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ENREGISTREMENT EN LIGNEUne façon sûre d’accueillir les visiteurs et les employés

ACCUEILLIR LES VISITEURS ET LES EMPLOYÉS EN TOUTE SÉCURITÉÀ l’heure actuelle, la sécurité est la priorité absolue des organisations, qui ouvrent de nouveau leurs portes aux travailleurs, aux visiteurs et aux sous-traitants dans cette nouvelle réalité qui est la nôtre. En quelques minutes à peine, vous pouvez obtenir toute l’information nécessaire pour raisonnablement décider si vous pouvez laisser quelqu’un accéder à vos locaux sans risque.

Et si vous pouviez mettre en place une façon dynamique de recueillir par voie électronique de l’information sur les parties internes ou externes qui souhaitent accéder à votre établissement ? C’est possible grâce à la technologie de formulaires électroniques toute simple de ThereforeMC, la solution de premier choix de Canon pour la gestion du contenu et des flux de documents.

QU’EST-CE QUE L’ENREGISTREMENT EN LIGNE ?L’enregistrement en ligne se fait avec un formulaire électronique, à remplir par les employés, les visiteurs ou les clients. Il s’agit d’un formulaire dynamique : les questions peuvent changer selon les réponses données, les calculs simples se font automatiquement, etc. Les entreprises ont ainsi accès à des renseignements clairs, concis et bien organisés. De plus, ces renseignements peuvent être enregistrés et traités par de pratiques flux de documents.

L’ENREGISTREMENT EN LIGNE À L’ŒUVREL’enregistrement en ligne peut grandement améliorer la gestion de l’accès à votre établissement. Il est possible d’adapter le formulaire électronique à votre entreprise en un tournemain, selon le type d’authentification ou d’autorisation souhaité.

Fonctionnement• Création de formulaires personnalisés avec l’outil tel-tel

fonctionnant par glisser-déposer.

• Vérification de l’information et automatisation des calculs simples.

• Utilisation de formulaires sur place pour améliorer le processus d’enregistrement, ou intégration à un site Web de formulaires à remplir par ceux qui retournent au travail ou qui prévoient une visite.

Traitement automatique• Envoi automatique des réponses par leur intégration à un

flux de documents.

• Acheminement des réponses aux services ou aux intervenants concernés (RH, techniciens ambulanciers, unité fonctionnelle, etc.).

Avantages

• Accès refusé à tout travailleur ou visiteur possiblement malade.

• Demande portée à l’attention des responsables de l’accueil concernés.

• Archivage et journalisation des visiteurs au quotidien.

• Vérification facile avec Therefore.

• Consultation et soumission de formulaires à partir d’un appareil mobile, d’un ordinateur externe ou d’un poste libre-service.

• Réduction de l’impact environnemental par l’élimination du processus papier.

QUESTIONNAIRES D’ENREGISTREMENT EN LIGNEEnregistrement des employésVeuillez remplir et soumettre ce questionnaire avant votre retour à votre bureau ou à votre lieu de travail. Si votre situation change et que toute réponse devient inexacte, communiquez avec les RH ou votre superviseur immédiatement et n’entrez pas dans l’établissement. Chaque journée où vous accédez à votre bureau ou à votre lieu de travail, on considère que vous confirmez l’exactitude de vos réponses.

Prise de température : On vous a demandé de prendre votre propre température tous les jours avant de venir au travail. Si elle est de 37,8 °C (100 °F) ou plus, vous ne pourrez accéder à nos lieux de travail, à nos bureaux ou à tout autre endroit où vous travaillez pour nous.

Votre température est-elle de 37,8 °C (100 °F) ou plus ?

Dans les 14 derniers jours, avez-vous voyagé à un endroit où les Centres pour le contrôle et la prévention des maladies (CDC) des États-Unis ou toute autre autorité de santé publique déconseillent tout voyage non essentiel ou recommandent des précautions supplémentaires ?

OUI NON

OUI NON

Dans les 14 derniers jours, avez-vous eu un contact étroit (à moins de 2 m pour plus de quelques minutes) avec une personne ayant reçu un diagnostic de COVID-19 ?

Avez-vous des symptômes de la COVID-19 (toux, essoufflement ou difficultés respiratoires, ou au moins deux des symptômes suivants : fièvre, frissons, tremblements répétés accompagnés de frissons, douleur musculaire, maux de tête, maux de gorge et récente perte du goût ou de l’odorat) ?

Est-ce que vous ou quelqu’un avec qui vous habitez avez reçu un diagnostic de COVID-19 dans les 14 derniers jours ?

Est-ce que vous ou quelqu’un avec qui vous habitez avez été testé pour la COVID-19 en raison de l’apparition de symptômes ou d’un contact étroit avec une personne ayant reçu un diagnostic positif ?

Est-ce que vous ou quelqu’un avec qui vous habitez êtes actuellement en quarantaine ou en isolement ?

OUI NON

OUI NON

OUI NON

OUI NON

OUI NON

Exemple de flux de documents

RÉSULTATS

ENREGISTREMENT DES VISITEURS ET DES SOUS-TRAITANTSNous avons à cœur la sécurité de tous ceux qui entrent dans nos établissements. C’est pourquoi nous continuons de suivre rigoureusement les directives des Centres pour le contrôle et la prévention des maladies (CDC), du gouvernement des États-Unis et des organismes de santé publique étatiques, régionaux et publics. Veuillez remplir ce questionnaire et le soumettre avant de vous rendre dans l’un de nos établissements.

Si vous répondez « Oui » à l’une des questions, vous ne pourrez accéder à nos établissements. Veuillez aviser la personne-ressource de votre entreprise et prendre d’autres mesures pour remplir l’objectif de votre visite.

L’ENREGISTREMENT EN LIGNE À L’ŒUVRE Exemple de flux de documents pour les visiteurs

Canon est une marque déposée de Canon Inc. au Canada et ailleurs.Tous les autres noms de produits et de marques de commerce mentionnés dans le présent document appartiennent à leur détenteur respectif. © Canon Canada Inc., 2020

SUIVI, VÉRIFICATION ET PRODUCTION DE RAPPORTSSachez toujours où se trouvent vos précieux employés. Les réponses aux questions sont agrégées et consultables dans des rapports de Therefore ou d’outils de tiers tels que Microsoft Power BI. Voici des exemples de tableau de bord dans Power BI.

CANON.CA

Suivi et vérification par États

Production de rapports

L’enregistrement en ligne repose sur Therefore en ligne, un logiciel-service hébergé sur MicrosoftMD Azure, l’un des environnements infonuagiques les plus sûrs qui soient et ayant reçu toutes les attestations et certifications les plus rigoureuses (SOC 2, ISO 27001, FIPS-140, etc.).

Les données sont entièrement cryptées, que ce soit durant la transmission ou le stockage. Le stockage utilise le cryptage AES à 256 bits, et la transmission, les protocoles SSL et TLS.

Il est possible d’établir des politiques de conservation à différents seuils, mais pour éviter toute conséquence liée à la protection de l’information nominative et des renseignements médicaux personnels, il est recommandé d’éliminer les données dès que l’on a terminé de les examiner et de les évaluer.

SÉCURITÉ LES DONNÉES SONT-ELLES SÉCURISÉES ?

Suivi et vérification par pays