exigences en matière de contrôle interne

Sommaire

• Buts de la séance

• Contexte

• Le contrôle interne

• Les seuils et les

exigences de contrôle

interne

S. Macculi – Gestionnaire de risques, Ville de Genève, Département des finances et du logement- 2015

Exigences en matière de contrôle interne

BUTS DE CETTE PRÉSENTATION


2015

• Expliquer les exigences en matière de contrôle interne décrites dans le règlement

régissant les conditions d’octroi des subventions municipales (LC 21 195)

Buts de la séance

2015

Art. 7 Principes régissant l’établissement des comptes du ou de la

bénéficiaire

1 A défaut d’être astreint à des règles plus strictes dictées par la Confédération

et le canton, le-la bénéficiaire doit tenir sa comptabilité, présenter ses comptes

annuels et/ou ses comptes de projet, les faire contrôler et, le cas échéant,

mettre en place un système de contrôle interne conformément à l’annexe 1.

2 Un-e bénéficiaire faisant l'objet d'une convention impliquant plusieurs

financeurs (convention multipartite) met en place un système de contrôle interne

selon les instructions découlant de la convention.

…..

• Annexe 1, tableau 1

Buts de la séance

2015

• Présenter des exemples pour se conformer aux exigences

Buts de la séance

2015

http://www.ville-geneve.ch/

administration-municipale/

organismes-subventionnes

http://www.ville-geneve.ch/administration-municipale/organismes-subventionnes













• Présenter des exemples pour se conformer aux exigences

Buts de la séance

2015

CONTEXTE


2015

Contexte

2015

Constitution de la république et canton de Genève - A 2 00 - 2013

Art. 221 Contrôle et audit internes

• Canton

• Communes

• Institutions de droit public

Constitution

Loi sur la gestion administrative et financière de l’Etat - D1 05 - 2014

Art. 51 Instauration d'un système de contrôle interne

Art. 53 Système de gestion des risques

• Administration cantonale et entités

rattachées

• Entités au bénéfice d'indemnités ou

d'aides financières

Loi

Règlement sur le contrôle interne, l'audit

interne et la révision des comptes annuels

en Ville de Genève - LC 21 191 – 2014

Art. 2 Champ d’application

• Administration municipale

• Entités privées ou publiques bénéficiant

d’une subvention

• Le CA fixe les seuils et les principes

Règlement régissant les conditions d’octroi

des subventions municipales - LC 21 195 -

2015

• Art 7 al 1 et 2

• Annexe 1

Règlements municipaux

CONTRÔLE INTERNE


2015

Ce n’est pas :

• La Cour des comptes

• Le vérificateur des comptes ou le réviseur des comptes

• L’ «Inspection cantonale des finances» du Canton de Genève

• Le service du Contrôle financier de la Ville de Genève

• Toute autre entité externe ou interne spécifique (audit interne)

C’est :

• VOUS

Tous les collaborateurs et toutes les collaboratrices de votre organisation

Le contrôle interne

2015


2015

Système de contrôle interne

Ensemble des «moyens» et des acteurs

Tous concernés

Rôle central de la direction

Maîtrise avec valeur ajoutée

Réaliser sa mission, atteindre les objectifs

Gérer les risques

Intégré dans la gestion quotidienne

Ensemble de moyens mis en œuvre par la hiérarchie et les collaboratrices et

collaborateurs pour maîtriser la gestion des activités.

Système en place pour s'assurer que votre organisation fonctionne

correctement.

Les questions à se poser


2015

Qui fait quoi , qui supervise quoi ?

Qui est responsable de quoi ?

Qui valide quoi ?

Quels risques prendre ou ne

pas prendre ?

Quelles conséquences ?

Comment réduire les problèmes

potentiels ?

Dois-je rajouter ou supprimer

des contrôles ?

Quelles sont les informations dont j'ai

besoin / que je dois communiquer ?

Qui est autorisé à les communiquer ?

Comment améliorer le fonctionnement de

mon organisation ?

Cette activité est-elle conforme à la

loi / au règlement ?

…..?

