes de travail rendront leurs propositions au second semestre 2016.
Deux ans après son lancement, la DAC progresse donc bien au sein de notre établis-sement. Elle se concrétise par le lancement de nombreux projets et actions au sein des entités et également en interaction avec les laboratoires. Plusieurs délégations sollicitent des représentants d’unités dans leurs groupes de travail, dans une vision de service adapté aux besoins des acteurs de la recherche.
;Joëlle RAGUIDEAU, MPR;
Faciliter, c’est d’abord simplifier EDITO Comme toutes les délégations, la déléga-tion Ile de France Sud est entrée dans une démarche d’amélioration avec une motivation bien précise : dans notre cas particulier, c’est la nécessité de réussir à élargir significative-ment notre périmètre de gestion. L’arrivée des 23 laboratoires de l’École Polytechnique et de l’ENSTA le 1er janvier 2016, sans effectifs supplémentaires, a motivé notre démarche vo-lontariste de conduite du changement. Celle-ci s’est appuyée dans un premier temps sur la mobilisation des cadres intermédiaires de la délégation et du réseau des administrateurs de laboratoire. L’objectif était de consolider nos processus de management, et d’améliorer les relations DR-laboratoires dans un esprit de partenariat avec l’ensemble des person-nels des fonctions support autour du même objectif : qualité et efficacité de la gestion de la recherche.Le déploiement de la DAC nationale est arrivé à point nommé pour amplifier et profession-naliser cette dynamique. Avec l’approche de l’échéance, le recours à un cabinet de consultants a permis d’accélérer les étapes d’analyse des processus, et nous a encoura-gés à nous focaliser sur les « irritants ». La DAC permet de promouvoir le travail interser-vices, d’encourager les initiatives des agents sur des pistes d’amélioration /simplification /bonnes pratiques, et de faire participer des représentants des laboratoires aux groupes de travail.Un comité de pilotage a été mis en place impliquant des administrateurs de laboratoire pour ancrer la démarche dans la continuité.
;Véronique DEBISSCHOP, Déléguée régionale IIe-de-France Sud;
dico’dac Améliorer / Simplifier : Améliorer, c’est changer en mieux le fonctionnement ou l’organisation de quelque chose.Simplifier, c’est enlever de la complexité en suppri-mant des éléments accessoires.La démarche DAC, c’est améliorer et simplifier, amé-liorer en simplifiant.
N°5, mai 2016
©Silvia Esteban/CNRS 2016
COUP DE PROJECTEUR
ZOOM DÉLÉGATION Agen’dac
Virginie BOULANGER ; Stéphane BOURLES; Jean-Louis MOISY ; Silvia ESTEBAN; Thierry ELIARDRédacteurs : Virginie BOULANGER (MPR) ; Stephane BOURLES (DR17); Jean-Louis MOISY (DR4); Thierry ELIARD ; Conception : Silvia ESTEBAN (DR-PVJ)
Ils ont participé à ce numéro : Véronique DEBISSCHOP (DR4), Vincent BENAVENT, Karine BOUFFEL et Anne-Sophie LEDOUX (DR18), Sandra GUILLEMAUD (INSB). Cette lettre interne est éditée par la DAC. Direction de la publication : Alain FUCHS, Direction de la rédaction : Joëlle RAGUIDEAU et Virginie BOULANGER. Adresse mél : [email protected]
Groupe Com’dac
Le pilotage budgétaire en délégation régionale, l’expérience menée à Lille
Réfléchissons ensemble !
La délégation Nord-Pas de Calais et Picardie (DR18) a développé dans le domaine budgétaire un outil d’appui au pilotage décisionnel exercé par la déléguée régionale
Chaque année, à l’issue du dialogue de gestion, des res-sources sont allouées aux délégations. Les crédits sont gérés à travers les applications du CNRS (Geslab et BFC). Ces ressources sont installées sur différentes bases Geslab, ce qui ne permet pas d’établir facilement, à un instant « T », un état consolidé du niveau d’engagement des ressources allouées et gérées par la DR.
Pour pallier ce problème, la délégation a lancé un projet DAC afin d’élaborer un tableau de bord budgétaire pré-sentant les crédits engagés et réalisés selon une ma-trice inspirée du tableau de suivi du dialogue de gestion construit par la DSFIM. Le tableau de bord est semi-au-tomatisé, mis à jour à échéance mensuelle, présentant la mise en regard du niveau d’engagement (en dépenses) des crédits alloués à la délégation, par centre financier et/ou par agrégat budgétaire (regroupement fonctionnel de dépenses).
Un indicateur de performance pour une meilleure gestion financière
La déléguée régionale dispose ainsi d’un tableau de bord décisionnel, établi sur la base des nouveaux états GESLAB. Celui-ci est, par ailleurs, complété d’indicateurs de performance, fixés par la déléguée régionale, en vue d’assurer un pilotage du domaine budgétaire de la dé-légation. C’est un outil partagé, construit et suivi par leBureau de pilotage budgétaire de la délégation.
Aujourd’hui encore au stade expérimental, cet outil doit encore être pérennisé, c’est pourquoi ce projet DAC a été inscrit dans le plan d’action annuel de la délégation, comme priorité au titre de la période 2015-2016.
;[email protected], [email protected], [email protected] ;
Des réflexions collégiales ont été mises en place à l’INSB, se concrétisant par un séminaire organisé tous les deux mois. Il réunit la directrice, les directeurs adjoints scien-tifiques (DAS), leurs chargés de mission, la directrice adjointe administrative (DAA), son adjointe et permet de «prendre le temps de la réflexion». Ces séminaires sont structurants car ils permettent de soulever et de débattre de questions qui interpellent à la fois des aspects scien-tifiques et administratifs, en tenant compte de différentes cultures et approches métiers.
Selon les thèmes abordés, d’autres membres de l’Ins-titut, souvent les cellules administratives, sont invités à intervenir, permettant d’approfondir certains dossiers en incluant une dimension plus technique. Des experts des directions fonctionnelles interviennent également. C’est ainsi que l’INSB a sollicité la DAJ pour avoir un éclairage sur l’interprétation du nouveau décret du CNRS, avec un focus spécifique sur le nombre de mandats des directeurs d’unités.
Deux exemples de sujets abordés depuis deux ans :
•La réflexion sur les structures de recherche consi-dérées comme des outils d’une politique scientifique, avec une intervention de la DAJ et la présence de la cellule contractualisation de l’Institut, qui a permis à l’équipe de direction de redéfinir les enjeux des dif-férentes structures de recherche (UMR, FRE, FR, ERL, etc.) et d’en faire un élément de stratégie scientifique.
• Autre sujet de réflexion : la méconduite scientifique, en présence de la DRH, de la DAJ et des fondateurs du site PubPeer, qui a permis de définir une méthode de communication, de prévention et d’accompagnement face à ces dérives.
Ces séminaires sont aujourd’hui un « incontournable » à l’INSB.
29 et 30 septembre séminaire cDAC ;