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Etude portant sur le développement de

l’archivage électronique dans les territoires

Rapport d’étude Octobre 2017

Programme de développement concerté de

l’administration numérique territoriale

DCANT 2015-2017

2

SOMMAIRE

1. Introduction 2

2. Synthèse du diagnostic 20

3. Synthèse du cadre juridique 30

4. Présentation générale du périmètre et des scénarios associés 35

5. Approfondissement des scénarios et options 53

6. Leviers associés au développement de l’archivage électronique 72

7. Conclusions et prochaines étapes 86

3

Annexes

• A1 : Liste des participants à l’étude 90

• A2 : Sources de références associées à l’étude 96

• A3 : Illustrations associées aux différents scénarios étudiés 98

• A4 : Grille détaillée de répartition des rôles et responsabilités associées aux différents scénarios (version de travail) 127

• A5 : Données de référence disponibles sur les collectivités françaises 131

• A6 : Vue d’ensemble des enjeux associés à l’archivage électronique et du contexte associé à la gestion des données publiques en collectivités 140

SOMMAIRE

4

1. Introduction

1.1 Contexte et objectifs de l’étude

1.2 Démarche mise en œuvre

1.3 Les concepts associés à l’archivage électronique dans les collectivités

5

Missions SGMAP

Moderniser l’administration

Créer et diffuser des méthodes innovantes

Améliorer la qualité de

service aux usagers

Développer et diffuser le

numérique

Axes du Programme DcANT 2015-2017

Efficience des relations inter-

administratives

Unification et simplification

de la relation des administrations avec leurs

usagers

Simplification et sécurisation

de l’administration de la

preuve et gestion du

patrimoine immatériel

Développement de

l’écosystème numérique des territoire

1.1. Contexte et

objectifs de l’étude

Recommandation 8 : Concevoir un processus de définition et de validation des profils d'archivage (format pivot d'archivage) et faciliter les transferts d’archives

dans les services d’archivage électronique

Recommandation 9 : Imposer le standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) aux éditeurs de solutions d'archivage et métier et intégrer ses évolutions comme faisant partie de la maintenance obligatoire et réglementaire

Recommandation 10 : Favoriser le déploiement de solutions d'archivage

électronique dans les territoires qui tiennent compte des besoins d'archivage

électronique actuels et des besoins d'archivage futurs ainsi que la mutualisation des

services d'archivage électronique

Recommandation 7 : Donner la possibilité aux collectivités concernées de tenir un

registre des délibérations sous forme électronique dès lors que les conditions de

conservation et d'archivage électronique sont réunies

Les recommandations inscrites dans le programme DcANT

publié en octobre 2015

6

1.1. Contexte et


Contribuer à

la pérennisation

des solutions

d’archivage en

production

Réalisation de la

recommandation

n°10 du programme

DCANT

Valoriser les

projets

d’archivage électronique

existants

Identifier les

prérequis

pour la mise en œuvre de

projets d’archivage électronique

Identifier tout ce qui pourrait

favoriser le développeme nt de solutions


Contribuer à la recherche

de financements destinés aux

territoires

Objectif : apporter une

réponse aux collectivités,

sous forme de scénarii pour

faciliter la mise en œuvre

de leurs projets


Lancement officiel de l’étude :

5 janvier 2017

7

1.1. Contexte et


1.2. Démarche

Les acteurs

COMITE DE

PILOTAGE

3 réunions

GROUPE

PROJET

5 réunions

SGMAP

SIAF

FNCCR

ADF

France Urbaine

Collectivités territoriales

Structures de

mutualisation

Autres entités nationales

Associations

Membres du Comité de

pilotage

Prend les décisions de plus

haut niveau concernant

l’étude, en termes d’arbitrage,

d’orientation des travaux ou

de validation des livrables

Contribue aux travaux, en

apportant des informations et

participant aux travaux de

synthèse, d’analyse et de

prospective

8

Services de l’Etat

Associations de

collectivités

Régions

Départements

Villes EPCI

CDG / Structures de

mutualisation

informatique

Autres acteurs

9

1.2. Démarche

Membres du groupe projet

10

• Eclairer le périmètre de l’étude : acteurs, principaux objets,

Identifier les stratégies et dispositifs actuellement retenus et

processus, perspectives, limites

• mis en œuvre

• Faire le bilan des expériences pour élaborer les scénarii du volet 3

Volet 2 : Analyse du cadre juridique en vigueur

Analyse de l’impact des principaux textes relatifs à l’archivage électronique dans le secteur

public local, en y intégrant notamment

• Les textes relatifs à la mutualisation et à l’externalisation

• Le règlement de l’UE relatif au traitement des données à caractère personnel et à la libre

circulation des données

Définir des scénarii adaptés aux besoins des collectivités pour faciliter l’émergence de projets

d’archivage électronique et leur montée en charge

• Valoriser les projets existants

Contribuer à la pérennisation des • solutions d’archivage en production

• Identifier les prérequis nécessaires à la mise en œuvre des projets

Identifier tout ce qui pourrait favoriser le développement de solutions •

• Contribuer à la recherche de financements destinés aux territoires

Volet 3 : Définition de scenarii de mise en œuvre de SAE dans les territoires

Volet 1 : Benchmark et diagnostic

1.2. Démarche

Phases de l’étude

Présentation du diagnostic et du

benchmark

Présentation du

cadre juridique

Rapport

d’étude

Livrables

11

• Réunion N°1 (5 janvier 2017) : Lancement officiel de l’étude

Réunion N°2 (6 avril 2017) : Synthèse du diagnostic •

• Réunion N°3 (18 septembre 2017) : Validation des travaux et plan d’actions

Réunions du groupe projet

• Réunion N°1 (14 novembre 2016) : cadrage de l’étude et point d’avancement sur les

recommandations du programme DCANT relatives à l’archivage électronique

• Réunion N°2 (3 février 2017) : diagnostic

Réunion N°3 (7 mars 2017) : approfondissement • du diagnostic

Réunion N°4 (18 mai 2017) : cadre juridique et scénarios •

• Réunion N°5 (14 juin 2017) : approfondissement des scénarios et des leviers

Réunions du comité de pilotage

1.2. Démarche

Instances et réunions

12

D’après le code du patrimoine (article L211-1), les archives sont « L’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation,

leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et

par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. »

Les archives publiques sont (article L211-4) : « 1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements

publics et des autres personnes morales de droit public. Les actes et documents des assemblées

parlementaires sont régis par l'ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement

des assemblées parlementaires ; 2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de

service public par des personnes de droit privé ; 3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées

de pacte civil de solidarité. (CDP Article L211-4). »

On distingue en particulier : Les archives courantes : « documents qui sont d’utilisation habituelle pour l’activité des services,

établissements et organismes qui les ont produits ou reçus […] » Les archives intermédiaires : « documents qui : a) ont cessé d’être considérés comme archives

courantes ; b) ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l’objet de tri et

d’élimination […] » Les archives définitives : « documents qui ont subi les tris et éliminations […] et qui sont à conserver sans

limitation de durée. »

Les archives et les archives publiques

1.3. Les concepts associés à

l’archivage électronique

13

Le cycle de vie des archives publiques



Source : référentiel général de gestion des archives (R2GA)

14

La responsabilité de la conservation des archives

Les archives courantes et intermédiaires sont conservées sous la responsabilité des

collectivités qui les ont produites

Les archives définitives sont conservées sous la responsabilité juridique du service

d’archives qui a vocation à les recevoir conformément aux dispositions du Code du

patrimoine.

Ces responsabilités sont exercées par les collectivités concernées suivant des

modalités d’organisation qui leur appartiennent, conformément au principe de leur

libre administration

Responsabilités et usagers des archives



15

Les usagers des archives : 2 catégories à considérer

Les services producteurs des archives (les collectivités dans le cas de la présente étude),

susceptibles à tout moment de consulter leurs archives, à des fins juridiques, administratives ou pour toute autre raisons,

des besoins concentrés sur les âges courants et intermédiaires, mais pouvant également concerner les archives définitives.

Les publics des archives : grand public, chercheurs, généalogistes professionnels

à des fins culturelles et historiques,

ou pour leur permettre de justifier de leurs droits vis-à-vis des décisions prises par le passé,

Responsabilités et usagers des archives



16

A l’échelon territorial, les Départements, par le biais des Archives Départementales,

jouent un rôle central en matière d’archivage à plusieurs niveaux : En tant que service public d‘archives, les archives départementales « collectent,

conservent, évaluent, organisent, décrivent, communiquent, mettent en valeur et

diffusent les archives publiques »* du Département, mais aussi les archives définitives

des services déconcentrés de l’Etat, de certaines collectivités et des autres structures

publiques dont le siège est implanté dans le département

Le Directeur des Archives départementales assure, au nom de l’Etat, le Contrôle

Scientifique et Technique (CST) sur les conditions de conservation et de gestion des

archives publiques sur le territoire

Des principes dont le suivi et l’évolution sont assurés au niveau national par le Service

Interministériel des Archives de France (SIAF)

Compétences et organisation territoriale



* définition donnée par le Règlement européen sur la protection des données à caractère personnel

17

D’après la norme NF Z42-013, un système d’archivage électronique (SAE) est « un

système consistant à recevoir, conserver, communiquer et restituer des archives et qui

s’appuie sur une plate-forme informatique »

Autres concepts généraux associés au périmètre de l’étude et notamment au cycle de

vie des données et documents numérique :

Gestion électronique des documents (GED, GEIDE, ECM) : « Outil informatique permettant d'organiser et

de gérer des documents ou données électroniques au sein d'un organisme et recouvrant des

fonctionnalités de capture et de contrôle des données et des documents, de gestion des versions et

des métadonnées, de recherche et des modules de contrôle des circuits de validation des

documents. » (R2GA : Référentiel général de gestion des archives)

Records Management : « Champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et

systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des

documents, y compris les méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées

à la forme des documents. Le RM vise à permettre de produire et conserver des documents

authentiques, fiables et exploitables, et de préserver leur intégrité aussi longtemps que nécessaire. »

(norme ISO 15489-1)

La notion de système d’archivage électronique



18

Autres concepts et cycle de vie des données et documents numériques

Voir également le glossaire présenté en annexe du livrable associé au diagnostic et au benchmark



L’Open Data : « Désigne à la fois : - un mouvement de la société civile prônant l'ouverture des

données à des fins d'amélioration de la démocratie par le renforcement de la transparence des

institutions et de la participation des citoyens dans la vie publique, tout en stimulant l'activité

économique ; - et les données ouvertes en elles-mêmes, qui doivent être facilement accessibles et

réutilisables par tous grâce à des conditions juridiques (droit de réutilisation illimitée et gratuite) et

techniques adéquates (usage de formats ouverts, libres et structurés, lisibles par les machines). »

(R2GA)

La mise en ligne de données ouvertes de qualité incite nécessairement les producteurs de ces

données à rationaliser la gestion de celles-ci (point commun entre l’open data et l’archivage

numérique).

Pour autant, les deux concepts ne doivent pas être confondus, car les données archivées sont

beaucoup plus riches que les données mises en open data.

L’exemple le plus parlant est celui des données à caractère personnel, exclues de l’open data

alors qu’elles constituent la richesse des archives. Les traitements appliqués aux données en vue

de leur ouverture et de leur archivage ne sauraient donc être les mêmes.

19



Les 3 niveaux d’un système d’archivage électronique (SAE)

Pour plus de précisions, se référer

au livrable « Présentation du

cadre juridique »

20

SOMMAIRE

1. Introduction 2







Un panel de 28 projets étudiés (entretiens, réunions du groupe projet et autres contributions

spontanées)

21

2. Synthèse du diagnostic

Des projets aux positionnements et états d’avancement très variés, ne représentant

toutefois qu’un échantillon de l’ensemble des projets conduits au niveau national

22

Une vision relativement bien partagée du concept, des enjeux et des spécificités de

l’archivage électronique dans le contexte des collectivités

notamment entre les différents porteurs de projet rencontrés. Des adhérences avec d’autres thématiques liées aux données publiques (informatique et

libertés, open data, cloud …) induisant pour les collectivités de disposer d’une vision

globale sur l’ensemble de ces sujets.

Cas notamment des plus petites collectivités à la recherche d’une solution « globale » et

adaptée à leurs moyens humains et financiers (témoignage de l’AMRF : association des

maires ruraux de France)

Des enjeux associés à la mise en œuvre de l’archivage électronique largement

communs, même si les priorités ne sont pas toujours les mêmes :

Pérenniser sur le long terme la force probante de certaines données, notamment

lorsqu’elles s’inscrivent dans le cadre de processus dématérialisés

Conserver des fonds patrimoniaux numériques en complément ou en remplacement des

fonds jusqu’ici conservés sous forme papier


23

Une thématique concernant potentiellement, au niveau des collectivités, une grande

diversité de données :

Données issues des projets de dématérialisation, que ceux-ci aient été imposés par la

réglementation ou non

Données issues des applications métiers

Production bureautique et collaborative, messageries électroniques

Fonds multimédia et photothèques

Et répondant à terme à deux grands types d’usages :

Usages des collectivités (archives courantes et intermédiaires principalement)

Usages des publics des archives (archives définitives notamment, enjeux culturels).


24

Des initiatives de plus en plus nombreuses sur tout le territoire, suivant des stratégies très

diverses et souvent menées de manière différenciée à l’échelle d’un même territoire

Des projets étudiés dans le cadre de l’étude pour la plupart « en cours » voire « à

l’étude » et étalés sur plusieurs années, avec plusieurs états d’avancement possibles Etude engagée mais pas encore transformée en projet

Projet engagé mais non encore déployé

Projet déployé mais encore peu de données effectivement archivées

En l’état, parmi les projets étudiés, très peu de projets encore réellement aboutis,

notamment en termes de montée en charge

Une réalité plus nuancée si on se réfère aux chiffres de l’enquête statistique du SIAF

Et par ailleurs un grand nombre de collectivités de différentes tailles ne s’étant pas

encore emparées du sujet (parmi lesquelles les plus petites*)

Principaux critères de différenciation des stratégies mises en œuvre :

Prise en charge des archives définitives et/ou intermédiaires,

Démarche mutualisée entre plusieurs collectivités ou non

Offre de service proposée ou non à d’autres collectivités

Couverture géographique associée

Externalisation ou internalisation du dispositif

Structure porteuse et gouvernance associée, modèles économiques…


* Témoignage de l’AMRF (association des maires ruraux de France) et des porteurs des projets territoriaux étudiés

25

Au regard du nombre et de la diversité des collectivités territoriales, et malgré le

nombre de projets d’ores et déjà engagés, de nombreuses collectivités se situent dans des zones sans ou avec

départemental ou régional

peu d’initiatives sur leur territoire intercommunal,

« Zones blanches » : aucune initiative à l’échelle du territoire

« Zones grises » : une ou plusieurs initiatives mais ne couvrant qu’une partie du périmètre

ou ne s’adressant qu’à certaines collectivités

Une question d’égalité entre les territoires à instruire (à considérer dans le cadre des

réflexions menées par le CGET et l’Agence du numérique dans le prolongement de

l’article 69 de la loi République Numérique : cadre national du développement des

usages du numérique)

Et des moyens financiers et surtout humains à l’échelle de chaque projet souvent jugés

insuffisants pour atteindre ces objectifs

Par ailleurs, des difficultés récurrentes pour mobiliser l’attention des décideurs et

engager des démarches ambitieuses

Principal levier pour mobiliser : positionner l’archivage électronique comme une condition

de réussite des projets de dématérialisation (enjeux juridiques et réglementaires)

Et exploiter ce levier pour atteindre également d’autres objectifs (enjeux patrimoniaux

notamment)


26

Plusieurs acteurs ont exprimé l’intérêt de considérer la thématique de l’archivage

électronique en s’inscrivant dans le cadre plus général de la gestion de la donnée

publique

Intégrant d’autres composantes telles que l’open data, la protection des données

individuelles et de santé, le big data des données techniques …

Susceptible de constituer un socle commun pour engager des réflexions transversales à

l’échelle de chaque collectivité (ou entre collectivités)

Avec dans tous les cas des incidences fortes en termes à la fois d’infrastructures et d’organisation

Qui se posent non seulement aux collectivités mais également à d’autres acteurs locaux

(hôpitaux, opérateurs publics…)


27

Un contexte général se prêtant à un renforcement des démarches mutualisées entre

collectivités et, le cas échéant, avec d’autres structures publiques.

