etude sur l'amélioration du système d'information sur les ressources humaines du secteur éducatif...

8/8/2019 Etude sur l'amlioration du systme d'information sur les ressources humaines du secteur ducatif (Mars 2005)

1/73

MINISTERE DE LEDUCATION NATIONALEET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE

________________

Etude sur lamliorationdu Systme dInformations

sur les Ressources humainesdu Secteur Educatif

Mars 2005

PNUDProgramme MAG/97/007 DAP1

Gouvernance et Politiques Publiques pour un Dveloppement Humain Durable


2/73


3/73

SOMMAIRE

Rsum excutif

Introduction GnralePrsentation Gnrale

Partie1 Le systme dinformations sur les ressources humaines

1. Description du systme actuellement en place au sein de la

DRH

1.1 Historique de la DRH1.2 Objectifs, rles et attributions de la DRH

1.3 Prsentation du systme actuel

1.3.1 Fonctionnement de la GRH de lex MINESEB

1.3.2 Informations disponibles

1.3.3 Mthodologie et processus de collecte

1.4 Intervenants

1.4.1 Rle et contributions des intervenants

1.4.2 Autres sources dinformations

1.5 Moyens la disposition de la DRH

1.5.1 Humains

1.5.2 Matriels

1.5.3 Financiers

Partie2 Le diagnostic du systme dinformations des ressources

humaines du secteur ducatif

2. Evaluation et diagnostic du systme dinformations actuel

2.1. Diagnostic de la DRH

2.1.1 Les Points forts

2.1.2 Les Points faibles

2.2. Diagnostic de la DIRESEB dAntananarivo

2.3. Diagnostic de la CISCO dAntananarivo Renivohitra

2.3.1 Les points forts

2.3.2 Les points faibles2.4. Autres problmes rencontrs par le SIRH

2.5. Rsum des principaux problmes


4/73

Partie3 Propositions de rgles de dcision

3 Cadre thorique de ltude

3.1 Propositions damlioration du SIRH

3.1.1 Amliorer la gestion des fiches individuelles

3.1.2 Amliorer la fiche individuelle

3.1.3 Amliorer la collaboration avec les autres services

et directions

3.1.4 Equiper la DRH en moyens adquats

3.1.5 Amlioration de lorganisation

3.2 Rgles de dcision sur laffectation

3.3 Rgles de dcision sur le recrutement

3.4 Procdures sur la retraite

3.5 Procdures sur les avancements

Partie4 Dfinition des besoins en informations

4.1. Mthodologie

4.2. Le tableau de bord4.3. Les indicateurs

4.4. Dfinitions des concepts et nomenclatures utiliss

4.5. Outils et organisation

4.6. Contenu des fiches

4.6.1 Fiche individuelle

4.6.2 Fiche de mise jour semestrielle

4.6.3 Fiche rcapitulative

4.6.4 Fiche de gestion

Partie5 Propositions de scnarios sur limpact de linformatisation du

systme sur lorganisation de la DRH

5.1 scnario 1 : Amliorer le fonctionnement de la nouvelle

organisation

5.2 scnario 2 : Automatisation du traitement des dossiers

5.3 scnario 3 : Mise en place dune base de donnes informatise


5/73

RESUME EXECUTIF

Sinscrivant dans la politique ducative dfinie par le Gouvernement, la mise en uvre duprogramme de lEducation Pour Tous prvoit de mobiliser dimportantes ressources lducation. Larationalisation de la gestion de ces ressources constitue une garantie indispensable la ralisation duprogramme.

En ce qui concerne les ressources humaines du secteur ducatif, la DRH a un rle important jouerdans sa gestion. En effet, elle sassure entres autres de la ralisation du recrutement, de laffectation et dutraitement des dossiers administratifs du personnel du MENRS. Il savre que lefficacit de la gestion desressources humaines est lie en grande partie la disponibilit dinformations sur celles-ci.

La prsente mission a pour objectif de raliser un diagnostic de lactuel systme dinformationsdisponible auprs de la Direction des Ressources Humaines du MENRS. Ltude concerne plusparticulirement les fiches individuelles du personnel de lex MINESEB. Par ailleurs, elle se doit deproposer des recommandations pour lamlioration du systme dinformations existant actuellement pouravoir un systme de gestion des ressources humaines plus efficaces.

Lvaluation du systme dinformations sur les ressources humaines du secteur ducatif a permisdidentifier ses forces et ses faiblesses.

Il apparat en effet que ce systme:- nest pas exhaustif, (on peut noter par exemple lexistence dun certains nombre dagents qui ne

sont pas rpertoris dans les fiches individuelles) ;- et nest pas fiable, (faute de mise jour rgulire) :

Ces principaux problmes trouvent leur explication dans une gestion peu efficace des fiches individuelles etune mauvaise organisation de la collecte et de la circulation des informations. Cest pourquoi, la DRH estconfronte des problmes immdiats de gestion.

Elle est, en effet, incapable depuis lors:

- de matriser les mouvements des personnels quelle est tenue de grer dune part, et- dassurer le traitement de leurs dossiers administratifs dautre part.

Pour ce qui est du point fort, il convient de citer linformatisation des donnes relatives aux situationsadministratives pour lanne 2004 des personnels enseignants et administratifs des tablissements et desCISCO en vue de reprer lavance les agents susceptibles de bnficier des avancements et ceuxadmissibles la retraite.

Compte tenu des problmes, les recommandations portent sur les points suivants :

(i) lamlioration de la gestion des fiches individuelles :Les fiches individuelles seront gres par unit (EPP, CEG, Lyce, Bureau de la CISCO) lintrieur de chaque CISCO. Dans chaque unit, les fiches sont classes non plus par ordrenumrique mais par ordre alphabtique. Cela permet une analyse relativement facile dessituations par CISCO.

(ii) lamlioration du contenu de la fiche individuelle:Celle-ci devrait contenir toutes les informations ncessaires la mise en uvre du systme degestion des ressources humaines.

(iii) lamlioration de lorganisation de la collecte :Elle consiste en lallgement du circuit des informations, la mise en place dun calendrier decollecte et llaboration des fiches de mise jour semestrielle qui permettra de mettre jour

rgulirement les fiches individuelles.(iv) Lamlioration des changes dinformation tous les niveaux :

4


6/73

Par lincitation la synergie dactions entre les diffrents services et directions sous tutelle duMENRS pour quil y ait fluidit dans les changes dinformation.

(v) Le renforcement des comptences des diffrents intervenants en matire de traitement dedonnes : pour leur permettre deffectuer par eux mme une analyse sur ltat de leurpersonnel par exemple.

Ensuite, des outils de gestion sont mis la disposition de la DRH en vue de laider :

- dans la prise de dcision en matire de recrutement et daffectation et- dans la gestion du traitement des dossiers davancement et de mise en retraite.

Pour cela, deux types doutils ont t labors, savoir des rgles de dcision et des outils de procdures.Ces diffrents outils vont aider la DRH mieux prparer les activits de redploiement de personnel.

En outre, il est propos un nouveau systme dinformations qui peut tre mis en place indpendamment destextes rglementaires. A cet effet, des fiches ont t confectionnes pour aider la DRH dans sa mise enuvre, savoir :

(i) des fiches individuelles.(ii) des fiches de mise jour semestrielle.(iii) des fiches de gestion et(iv) des fiches rcapitulatives.

Par ailleurs, des propositions de scnarios sur limpact de lutilisation de NTIC sur lorganisation de la DRHont t galement faites. Il convient de signaler que linformatisation doit se faire progressivement car elledemande beaucoup de rflexions et danalyses avant sa mise en uvre.

Pour cela, il y a lieu de considrer les trois points suivants qui sont des conditions pralables pour la bonneralisation de linformatisation du systme propos :

(i) Les contraintes essentielles :

- Cest une culture qui ncessite de nouveauxmode de pense ( avoir une vision globale)

mode travail (rigoureux, mthodique)

- Avoir un systme dinformations qui fonctionne trs bien

- Avoir un schma directeur bien dfini

- Concertation entre les utilisateurs sur les Objectifs, luniformisation et la rpartition des tches

- Avoir de bons informaticiens (comptents et ouverts)

- Avoir les moyens ncessaires

- Avoir effectu des analyses compltes sur les impacts et les mesures daccompagnement

(ii) La liste des principales tches effectuer :

- Mettre en place un SIRH informatisable- Analyse fonctionnelle (rpartition des tches entre les diffrentes composantes du systme, relation

entre les diffrentes composantes)

- Audit organisationnel (adquation profil/poste)

- Evaluation des besoins en comptences, matriels

- Evaluation du schma directeur (diffrents niveaux dinformatisation)

- Mise en uvre du schma directeur et dveloppement du systme informatique

- Test dvaluation du systme

- Validation

(iii) Les formations ncessaires :

- Formation sur lutilisation du systme- Formation sur la maintenance du systme

- Formation sur la gestion des bases de donnes

5


7/73

- Formation sur lexploitation des donnes (traitement statistique)

- Formation sur le contrle de qualit de donnes

- Formation sur linterprtation des donnes

- Formation sur la gestion des ressources humaines

- Formation sur la planification et le management

- Formation sur la communication et la diffusion des donnes

6


8/73

INTRODUCTION GENERALE

Sur le plan ducatif, Madagascar se propose dassurer lducation de base tous les Malgaches Education Pour Tous lhorizon 2015, conformment au Document de Stratgie de Rduction de laPauvret (DSRP). Ainsi, dans cet objectif le Ministre de lEducation Nationale et de la RechercheScientifique envisage de mener une politique de gestion des ressources humaines rationnelle et efficace, et ce

pour faire face au dveloppement du systme ducatif.

