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EndNote online - URFIST mars 2014 - Frédérique Cohen-Adad

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ENDNOTE ® online

Sommaire

1. Présentation

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2. Démarrer une session 2.1 Connexion directe à l'adresse http://www.myendnoteweb.com 2.2 Enregistrement depuis le Web of Science 2.3 Formulaire d'enregistrement

3 3 3 3

3. Aperçu général

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4. Gestion des références : onglet My References

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4.1. Affichage des références 6 4.2. Tri des références 7 4.3. Recherche de références 7 4.4. Gestion des références dans les groupes

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5. Recherche et importation de références : onglet Collect

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5.1. Import direct depuis le Web of Science 8 5.2. Import par connexion depuis EndNote online à des bases de données et des catalogues de bibliothèques : Collect/Online Search

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5.3. Création de nouvelles références par saisie manuelle : Collect/New Reference 12 5.4. Importation de fichiers de références : Collect/Import References 13 5.5. Importation de références à partir de pages web (navigateur Firefox)

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6. Gestion des groupes - références partagées : onglet Organize

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7. Création de bibliographies - Exportation de références : onglet Format

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7.1. Éditer une liste bibliographique : Bibliography 17 7.2. Créer un document Word avec citations dans le texte et liste bibliographique automatique : Cite While You Write (CWYW) plug-in

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7.3. Créer un document avec citations dans le texte et liste bibliographique à partir d'un document .rtf : Format Paper

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7.4. Export de références vers d'autres logiciels de gestion de références bibliographiques : Export References

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7.5. Échange de références entre EndNote et EndNote online : Synchronisation

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8. Gestion des paramètres du profil enregistré : onglet Options

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9. Sélection de liens 23

guide téléchargeable sur le site de l'URFIST de Lyon : http://urfist.univ-lyon1.fr/gestion-de-references-bibliographiques-545705.kjsp?RH=1214984515166


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1. Présentation EndNote online est un outil de gestion de références bibliographiques "en ligne" c'est à dire accessible sur internet via un navigateur. La bibliothèque de références est disponible en permanence de n'importe quel endroit, quelque soit l'ordinateur utilisé. Utiliser EndNote online permet donc d’avoir un accès à ses références bibliographiques à distance, depuis n’importe quel poste de travail et à tout moment. De plus l'application permet le partage des références avec d'autres utilisateurs, ainsi que la gestion des droits d'accès (lecture/écriture) aux groupes de références partagées avec d'autres utilisateurs. Cette application est intégrée à la plateforme ISI Web of Knowledge (Thomson Reuters) et est totalement compatible avec le logiciel EndNote. EndNote online permet :

l'importation automatique de références bibliographiques sélectionnées après une requête dans une base de données externe (toutes les ressources du WoK, BD et catalogues de bibliothèques)

la gestion de ses propres références : rechercher, trier, classer par thèmes dans différents groupes, partager les références avec d'autres utilisateurs

l'intégration des références dans un document texte sous forme de citations avec création automatique d'une liste bibliographique dans le format souhaité

EndNote online est une version simplifiée de EndNote disposant de moins de fonctionnalités et avec des capacités de stockage limitées. Ces capacités varient selon que l'on dispose ou non de EndNote. L'accessibilité à son espace de travail est fonction de la qualité de la connexion et de la disponibilité du serveur localisé aux Etats-Unis. Tableau comparatif de EndNote online versus EndNote (source Thomson Reuters 2014) pour les principales fonctionnalités :

Fonctionnalités EndNote online seul

EndNote online avec EndNote EndNote

Capacité de stockage (nombre de références) 50 000 illimitée illimitée

Gestion et édition de références + + +

Capacité de stockage des Fichiers attachés 2 Go 5 Go illimitée

Partage de références en ligne (multi-utilisateurs) + +

Nombre de styles bibliographiques 21 + de 3 300 + de 6 000

Nombre de filtres d'importation 9 + de 500 + de 500

Nombre de fichiers de connexion 5 + de 1 800 + de 6 000 Création/modification des styles, filtres d'importation et fichiers de connexion +