On recense d’ores et déjà différents projets portés directement par des collectivités

s’inscrivant dans une logique de mutualisation plus ou moins importante

D’autres projets mutualisés sont portés par des structures de mutualisation informatique

(SMI). Les SMI rencontrées ont fait état de difficultés associées à la réussite de leurs projets d’archivage électronique du fait de l’état actuel du droit qui ne leur permet pas de gérer

par elles-mêmes les archives définitives des collectivités au-delà de la mise à disposition

d’infrastructures et de solutions logicielles

France Urbaine, l’ADCF et leurs membres souhaitent pour leur part que, sur le sujet de

l’archivage électronique, les scénarios favorisant une mutualisation la plus simple possible

soient mis en avant, En l’état, les 2 associations et leurs membres sont satisfaits de pouvoir envisager la

mutualisation à différents niveaux (territorial, national ou entre pairs répartis sur

différents territoires),

Dans ce cadre, les 2 associations souhaitent que la mise en œuvre d’un dispositif

national soit envisagée, le cas échéant avec le concours de l’Etat, si celui-ci met

en œuvre par ailleurs des dispositifs susceptibles d’être utilisés par les collectivités,

Enfin, les 2 associations et leurs membres souhaitent que les compétences

respectives des différents types de collectivités ne soient pas remises en cause,

suite notamment aux évolutions récentes en la matière (Loi NOTre notamment).


28

Autant de points sur lesquels une grande

souhaiterait mieux connaitre la stratégie de l’Etat

partie des collectivités rencontrées

pour pouvoir en tenir compte dans l’orientation de leurs travaux et la définition de leurs

priorités

Plus généralement et malgré les nombreuses actions menées au niveau national, les

porteurs de projets rencontrés expriment un besoin de communication plus importante

de l’Etat vers les collectivités concernant les actions entreprises à son niveau sur le sujet

de l’archivage électronique

Exemples : positionnement de Vitam, principes associés au système Atlas, gestion des

archives électroniques des services de l’Etat, évolution du cadre juridique,

Une situation parfois à l’origine d’incompréhensions ou de mauvaises interprétations

Les deux constats ci-dessus ont pu concourir, parmi les personnes rencontrées, à une certaine temporisation vis-à-vis du lancement des projets

Autres raisons de cette temporisation :

Impacts de la Loi NoTRE sur l’organisation des collectivités

Perception d’un manque de lisibilité du cadre juridique actuel


29

Enfin, outre les questions de périmètre et de stratégie, les porteurs de projets rencontrés

ont exprimé des difficultés récurrentes pour porter la mise en œuvre de leurs projets

Au-delà de la mobilisation des moyens financiers nécessaires, les points d’attention

soulevés se concentrent sur :

Le besoin de disposer de ressources humaines suffisantes et de compétences en

archivage électronique appropriées pour conduire une telle démarche de bout en bout

La nécessité de maîtriser le cadre juridique et réglementaire actuel de façon à valoriser

les obligations encourageant les directions métier et les décideurs à mettre en œuvre

une démarche d’archivage électronique

Le souhait des structures de mutualisation informatique (SMI) de permettre juridiquement

à toutes les entités impliquées dans la mutualisation numérique de mutualiser également

l’archivage numérique définitif, sous réserve que celles-ci disposent des moyens et

compétences appropriés

L’exigence fonctionnelle et technique de faire évoluer les sources de données de façon

à disposer de connecteurs permettant de verser aisément les données dans les systèmes

d’archivage

A contrario, les solutions logicielles d’archivage électronique disponibles sont rarement

considérées aujourd’hui comme les principaux freins associés à la conduite des projets

Cependant, leur capacité de montée en charge n’a pas encore été réellement testée.


30

SOMMAIRE

1. Introduction 2







31

Le volet 2 de l’étude a consisté à explorer et illustrer le cadre juridique de

l’archivage électronique dans les collectivités

Ce cadre juridique repose sur l’état actuel du droit, incluant les évolutions

récentes liées à la promulgation de la Loi LCAP en 2016 puis à la publication de

son décret d’application

Il s’intéresse en particulier aux différentes opportunités existantes à ce jour pour

favoriser l’émergence de projets d’archivage électronique, notamment sous l’angle de l’externalisation et de la mutualisation

Il développe ainsi l’étendue des possibles sur le plan juridique, sans présager à ce

stade de la pertinence effective et des risques induits par ces différentes

possibilités pour les collectivités

Il démontre notamment que les possibilités en termes de mutualisation sont

multiples, laissant ainsi la possibilité aux collectivités d’établir des stratégies

différentes les unes des autres.

3. Synthèse du cadre juridique

32

Ainsi, en matière de mutualisation et d’externalisation, le Code du patrimoine permet,

sous certaines conditions :

à toutes les structures produisant des archives publiques d’en externaliser la conservation chez

un tiers-archiveur agréé par le ministère de la Culture durant l’âge courant et intermédiaire.

à une commune ou un EPCI de déposer ses archives auprès de leur EPCI à fiscalité propre ou

d’une commune membre de l’EPCI

aux collectivités d’un département de déposer leurs archives auprès du service des archives

départementales

A ces dispositions s’ajoutent les possibilités données dans le cadre de la loi LCAP (2016)

Un service public d’archives (SPA) d’une collectivité peut mutualiser la conservation

d’archives numériques avec un autre service public d’archives

Une possibilité qui ne concerne pas les EPCI sans fiscalité propre qui ne sont pas des services

publics d’archives. Ceux-ci peuvent néanmoins recourir à d’autres formes de mutualisations

(voir ci-après : mise à disposition des infrastructures et de la plateforme logicielle)


Communes EPCI à fiscalité propre EPCI sans fiscalité propre

Départements Régions EPL

33


Possibilités offertes à ce jour aux collectivités par le cadre juridique en fonction de

leur statut :

En complément, il convient d’ajouter la possibilité d’externaliser, dans les différents cas présentés ci-dessus, l’hébergement de l’infrastructure matérielle, de l’environnement système et des logiciels spécifiques d’archivage électronique du SAE, qu’il s’agisse d’archives courantes, intermédiaires ou définitives

34

Le cadre juridique actuel permet également à une collectivité, si elle le souhaite, de confier à un

tiers-hébergeur, public ou privé, tout ou partie des activités ayant trait à la mise à disposition des

infrastructures et de la plateforme logicielle

Dans ces 2 cas, le ou les tiers concernés par la mise à disposition des infrastructures et solutions

restent soumis au Contrôle Scientifique et Technique (CST) exercé par l’Etat sur la gestion des

archives publiques

Pour des questions de confidentialité, les tiers concernés ne doivent pas avoir accès aux données

gérées dans le dispositif

Ce point, pour lequel les modalités de mise en œuvre technique reste encore à établir, est

mis en exergue dans le cadre de la révision en cours de la norme NF Z 42-013

La ou les collectivités responsables du dispositif continuent à assurer la gestion des archives et

prennent en charge notamment les tâches métiers associées aux archives conservées


35

SOMMAIRE

1. Introduction 2







36

4. Présentation du périmètre et des

scénarios associés

4.1 Principes généraux

4.2 Collectivités concernées et caractéristiques associées

4.3 Présentation des différents scénarios

37

La réflexion autour des scénarios réalisée dans le cadre de cette étude n’a pas vocation à déboucher sur le choix d’un ou plusieurs d’entre eux qu’il s’agirait ensuite de déployer voire d’imposer au niveau national principe de libre administration de chaque collectivité

Cette étude n’a pas non plus vocation à déboucher sur la mise en avant d’un scénario particulier Elle consiste à donner aux collectivités les éléments d’analyse qui leur permettront de choisir le

scénario le plus pertinent, au regard des choix qui s’offrent à elles, de leur contexte et de leurs besoins

En particulier, chaque collectivité peut décider soit de mettre en œuvre son propre système d’archivage électronique, soit de s’engager dans le cadre d’une démarche mutualisée l’étude vise

notamment à évaluer les avantages, les inconvénients et les conditions de réussite de ces 2 approches, au regard notamment des différents scénarios de mutualisation envisageables.

Les différents scénarios de référence présentés ci-après reposent sur l’état actuel du droit (cf. cadre

juridique), à l’exception d’un scénario complémentaire, mis en avant par les structures de mutualisation informatique (SMI), qui induirait une évolution législative préalable et ne peut donc

être mis en œuvre à ce stade.

Enfin, dans l’analyse des scénarios, il convient de tenir compte, autant que possible, des situations de

tous les territoires et de toutes les collectivités, pour s’assurer que chacun ait a minima un scénario

possible à mettre en œuvre, et ce pour l’ensemble du cycle de vie de leurs archives

En synthèse, cette analyse a été réalisée en considérant librement l’étendue des possibles à court,

moyen et long terme, sans présager à ce stade de la stratégie que décideront de mettre en œuvre les

partenaires à la suite de cette étude

4.1. Principes généraux

Plusieurs conditions de réussite associées à la mise en œuvre de ces différentes

stratégies, relevant à la fois de considérations nationales et de choix propres à chaque collectivité :

1. Un dispositif conforme au cadre juridique en vigueur ou intégrant des modifications

juridiques proposées par l’étude, notamment en termes de mutualisation,

2. répondant

collectivité,

aux différents enjeux de l’archivage intermédiaire et définitif de la

3. ne remettant pas en cause la libre administration des collectivités,

4. favorisant la subsidiarité à différentes échelles

5. permettant la couverture à terme de l’ensemble du territoire,

6. rendant aisé les connexions avec les sources de données à archiver (système

d’information, projets de dématérialisation…),

7. s’appuyant sur des compétences et ressources archivistiques et techniques suffisantes

pour accompagner la démarche,

8. induisant un coût compatible avec les moyens financiers de la collectivité,

9. et des moyens techniques compatibles avec ceux existants au sein de la collectivité,

notamment en termes d’infrastructures, et à l’état de l’art (cadre normatif).

10. et conforme à la mise en œuvre de la compétence de conservation et de mise en

valeur des archives, entrant dans le champ des actions des collectivités dans le

domaine de la culture

38


Analyse des différents contextes et stratégies

possibles au niveau local

Typologie de collectivités

Scénarios

types d’archivage

électronique

Conditions de réussites

Scénarios envisageables par

typologie de collectivités

Mesures à mettre en œuvre au niveau national ou d’un territoire pour soutenir le développement de


Méthodologie retenue associée à l’instruction des scénarios

39


4.2. Collectivités concernées et

caractéristiques associées

Le diagnostic réalisé dans le cadre de l’étude a mis en exergue de fortes disparités dans

les stratégies de mise en œuvre des projets d’archivage électronique

En théorie du moins, une collectivité peut envisager de nombreux scénarios différents,

faisant aujourd’hui, pour la plupart, l’objet de retours d’expérience

En pratique, les choix qui s’offrent à une structure locale sont fonctions de plusieurs

paramètres :

Son statut (département, région, EPCI, ville, syndicat…) et le fait qu’elle dispose ou non d’un service public d’archives, lui donnant notamment plus

ou moins de latitude en matière de mutualisation

Sa capacité à prendre en charge en tout ou partie une démarche

d’archivage électronique, au regard notamment de sa taille et de ses

moyens

L’offre de services disponible sur le territoire où elle se situe

une offre de services pouvant départements, régions, national)

se présenter à différentes échelles (EPCI,

et portée par différents profils d’acteurs (collectivités, autres structures publiques de mutualisation, opérateurs privés), avec le cas échéant plusieurs acteurs associés avec des rôles différents

40

On recense à ce jour :

35 411 communes (Au 1 er janvier 2017, source DGCL)

1 266 EPCI à fiscalité propre (Au 1 er janvier 2017, source DGCL)

101 Conseils départements

14 Conseils régionaux

12 596 autres structures :

7 365 SIVU et 1 078 SIVOM (Au 1 er avril 2017, source DGCL)

1 891 syndicats mixtes fermés et 899 syndicats mixtes ouverts (Au 1 er avril 2017, source DGCL)

14 pôles métropolitains, 95 PETR (Pôles d’équilibre territoriaux et ruraux) et 11 EPT (établissement public territorial) (Au 1 er avril 2017, source DGCL)

1 243 Sociétés d'économie mixte (Sem), Sociétés publiques locales (Spl) et Sociétés d'économie mixte à opération unique (SemOp) (source Fédération des EPL)

Par ailleurs, le rapport d’activité du SIAF 2015 dénombrait 590 services d’archives

constitués :

466 services d’archives municipales et/ou intercommunales Moins de 1,5% des

communes

101 services d’archives départementales 100% des conseils départementaux

23 services d’archives régionales (avant fusion des régions) 100% des conseils

régionaux

Voir en annexe l’analyse du contexte associé aux principaux types de collectivités

recensées ci-dessus

41

Périmètre de l’étude*

* A considérer également : les collectivités à statut particulier au sens de l’article 72 de la constitution



Principaux points d’attention associés aux caractéristiques des structures associées

au périmètre de l’étude :

Les scénarios étudiés doivent être compatibles avec les spécificités des différents types

de structures compris dans le périmètre

Pour chacun de ces types, on observe une très grande diversité en matière de taille

des structures et donc de moyens, notamment au niveau des communes et EPCI

La part des communes et EPCI disposant d’un service d’archives constitué reste très

faible

Parmi les structures disposant d’un service d’archives, les effectifs associés à ces

services sont très différents et en partie proportionnels à la taille de la collectivité

Tous les Départements disposent d’effectifs conséquents du fait de leur périmètre d’intervention beaucoup plus large sur cette compétence que pour les autres collectivités

