edwood procedure fsc

PROCEDURES FSC EDWOOD version 1.0

Importation de bois exotiques313, Avenue Jean Guiton - 17000 LA ROCHELLE Tl. : 05.46.07.71.71 - Fax : 05.46.07.71.72 - Email : [email protected]

EDWOOD

PROCDURE DE CHANE DE CONTRLE FSC

Edition Juillet 2010

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SOMMAIRE

PARTIE 1 : GENERALITES1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Systme qualit Champ dapplication Approvisionnements Rception et stockage des matires Contrle des volumes Ventes et livraison

PARTIE 2 : SYSTEME DE CONTRLE DES MENTIONS FSC PARTIE 3 : USAGE DU LABEL FSC3.1 3.2 Exigences gnrales pour lusage du label FSC sur produit Admissibilit pour lusage du label FSC sur produit

Partie 4 : Exigences supplmentaires4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Sous-traitance Conditions pralables la sous-traitance Maintien de la traabilit Archives Facturation


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PARTIE 1 : GENERALITES1.1 Systme qualit La socit Edwood a nomm M. Nicolas CHANTELOUP comme responsable de la conformit de la socit aux exigences de la norme FSC. Chaque membre du personnel a reu un exemplaire de la procdure de chane de contrle FSC et a reu une formation sur cette procdure. Un registre de formation est maintenu jour et la bonne connaissance des procdures par chacun des membres de la socit est vrifie chaque anne. (Voir Annexe 1) Tous documents darchives lis la certification FSC sont conservs pour une dure de 5 ans. Cela concerne les factures et spcifications dachats ainsi que les factures et spcifications de ventes. Pour chaque anne, tous les documents relatifs cette anne seront archivs avec une impression des tableaux dquilibrage FSC et pour chaque groupe de produits.

1.2 Champ dapplication Groupe de produits : La socit Edwood a dfini les groupes de produits tel quils sont dcrits en Annexe 10 Sous-traitance : Pour la sous-traitance, se reporter la partie 4. 1.3 Approvisionnements Validation du fournisseur La socit Edwood a dfini une liste de ses fournisseurs de produits FSC Cette liste est vrifi via le site internet www.fsc-info.org tous les 6 mois maximum. Si la socit Edwood sapprovisionne auprs dun nouveau fournisseur FSC, un vrification systmatique est effectue et la liste mise jour.


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Nous trouvons dans ce tableau la liste de tous les fournisseurs FSC avec lesquels nous travaillons

Liste de nos fournisseurs FSC

Achat de matire non certifie La socit Edwood possde un engagement politique crit qui vise la mise en uvre des meilleurs efforts afin dviter lachat de bois illgales (Voir Annexe 2) La socit Edwood consulte le site internet du CITES pour connatre les espces inscrites en tant quespces protges. Un dinstingo est fait pour les approvisionnements qui sont classs suivant les catgories suivantes : o Bois certifi FSC et Bois Contrl FSC o Bois non certifi Tous les documents relatifs une catgorie ( informatiques et papiers) sont spares pour viter toutes confusions. Au dchargement, les bois de diffrentes catgories sont clairement spars. Cration de matire premire La socit Edwood ne fabrique aucune matire premire. 1.4 Rception et stockage des matires Identification des entres A rception des matires et avant toute utilisation, Candy Cardoso sassure que la facture prsente toutes les informations ncessaires sur le fournisseur et la matires livres : o N de Chane de contrle ou Code de Bois Contrl FSC o Pour la matire livre (Catgorie/Pourcentage ou crdit FSC )


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PROCEDURES FSC EDWOOD version 1.0 Aprs cette vrification, Candy CARDOSO archive la facture dans le classeur correspondant au groupe de produit concern. Elle sassure galement avoir reu tous les documents ncessaires limportation : Le Connaissement (Bill of Lading) annexe 4. Il est le document essentiel du transport maritime, il contient le nom de la compagnie de transport maritime, le nom du bateau, le port de dpart, le port de destination, la description de la marchandise et ses numros didentification, le poids et le volume total et les conditions de vente. Il est dit en trois exemplaires originaux et il est accompagn de nouvelles spcifications faites quai. Ce document sera remis au client contre rglement par virement ou remise documentaire en banque. Le client remettra les documents originaux son transitaire afin de procder au ddouanement. Ces documents seront remis par le transitaire la compagnie maritime aprs rglement du fret maritime. Le certificat phytosanitaire annexe 5. Il est obligatoire pour chaque bois quittant lAfrique. Il certifie le bon tat du bois, sa non contamination par des maladies, champignons, virus, etc. afin de ne pas contaminer les bois europens. La date dmission y figure, ainsi que le nom de lexaminateur, le traitement reu par les bois, les produits chimiques, et toutes les donnes concernant lenvoi de la marchandise. Le certificat dorigine annexe 6. Il est tabli par ladministration des douanes au chargement du bateau et atteste de la provenance des bois. LEUR1 annexe 7. Il est destin la libre circulation des bois. Il contient le nom de lexportateur, le pays dorigine et de destination, le type de produits transports, le type de transport, la description complte de la marchandise, le port de dbarquement, le visa de la douane, et la dclaration de lexportateur. Ce certificat nest pas exig en France pour les grumes, mais il lest pour les bois transforms et les contreplaqus. Depuis le dbut de lanne 2008, le certificat EUR1 est remplac dans certains pays, comme le Gabon ou la Rpublique du Congo, par le Certificat FORM A.