De nombreuses tudes ont montr lexistence dun grand dsquilibre rgional notamment en matiredenseignants dans le secteur ducatif. Malgr les efforts consentis en matire de redploiement dupersonnel, le problme de mauvaise rpartition du personnel subsiste encore En effet, pour lanne scolaire2003/2004, une disparit assez leve existe entre les provinces en terme de ratios lves par enseignant. Laprovince dAntsiranana enregistre le plus fort ratio avec 71 lves par enseignant et la province de Toliara leplus faible avec 51 lves par enseignant.

Par ailleurs, il est constat que le MENRS nest pas galement en mesure destimer leffectif de sonpersonnel (Fonctionnaires, Contractuels et FRAM) en particulier celui de fonctionnaires.

Ainsi, la rationalisation de la gestion du personnel du secteur ducatif constitue actuellement lune desproccupations majeures de la Direction des Ressources Humaines du MENRS. Or celle-ci est en grandepartie tributaire du systme dinformations mise sa disponibilit. Lamlioration de ce systmedinformations simpose, pour permettre la Direction des Ressources Humaines de mener bien ses actionssurtout qu lheure actuelle elle est appele amliorer la rpartition des enseignants par le biais deredploiement et de recrutement de nouveaux enseignants.

La mise en place, dans lavenir, dun fichier informatis du personnel en prsence de moyens humains etmatriels adquats dans le processus de travail permettra de renforcer davantage le systme dinformationsdisponible auprs de la DRH. Celle-ci aura un impact positif sur la gestion des ressources humaines. Cest envue de rpondre ces attentes que sinscrit la prsente tude. Elle comporte six parties.

La premire partie donne une description du systme dinformations sur les ressources humainesactuellement en place au sein du Ministre. Elle expose la mthodologie et le processus de collectes ainsi queles informations disponibles. La deuxime partie porte sur le diagnostic du systme dinformations. Quelssont les forces et faiblesses du systme ? Est-ce quil permet de grer efficacement les ressources humaines ?La troisime partie propose un ensemble de rgles de dcision et de procdures. Il sagit de recommandationsproposes par les consultants en vue de lamlioration du systme dinformations. La quatrime identifie lesbesoins en informations du systme de gestion des ressources humaines en vue de la mise en place dunsystme dinformations plus efficace. La dernire partie concerne les propositions de scnarios sur limpactde linformatisation du systme sur lorganisation de la DRH.

Pour clore, nous adressons nos remerciements toutes les personnes qui ont bien voulu contribuer la

ralisation de la prsente tude, et plus particulirement :Mr. RANDRIANTSIMANIRY Damoela, Directeur Gnral de la Rforme de la Fonction Publique ;Mr. RAKOTONIRINA Jacques, Directeur des Ressources Humaines de lEtat ;Mme RAJAONA No Line Ravelomanana, Directeur des Etudes et des Rformes ;Mme RAVELOSOA Julia Rachel et Mr. RAKOTOMALALA Andriamampianina de leurs conseils.

7


9/73

PRESENTATION GENERALE

I CONTEXTE ET CADRE GENERAL DE LETUDE

Malgr lexistence des textes officiels (Dcret n 2002/1194 et Dcret n 2004/813) donnant

dlgation de pouvoir aux Ministres et Prsidents des Dlgations Spciales (PDS) en matire de gestion dupersonnel de lEtat et de signature, les situations administratives, notamment les avancements, de nombreuxfonctionnaires du MENRS restent toujours non rgularises pendant plusieurs annes. Cette situation est dueessentiellement la mconnaissance par les agents de leurs droits mais aussi linefficacit du systmedinformations actuellement disponible au sein de la DRH et des services dcentraliss (DIRESEB, CISCO).

Il convient de noter que cest un problme qui concerne galement les autres dpartementsministriels mais pas uniquement le MENRS. Cest la raison pour laquelle le Ministre de la FonctionPublique, du travail et des Lois Sociales (MFPTLS) organise partir de cette anne 2005 une oprationdnomme : POATOKANA 1. Cette opration consiste en le traitement des dossiers de titularisation,davancement de classe et dchelon ainsi que de retraite des fonctionnaires, en souffrance depuis des annespar linstitution dun guichet unique de contrle et de visas au niveau des provinces.

Par ailleurs, une autre opration dnomme ; VOY RINDRA 2 sera galement mene pour cetteanne par le MFPTLS. Elle sinscrit dans le cadre de la rationalisation des effectifs, harmonisation dediffrentes catgories de fonctionnaires et renforcement des comptences visant la rduction de 10% dunombre des fonctionnaires avant le 31 Dcembre 2005. Pour y parvenir, le Ministre charg de la fonctionpublique a fix entre autres les objectifs spcifiques suivants :

i) les fonctionnaires fantmes sont identifis et dduits de leffectif officiel de lEtat ;ii) le nombre de fonctionnaires partant la retraite normale durant lanne 2005 est connu avant

Dcembre 2005 ;iii) le nombre et la liste des fonctionnaires partant en retraite anticipe durant lanne 2005 sont

identifis avant fin Septembre 2005 ;

iv) la rationalisation dans chaque Dpartement ministriel est oprationnelle par la mise enadquation profil-poste / profil-agent.

v) Un systme de rorientation des fonctionnaires est mis en uvre.

Lenjeu de cette opration est la mise en place dun systme harmonis juste et quitable des diffrentescatgories de fonctionnaires et une meilleure pertinence de lorganisation au sein de la Fonction Publique.

La prsente tude constitue une tude de cas effectue partir dune approche base sur le systmedinformations. Elle ne prtend pas avoir trait exhaustivement tous les problmes rencontrs par la DRH enmatire de gestion des ressources humaines.

II OBJECTIFS

La prsente mission a pour objectif de donner des lments de rflexion et des outils de travail pourlamlioration du systme dinformations sur les ressources humaines disponible auprs de la Direction desRessources Humaines du MENRS.

Les objectifs spcifiques sont de trois (3) sortes, savoir :

(i) Raliser lvaluation du systme dinformation actuel,(ii) Avoir des recommandations en vue de lamlioration de la gestion des ressources humaines du

secteur ducatif,(iii) Mettre en place un systme dinformations sur les ressources humaines susceptible dtre

informatis.1 Communication verbale du MFPTLS en date du 22 Fvrier 20052 Communication verbale du MFPTLS en date du 07 Mars 2005

8


10/73

Elle a pour dure quarante cinq (45) jours et devrait aboutir un rapport li aux objectifs sus mentionns

III METHODOLOGIE

Afin dassurer une bonne qualit des prestations, on utilisera la mthode dapproche participative.Les tudes seront marques par la participation des agents des diffrents niveaux de la Direction. De plus, il

est prvu des descentes pendant une semaine au niveau de la DIRESEB dAntananarivo et de la CISCOdAntananarivo Renivohitra pour collecter des informations supplmentaires intressant ltude.

La mthodologie comprend les tapes suivantes :

(i) Dpouillement des informations disponibles sur les ressources humaines auprs de la DRH etdes services dcentralises (DIRESEB, CISCO) ;

Lobjectif est de vrifier manuellement la qualit des donnes sur le personnel disponibles et decerner les problmes y lis

(ii) Interview auprs des intervenants dans la collecte dinformations des ressources humaines etdes intervenants dans la gestion des ressources humaines ;

Il sagit de recueillir les avis des diffrents acteurs impliqus dans le systme de gestion desressources humaines afin de dtecter les problmes rencontrs dans la collecte et la circulationdes informations.

(iii) Diagnostic des outils existants (fiche individuelle, )

Il sagit de raliser une analyse du systme actuel dinformations pour en dgager ses pointsforts et ses points faibles.

Les rsultats attendus sont les recommandations en vue de lamlioration du systme dinformationsdes ressources humaines du secteur ducatif, savoir :

- Les recommandations pour une meilleure gestion des fiches individuelles

- Les recommandations pour une meilleure organisation de la collecte

- La mise en place doutils de gestion,

- Les recommandations sur linformatisation du systme

IV CHAMPS DE LETUDE

Compte tenu du dlai imparti lexpertise, ltude du systme dinformations sur les ressources humaines du

secteur ducatif se limite uniquement au personnel de lex MINESEB, c'est--dire du personnel delducation fondamentale et du niveau secondaire de lenseignement gnral. Elle concernespcifiquement les fiches individuelles disponibles dans les trois services de la DRH ci-aprs :

- le service de lducation fondamental,- le service de lenseignement secondaire, et- le service du personnel administratif et technique.

Pour clore, il convient de souligner que laudit organisationnel nest pas du ressort de la prsente tude.Quant ltude de faisabilit et de gnralisation, elle sera labore ultrieurement lors de la mise en uvredu systme propos.

9


11/73

LLLEEE SSSYYYSSSTTTEEEMMMEEE DDDIIINNNFFFOOORRRMMMAAATTTIIIOOONNNSSSSSSUUURRR LLLEEESSS RRREEESSSSSSOOUUURRRCCCEEESSS HHHUUUMMMAAAIIINNNEEESSSO

PARTIE 1

10


12/73

1. Description du systme actuellement en place au sein de la DRH

La Direction des Ressources Humaines soccupe de la gestion et de ladministration du personnel.Pour cela, elle devrait disposer dun systme dinformations sur les ressources humaines. La prsente partie atrait la prsentation du systme dinformations sur les ressources humaines du secteur ducatif.

1.1 Historique de la DRH

Avant 1994 au sein de lenseignement primaire et secondaire gnral, un servicednomm Service du Personnel est charg de la gestion administrative du Personnel. Ce service estrattach la Direction des Services Administratif et Financier du Ministre lpoque. La Direction desRessources Humaines est cre pour la premire fois au sein du Ministre de lEducation Nationale vers lafin de lanne 1993 suivant dcret n 93 631 du 13 Octobre 1993. Elle nest fonctionnelle que vers le dbutde lanne 1994 avec la mise en place de ses trois (3) services, savoir : le Service de lOrientation et delOrganisation, le service de la Dotation en Personnel et de la Gestion des Carrires et enfin le Service delAdministration du Personnel.