Les régions ne représentent qu’une très faible partie de l’effectif global, avec des services

rarement supérieurs à 10 agents

La situation au niveau des villes et EPCI est très variable. Seules les grandes villes, les

métropoles et quelques agglomérations disposent de services d’archives composés de plus de 5 agents

42



4.3. Présentation des différents

scénarios

Scénarios de base

Une collectivité peut tout d’abord envisager, pour répondre à ses propres besoins, de

mettre en œuvre et faire fonctionner, par elle-même, un système d’archivage

électronique intégrant la gestion de ses archives courantes, intermédiaires et/ou

définitives (scénario 1)

A droit constant, en fonction principalement de son statut, elle peut également

s’appuyer en tout ou partie sur des structures tierces. Ainsi :

Les communes et EPCI peuvent déposer leurs archives auprès du service d’archives de

leur EPCI à fiscalité propre ou de l’une des communes membres de l’EPCI (scénario 2)

Les communes, EPCI et EPL peuvent déposer leurs archives auprès du service

d’archives départemental compétent (scénario 3)

Avec la loi LCAP de 2016, toute collectivité dotée d’un service public d’archives (SPA)

peut « mutualiser » la gestion de ses archives avec un ou plusieurs autres services

publics d’archives, que ceux-ci soient situés ou non sur le même territoire (scénario 4)

Enfin, toute collectivité peut confier la conservation de ses archives courantes et

intermédiaires à un « tiers-archiveur », à condition que ce tiers-archiveur soit agréé

pour la conservation externalisée d’archives publiques courantes et intermédiaires . La

collectivité doit dans ce cas retenir un autre scénario pour la conservation de ses

archives définitives (scénario 5)

43

44

Précisions sur les scénarios de base (1/2)

Concernant le scénario 4 :

A ce jour, du fait de l’évolution récente du cadre juridique, peu de Services Publics

d’Archives se sont encore positionnés sur l’éventualité d’une mutualisation de leurs projets

d’archivage électronique avec des collectivités d’autres territoires ou dépassant le cadre

de leurs compétences

On notera également que ce scénario se prête à des formes extrêmement diverses de

partenariats entre plusieurs partenaires se répartissant les rôles

Cette possibilité induit une convention entre les partenaires précisant leurs rôles et

responsabilités et induisant nécessairement une contribution de la part de chacun

d’entre eux.


scénarios

45

Précisions sur les scénarios de base (2/2)

Concernant le scénario 5 (recours à un tiers-archiveur agréé) :

On dénombre à ce jour 14 tiers-archiveurs agréés pour gérer des archives publiques

dont 11 opérateurs publics ou privés susceptibles d’intervenir sur l’ensemble du territoire

national (API, Locarchives, CDC-ARKHINEO, DOCAPOST DPS, Imprimerie nationale,

Navaho SAS , Novarchive et Worldline, BNF, CINES et le GIP E-SIS)

et 3 opérateurs publics axés avant tout sur un territoire (ALPI, GIP Santé Informatique de

Bretagne, SICTIAM).

A considérer également, les structures s’appuyant sur un marché avec un tiers-archiveur

pour proposer un tel service à leurs membres sur leur territoire (Mégalis Bretagne,

Territoires Numériques BFC, …)

Les scénarios 1 à 4 peuvent reposer sur les moyens informatiques fournis par l’entité ou

sur ceux d’un tiers (voir options ci-après)


scénarios

Options possibles aux scénarios de base

Aux différents scénarios précédents et toujours à droit constant, 2 options se

présentent aux collectivités porteuses d’un système d’archivage électronique pour

mettre en œuvre et faire fonctionner celui-ci :

Ainsi, elles peuvent confier l’hébergement des infrastructures et de la solution utilisée à

un tiers, en les externalisant :

Soit auprès d’un opérateur privé, en appliquant dans ce cas le droit de la commande

publique (option Hébergement-E)

Soit auprès d’une autre structure publique, suivant les possibilités offertes en termes de

« mutualisation » définies dans le CGCT (option Hébergement-M)

Ces 2 options supposent a minima :

Que les collectivités porteuses assurent les tâches métiers associées à la gestion des

archives

Que les tiers ainsi impliqués ne puissent pas accéder aux données archivées

doivent s’engager à ne pas accéder aux données) (ou

Dans tous les cas, pour les scénarios de base comme pour ces 2 options, le dispositif mis en œuvre est soumis au Contrôle Scientifique et Technique (CST) assuré par l’Etat sur les archives publiques, induisant un certain nombre de points de validation et de contrôle de

la personne désignée pour mener à bien ce CST

46


scénarios

47


scénarios

Synthèse des scénarios de base et options associées

N° Scénario Entité demandeuse

Entité gérant les archives

courantes

et / ou intermédiaires


définitives

Option Hébergement-E :

Externalisation de logiciels

et / ou infra. chez un

opérateur privé

Option Hébergement-M :

Mutualisation de logiciels et

/ ou infrastructure entre

entités publiques

1 La collectivité gère en son

sein ses propres archives

Potentiellement toutes les

collectivités

2

Dépôt au sein d’un EPCI ou

de l’une des communes membre de l’EPCI (Code du

patrimoine)

Commune, EPCI

3 Dépôt au département (Code du patrimoine)

Commune, EPCI, région, EPL

4 Mutualisation entre SPA (Code du patrimoine)

Commune, département,

région, EPCI à fiscalité propre

5

Externalisation auprès d'un tiers archivage agréé

(Code du patrimoine)


région, EPCI, EPL

Tiers archiveur agréé pour la

conservation d’archives publiques

courantes et intermédiaires

La collectivité demandeuse récupère

ses archives définitives (cf. les autres

scénarios)

Scenarii de base Options aux scenarii de base

Le département

Différentes entités se mobilisant pour mettre en œuvre un dispositif

d'archivage électronique mutualisé

La collectivité elle-même

L’EPCI à fiscalité propre ou une commune de l’EPCI La collectivité reste en charge

du métier archivage et de la

responsabilité des données.

Un hébergeur privé fournit

tout ou partie des logiciels et

de l’infrastructure du SAE et

n’a pas accès aux données

La collectivité reste en charge

du métier archivage et de la

responsabilité des données.

Tout ou partie des logiciels et

de l’infrastructure sont

mutualisés avec une

commune, un département, la

région, un EPCI ou un EPL, qui

n’a pas accès aux données

Scénario complémentaire présenté induisant une évolution préalable du cadre législatif

Ce scénario complémentaire a été étudié à la demandes des structures de

mutualisation informatique (SMI) et consisterait, en sus des possibilités déjà offertes en

termes de mutualisation, à permettre juridiquement aux SMI de porter des dispositifs

mutualisés d’archivage électronique, suivant les mêmes modalités que les Services

Publics d’Archives (scénario 4) scénario 4b

La SMI prendrait à sa charge les tâches métiers associées à la gestion des archives

courantes, intermédiaires ET définitives (y compris au niveau de la valorisation des

archives)

Cette option ne peut pas être mise en œuvre à droit constant, et suppose donc

l’évolution préalable du cadre juridique moyennant une mesure législative

La mise en œuvre de ce scénario serait également soumis, comme les autres scénarios,

au contrôle scientifique et technique de l’Etat

48


scénarios

N° Scénario Entité demandeuse


courantes

et / ou intermédiaires


définitives

4b

Mutualisation entre SPA

appliqué aux SMI (Evolution juridique préalable

nécessaire)


région, EPCI à fiscalité propre

Une structure de mutualisation informatique suivant différentes échelles

possibles (local, départemental, régional, national)

Scénario complémentaire présenté induisant une évolution préalable du cadre législatif

Le SIAF et la DGCL précisent que l’évolution juridique requise pour pouvoir mettre en œuvre ce

scénario complémentaire est de niveau législatif et non simplement de l’ordre de l’ajustement

juridique,

- dans un contexte de limitation du nombre de nouvelles mesures législatives invitant les acteurs

publics à raisonner à contexte législatif constant

Il est également souhaitable d’évaluer la mise en œuvre de textes législatifs récemment votés,

avant d’envisager de les modifier. -

La DGCL et le SIAF attirent également l’attention sur le nécessaire respect du cadre légal de la

répartition des compétences entre les collectivités territoriales, les établissements publics de

coopération intercommunale à fiscalité propre et les autres types de groupements. Ainsi, une

telle évolution législative impacterait les compétences

bouleverserait la cohérence d’un ensemble plus vaste.

mêmes des collectivités et

- Or, les structures de mutualisation informatiques ne relèvent pas du même niveau que les

collectivités, elles ont les compétences que les collectivités veulent bien leur confier.

Pour pouvoir assurer la gestion d’archives définitives, il est nécessaire de disposer de compétences

archivistiques avant même de parler de compétences en archivage numérique. -

Enfin, le SIAF rappelle que la loi LCAP et le décret sur la mutualisation de la conservation des

archives numériques permettent déjà de nombreux scénarios, laissant la possibilité aux SMI de

se positionner comme prestataires de services pour l’hébergement à l’âge définitif.

49


scénarios

Synthèse des différents scénarios étudiés et options associées

• Voir en annexe les illustrations associées à ces différents scénarios

50


scénarios

Scénario 1 : collectivité

demandeuse Scénario 2 : Dépôt auprès de

l’EPCI à fiscalité propre

Scénario 3 : Dépôt auprès du

Département

Scénario 4 : Mutualisation entre

Services publics d’archives Scénario 5 : Tiers-archiveur agréé

+ autre scénario pour les archives

définitives Scénario 4b : Structure de

mutualisation informatique*

* Les illustrations associées au scénario 4b sont identiques à celle du scénario 4, la SMI jouant le rôle de Service Public d ’Archives

On notera que les différents scénarios de référence et options ne sont pas nécessairement

exclusifs l’un de l’autre.

• Dans une certaine mesure, il est possible de combiner plusieurs scénarios et options

• Par exemple pour gérer différemment les archives courantes et intermédiaires d’une part

et les archives définitives d’autre part (combinaison rendue nécessaire dans le cas du

recours à un tiers-archiveur : scénario 5)

Ou pour répartir les rôles et responsabilités des différents acteurs associés au dispositif,

moyennant des conventions associées (scénario 4 et options Hébergement E ou M

notamment)

•

51


scénarios

Chacun de ces scénarios induit des rôles et responsabilités différents entre :

La collectivité demandeuse / utilisatrice

La ou les structures portant le dispositif d’archivage et assurant à ce titre notamment les

tâches métiers associées à la gestion des archives (quand ce n’est pas la collectivité

utilisatrice elle-même)

Le cas échéant, les autres opérateurs publics ou privés intervenant auprès du ou des

porteurs du dispositif pour assurer l’hébergement des infrastructures et de la solution

(options)

Plusieurs tableaux présentés en annexe fournissent, à titre indicatif, la nature des

tâches prises en charge par ces différentes catégories d’acteurs La liste des tâches décrites dans ces tableaux est basée sur le retour d’expérience du

SICTIAM dans le cadre des échanges réalisés avec le SIAF autour de son projet


Ce tableau n’a pas à ce stade de caractère normatif et la répartition des rôles

indiquée pour chaque scénario doit faire l’objet d’un travail d’approfondissement et

de validation dans le prolongement de la présente étude

52


scénarios

53

SOMMAIRE

1. Introduction 2







54

5. Approfondissement des scénarios

et options

5.1 Introduction

5.2 Scénarios de référence à droit constant

5.3 Options à droit constant

5.4 Scénario complémentaire induisant une évolution préalable du cadre législatif

Chacun des scénarios présentés ci-avant a été étudié de façon à mettre en exergue :

Les prérequis pour la collectivité souhaitant retenir le scénario pour répondre à ses

besoins (collectivité demandeuse / utilisatrice)

Les conditions de réussite associées au niveau de cette même collectivité utilisatrice,

notamment du point de vue :

des ressources humaines nécessaires,

des moyens techniques à mobiliser,

des moyens financiers à prévoir,

de sa volonté stratégique,

et enfin de sa maturité vis-à-vis du numérique et des archives.

Les conditions de réussite au niveau du ou des porteurs du dispositif utilisé

Cette analyse a été menée en concertation avec le groupe projet a ainsi permis de

mettre en exergue les forces et faiblesses de chacun d’entre eux

Sur le plan des moyens humains et financiers à mobiliser, elle s’appuie sur les retours

d’expérience des porteurs de projet composant le groupe projet, au regard des moyens

qu’ils ont pu mobiliser et/ou de ceux qui seraient nécessaires pour mener à bien leur

démarche

Ces données sont néanmoins à relativiser en fonction de la taille de la collectivité

concernée, et doivent donc faire l’objet

approfondissement au niveau de chaque projet.

d’une personnalisation et d’un

55

5.1. Introduction

Les résultats de cette analyse sont présentés ci-après en distinguant successivement :

Le scénario 1 axé sur la mise en œuvre, par la collectivité utilisatrice, de son propre

dispositif en réponse à ses besoins

Les scénarios 2, 3 et 4 axés sur la mutualisation entre structures publiques

D’abord par comparaison avec le scénario 1

Puis en comparant ces 3 scénarios entre eux

Le scénario 5 axé sur le tiers-archivage des archives courantes et intermédiaires et le

recours à un autre scénario pour les archives définitives

Les options associées aux scénarios 1, 2, 3 et 4

Enfin, le scénario 4b, axé sur l’extension du périmètre d’intervention possible des

structures de mutualisation informatique (SMI) moyennant une évolution préalable du

cadre législatif

56

5.1. Introduction

57

5.2. Scénarios de référence à droit

constant

Scénario 1 : La collectivité gère en son sein ses propres archives

Prérequis • Disposer au moins d’1 archiviste présent dans la collectivité prenant en charge les dépôts d’archives, leur gestion et leur valorisation, et accompagnant les services de la collectivité dans la mise en œuvre des versements et l'utilisation du SAE,

Conditions de

réussite / collectivité

demandeuse

RH archivage électronique

• 0,5 à 1 ETP minimum dédié à la gestion des archives électroniques durant la phase de mise en œuvre, puis 0,25 à 0,5 ETP minimum par la suite pour gérer le dispositif*

RH pour les SI • Des ressources SI internes suffisantes pour mettre en œuvre la solution, puis la maintenir et l'exploiter et mettre en œuvre puis maintenir les connecteurs

• De l’ordre de 0,25 à 0,5 ETP de la part d’un chef de projet informatique durant la phase de mise en œuvre*

RH Métier • Des référents métiers identifiés dans les directions pour contribuer ponctuellement à la définition et la mise en œuvre de règles d'archivage

Moyens techniques

• Des infrastructures techniques sécurisées, conformes à l'état de l'art en matière d'archivage électronique (a priori au même niveau que celles imposées en cas d’externalisation)

Moyens financiers • Entre 50 et 250 K€ sur 5 ans pour acquérir, mettre en œuvre et maintenir la solution. Puis des coûts de maintenance et de réversibilité*

Volonté stratégique

• Volonté affirmée et pérenne dans le temps vis-à-vis des enjeux et de la démarche de la part de la Direction Générale, de la Direction des Archives, de la Direction des systèmes d'information, voire des élus

Maturité vis-à-vis du numérique et des archives

• Expérience affirmée des projets de dématérialisation

• Vision urbanisée du système d'information • Gouvernance des projets systèmes d'information opérationnelle • Veille et retours d'expérience associés à la mise en œuvre de l'archivage électronique

Conditions de réussite au niveau des

porteurs du dispositif

• Dans ce scénario, le porteur du dispositif est la collectivité demandeuse (conditions de réussite identiques)

* Fonction de la taille et des besoins de la collectivité

58

Scénarios 2, 3 et 4 : La collectivité dépose ou mutualise ses archives avec un tiers (EPCI, Département,

service public d’archives)

Prérequis • Le (ou les) tiers s'engage(nt) à mettre à disposition un service d'archivage électronique,

• Dispose(nt) des moyens et compétences suffisants pour prendre en charge les dépôts et accompagner les collectivités dans la mise en œuvre des versements et l'utilisation du SAE,

• Assure(nt) pour le compte de ces valorisation de ces archives

collectivités les autres tâches associées à la gestion et la

Conditions de


demandeuse


• 1 référent identifié pour traiter les questions d'archivage électronique, y consacrant a minima une faible partie de son temps, notamment durant les phases de mise en œuvre

RH pour les SI • Des ressources SI suffisantes pour mettre en œuvre puis maintenir les connecteurs


Moyens techniques

• Un dispositif d'échanges de données sécurisé entre le SI de la collectivité et le tiers

• Des solutions métiers à archiver autant que possible homogènes entre les utilisatrices pour favoriser la généralisation des processus d’archivage

différentes collectivités

Moyens financiers • Entre 0 et 100 K€ sur 5 ans pour contribuer aux moyens mis en œuvre par l’ensemble des partenaires*, davantage si la collectivité s’investit directement dans sa mise en œuvre


• Validation générale des enjeux et de la démarche par la direction générale.