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rception de ces documents, la secrtaire Candy Cardoso va alors procder louverture du dossier bateau (1 version informatique + 1 version papier) et la saisie des bois laide du logiciel excel. Si les bois sont certifis, la certification est prcise dans le dossier bateau informatique dans une colonne prvue et crite sur le dossier papier. Sparation A chaque arrive de produits FSC, Candy CARDOSO indique notre transitaire quil faut allotir les produits concerns sparment dautres produits issus du mme navire. Notre transitaire dite une liste triage/marquage pour le pointage de la marchandise son arrive. La liste est tablie partir de la spcification que notre fournisseur nous a communique. Ceci permet lallotissement de la marchandise dcharge. Elle reprend le numro des tous les bois dun mme lot dans lordre numrique croissant. Une fois le dchargement termin sur les quais, La marchandise est alors contrle par les dockers, le moindre problme davarie, erreur de n de marchandise ou de manquant est signal par une lettre de rserve mise par le transitaire. Une fois que le contrle des dockers est termin : Edition Juillet 2010 Page 5 sur 36

PROCEDURES FSC EDWOOD version 1.0 Pour les grumes, M.GAUTIER, M. CHANTELOUP vont alors procder la sparation des lots. Suivant les commandes et si ncessaire, les grumes seront attribues aux diffrents clients et des nouveaux lots sont crs avec un nouveau numro : un lot par client et par essence. Un pointage systmatique est ralis pour vrifier que chaque bille a t affecte dans le bon lot. Une fois la sparation physique effectue, Candy CARDOSO procde la sparation dans le tableau informatique. Pour les avivs, chaque facture correspond un lot et une vente pour un client unique. M. CHANTELOUP vrifie la conformit de la marchandise avec le contrat dachat (qualit, quantit, dimensions) Prcautions prendre pour la matire tiquete Pour toutes les marchandises ayant un label FSC, la conformit de ltiquetage entre la facture du fournisseur et le marquage est vrifie par Nicolas CHANTELOUP avant toute vente : ltiquette doit indique la catgorie FSC de la marchandise (FSC 100% FSC MIX ou FSC Bois Contrl) Si la marchandise est transforme pour tre vendue, ltiquetage est enlev avant transformation soit en enlevant ltiquette soit par une peinture opaque. 1.5 Contrle des volumes Facteur de conversion Pour les avivs ou pour les grumes, il ny a pas de facteur de conversion. Le volume achet corresponds au volume vendu. Nanmoins, la socit Edwood procde des contrles dimensionnels (longueur, diamtre et circonfrence pour les grumes et longueur, paisseurs et largeur pour les avivs) afin de corriger les erreurs de spcifications. galement, nous pouvons accorder des rfactions dimensionnelles supplmentaires lorsque ltat des bois limpose. En fonction de ces modifications les volumes peuvent varis. quilibre des matires Lquilibrage des matires est suivi par Candy Cardoso, chaque facture de vente de produits FSC et chaque facture dachat de produits FSC sont inventories dans un tableur : un pour le groupe de produits avivs et un tableur pour le groupe de produits grume. Les factures dachats et de ventes ainsi que le tableau sont archivs dans un classeur. Chaque anne, un inventaire des produits FSC en stock est ralis par Nicolas CHANTELOUP au 31 dcembre de chaque anne et Candy CARDOSO ralise un bilan annuel des ventes et des achats pour chaque groupe de produits.


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TABLEAU EQUILIBRAGE ENTREE FSC Dans ce tableau, toutes les factures dachat de marchandise FSC sont rpertories

TABLEAU EQUILIBRAGE SORTIE FSC Dans ce tableau, toutes les factures de vente de marchandise FSC sont rpertories


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TABLEAU EQUILIBRAGE BILAN FSC Dans ce tableau, les volumes dentre et de sortie qui ont t vendus ou en stock sont calculs ainsi que le volume dentre total pour lanne en cours.

