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Ecole des Sciences de l’Information
Année : 2011-2012 N° : …….......
Elaboration d’une stratégie de dématérialisation des documents pourla mise en place d’un centre d’acquisition numérique au sein du
Ministère du Commerce, de l’Industrie et des Nouvelles Technologies
Cas de la Direction du Commerce et de la Distribution
Réalisé par :
Zakaria ELMAHFOUDI Zouhair HMAMOUCHI
Encadré par :
Naila AMROUS Amine ELMAHFOUDI
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Notices bibliographiques
Hmamouchi, Zouhair
Proposition de mise en place d’un centre d’acquisition numérique au Ministère ducommerce, de l’Industrie et des Nouvelles Technologies : Cas de la direction ducommerce et de la distribution/ Hmamouchi, Zouhair, Elmahfoudi, Zakaria.-[S.I] :[S.n], 2012.-…..p. ; 30cm. Bibliogr. ; Annexes
Travail de Fin d’Etudes : Sc.Inf. : Rabat : ESI, 2005
T.Elmahfoudi, Zakaria. aut
ELMAHFOUDI, Zakaria
Proposition de mise en place d’un centre d’acquisition numérique au Ministère ducommerce, de l’Industrie et des Nouvelles Technologies : Cas de la direction ducommerce et de la distribution/ Elmahfoudi, Zakaria, Hmamouchi, Zouhair.-[S.I] :[S.n], 2012.-…..p. ; 30cm. Bibliogr. ; Annexes
Travail de Fin d’Etudes : Sc.Inf. : Rabat : ESI, 2005
T.Hmamouchi, Zouhair. aut
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Remerciements
u terme de ce travail, nous souhaitons adresser nous remerciements les plus sincères à
notre encadrante Madame AMROUS NAILA, professeur chercheur à l’Ecole des
Sciences de l’Information, pour ses conseils, sa disponibilité, ses remarques fructueux,
et le temps qu’elle a bien voulu consacrer à la lecture et la correction de ce travail.
Nous tenons à remercier notre encadrant de stage Monsieur Mohammed Amine ELMAHFOUDI,
pour ses conseils et ses instructions ainsi toutes les personnes qui ont accepté de répondre à nos questions
avec gentillesse.
Nous tenons à remercier notre cher ami et collègue Informatiste Zouhair LEGHNIMI qui nous a
beaucoup orientés dans notre travail.
Nous exprimons notre gratitude à nos parents pour leur contribution, leur soutien et leur patience
et notre famille, nos proches et nos amis, qui nous ont toujours soutenus et encouragés au cours de la
réalisation de ce travail.
Enfin qu’elle soit remerciée, ici, toute personne qui a contribué de loin ou de près la réalisation de
cet humble travail.
Merci à tous et à toutes.
Zakaria et Zouhair
A
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Dédicace
À ma fan la plus fidèle et en femme toujours un modèle,
À la femme qui m’a toujours donné le courage,
À la femme qui m’a toujours inspiré,
À ma chère mère, Dieu ait son âme,
Je te dédie ce modeste travail.
Zakaria ELMAHFOUDI
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Dédicaces
Je dédie humblement ce modeste travail :
A mes parents, qui m’ont toujours entourée d’amour et de soutien, merci pour vos prières, vosprécieux conseils et vos sacrifices,
A toi ma grand-mère,
A mes sœurs Hind, Nisrine, Ahlam, Aya et mon frère Soufiane,
A vous chers Taha, Younès, Yassin, Zakaria, Hassan, Zakaria, Marouan, Tarik, Amine, Reda,Ayoub,
A vous chères Jihane, Imane, Sanae, Nada, Bouchra, Soukaina, Rania, Bichbich, ahlam,
A toutes la promotion 2008-2012
ZOUHAIR
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Liste des abréviations :
Abréviation Définition
MCINT Ministère du Commerce, de l’industrie et des nouvelles
technologies
DCD Direction du Commerce et de la Distribution
GED Gestion Electronique des Documents
WF Work Flow
CAN Centre d’Acquisition Numérique
LAD Lecture Automatique des Documents
RAD Rapid Application Developpment
ICA-AtoM International Council on Archives – Access to Memory
CIA Conseil International des Archives
IE Internet Explorer
AO Appel d’Offre
MICR reconnaissance des caractères à encre magnétique
OCR Reconnaissance optique des caractères
SI Système d’information
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Liste des figures :
Figure 1 : Organigramme du MCINT
Figure 2 : Structuration de la DCD
Figure 3 : Synoptique de l'historique de la GED
Figure 4 : Etapes de la mise à disposition d’un logiciel de gestion des archives
Figure 5 : Architecture du logiciel ICA-AtoM
Figures 6 : Etapes d’installation WAMPSERVER :
Figures 7 : Etapes d’installation d’ICA-AtoM :
Figure 8 : Identification d’ICA-AtoM sur la page d’accueil :
Figure 9 : Paramétrage de ICA-AtoM
Figure 10 : Fonctionnement du centre d’acquisition numérique :
Figure 11 : Processus technique GED/WF :
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Liste des graphiques :
Graphe N°1 : Les types des documents existant à la DCD :
Graphe N°2 : Les lieux de conservations des documents à la DCD :
Graphe N° 3 : les supports des dossiers d’archives utilisé à la DCD :
Graphe N°4 : Matériaux de rangements utilisé à la DCD :
Graphe N°5 : Type de classement utilisé à la DCD :
Graphe N° 6 : Appréciation des enquêtés sur le mode de classement
Graphe N° 7 : Le mode de communication des archives de la DCD :
Graphe N° 8 : Fréquence d’utilisation des archives conservées dans les différents locaux de la
DCD :
Graphe N° 9 : Dégrée d’appréciations des enquêtés
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Liste des tableaux :
Tableau N° 1 : Les supports des dossiers d’archives utilisé à la DCD :
Tableau N°2 : Matériaux de rangements utilisé à la DCD :
Tableau N°3 : Type de classement des archives utilisé à la DCD
Tableau N°4 : Appréciation des enquêtés sur le mode de classement
Tableau N° 5 : Modes de communication des archives de la DCD :
Tableau N° 8 : Appréciations des enquêtés sur les moyens de contrôle de la circulation des
archives de la DCD :
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Table des matièresNotices bibliographiques ........................................................................................................................................................2
Remerciements.......................................................................................................................................................................3
Dédicace .................................................................................................................................................................................4
Liste des abréviations : ...........................................................................................................................................................6
Liste des figures :....................................................................................................................................................................7
Liste des graphiques : .............................................................................................................................................................8
Liste des tableaux : .................................................................................................................................................................9
Enoncé de la problématique..................................................................................................................................................12
Introduction...........................................................................................................................................................................13