Cette structure de la DRH est maintenue jusquen 2001, mme si le Ministre a chang dednomination vers lanne 1997, savoir le Ministre de lEnseignement secondaire et de lEducation deBase.

Du ct de lEnseignement Technique et celui de lEnseignement Suprieur et de la RechercheScientifique, il nexiste quun service dnomm respectivement Service de lAdministration du Personnel et Service des Ressources Humaines qui est charg de lAdministration du Personnel. Ces deux servicestant rattachs la Direction des Affaires Administratives et Financires de leur Ministre respectif pendantla priode 1997-2002.

Mais partir de 2002, suite aux fusions des diverses ministres chargs de lducation, diverschangements se sont oprs pour donner naissance deux ministres : Le Ministre de lEnseignement

secondaire et de lEducation de Base (MINESEB) et le Ministre de lEnseignement Suprieur et de laRecherche Scientifique (MESRES). La DRH reste encore dans le nouvel organigramme du MINESEB maiselle a chang de structure. Il en est de mme aussi pour le MESRES, car cest toujours le Service desRessources Humaines qui soccupe du personnel mis la disposition du MESRES.

Au dbut de lanne 2004, les deux ministres ci-dessus ont t de nouveau fusionns pour donnernaissance un seul ministre, savoir le Ministre de lEduction Nationale et de la Recherche Scientifique(MENRS). De ce fait, un changement est aussi intervenu au niveau de la structure de la DRH qui estactuellement compos de huit (8) services, savoir :

-Le Service de lEducation Fondamentale (SEF) ;-Le Service de lEnseignement Secondaire (SESEC) ;-Le Service de la Formation Professionnelle et Technique (SFPT) ;-Le Service de lEnseignement Suprieur (SES) ;-Le Service de la Recherche Scientifique (SRS) ;-Le Service du Personnel Administratif et Technique (SPAT) ;-Le Service des Affaires Gnrales (SAG) ; et-Le Service Mdico-Social (SMS).

En outre, le Directeur des Ressources Humaines dispose dun Secrtariat, dune Division de la Comptabilitet dun Magasin. Les schmas suivants prsentent la structure mise en place dans chaque service:

11


13/73

Schma1 : Organigramme du Service de lEducation Fondamentale

Chef de service

Secrtariat Particulier

DivisionPersonnel Encadr

Division Personnelnon Encadr

Division des Affairesdisciplinaires

Division EtudesPrvisions et Suivi

Schma2 : Organigramme du Service de lEnseignement Secondaire

SecrtaireParticulier

DivisionEtude et prvision

DivisionBase de donnes

DivisionRecrutement et

suivi

DivisionAvancement

Chef de Service

Schma3 : Organigramme du Service du Personnel Administratif et Technique

Chef de Service


DivisionPersonnel Encadr

Division Personnel

non EncadrDivision

des ArchivesDivision Etudes etAffairesGnrales

12


14/73

Schma4 : Organigramme du Service de la Formation Professionnelle et Technique

Chef de Service

SecrtariatParticulier

DivisionEtudes

DivisionInformatique

DivisionSoldes

DivisionAdministration du

Personnel

Schma5 : Organigramme du Service de lEnseignement Suprieur

Chef de Service

Secrtariat Particulier

Division duPersonnel Enseignant

Division duPersonnel non Enseignant

Division des Etudes,Du Contentieux et de la

Logistique

Schma 6 : Organigramme du Service de la Recherche Scientifique

Chef de Service

SecrtariatVaguemestre

Division Etudes etContentieux

DivisionPersonnelChercheur

Division Personnel

Appui laRecherche

Division

Mandatement

13


15/73

Schma7 : Organigramme du Service des Affaires Gnrales

Chef de Service

SecrtariatParticulier

Cellule Informatique

Division EtudesFormation et Matriel

DivisionCommunication et

Division Promotion(chancellerie)

Schma 8 : Organigramme du Service Mdico-Social

Chef de Service

DivisionEx- MINSUP

DivisionEx- MENRES

DivisionEx- MINESEB


Sources : DRH/MENRS

Ces huit services sont placs sous tutelle du Directeur des Ressources Humaines dont les principalesfonctions sont :

- jouer un rle consultatif dans les prises de dcisions du Ministre ;

- excuter la politique et les programmes du MENRS au sein de la Direction en donnant lesinstructions chaque service ; et

- Assurer la supervision, le contrle et le suivi des activits de chaque service ;

Par ailleurs, en tant que Premier Responsable, il est le gestionnaire dactivits de la Direction des RessourcesHumaines du MENRS.

14


16/73

1.2 Objectifs, rle et attributions de la DRH

1.2.1 Objectifs

Objectif gnral :

- Raliser la politique du MENRS en matire de gestion des Ressources Humaines du secteur ducatif.

Objectifs spcifiques

Les objectifs de la DRH sont les suivants :

- Optimiser la gestion du personnel selon les besoins (Bonne rpartition des tches);

- Assurer une gestion rationnelle des carrires ;- Assurer la rpartition quitable des ressources disponibles ;- Activer lexcution des actes administratifs.

1.2.2 Rle et Attributions de la DRH

La Direction des Ressources Humaines se doit dassurer :

- la dotation en postes qui consiste en lanalyse des postes;- la gestion des carrires qui regroupe les promotions et les avancements ;

- lAdministration du personnel qui intgre la restauration de la discipline et lvaluationdu personnel; et- la gestion des mouvements du personnel.

Dans la pratique, tous les services, lexception du service mdico-social, sont chargsrespectivement :

- de la mise en uvre des textes rglementaires en matire de gestion du personnel ;- de la formalisation des dcisions manant des instances suprieures ;- de loctroi de leurs droits aux intresss ;- de la dmultiplication et la diffusion des actes traits ;- dinterface avec les autres Dpartements (MINFOPTLS, FIN, CDE);

- de la gestion prvisionnelle des ressources humaines ;- de la mise jour du Fichier Personnel

Quant au Service Mdico-Social, il a pour mission damliorer la sant des agents et de leur famille.A cet effet, il assure la consultation, ltude des dossiers mdicaux, la rfrence des malades vacus despriphries, la liaison avec les tablissements spcialiss de soins et les laboratoires danalyse, les ISTVIH/SIDA et la vrification des dossiers de remboursement mdical.

1.2.3 Rle et attributions des Diverses Divisions chargs des tudes, de Bases des donnes, des

Archives, de Communication et Information

Cres rcemment au sein des diffrents services suite la mise en place du nouvel organigramme dela DRH, la plupart de ces Divisions ne fonctionnent pas encore normalement jusqu prsent. Daprs les

15


17/73

informations obtenues auprs des Chefs de Service, ces Divisions devraient assurer, en gnral, chacune ence qui la concerne :

- la collecte de donnes relatives la situation des tablissements ;- ltude et la prvision des situations en personnel des tablissements ;- ltude de rpartition des postes budgtaires ;- lexploitation des demandes de poste denseignants ;

- ltude des dossiers du personnel en contentieux ;- ltude des textes rglementaires relatifs la gestion de carrire du Personnel- le suivi et le fonctionnement normal de la communication interne de la DRH ;- la diffusion des notes et correspondances diverses et la collecte toutes les donnes dinformation y

affrentes ;

Toutefois, la Division de la Base des donnes qui relve du Service de lEnseignement Secondaire adj exist depuis quelques annes. Elle a t charge de la tenue du Fichier des personnels , cest diredes fiches individuelles des fonctionnaires de lex MINESEB et de la tenue du Fichier informatis dupersonnel de lex- MINESEB. Mais ce dernier nest plus oprationnel actuellement faute de mises joursuffisantes. La DRH, en collaboration avec la Direction de la Technologie et de lInformatique, envisagedinstaller un nouveau logiciel qui intgre la fois la gestion des ressources humaines et les statistiquesscolaires.

Enfin, la Division des Archives a t aussi mise en place, au sein de la D RH, depuis longtemps. Elleassure la conservation des documents et des textes relatifs la gestion du personnel. Ce sont entre autres : lesArrts, les Dcisions, les Contrats de travail et les Journaux Officiels.

1.3 Prsentation du systme actuel

Conformment aux TDR, la prsentation du systme dinformations disponible auprs de laDirection des Ressources Humaines ne concerne que les informations relatives au personnel de lducation

fondamentale et du niveau secondaire de lenseignement gnral. Autrement dit, les donnes sur lespersonnels enseignants et administratifs des EPP, des CEG et des Lyces denseignement gnral sontseulement considres ici. La non considration du personnel de lenseignement technique, ni celui delenseignement suprieur et de la recherche ne rend pas caduc le contenu du prsent rapport car lapprocheadopte par systme restera incontournable dans la mise en place dun systme dinformations sur lesressources humaines du MENRS.

1.3.1 Fonctionnement de la GRH de lex- MINESEB

Les trois services de la DRH ci-aprs interviennent, sous linstruction et la supervision et contrle et

suivi du Directeur des Ressources Humaines, dans la gestion des Personnels de lenseignement gnral :

- Le Service de lEducation Fondamentale (SEF) ;- Le Service de lEnseignement Secondaire (SESEC) ; et- Le Service du Personnel Administratif et Technique (SPAT).

De par ses fonctions, le Chef de Service est le garant de la bonne marche du service. Il coordonne,contrle, suit et value les activits au sein du service. Il assure linterface avec les Dpartements desFinances et de la fonction Publique sur laccord du Directeur. Et enfin, il peut reprsenter la Direction ou leMinistre pour certaines runions interministrielles.