Dtermination des mentions FSC Pour chaque vente, La mention FSC est dtermine suivant le systme de contrle choisi pour chaque groupe de produit. Pour le groupe de produit AVIVE et pour le groupe de produit GRUME, la socit EDWOOD a choisi le systme de transfert. Un extrait du rfrentiel expliquant le calcul via le systme de transfert est joint en annexe 8. 1.6 Ventes et livraison Identification des sorties vendues avec une mention FSC Pour chaque vente, un bon de facturation est rdig par Fabrice GAUTIER ou Nicolas CHANTELOUP. Sur ce bon de facturation, Candy CARDOSO trouvera les informations ncessaires ltablissement de la facture :

FACTURE ESSENCE : BATEAU : LOT N : RONDINS N : CLIENT : PRIX : CONDITIONS : ECHEANCE : MENTION FSC : FOURNISSEUR FSC: REM ARQUES:

BON DE FACTURATION


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PROCEDURES FSC EDWOOD version 1.0 Chaque facture mise pour une vente de produits avec mention FSC reprend les lments ncessaires suivant le rfrentiel FSC : Nom et coordonnes de la socit Edwood Nom et coordonnes de notre client Date ddition de la facture Description du produit Volume vendu Le N de Chane de contrle FSC de la socit Edwood La mention FSC pour chaque article vendu ou pour lensemble des produits : FSC PUR / FSC Mixte x % / FSC Mixte crdit / Bois Contrl FSC.

Un exemple de Facture est visible en Annexe 3. Usage du label FSC sur les produits vendus avec des mentions FSC Toute matire achete par l a socit Edwood avec un label autre que le label FSC est exclus des matires pouvant devenir des entres via le systme de transfert. Aucun logo nest appos sur les marchandises vendues avec une mention FSC. Si des marchandises arrivant avec une mention FSC sont utilises dans le calcul du systme de mention FSC et que la mention FSC nest pas identique alors Nicolas CHANTELOUP sassure que les marchandises en question ne prsentent plus la mention FSC dentre.


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PARTIE 2 : SYSTEME DE CONTRLE DES MENTIONS FSC


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PARTIE 3 : USAGE DU LABEL FSC3.1 Exigences gnrales pour lusage du label FSC sur produit La socit Edwood nutilise pas de label FSC sur les produits vendus lorsquil y a plusieurs mentions FSC en entre. Si une seule mention FSC est utilise en entre du systme de transfert alors la mention FSC de sortie est identique la mention dentre. A ce moment-l, le label appos sur le produit, sil existe, est gard. 3.2 Admissibilit pour lusage du label FSC sur produit La socit Edwood nutilisant aucuns marquages FSC sur ces produits, nous vrifions simplement de le cas dune unique entre dans le systme de transfert que le label FSC corresponds bien la mention FSC du produit. Label FSC pur : Tous les produits provenant de groupes de produits FSC PUR peuvent porter le label FSC 100% Label FSC sources mixtes : Les produits provenant de groupes de produits FSC Mixte via un systme de transfert peuvent porter le Label Sources Mixtes si la mention FSC identifie pour les sorties a une mention FSC Mixte avec un pourcentage suprieur ou gale 70%. Label FSC recycl : Non appliquable pour la socit Edwood .


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Partie 4 : Exigences supplmentaires4.1 Sous-traitance La socit Edwood inclus son activit sous traite de sciage et de schage dans le primtre de son certificat de Chane de Contrle FSC. 4.2 Conditions pralables la sous-traitance Les produits utiliss dans notre activit sous-traite sont en la possession juridique de la socit Edwood et reste en sa possession durant le processus sous-trait.

4.3 Maintien de la traabilit Les bois utiliss pour la sous-traitance sont : Rception de la commande En dbut de mois, nous recevons la commande de notre client qui nous indiquent le volume et la rpartition par paisseur. Annexe 11-A Rentrage du volume ncessaire - dition de la liste des grumes En fonction du volume command, des paisseurs et de la mention FSC voulu, Nicolas CHANTELOUP slectionne les grumes sur le stock. Il transmet Candy CARDOSO les n de grumes et de lot qui dite la liste rcapitulative (Annexe 11-B) en y stipulant la mention FSC. Il sassure que toute mention FSC est soit effacer ou repeinte soit enlever si une tiquette est prsente. Cette liste est transmise la scierie et/ou au transporteur aisni qu notre transitaire afin que les grumes soient achemines jusque dans le parc de la scierie. Lors du rentrage des grumes, la scierie/le transporteur et notre transitaire effectuent un pointage pour viter toute erreur. Trononnage et dtermination des paisseurs Pour le trononnage, Nicolas CHANTELOUP ou Fabrice GAUTIER est prsent lors de cette opration. Ils dterminent comment trononner chaque grume, affectent lpaisseur au tronon, puis note la longueur, la circonfrence et la correspondance entre le n de grume et le n de tronons. Sciage Lors du sciage, Nicolas CHANTELOUP ou Fabrice GAUTIER est prsent pour contrler la qualit et sassurer du bon droulement de cette opration (erreur dtiquetage, dpaisseur, stockage) et relever les mesures de chaque tronon (longueur et circonfrence) Aprs chaque opration de sciage, la scierie nous envoie la liste de tous les tronons scis Candy CARDOSO saisit dans un tableau excel le dtail afin de suivre les tapes suivantes (schage et transport) Schage Aprs 2 3 mois, les tronons sont passs en schoir afin de baisser lhygromtrie du bois au niveau dsir par le client. A chaque entre de tronons en schage, la scierie nous envois la liste des tronons concerns pour faire le suivi. Annexe 11-C Chargement Une fois le schage termin, le transport de la scierie jusque chez notre client commence. A chaque camion transport, la scierie nous envois la liste des tronons qui sont partis pour tenir jour le stock de bois en scierie. Annexe 11-D Edition Juillet 2010 Page 12 sur 36