Chapitre 1 : contexte de recherche .........................................................................................................15
I. Ministère du commerce de l’industrie du commerce et des nouvelles technologies .. 15
II. Missions et organigramme ........................................................................................ 151. Missions ...............................................................................................................................................................15
2. Organigramme ....................................................................................................................................................16
III. Présentation de la direction du commerce et de la distribution .............................. 17
IV. La structure organisationnelle de la DCD ................................................................ 17
Chapitre 2 : revue de littérature :............................................................................................................19
I- La gestion électronique des documents : ............................................................................................19
1. Définition de la GED : ........................................................................................................................................19
2. Historique des systèmes de GED : .....................................................................................................................19
3. Fonctionnalités du système GED : ..................................................................................................................20
4. Objectifs de la GED :..........................................................................................................................................20
5. Avantages de la GED : .......................................................................................................................................22
6. Etapes de la GED : .............................................................................................................................................23
II- La dématérialisation : ..............................................................................................................................26
1. Définition de la dématérialisation : ..................................................................................................................26
2. Les enjeux de la dématérialisation : .................................................................................................................27
III- Workflow : .....................................................................................................................................................28
Chapitre 3 : méthodologie de recherche.............................................................................................29
I. Objectifs de la recherche ............................................................................................................................29
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II. Questions de recherche.............................................................................................. 29
III. Population étudiée ..................................................................................................... 29
IV. Méthodes et outils de recherche ................................................................................ 30
V. Contraintes et limites de recherche.............................................................................. 30
Chapitre 4 : Etude et analyse de l’existant : ...................................................................................31
I. Etude de l’existant..........................................................................................................................................31
1. Nature des documents et des dossiers ...............................................................................................................31
2. Les locaux de conservation des archives :.........................................................................................................32
3. Les formes des dossiers d’archives :..................................................................................................................33
4. Les ressources matérielles :................................................................................................................................34
5. Le classement des dossiers : ...............................................................................................................................35
6. La communication des archives : ......................................................................................................................37
7. Contrôle de la circulation des archives :...........................................................................................................39
8. Attentes et suggestions du personnel : ..............................................................................................................40
Chapitre 5 : Elaboration d’une stratégie de dématérialisation des documentspour la création d’un centre d’acquisition numérique : .......................................................42
I- La mise à disposition d’un logiciel de gestion des archives : ...................................................42
1. Analyse et mise à niveau des archives :.............................................................................................................43
2. Concevoir, développer, interfacer & mettre en production AtoM :...............................................................44
3. Démarche RAD (Rapid Application Developpment) : ....................................................................................52
II- La mise en place d’un centre d’acquisition numérique :.......................................................53
1. Conception, Architecture et Modes Opératoires : ...........................................................................................53
2. Installation & mise en œuvre :...........................................................................................................................55
3. Accompagnement & transfert des connaissances :..........................................................................................60
Conclusion ............................................................................................................................................................................61
Bibliographie & Webographie..............................................................................................................................................62
Annexes ................................................................................................................................................................................64
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Enoncé de la problématique
La GED est aujourd’hui un outil majeur pour la construction de la compétitivité. Les entreprises
qui gagnent sont celles qui savent établir des coopérations, travailler en réseau, produire et utiliser
collectivement la connaissance sans cesse renouvelée dont elles ont besoin pour générer la valeur.
