evolutions de loutil visial pilotage mai juin 2013

Evolutions de l’outil Visial Pilotage

Mai Juin 2013

Séminaire Approfondissement Visial 2010– réf klPrésentation Visial Pilotage – Juin 2013

Sommaire

4 axes d’évolution de Visial

La nouvelle ergonomie et la table de pilotage

Le module accession

La trésorerie

Les Intérêts Courus Non échus

Autres améliorations

Améliorations diverses

Agent de gestion des incidents et des mises à jour automatiques

Migration de Visial 2011 vers Visial Pilotage

Evolutions futures

1


La nouvelle ergonomie de Visial

2

Objectifs de la nouvelle ergonomie:

Faciliter la gestion des bases, simulations et variantes

Regroupés sur une page pour plus de visibilité

Réorganisation de la présentation des données

Rendre la navigation plus intuitive et plus fluide

Affichage de tous les onglets à gauche de l’écran

Limiter au maximum le nombre de fenêtres

Donner un aspect plus moderne

Modification de la charte graphique

Nouvelle présentation des boutons et des tableaux



3

La gestion des bases, simulations et variantes

Affichage constant de toutes les données Possibilité de modifier directement sur la page.



4

Les écrans de saisie

Liste des fenêtres de navigation à gauche pour changer de page et visualiser les données en un seul clic.

Exemple de présentation de données sous forme de tableau.


La table de pilotage

5

Objectifs de la table de pilotage:

Une interface plus dynamique entre la saisie et les résultats

Visualiser immédiatement la cohérence des simulations et variantes

Accès au détail des données à partir des graphiques

Une représentation graphique facilement lisible par un public non financier

Un outil de dialogue de gestion entre divers interlocuteurs: Direction Générale / Direction Financière ou Direction Financière / Contrôle de Gestion …



6



7

En bas de chaque page de détail, un bouton permet d’afficher l’état de résultat correspondant pour voir l’ensemble des données chiffées.

Un clic sur chaque graphique de la table de pilotage permet d’afficher le détail.


Sommaire



Le module accession

La trésorerie






Evolutions futures

8


L’accession à la propriété

Pourquoi ajouter un module Accession à la propriété dans Visial ?

Plus de 110 esh adhérentes à la SGA ont une activité récurrente d’accession à la propriété

Les coopératives et les oph doivent pouvoir suivre une activité mixte locative et accession

Le suivi actuel par la marge brute est trop simpliste

Pouvoir suivre : Le nombre de lots en cours de production et de commercialisation

Le portage sur les Fonds Propres de l’activité d’accession

Le Chiffre d’Affaires et la marge brute

Proposer un meilleur suivi des opérations de PSLA aujourd’hui difficile à traiter dans Visial

9


Rappel des principes

La comptabilisation de l’accession suit 2 principes conformément à l’instruction comptable hlm:

Les stocks sont enregistrés à leur cout d’acquisition ou de production

Les marges sont dégagées à la livraison des lots (remise des clés) en vefa et à la levée d’options en psla

10


Présentation DIS et terminologies habituelles de l’accession

11

Prix de vente

2 000 k€

Charges hors cout de production

100 k€:

Couts internes stockés = 50 k€

Construction

1200

Charge Fonciere

200

Honoraires200

Frais fi =150

RAPPEL

Charges hors cout de production = • Frais financiers après achèvement• Frais de publicité• Annonces presse• Commissions des commerciaux

3 notions de marges couramment utilisées :

1. MB VISIAL = MB sur coût de production = MB du DIS et des SIG

PV – Coûts de production = 2000 - 1800 = 200 k€

2. Marge brute sur coût externe :

PV - Coût de production hors coûts internes stockés = 2000 – (1800 – 50) = 250 k€

3. Marge nette

PV – Prix de revientPV – Coût de production –charges hors cout de production = 2000 – 1800 – 100 = 100

1 2

3


L’accession à la propriété dans Visial Pilotage

12

Un Menu isolé pour gérer 4 natures d’opérations :

1. Opérations de Vefa et de lotissement identifiées

2. Opérations de PSLA identifiées

3. Opérations de Vefa, Lotissement et CCMI non identifiées

4. Opérations de PSLA Non identifiées


Exemple d’une opération de PSLA identifiée

13

Marge brute = Prix de vente – cout de production – couts internes stockés


Etat C : suivi des livraisons et des levées d’option de l’opération PSLA

14

Impact de l’opération de PSLA sur les états de résultats

Hypothèse de livraison des 20 logts au sens remise des clés en 2014

Hypothèse d’étalement des levées d’options sur 3 ans


Etat A : suivi de la constatation progressive de la marge accession

15


Conventions :