Les services dveloppent leurs activits par le fonctionnement de leurs diffrentes divisions. Cesdernires ont pour fonction principale dassurer le traitement des actes relatifs aux vnements de carriresde tout le personnel du MENRS. Les informations ncessaires pour raliser les tches relatives chaque actesont rsumes dans le tableau qui suit :

16


18/73

Tableau 1 : Les informations ncessaires pour chaque traitement de dossiers administratifs

Evnements de carrireEtapes decarrire etdiversespositions Personnel

encadr

Personnel

non encadr

Informations ncessaires

Dbutde carrire

Nomination Recrutement Sur lintress :- Nom et prnoms- Date et lieu de naissance- Nationalit- Situation de famille- Situation militaire- Conditions physiques et morales- Position vis--vis droits civiques- C.I.N- DiplmesSur le nombre de Postes budgtairesdisponibles :Sur les Postes daffectation proposs

Titularisation Sur lintress :- Nom et prnoms- Matricule- Aptitude physique et morale- Lieu de service

- Anne de recrutementSur sa situation administrative :- Rfrence Arrt de nomination- Corps et grade actuel- Indice de grade- Imputation budgtaire- Date de prise de service- Note obtenue

Promotionde carrire

Avancement dchelonAvancement de classe

Reclassement indiciaire

Renouvellementde contrat

Sur lintress :- Nom et prnoms

- Matricule- Lieu de serviceSur sa situation administrative :- Date dentre dans ladministration- Corps et grade actuel- Date deffet du grade actuel- Anciennet dans le grade actuel- Imputation budgtaire- Note obtenue- Corps dassimilation- Grade et Indice- Dure du contrat

- Date deffet du dernier contratSur les avis chefs hirarchiques directs

17


19/73


encadrPersonnel

non encadr


Reclassement Avenant Sur lintress :- Nom et prnoms- Matricule- Lieu de service- Diplme nouvellement acquis- FonctionSur sa situation administrative :- Corps et grade actuel- Date deffet du grade actuel- Imputation budgtaire- Corps dassimilation- Grade et indiceSur les avis chefs hirarchiques directsSur la disponibilit de poste budgtaire

Promotionde carrire

(suite)

Intgration Sur lintress :- Nom et prnoms- Matricule- Lieu de serviceSur sa situation administrative :- Imputation budgtaire- Corps dassimilation

- Grade et indice actuel- Date dentre dans ladministration- Anciennet de service effectifSur les avis chefs hirarchiques directs

Disponibilit sans solde Sur lintress :- Nom et prnoms- Matricule- Lieu de service- Motifs de la demandeSur les avis chefs hirarchiques directsSur sa situation administrative :

- Imputation budgtaire- Corps et grade

Diversespositions

Dtachement ouaffectationinterministrielle

Sur lintress :- Nom et prnoms- Matricule- Lieu de serviceSur sa situation administrative :- Imputation budgtaire- Corps et gradeSur les avis des Ministres daccueil etdorigineSur lexistence de poste budgtaire

dans le Ministre daccueil

18


20/73


encadr

Personnel

non encadr


Diversespositions

(suite)

Rintgration Sur lintress :- Nom et prnoms- Matricule- Lieu de serviceSur sa situation administrative :- Imputation budgtaire- Corps et grade- Priode de disponibilit

Sur la disponibilit de Poste budgtaire

Indemnit compensatricede cong non pris

Sur lintress :- Nom et prnoms- Matricule- Lieu de serviceSur sa situation administrative :- Imputation budgtaire- Corps et gradeSur les congs non pris durant les troisdernires annes de service avant la

retraite

Cong annuel Cumul de cong Sur lintress :- Nom et prnoms- Matricule- Lieu de serviceSur sa situation administrative :- Imputation budgtaire- Corps et gradeSur les avis chefs hirarchiquesSur le Dernier cong pris

Congs divers

Cong annuel cumul Sur lintress :- Nom et prnoms- Matricule- Lieu de serviceSur sa situation administrative :- Imputation budgtaire- Corps et gradeSur les avis chefs hirarchiquesSur les permissions dabsence prisesdurant les trois dernires annes deserviceSur le cong dernirement octroySur le lieu de jouissance du cong

19


21/73

Evnements de carrireEtapes de

carrire etdiversespositions Personnel

encadrPersonnel

non encadr


Cong de maternit etCong de paternit

Sur lintress :- Nom et prnoms- Matricule- Lieu de serviceSur sa situation administrative :- Imputation budgtaire- Corps et gradeSur les avis chefs hirarchiquesSur la date prsume de laccouchement

Congs divers(suite)

Cong de longue dure Sur lintress :- Nom et prnoms- Matricule- Lieu de serviceSur sa situation administrative :- Imputation budgtaire- Corps et gradeSur la maladie de lintressSur les avis Conseil de santSur le lieu de jouissance

Autres Affectation Affectation Sur lintress :- Nom et prnoms- Matricule- Lieu de service- SpcialitSur sa situation administrative :- Imputation budgtaire- Corps et gradeSur les motifs de la demandeSur les avis chefs hirarchiquesSur la situation du personnel de lunitdemande

Fin

De carrireRetraite Retraite Sur lintress :

- Nom et prnoms- Matricule- Lieu de service- AgeSur sa situation administrative :- Imputation budgtaire- Corps dassimilation- Grade et indice actuel- Dtails des services effectus- Date dentre dans ladministration

- Anciennet de service accompliSource : DRH/MENRS

20


22/73

La non disponibilit dinformations suffisantes sur le personnel ou sur sa situation administrative, parexemple, peut entraner un retard dans le traitement des dossiers. Il est donc important de disposer unsystme dinformations fiable et complet sur les ressources humaines afin de permettre toutes les Divisionsdassumer la tche qui leur est dvolue.

Le traitement des diffrents actes administratifs suit des circuits complexes. A titre dillustration, letableau qui suit dcrit les diffrentes phases de traitement des dossiers davancement des fonctionnaires dans

la pratique:

Tableau 2 : Circuit de traitement : Avancement de classe

N Intervenant Activits chaque tape Remarques et Observations

01 Intress Constitution de dossiers

02 CISCO -Vrification des dossiers

- Apprciation et notation du BulletinIndividuel de Notes- Transmission dossiers DIRESEB

03 DIRESEB - Vrification des dossiers- Etablissement :

. Projet dArrt ;

. Projet de Dcision dinscription autableau davancement

. P.V de runion de la CommissionAdministrative et Paritaire (C.A.P.)

- Transmission dossiers DRH

04 DRH : Division chargeAvancement

- Vrification et Validation- Transmission dossiers MINFOP

05 MINFOP - Ratification P.V de runion C.A.P.- Transmission dossiers auprs des

Services Financiers pour visa

06 FINANCES - Visa projet

07 Contrle des DpensesEngages

- Visa projet


- Signature de lacte par Mr. Le Ministre- Transmission dossiers Primature

09 Secrtariat Gnral duGouvernement

- Enregistrement de lacte


-Ampliation- Notification : MINFOP, FINANCES,

CDE, DIRESEB, CISCO

11 CISCO - Notification aux intresss

Lintress doit fournir :

- un extrait de larrt de

dernier avancement, et- un bulletin de solde.

Ceci, afin de permettre auxMinistres chargs de laFonction Publique et desFinances de vrifier leprojet dArrt tabli par leMENRS.

Ces vrifications portentessentiellement :

i) sur les renseignementspouvant avoir uneincidence financiretelle la date deffet, legrade, lindice,limputationbudgtaire ; et

ii) sur lidentit delagent tel le nom etprnoms, la matricule.

Le refus de visa rsulte dela non-conformit du projetdArrt par rapport cespices constitutives.Le dlai de traitement estenviron de trois quatremois.

Source : DRH/MENRS

21


23/73

Aprs la parution de lacte, celui-ci est enregistr sur les fiches individuelles des agents concerns. En effet,ces fiches permettent de conserver des informations sur le personnel du MENRS.

1.3.2 Informations disponibles

Cette sous section consiste prsenter les informations disponibles au niveau de la DRH en matire

de ressources humaines. Celles-ci concernent :

- les donnes brutes sur le personnel de lex- MINESEB ;- les situations des personnels par unit administrative.( Etablissements et CISCO)

(i) Les donnes brutes sur le personnel proviennent en gnral :

- des fiches individuelles ;- des fiches de renseignement ; etdes fiches de recensement

En ce qui concerne la fiche individuelle, elle est conue pour enregistrer toutes les informations sur un agent. savoir :

Au recto de la fiche individuelle :

- ltat civil de lintress ;- sa situation administrative ;- sa situation familiale ;- ses situations antrieures ;

Au verso de la fiche individuelle :

- les affectations reues ;- les divers congs pris ;- les renseignements divers (les dcorations, les peines disciplinaires encourues, le service militaire

et les motifs de cessation de service dans le territoire).

Il convient de noter que les fiches individuelles ont dj subi, trois reprises, des modifications tantsur la forme que sur le contenu. Actuellement, cette fiche est en carton rectangulaire de 26 cm de long et de21 cm de large. Sa prsentation peut tre visualise dans la figure suivante :

22


24/73

Schma 9 : Contenu dune Fiche Individuelle

23


25/73

Quant la fiche de renseignements, elle fait partie des pices constitutives dun dossier de

recrutement. Elle servira ltablissement de la fiche individuelle de lagent nouvellement recrut. Une tellefiche se prsente comme suit ;

Schma 10 : Contenu dune Fiche de Renseignements

Fiche de Renseignements

I- Etat civil

Nom et Prnoms :Date et lieu de naissance :Fils (Fille) de :Situation de famille :Nom et prnoms du (de la) conjoint :I.M. (sil y a lieu) :Organisme employeur :

Localit de service :Nombre denfants charge :Ages respectifs :Adresse actuelle :

II- Diplmes et certificats

1)2)3)

III- Aptitudes particulires

1)2)3)

IV- Connaissances linguistiques

1)2)3)

V- Expriences professionnelles antrieures :

Je dclare sur lhonneur que tous les renseignements fournis ci-dessus sont vrais et sincres

Fait ....................... le

Lintress (e)

24


26/73

Pour ce qui est de la fiche de recensement, elle a t labore par le MFPTLS dans le but de recensertout le personnel (Fonctionnaires, Contractuels, Agents ELD et ECD) travaillant dans les diffrentsInstitutions et Ministres en 2003 Elle contient les informations, suivantes :

Schma 11 : Contenu dune Fiche de Recensement

Fiche de recensement

Ministre de : Province de :Direction ou Service : Sous prfecture de :Commune :Nom et prnoms :Sexe :Date et lieu de naissance :Numro matricule :Situation matrimoniale :Nombre denfants - 15ans :

Nombre denfants +15ans :Diplme, titre, formation :.Corps :.Indice :Catgorie :Grade :.Date deffet :

Fonctionnaire E.F.A ELD ou ECD

Date dentre dans ladministration :.Date de titularisation :.