Aujourd’hui, avec l’évolution exponentielle des flux d’information, garantir l’organisation, la
gestion et le contrôle de ces flux énormes devient de plus en plus difficile.
Ainsi, nous nous inscrivons en tant qu’Informatistes à travers ce projet dans une ère numérique
caractérisée par l’accroissement de la compétitivité dans le marché, l’évolution des TIC et le
développement des réseaux.
Le ministère de l’Industrie, du Commerce et des Nouvelles Technologies étant un organisme
public de grande taille, qui malheureusement n’a pas de centre d’archives et documentation professionnel.
Cela met en évidence que plusieurs directions du MCINT sont amenées à prendre en charge de façon
manuelle la gestion de leurs archives et documents physique, une anarchie au niveau des fonctionnalités
des flux de travaux manuels ne peut donc qu’être le résultat.
De ce fait, une refonte et assistance radicale du système documentaire à archivistique de
l’organisme est aujourd’hui réalisée par la Société MAKAI Solutions, spécialiste dans ce domaine depuis
des années.
Notre projet de fin d’études propose donc comme solution une stratégie de dématérialisation de
documents & archives qui engloberont la mise en place d’un centre d’acquisition numérique au sein de la
direction du commerce et de la distribution.
Cette stratégie entre justement dans le cadre de la refonte du système de gestion classique de
l’administration marocaine vers une administration à l’ère de l’E-gouvernance.
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Introduction
L’information constitue la première ressource fondamentale de toute administration. Cependant,
pour assurer une gestion administrative moderne et rationnelle, l’entreprise doit assurer la bonne gestion
de son patrimoine informationnelle, s’adapter avec l’évolution exponentielle de la technologie et prendre
en considération le traitement et la conservation de ses dépôts informationnels.
Les archives comme ressource jouissent d’un rôle important dans la prise de décision. Elles
permettent d’attester justifier et de soutenir la prise de décision. En ce sens, la gestion des archives se
présente comme un moyen nécessaire pour le bon fonctionnement de toute administration.
Or, la gestion des archives dans les administrations marocaines pose encore des problèmes qui
sont liés d’une part à la méconnaissance des responsables de l’importance et l’intérêt des archives et
d’autre part au contexte actuel caractérisé par l’abondance de la production paperassière qui complique la
gestion de ce patrimoine.
A l’instar des autres ministères, le Ministère du Commerce, de l’Industrie et des Nouvelles
Technologies est confronté au problème de gestion et de conservation de ses archives.
Dans ce cadre, notre projet propose au Ministère une stratégie de dématérialisation des documents
à travers la mise en place d’un centre d’acquisition numérique au sein de la direction du commerce et de
la distribution.
Notre projet s’est donc étalé sur une durée de trois mois et présenté en illustration à travers cinq grands
chapitres en se basant sur une méthodologie rationnelle et scientifique :
Au début nous présenterons le contexte de création de notre projet et sa relation avec les projets
futurs du MCINT et ses missions.
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Par la suite un revue de l’littérature pour maitriser les notions fondamentales et technique sur
lesquels est basé notre projet et avant d’entamer notre étude de l’existant qui vise la Direction du
Commerce et de la Distribution, nous avons présenté en bref notre méthodologie de recherche qui nous a
orienté vers des nouvelles pistes et perspectives illustrés dans le derniers chapitre qui présente notre
solution proposé au MCINT, le processus stratégique de dématérialisation des documents et archives ainsi
que les procédures techniques que nous avons suivi.
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Chapitre 1 : contexte de recherche
I. Ministère du commerce de l’industrie du commerce et des nouvelles
technologies
Le ministère de l’industrie, du commerce et des nouvelles technologies est le département ministériel
qui a pour principale mission la conception et la mise en œuvre de la politique gouvernementale dans le
domaine de l’industrie, du commerce et des nouvelles technologies.