1. le prix de vente diminue de 1% chaque année : contrat PSLA

2. Les couts internes sont stockés pendant la période de construction

3. La définition de la marge brute retenue est celle du DIS

En période locative : loyers – intérêts d’emprunts avec prise en compte des ICNE et du mois de livraison

4. Remboursement de la quote part de PSLA à chaque levée d’option


En k€ 31/12/2012 31/12/2013 31/12/2014 31/12/2015 31/12/2016 31/12/2017 31/12/2018Logts en stock chantier chantier 20 logts 20 logts 10 logts 5 logts

Stock -450 -1350 -1800 -1800 -900 -450 0CRD PSLA 0 0 1400 1382 682 336 0Portage sur FP -450 -1350 -400 -418 -218 -114 0

-1600

-1400

-1200

-1000

-800

-600

-400

-200

0

Portage des stocks PSLA sur FP

Etat B : suivi du portage des opérations de psla sur les FP

16


Construction Ph locative Levées d’option

- 450 -1350


Exemple d’une opération de Vefa identifiée

17

30% de precommercialisation sans crédit promoteur ou prêt relaisPortage sur FP en % du cout de productionCouts internes en % du prix de vente


Impact de l’opération de vefa sur les états de résultats

Etat C : suivi des logements livrés

Hypothèse de livraison de 20 logts en 2014


Etat A11 : constatation de la marge brute accession

19


Convention :

La définition de la marge brute retenue est celle du DIS

Marge brute pendant la période de production = couts internes stockés


Etat B2 : suivi du portage des opérations d’accession sur les fonds propres

20


Conventions :

Le portage d’une opération d’accession en vefa dépend de nombreux paramètres :

. rythme de commercialisation

. crédit promoteur ou prêt court terme (intérêts à intégrer dans le cout de production

. Rythme des appels de fonds et de leur règlements

=> l’utilisateur peut saisir un % de portage du cout de production sur Fonds propres en fonction de sa politique financière de montage des opérations en vefa

33 Stock en cours 4872 Pdts des ventes sur lots en cours35 Stock achevés 16 Crédit relais412 Créances / acquéreurs

ACTIF PASSIF


Exemple d’une opération de lotissement identifiée en cours au 31/12/2011 (année de référence)

21

Exemple :

Sur une opération de lotissement, l’esh doit encore commercialiser 30 lots au 31/12/2011. Elle prévoit de les écouler sur 3 ans.


Impact de l’opération de lotissement sur les états de résultats

Etat C : suivi des livraisons

Etat A11 : Constatation de la marge brute étalée sur 3 ans


Etat B2 : suivi du portage des opérations d’accession sur FP

23

Impact de l’opération de lotissement sur les états de résultats

En k€ 31/12/2011 31/12/2012 31/12/2013 31/12/2014Lots en stock 30 lots 20 lots 10 logts 5 logts

Stock sur FP -1140 -760 -380 0

-1200

-1000

-800

-600

-400

-200

001/01/2011 01/01/2012 01/01/2013 01/01/2014

Portage des stocks de lotissement sur FP

-1140


Articulation entre le stock de l’année de référence et la projection

24

Le portage du stock de l’année de référence est saisi au niveau du module Structure Financière/Portage Moyen terme

Toutes les opérations d’accession avec des stocks de logements en cours ou achevés invendus doivent être renseignées dans Visial soit en opérations identifiées soit en opérations non identifiées => les livraisons futures vont être génératrices de marges

Les opérations identifiées peuvent être importées d’Excel vers Visial comme les autres données patrimoniales identifiées

-3000

-2500

-2000

-1500

-1000

-500

02011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Portage des stocks d'accession sur FP

Stock année de référence

CCMI

Lotissement Id

Vefa identifiée

PSLA Id

Portage du PSLA Non Id sur FP


Sommaire



Le module accession

La trésorerie






Evolutions futures

25


La trésorerie

Pourquoi vouloir projeter la trésorerie ?

S’intéresser à la structure de bas de bilan, comprendre et pouvoir communiquer sur les différentes composantes de la trésorerie :

portage long terme des investissements locatifs

portage moyen terme (accession et réserves foncières)

excédent court terme de trésorerie

La projection jusqu’à la trésorerie permet de compléter la réflexion sur le juste niveau du FdR :

les organismes raisonnant souvent en termes de seuil minimum de 2 à 3 mois de dépenses d’exploitation et d’investissement à conserver en trésorerie

Débat sur la consommation des Fonds propres à l’Ordre de Service ou à la Livraison : 2 approches qui se sont souvent opposées et qui se réconcilient au travers d’une approche des flux de trésorerie.

