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CONDUITE D’ENTRETIEN D’EVALUATION

ELABORE PAR : Dr. BEN HMIDA Moez

PLAN

• 1.Une « définition » • 2.Pourquoi évaluer ?• 3.Le processus de l’entretien• 4.La préparation de l’entretien• 5. Le déroulement de l’entretien• 6. Comment élaborer un formulaire

d’évaluation ?Fiche d’évaluation

Dr BEN HMIDA Moez

Exercice pour faire le point

• Voici 9 termes couramment utilisés, un seul d’entre eux contribue à la définition d’un entretien d’appréciation:

• Définissez d’abord ces termes; puis dites lequel s’applique à l’entretien d’évaluation

Dr BEN HMIDA Moez

Exercice pour faire le point

DéfinitionsDéfinitions

1. Bavardage1. Bavardage

2. Conversation2. Conversation

3. Discours3. Discours

4. Dialogue4. Dialogue

5. Discussion5. Discussion

6. Interrogatoire6. Interrogatoire

7. Monologue7. Monologue

8. Parlote8. Parlote

9. Tête à tête9. Tête à tête Dr BEN HMIDA Moez

Exercice pour faire le pointDéfinitionsDéfinitions

1. Bavardage1. Bavardage Usurper le temps des autresUsurper le temps des autres

2. Conversation2. Conversation Echange de propos sans objectif Echange de propos sans objectif précisprécis

3. Discours3. Discours Type d’exposéType d’exposé

4. Dialogue4. Dialogue CNIS pour l’entretien (Ecoute)CNIS pour l’entretien (Ecoute)

5. Discussion5. Discussion Echange d’avis, d’information et de Echange d’avis, d’information et de propositions (Moyen pour atteindre propositions (Moyen pour atteindre l’objectif)l’objectif)

6. Interrogatoire6. Interrogatoire Mesure disciplinaireMesure disciplinaire

Dr BEN HMIDA Moez

Exercice pour faire le pointDéfinitionsDéfinitions

7. Monologue7. Monologue Long discours d’une personne qui Long discours d’une personne qui

ne laisse pas la parole aux autresne laisse pas la parole aux autres

8. Parlote8. Parlote Echange de paroles insignifiantes Echange de paroles insignifiantes pour le seul plaisir de parlerpour le seul plaisir de parler

9. Tête à tête9. Tête à tête Une entrevue à connotation Une entrevue à connotation affectiveaffective

Dr BEN HMIDA Moez

Entretien d’évaluation

• Quoi?• Pourquoi?• Comment?

Dr BEN HMIDA Moez

1.Une « définition » :

• Derrière ces nombreuses dénominations le principe de l’entretien consiste tout simplement à faire un point formalisé et « officiel » avec chacun de ses collaborateurs sur la manière dont il exerce son métier dans l’entreprise et ses perspectives de progrès pour l’avenir au moins une fois par an.

Dr BEN HMIDA Moez

2.Pourquoi évaluer ?

– Objectif principal :

Amélioration de la qualité du travail.

• Evaluer pour contrôler CT• Evaluer pour aider l’employé à

mieux faire son travail AT.

Dr BEN HMIDA Moez

Mais aussi …

Dr BEN HMIDA Moez

Pour l ’organisation :Pour l ’organisation :Evaluer les rémunérations.Evaluer les rémunérations.

Mettre à jour les promotionsMettre à jour les promotions..Prévoir les formations et évaluer les actions Prévoir les formations et évaluer les actions précédentes.précédentes.Etablir les besoins en personnel.Etablir les besoins en personnel.Valider les méthodes de recrutement et Valider les méthodes de recrutement et d’affectation.d’affectation.

Et aussi …

Pour l ’ individu :• Avoir un feed-back sur la perception du

supérieur à son égard.• Mieux se connaître.• Ouvrir le dialogue avec le supérieur.• Occasion de se perfectionner.

Dr BEN HMIDA Moez

Les bénéfices de l’entretien :

Dr BEN HMIDA Moez

L’entreprise Le responsable d’équipeLe responsable d’équipe

Le collaborateurLe collaborateur

Le collaborateur

• Il fait lui-même, lors de la préparation, le bilan de l’année de travail écoulée.