• Intérêt pour la mutualisation • Confiance vis-à-vis de la pérennité, des compétences archivistiques et des moyens informatiques

mis à disposition par le tiers


• Système d'information maîtrisé • Projets de dématérialisation engagés • Sensibilité vis-à-vis des enjeux et contraintes associées aux projets mutualisés et numériques

* Fonction de la taille de la collectivité et du modèle économique défini entre les partenaires


constant

59

Scénarios 2, 3 et 4 : La collectivité dépose ou mutualise ses archives avec un tiers (EPCI, Département,




1. Ressources humaines supplémentaires pour accompagner les collectivités utilisatrices du dispositif, définir et mettre en œuvre les connecteurs associés, gérer et valoriser les archives collectées

2. Moyens techniques appropriés pour permettre aux collectivités utilisatrices d'accéder au dispositif et de l'utiliser en toute sécurité (a priori au même niveau que celles imposées en cas d’externalisation)

3. Volonté de développer une offre de service à destination des collectivités du territoire 4. Expérience affirmée des projets numériques mutualisés


constant

60

Scénario 5 : Un tiers archiveur agréé gère les archives courantes et intermédiaires de la collectivité. La collectivité demandeuse récupère ses archives définitives et les gère en ayant recours à l’un des autres

scénarios

Prérequis • Une convention ou un marché est conclu entre la collectivité et un tiers-archiveur • Le Tiers-archiveur dispose des moyens et compétences pour prendre en charge les dépôts

accompagner les collectivités dans la mise en œuvre des versements et l'utilisation du SAE et

• La collectivité dispose par scénarios)

ailleurs d'une solution pour gérer ses archives définitives (cf autres

Conditions de


demandeuse


• 1 référent identifié pour traiter les questions d'archivage électronique

RH pour les SI • Des ressources SI suffisantes pour mettre en œuvre puis maintenir les connecteurs


Moyens techniques

• Un dispositif d'échanges de données sécurisé entre le SI de la collectivité et le tiers-archiveur

• Des solutions archiveur

métiers à archiver homogènes entre les différentes collectivités associées au tiers-

Moyens financiers • Entre 15 et 50 K€ sur 5 ans pour mettre en œuvre la prestation de tiers-archivage puis payer une redevance au tiers-archiveur pour les archives prises en charge*


• Validation générale des enjeux et de la démarche par la direction générale. • Intérêt pour l’externalisation • Confiance vis-à-vis de la pérennité, des compétences archivistiques et des moyens informatiques

mis à disposition par le tiers-archiveur


• Système d'information maîtrisé

• Projets de dématérialisation engagés • Sensibilité vis-à-vis des enjeux et contraintes associées aux projets mutualisés et numériques


constant

* Fonction de la taille de la collectivité et du modèle économique du tiers-archiveur

61

Scénario 5 : Un tiers archiveur agréé gère les archives courantes et intermédiaires de la collectivité. La collectivité demandeuse récupère ses archives définitives et les gère en ayant recours à l’un des autres

scénarios



• Dans ce scénario, le porteur du dispositif est la collectivité demandeuse pour les archives courantes et intermédiaires (conditions de réussite identiques excepté au niveau des ressources humaines et moyens techniques mis à disposition par le tiers-archiveur)

• Pour l'archivage définitif, cf. conditions de réussite du scénario retenu


constant

62

Scénario Forces Faiblesses

Scénario 1 : La collectivité gère en son sein ses propres archives

1. 2.

Indépendance dans les choix liés au SAE Relation directe avec les éditeurs de solutions à archiver

1. Coûts et charges de mise en œuvre et de maintenance du SAE et des connecteurs (notamment dans le cas des plus petites collectivités)

2. Niveau de compétences et pérennité des ressources

3. Capacité à influencer les feuilles de route des éditeurs des solutions dont les données sont à archiver et de l'éditeur du SAE

4. Niveau de conformité, pérennité et évolutivité du SAE (logiciel et infrastructures)

Scénarios 2, 3 et 4 : La collectivité

dépose ou mutualise le SAE avec un tiers (EPCI, Département,


1. Mutualisation des coûts et charges à l'échelle des entités concernées

2. Compétences et moyens techniques mobilisables potentiellement plus importants

1. Gouvernance du dispositif plus complexe que pour le scénario 1

2. Adéquation avec les spécificités des différentes collectivités (notamment connecteurs)

3. Capacité d'accompagnement des partenaires et autres collectivités souhaitant utiliser le dispositif sans avoir participé à sa conception

Scénario 5 : Un tiers archiveur agréé gère les archives courantes et intermédiaires de la collectivité La collectivité demandeuse récupère ses archives définitives et les gère en ayant recours à l’un des autres scénarios

1. Mutualisation des coûts et charges (plus un tiers-archiveur a de clients, plus il peut mutualiser ses moyens et ressources et donc proposer des prix plus compétitifs)

2. Compétences et moyens techniques mobilisables importants

potentiellement plus

1. Réversibilité du dispositif (notamment défaillance du tiers-archiveur)

en cas de

2. Adéquation avec les spécificités des différentes collectivités (notamment connecteurs)

3. Nécessité d’avoir recours à un autre scénario pour les archives définitives


constant

63

Points d’attention associés à l’analyse de ces scénarios (1/4) :

Quel que soit le scénario, les collectivités ont la possibilité de s'inscrire dans une logique

de groupement de commande / communautés libres de nature à faciliter les conditions

d'acquisition des outils et limitant leurs coûts

De même, elles peuvent dans tous les cas, décider de travailler ensemble autour de la

définition des profils d’archivage et des connecteurs, limitant ainsi la charge de travail

requise au niveau de chaque projet

Il n’est pas évident de comparer les scénarios du point de vue de leur capacité à

prendre en charge les actions de communication / valorisation des archives, de gestion

de la relation avec les services producteurs et de développement de la culture métier

des archives au sein des collectivités

Que le SAE soit interne, mutualisé ou externalisé, la charge de travail à prévoir au niveau du services d’archives reste similaire à ce niveau

Le scénario 1 suppose que les services d’archives des collectivités aient la capacité à porter en parallèle la mise en œuvre du SAE et la gestion de la relation avec les producteurs et usagers, quand pour les autres scénarios l’action des services d’archives se concentre sur la relation avec les producteurs et usagers


constant

64


De même, l’impact des scénarios sur la capacité réelle des collectivités à influencer sur

les feuilles de route des éditeurs d’applications métiers pour les encourager à mettre en

œuvre des processus d’archivage au niveau de leurs solutions n’est pas évident.

Dans le cas du scénario 1, la collectivité peut jouer sur une relation directe entre elle, les éditeurs d’applications et le dispositif d’archivage

Dans le cas des autres scénarios, l’échelle des projets peut favoriser une relation privilégiée par les éditeurs concernés, notamment si les collectivités utilisatrices s’appuient déjà en tout ou partie sur les mêmes solutions


constant

65


Concernant les scénarios 2, 3 et 4, les forces et faiblesses respectives de ces différentes

scénarios sont principalement les suivantes :

Scénario 2 (EPCI) :

La relation entre les communes et EPCI est généralement particulièrement développée, ce qui encourage les coopérations, notamment dans le domaine des systèmes d’information (force).

Par contre, les EPCI n’ont pas toutes la taille critique pour disposer d’effectifs suffisants pour porter un tel projet, notamment au niveau des communautés de communes (faiblesse)

Scénario 3 (Départements) :

la compétence Archives fait partie des compétences obligatoires des départements (force).

Leurs relations avec ces mêmes collectivités sont néanmoins souvent moins développées qu’à l’échelle des EPCI, notamment en matière de systèmes d’information (faiblesse)

Scénario 4 (service public d’archives) :

Dans le cas de ce scénario, les forces et faiblesses dépendent des caractéristiques et du positionnement de la ou des structures porteuses du dispositif.

Si celle(s)-ci se trouve(nt) distante(s) des collectivités utilisatrices, la relation risque de s’avérer plus complexe qu’à l’échelle d’un seul et même territoire. Il conviendra également de tenir compte du contrôle scientifique et technique exercés par différents services d’archives départementales associés au territoire


constant

66


On notera que les scénarios 2, 3 et 4, axés sur la mutualisation, induisent comme

prérequis que les collectivités concernées pour porter les dispositifs d’archivage

électronique s’emparent du sujet et mettent en œuvre une offre de service appropriée

aux besoins des collectivités demandeuses / utilisatrices

Or, dans le cas des scénarios 2 et 3, rien n’oblige aujourd’hui les EPCI et les Départements à mettre en œuvre une telle offre de services, même si les Départements ont vocation à anticiper les obligations qui les lient aux collectivités de leurs territoires vis-à-vis des versements que celles-ci pourraient leur imposer à terme pour les archives définitives

De même, concernant le scénario 4, de nombreux services publics d’archives potentiellement concernés ne disposent pas aujourd’hui des compétences qui les inviteraient naturellement à fournir un tel service à l’échelle d’un territoire donné ou à l’échelle nationale*

Enfin, ces scénarios posent également la question des modèles économiques sous-jacents, indispensables à la pérennité des dispositifs sur le moyen / long terme

Ces scénarios 2, 3 et 4 ne peuvent pas, de fait, être mis en œuvre dès à présent sur

l’ensemble du territoire

et supposent que des actions soient préalablement entreprises par des porteurs de

projet actuels

conséquence

ou nouveaux souhaitant développer une offre de services en


constant

67

Précisions apportées par le SIAF concernant l’analyse des scénarios de référence : Dans le cas du scénario 1, le coût de mise en œuvre des SAE ne constitue pas

nécessairement une faiblesse, le coût de ce type de projets devant être comparé à

d’autres projets SI menés par les collectivités

Concernant le scénario 5,

le recours à un tiers-archiveur ne constitue pas réellement une forme de mutualisation des coûts et charges mais le recours à une prestation de services dont le prix est établi par un tiers en fonction de différents facteurs de rentabilité. En pratique, ce type de prestations est relativement onéreux.

Les conditions de réversibilité associées à ce scénario ne constituent pas nécessairement une faiblesse, les tiers-archiveurs peuvent avoir une expérience et des moyens pour mettre en œuvre celle-ci

De même, les tiers-archiveurs ont généralement une grande capacité à connecter leur SAE avec d’autres applications métier, moyennant cependant des coûts supplémentaires associés

Concernant les scénarios mutualisés (2, 3 et 4) et externalisés (scénario 5), l’expérience

peut aussi montrer que les coûts induits à 5 ans peuvent s’avérer en pratique

sensiblement également conséquents.


constant

68

5.3. Options à droit constant


Option Hébergement-E : Externalisation de logiciels et / ou infra. chez un opérateur privé

1. Optimisation des moyens techniques, financiers et RH SI

2. Mise en conformité du dispositif

1. Risque de défaillance du fournisseur 2. Durée des marchés publics et réversibilité en

fin de marché (dont reprise des données) 3. Risque de changement de stratégie du tiers

Option Hébergement-M : Mutualisation de logiciels et / ou infrastructure entre entités publiques

1. Optimisation des moyens techniques, financiers et RH SI

2. Mise en conformité du dispositif 3. Maîtrise de la pérennité de l'offre

1. Risque de changement de stratégie des partenaires

2. Risque de transfert / évolution des compétences des partenaires

Le tableau ci-dessous précise les forces et faiblesses associées aux 2 options étudiées

vis-à-vis des scénarios de référence

69


Comparaison entre les 2 options proposées :

Du point de vue des porteurs de projet associés à l’étude, l’option Hébergement-M

(mutualisation entre entités publiques) présente des gages de pérennité plus grands

que l’option Hébergement-E

En effet, la répartition des compétences publiques évolue mais, en règle générale, les compétences portées par ces structures disparaissent rarement et sont transférées d'une structure à l'autre.

De même, la relation n'est pas contrainte par les règles en vigueur vis-à-vis de la durée des marchés publics et offre plus de souplesse et de garanties en termes de réversibilité

Cependant, elle induit également une complexité à piloter au niveau de la

gouvernance à mettre en place entre les acteurs

Et suppose qu’un modèle économique viable puisse être défini au niveau des entités

porteuses du dispositif

Du point de vue du SIAF,

la mutualisation de l’hébergement entre entités publiques (option Hébergement M) peut aussi être fragile en fonction des intérêts locaux et changements stratégiques. Par le passé, plusieurs

collectivités se sont ainsi parfois d’investissements conséquents.

désengagées de projets ayant déjà fait l’objet

Les garanties en termes de réversibilité sont similaires dans les 2 cas, voire supérieures dans le cas d’un service externalisé

70


Autres points d’attention :

La non possibilité pour le tiers ou le partenaire d'accéder aux données peut s’avérer

difficile à mettre en œuvre sur le plan technique et il conviendrait d’établir précisément

les modalités de mise en œuvre associées au respect de cette contrainte.

En cas d’externalisation, il conviendrait d’approfondir les possibilités offertes par le droit

de la commande publique concernant la durée des marchés. Le sujet de l’archivage

électronique pourrait en effet justifier des durées longues. Il conviendrait également

dans ce cas de prévoir des clauses d’ajustement des prix durant la durée du marché.