PROCEDURES FSC EDWOOD version 1.0 Ainsi la traabilit est assure tout au long du processus sous-trait. Une procdure sur la marche suivre dans le cadre des oprations de sciage et de schage leur a t transmise. Un exemplaire de la procdure sign par le responsable de la scierie est joint en annexe 11. Nos prestataires de sciage et de schage nous autorisent se faire auditer par notre organisme certificateur. La socit Edwood concerve tous les documents relatifs chaque opration de sciage et schage. Du fait de la prsence systmatique dun membre du personnel, nos sous-traitants sont implicitement contrls chaque nouveau lot de grume sous-trait. 4.4 Archives Les coordonnes des prestataires de la socit Edwood ainsi que tous documents relatifs la sous-traitance sont maintenus jours et archivs. (Voir annexe 9) et Edwood sengage avertir Bureau Vritas chaque changement de sous-traitant. 4.5 Facturation La socit assure la facturation finale des produits sous-traits selon le chapitre 1.6 dfinit prcdemment.


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ANNEXE 1 : Formation


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FORMATION DES EMPLOYS DE LA SOCITTous les employs dEDWOOD possdent un exemplaire de la procdure de la chane de contrle de la socit et se sont engags lappliquer :

NOM

FONCTION 2010

SIGNATURE 2011 2012

GAUTIER Fabrice CHANTELOUP Nicolas CARDOSO Candy

Directeur Commercial Commercial

Secrtaire

NB : En ce qui concerne les nouveaux arrivants dans lentreprise, la formation est assure par M. CHANTELOUP Nicolas et un exemplaire de la procdure de la chane de contrle de la socit leur est remis leur arrive.


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ANNEXE 2 : Politique Edwood


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ENGAGEMENT POLITIQUE DE LA SOCIETE EDWOOD

Lentreprise sengage mettre en uvre les meilleurs efforts afin dviter le commerce ou lachat de bois relevant des catgories suivantes o Bois rcolt illgalement o Bois rcolt en violation des droits traditionnels ou civiques o Bois rcolt dans des forts o des hautes valeurs pour la conservation sont menaces par les activits dexploitation o Bois rcolt dans des forts naturelles qui sont converties en plantation ou en zones usage non forestiers o Bois provenant des forts o sont plants des arbres gntiquement modifis Etabli La Rochelle, le 22 juillet 2010.

Fabrice GAUTIER Directeur Commercial


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Annexe 3 : Exemple de facture


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ANNEXE 4 : Connaissement


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ANNEXE 5 : certificat phytosanitaire


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ANNEXE 6 : Certificat dorigine


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Annexe 7 : Form A et EUR1


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Annexe 8 : Systme de transfert


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ANNEXE 9 : LISTE DES SOUS-TRAITANTS


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Liste des sous-traitants :ACTIVITE SCIERIE NOM PROVOST FRERES SA Scierie de lAtlantique Scierie Rullier WOOD DECO ADRESSE ZI de Chef de Baie Bd Wladimir Morch 17000 La Rochelle 10 rue de la laiterie 79110 chef-boutonne TEL 0546003177 FAX 0546421608

0549292685

0549297235

ACTIVITE TRANSIT NOM COGEMAR ADRESSE Boulevard Vladimir MORCH 17 000 LA ROCHELLE TEL 0546352500 FAX 0546352515

ACTIVITE TRANSPORT ROUTIER NOM Transports SOULARD ADRESSE Rue beau Soleil BP 40008 CUGNAND 85613 MONTAIGU CEDEX 25 route de Chiz 79370 CELLES SUR BELLE TEL 0251421503 FAX 0251436460

Transports ROY

0549798609

0549329822


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Annexe 10 : Les groupes de produits


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Annexe 11 : Documents relatifs la soustraitance


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