• Il prend le temps de dialoguer avec son hiérarchique de ses points forts et de ses améliorations dans le travail

• Il définit avec son hiérarchique des objectifs de progrès précis.

• Il aborde ses souhaits en matière de formation, d’évolution et de rémunération.

Dr BEN HMIDA Moez

Le responsable d’équipe :

• Il fait un point personnel et approfondi par collaborateur.

• Il prend le temps d’écouter son collaborateur sur l’exercice de son métier.

• Il clarifie la mission du collaborateur et les objectifs de l’entreprise.

• Il exprime son point de vue sur la manière dont son collaborateur exerce son métier.

• Il prépare par des objectifs précis les progressions de l’année à venir.

• Il dialogue.

Dr BEN HMIDA Moez

L’entreprise :

• Elle s’assure un système de management homogène.

• Elle recueille et fait la synthèse des besoins de formation.

• Elle recueille les souhaits d’évolution.

Dr BEN HMIDA Moez

En résumé l’entretien est:

• Un dialogue professionnel• Un bilan• Une orientation pour l’avenir

Dr BEN HMIDA Moez

Activité

• Vérifiez votre mémoire et associez les termes de la colonne de gauche avec ceux de la colonne droite:

1.Une rencontre1.Une rencontre A. par contratA. par contrat

2.Un dialogue2.Un dialogue B. avec son B. avec son collaborateurcollaborateur

3.Un engagement3.Un engagement C. de progrèsC. de progrès

4.Une recherche 4.Une recherche communecommune

D. des faitsD. des faits

5.Une analyse5.Une analyse E. de solutionsE. de solutions

6.Des objectifs6.Des objectifs F. formaliséF. formalisé

7.La mise en place7.La mise en place G. d’un suiviG. d’un suivi

Dr BEN HMIDA Moez

Résultats

• 1.B• 2.F• 3.A• 4.E• 5.D• 6.C• 7.G

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Les caractéristiques d’un entretien d’évaluation

Dr BEN HMIDA Moez

4. Une recherche commune de solutions

6. Un engagement Par contrat

7. La mise en place d’un suivi

3. Une analyse des faits

5. Des objectifs de progrès

1. Une rencontreAvec son collaborateur

2. Un dialogue formalisé

3.Le processus de l’entretien

Ce processus comprend 4 phases :• L’entretien d’annonce• La préparation • L’entretien lui-même• Les différents points de suivi

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L’ENTRETIEN D’ANNONCE

Cet entretien a un double objectif :• « Vendre » l’entretien à son collaborateur en

lui faisant comprendre l’esprit du système et les divers avantages que le responsable et lui-même y trouverons.

En effet, un collaborateur non motivé par l’entretien adoptera une position passive, voir opposée, pendant l’entretien.

• Fixer un rendez-vous pour l’entretien.

Dr BEN HMIDA Moez

LES ETAPES DE L’ENTRETIEN D’ANNONCE

• Présenter les enjeux de l’entretien :

(Les bénéficies pour le collaborateur, vous-même et l’entreprise)

Préciser les règles du jeu : • C’est d’abord un dialogue professionnel où le

collaborateur doit avant tout s’exprimer.• Ce dialogue se déroule dans un esprit positif et

constructif. L’entretien est un outil de progrès et non pas de jugement ni de sanction.

Dr BEN HMIDA Moez


Présenter le déroulement de l’entretien. « On parlera de » :

• LA MISSION• Le bilan des 12 derniers mois : (ce qui a été, ce qui

n’a pas été)• Les objectifs de progrès pour les 12 prochains mois.• Les souhaits en matière de formation, d’évolution et

de rémunération.• Présenter les outils : La fiche d’évaluation

Dr BEN HMIDA Moez


• Demander au collaborateur de préparer l’entretien :

• Le laisser exprimer toutes ses questions ou objections

• Répondre• Vérifier que votre collaborateur est satisfait

par vos réponses

Dr BEN HMIDA Moez


• Demander au collaborateur quelles sont ses questions, ses craintes, ses objections

• Prendre un rendez-vous :• Proposer une date dans 8 jours.• Choisir plutôt un début de semaine et le matin

de préférence.