Capture directe de références depuis une page web + + Insertion de citations et création automatique de listes bibliographiques dans un traitement de texte + + +

Recherche automatique de texte intégral +

Mise à jour automatique des références +

Sauvegarde d'équations de recherche + Listes de termes (indexation, aide à la saisie, gestion des abréviations des titres de périodiques) +

Lecteur de fichiers PDF et annotations +

Personnalisation de l'affichage +

Environnement bureautique performant +


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2. Démarrer une session Il faut s'enregistrer pour créer un profil personnalisé associé à son adresse mail.

2.1 soit directement à l'adresse http://www.myendnoteweb.com 2.2 soit depuis le portail Web of Science de Thomson Reuters Tous les utilisateurs du Web of Science disposent d’un accès gratuit à EndNote online.

Remarque : on peut avoir autant d'accès que d'adresses de messagerie, et par conséquent autant de bibliothèques différentes. 2.1 Connexion directe à l'adresse http://www.myendnoteweb.com

2.2 Enregistrement depuis le Web of Science

2.3 Formulaire d'enregistrement

'enregistrer en complétant le formulaire avec son adresse mail et le mot de passe.

Une fois enregistré, les connexions suivantes se feront en ouvrant directement sa session avec son adresse mail et son mot de passe.

enregistrement

ouverture de session

déconnexion


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Une fois enregistré, on accède directement à EndNote online à l'adresse http://www.myendnoteweb.com

* : champs obligatoires. Le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères - avec au moins un chiffre de 0 à 9, - au moins une lettre et - au moins un symbole


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3. Aperçu général

Les références sont listées par auteur, année, titre.

1 panneau de gauche Quick Search : recherche simple My References : bibliothèque affichant toutes les références My Groups : organisation des références en groupes 3 groupes spécifiques : Unfiled ➝ stockage permanent

Quick List ➝ stockage temporaire le temps de la session Trash ➝ stockage avant suppression définitive

Groups Shared by Others : accès aux groupes de références partagées par d'autres utilisateurs

2 barre de menu en haut : 5 onglets pour accéder aux différentes fonctionnalités disponibles My References afficher toutes les références ou les groupes de références Collect rechercher des références en ligne

créer manuellement de nouvelles références importer des fichiers de références

Organize gérer les groupes de références, les partager, rechercher les doublons, gérer les fichiers attachés

Format créer des listes bibliographiques installer le plug-in CWYW de création automatique de citations et liste bibliographique dans Word formater des documents .rtf exporter les références sous différents formats pour les intégrer dans d'autres applications de gestion de références

Options gérer ses paramètres personnels

3 guide de démarrage rapide "Show Getting Started Guide" et 4 guide complet

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selon la provenance de la référence : - lien vers le résumé de l'article en ligne - lien vers le texte intégral - liens vers les données bibliométriques (actualisation permanente avec les données du Web of Knowledge)

4. Gestion des références : onglet My References 4.1. Affichage des références

Une fois la notice affichée, le contenu des champs bibliographiques peut être modifié

sélection des références

affichage des pièces attachées (fichiers et figures) dans un groupe

affichage de la notice par clic sur le titre


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4.2. Tri des références

4.3. Recherche de références

Opérateurs de recherche utilisables pour la recherche rapide : - espace entre deux termes = OR - signe + devant un terme = AND - signe – devant un terme = NOT - parenthèses () = termes associés - astérisque * à la fin du terme uniquement = troncature - doubles quotes " " = phrase exacte Exemples (d'après l'aide intégrée de EndNote online) : +dinosaur +bird : références contenant simultanément "dinosaur" et "bird" +dinosaur -bird : références contenant "dinosaur mais pas "bird" dinosaur (+egg +fossil) : références contenant "dinosaur" ou "egg" et "fossil" paleo* : références contenant les termes commençant par paleo, tels que paleontology, paleontologist, paleontologists "dinosaur egg" : références contenant la phrase exacte "dinosaur egg"

recherche rapide depuis le panneau de gauche

la recherche peut se faire au choix dans - la bibliothèque complète - un groupe de références - un groupe partagé

tri rapide ascendant ou descendant par auteur (par défaut), année ou titre

tri ascendant ou descendant par auteur, année, titre titre de périodiques taux de citations dates d'ajout ou de modification