Réflexion sur le fonctionnement de l’organisation basée

sur le bon sens et les bonnes pratiques

Documenter (mettre par écrit) le contrôle interne pour :

• Moins de dépendance par rapport à une personne clé

• Favoriser le dialogue

• Clarifier les pratiques

• Pérenniser l’action de l’organisation

• Expliquer à un nouveau membre/collaborateur


2015

Principes de base

• Assurance raisonnable

• S’adapter au contexte

Limites

• Principe de proportionnalité

(rapporte coût / bénéfice)

• Jugement

• Comportement humain


2015

Pourquoi ? Evolution de la société

• Multiplication et renforcement des réglementations

• Augmentation des exigences en matière de transparence

• Rendre compte de l’utilisation judicieuse de l’argent public

• Changement sociétal : On doit prouver que l’on fait juste et plus démontrer que

l’on n’a pas fait faux


2015


2015

Conduite de l’organisation

Planifier Mettre en œuvre

Vérifier Adapter / prévenir

Inspiré de la roue de Deming : Plan-do-check-act

Contr

ain

tes

LES SEUILS ET LES EXIGENCES DE CONTRÔLE INTERNE


2015

• Les seuils et les exigences s’applique aux bénéficiaires d’une subvention

monétaire de la Ville de Genève, pour une activité générale ou spécifique (art.

7 al.1)

Les seuils et les exigences de contrôle interne

2015


2015

< CHF 50’000

CHF 50’000 à

CHF 999’999

CHF 1 mio à

< CHF 5 mios

> CHF 5 mios

Les exemples mis à disposition

• Les exemples ne couvrent qu’une partie des composantes d’un système de

contrôle interne classique

• Les exemples d’outils doivent être adaptés au contexte

• Les subventionnés peuvent utiliser d’autres outils


2015

• Organisations n’employant pas ou peu de salariés et prétendant à l’octroi d’une

subvention inférieure ou égale à CHF 49'999.


2015

Exigences de contrôle interne Exemples de documents

Le bénéficiaire n'est pas tenu de

décrire et documenter son système

de contrôle interne.

-

• Organisations employant quelques salariés et /ou prétendant à l’octroi d’une

subvention allant de CHF 50’000 à CHF 999'999.


2015


A. Le bénéficiaire décrit l'organisation

en place pour respecter la séparation

des tâches. Il en explique les

exceptions au besoin.

B. De même, il décrit les

compétences financières liées à la

gestion des comptes de liquidités.

C. Il établit également les cahiers des

charges des fonctions clés de son

organisation.

D. Il procède à une évaluation des

risques principaux, financiers et non

financiers, de son activité.

A. Analyse de la séparation des

tâches.

B. Compétences financières liées à la

gestion des comptes de liquidités.

C. Cahiers des charges des fonctions

clés.

D. Inventaire des risques


Séparation des tâches

2015

Réalisation Validation Surveillance

Réalisation, validation et surveillance

Réduire les erreurs et le risque de fraude

A

Exemples d’analyse par processus

• Caisse

• Achats

• Salaires

• Comptabilité

• Projet

• Trésorerie

• Gestion du stock

• …

Exemple de tableau simplifié

• 1 tableau regroupant les

principaux processus


Séparation des tâches

2015

A

Si la séparation des tâches ne peut pas être respectée

en documenter les raisons

• Fixer des limites financières

• Identifier les personnes autorisées

• Signature : collective à deux ou individuelle

• Principe des 4 yeux


Compétences financières liées à la gestion des comptes de liquidités

2015

Faire en sorte que le bon niveau de décision de l’organisation soit informé des

dépenses de l’organisation et les valide

Eviter qu’une seule personne gère et contrôle seule toutes les dépenses de

l’organisation

Réduire le risque de fraude

B

• Identifier les fonctions clés

• Description de l’activité

• Des compétences pour engager l’organisation

• …


Cahier des charges

2015

Formaliser les responsabilités, les suppléances

Fixer le périmètre d’action

Expliquer et clarifier les attentes

Favoriser le dialogue

C

• Identifier les problèmes qui pourraient empêcher l’organisation de réaliser sa ou

ses missions

• Identifier les causes et les conséquences ainsi que les moyens d’actions pour

réduire les risques le cas échéant


Gestion des risques

2015

D

• Eléments de réflexion, exemples :

– Finances

– Responsabilité civile

– Législation

– Ecologie

– Personnel

– Sécurité

– Informatique

• A réaliser régulièrement (annuellement au minimum)


Gestion des risques

2015

Disposer d’un outil de prévention et de décision

Prendre du recul par rapport à la gestion courante

Protéger l’image et la réputation de l’organisation

D

• Organisations prétendant à l’octroi d’une subvention à hauteur de CHF

1’000’000 et jusqu’à CHF 4’999'999.