Date de reclassement :.

Date du premier contrat :Date davenant :

Date dintgration :

Date du premier engagement :Date de la premire majoration :

Date de la dernire majoration :

C.I.N :du .

Distinctions honorifiques :

Droulement de carrire :

Le chef hirarchique Signature de lagent

25


27/73

ii) Les situations des personnels de chaque unit administrative.

Il sagit des informations relatives aux situations administratives des personnels enseignant etadministratif des tablissements (EPP, CEG, Lyce), des ZAP, des CISCO et des DIRESEB, savoir :

- Matricule- Nom et prnoms- Date de naissance- Imputation budgtaire- Corps et grade actuel- N Arrt et date deffet de lavancement- Date dentre dans lAdministration

- Lieu de service- N Note de service ou Dcision daffectation- Avancement ventuel- Date de ladmission la retraite- Sanction (positive et ngative)- Situation matrimoniale

Ces donnes ont t collectes en 2004 partir des canevas labors par la DRH et distribus toutes lesCISCO et DIRESEB. Actuellement, la DRH effectue la saisie de ces donnes sur lordinateur. Son objectif

tant de faire ressortir :(i) la liste des retrait ables ; et(ii) la liste semestrielle des agents promouvables.

Les rsultats de la collecte ne sont pas encore disponibles. Toutefois, ces donnes vont servir pour la

- Gestion des effectifs,- Gestion des carrires, et- Disponibilit de postes.

iii) Autres informations disponibles

Les actes administratifs qui sont parus tels les Arrts, les Dcisions, les Notes de services, lesContrats de travail et les Avenants constituent galement des sources dinformation sur le personnel duMENRS. Ces actes sont, en gnral, relatifs plusieurs agents et ils sont classs par catgorie suivant leurnumro et leur nature (affectation, avancement, reclassement etc..). Ces actes sont en principe conservspendant 4 ans dans les services qui les ont produits avant dtre stocks par la suite dans las Archives de laDRH.

1.3.3 Mthodologie et processus de collectes

Cres par la DRH elle-mme, les fiches individuelles de tout le personnel de lex- MINESEB sonttenues au niveau de la DRH par trois services diffrents, savoir :- le Service de lEducation Fondamentale qui gre les fiches individuelles des personnels enseignantscontractuels des EPP et CEG,- le Service de lEnseignement Secondaire qui soccupe des fiches individuelles des enseignants contractuels

des Lyces et celles de tous les fonctionnaires de lex- MINESEB, et- le Service du Personnel Administratif et Technique qui soccupe des fiches des personnels administratifsnon encadrs

Ces trois services assurent le remplissage des fiches individuelles chaque fois quune nouvelleinformation relative aux situations administratives des agents se prsente. Ces informations peuvent provenirsoit des tablissements, soit des CISCO, soit des DIRESEB ou soit du Ministre central.

26


28/73

Ainsi, si un acte quelconque est sorti au niveau de la DRH, alors les informations quil contient sonttout de suite reportes dans les fiches individuelles des agents concerns. Ces enregistrements sont assurspar les agents responsables de la mise jour du Fichier des personnels . Par ailleurs, la DRH informeaussi ses units dcentralises des dcisions et arrts nouvellement parus afin dtre au mme niveaudinformations.

Rciproquement si un vnement survient un personnel, par exemple, un dcs ou bien si des

dcisions sont prises lendroit dun personnel quelconque au niveau des units dcentralises, ces derniresdoivent transmettre ces informations la DRH pour tre saisies dans les fiches individuelles.

Il importe de noter ici que les DIRESEB et certaines CISCO disposent aussi des Fiches individuellesdu Personnel sous leur tutelle. Le schma ci-aprs permet de rsumer le circuit des informations mis en placeactuellement

Schma 12 : Le Circuit des informations

DRH DIRESEB

CISCO Etablissement

Source : Enqutes effectues par les consultants

Les principales informations qui y circulent sont les actes administratifs et les tats civils. Pour avoirune meilleure ide sur ce circuit, nous allons prsenter, titre dillustration, un cas particulier. Supposonsquun nouveau venu arrive dans un tablissement par suite dune affectation prononce par la DIRESEB,celui-ci doit remplir une attestation de prise de service vise par le chef dtablissement. Ce dernier doitenvoyer un exemplaire la DRH pour compte rendu. La DIRESEB doit galement informer la DRH de ladcision daffectation quelle vient de prendre. Toutes ces informations, une fois reues au niveau de laDRH, sont enregistres sur la fiche individuelle de lintress.

Il arrive aussi souvent que certaines informations, qui ne sont pas disponibles sur les fichesindividuelles, soient obtenues directement par le biais des intresss de passage au Ministre. La demandedinformations par tlphone ou par Fax la DIRESEB est aussi possible quand il sagit des cas urgents. Par

ailleurs, il y a lieu de signaler lexistence dune relation directe entre la DRH et les CISCO ainsi que lesLyces sans passer par les niveaux hirarchiques existant.

Enfin, il convient de signaler quaucune saisie de donnes des fiches individuelles nest effectue ausein de la DRH. Le rle des agents responsables des fiches individuelles semble sarrter au simpleremplissage de ces fiches.

1.4 Intervenants

Il convient de rappeler que, pour pouvoir grer les ressources humaines du secteur ducatif, la Directiondes Ressources Humaines doit disposer dinformations suffisantes non seulement sur les personnels

enseignants ou non enseignants mais aussi sur les lves et les tablissements. En gnral ces informationssont qurir auprs des tablissements, des ZAP, des CISCO et des DIRESEB.

27


29/73

1.4.1 Rle et attributions des Intervenants

Les diffrents acteurs intervenant dans le systme dinformations de la DRH avec leurs rle etattributions respectifs sont prsents dans le tableau ci-aprs :

Tableau 3 : Rle et attributions des diffrents intervenants du SIRH

Intervenant Rle et attributions

- Intresss -Remplir les formulaires de prise de service ou les formulaires de cessation deservice en cas de nouvelle affectation et les remettre au chef dtablissement- Constitution des dossiers pour traitement situation administrative

- Le Chef dEtablissement - Faire complter les formulaires de prise de service ou de cessation de service parchaque agent concern- Faire parvenir la CISCO et la DRH les formulaires dment remplies- Notifier les intresss sur tout changement survenu dans leur situationadministrative

-Le Chef ZAP - Etablir la liste complte des personnels par tablissements avec leurscoordonnes- Proposer au Chef CISCO les affectations lintrieur de la commune sur la basedu nombre denseignants existants- Provoquer en temps utile la constitution des dossiers davancement ou derenouvellement de contrat

-Le Chef CISCO par le biais delAdjoint administratif et financier

- Contrler les cessations de service et les prises de service- Mettre jour les fiches individuelles disponibles la CISCO chaque rception

de nouvelles informations- Informer la DIRESEB et la DRH de tout ventuel mouvement relatif la gestiondu personnel (affectation, retraite, abandon de poste, dmission, dcs)- Informer les intresss des dcisions et arrts parus-Etablir et transmettre la DRH la situation en personnel des tablissements partir des canevas labors par la DRH

- Le DIRESEB par le biais duChef du Service des RessourcesHumaines

- Informer la DRH et ventuellement la CISCO de tout mouvement relatif lagestion du personnel (affectation, retraite, abandon de poste, dmission, dcs)- Contrler les cessations de service et les prises de service- Mettre jour les Fiches individuelles de tous les agents en service dans toute laDIRESEB chaque rception de nouvelles informations

- Les services de la DRH duMENRS

- Assurer la mise jour du Fichier des Personnels chaque rception denouvelles informations- Informer les DIRESEB et les CISCO des dcisions prises au niveau central enmatire de gestion du personnel-Recueillir des renseignements des personnels administratifs et enseignantsfonctionnaires et supplants des tablissements

-Les autres Services centraux - Informer la DRH en cas de dpart dfinitif ou daffectation dun agent- Notifier aux agents les arrts leur concernant- Mettre la disposition de la DRH diverses informations dont elle a besoin pourlexcution de ses tches (Rsultats carte scolaire,.)

Source : Enqutes effectues par les consultants

28


30/73

1.4.2 Autre source dinformations

Dautres Ministres comme le Ministre de lEconomie, des Finances et du Budget (MEFB) changedes informations avec le MENRS. Ces informations concernent la suspension de solde des agents nonrglementaires. A cet effet, le MEFB envoie au MENRS sous support informatique et sur listing la liste detous les agents du MENRS pays sur le Budget Gnral pour validation. De son ct, le MENRS fait

parvenir rgulirement au MEFB la liste des fonctionnaires non en activit ncessitant une coupure de solde.

1.5 Moyens la disposition de la DRH

Pour assurer son fonctionnement, la DRH devrait mobiliser dimportantes ressources vu le nombrerelativement important de personnels quelle gre sur tout le territoire national. Les moyens dont elle disposeactuellement, aprs la mise en place de sa nouvelle structure, proviennent en gnral des ressources desdiffrents services qui la constituent.