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3. transfert vers EndNote Web

4.4. Gestion des références dans les groupes

5. Recherche et importation de références : onglet Collect 5.1. Import direct depuis le Web of Science (depuis la page de résultats affichés après une requête) 1ère méthode, la plus rapide :

1 sélectionner la/les références 2 sélectionner dans le menu déroulant "Save to EndNote online"

sélection des références

transfert des références sélectionnées vers une liste active le temps de la session uniquement

suppression des références sélectionnées (transférées dans la corbeille = Trash)

affichage du groupe où se trouve la référence dans un groupe

transfert des références sélectionnées vers les groupes préexistants ou dans de nouveaux groupes (Add to group/New group)

EN indique que la référence est déjà présente dans la bibliothèque EndNote online

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3 choix des champs transférés Les références sont toujours transférées dans le répertoire Unfiled de EndNote online. Elles peuvent être alors intégrées dans un groupe. 2ème méthode, quand on souhaite faire un seul transfert après des recherches multiples :

- sélectionner les références et les transférer dans la Marked List. Il est alors possible de reprendre ses recherches et compléter la Marked List.

Attention ! les références ne sont conservées dans la Marked List que pour la durée de la connexion. - depuis la Marked List : l'export offre plus de flexibilité en permettant de choisir les champs bibliographiques à exporter 1 , - puis demander Save to EndNote online 2 .

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5.2. Import par connexion depuis EndNote online à des bases de données externes et catalogues de bibliothèques : onglet Collect / Online Search 1ère étape : 1 Sélection de la base à interroger à partir de la liste de bases de données et de catalogues. 2 Cette liste peut être paramétrée pour ne proposer que les bases d'intérêt. 3 Demander la connexion

2ème étape : dès que la connexion est établie, une interface de recherche avancée permet de formuler sa requête. 1 Les champs proposés dépendent des bases interrogées. 2 3 opérateurs booléens sont proposés : And, Or, Not Les opérateurs de recherche tels que parenthèses (), double quotes " " et troncature * sont utilisables.

3 2 types de transfert sont proposés : - retrieve all records = transfert immédiat dans le groupe Unfiled (par défaut) de toutes les références qui seront trouvées - select a range of records to retrieve = transfert de références sélectionnées (conseillé)

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3ème étape (facultative) dans le cas où on transfère une sélection de références. Le nombre de résultats est alors affiché. Il est toujours possible de reformuler sa requête si le nombre de références est trop important par exemple ou de ne télécharger qu'un nombre restreint de références. 4ème étape : affichage de la liste des résultats. Différents liens 1 sont actifs selon la source des références (référence dans la BD interrogée, texte intégral). La notice complète (affichage de tous les champs bibliographiques) de chaque référence peut être demandée depuis cette liste par un clic sur le titre. Les références à intégrer doivent être sélectionnées puis transférées dans un groupe au choix : Add to group 2 5.3. Création de nouvelles références par saisie manuelle : Collect/New Reference Les références intégrées dans la bibliothèque "My References" sont alors indiquées dans la colonne "Copied" avec le symbole √

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5.3. Création de nouvelles références par saisie manuelle : onglet Collect / New Reference

…

sélection du type de référence : Journal Article, Book, Thesis, Web Page, etc.

les champs proposés dépendent du type de référence

Séparateur de noms d'auteurs, mots clés, adresses URL : "retour chariot = marque de paragraphe"

noter la présence de "Groups" en bas du formulaire : possibilité d'intégrer la référence directement dans le groupe de son choix

insertion de fichiers (audio, multimédia, texte, …) et figures (bmp, gif, jpeg, png, tif)


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5.4. Importation de fichiers de références : onglet Collect / Import References Cette fonction permet d'intégrer dans la bibliothèque des références qui ont été sauvegardées après une recherche dans des bases de données ou moteurs de recherche tels que PubMed, Scopus, Scirus, Google Books, Science Direct, etc.