II. Missions et organigramme1. Missions
Le ministère de l’industrie, du commerce et des nouvelles technologies a pour mission de :
Etablir les stratégies de développement des secteurs de l’industrie, du commerce, des nouvelles
technologies, de la poste et leur déclinaison en programmes opérationnels ;
Valider les stratégies de développement des investissements et de l’amélioration de la
compétitivité des PME ainsi que leur déclinaison en programmes opérationnels ;
Piloter et mettre en œuvre les stratégies de développement des secteurs de l’industrie, du
commerce, des nouvelles technologies et de la poste ;
Assurer la veille stratégique, le suivi et l’évaluation des stratégies dans les secteurs de l’industrie,
du commerce et des nouvelles technologies ;
Développer et coordonner les espaces d’accueil industriels, commerciaux, des nouvelles
technologies et les pôles de compétitivité ;
Définir le cadre législatif et organisationnel pour les secteurs de l’industrie, du commerce et des
nouvelles technologies ;
Emettre des propositions pour la régulation des secteurs de l’industrie, du commerce et des
nouvelles technologies ;
Promouvoir la qualité et la sécurité dans les secteurs de l’industrie, du commerce et des
nouvelles technologies ;
Assurer le contrôle dans le domaine de métrologie, de l’accréditation, de la qualité, de la sécurité
en entreprise, de la surveillance du marché et de la protection du consommateur ;
Assurer la communication dans les secteurs de l’industrie, du commerce et des nouvelles
technologies ;
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Assurer la tutelle sur les établissements qui lui sont rattachés ;
Promouvoir et développer l’innovation dans les domaines de l’industrie et des nouvelles
technologies ;
Contribuer à la définition des plans de formation dans les secteurs de l’industrie, du commerce et
des nouvelles technologies et participer au suivi de leur mise en œuvre ;
Développer les partenariats, coordonner et mettre en œuvres les programmes de coopération.
2. Organigramme
Figure 1 : Organigramme du MCINT
Dans notre projet de fin d’études, on va viser la direction du commerce et de la distribution comme un
site pilote pour une mise en place pratique de notre stratégie de dématérialisation des documents &
archives.
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III. Présentation de la direction du commerce et de la distribution
La direction du commerce et de la distribution est une direction qui relève du ministère de l’industrie, du
commerce et des nouvelles technologies. Elle joue un rôle stratégique pour le développement des
investissements dans le secteur du commerce et de l’industrie. A ce titre, elle est chargée de :
Valider les stratégies d’amélioration de la compétitivité des acteurs dans le secteur du commerce
et de la distribution ;
Contribuer à l’élaboration de la stratégie d’amélioration du cadre général d’exercice des activités
du commerce et de la distribution ;
Contribuer à l’élaboration de la stratégie des départements ministériels dans le secteur du
commerce et de la distribution ;
Valider les programmes opérationnels de la stratégie de développement des investisseurs et
d’amélioration de la compétitivité des acteurs dans le secteur du commerce et de la distribution ;
Suivre et mettre en œuvre la stratégie de développement du commerce et de la distribution ;
Accueillir, informer et orienter les investisseurs dans le secteur du commerce et de la
distribution ;
Contribuer à la proposition et au suivi des mesures relatives à l’approvisionnement et aux prix à
l’échelle nationale ;
Participer à l’élaboration du référentiel des activités du commerce et de la distribution ;
Contribuer à la mise en place de la stratégie pour le commerce rurale et ambulant ;
Développer des concepts innovants du commerce et de la distribution ;
Contribuer au développement des circuits de distribution et des espaces commerciaux ;
Contribuer au développement du E-commerce ;
Définir le cadre réglementaire et organisationnel du commerce et de la distribution ;
Gérer la relation avec les fédérations, les entreprises, les organisations professionnelles et les
établissements publics ;
Définir le cadre réglementaire et gérer l’achat et la revente de l’alcool éthylique
IV. La structure organisationnelle de la DCD
La DCD est composée de quatre divisions :
La division d’accompagnement des commerçants de gros :
o Service des centrales d’achat et logistique
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o Service des approvisionnements
La division du commerce de proximité :
o Service du commerce alimentaire
o Service du commerce non alimentaire
La division du commerce en réseaux :
o Service des grandes surfaces
o Service des franchises
La division du E-commerce :
o Service business to business
o Service business to consumers
Figure 2 : Structuration de la DCD1
1 Site du Ministère du commerce, de l’Industrie et des nouvelles technologies. [En ligne] MCINT [Page consulté le 16 Mars 2012]Disponibilité & accès http://www.mcinet.gov.ma/Pages/default.aspx
La divisiond’accompagnementdes commerçants de
gros :
Service descentralesd’achat etlogistique
Service desapprovisionne
ments
La division ducommerce de
proximité :
Service ducommercealimentaire
Service ducommerce non
alimentaire
La division ducommerce en
réseaux :
Service desgrandessurfaces
Service desfranchises
La division du E-commerce :
Servicebusiness to
business
Servicebusiness toconsumers
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Chapitre 2 : revue de littérature :
I- La gestion électronique des documents :1. Définition de la GED :
La Gestion Electronique de Documents est un ensemble d’outils et de techniques qui
permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents à partir d’applications informatiques
dans le cadre normal des activités de l’entreprise. Un système de GED fonctionne, d’une part, sur
un serveur gérant les index et les documents auxquels ils sont liés et, d’autre part, sur des postes de travail
banalisés pour permettre de consulter les bases d’information créées. 2
2. Historique des systèmes de GED :
La GED (Gestion électronique de documents) date d'il y a une quinzaine d'années, avec
l'avènement des premiers scanners, d'où l'association hâtivement faite par le grand public de GED =
SCAN.