1.5.1 Humains

La DRH dispose actuellement de deux cents trente (230) agents rpartis dans ses huit services. Plusde la moiti de lensemble de son personnel sont affects dans les trois services ci-aprs :

-Le Service de lEducation Fondamentale-Le Service de lEnseignement Secondaire-Le Service du Personnel Administratif et Technique

Ces trois services sont chargs de traiter les actes administratifs affrents la situation administrative de toutle personnel relevant de lex-MINESEB. Il convient de noter que un peu moins de la moiti dentre eux sontissus du corps enseignant ou bien recruts par voie de contrat. Cest seulement par la force de lexpriencequils arrivent connatre leur domaine respectif.

A signaler aussi linsuffisance en nombre de personnels dans certains services de la DRH tantdonn que ceux qui sont affects ailleurs ou ceux qui partent en retraite ne sont pas remplacs. Enfin, onassiste actuellement un vieillissement du personnel de la DRH

1.5.2 Matriels

Tous les services, lexception du SESUP, sont dots suffisamment de mobiliers de bureaux. Ilimporte de noter ici lacquisition pour cette anne de nouveaux mobiliers pour remplacer les mobiliers enmauvais tat. Du point de vue matriel, chaque service possde des machines crire dont la plupart sont enmauvais tat pour accomplir les travaux de frappe qui sont en gnral en quantit importants durant toutelanne. Il convient de signaler quil existe une photocopieuse performante la Direction.

Cependant, les services souffrent dinsuffisance de micro-ordinateurs et de consommablesinformatiques. En effet, la Direction des Ressources Humaines ne dispose que denviron neuf ordinateursdont sept non performants et sept imprimantes (trois jets dencre, une en panne). Trois des neuf ordinateursci-dessus sont la disposition de la cellule informatique charge de la tenue de la Base des Donnes duMinistre. Le problme de fournitures se pose galement. La quantit de papiers disponible narrive pas couvrir les besoins de la Direction. Les services ne sont pas aussi quips de moyens de communication(poste tlphonique, Fax).

29


31/73

En outre, les voitures de service et de liaison font dfaut. En effet, la Direction na quune seulevoiture en tat de marche actuellement. Enfin, la Direction a des problmes dinsuffisance de locaux.

1.5.3 Financiers

La Direction des Ressources Humaines est encore gestionnaire de crdit pour cette anne budgtaire2004. Or, les crdits dont elle dispose ne sont pas suffisants pour faire fonctionner normalement ses huitservices. La pnurie en fournitures constate au sein de cette Direction, par exemple, est due principalement linsuffisance du crdit allou cette dpense. La somme destine lachat des papiers a, en effet, diminupresque de moiti cette anne alors que la consommation annuelle en papier ne cesse daugmenter. Ceproblme dinsuffisance de crdit a un impact considrable sur le fonctionnement de la Direction touteentire car il engendre un ralentissement des activits. Seules les tches considres prioritaires comme le recrutement et les affectations sont traits. Ceci entranerait lexistence de nombreux dossiers classsen instance pour les autres tches comme les avancements par exemple.

*

* *

En rsum, il va sans dire que le systme dinformations sur les ressources humaines qui existeactuellement au sein de la DRH est constitu principalement par des fiches individuelles dont la gestionseffectue uniquement de faon manuelle. Leur mise jour se fait partir des actes rglementaires sortis auniveau de la DRH dune part et des informations manant des units dcentralises.

30


32/73

PARTIE 2

LE DIAGNOSTIC DU SYSTEME DINFORMATIONSSUR LES RESSOURCES HUMAINES

DU SECTEUR EDUCATIF

31


33/73

2. Evaluation et Diagnostic du systme dinformations actuel

Le Fichier des Personnels fait partie du Systme dinformations des Ressources Humaines dusecteur ducatif. Il reste jusqu ce jour la principale source dinformations concernant le personnel relevantde lex MINESEB mis la disposition de la DRH. Il permet entre autres :

- de se renseigner sur ltat civil de lagent ;- de suivre sa carrire formelle ;- de faire le suivi de ses affectations.

Cest un outil de gestion destin aux Responsables de lAdministration du personnel qui leur permetdaccomplir efficacement leurs tches cest dire la mise jour de la situation administrative du personnel.En effet, il est possible de prvoir partir du Fichier des Personnels le recensement :

- des agents susceptibles de bnficier une titularisation ;- des agents susceptibles de bnficier une promotion (Avancements de classe ou dchelon et

Renouvellement du contrat de travail) ;

- des agents reclassables ;- des agents admissibles la retraite ;- des agents intgrables (Agents contractuels et Agents ELD)

Lobjet de la prsente partie consiste en lanalyse du systme dinformations oprationnel au sein dela DRH, cest dire lvaluation du Fichier des Personnels mise en place actuellement tant au niveaucentral quau niveau des antennes dcentralises afin de ressortir ses forces et ses faiblesses. Ainsi, ltudeconcerne spcialement les Fiches individuelles de tout le personnel de lEducation Fondamentale et delEnseignement Secondaire Gnral. Toutefois, cela nempcherait pas de faire une valuation des autreslments ventuels du systme dinformations au cas o il en existe.

2.1 Diagnostic de la Direction des Ressources Humaines

2.1.1 Les points faibles

(i) Fichier incomplet :

- Les Responsables des Fiches ont dclar quaucun dnombrement des fiches individuellesexistantes actuellement la DRH na t effectu. Cependant, ils ont fait savoir quil existe rellement desagents qui sont encore en activit (leur nombre nest pas connu) mais qui ne possdent pas de fiches auMinistre. La plupart dentre eux travaillent dans les Provinces dAntsiranana et de Toamasina. Cettesituation est due entre autres la ngligence mme de certains responsables dont le rle tant dassurer latenue de toutes les fiches du personnel du MENRS.

Par ailleurs, il existe aussi des problmes pour les agents nouvellement recruts. Normalement, desfiches individuelles devraient tre cres leur endroit ds leur nomination mais faute de renseignementsqui leur concernent, d entre autre une mauvaise coordination de tches entre les divers services de laDRH, les responsables des Fiches sont incapables den tablir.

Enfin, il importe de noter que les enseignants supplants (pays par les Associations des parentsdlves) ne sont pas inclus dans le Fichier des Personnels du Ministre alors quils jouent depuis quelquesannes un rle prpondrant dans lducation des enfants Madagascar. Etant donn que les supplants sontpris en charge par le MENRS depuis 2003, leur gestion au niveau de la DRH savre donc ncessaire.

32


34/73

(ii) Mauvaise remplissage des Fiches

En principe, on consigne systmatiquement sur la fiche individuelle les informations nouvellementreues. Mais en ralit, ce nest pas toujours le cas. En effet, le dpouillement de quelques fichesindividuelles a montr lexistence de dfaillances au niveau du remplissage de ces fiches.

Problme dcriture :

Tous les renseignements sont reports manuellement sur les fiches individuelles et les critures de certainsresponsables sont illisibles. Ce qui rend difficile la lecture entranant ainsi des erreurs dinterprtations de lapart des utilisateurs.

Problme de format :

La colonne portant Numro et date darrt de la partie : situation administrative nest pas assez largepour pouvoir contenir tous les rfrences de larrt. Cela entrane un problme quant lidentification delorigine de lacte. En effet, le traitement dun avancement, par exemple, peut tre effectu soit au niveau duMINFOP, soit au niveau du MENRS.

Problme de concept :

La saisie de certains renseignements prte confusion. En effet, aucune indication nest donne dans la fichepour le remplissage. Pour remplir, par exemple, la date dentre dans lAdministration , il existe 3possibilits de rponse :

- soit la date de libration du service national pour les ex-SN ;- soit la date de prise de service au premier poste daffectation pour les postulants ;- soit la veille de sa mise en route pour les nouvellement nomms.

Ce nest quau moment du traitement dun dossier quelconque que lon saperoit souvent que la datedentre consigne sur la fiche individuelle de lintresse nest pas exacte.

(iii) Conception de la fiche individuelle

Certains renseignements qui sont ncessaires pour ltablissement des pices administratives, commele numro de la carte didentit nationale et limputation budgtaire ne figurent pas dans la ficheindividuelle. Dautres renseignements, comme la zone de la localit de service de lagent, par exemple, quisont indispensables pour la gestion administrative du personnel ny sont pas marqus.

La conception de lactuelle fiche individuelle ne permet pas de dcrire lhistorique de lagent tout aulong de sa carrire. En effet, si celui-ci change de statut, par exemple, on lui tablira une autre ficheindividuelle. Par consquent, ses situations antrieures ne seront plus enregistres dans la nouvelle fiche .

Un autre cas frquent qui mrite dtre prsent galement ici concerne la situation familiale delagent. Il nest pas prvu dans la fiche individuelle un emplacement o lon peut enregistrer lesmodifications ventuelles de situation matrimoniale.

(iv) Contrle des fiches individuelles:

Il semble que aucun contrle des fiches individuelles remplies nest effectu. En effet, ledpouillement manuel de ces fiches a montr lexistence dun certain nombre derreurs dont les plusfrquents sont:

33


35/73

Pour la partie promotions successives :

-rfrence des arrts incomplet ou erron ;-date deffet errone ou non remplie ;-colonne indice vide ;

Partie Affectations :

-Colonne fonction vide :-Rfrence des dcisions incomplet ou vide ;-Colonnes Prise de service et cessation de service vides

Ces diffrentes erreurs sont dues en grande partie aux ngligences de certains agents dans lexcution deleurs tches.

(v) Ressources humaines

Le nombre de personnels chargs de la mise jour des fiches individuelles des Fonctionnaires necesse de diminuer. Si avant 1998, il compte douze agents pour effectuer cette tche, actuellement ils ne sontplus que cinq. Le non remplacement des agents affects ou retraits est la cause de cette diminutiondeffectif. Ainsi, les personnels restant dont la plupart sont relativement gs narrivent plus assurernormalement leur activit, ce qui entrane lexistence de nombreuses instances.

(vi) Mise jour de la Fiche individuelle

La mise jour des Avancements successifs est effectue au dtriment des autres situations delagent. Cest la raison pour laquelle les renseignements concernant les Affectations , par exemple, fontsouvent dfaut. Cette situation est due entre autres linsuffisance numrique des responsables des fiches.