1 Donner la localisation du fichier à télécharger. 2 Choisir dans la liste déroulante le filtre à utiliser. Il doit correspondre à la base de données d'où provient le fichier contenant les références. 3 Cette liste peut être paramétrée (cf. § 5.2) pour ne présenter que les filtres favoris. 4 Sélectionner (ou créer) le groupe auquel les références sont ajoutées. 5.5. Importation de références à partir de pages web (navigateur Firefox) Il faut installer l'outil Capture Reference pour Firefox. L'installeur se trouve sous l'onglet Options / Download Installers. L'outil est disponible sous deux formes : - soit installé dans la barre personnelle de Firefox par glisser-déposer - soit installé en tant que module de Firefox Capture Reference permet depuis le navigateur :

1 de se connecter à EndNote online 2 de capturer une notice, visualiser les champs bibliographiques et les compléter, sélectionner le groupe où on désire transférer la notice, ou la sauvegarder dans le répertoire Unfiled 3 d'accéder à l'aide complète de EndNote online

Remarque 1 : le transfert de références est possible au choix dans EndNote online ou EndNote

Remarque 2 : les préférences de ce module sont accessibles dans le menu de gestion des modules de Firefox. Il faut désactiver la redirection automatique pour afficher la fenêtre de capture et ainsi contrôler et/ou compléter les champs des références avant leur importation.

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…

….

6. Gestion des groupes - références partagées : onglet Organize Les références peuvent être regroupées dans des répertoires ou groupes. Nombre maximal de groupes : 500 Les groupes sont accessibles depuis dans le panneau de gauche de la page "My References". Les références présentes dans un groupe le sont également dans "All My References". Une référence peut être supprimée

- d'un groupe et de "All My References" : Delete - ou uniquement du groupe : Remove from Group. Dans ce cas, elle est transférée automatiquement dans "Unfiled"

La suppression d'une référence de "All My References" entraîne sa suppression du groupe.

compléter les champs ou les modifier selon le cas

sauvegarde dans le groupeUnfiled

sauvegarde dans un groupe sélectionné

type de référence (article, livre, chapitre de livre, etc.)


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Onglet Organize / Manage My Groups : 1 Partager un groupe de références avec d'autres utilisateurs enregistrés 2 Renommer les groupes 3 Supprimer les groupes 4 Créer un groupe : New Group Un groupe peut être créé également directement depuis la liste des références (My References) : menu déroulant de Add to group/New group pour des références sélectionnées sur cette page.

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Manage Sharing : l'utilisateur est identifié par l'adresse mail de son profil enregistré dans le Web of Science

gestion des droits : - lecture seule - lecture et écriture

groupe de références partagées


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Onglet Organize / Others' Groups : affiche les groupes externes dont on est utilisateur. Les références en lecture seule ne sont pas modifiables directement depuis ce groupe. Elles sont par contre transférables vers un de ses propres groupes où on peut alors afficher tous les champs et les compléter/modifier (notice étendue). On peut les utiliser dans un traitement de texte pour l'insertion de citations dans le texte avec écriture automatique de la liste bibliographique en cochant "Use for Cite While You Write" (CWYW).

Onglet Organize / Find Duplicates : recherche automatique de doublons dans All My references. La recherche se fait en comparant le contenu des champs Auteur, Année, Titre et Type de référence.

Onglet Organize / Manage Attachments : gestion des fichiers et figures attachés. Affichage de la liste complète des documents attachés. Il est possible de les consulter, trier ou supprimer.

Remarque : cette fonctionnalité n'est disponible qu'avec l'utilisation conjointe d'EndNote X5 et ultérieur.

L'espace serveur disponible est de 5 Go maximum.