Les produits financiers et la production immobilisée pourront être calculés de manière plus précise

Points de vigilance :

La trésorerie calculée par Visial sera une estimation basée sur une approche modélisée et par conséquent théorique des encaissements et décaissements sur les opérations nouvelles

26


Du FdR à la trésorerie 31/12

27

En k€ courants 2011 2012 2013 2014 2015 2016Potentiel Financier à terminaison ou à la livraison fin d'exercice33 052 36 246 40 436 45 825 50 921 57 304

en € /logt et equiv logts 5 050 497 653 839 795 991

Provision pour gros entretien 6 376 6 514 6 634 6 734 6 834 6 934Dépôts de garantie 1 947 1 947 1 947 1 956 1 965 1 965Fonds de Roulement LT à terminaison ou à la livraison fin d'exercice41 375 44 707 49 017 54 515 59 720 66 203

en € /logt et equiv logts 6 322 1 815 1 989 2 193 2 163 2 373- Préliminaires locatifs -5 823 0 0 0 0 0- Réserves foncières -9 973 0 0 0 0 0+ financement externe 2 000 0 0 0 0 0- Promotion Accession -2 700 0 -400 -420 -220 -115- Autres portages moyen terme -500 0 0 0 0 0

Total portage MT investissements -16 996 0 -400 -420 -220 -115Fonds de Roulement à terminaison ou à la livraison fin d'exercice24 379 44 707 48 617 54 095 59 500 66 088Solde Emplois / Ressources des opérations en cours au 31/12 0 0 0 -202 -825 -234Subventions à encaisser sur opérations locatives -1 790 0 0 0 0 0Solde TVA sur immobilisations locatives 1 476 0 0 0 0 0Dettes diverses fournisseurs d'immobilisations 4 596 0 0 50 190 26

Trésorerie CT investissements 4 282 0 0 -152 -635 -208Solde dettes / créances d'exploitation -70 0 0 0 0 0Solde dettes / créances hors exploitation 2 617 0 0 0 0 0ICNE +ACNE 0 0 0 0 34 54Ligne de trésorerie 0 0 0 0 0 0

Trésorerie du Cycle d'Exploitation 2 547 0 0 0 34 54TRESORERIE 31/12 31 208 44 707 48 617 53 943 58 899 65 934

Ancien VISIAL

VISIALPILOTAGE

Données calculées par Visial

Données saisies


Voici les règles retenues pour le calcul de la trésorerie :

Le prix de revient est décaissé selon le profil standard imposé ci-dessous entre la date d’OS et la date de livraison

Pour les acquisitions et les AA: le prix de revient est décaissé à 100% l’année d’acquisition et les travaux sont décaissés selon le profil standard sur la durée de chantier

Les emprunts sont encaissés l’année qui précède l’année de première annuité

La subvention est encaissée l’année de livraison

Règles de calcul du flux annuel de trésorerie

28

Chantier 1ère période 2ème période 3ème période 4ème période

% dépenses 20% 40% 25% 15%

Rythme des décaissements par défaut

Voir en annexe toutes les règles de calculs de la trésorerie pour chaque module


Exemple d’ une opération neuve de 10 logementsMasque de saisie

29

2 Nouvelles données à renseigner pour le calcul de la trésorerie :

- Le mois d’OS (ou durée de chantier)

- le mois de première annuité


Exemple d’ une opération neuve Flux de trésorerie annuel pour l’opération

30

-1 200

-1 000

-800

-600

-400

-200

0

200

400

600

800

2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020

Solde annuelle de trésorerie

Dépenses

Encaissement des emprunts

Encaissement de la subvention

Solde de trésorerie cumulée

Etat D2 : Flux annuel de trésorerie sur l’opération n°1

Total-1000

100700

-200


Exemple d’une acquisition amélioration de 10 logts

31

Année d’acquisition

Début de travaux et durée des travaux

Prix de revient des travaux


Exemple d’une acquisition amélioration de 10 logts Flux de trésorerie annuel pour l’opération

32

Etat D2 : Flux annuel de trésorerie sur l’opération n°2

Total-1400

1001100-200

-1 200

-1 000

-800

-600

-400

-200

0

200

400

600

800

2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020

Solde de trésorerie

Dépenses





Flux de trésorerie des 2 opérations

33-2 000

-1 500

-1 000

-500

0

500

1 000

2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020

Solde de trésorerie

Dépenses




Total-2400

2001800-400


Du flux de trésorerie au Solde Emplois/Ressources au 31/12 (Option à la livraison)