En cas de changement d’hébergeur, les techniques de virtualisation actuelles facilitent

la portabilité des applications mais les conditions de la réversibilité doivent être

clairement explicitées dans les cahiers des charges, notamment au regard des volumes

potentiellement très importants à considérer.

Dans tous les cas, ces options mériteraient d’être davantage approfondies d’une part

avec des juristes spécialistes des marchés publics, et d’autre part avec des spécialistes

de l’hébergement, pour bien prendre la mesure des contraintes réelles.

71

5.4. Scénario complémentaire /

évolution du cadre législatif

Le scénario consistant à prévoir une évolution législative pour permettre aux structures

de mutualisation informatique (SMI) de s’inscrire dans le cadre du scénario 4 et ainsi

de gérer des archives définitives présente les forces et faiblesses suivantes comparé à

ce même scénario de référence :

Sa mise en œuvre reposerait néanmoins sur deux prérequis importants :

Le cadre juridique doit préalablement évoluer (moyennant une évolution législative)

suivant des modalités de mise en œuvre non définies à ce jour

Les SMI doivent voir évoluer leurs compétences, celles-ci n’ayant pas, contrairement

aux collectivités, la compétence de conservation et de mise en valeur des archives,

entrant dans le champ des actions des collectivités dans le domaine de la culture

Cette évolution touchant aux compétences obligatoires des collectivités ne peut être

mise en œuvre en l’état : cf. diapositive 48 et précisions apportées par le SIAF concernant ce scénario (diapositive 49)


Scénario 4b : Mutualisation entre SPA appliqué aux SMI (Evolution juridique préalable nécessaire)

1. Mutualisation des conditions de mise en œuvre des connecteurs avec les outils proposés par ailleurs par le SMI à ses adhérents

2. Modèle économique intégré dans un ensemble plus global comprenant l'offre de service existante et futur de la SMI

1. Compétences à mobiliser pour gérer les tâches métier propres à la gestion et la valorisation des archives collectées

72

SOMMAIRE

1. Introduction 2







73

6. Leviers associés au développement

de l’archivage électronique

6.1 Introduction

6.2 Leviers nationaux communs aux différentes stratégies possibles

6.3 Autres pistes d’évolution à plus long terme

6.4 Synthèse des leviers et options

6.5 Bonnes pratiques à promouvoir au niveau de chaque projet

6.1 Introduction

Au regard d’une part des retours d’expérience mis en exergue au niveau des projets étudiés

dans le cadre du volet « diagnostic », et d’autre part des conditions de réussite associées aux

différents scénarios, ce chapitre présente un ensemble de recommandations pour :

Encourager les collectivités à initialiser des démarches en matière d’archivage électronique

S’assurer que les projets sous-jacents disposent des meilleures conditions de réussite possibles

Parmi ces recommandations, on distinguera :

Celles ayant vocation à être mises en œuvre au niveau national (leviers nationaux)

Celles constituant des bonnes pratiques à recommander au niveau des porteurs de projets locaux

Les leviers nationaux peuvent être regroupés en 2 catégories :

Des leviers communs pouvant être mis en œuvre quelle que soit la stratégie retenue par les partenaires associés à la présente étude

Des pistes de réflexion à envisager à plus long terme fonction de la stratégie retenue et induisant une

évolution préalable, soit du cadre législatif, soit de l’organisation générale actuellement mise en

œuvre pour porter la gestion des archives publiques

Dans le prolongement de cette étude, il appartiendra aux instances de pilotage associées :

de valider l’intérêt et de prioriser ces différents leviers, en fonction de la stratégie retenue par les

partenaires, pour développer l’archivage électronique dans les collectivités

d’établir un plan d’actions associé à leur mise en œuvre en précisant notamment les rôles des différents acteurs et le calendrier associé

74

6.2 Leviers nationaux communs

Les différents leviers présentés ci-après sont de nature à favoriser le développement de l’archivage

électronique dans les collectivités, et ce quelle que soit la stratégie qui sera finalement retenue par les

partenaires au terme de cette étude :

Levier N°1 : Rendre plus lisible la stratégie de l’Etat* :

Préciser l’offre de services de l’Etat aux collectivités en matière d’archivage électronique, en lien notamment avec son positionnement en tant que « Etat plate-forme », le dispositif Atlas mis en œuvre par la DGFIP et le développement de la solution Vitam

Préciser les conditions de prise en charge de l’archivage électronique des données produites par les services de l’Etat et les autres administrations,

Contribuer à l’identification des « archives numériques essentielles » des collectivités telles que définies dans le rapport de Mme Christine Nougaret : « Une stratégie nationale pour la collecte et l’accès aux archives publiques à l'ère numérique »

75

* Sur ces différent points, le SIAF produit et diffuse déjà de nombreuses communications associées à la stratégie de l’Etat e t procède régulièrement à des présentations de Vitam. Il contribue également en permanence, en tant que responsable de la politique archivistique en France, à identifier les données essentielles, au travers notamment de ses différentes circulaires.


Levier N°2 : Enrichir et partager des référentiels nationaux précisant notamment :

La présentation du cadre juridique actuel associé à la mutualisation de l’archivage électronique (dans le

prolongement du livrable « présentation du cadre juridique » produit dans le cadre de la présente étude)

Les obligations et risques juridiques des collectivités en matière d’archivage dans le cadre de leurs projets

de dématérialisation (et s’appuyant sur les textes en vigueur, dont le CGCT) (1)

Les recommandations et prérequis techniques et organisationnels (2)

Répartition des rôles et responsabilités entre les acteurs suivant les scénarios développés dans le cadre de la présente étude (approfondissement des tableaux de répartition des tâches initiés durant cette étude et notamment de la définition des tâches proposées)

Logiciels et infrastructures : clauses types associées aux marchés (CCTP et CCAP), conditions d’hébergement et d’exploitation des SAE en cas d’internalisation et d’externalisation, encadrement de l’accès aux données dans les tâches de maintenance logicielle

Stratégies de mise en œuvre des versements (connecteurs génériques, bus applicatifs, GED, recours au SEDA …)

Le positionnement et l’avancement des différents projets déjà engagés à l’échelon territorial (3)

Les retours d’expérience associées aux modèles économiques et conventions d’ores et déjà établies par certaines collectivités dans le cadre de leurs projets, des conseils et préconisations tirant parti de ces expériences (« check-list ») (4).

76

(1) (2)

Le SIAF précise que le Code du patrimoine est en l’état très clair sur les obligations des collectivités en matière d’archivage Le SIAF publie régulièrement des documents et notes d’information sur le sujet et assure déjà un nombre important de formatio ns. On notera également que l’AAF a engagé, dans le cadre de sa commission archivage électronique, un chantier associé à la définition d'une clause standard favo risant l'export de données depuis des

applications métiers a d’ores et déjà été engagé.

(3) En complément des informations publiées chaque par le SIAF dans son rapport annuel

(4) Des informations sont d’ores et déjà disponibles dans les comptes-rendus des journées « porteurs de projet AD-Essor » et sur le carnet de recherche du SIAF

Levier N°3 : Valoriser les dispositifs de certification des SAE existants

Une certification fondée sur un référentiel basé sur la norme NF Z 42-013 et son équivalent international ISO 14641-1 existe déjà (depuis 2012). Les SAE certifiés conformes au référentiel se voient attribuer la marque NF 461 délivrée par AFNOR Certification, organisme de certification indépendant et accrédité par le COFRAC. On notera également que 2 procédures de certification ont d’ores et déjà été engagées par des collectivités

Le recours plus fréquent à cette certification faciliterait les tâches associées au Contrôle Scientifique et

Technique de l’Etat sur les archives publiques, que ce soit en internalisation ou en externalisation

Levier N°4 : Porter un certain nombre de travaux génériques au niveau national en réponse aux

besoins des collectivités et dans un principe de subsidiarité

Définition de règles d’archivage électronique « par métier », qui puissent ensuite être traduites en profils d’archivage au niveau des applications concernées

Développement de connecteurs, gestion de la relation avec les éditeurs d’applications métier pour les collectivités pour les encourager à développer les fonctions d’archivage attendues, … (1)

77


(1) Du point de vue du SIAF, la gestion de la relation avec les éditeurs d’applications ne peut relever que des utilisateurs, au regard notamment du nombre d’éditeurs concernés et de l’absence de relation économiques avec eux au niveau national.

Levier N°5 : Renforcer l’animation d’un réseau national d’experts et de compétences en

archivage électronique (1)

Intervenant en appui des porteurs de projet locaux,

piloté par des référents nationaux et locaux clairement identifiés (communauté),

contribuant éventuellement aux tâches liées au Contrôle Scientifique et Technique des projets d’archivage

électronique

Levier N°6 : Enrichir les outils méthodologiques génériques tirant parti de l’expérience acquise (2)

Pour aider à convaincre les décideurs de l’importance de l’archivage électronique (le cas échéant en renforçant la formation initiale et continue des décideurs sur ce sujet),

pour aider les collectivités à choisir les scénarios les mieux appropriés à leur contexte,

pour faciliter la mise en œuvre des projets et leur coordination avec d’autres démarches (Dématérialisation, Records Management…)

78


(1) Le SIAF intervient déjà en appui des porteurs de projets locaux pour répondre à leurs questions, relire les cahier des charges, faire des formations, organiser des journées sur l’archivage numérique (Tour de France numérique, Sherpa tour…). Localement, le CST est exercé par le Directeur des Archives départementales compétent et ne peut être délégué

(2) On notera que de nombreux outils existent déjà. On citera par exemple Astaré, la Bibliothèque de documents de référence à paraître très

prochainement sur le site du SIAF, les ressources disponibles dans l’espace collaboratif Sémaphore, etc.

Levier N°7 : Encourager l’évolution des textes juridiques pour permettre la dématérialisation de

bout en bout,

Le cas échéant via des phases préalables d’expérimentation,

et en préconisant des solutions pour l’archivage associées à la prise en compte des obligations en matière de dématérialisation.

Inviter voire obliger ainsi les éditeurs d’applications métier concernés à proposer des fonctions d’’archivage (ou du moins d’export) de leurs données respectant le cadre réglementaire

Levier N°8 : Encourager les services de l’Etat et les collectivités associés à un même territoire à

mener une concertation pour établir une stratégie commune en matière de mutualisation sur


Des réflexions locales qui pourraient également être étendues aux autres questions liées à la gouvernance

des données (archivage, open data, informatique et libertés, big data territorial …),

à mener à des échelons (Départements, régions…) et suivant des gouvernances à définir en fonction des contextes locaux.

Ces réflexions pourraient par exemple s’inscrire dans le cadre de la mise en œuvre récente des commissions régionales de stratégie numérique.

Une approche également encouragée par le rôle joué par le CGET et par l’article 69 de la loi République Numérique (cadre national du développement des usages du numérique)

Il pourrait également être envisagé d’adresser des directives aux préfets pour qu’ils engagent une réflexion spécifique sur le sujet de l’archivage électronique

79


Levier N°9 : Pérenniser, faire évoluer et développer les dispositifs de financement

Dans le prolongement des subventions actuellement versées dans le cadre du programme AD-Essor et/ou dans le cadre d’un autre dispositif à mettre en place

En encourageant d’abord les projets faisant l’objet d’une réflexion concertée à l’échelle d’un territoire

Et en proposant en complément un dispositif d’accompagnement : conduite de projets, expertise

Levier N°10 : Favoriser le développement des compétences archivistiques associées au

numérique et leur partage entre collectivités

En renforçant les dispositifs de formation continue au numérique proposés aux archivistes (DGPAT, AAF, CNFPT…) (1),

en enrichissant les formations initiales des archivistes (masters)

en favorisant le recours à des archivistes itinérants spécialistes du numérique entre plusieurs collectivités

(CDG),

en travaillant sur des fiches de postes génériques précisant les compétences recherchées (2).

Nécessité également de former les agents des administrations et des collectivités à la culture de la donnée et aux principes du records management

80


(1) On dénombre d’ores et déjà de nombreuses formations dans différents catalogues mais les organismes associés rencontrent d es difficultés pour trouver des intervenants

(2) Sur ce point, on notera que l'AAF vient de publier une nouvelle version de son référentiel métier de nature à contribuer à cet objectif

http://www.archivistes.org/Referentiel-metiers-et-fiches-de-poste

En complément des leviers précédents et en fonction de la stratégie que les partenaires décideront de

retenir, 2 pistes complémentaires à plus long terme ont été évoquées.

• Ces deux pistes ont été mises en avant par différents partenaires à différents stades de l’étude, sans

pour autant faire l’objet d’un consensus entre tous les acteurs impliqués

Elles induisent dans les 2 cas des évolutions préalables importantes, soit du cadre législatif, soit de

l’organisation générale actuellement mise en œuvre pour porter la gestion des archives publiques : •

Piste N°1 : « Mutualisation complète par les SMI », mise en avant par les structures de

mutualisation informatique et la FNCCR : cette évolution consisterait à faire évoluer le cadre

juridique pour favoriser davantage la mutualisation, en permettant aux Structures de

Mutualisation Informatique (SMI) de mutualiser la gestion des archives définitives d’autres

structures publiques suivant les mêmes conditions que les autres services publics d’archives

Cette évolution correspondrait à la mise en application du scénario 4b précédemment présenté

La mise en œuvre de ce levier induit une évolution législative dont les modalités et le calendrier de mise en œuvre restent à ce jour à définir (projet ou proposition de Loi spécifique ou intégrée dans un cadre d’une démarche législative plus vaste)

On notera qu’aucun chantier spécifique permettant d’intégrer une telle évolution législative n’a été engagé ou n’est prévu à ce jour.

Cette évolution pose par ailleurs la question des compétences des SMI, celles-ci n’étant pas compétentes à ce jour dans le domaine culturel, contrairement aux collectivités territoriales.

Voir précisions apportées par le SIAF sur la diapo suivante

81

6.3 Autres pistes d’évolution à plus

long terme

82

Précisions du SIAF concernant la piste N°1 : « Mutualisation complète par les SMI » :

• La mutualisation, telle qu’elle est prévue dans l’article L. 212-4-1 du Code du patrimoine, concerne une compétence – la compétence archives – dévolue aux collectivités et non une mutualisation de moyens informatiques qui peut certes en être une conséquence mais n’est en aucun cas l’objet-même de la mutualisation. Or, les EPCI sans fiscalité propre n’ont pas la compétence archives, c’est pourquoi ils sont exclus du dispositif. Les évolutions proposées ne sont pas anodines, elles touchent aux compétences mêmes des collectivités et bouleversent la cohérence d’un ensemble plus vaste. Or, les structures de mutualisation informatiques ne relèvent pas du même niveau que les collectivités, elles ont les compétences que les collectivités veulent bien leur confier.

• Au-delà de la compétence, les EPCI sans fiscalité propres ne disposent pas de service public d’archives au sens où l’entend l’état de l’art, soit des locaux adaptés, un budget propre au service d’archives et un personnel qualifié permanent, ce qui est logique dans le cas des SMI, puisque leur métier est l’informatique et non l’archivage.