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7. Création de bibliographies - Exportation de références : onglet Format 7.1. Éditer une liste bibliographique : onglet Format / Bibliography

Avant de demander une liste bibliographique, sélectionner les références à éditer et les transférer dans Quick List (répertoire temporaire, actif uniquement pour la durée de la session) ou dans un groupe créé à cette occasion (permanent). 1 Sélectionner le groupe contenant les références à éditer sous forme de liste bibliographique

2 Choisir le style à appliquer à la bibliographie La liste de style peut être organisée en favoris : Select Favorites (cf. § 5.2)

3 Sélectionner le format du fichier final : txt (texte brut), rtf (rich text format), html (pour créer une page web).

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7.2. Créer un document Word avec citations dans le texte et liste bibliographique automatique : Cite While You Write (CWYW) plug-in La barre d'outils de EndNote online (Plug-In CWYW) doit être installée dans le traitement de texte. Elle est téléchargeable soit depuis l'onglet Format / Cite While You Write Plug-In

soit depuis l'onglet Options / Download Installers / Cite While You Write

Cette installation n'est pas nécessaire si on dispose de EndNote X.0.4 ou plus. Dans ce cas la barre d'outils peut être activée directement depuis le traitement de texte :

- dans Word, afficher la barre d'outils EndNote et configurer les Préférences :

dans Word 2003 ➝ onglet Application, choisir EndNote Web dans Word 2007

puis remplir les champs Adresse Mail et Mot de passe de son profil pour établir la connexion avec EndNote online.

barre d'outils EndNote Web dans Word 2003

Rechercher des citations. Les citations sont insérées à l'endroit où le curseur est positionné dans le texte

Ouvrir EndNote Web

Formater les citations et la bibliographie dans le style voulu. Les styles proposés sont ceux de la liste de favoris sélectionnés dans EndNote Web/onglet Format/Bibliography/Bibliographic Style

Afficher les citations (pour les modifier ou les supprimer)

Enlever le formatage

Supprimer les champs de code

Exporter les références dans le répertoire Unfiled de EndNote Web

Préférences

Aide


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barre d'outils EndNote Web dans Word 2007

Rechercher des citations Choisir le style (citations et liste bibliographique)

Ouvrir EndNote Web Mettre à jour les citations et la bibliographie

Afficher les citations Enlever le formatage Exporter les références dans EN Web Préférences Aide

Pour insérer des citations dans le texte :

1 Cliquer sur l'icône Find Citation(s) de la barre d'outils (Rechercher des citations) 2 Saisir les termes à rechercher (les opérateurs de recherche mentionnés § 4.3 sont utilisables) 3 Sélectionner la (les) référence(s) à citer 4 Cliquer sur Insert. Les références sont insérées à l'endroit où est positionné le curseur dans le texte

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Remarque : la liste de styles proposés dans Word est celle des styles sélectionnés comme favoris dans EndNote online

Pour modifier la mise en forme de la liste bibliographique : cliquer sur la flèche du module Bibliography, et afficher l'onglet Layout

L'onglet Instant Formatting permet de désactiver la mise à jour automatique de la liste bibliographique à chaque ajout de citations dans le texte. Le formatage automatique des citations et de la liste bibliographique ne se fait plus. Les citations sont alors affichées en format de citations temporaires, délimitées par des accolades {…} et sans liste bibliographique. 7.3. Créer un document avec citations dans le texte et liste bibliographique à partir d'un document .rtf : onglet Format / Format Paper Cette fonction permet de générer citations et bibliographie dans un document quelque soit le traitement de texte avec lequel il a été créé, sans le plugin CWYW. Ce document doit être enregistré au format RTF et préparé en respectant le format de citations temporaires utilisé par EndNote online :

Contenu de la référence bibliographique Format de la citation temporaire

Une seule référence/auteur {Nom auteur, Année}

Références multiples/auteur pour la même année {Nom auteur, Titre}*

Références multiples en une seule citation {Nom 1er auteur, Année; Nom 2ème auteur, Année}

Référence anonyme pour une année unique {, Année}

Référence anonyme pour une année non unique {, Année, Titre}*

* le titre peut être remplacé par n'importe quel autre champ identifiant de façon unique la référence Les accolades { } sont les délimiteurs par défaut des citations temporaires.