Si cela était presque vrai il y a dix ans, car il s'agissait alors de gestion d'ARCHIVES (plutôt que
de gestion de documents, incorrectement dénommée), cela ne doit plus être le cas aujourd'hui.
Figure 3 : Synoptique de l'historique de la GED 3
2 Prax. Jean-Yves. La gestion électronique documentaire. Armand Colin, 2001. 168p3- RG2- Autoindexit™ [En ligne] 2007, [Page consulté le 16 Mars 2012] Disponibilité en lignehttp://www.autoindexit.com/ged%20v3/ged_gestion_documents.htm
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3. Fonctionnalités du système GED : 4
Les documents sont intégrés dans le système GED de deux manières :
Documents papier : Ils sont scannés à partir de l'application Hummingbird Imaging, Adobe
Acrobat.
Documents électroniques : Ils sont récupérés à partir des logiciels bureautiques ou techniques
(Microsoft office, messagerie, etc.) et indexés en texte intégrale par le service d'indexation.
Le système GED offre, aussi, d’autres fonctionnalités, à savoir :
La recherche : multicritères sur le contenu ou par référence documentaire. La recherche peut être
sauvegardée en tant que « recherche rapide » puis ré-exécutée à volonté. .
La sécurisation des documents : le système GED permet d’attribuer ou de restreindre les droits
d’accès aux documents. Les dossiers : le système GED permet d’organiser les documents dans des
dossiers.
Menu document : ce menu permet d’effectuer plusieurs opérations sur le document :
Le rechercher, l’ouvrir, l’afficher, le supprimer, modifier sa fiche,….
L’historique : le système GED, permet pour chaque document d’afficher un historique des
différentes opérations effectuées sur le document ainsi que les noms des personnes les
ayant effectuées.
4. Objectifs de la GED :
La mise en place du cycle de vie du document numérique et d'une solution de gestion de
documents électroniques passe par l'aboutissement de certains objectifs.
4.1.Acquérir des documents :
Cela peut s'effectuer par l'intégration de documents papiers existants, numérisés grâce à des
scanners ou triés via une technologie de RAD (reconnaissance automatique du type de documents). Il est
possible d'extraire des informations des documents numérisés en mettant en œuvre une technologie de
LAD (lecture automatique de documents). Cette technologie peut utiliser des techniques d'OCR (Optical
Carrier Recognition, soit reconnaissance par fibre optique), de reconnaissance de codes à barres et d'ICR
4 Secrétariat d’état chargé de l’eau et de l’environnement. Bulletin des nouvelles acquisitions du centre dedocumentation de la DGH –N°11 Septembre 2010
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(Intelligent Character Recognition, soit reconnaissance intelligente de caractères manuels) comportant par
exemple des règles de vérifications linguistiques sur les mots reconnus.
4.2. Indexer des documents :
On distingue, d'une part, l'indexation classificatoire qui offre une description formelle du
document, pour répondre à des besoins de classement, en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre,
source, date, etc.), et, d'autre part, l'indexation par concepts qui vise le contenu du document afin de
faciliter les opérations de recherche.
4.3. Stocker des documents :
Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit
aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un temps d'accès
fiable. L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents et de leur
provenance, état, type, etc.
4.4. Rechercher des documents :
La recherche s'effectue soit par critères, en utilisant un langage de requêtes sur une combinaison
de mots clés (thesaurus) défini durant la période d'indexation, soit sur le contenu. Ce mode de recherche
sur le texte intégral, appelée également recherche full text, permet de retrouver une information à
l'intérieur même des documents.
4.5. Restituer des documents :
Un même document peut être restitué à l'écran, imprimé, transmis par messagerie électronique ou
encore introduit dans un dispositif de workflow afin d'y servir d'entrée et éventuellement de générer un
document. Le document peut aussi être amélioré et enrichi en vue d'une publication.
4.6. Archiver des documents :
C'est un ensemble d'actions, d'outils et de méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et long
terme des informations dans le but de les exploiter. Il s'agit donc d'une conservation du patrimoine
informationnel de l'entreprise. La séparation entre information, support et format permet de distinguer ce
qu'il y a lieu d'archiver et conserver. Des éléments d'ordre juridique sont souvent également à prendre en
compte dans les questions d'archivage.