Dr BEN HMIDA Moez

LES CRAINTES ET LES OBJECTIONS DE VOS COLLABORATEURS :

CRAINTESCRAINTES OBJECTIONSOBJECTIONS

Peur de la Peur de la hiérarchie : hiérarchie :

C mon chef, il a tjrs raison, C mon chef, il a tjrs raison, langage de sourds langage de sourds

Peur du « toujours Peur du « toujours plus » : plus » :

C encore pour nous faire bosser C encore pour nous faire bosser plusplus

Peur d’être Peur d’être surveillé : surveillé :

C’est une manière de nous C’est une manière de nous surveiller.surveiller.

Peur de la critique : Peur de la critique : Je vais être coincé face à un Je vais être coincé face à un objectif non atteint. objectif non atteint.

Peur de regarder Peur de regarder les choses en face : les choses en face :

Qu’est-ce qu’on a à me reprocher ? J’ai toujours Qu’est-ce qu’on a à me reprocher ? J’ai toujours bien fait mon boulot, je ne vois pas quoi on va bien fait mon boulot, je ne vois pas quoi on va parler.parler.Dr BEN HMIDA Moez

Activité

Les principales Les principales objections de vos objections de vos collaborateurscollaborateurs

Les réponses Les réponses possiblespossibles

1/1/

2/2/

3/3/

1/1/

2/2/

3/3/

Dr BEN HMIDA Moez

L’essentiel est de faire différencier le registre des faits de celui des opinions

Dr BEN HMIDA Moez

SentimentsSentiments

FaitsFaits

OpinionsOpinions

FAITS/ SENTIMENTS/ OPINIONSLe registre des opinions• Fait appel à un système de valeurs ou de croyance

personnelLe registre des sentiments• Fait appel à un ressenti personnel et il est donc non

discutableLe registre des faits• Exprime un état observable, vérifiable et même

quantifiableL’absence de faits rend son analyse non crédible et donc

contestable

Dr BEN HMIDA Moez

4.LA PREPARATION DE L’ENTRETIEN

Depuis un an quelle a été l’évolution de la mission de mon collaborateur ?

• Les délégations• Les responsabilités supplémentaires• Les applications techniques• Les relations avec l’extérieur

Dr BEN HMIDA Moez

LA PREPARATION DE L’ENTRETIEN

• Quel bilan puis-je faire de l’année écoulée ?• Les objectifs ont-ils été atteints ou non ?• Quelle analyse peut-on faire des écarts

constatés ?• Quelles ont été les évolutions dans

l’environnement professionnel du collaborateur ?• Quels sont les faits sur lesquels je me base ?

Dr BEN HMIDA Moez


• Quels sont les points forts de mon collaborateur ?

• Quels sont ses points faibles ?• Quels objectifs de progrès pour l’année à

venir ?• Quels sont les objectifs de l’équipe ?• Quelle pourrait être sa participation

personnelle à l’atteinte des objectifs communs ?

Dr BEN HMIDA Moez


• Quels peuvent être ses objectifs personnels de progression ?

Sur les plans :• Technique• Vie en équipe• Relation avec l’extérieur• Initiative/autonomie…

Dr BEN HMIDA Moez

5. LE DEROULEMENT DE L’ENTRETIEN

Les 8 étapes :• L’accueil• Le démarrage• Le point sur la mission du collaborateur• Le bilan des 12 mois passés• La mise en place des objectifs pour l’année à venir• le recueil des souhaits du collaborateur• La cosignature• La prise de congé

Dr BEN HMIDA Moez

HELLO

• C’est un temps de parole réparti entre le manager et le collaborateur– 70% pour l’évalué– 30% pour l’évaluateur

Dr BEN HMIDA Moez

L’ACCEUIL

• Le principal objectif de cette étape est de mettre son collaborateur à l’aise. N’oublions pas qu’il s’agit d’un entretien formel qui peut générer une certaine gène au départ.

• Le responsable se doit donc de réunir toutes les conditions, à la fois matérielles, et psychologiques, pour que l’entretien se déroule dans un climat de confiance et de travail

Dr BEN HMIDA Moez

Les conditions matérielles :

Quelques principes de bon sens qu’il est pourtant bon de rappeler :

• L’heure de l’entretien doit se placer dans la journée, si possible le matin. On peut en effet imaginer la disponibilité d’esprit d’un collaborateur à 18 heures !