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source : aide intégrée de EndNote online Dans EndNote online : onglet Format/Format Paper

1 Sélectionner le fichier à formater 2 Choisir le style désiré 3 Paramétrer si besoin les préférences de formatage 4 Cliquer sur Format et sauvegarder le nouveau fichier sur son poste

Exemple

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7.4. Export de références vers d'autres logiciels de gestion de références bibliographiques : onglet Format / Export References 1 Sélectionner le groupe contenant les références à exporter 2 Sélectionner le format d'export 3 Choisir le type d'export: sauvegarde du fichier, envoi par mail ou impression Export entre EndNote online, Zotero et Mendeley : choisir le format RefMan RIS Export (de même pour un import de références de Zotero ou Mendeley vers EndNote online) 7.5. Échange de références entre EndNote (version X.0.2 et ultérieures) et EndNote online :

Synchronisation EndNote doit être configuré avec les paramètres de son compte EndNote online : - ouvrir les préférences de EndNote : Edit / Preferences

- sélectionner Sync et compléter les champs "E-mail Address" et "Password"

La synchronisation est toujours initiée depuis EndNote : menu Tools / Sync Elle est automatique depuis la version EndNote X6, et se fait en tâche de fond avec la version X7. Les fichiers (pdf et images) liés aux notices EndNote sont transférés dans EndNote online uniquement à partir de la version X5 de EndNote.

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8. Gestion des paramètres du profil enregistré : onglet Options Le menu Options permet de modifier les paramètres utilisés lors de la création de son profil.

1 Gestion du mot de passe

2 Gestion de son adresse mail

3 Gestion des informations personnelles du profil

4 Sélection de la langue de l'interface (anglais, japonais, chinois, allemand)

5 Liens de téléchargement du plugin Cite While You Write (Macintosh ou Windows), du module Capture Reference pour Firefox et de l'extension à installer dans la barre personnelle de Firefox.

6 Informations sur les dates de validité des accès aux services du Web of Knowledge

9. Sélection de liens Liens sur EndNote online :

Accès à son compte EndNote Web http://www.myendnoteweb.com

Aide complète en ligne http://www.myendnoteweb.com/help/ENW/help.htm (Help, en haut à droite de chaque page EndNote Web) FAQ http://endnote.com/support/faqs/enw Support en ligne de Thomson Reuters : http://endnote.com/support/search-knowledgebase EndNote Web for EndNote Users (vidéo EndNote Training - Thomson Reuters, 26 mars 2012) http://www.youtube.com/watch?v=MdTybTRJC5c&feature=related

Liens sur les produits Thomson :

Séances Audio/Vidéo en Français sur les différents outils proposés et accès a toute la documentation téléchargeable sur le site de Thomson http://scientific.thomson.com/support/recorded-training/

Vidéos mises en ligne par Thomson : EndNote Training http://www.youtube.com/user/EndNoteTraining On y trouve par exemple une vidéo sur l'outil Capture Reference : http://www.youtube.com/watch?v=k1sv1oWCv74&list=UUdTDZ4RUT9Jl81oRhpEIIxA ou encore une sur EndNote online pour Macintosh : http://www.youtube.com/watch?v=u8RCVWJ1nZ8&list=UUdTDZ4RUT9Jl81oRhpEIIxA

Tutoriels

Guide de la bibliothèque de l'université de Louvain, Fabienne Moreau, 2013-2014 http://www.uclouvain.be/cps/ucl/doc/bst/documents/EndNote.pdf Aide-mémoire de la bibliothèque de l'université de Genève http://www.unige.ch/biblio/sciences/formdoc/tutoriaux/flyer_endnoteweb_sciences_v09_2013.pdf

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endnote online - urfist de lyonurfist.univ-lyon1.fr/files/2014/06/endnoteweb-2014.pdf ·...

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