Evaluation d’une proposition et négociation d’un contrat

Dr. Erol KÜLAHCI (AUF)

Université Mentouri - Contantine

17 mars 2013

Évaluation d’une proposition

Être expert

Évaluer une proposition

Partage d’expérience

Évaluation d’une proposition

Être expert

Les catégories d’informations demandées

1. Type d’expert2. Informations personnelles et détails sur le

contact3. Capacités linguistiques4. Activités et mots clés5. Choix des thèmes du FP76. Diplômes7. Expériences8. Activités professionnelles9. Intérêts10. Publications

1) Type d’expert

2) Informations personnelles …

… 2) Informations pour contacter

3) Capacités linguistiques

4) Activités et mots clés

5) Choix des thèmes du FP7

6) Les diplômes

7) Expérience

8) Activité professionnelle

9) Intérêts

10) Publications

Confidentialité et Conflit d’intérêt

Confidentialité ne discuter avec personne du contenu ou des résultats, ne divulguer les documents relatifs à l'évaluation d'une

projet,

Conflit d’intérêt: L'expert se doit d’informer directement la Commission

européenne en cas de conflit d'intérêts Par exemples:

“Involved in preparation of proposal, Stands to benefit directly, Close family relationship, Any other situation that compromises impartiality (…)”

Évaluation par équipe Évaluation par chaque expert individuel

Réunion de consensus entre les experts

Attribution d’un classement à chaque proposition

Décision de financement

Évaluation d’une proposition

Évaluer une proposition

FP7 Cooperation Work Programme: Health 2013

Call: FP7-HEALTH-2013-INNOVATION-1

FP7 People Work Programme: IRSES 2013

Marie Curie International Research Staff Exchange Scheme

(IRSES)

FP7 Work Programme: IDEAS 2013

Starting Grant

FP7 Capacities Work Programme: 2013

Science in Society

Évaluation d’une proposition

Partage d’expérience

Retour d’expériences Choix de l’expert par la Commission européenne

1. Conditions favorables: disposer d’une expérience d’expert national dans son propre pays

2. Choix des experts FP7: 1. trop pleins de dossiers à examiner, mais pas assez d’experts;2. …

Déroulement:1. Expertise à distance et/ou sur le site2. Réception de quelques dossiers distribués entre 2 à 5 experts qui

doivent attribuer une note par catégorie (qualité scientifique et technique, gestion, impact) qui s’agrège en devenant une note globale

3. Réunion de consensus entre les experts1. Conflits d’intérêts?2. 5ème expert?

4. Distribution du financement en fonction des meilleures notes

Négociation d’un contrat

La négociation formelle dans le processus (source: projet PROMEDAccess)

Partage d’expérience

1. Principes généraux

2. Accord de subvention FP7

1. Conditions financières

2. Autres dispositions

3. Fond de garantie

Structure de la présentation

1. Principes généraux

- 3 types de subventions

1. Remboursement des couts éligibles (direct et indirect)

2. Taux forfaitaire (flat rates)

3. Montant forfaitaire (Lump Sum Amounts)

Important

• Possible de combiner les 3 types

• Toujours sur base du Cofinancement et règle de non profit

- La structure de l’Accord de subvention

• « Core part »: Termes de l’accord de subvention -

Texte standard

• Annexe I : Description du travail – Document

technique

• Annexe II : Conditions générales – applicables à tous

les contrats

• Annexes III : Dispositions spécifiques pour les

différents types de projets

Principes généraux

Formalisation juridique aux différents stades de la

proposition

Appel à

propositionSoumission Acceptation Négociation

Acceptation de la proposition

Démarrage du projet

Lettre d’engagement

Accord avec les 1/3

Accord de

consortiumGPF

Signature de la convention de

subventionAccession

des bénéficiaires

Lettre d’engagement

Appel à

propositionSoumission

Lettre d’engagement

Evaluation

Accord avec les 1/3

Appel à

propositionSoumission

Accord avec les 1/3

Evaluation

Accord de consortium

Soumission Evaluation

Accord de consortium

Négociation

Construction juridique du projet

Coordinateur

1/3 parties

Bénéficiaires

Sous-traitant

Accord avec les 1/3

Accord de consortium

Lettre d’engagement Convention

de subvention

Sous-traitance

Form A

Accords parallèles

1

3

2

5

4

6

Accord de consortium: Gouvernance

fonction de la taille du projet Institution

coordinatrice

bénéficiaire

bénéficiaire

bénéficiaire

coordinateur

Équipe management

Comité exécutif

Assemblée généraleContenu technique du projetApprouve le budget, les rapports périodiques et financiersEvolution du consortiumNomination Arbitre en matière de PI

Propose et prépare décisions de l’AGExécute décisions de l’AG Supervise et coordonne exécution du projetOrganise et coordonne les WP exécutionMet à jour le planning et le budget Soutien le coordinateur dans ses tâches

Intermédiaire entre la Commission et les partiesSupervise la bonne exécution du projet par les partiesReçoit, gère et distribue la subvention Collecte, revoit et soumet les rapportsAider par l’équipe management dans ses tâches

Responsables de WP

Suivi opérationnel

Suivi stratégique

Les « Grant Agreement Preparation Forms »

Lettre d’invitation à

négociernégociation

GPF

Signature de le

convention desubvention

La convention de subvention

NégociationAchèvement

desnégociations

Signature de la conventionde subvention

Démarrage du

projet

Accession desbénéficiaires

à la conventionde subvention

Partage d’expérience Négociation au sein du consortium

Qui fait quoi? En échange de quoi?

Négociation directe du coordonnateur avec la Commission européenne

Le temps de la négociation ( de quelques mois à 1 an)

Les adaptations aux coûts éligibles et inéligibles

La surévaluation d’un budget (coût du personnel, coût des missions, coûts des équipements …)