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5. Avantages de la GED : 5
Centralisation des informations : Plutôt que 3 classeurs, 2 dossiers dans Outlook, un répertoire sur
le réseau et plusieurs cartons au grenier, opter pour une conservation de tous ces documents (contrats,
factures, courriers, emails, etc.) dans un système unique vous apporte les avantages suivant:
Consultation de tous ses documents instantanément, indépendamment de leur ancienneté ou de
leur type.
Les archives sont plus facilement mises à contribution par vos collaborateurs.
Depuis n'importe quel ordinateur, on accède à toute la documentation, ce qui est particulièrement
utile dans des configurations décentralisées.
En informatisant vos archives, vous économisez de la place
Classification et recherches améliorées : Le système informatique permet d'imposer aux
utilisateurs le respect de certaines règles de classement, permet d'indexer automatiquement le contenu des
documents, permet de placer un document dans plusieurs dossiers, sans avoir besoin de le dupliquer.
Avantage:
Recherche facilitée (par mot-clé, par clients, par catégorie, etc.)
Gain de temps grâce à la classification en partie automatisée
Informatisation des processus documentaires
Les processus (workflow) utilisés dans l'entreprise, par exemple validation des contrats par divers
acteurs, règles de conduites face à la correspondance clients, suivi de dossier, peuvent facilement être pris
en charge par le système de GED.
Avantage :
Qualité: vous avez l'assurance que le processus est bien suivi.
Transparence: il est facilement possible de savoir où en est un dossier ou qui a travaillé dessus.
Gain de temps: chaque personne sait en permanence quelles sont les tâches qu'elle doit régler.
Gestion des versions :
Plus qu'un simple lecteur réseau, la base documentaire prend en charge la gestion de versions et
s'assure que même après des modifications, on pourra toujours retrouver le document précédent.
Avantage :
5 Idael Software solution informatique pour PME [En ligne], ISSI. [Consultée le 21 Mars 2012] Disponibilité en ligne:
http://www.idael.ch/
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Plus de risque de perdre des informations
Plus le souci de savoir qui possède la dernière version d'un document
6. Etapes de la GED : 6
6.1.L'acquisition des documents :
L'acquisition de documents résulte d'un processus automatique ou humain (numérisation ou
création de document) visant à créer, enregistrer, classer et indexer le document électronique.
6.1.1. La création des documents :
La création provient de différentes sources :
- La numérisation de documents papiers existants par l'intermédiaire de scanners. Différentes
technologies sont disponibles pour extraire l'information de ces documents numérisés et ainsi enrichir ses
métadonnées (catégorie, auteur, titre, date…) :
La RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) qui permet, suivant des paramètres
prédéfinis ou des mécanismes d'auto-apprentissage, de distinguer les documents qui ont la même mise en
forme (factures du même fournisseur par exemple).
La LAD (Lecture Automatique des Documents). Cette technologie se base sur des techniques
d'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), de reconnaissance de codes à barres et d'ICR
(Reconnaissance Intelligente de Caractères) comportant par exemple des règles de vérifications
linguistiques sur les mots reconnus. Les mots reconnus pourront ensuite être exploités par des fonctions
de Text Mining qui permettront d'interpréter à des fins de classement thématique ou de pré-analyse les
documents scannés.
- L'intégration de documents électroniques existants : les fichiers bureautiques (doc/odt…), PDF,
photos, vidéos... et les documents COLD (Computer Output to Laser Disk : documents générés à partir
des données provenant des systèmes d'impression qui traitent et exploitent les documents présents dans
les flux d'impression). - La création de documents électroniques : on inclut ici les données contenues dans
les documents résultant d'un travail collaboratif ou encore du BI (Business Intelligence).
6 Cédric Ademain. Avis d’expert consultant GED à BPMS.info [En ligne], [Consulté le 3 Avril 2012], disponibilité en ligne :http://www.journaldunet.com/solutions/ssii/classement/08/bpms/0111-bpms-ged.shtml
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- L'échange de documents électroniques : on parle ici d'EDI, c'est-à-dire l'Echange de Données
Informatisées entre les systèmes informatiques de 2 entités distinctes, qui implique le respect d'un format
normalisé lors de la création d'un document.
6.1.2. L'enregistrement des documents :
L'enregistrement vise à :
- attribuer une référence (nom de fichier, numéro, cote alphanumérique...) conforme aux règles de
gestion de l'organisme.
- répondre à des utilisations différenciées du document : création de copie révisable, de copie de
diffusion.