2015


En plus des exigences du seuil

précédent, le bénéficiaire

E. documente son système de

contrôle interne financier permettant

de garantir une tenue régulière de la

comptabilité et l'établissement d'un

rapport financier adéquat.

F. Par ailleurs, il met en place un

système de gestion des risques,

financiers et non financiers, liés à son

activité.

A, B, C, D

E. Tableaux des objectifs de maîtrise,

risques et contrôles.

F. Description succincte du système

de gestion des risques.

• Processus financiers et comptables

• Identifier ce qui doit être maîtrisé, les problèmes existants et éventuels, les

pratiques en place ou à mettre en place pour les pallier

• Un contrôle doit être «traçable» (laisser une trace) et pouvoir être refait


Objectifs de maîtrise, risques et contrôles

2015

S’assurer que les grands processus financiers sont «maîtrisés»

S’assurer que l’information financière est fiable

Prévenir et détecter les erreurs et les fraudes

E

• Système : Impliquer l’organisation -> personnes + méthode

• Expliquer comment sont identifiés, évalués, traités et géré les risques, par

exemple :

– Périodicité des mises à jour

– Suivi des risques

– Méthode d’évaluation des risques

• Explication des niveaux de probabilité et d’impact

• Qualification des risques (faibles, modérés, élevés, critiques)

– Familles de risques retenues

– Plan d’actions pour réduire les risques et suivi du plan d’actions

– Personnes et organes dirigeant impliqués : réalisation et validation

– …


Description succincte du système de gestion des risques

2015

Disposer d’une gestion des risques plus «mature», complète

Permettre un examen du système de gestion des risques par un tiers

F

• Organisations prétendant à l’octroi d’une subvention supérieure ou égale à

CHF 5’000’000.


2015


En plus des exigences du seuil

précédent, le subventionné

- documente son système de contrôle

interne pour ses principaux domaines

d'activité.

A, B, C, D, E, F

Pas d’exemple. Se baser sur le point

F en l’adaptant sur les principales

activités « métiers » de l’organisation

(et non celles financières), par

exemples : organisation d’événement,

aide aux personnes âgées.

• Ne pas transmettre toute la documentation relative au contrôle interne à la Ville

de Genève (sauf sur demande)


Information au service de la Ville concerné

2015

G

Rendre compte de manière proactive du respect des exigences en matière de

contrôle interne

Art. 10 Audit et contrôle (LC 21 195) 1 La Ville de Genève peut procéder à des contrôles ou réaliser un audit sur

l’utilisation de la subvention accordée. Elle peut également mandater un

organisme tiers à cette fin.

2 Le Contrôle financier est compétent en Ville de Genève pour vérifier que le-la

bénéficiaire respecte ses obligations légales et contractuelles, notamment

celles relatives à son système de contrôle interne. Le règlement sur le contrôle

interne, l’audit interne et la révision des comptes annuels en Ville

de Genève (LC 21 191) s’applique.

2015

La sécurité de la cité tient moins à la solidité de ses

fortifications qu'à la fermeté d'esprit de ses habitants.

Thucydide

(Historien, politicien, stratège)

MERCI !

Salvatore Macculi

Gestionnaire de risques

Département des finances et du

logement

[email protected]

022 418 58 29

Marc Carrillo

Responsable du contrôle interne

Département de la culture et du

sport

[email protected]

022 418 65 46

Philippe Borcard

Responsable du contrôle interne

Département de la cohésion

sociale et de la solidarité

[email protected]

022 418 49 26

exigences en matière de contrôle interne

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