34

1. Flux de trésorerie annuel : calculé dans les exemples précédents

2. Cumul des flux de trésorerie : calcule la position réelle de trésorerie des opérations locatives au 31/12

3. Cumul des FP investis : calcule les FP déjà déduits dans le FdR (année d’OS ou de livraison selon l’option retenue)

4. Solde Emplois / Ressources au 31/12 : donne la position de trésorerie des opérations locatives saisies dans Visial retraitée des Fonds Propres déjà affectés dans le FdR


Du flux de trésorerie au Solde Emplois/Ressources au 31/12 (Option à l’OS)

35

1. Flux de trésorerie annuel : calculé dans les exemples précédents

2. Cumul des flux de trésorerie : calcule la position réelle de trésorerie des opérations locatives au 31/12

3. Cumul des FP investis : calcule les FP déjà déduits dans le FdR (année d’OS ou de livraison selon l’option retenue)

4. Solde Emplois / Ressources au 31/12 : donne la position de trésorerie des opérations locatives saisies dans Visial retraitée des Fonds Propres déjà affectés dans le FdR


L’option OS / Livraison n’a aucun impact sur la trésorerie

36

En k€ courants 2014 2015 2016

Ressources internes 5 214 5 310 5 383

FP investis sur renouvellemt de comp 0 0 0

FP investis sur travaux immobilisés 0 0 0

FP investis sur démolitions 0 0 0FP investis sur opérations nouvelles -200 -200 0

Potentiel Financier à terminaison 45 825 50 921 57 304

PGE 6 734 6 834 6 934Dépôts de garantie 1 956 1 965 1 965

Fonds de Roulement LT à terminaison 54 515 59 720 66 203

- Réserves foncières 0 0 0

- Promotion Accession -420 -220 -115

- Autres portages moyen terme 0 0 0

Fonds de Roulement à terminaison 54 095 59 500 66 088

Solde E/R des opé en cours au 31/12 -202 -825 -234Subventions à encaisser 0 0 0

Solde TVA sur immo 0 0 0

Dettes fournisseurs d'immobilisations 50 190 26Trésorerie CT investissements -152 -635 -208

Trésorerie du Cycle d'Exploitation 0 34 54

TRESORERIE 31/12 53 943 58 899 65 934

En k€ courants 2014 2015 2016

Ressources internes 5 214 5 310 5 383

FP investis sur renouvellemt de comp 0 0 0

FP investis sur travaux immobilisés 0 0 0

FP investis sur démolitions 0 0 0FP investis sur opérations nouvelles 0 0 -400

Potentiel Financier à terminaison 46 025 51 321 57 304

PGE 6 734 6 834 6 934Dépôts de garantie 1 956 1 965 1 965

Fonds de Roulement LT à terminaison 54 715 60 120 66 203

- Réserves foncières 0 0 0

- Promotion Accession -420 -220 -115

- Autres portages moyen terme 0 0 0

Fonds de Roulement à terminaison 54 295 59 900 66 088

Solde E/R des opé en cours au 31/12 -402 -1 225 -234Subventions à encaisser 0 0 0

Solde TVA sur immo 0 0 0

Dettes fournisseurs d'immobilisations 50 190 26Trésorerie CT investissements -352 -1 035 -208

Trésorerie du Cycle d'Exploitation 0 34 54

TRESORERIE 31/12 53 943 58 899 65 934

OPTION A L ORDRE DE SERVICE

OPTION A LA LIVRAISON


Sommaire



Le module accession

La trésorerie






Evolutions futures

37


Impact des ICNE sur les prévisionnels financiers

38

Caractéristiques d’une opération moyenne PLUS en zone B 1:

PR / logt = 137 k€

Sub Etat = 1%Sub autres = 7%FP = 13.8%

Hyp : Taux de loyer = 63.84€/m2


Marge locative directe d’une opération PLUS moyenne en zone B1 sans prise en compte des ICNE

39

Les 6 mois de loyers de l’année de livraison n’ont pas de charge d’annuités en face

TOTAL

111.3

Marge locative cumulée positive


Marge locative directe d’une opération PLUS moyenne en zone B1 avec prise en compte des ICNE

40

Les 6 mois de loyers de l’année de livraison sont compensés par les ICNE

TOTAL

-56.0

Marge locative cumulée négative


Marge locative directe cumulée d’une opération PLUS moyenne en zone B1

Avec prise en compte des ICNE :

=> L’opération dégrade de 56 k€ le FdR Long terme 2021

Sans prise en compte des ICNE :

=> L’opération améliore de 111 k€ le FdR Long terme 2021

En revanche, quelle que soit l’option :