L'enregistrement peut également déclencher un circuit de revue et de validation (workflow de
validation) selon les besoins de l'organisation. En effet, quelles que soient les sources venant alimenter le
système de gestion des documents, l'outil de GED doit permettre d'aboutir à une version finale approuvée
par les utilisateurs concernés. Le workflow lié à la validation d'un document est paramétrable et prendra
en compte les droits d'accès et les profils des utilisateurs du système (couplage avec un annuaire LDAP) ;
il s'agit le plus souvent de la gestion du statut, de version et de la visibilité du document.
6.1.3. Le classement des documents :
Cette opération consiste à ranger les documents dans un espace informatique accessible aux
utilisateurs prévus. Le classement peut être réalisé automatiquement en s'appuyant sur les métadonnées du
document ou nécessiter l'intervention d'un agent. La logique de classement déterminée (Alphabétique,
numérique, chronologique…) sera traduite dans un plan de classement dans l'outil.
6.1.4. L'indexation des documents :
Une fois classés, les documents doivent être indexés en vue de faciliter leur exploitation.
L'indexation consiste à déterminer des termes ou expressions qui serviront de clés d'accès pour retrouver
le document dans le système de classement. On distingue à ce titre :
-l'indexation par type utilise les métadonnées (catégorie, auteur, titre, date...) du document.
- l'indexation par mots-clés, qui exploite le contenu du document. Il s'agit de répertorier les termes
qui apparaissent le plus souvent ou de sélectionner les termes qui se rapportent au document dans une
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liste de mots pré-définie appelée thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou
d'équivalence).
6.2. La gestion des documents :
Les opérations de gestion recouvrent tout ce qui se passe sur le document après sa création :
- la sécurité et les droits d'accès, c'est-à-dire la capacité à rendre le document accessible aux
personnes autorisées mais également le cryptage, la restriction d'actions sur le contenu et l'occultation de
certains champs.
- L'administration proprement dite : modifications des métadonnées liées à l'attribution et la
localisation du document.
- La variation du document qui concerne la modification sans incidence sur le contenu
informationnel ; il s'agit par exemple de documents circulant dans l'organisation pour lesquels on souhaite
noter les étapes successives de traitement pour une meilleure traçabilité. Il peut s'agir également d'un
changement d'état ou de statut du document.
- L'évolution du document qui concerne la modification avec incidence sur le contenu
informationnel pour coller à la réalité ; il s'agit de documents qui, pour des raisons réglementaires,
organisationnelles, techniques, … évolueront sur le principe de versions successives (avec conservation
ou non des versions et des états intermédiaires).
6.3. Le stockage des documents :
Plusieurs enjeux liés à cette étape : la notion de conservation visant à maintenir dans le temps la
disponibilité d'un document. Cela induit une notion de durée indissociable du sort final du document :
archivage prolongé, révision ou destruction. Les problématiques sont donc les suivantes :
- Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit
aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un temps d'accès
fiable. Si besoin est, il devra prendre en compte les besoins d'intangibilité mais de disponibilité
permanente de certains documents à portée légale (contrat, facture, élément admis comme preuve).
- L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte,
vidéo, image, etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
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- La durée de conservation doit permettre une épuration régulière du système afin de faciliter le
stockage et d'alimenter les archives.
- La possibilité de réviser ou de détruire le document. Un stockage en mode
lecture/écriture/suppression doit être considéré.
6.4. La diffusion des documents :
La dernière étape identifiée traite du processus de restitution des documents. La diffusion des
documents peut se faire via l'internet ou l'intranet. 2 modes de transmission sont possibles :
- Le mode pull, c'est-à-dire la mise à disposition des documents selon les droits des utilisateurs qui
consultent le référentiel de documents après connexion. Les documents sont visualisables après recherche
et sélection.
- Le mode push, c'est-à-dire la distribution et l'envoi des documents à des destinataires désignés
préalablement.
Une dernière étape pourra être considérée selon la taille de l'entité, l'importance des documents
manipulés : la sécurisation des données au moment où le document « sort » du système d'information. Qui
le récupère ? Comment l'utilise-t-il ? Etc. Le document papier étant moins contrôlable que son homologue
numérique, il est parfois indispensable d'en limiter la diffusion. Dans ce domaine, les équipementiers
bureautiques offrent des solutions telles que l'impression sécurisée, papier sécurisé, des fonctionnalités
intégrées à l'imprimante visant à reconnaître ce type de papier, etc…
II- La dématérialisation :1. Définition de la dématérialisation : 7
La dématérialisation est la transformation de supports d'informations matériels (souvent des
documents papier) en fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en œuvre du fameux « bureau sans
papier » ou « zéro papier » dans une entreprise).
Dématérialiser en informatique, signifie transférer sur un support numérique des informations qui
existent sous forme analogique (papier, film, microfilm). Dans ce cas précis, on parle de
la numérisation d’un document. Dans un autre cas, le document est directement créé sous forme
numérique et traité comme tel.