(vii) Traitement

Etant donn le niveau de comptences relativement limit des responsables des mises jour desfiches individuelles, il semble quaucune publication concernant, par exemple, leffectif global du personneldu MENRS, ni sa rpartition par ge ou par localit de service na lieu, alors que ces tches leur sontnormalement dvolues.

(viii) Collaborations avec la Direction de la Planification de lEducation fondamentale,Secondaire et Technique (DPEFST) :

Au dbut de chaque anne scolaire, la DPEFST effectue des collectes de donnes sur les statistiquesdes tablissements scolaires : situation que la DRH devrait profiter pour amliorer son systmedinformations. Or lexploitation des diffrentes enqutes de la DPEFST par la DRH ne semble pas avoirlieu. Cest pourquoi, la DRH demande toujours auprs de celle-ci les besoins en enseignants du MENRS chaque fois que le Ministre procde, par exemple, un recrutement denseignants.

34


36/73

(ix) Classement des Fiches :

Les fiches individuelles sont classes actuellement par ordre numrique cest dire suivant lenumro matricule de lagent. Ce classement prsente un certains nombre dinconvnients dont :

- la difficult voire limpossibilit de retrouver une fiche individuelle quelconque au cas o la matricule nestpas connue ;

- la difficult dtablir la situation des personnels par CISCO ou par DIRESEB. .

(x) Lieu de rangement des Fiches :

Les Fiches individuelles sont ranges sur des tagres. Or une fiche contient des informationspersonnelles (comme les fiches mdicales), donc elles sont confidentielles. Le titulaire de la ficheindividuelle devrait tre la seule personne, part les responsables des fiches, pouvoir la consulter. Or, desagents lextrieur du service des fiches se permettent de prendre ces fiches et par ngligence ne remettentplus celles ci leur place. On cite mme des cas de fiches individuelles introuvables, voire disparues. Ondevrait utiliser dans lavenir, par exemple, des armoires tirettes verrouilles.

(xi) Comportements de certains responsables

Une des causes de la non oprationnalit du Fichier est le peu dintrt quon laccorde par lesdiffrents Dcideurs successifs. Ces derniers considrent en gnral que la gestion manuelle de RessourcesHumaines est dpasse et quil faut la remplacer par une gestion informatise.

(xii) Saisie des fiches individuelles :

Etant donn linexistence de matriels informatiques dvolus aux Responsables des fiches, la saisiedes donnes des fiches individuelles ne semble pas possible.

(xiii) Rles et attributions des Responsables des Fiches individuelles

Leurs attributions devraient tre rvises. Actuellement, leur tche est, en effet, limite seulement des activits de mises jours, alors que dautres tches telles que lidentification des agents admissibles la retraite , par exemple, devrait tre assure par eux-mmes tant donn que cela ncessite la consultationdes fiches individuelles.

2.1.2 LES POINTS FORTS

(i) Mises jour permanentes :

Malgr leffectif relativement faible des personnels utiliss pour la mise jour, ils ont quand mmearriv liquider une grosse partie des instances. En effet, sur les avancements non jour depuis 1998, ils ontpu termin la priode 2001-2004.

(ii) Des ralisations concrtes :

Suite la collecte de donnes sur les situations administratives des personnels des tablissementseffectue en 2004, la Direction des Ressources Humaines effectue actuellement leur saisie sur ordinateurpour les CISCO qui ont fait parvenir les leurs. Cest utile pour la gestion du personnel mme si ce nestencore quun dbut

35


37/73


38/73

2.3 Diagnostic de la CISCO dAntananarivo

2.3.1 LES POINTS FAIBLES

La CISCO dAntananarivo Renivohitra ne dispose pas de Fichier des Personnels . En 1999, unetentative a t entreprise dans ce sens, selon le Responsable du Personnel, mais faute de moyens suffisants,elle sest solde par un chec.

Toutefois, les Dossiers individuels des personnels en fonction dans toute la circonscription sontdisponibles la CISCO. Classs par Etablissement (EPP, CEG, LYCEE) et par ordre numrique, ces dossierspeuvent contenir entre autres :

- Une fiche de renseignements conue par la CISCO ;- les divers arrts davancements fournis par lintress ;- les dcisions daffectation ;- Autres pices concernant la carrire de lagent (cong, prise de service .)

- Les dossiers des personnes en retraite ou dcds sont rangs part.Malgr lappel lanc aux intresss par le Responsable pour complter les dossiers des pices manquantes,on note encore actuellement lexistence de dossiers incomplets.

2.3.2 LES POINTS FORTS

(i) Considration des enseignants FRAM :

La CISCO a ouvert pour chaque enseignant FRAM en service dans sa circonscription un dossierindividuel. En effet, ces enseignants occupent actuellement une place importante dans lencadrement des

lves.

(ii) Relations avec les Etablissements :

Les Chefs dtablissement communiquent annuellement au responsable du Personnel de la CISCO ;

- la liste des agents promouvables dans leur tablissement ;- la liste des agents admissibles la retraite- les situations en personnels des tablissements (tableaux faisant ressortir leffectif des lves, lenombre des sections et le nombre denseignants existant)

Lenvoi de ces listes la CISCO a permis lacclration du traitement des dossiers administratifs des

personnels. Daprs leurs dires, il nexiste plus de retard davancement dans la CISCO sauf pour les dossierstardifs.

(iii) Relations avec les autres Divisions

La Division Administration et Finances travaille troitement avec ses paires de la CISCO, En effet,elle recueille des donnes sur les personnels partir des Fiches Primaires dEnqute de la DivisionProgrammation pour dterminer la situation en personnel de chaque tablissement. Ces situations sontractualises de manire continue en cas de dcs ou de dpart en retraite ou daffectation dun agent.

2.4 Autres problmes rencontrs par le systme actuel :

Ce systme dinformations prsente galement des dfaillances au niveau de la circulation desinformations. Il existe, en effet, des informations sur le personnel censes tre envoyes par une unitadministrative quelconque la DRH mais qui narrivent pas destination. Cest le cas, par exemple, des

37


39/73

dcisions prises au niveau des CISCO en matire daffectations dont la rgularisation et la notification laDRH reviennent aux DIRESEB, mais il arrive souvent que la DRH nen soit pas du tout informe. Il en estde mme pour les prises de service et les cessations de service effectues par les agents. Celles-ci devraienttre transmis directement la DRH mais quelque fois les tablissements et la CISCO ne sen occupent pas.Et rciproquement, des actes affrents la situation administrative du personnel sortis au niveau de la DRHne sont pas parvenus aux intresss concerns.

La DRH rencontre aussi des problmes au niveau de la collecte des informations. Elle est incapablele plus souvent den effectuer cause dune part de linexistence de matriels roulants qui lui est ncessairepour accomplir des descentes sur terrain et dune autre part du manque de moyens de communication mis la disposition des services.

En rsum ces problmes sont dus principalement :

(i) au peu de moyens mis la disposition de la DRH et de ses antennes dcentralises

La DRH, par exemple, ne dispose que de cinq agents pour effectuer la mise jour des fiches individuellesdes fonctionnaires, ce qui reprsente en moyenne 1 agent pour 10 000 fiches. Ce manque de personnelsest galement ressenti au niveau des DIRESEB et CISCO. En ce qui concerne les moyens matriels, lesordinateurs la disposition de la DRH sont en nombre insuffisants, peu performants et non adapts leffectif plthorique du personnel du MENRS. Ce qui ne permet pas la saisie des donnes des fiches. Enfin,linsuffisance des moyens financiers a fait obstacle la mise en place du Fichier des personnels au niveaude la CISCO dAntananarivo.

(ii) une mauvaise organisation au niveau de la gestion des fiches individuelles

Labsence dorganisation prcise au niveau de la collecte et de la circulation des informations, comme lecalendrier de collecte, par exemple na pas permis de disposer des informations compltes et jour. La nonfiabilit des donnes sexplique essentiellement par linexistence de contrle au niveau du remplissage desfiches individuelles. Il y a lieu de noter aussi le manque de coordination entre les diffrents services de la

DRH.

(iii) une absence de motivation du personnel

Les diffrents dirigeants successifs de la DRH ne portent pas beaucoup dintrt sur lutilit des fichesindividuelles dans la gestion des ressources humaines. De tels comportements, dmotivent le personnel quinaccomplit plus leur tche convenablement.

Les principaux problmes pourraient tre rsums dans le tableau qui suit :

Tableau 5 : Rsum des principaux problmes

Thmes Problmes identifis

Evaluation du systme existant actuellement

- La conception des Fiches individuelles - Absence de coordination entre la DRH et la DIRESEB,do format, prsentation et contenu des fiches individuelles nonidentiques- Contenu des fiches individuelles non exhaustif :

Renseignements manquants sur lagent :

(Sexe, Numro CIN, Matricule, Imputation budgtaire, Mode de

paiement, Zone daffectation, Spcialit)

Renseignements manquants sur le conjoint :

(Nom et prnoms, Organisme employeur, Matricule, lieu de

service)

38


40/73

Thmes Problmes identifis

Evaluation du systme existant actuellement

- Le mode de remplissage des Fichesindividuelles

Mauvais remplissage des fiches individuelles cause dabsence decontrle. Quelques exemples :- Rfrences des actes illisibles, surtout les numros ;- lieu de service mal crit ;- Colonne Indice de grade vide dans la plupart des fiches ;- Fonction, date de prise de service non prcises ;- concepts non matriss entranant derreurs de remplissage

- Le manuel de remplissage - Absence de guide de remplissage- Aucune indication dans la fiche individuelle pour le remplissage

-Le systme de contrle et devrification

- Informations partiellement fiables cause dinexistence decontrle et de vrification des fiches individuelles remplies

- La circulation des informations - Absence de calendrier de collecte ;- Lenteur dans la remonte des informations retardant la mise

jour des fiches individuelles au niveau de la DRH

- Le traitement des informations - Inexistence de traitement des donnes

- les moyens humains, financiers,matriels mis en uvre

- Insuffisance en quantit et en qualit des personnels utiliss ;- inexistence de matriels roulants ncessaires des descentes surterrain pour des collectes dinformations ou de contrle decohrence de donnes

La mthodologie de collecte - Absence dorganisation prcise : mthode de collecte variableselon les CISCO- Absence de formations

Evaluation des objectifs du systmedinformation existant

- Inexistence de tableaux de bord- Absence dindicateurs de gestion du personnel

Source : Enqutes menes par les consultants

*

* *

En rsum, les problmes actuels trouvent leur explication dans une gestion peu efficace des fichesindividuelles, une mauvaise organisation de la collecte et de la circulation des informations et au peu de moyens mis la disposition de la DRH et des units dcentralises De par linexistence des donnes fiablessur les personnels du MENRS, il ressort que les ressources humaines du MENRS sont mal gres au niveaude leur carrire et de leur organisation. Ainsi, lamlioration du systme dinformations actuel savrencessaire afin quil puisse rpondre au besoin du MENRS.