=> La trésorerie reste inchangée

41


Pourquoi la prise en compte des ICNE n’a aucun impact sur la trésorerie

42

Structure Financière2015

sans ICNE2015

avec ICNE

Autofinancement net 3 000 2 000 Consommation des FP 2 000 - 2 000 - Autres variations du potentiel financier 1 000 1 000 Reclassement des AF 150 - 150 - Potentiel Financier 1 850 850 PGE 500 500 Dépôt de Garantie 800 800 Fonds de Roulement LT 3 150 2 150 Portage accession 500 - 500 - Autres portage moyen terme 200 - 200 - Fonds de Roulement LT 2 450 1 450 Solde emplois ressources des opérations nouvelles 300 - 300 - Solde de TVA sur immos locatives 100 100 Dettes fournisseurs 200 200 ICNE 1 000 ACNE 120 120 Ligne de trésorerieTrésorerie 2 570 2 570

- 1000 k€ sur l’autofi

+ 1000 k€ de dette d’ICNE au passif

Aucun impact sur la trésorerie


Sommaire



Le module accession

La trésorerie






Evolutions futures

43


La modélisation des coûts de fonctionnement

Création d’un modèle de calcul simple et optionnel des suppléments de coûts de fonctionnement liés au développement

44

2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Nombre de logements 6344 6344 6386 6413 6537 6491 6541 6591 6641 6691 6741

Nombre d'équiv. Logts 164 164 194 194 194 271 271 271 271 271 271

Nombre total 6508 6508 6580 6607 6731 6762 6812 6862 6912 6962 7012

Evolution 0 72 99 223 254 304 354 404 454 504


La modélisation des coûts de fonctionnement

45

Calcul avec seuil de déclenchement

Calcul sans seuil de déclenchement


Ajustement des plans de financement des ONI et des TII

46

1. Pour les opérations TII et ONI, sélectionner les opérations utilisant les mêmes emprunts à l’aide des boutons Shift et Ctrl


Ajustement des plans de financement des ONI et des TII

47

2. Visial calcule le plan de financement moyen

3. L’utilisateur ajuste les % du plan de financement

4. Visial recalcule les plans de financement des opérations sélectionnées en fonction des % saisis


Elargissement du périmètre des données importables d’Excel vers Visial

2 nouveaux modules importables : Accession identifiée, Profil de hausse des loyers

48


Calcul de l’amortissement financier

49


Sommaire



Le module accession

La trésorerie






Evolutions futures

50


Mise en place d’un outil de gestion des incidents

51

Cas1: Le Logiciel « crashe »

Cas 2: Anomalie détectée

Cas 3 : Question métier

Visial envoie automatiquement un « ticket » à la hotline technique

Visial propose à l’utilisateur de mettre à jour la dernière version de Visial au moment de l’ouverture du logiciel

L’utilisateur envoie un « ticket »

L’utilisateur envoie un « ticket »

Première utilisation de Zendesk : créer un compte utilisateur (mail + mot de passe)



52



53

= 3 items

4 Statuts possibles pour un ticket


Sommaire



Le module accession

La trésorerie






Evolutions futures

54


Comment procéder ?

55


Comment procéder ?

56


Comment procéder ?

57

La base est alors installée dans Visial Pilotage.


Contrôle des données après migration

Données à reprendre :

Bibliothèque / Les hypothèses liées aux investissements : ICNE, Couts de fonctionnement

Structure financière : compléter les onglets de bas de bilan

Le module accession : Retirer les produits et charges accession des produits et charges autres activités

Créer des opérations accession dans le module accession

Les ONI : Les dates d’OS et de livraison

Les dates de premières annuités

La nature des opérations (neuf, AA, etc…)

Le secteur de financement

58


Sommaire



Le module accession

La trésorerie






Evolutions futures

59


Les prochaines évolutions en réflexion

Interface avec Harmonia pour :

Renseigner l’année de référence

Mettre en perspective Année de réf – 3 ans / Année de ref + 5 ans

Etude de faisabilité en cours pour les interfaces avec des outils d’équilibre d’opérations ou de gestion de projet et avec Sage

Calculer l’Amortissement Technique sur les opérations nouvelles

Importer les annuités et la TFPB par opérations du patrimoine de référence

Créer un journal de saisie

Créer un état qui répertorie les écarts entre la variante et la simulation d’origine

Pouvoir réaliser des analyses sur des familles d’opérations etc…

Pouvoir importer les Interventions foyers

60


MERCI DE VOTRE ATTENTION

Karen Laloum : [email protected]

Amélie Leclerc : [email protected]

Et toute la Fédération des esh

61

evolutions de loutil visial pilotage mai juin 2013

Documents