• Prévoyez un temps suffisant suivant les collaborateurs.

Dr BEN HMIDA Moez

Les conditions matérielles :

• Arrangez-vous pour ne pas être dérangé pendant l’entretien, soit par le téléphone ou par du passage.

• Choisissez, si possible un lieu neutre, une salle de réunion par exemple.

• Veillez à ce que les chaises soient les mêmes.• Placez-vous à côté de votre collaborateur, il

pourra d’autant plus facilement lire les documents communs dont vous allez vous servir.

Dr BEN HMIDA Moez

Activité

• Quelles sont les solutions d’accueil dans mon atelier ?

Dr BEN HMIDA Moez

Les conditions psychologiques :

• Concentrez-vous sur l’entretien et uniquement sur l’entretien, c’est une question de disponibilité.

• Soyez au rendez-vous légèrement en avance de façon à accueillir votre collaborateur.

• Répétez-vous qu’il s’agit avant toute chose d’un moment de dialogue professionnel.

Dr BEN HMIDA Moez

LE DEMARRAGE :L’étape de démarrage a pour objectif de lancer l’entretien

sur les bons rails en vérifiant la disponibilité de son collaborateur:

• Demandez à votre collaborateur s’il « a pris le temps » de préparer l’entretien. Si oui OK, allez-y

• Si non, demandez-lui à quel moment il désire que vous repreniez un rendez-vous pour qu’il ait le temps de préparer son entretien.

• Montrez lui que c’est quelque chose de sérieux.• Exposer les objectifs et les étapes de l’entretien.

Dr BEN HMIDA Moez

LE POINT SUR LA MISSION :

Demander à votre collaborateur s’il a perçu des évolutions dans sa mission durant l’année écoulée.

o Evolution sur le plan :• Technique• Responsabilités supplémentaires• Organisation du travail• Ouverture sur l’environnement professionnel

(clients, autres services…)

Dr BEN HMIDA Moez

LE BILAN DE L’ANNEE ECOULEE

• L’objectif du bilan est de mettre en lumière les points forts et les réussites de votre collaborateur et aussi les difficultés, et de ce fait, les point à améliorer.

Dr BEN HMIDA Moez

Activité

Exemple de Exemple de sujets abordéssujets abordés

Appréciation du Appréciation du hiérarchiquehiérarchique

Remarques du Remarques du collaborateurcollaborateur

Points forts – Points forts – réussitesréussites

Points à améliorerPoints à améliorer

Dr BEN HMIDA Moez

LA MISE EN PLACE DES OBJECTIFS POUR LES 12 MOIS A VENIR :

• Objectif : Résultat normalement attendu.• Le bilan vise à mettre en place des objectifs de

progrès avec votre collaborateur.• On peut distinguer 3 grands types d’objectifs :

Dr BEN HMIDA Moez

Les objectifs permanents :

• Ce sont les résultats et les performances directement liées au poste.

• Les améliorations demandées au collaborateur ont pour but d’amener celui-ci au niveau de compétences exigé par le poste

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Les objectifs d’atelier

• Ces objectifs correspondent aux orientations de la politique de l’entreprise.

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Les objectifs personnels d’amélioration du collaborateur

• Ils correspondent à un souhait directement exprimé par le collaborateur sur sa progression dans le cadre de son poste.

Dr BEN HMIDA Moez

En résumé

• Les objectifs sont avant tout un outil de progrès pour le collaborateur. Ils doivent pour cela être :

• Mesurables• Atteignables• Logiques• Individuels• Négociés• Stimulants

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Construire un objectif de progrès avec son collaborateur :

RésultatsRésultats EtapesEtapes DélaisDélais MoyensMoyens Dates de Dates de suivisuivi

__

__

__

Dr BEN HMIDA Moez

LE RECUEIL DES SOUHAITS DU COLLABORATEUR :

• Recueillir des souhaits ne veut pas dire s’engager. Il s’agit pour vous d’écouter votre collaborateur, d’émettre votre avis si vous le juger nécessaire et de votre position.

Dr BEN HMIDA Moez

Les souhaits portent sur 3 grands points :

• La formation : L’identification des besoins de votre collaborateur doit être faite avec précision. Elle est bien sûr cohérente avec le poste et les évolutions possibles de votre collaborateur.