39


41/73

PARTIE 3

PROPOSITION DE REGLES DE DECISION POURLAMELIORATION DU SYSTEME DINFORMATIONS

SUR LES RESSOURCES HUMAINESDU SECTEUR EDUCATIF

40


42/73

3 Cadre thorique :Lun des objectifs que sest fix la Direction des Ressources Humaines est doptimiser la gestion du

personnel relevant du MENRS par lamlioration de son systme dinformations existant actuellement.Cette optimisation consiste :

(i) Mettre en uvre les normes deffectifs 3 :

Dterminer plus particulirement leffectif denseignants que devrait avoir chaque tablissementscolaire et valuer ses besoins en enseignants compte tenu du nombre dlves et des salles disponibles

(ii) Assurer loctroi temps au personnel du MENRS de leurs droits :

Plus particulirement, les avancements :

Il sagit dans un premier temps de liquider tous les dossiers en instance affrents aux avancements ; Faire ensuite sortir les Arrts davancements un mois avant la date de leur effet.

En ce qui concerne les dparts en retraite :

Faire paratre les Arrts de mise en retraite un mois avant la date de cessation de service ;

(iii) Assurer la rpartition rationnelle des enseignants :

Amliorer les ratios lves par enseignant en affectant les enseignants des tablissements ayant unsurplus vers les tablissements ayant un dficit en enseignants ;

Supprimer les affectations par notes de service

(iv) Assurer une rotation adquate des personnels :

Effectuer une rotation systmatique des personnels du MENRS tous les quatre ans.

(v) Doter en enseignants les tablissements nouvellement construits ou dficitaires :

Rduire les disparits rgionales en rpartissant les postes budgtaires en fonction des besoins relsconstats ;

Supprimer le recrutement de fonctionnaires au profit des contractuels3.1 Propositions damlioration du systme dinformations des ressources humaines du

secteur ducatif

Compte tenu des problmes, les recommandations portent essentiellement sur :

Lamlioration de la gestion des Fiches individuelles ; Lamlioration de la Fiche Individuelle ; Lamlioration des changes dinformation ; Lquipement de la DRH en moyens adquats ; La mise en uvre dun ensemble de rgles de dcision.

3

La DRH a dj labor en 1999 des normes deffectif par unit administrative mais qui ncessitent dtreractualiss compte tenu des diffrentes rformes du systme ducatif. Cette ractualisation nest pasaborde dans cette tude. Elle pourrait faire lobjet dtude dans le futur.

41


43/73

3.1.1 Amliorer la gestion des Fiches Individuelles

Classes par ordre numrique, les Fiches individuelles sont actuellement gres sparment danstrois services diffrents :

les Fiches des personnels enseignants contractuels des EPP et CEG sont gres par le Service de

lEducation Fondamentale ; les Fiches individuelles des personnels enseignants contractuels des Lyces et de tous les fonctionnaires

sont tenues par le Service de lEnseignement Secondaire ; et les Fiches des personnels administratifs non encadrs par le service du Personnel Administratif et

Technique.

Lamlioration de la gestion consiste adopter un nouveau mode de classement. Pour cela, lesFiches individuelles vont tre dabord, au niveau de chaque service, regroupes par CISCO. Pour chaqueCISCO, on range diffremment, suivant le cas, les Fiches des Personnels des EPP, des CEG, des Lyces etAutres. Dans chaque sous catgorie, les Fiches sont ranges par ordre alphabtique. Avec cette nouvelleorganisation, il est plus facile de rechercher la Fiche dun agent quelconque mme si son numro matriculenest pas connu davance. Elle permet aussi de faire plus facilement une analyse de la situation du personnelpar CISCO et par DIRESEB. Ce mode de classement des Fiches individuelles sera implant au niveau desDIRESEB et des CISCO.

3.1.2 Amliorer la Fiche Individuelle :

Les amliorations portent sur la forme et sur le contenu des Fiches individuelles. Il sagit dans unpremier temps dlaborer des Fiches Individuelles cartonnes, de format A4 et uniques tous les chelons(DRH, DIRESEB, CISCO). Ceci, dans le but duniformiser les informations sur les personnels mises leursdispositions respectifs. Pour ce qui est du contenu des Fiches, il consiste rajouter dans les fichesindividuelles amliores les renseignements manquants sur lancienne fiche. Par ailleurs, il convient de noterque pour pouvoir faire le suivi de chaque agent du MENRS, il na quune seule fiche individuelle tout au

long de sa carrire mme sil y a changement de statut.

La Fiche individuelle amliore devrait contenir toutes les informations ncessaires pour la mise enuvre du systme de gestion des ressources humaines, savoir :

(i) les informations relatives aux situations administratives partir du dbut de carrire (Nominationou Recrutement) jusqu la fin de carrires (retraite, dmission, rvocation, licenciement, dcs) enpassant par les diverses promotions (titularisation, avancement dchelon et de classe,renouvellement de contrat, intgration, reclassement) ou les diverses positions (cong, mise endisponibilit, dtachement, rintgration, affectation) ;

(ii) les formations reues par lagent dans le pays ou ltranger;(iii) les renseignements sur sa situation familiale.

3.1.3 Amliorer la collaboration avec les autres Services et Directions du MENRS :

A titre dillustration, la DRH est fortement conseille exploiter maintenant les donnes des FichesPrimaires dEnqute (FPE) disponibles auprs de la Direction de la Planification de lEducationFondamentale, Secondaire et Technique. Ces FPE contiennent des informations utiles pour la gestion desressources humaines, savoir celles relatives aux tablissements et aux personnels. En effet, la DRH peuteffectuer, partir des FPE, lestimation des besoins en enseignants du MENRS dune part, et dautre part lamise jour de son systme dinformations.

Par ailleurs, il y a lieu dinciter les diffrents services et directions sous tutelle du MENRS lasynergie dactions pour quil y ait des changes fluides dinformation.

42


44/73

3.1.4 Equiper la DRH en moyens adquats :

Comme il a t voqu dans les prcdentes parties, les personnels utiliss pour la mise jour desFiches individuelles sont en nombre insuffisant et leurs comptences sont trs limites. De plus, il nexistepas dordinateur leur disposition. Or, la saisie des donnes sur le personnel sur un ordinateur permetdamliorer la gestion des ressources humaines. Il faut donc doter la DRH de matriels informatiquesadquats et de personnels, en nombre suffisant, aptes manipuler ces machines.

3.1.5 Amlioration de lorganisation

La mise en place dun calendrier de collecte et llaboration des fiches de mise jour permettent demettre jour rgulirement les fiches individuelles, donc davoir un systme dinformations plus efficace.Le renforcement des comptences des diffrents intervenants en matire de traitement de donnes savregalement ncessaire pour leur permettre deffectuer des analyses des situations des personnels du MENRS.

3.2 REGLES DE DECISION SUR LAFFECTATION 4

Gnralits :

Laffectation ne peut avoir lieu que dans lun des cas suivants :

(i) pour ncessit de service ; ou(ii) sur demande de(s) lintress (s).

Une affectation pour ncessit de service est celle manant directement de lAutorit comptente sansque lagent ait se prononcer, affectation aprs nomination ou recrutement par exemple.

Concernant les affectations sur demande, on peut citer :

le Rapprochement de mnage ;

La permutation ; La raison de sant (Agent, conjoint, enfant) ; Le cas social (soutien de famille, anciennet au poste ) et Les convenances personnelles.

Objectif gnral :

Amliorer la rpartition du personnel du MENRS

Objectif spcifique :

Rpartition rationnelle des enseignants

Principe adopt :

Tout personnel peut tre affect sur toute ltendue du pays Remplacement des enseignants affects si ltablissement de dpart accuse un dficit en enseignants

Condition daffectation :

4Laffectation est la dsignation dun fonctionnaire un poste de travail. La mutation est un changement

daffectation. Laffectation ou mutation gographique est le dplacement du fonctionnaire dunecirconscription administrative une autre ou dun Faritany un autre. (C.F. Dcret n 2004-841 fixant lergime des affectations et mutations des fonctionnaires du 31 aot 2004).

43


45/73


46/73

Enfin, il importe de noter que dans lapplication du systme de rotation, il ny a pas de risque desureffectif des zones urbaines. En effet, il ne va pas y avoir beaucoup de demandes daffectation tant donnque le recrutement denseignants se fait localement.

Mesures daccompagnement :

Assurer une formation continue pour les enseignants ( prioriser les zones 3 et 2) ; Rviser la hausse les taux de lindemnit dloignement des zones enclaves pour motiver les

Enseignants y servir ;- Assurer le traitement des dossiers administratifs et financiers de ces

etude sur l'amélioration du système d'information sur les ressources humaines du secteur éducatif...

Documents