• La réglementation actuelle permet déjà de nombreux scénarios, laissant la possibilité aux SMI de se positionner comme prestataires de services pour la gestion des archives numériques à l’âge courant et intermédiaire et pour

l’hébergement, notamment à l’âge définitif.

• La modification induite par l’article L. 212-4-1 est très récente, il est indispensable d’attendre de voir quels seront ses effets avant d’en proposer une nouvelle modification. Une étude d’impact ne pourra être menée qu’à

ce moment-là.

• Enfin, assurer l’archivage définitif implique de donner un minimum de garanties en matière de pérennité de la structure. Or, les EPCI sans fiscalité propre sont moins pérennes que les collectivités, la loi Notre par exemple entendait réduire drastiquement leur nombre. Le réseau des services publics d’archives est en place et efficient depuis plusieurs décennies, il est donc à privilégier.


long terme

Piste N°2 : « Plate-forme à l’échelle nationale », mise en avant par France Urbaine : envisager

d’étudier l’intérêt et les impacts associés à la mise en œuvre d’un dispositif national d’archivage

électronique à destination potentiellement de toutes les collectivités territoriales et organismes

publics associés

La mise en œuvre d’un tel dispositif a été évoquée notamment à l’occasion de la réunion de la Commission

d’Orientation Stratégique (COS) du 27 juin 2017. Pour autant, cette piste n’a pas été développée lors des différentes réunions du groupe projet et mériterait donc d’être davantage approfondie.

Un tel dispositif pourrait intégrer la mise en œuvre d’infrastructures et d’une solution d’archivage, et, le cas échéant, un service associé à la prise en charge des tâches métier associées à la gestion des archives.

Il est possible juridiquement à droit constant, au titre du scénario 4 présenté dans le présent rapport.

Chaque collectivité garderait la possibilité d’utiliser ce dispositif ou de retenir un autre scénario.

Les intérêts potentiels d’un tel dispositif seraient les suivants :

Proposer un dispositif mutualisé à toutes les collectivités, quelle que soit leur taille et indépendamment de la présence ou non d’une offre de service sur leur territoire

Faciliter l’intégration avec les applications métiers des collectivités en demandant voire imposant à leurs éditeurs de proposer un seul et même connecteur compatible avec cette plate-forme

Mutualiser autant que possible les ressources et moyens nécessaires en évitant à chaque collectivité / territoire de construire son propre projet

Il nécessiterait cependant d’identifier un ou plusieurs opérateurs nationaux pour le porter, et de mobiliser

les moyens et ressources nécessaires à sa mise en œuvre puis à son fonctionnement

Dans un premier temps, la réalisation d’une étude d’opportunité et d’impacts permettrait d’en évaluer la pertinence et les conditions de réalisation

83


long terme

Autres pistes d’évolution à plus long terme

Leviers

communs

Synthèse des différents leviers nationaux potentiels

84

Levier N°1 : Rendre plus lisible la

stratégie de l’Etat Levier N°2 : Enrichir et partager

des référentiels nationaux Levier N°3 : Valoriser les dispositifs

de certification des SAE existants

Levier N°4 : Porter un certain nombre de travaux génériques au

niveau national

Levier N°5 : Constituer et animer un réseau national d’experts et de

compétences

6.4 Synthèse des leviers et options

Levier N°6 : Développer des outils

méthodologiques génériques

Levier N°7 : Encourager les expérimentations / évolutions des textes juridiques pour permettre la

dématérialisation de bout en bout

Levier N°8 : Encourager les services de l’Etat et les collectivités

associés à un même territoire à

mener une concertation

Levier N°9 : Pérenniser, faire

évoluer et développer les dispositifs de financement

Levier N°10 : Favoriser le développement des compétences

Mutualisation complète par les

SMI : Faire évoluer le cadre législatif pour favoriser davantage

la mutualisation

Plate-forme à l’échelle nationale :

Etudier les impacts associés à la mise en œuvre d’un dispositif

national d’archivage électronique

85

6.5 Bonnes pratiques à promouvoir au

niveau de chaque projet

Quels que soient les scénarios retenus et les actions mises en œuvre au niveau national, les

résultats de l’étude mettent également en avant un ensemble de bonnes pratiques

locales de nature à favoriser la réussite des projets d’archivage électronique en

collectivités. Les principales d’entre elles sont les suivantes :

Engager des réflexions intégrant l’ensemble de problématique associée à la gouvernance de la

donnée dans les collectivités, intégrant non seulement la thématique de l’archivage

électronique mais également celles de l’open data, de la gestion des données à caractère

personnel notamment

Faire porter la mise en œuvre opérationnelle des projets puis le fonctionnement des dispositifs

d’archivage électronique par des équipes mixtes intégrant les compétences métier des services

d’archives et les compétences techniques des services informatiques

Mener en amont un travail de cartographie des données et d’analyse des risques au regard des

différents enjeux archivistiques et permettant notamment de mettre en avant les données

essentielles

Encourager les démarches de « records management » permettant de maîtriser la production

documentaire en amont et de faciliter l’alimentation d’un système d’archivage électronique

Bien anticiper la stratégie d’intégration des données dans le système d’archivage, au regard

notamment des différentes applications métiers existantes

86

SOMMAIRE

1. Introduction 2







87

7. Conclusions et prochaines étapes

L’étude engagée début 2017, dans le cadre du programme DcANT, autour du développement de l’archivage électronique et matérialisée par le présent rapport a permis en premier lieu de confirmer l’importance des enjeux associés à l’archivage

électronique pour les collectivités territoriales.

La démarche de co-construction associée à la réalisation de l’étude, mise en place dès

son démarrage, a permis d’impliquer plus de 40 acteurs différents, permettant ainsi de tenir compte notamment de la diversité des contextes locaux et de nombreux retours

d’expérience.

Elle a notamment mis en évidence l'intérêt, de la part de la grande majorité des acteurs

ayant participé à l'étude, pour la mutualisation dans ce domaine de l’archivage

électronique

L’analyse du cadre juridique a quant à lui mis en exergue un large champ des possibles à

s’approprier par les acteurs tant nationaux que locaux concernés par les enjeux de

l’archivage électronique.

Enfin, les scénarios développés doivent permettre de faciliter la prise de décision au

niveau local et encourager les initiatives.

88

7. Conclusions et prochaines étapes

L’étude a également conduit à instruire de nombreuses actions susceptibles d’être mises

en œuvre au niveau national pour encourager le développement de l’archivage

électronique dans les territoires. Par ailleurs, de nouvelles questions et pistes de réflexion

ont pu être formulées dont les réponses devront être apportées dans la durée.

Il appartient désormais aux partenaires de l’étude et du programme DcANT d’exploiter

l’ensemble de ces résultats pour bénéficier d’une vision d’ensemble, dans le respect notamment des principes de libre administration des collectivités et de subsidiarité.

Cette approche collective permettra ensuite d’entrer dans une phase de mise en œuvre

en établissant préalablement un plan d’actions opérationnel associé aux différents leviers

nationaux retenus.

Etude portant sur le développement de

l’archivage électronique dans les territoires

Annexes

90

Annexes







91

Liste des personnes impliquées durant les différentes phases de l’étude (1/5)

A1 : liste des participants

Catégorie Levier Entretien

diagnostic

Groupe

projet

Comité de

pilotage

Services de l’Etat Ministère de la Culture - Service Interministériel des

Archives de France (SIAF)

• Claire Sibille de Grimoüard • Aude Rœlly • Stéphanie Roussel • Thomas Bernard • Dominique Naud

X X X

Ministère de l’Intérieur - Direction Générale des Collectivités Locales (DGCL)

• Isabelle Dorliat-Pouzet • Anouk Vatrin • Valérie Moncho • Pierre de Butler • Béatrice Laurichesse

X X

Services du Premier Ministre - Secrétariat Général

de Modernisation de l’Action Publique (SGMAP)

• Alexis Boudard X X

Associations de

collectivités

Association des Départements de France • Jean-Pierre Quignaux X X X

France Urbaine • Olivier LANDEL X

Association Des Communautés de France ADCF • Pablo Hurlin X X

Les interconnectés (ADCF + France Urbaine) • Céline Colucci X X X

Fédération Nationale des Collectivités concédantes

et régies (FNCCR)

• Jean-Luc Sallaberry • Mireille Bonnin

X X X

Association des Maires Ruraux de France (AMRF) • John Billard X

Régions Région Nouvelle Aquitaine • Myriam Favreau X X

Région Grand Est • Pascal Koenig X X

92




diagnostic

Groupe

projet

Comité de

pilotage

Départements Département des Alpes-Maritimes • Amélie Bauzhac-Stehly • Serge Ikonomoff

X

Département de la Corrèze • Annie Céron X

Département de la Dordogne • Charles Dartigue-Peyrou • Nadège Borderie

X

Département de la Drome • Benoit Charenton X X

Département de la Gironde • Stéphane Dantin • Pascal Romain

X

Département de l’Indre et Loire • Lydiane Gueit-Montchal X X

Département de l’Oise • Clothilde Romet X X

Département de Saône et Loire • Agnès Luminet • Isabelle Vernus • Pascale Bore • Luc Simonet

X X

93




diagnostic

Groupe

projet

Comité de

pilotage

Métropoles,

agglomérations et

villes

Métropole Européenne de Lille • Céline Séname X X

Métropole Nice Côte d’Azur • Olivier Vernay X

Métropole et ville de Grenoble • Anne Boulenc X X

Valence Romans Agglo • Julien Mathieu X

Communauté du pays voironnais • Eve Jullien X

Ville et Communauté urbaine de Dunkerque • Aline Boucherit • William Maufroy • Emmanuelle Catrouillet

X

Ville de Marseille • Stéphane Guinet • Gaëlle Mignot • Fabienne Marty

X X

Ville de Saint-Germain en Laye • Sylvain Gibassier X X

Centres de Gestion Centre de Gestion du Nord • Sylvain Defromont X X

Centre de Gestion de la Mayenne • Jean-Louis Hirigoyen, • Nadège Bossé

X

94




diagnostic

Groupe

projet

Comité de

pilotage

Centres de Gestion Centre de Gestion du Nord • Sylvain Defromont X X

Centre de Gestion de la Mayenne • Jean-Louis Hirigoyen, • Nadège Bossé

X

Structures de

mutualisation

informatique

Territoires Numériques Bourgogne-Franche-Comté • Patrick Ruestchmann • Pierre Laforêt • Daniel Coissard

X X

Mégalis Bretagne • Hervé Le Norcy • Muriel Chabert • Frédéric Le Rochais

X X

SICTIAM • Francis Kuhn • Pierre Pintaric • Antony Belin • Sophie Houzet • Jean-Marc Rietsch (consultant)

X X

X Démat • Mathilde Heuguebart (CD02) X

ALPI Landes • Renault Lagrave X

95




diagnostic

Groupe

projet

Comité de

pilotage

Autres entités Programme Vitam • Mélanie Rebours • Jean-Séverin Lair

X X

Association des archivistes français (AAF) • Anne-Laure Donzel • Céline Guyon • Colinne Vialle

• Julien Benedetti,

X X

Adullact • Pascal Kuczynski X X

CGI • Charles de Ternay • Jérôme Bernard

X

Locarchives • Sylvestre Mathieu • Hervé Streiff

X

Autres entités ayant contribué ponctuellement à l’étude :

• Département du Morbihan,

Ville et Eurométropole de Strasbourg,

Région Ile de France. •

•

96

Annexes







97

Liste des principales sources de référence utilisées durant l’étude

A2 : références

Volet Document de référence

Volet 1 : Diagnostic et benchmark • Code du patrimoine • Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) • Retours d’expérience associés au programme AD-Essor ( https://siaf.hypotheses.org/tag/ad-essor ) • Synthèses des projets d’archivage électronique au sein des Départements (SIAF)

• Résultats de l’enquête menée par l’AAF début 2016 auprès d’un panel de 202 collectivités territoriales disposant d’un service d’archives constitué sur le thème de l’archivage électronique (groupe de travail Am@e)

• Rapport de M. Maurice Quénet : « Quel avenir pour les Archives de France ? », mars 2011

Volet 2 : Cadre juridique • Code du patrimoine • Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) • Cadre commun d’urbanisation du SI de l’état v1.0_0 • R2GA, Référentiel général de gestion des archives du Comité interministériel aux archives de France

• Règlement européen eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014 • Note sur les Services de conservation qualifiés des signatures et des cachets électroniques qualifiés de l’Agence nationale d e la

sécurité des systèmes d’information (ANSSI), Version 1.0 du 3 janvier 2017 • Référentiel Général d’interopérabilité (V2)

• Normes ISO 14721:2012 (OAIS), AFNOR NF Z 42-013 et NF Z 44-022 (SEDA/MEDONA)

• Arrêté du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée

• Grille destinée à guider les tiers-archiveurs dans la préparation de leur dossier de demande d’agrément pour la gestion externalisée d’archives publiques courantes et intermédiaires (https://francearchives.fr/fr/section/24437377).

• LOI n° 2016925 du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l'architecture et au patrimoine

• Décret n° 2017-719 du 2 mai 2017 relatif aux services publics d'archives, aux conditions de mutualisation des archives numériques et aux conventions de dépôt d'archives communales

• Rapport de la Cour des comptes « Les Archives nationales, les voies et moyens d’une nouvelle ambition », communication à la

commission des finances du Sénat, novembre 2016

Volet 3 : Scénarios • Les collectivités locales en chiffres, 2017, ministère de l’Intérieur • L’activité des services d’archives 2015, SIAF • Rapport de Mme Christine Nougaret : « Une stratégie nationale pour la collecte et l’accès aux archives publiques à l'ère

numérique »

98

Annexes







Introduction

99

Cette annexe a vocation à illustrer les différentes stratégies susceptibles d’être mises en œuvre à

l’échelle d’un territoire donné en fonction des différents scénarios étudiés dans le cadre de l’étude

Ces schémas permettent notamment de mettre en évidence les différents flux de données à prévoir

entre les systèmes d’information des collectivités et le ou les dispositifs d’archivage électronique mis

en œuvre

Ils ont été conçus en distinguant 2 exemples de territoires :

Territoire A : chaque collectivité porte par elle-même la mise en œuvre de ses projets de

dématérialisation et plus généralement de systèmes d’information

Territoire B : les collectivités du territoire s’appuient en tout ou partie sur un dispositif

mutualisé en matière de dématérialisation et/ou de système d’information porté par une

collectivité (EPCI à fiscalité propre, département…) ou une structure de mutualisation

(SMI, CDG…)

Ces schémas ne se veulent pas exhaustifs :

Les situations en termes de mutualisation de leurs projets de dématérialisation et de

systèmes d’information peuvent se situer entre les 2 extrêmes présentées

D’autres combinaisons sont envisageables pour chacun des scénarios étudiés

La mutualisation peut également se concevoir en dehors d’un cadre territorial : cas

notamment des collectivités souhaitant mutualiser « entre pairs »

A3 : Illustrations associées aux

différents scénarios

Collectivité (métier, logiciels et infrastructures)

SAE courant, intermédiaire et définitif

Publics des archives Collectivité

SI



100

Collectivité (métier) + Tiers (logiciels et infrastructures)

SAE courant, intermédiaire et définitif


SI

Scénario 1 : dispositif d’archivage électronique mis en œuvre par la collectivité elle-

même

Territoire A Territoire B


même

Hypothèse N°1 : les collectivités ont recours à leur propre système d’information pour mettre en

œuvre et héberger leur solution d’archivage électronique (pas de recours aux options)

Collectivité 1 Collectivité 2 Collectivité … Collectivité X Collectivité Y Collectivité …

Service d’archives

coll 1

(métier, logiciel et

infra.)