• La rémunération : Ce n’est en aucun cas la seule finalité de l’entretien.

• L’évolution possible : Là aussi, il s’agit, après un échange avec le collaborateur de noter ses souhaits.

Dr BEN HMIDA Moez

Exemples de souhaits

Formation :Formation :

Rémunération :Rémunération :

Evolution possible :Evolution possible :

Dr BEN HMIDA Moez

LA COSIGNATURE

• Elle a tout simplement pour but de montrer que l’entretien a bien eu lieu.

• Les signatures ne sont en aucun cas un engagement.

Dr BEN HMIDA Moez

LA PRISE DE CONGE :

• Elle doit se faire sur une note positive, orientée sur l’avenir. Cette étape permet aussi de recueillir les impressions et les commentaires de votre collaborateur sur l’entretien qui vient d’avoir lieu.

Dr BEN HMIDA Moez

LE SUIVI

• Le suivi est la condition impérative de la crédibilité et de la réussite de l’entretien dans les faits.

• La qualité du suivi tient avant tout dans un effort de rigueur et d’organisation.

Dr BEN HMIDA Moez

Exemple de fiche personnalisée de suivi :

CollaborateurCollaborateur

ObjectifsObjectifs EtapesEtapes DélaisDélais

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Exemple de fiche personnalisée de suivi :

moyensmoyens dates de suividates de suivi Analyse Analyse des écartsdes écarts

Actions Actions correctivescorrectives

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6. Comment élaborer un formulaire d’évaluation ?

• Fiches d’évaluation:

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Quelles sont les caractéristiques d’un bon Formulaire d’évaluation ?

• Utilisation de critères clairs, précis et facilement mesurables.

• Rubriques :– Comportements.– Réalisations (prestations).– Potentiel de progrès.

Utilisation d’une grille d’évaluation comportant 5 degrés (moyenne).

Dr BEN HMIDA Moez

Exemples de comportements évaluables

• Maîtrise de soi, sang froid et gestion du stress.• Ordre, méthode, ponctualité, respect des délais.• Esprit de discipline.• Présentation, tenue.• Disponibilité, esprit de service.• Objectivité, jugement, ouverture d’esprit.• Sociabilité, esprit d’équipe.

Dr BEN HMIDA Moez

Critères de mesure des réalisations

• Quantité du travail effectué, niveau d’énergie, d’activité.

• Qualité du service presté. Conscience professionnelle.

• Initiative, créativité.

Dr BEN HMIDA Moez

Critères de mesure du potentiel de progrès

• Potentiel de progrès technique.• Potentiel de progrès relationnel.

Dr BEN HMIDA Moez

Récapitulons …

• Le superviseur doit :– Posséder les connaissances et les habiletés

nécessaires pour évaluer l’employé.– Communiquer à son employé les résultats de son

évaluation d’une façon formelle, régulière, détaillée et écrite.

– Indiquer clairement à son employé qu’il n’a pas atteint les normes de rendement alors que d’autres employés les ont atteintes.

Dr BEN HMIDA Moez

Récapitulons…

• Avertir son employé qu’il ne peut tolérer son rendement inadéquat.

• Proposer à son employé des moyens à prendre pour l’aider à améliorer son rendement.

• Allouer un temps raisonnable à son employé pour corriger son rendement inadéquat.

Dr BEN HMIDA Moez

Récapitulons

• L’employé :– Connaît et comprend les normes de rendement

qu’il doit atteindre et les objectifs de travail qu’il doit réaliser.

– A les compétences nécessaires pour atteindre les normes de rendement.

– Est responsable des tâches à accomplir.– Connaît les conséquences auxquelles il s’expose

s’il n’atteint pas son niveau de rendement.

Dr BEN HMIDA Moez

Récapitulons

• Le processus d’évaluation :– Est uniformisé pour l’ensemble des employés qui

accomplissent les mêmes tâches et atteignent les mêmes objectifs.

– Prévoit un mécanisme de contestation qui permet à l’employé d’exprimer son désaccord concernant son évaluation et de donner sa version des faits.

Dr BEN HMIDA Moez

A ne pas oublier

• Dans la communication on s’oriente vers des solutions et non pas vers des problèmes

Dr BEN HMIDA Moez

ent eva

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