101

Offre mutualisée SI Dématérialisation

Archives courantes

et intermédiaires

Archives définitives


coll 2


infra.)


coll …


infra.)


coll X


infra.)


coll Y


infra.)


coll …


infra.)




Tiers (logiciel

/ infra.)* Tiers (logiciel





/ infra.)*


même

Hypothèse N°2 : les collectivités ont recours aux systèmes d’informations de tiers différent les uns

des autres pour mettre en œuvre et héberger leur solution d’archivage électronique (options

Hébergement E ou M)



coll 1

(métier)

102


Archives courantes

et intermédiaires



coll 2

(métier)


coll …

(métier)


coll X

(métier)


coll Y

(métier)


coll …

(métier)



* Le cas échéant, le tiers peut potentiellement être le même que celui utilisé dans le cadre d’une offre mutualisée de dématé rialisation


même

Hypothèse N°3 : les collectivités d’un même territoire font appel à un même tiers pour héberger et

exploiter leurs logiciels et matériels (options Hébergement E ou M)

Tiers (logiciels et infra.)* Tiers (logiciels et infra.)*




coll 1

(métier)

103


Archives courantes

et intermédiaires



coll 2

(métier)


coll …

(métier)


coll X

(métier)


coll Y

(métier)


coll …

(métier)





même

Hypothèse N°4 : toutes les collectivités font appel à un seul et même tiers pour héberger et exploiter

leurs logiciels et matériels (options Hébergement E ou M)

Tiers (logiciels et infra.)*




coll 1

(métier)

104


Archives courantes

et intermédiaires



coll 2

(métier)


coll …

(métier)


coll X

(métier)


coll Y

(métier)


coll …

(métier)




EPCI à FP (métier, logiciels et infrastructures) SI

Scénario 2 : dispositif mis en œuvre en tout ou partie par l’EPCI à fiscalité propre

associée à la collectivité (ou l’une de ses communes membres)

SAE courant, intermédiaire et définitif*


105

EPCI à FP (métier) + Tiers (logiciels et infrastructures) SI





EPCI (ou commune membre)

territoire A (métier, logiciel et

infrastructures)


territoire B (métier, logiciel et

infrastructures)

Territoire A (EPCI) Territoire B (EPCI)



Hypothèse N°1 : les EPCI à FP ont recours à leur propre système d’information pour mettre en œuvre

et héberger leur solution d’archivage électronique (pas de recours aux options)

106



Archives courantes

et intermédiaires




Tiers (logiciels et infra.)* Tiers (logiciels et infra.)*


territoire A (métier)


territoire B (métier)




Hypothèse N°2 : les EPCI à FP ont recours aux systèmes d’informations de tiers différent les uns des

autres pour mettre en œuvre et héberger leur solution d’archivage électronique (options


107



Archives courantes

et intermédiaires





Tiers (logiciels et infra.)*


territoire A (métier)

EPCI (ou commune

membre) territoire B (métier)




Hypothèse N°3 : les EPCI à FP font appel à un même tiers pour héberger et exploiter leurs logiciels et

matériels (options Hébergement E ou M)

108



Archives courantes

et intermédiaires





Archives départementales (métier, logiciels et infrastructures) SI

Scénario 3 : dispositif mis en œuvre en tout ou partie par les archives départementales



109 * Fonctions métier portées par le Département, logiciels et matériels hébergés et exploités par lui -même ou un tiers

Archives départementales (métier) + Tiers (logiciels et infra.) SI





Archives départementales territoire A

(métier, logiciel et infras.)

Archives départementales territoire B

(métier, logiciel et infras.)



Hypothèse N°1 : les Départements ont recours à leur propre système d’information pour mettre en

œuvre et héberger leur solution d’archivage électronique (pas de recours aux options)

110



Archives courantes

et intermédiaires




Tiers (logiciel et infras.) Tiers (logiciel et infras.)


(métier)


(métier)



Hypothèse N°2 : les Départements ont recours aux systèmes d’informations de tiers différent les uns

des autres pour mettre en œuvre et héberger leur solution d’archivage électronique (options


111



Archives courantes

et intermédiaires




Tiers (logiciel et infras.)


(métier)


(métier)



Hypothèse N°3 : les Départements font appel à un même tiers pour héberger et exploiter leurs

logiciels et matériels (options Hébergement E ou M)

112



Archives courantes

et intermédiaires




SPA tiers (métier, logiciels et infrastructures) SI

Scénario 4 : dispositif porté en tout ou partie par un service public d’archives tiers (hors

EPCI et Département d’origine de la collectivité) = Mutualisation entre Services publics

d’archives



113 * Fonctions métier portées par le SPA, logiciels et matériels hébergés et exploités par lui-même ou un tiers

SPA tiers (métier) + Tiers (logiciels et infrastructures) SI






Service Public d’archives A


infras.)

Service public d’archives B


infras.)

Service public d’archives C


infras.)



d’archives

Hypothèse N°1 : les Services Publics d’archives tiers ont recours à leur propre système d’information

pour mettre en œuvre et héberger leur solution d’archivage électronique (pas de recours aux

options)

114



Archives courantes

et intermédiaires




Tiers (logiciel et infra.) Tiers (logiciel et infra.) Tiers (logiciel et infra.)



(métier)


(métier)


(métier)



d’archives

Hypothèse N°2 : les Services Publics d’archives tiers ont recours aux systèmes d’informations de tiers

différent les uns des autres pour mettre en œuvre et héberger leur solution d’archivage électronique

(options Hébergement E ou M)

115



Archives courantes

et intermédiaires




Tiers (logiciel et infra.)



(métier)


(métier)


(métier)



d’archives

Hypothèse N°3 : les Services Publics d’archives tiers font appel à un même tiers pour héberger et

exploiter leurs logiciels et matériels (options Hébergement E ou M)

116



Archives courantes

et intermédiaires




Tiers (logiciel et infra.)

Service public d’archives national (métier)


117





d’archives

Hypothèse N°4 : un seul et même Service Public d’archives tiers répond aux besoins de toutes les

collectivités, en ayant recours à son propre système d’information ou à celui d’un tiers pour mettre

en œuvre et héberger sa solution d’archivage électronique

Archives courantes

et intermédiaires




118

Scénario 5 : dispositif porté par un tiers-archiveur (pour les archives courantes et

intermédiaires) + un autre scénario (pour les archives définitives)

Tiers archiveur agréé Collectivité

intermédiaire SAE courant et intermédiaire

SAE définitif

SI

Tiers archiveur agréé EPCI à Fiscalité propre


SAE définitif

SI

Tiers archiveur agréé Département


SAE définitif

SI

Tiers archiveur agréé SPA Tiers


SAE définitif

Collectivité Publics des archives

SI





intermédiaires) + scénario 1 (pour les archives définitives)

Hypothèse N°1 : chaque collectivité a recours à un tiers-archiveur de son choix parmi ceux

susceptibles d’intervenir sur tout le territoire national


Tiers-archiveur Alpha Tiers-archiveur Beta Tiers-archiveur …

Service d’archives coll

1

119



2


…


X


Y


…

Archives courantes

et intermédiaires


+





Hypothèse N°2 : les collectivités d’un même territoire font appel à un même tiers-archiveur

« territorial »


Tiers-archiveur territoire A Tiers-archiveur territoire B

120




1


2


…


X


Y


…

Archives courantes

et intermédiaires


+






territoire A EPCI (ou commune membre)

territoire B






121


Archives courantes

et intermédiaires


+





territoire A EPCI (ou commune membre)

territoire B


122



Archives courantes

et intermédiaires





« territorial »

+



Territoire A (Département) Territoire B (Département)









123


Archives courantes

et intermédiaires


+






Territoire A (Département) Territoire B (Département

124



Archives courantes

et intermédiaires





« territorial »

+



Tiers-archiveur Alpha

Tiers-archiveur Beta

Tiers-archiveur territoire B

Service Public d’archives 1

Service public d’archives 2

Service public d’archives 3




Hypothèse N°1 : chaque collectivité a recours à un tiers-archiveur et un service public d’archives de

son choix parmi ceux susceptibles d’intervenir sur tout le territoire national

125



Archives courantes

et intermédiaires


+



Tiers-archiveur Territoire A

Tiers-archiveur Territoire B

Service public d’archives territoire A

Service public d’archives territoire B




Hypothèse N°2 : les collectivités d’un même territoire font appel à un même tiers-archiveur et un

même service public d’archives « territorial »

126



Archives courantes

et intermédiaires


+



127

Annexes




• A4 : Grille détaillée de répartition des rôles et responsabilités associées

aux différents scénarios (version de travail) 127



Cette annexe vise à présenter sous formes de tableaux et à titre indicatif, la nature des

tâches prises en charge par les différentes catégories d’acteurs associés aux

différents scénarios étudiés

La liste des tâches décrites dans ces tableaux est basée sur le retour d’expérience du SICTIAM dans le cadre de la qualification de son projet par

le SIAF et n’a pas à ce stade de caractère normatif

La répartition des rôles indiquée pour chaque scénario doit faire l’objet d’un

travail d’approfondissement et de validation dans le prolongement de la

présente étude

Le tableau N°1 présente cette répartition dans le cas scénarios et options à

droit constant (Scénarios 1, 2, 3, 4 et 5, options Hébergement E ou M)

Le tableau N°2 développe le cas spécifique des SMI dans l’hypothèse d’une

évolution préalable du cadre législatif

128

A4 : répartition des rôles et

responsabilités

Introduction

/

Acteur inchangé

AD

coll.

DSI

SPA Service public d'archives

Voir l'acteur du scénario dont l'option est une variante

Légende

et / ou

Archives départementales

collectivité territoriale

Direction des systèmes d'information

129

Tableau N°1 : scénarios et options à droit constant (Scénarios 1, 2, 3, 4 et 5, options



responsabilités

Version en cours de

rédaction, non validée

Scénario 1

La collectivité gè re en

son sein ses propres

a rchives

Scénario 2

Dépôt au sein d'un

EPCI

Scénario 3

Dépôt au départe ment

Scénario 4

Mutualisation entre

Se rvices publics

d'archives

Scénario 5

Tiers archiva ge a gréé

Scénarios 1 à 4 :

option SAE-E

Externalisa tion de

logiciels et / ou infra.

chez un tiers

Scénarios 1 à 4 :

option SAE-M

Mutua lisation de

logiciels et / ou

infrastructure

Partie du cycle de vie des archives électroniques de la collectivité

couverte par le scénario Tous les âges Tous les â ges

Archives dé finitives e t e xc e p t io n n e lle me n t

in te rmé d ia ire s ( * )

Tous le s âges Archives courantes et

intermé diaires

Définition détaillée des tâches

1 Localisation de la salle serveurs principale DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

2 Localisation de la salle serveurs secondaire DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

3 Resp. et exploit. de la salle serveurs principale (clim., énergie, réseau...) DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

4 Responsabilité et exploitation de la salle serveurs secondaire DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

5 Choix des machines de la salle serveurs principale DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

6 Choix des machines de la salle serveurs secondaire DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

7 Mise à disposition et maintenance des machines de la salle serveurs principale DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

8 Mise à disposition et maintenance des machines de la salle serveurs DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

9 Accès physique aux machines de la salle serveurs principale DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

10 Accès physique aux machines de la salle serveurs secondaire DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

11 MEP et MAJ de l’environnement système (BDD, anti-virus, OS) DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

12 Gestion physique des supports de conservation DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

13 Gestion des backup DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

14 Choix du logiciel de système d’archivage électronique (SAE) SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA Tiers archiveur Acteur inchangé Acteur inchangé

15 Installation du SAE DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

16 Exploitation du SAE (supervision des alertes, des logs système) DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

17 Maintenance du SAE DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

18 Administration technique (connecteurs, configuration…) DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

19 Admin. fonct. (gestion util., paramétrage, déf.et gestion niveaux de service) DSI/SPA Collectivité DSI/SPA EPCI DSI Dépt /AD DSI/SPA coll/autre SPA DSI/SPA coll./Tiers A. Acteur inchangé Acteur inchangé

20 Gestion des archives (cycle de vie, profils, accords de verst...) : définition SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA SPA Collectivité Acteur inchangé Acteur inchangé

21 Gestion des archives : mise en œuvre SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA Tiers archiveur Acteur inchangé Acteur inchangé

22 Planification de la pérennisation : décision SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA SPA Collectivité Acteur inchangé Acteur inchangé

23 Planification de la pérennisation : mise en œuvre SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA Tiers archiveur Acteur inchangé Acteur inchangé

24 Politique d’archivage : définition SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA SPA Collectivité Acteur inchangé Acteur inchangé

25 Politique d’archivage : mise en œuvre SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA Tiers archiveur Acteur inchangé Acteur inchangé

26 Processus archivistiques (vert., comm., restit...) : définition, validation SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA SPA Collectivité Acteur inchangé Acteur inchangé

27 Processus archivistiques : mise en œuvre SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA Tiers archiveur Acteur inchangé Acteur inchangé

28 Tâches planifiées (contrôles d’intégrité, récolement, etc.) : définition, validation SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA SPA Collectivité Acteur inchangé Acteur inchangé

29 Tâches planifiées : mise en oeuvre fonctionnelle SPA Collectivité SPA EPCI Archives dépt. SPA coll. / autre SPA SPA Collectivité Acteur inchangé Acteur inchangé

30 Tâches planifiées : mise en œuvre technique DSI/SPA Collectivité DSI/SPA EPCI DSI Dépt /AD SPA coll. / autre SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

31 Audit Archives dépt. Archives dépt. Archives dépt. Archives dépt. Archives dépt. Archives dépt. Archives dépt.

32 Destruction physique des supports DSI Collectivité DSI EPCI DSI Département DSI coll. / DSI SPA Tiers archiveur Tiers Tiers

33 Définition de la PSSI, du PCA, du PRA DSI/SPA Collectivité DSI/SPA EPCI DSI Dépt /AD DSI/SPA coll/autre SPA Tiers archiveur Acteur inchangé Acteur inchangé

34 Mise en œuvre de la PSSI, du PCA, du PRA DSI/SPA Collectivité DSI/SPA EPCI DSI Dépt /AD DSI/SPA coll/autre SPA Tiers archiveur Acteur inchangé Acteur inchangé

Cycle de vie couvert par le scénario dont

l'option perme t de constituer une variante

(*) par exception, les archives numériques peuvent être déposées par une commune au département avant l’expiration de leur DU A (art. L. 212-11 et L.212-12 du CdP).

130

Tableau N°2 : scénario induisant une évolution législative préalable (scénario 4b : SMI)


responsabilités

Version en cours de

rédaction, non validée

Scénario 4b

La collectivité mutualise

son SAE avec le SPA du

SMI (n é c e ssite u n e é vo lu tio n

d u c a d re lé g a l)

option SAE-M :

La collectivité bénéficie

d'une mutualisation des

logiciels et / ou

infrastructure de SAE via le

SMI

Patrie du cycle de vie des archives électroniques de la collectivité

cliente du SMI couverte par le scénario Tous les âges Tous les â ges

Définition détaillée des tâches

1 Localisation de la salle serveurs principale SMI / DSI Collectivité SMI / Collectivité

2 Localisation de la salle serveurs secondaire SMI / DSI Collectivité SMI / Collectivité

3 Resp. et exploit. de la salle serveurs principale (clim., énergie, réseau...) SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

4 Responsabilité et exploitation de la salle serveurs secondaire SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

5 Choix des machines de la salle serveurs principale SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

6 Choix des machines de la salle serveurs secondaire SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

7 Mise à disposition et maintenance des machines de la salle serveurs principale SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

8 Mise à disposition et maintenance des machines de la salle serveurs SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

9 Accès physique aux machines de la salle serveurs principale SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

10 Accès physique aux machines de la salle serveurs secondaire SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

11 MEP et MAJ de l’environnement système (BDD, anti-virus, OS) SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

12 Gestion physique des supports de conservation SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

13 Gestion des backup SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

14 Choix du logiciel de système d’archivage électronique (SAE) SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité

15 Installation du SAE SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

16 Exploitation du SAE (supervision des alertes, des logs système) SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

17 Maintenance du SAE SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

18 Administration technique (connecteurs, configuration…) SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

19 Admin. fonct. (gestion util., paramétrage, déf.et gestion niveaux de service) DSI/SPA SMI/ SPA Collectivité DSI/SPA Collectivité

20 Gestion des archives (cycle de vie, profils, accords de verst...) : définition SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité

21 Gestion des archives : mise en œuvre SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité

22 Planification de la pérennisation : décision SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité

23 Planification de la pérennisation : mise en œuvre SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité

24 Politique d’archivage : définition SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité

25 Politique d’archivage : mise en œuvre SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité

26 Processus archivistiques (vert., comm., restit...) : définition, validation SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité

27 Processus archivistiques : mise en œuvre SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité

28 Tâches planifiées (contrôles d’intégrité, récolement, etc.) : définition, validation SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité

29 Tâches planifiées : mise en oeuvre fonctionnelle SPA SMI / SPA Collectivité SPA Collectivité

30 Tâches planifiées : mise en œuvre technique SPA SMI / SPA Collectivité SMI / DSI Collectivité

31 Audit Archives dépt. Archives dépt.

32 Destruction physique des supports SMI / DSI Collectivité SMI / DSI Collectivité

33 Définition de la PSSI, du PCA, du PRA SMI / DSI/SPA Collectivité DSI / SPA Collectivité

34 Mise en œuvre de la PSSI, du PCA, du PRA SMI / DSI/SPA Collectivité DSI / SPA Collectivité

131

Annexes







Répartition des EPCI à fiscalité propre par population au 1 er janvier 2017 (source : DGCL)

Répartition des communes par population au 1 er janvier 2017 (source : DGCL)

132

Cas des communes et EPCI à fiscalité propre

A5 : Données de référence sur les

collectivités françaises

Population EPCI Nombre d'EPCI

Nombre de

communes

associées

Population

totale Population (%)

Supérieur à 250 000 34 1702 23 081 411 34,39%

Entre 100 000 et 250 000 86 2948 12 948 633 19,16%

Entre 50 000 et 100 000 152 5177 10 685 952 15,74%

Entre 20 000 et 50 000 457 13392 14 237 636 21,00%

Moins de 20 000 538 12192 6 598 809 9,71%

Total général 1267 35411 67 552 441 100,00%

Population communes Nombre de communes Population totale Population (%) Supérieur à 100 000 42 10 251 749 15,18%

Entre 25 000 et 100 000 319 13 771 720 20,39%

Entre 10 000 et 25 000 653 9 869 300 14,61%

Entre 2 500 et 10 000 3 384 15 877 592 23,50%

Moins de 2 500 31 013 17 782 080 26,32%

Total général 35 411 67 552 441 100,00%

Croisement EPCI / Communes par tranche de population (en nb de communes)

Croisement EPCI / Communes par tranche de population (en nb d’habitants)

133


Catégorie EPCI Moins de 2 500 Entre 2 500 et 10 000 Entre 10 000 et 25 000 Entre 25 000 et 100 000 Supérieur à 100 000 Total général Inférieure à 20 000 11 475 392 7 11 874 Entre 20 000 et 50 000 12 238 1 093 134 6 13 471 Entre 50 000 et 100 000 4 454 759 131 56 5 400 Entre 100 000 et 250 000 2 085 608 144 93 10 2 940 Supérieure à 250 000 761 532 237 164 32 1 726

Total général 31 013 3 384 653 319 42 35 411

Population Catégorie ville

Catégorie EPCI Moins de 2 500 Entre 2 500 et 10 000 Entre 10 000 et 25 000 Entre 25 000 et 100 000 Supérieur à 100 000 Total général Inférieure à 20 000 4 736 862 1 590 130 88 344 6 415 336

Entre 20 000 et 50 000 7 058 442 4 944 288 1 847 203 166 460 14 016 393

Entre 50 000 et 100 000 3 441 995 3 407 332 2 046 491 2 094 145 10 989 963

Entre 100 000 et 250 000 1 811 828 3 013 851 2 170 897 4 436 869 1 359 780 12 793 225

Supérieure à 250 000 732 953 2 921 991 3 716 365 7 074 246 8 891 969 23 337 524

Total général 17 782 080 15 877 592 9 869 300 13 771 720 10 251 749 67 552 441

Environ 20 millions d’habitants (30% de la population totale) se situent dans des EPCI de moins

de 50 000 habitants existence de ressources archivistiques à l’échelle de ces blocs

communaux ?



Répartition des services d’archives municipales et intercommunales par population

(source : SIAF, rapport annuel 2015) :

• Remarques sur les données étudiées :

• Suivant les cas, les services d’archives recensés peuvent avoir un positionnement au niveau d’une commune ou d’un

EPCI uniquement, être mutualisés entre une commune et un EPCI voire porter la compétences sur l’ensemble des

communes membres de l’EPCI

Dans le cas des grands EPCI, on peut ainsi dénombrer plusieurs services d’archives différents répartis dans différentes communes. Cette situation, ainsi que les périodes de références différentes associées aux données étudiées (2015 pour

les services d’archives, 2017 pour le nombre total de commune), peuvent expliquer pourquoi le nombre de services d’archives recensés pour les collectivités de plus de 100 000 habitants est supérieur au nombre de communes associés

Une comparaison entre nb de communes et nb de services n’ayant de facto qu’une valeur indicative mais donnant

néanmoins un ordre de grandeur sur la présence effective de services d’archives au sein du bloc communal

•

•

Les communes de moins de 25 000 habitants peuvent globalement être considérées comme ne disposant pas de ressources

archivistiques en propre Pour les autres communes et EPCI, on peut s’interroger sur la part de l’effectif réellement susceptible de considérer la ques tion

de l’archivage numérique Hypothèse de travail à valider : 35% d’agents de catégorie A (conservateurs, attaché de conservation du patrimoine) soit 2 à

3 ETP en moyenne dans le cas des communes de plus de 100 000 habitants, à partager entre les différents activités des services

d’archivage, dont l’archivage électronique (et un effectif moindre pour les autres communes)

134


Population associée au service

d'archives

Nombre de

services d'archives

(2015)

ETP moyen par

service d'archives

ETP maximum par

service d'archives Nb total d'ETP

Nombre total de

communes (2017)

% de services

d'archives / Nb de

communes

Moins de 2 500 habitants 4 0,6 1,0 2,2 31013 0,01%

Entre 2 500 et 10 000 habitants 41 1,0 2,6 40,3 3384 1,21%



Plus de 100 000 habitants 58 8,2 36,6 477,1 42 138,10%

Total général 453 3,2 36,6 1 443,3 35 411 1,28%



Croisement Départements / Communes par tranche de population (en nb de

communes)

Croisement Départements / Communes par tranche de population (en nb d’habitants)

Le nombre de communes à considérer à l’échelle d’un Département n’est pas nécessairement fonction de sa

population, avec de nombreux départements de faible population comprenant un très grand nombre de

collectivités On peut s’interroger sur la capacité de tous les départements à accompagner un nombre important de collectivités,

d’autant plus que celles-ci ne sont pas, dans la très grande majorité des cas, dotées de compétences archivistiques

135

Cas des départements

Nombre de communes Catégorie ville

Départements Entre 10 000 et 25 000 Entre 2 500 et 10 000 Entre 25 000 et 100 000 Moins de 2 500 Supérieur à 100 000 Total général

Départements de plus de 1 million d'habitants (20) 355 1 438 216 6 066 22 8 097 Départements compris entre 500 000 et 1 millions d'habitants (29) 180 1 160 49 11 158 18 12 565

Départements compris entre 250 000 et 500 000 habitants (30) 92 602 42 8 888 2 9 626 Départements de moins de 250 000 habitants (19) 26 184 12 4 901 5 123

Total général 653 3 384 319 31 013 42 35 411

Population Catégorie ville

Départements Entre 10 000 et 25 000 Entre 2 500 et 10 000 Entre 25 000 et 100 000 Moins de 2 500 Supérieur à 100 000 Total général

Départements de plus de 1 million d'habitants (20) 5 508 189 7 041 802 9 196 960 4 532 485 7 507 402 33 786 838

Départements compris entre 500 000 et 1 millions d'habitants (29) 2 635 923 5 330 496 2 239 193 6 858 843 2 484 974 19 549 429

Départements compris entre 250 000 et 500 000 habitants (30) 1 350 371 2 704 584 1 821 713 4 636 938 259 373 10 772 979

Départements de moins de 250 000 habitants (19) 374 817 800 710 513 854 1 753 814 3 443 195

Total général 9 869 300 15 877 592 13 771 720 17 782 080 10 251 749 67 552 441



Croisement Départements / EPCI par tranche de population (en nb de EPCI)

Croisement Départements / EPCI par tranche de population (en nb d’habitants)

Le nombre d’EPCI par Département est plus homogène, quelle que soit la population du Département

136


Nb EPCI catégorie EPCI

Départements Entre 100 000 et 250 000 Entre 20 000 et 50 000 Entre 50 000 et 100 000 Inférieure à 20 000 Supérieure à 250 000 Total général

Départements de 20 à 28 EPCI (9) 8 95 27 67 3 200 Départements de 10 à 19 EPCI (61) 49 303 105 389 27 873 Départements de 5 à 9 EPCI (23) 24 57 24 71 3 179 Département de 1 à 4 EPCI (5) 5 3 3 2 2 15

Total général 86 458 159 529 35 1267

Population EPCI catégorie EPCI

Départements Entre 100 000 et 250 000 Entre 20 000 et 50 000 Entre 50 000 et 100 000 Inférieure à 20 000 Supérieure à 250 000 Total général

Départements de 20 à 28 EPCI (9) 1 454 223 3 022 079 1 976 162 1 058 585 1 766 015 9 277 064

Départements de 10 à 19 EPCI (61) 7 288 457 9 099 112 7 113 990 4 552 175 11 478 004 39 531 738

Départements de 5 à 9 EPCI (23) 3 424 327 1 811 872 1 665 567 781 717 1 137 853 8 821 336

Département de 1 à 4 EPCI (5) 626 218 83 330 234 244 22 859 8 955 652 9 922 303

Total général 12 793 225 14 016 393 10 989 963 6 415 336 23 337 524 67 552 441



Répartition des services d’archives départementales par population (source : SIAF,

rapport annuel 2015) :

Les départements disposent à eux seuls d’un effectif associé aux archives deux fois plus important que celui du bloc

communal, du fait principalement de la compétence des Archives Départementales

On peut s’interroger sur la part de l’effectif réellement susceptible de considérer la question de l’archivage

numérique Hypothèse de travail à valider : 35% d’agents de catégorie A (conservateurs, attaché de conservation du

patrimoine), soit 11 ETP en moyenne par département (à partager entre les différents activités des services

d’archivage, dont l’archivage électronique)

137


Catégories de départements par population Nb ETP moyen du

service d'archives

ETP maximum du


Départements de plus de 1 million d'habitants (23) 47,9 95,6 1 101

Départements compris entre 500 000 et 1 million d'habitants (28) 31,5 45,8 883

Départements compris entre 250 000 et 500 000 habitants (28) 26,2 47,6 734

Départements de moins de 250 000 habitants (20) 16,7 24,0 333

Total général 30,8 95,6 3 051



Services d’archives régionales (source : SIAF, rapport annuel 2015 / avant fusions des

régions) :

Les régions disposent globalement d’un effectif total réduit consacré aux archives comparé aux Départements et

blocs communaux Comme pour les autres collectivités, on peut s’interroger sur la part de l’effectif réellement susceptible de

considérer la question de l’archivage numérique Hypothèse de travail à valider : 35% d’agents de catégorie A (conservateurs, attaché de conservation du

patrimoine), soit entre 1 et 2 ETP en moyenne par région après fusions de celles-ci (à partager entre les différents

activités des services d’archivage, dont l’archivage électronique)

138

Cas des régions

Catégories de régions Nb de régions /

services

ETP Moyen du

service d'archives

ETP Max du


12 millions d'habitants 1 9,0 9,0 9

Entre 3 et 7 millions d'habitants 6 6,3 13,8 37,66

Entre 1,5 et 3 millionjs d'habitants 9 1,8 3,8 16,3

Moins de 1,5 millions d'habitants 7 2,5 3,8 17,3

Total général 23 3,5 13,8 80,26



139

Synthèse des effectifs archives des collectivités

AD AR AC-AIC TOTAL

Effectif total (ETP) 3051 80 1443 4574

Estimation part d'agents de catégorie A 35% 35% 35%

Estimation agents de catégorie A 1068 28 505 1601

Services d'archives



Légende : - -

AD : archives départementales, AR : Archives municipales

- AC-AIC : archives communales et intercommunales

140

Annexes






• A6 : Vue d’ensemble des enjeux associés à l’archivage électronique et

du contexte associé à la gestion des données publiques en

collectivités 140

141

A6 : Vue d’ensemble des

enjeux

Vue d’ensemble des enjeux associés à l’archivage électronique

et du contexte associé à la gestion des données publiques dans les collectivités

etude portant sur le développement de - … · techniques adéquates (usage de formats ouverts,...

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