7 Infogreffe. [En ligne], [Consulté le 04 Avril 2012] disponibilité en ligne : www.infogreffe.fr
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La dématérialisation peut servir à gérer de façon totalement électronique des données ou des
documents qui transitent au sein des entreprises et/ou dans le cadre d'échanges avec des partenaires
(administrations, clients, fournisseurs,…)
2. Les enjeux de la dématérialisation : 8
La dématérialisation concerne les flux de documents administratifs entre partenaires différents
(relation client fournisseur par exemple). Ce terme n'est pas employé pour l'échange de documents
internes aux organisations. La dématérialisation pose des questions juridiques.
Cette expression est toutefois trompeuse, car l'information de gestion, qui était stockée et diffusée
sur support papier, devient stockée et diffusée sur support électronique, ce qui ne supprime pas les flux
physiques de biens associés aux flux de gestion. Certaines études montrent que la dématérialisation de
l'économie ne diminue pas les consommations deressources2. En réalité, dans ce processus, on ne
supprime pas la matière support de l'information, on la change. La dématérialisation est à l'origine
d'une croyance souvent répandue selon laquelle le passage à une économie dite de l'immatériel permettrait
d'économiser les ressources naturelles et de satisfaire des objectifs de développement durable.
Il reste que la dématérialisation, si elle est bien gérée, peut faciliter le partage d'informations et
ainsi autoriser certaines synergies (par l'augmentation par exemple de la maintenabilité) dans le cadre
d'une organisation.
Deux formes de dématérialisation des documents et courriers entrants coexistent le plus
fréquemment au sein des organisations interrogées par MARKESS
International :
D’une part, la dématérialisation dite « native » qui consiste pour une entreprise à recevoir
directement des documents entrants sous forme de données ou informations numériques. ;
D’autre part, la dématérialisation de documents et courriers reçus au format papier puis
dématérialisés grâce à des opérations plus ou moins automatisées permettant de valoriser l’information et
son traitement. En 2008, 51% des organisations interrogées par MARKESS International indiquent traiter
automatiquement au moins une opération associée à la dématérialisation de ces documents reçus
initialement au format papier.
8Markess International. Référentiel de Pratiques Dématérialisation de Documents et Courriers Entrants [En ligne], publié en Mai
2008 [Consultée le 04 Avril 2012], disponibilité en ligne : http://www.alain-bensoussan.com/avocats/dematerialisation-des-documents-et-courriers-entrants/2010/03/09
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III- Workflow :9
Il s’agit de faire suivre, aux documents, un circuit de validation, souvent pour les publier ou les
archiver : on trouve parfois le terme de « Docflow ». Différentes méthodes sont implémentées par
les outils.
Le workflow repose en général sur des fonctions standard des outils : la gestion des droits, envoi
d’email, déplacement de fichier…
Les outils qui permettent de créer des workflows à la demande, peuvent être basés sur une gestion
de règles sous-jacente à l’application. Il permet d’ajouter, de juxtaposer différentes fonctions, à partir de
règles simples, assemblées les unes avec les autres.
Il peut également s’agir de développements simples et souvent peu paramétrables,
notamment en termes de nombre d’étapes, de notifications ou de résultats du workflow.
9 Choppy. Thomas, Livre Blanc Smile GED Open Source v1 1 . Smile motoristes internet. Livre Blanc Smile GED Open Source v1 1.2007. 67p
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Chapitre 3 : méthodologie de rechercheI. Objectifs de la recherche
Le Ministère du Commerce, de l’Industrie et des Nouvelles Technologies a pour objectif la mise en
œuvre de la politique gouvernementale dans le domaine de l’industrie, du commerce et des nouvelles
technologies sous réserve des attributions dévolues à d’autres départements ministériels par les lois et
règlements en vigueur.
Pour pouvoir accomplir ces missions, les différentes unités du ministère doivent être bien organisées sur
divers plan à savoir celui de l’information et de l’archivage pour assurer la continuité des différentes
activités d’une part, d’autre part pour conserver la mémoire de l’organisme.
Notre projet se propose d’atteindre les objectifs suivants :
Assurer une meilleure organisation dans l'utilisation quotidienne des documents et archives.
L'automatisation des flux de travaux au niveau de la direction du Commerce et de la
Distribution.
II. Questions de recherche
Questions liées au premier objectif :
Quels sont les méthodes et les outils utilisés pour gérer les documents et les archives ?
Est-ce qu’il y a un système de gestion des archives MCINT ?
Est-ce qu’il y a une politique d’archivage au MCINT ?
Questions liées au deuxième objectif :
Quelles sont les méthodes utilisées pour gérer les flux de travaux au niveau de la DCD ?
Comment peut-on automatiser les flux de travaux au niveau de la DCD ?
III. Population étudiée
La population objet de notre étude est représentée par le personnel de la direction du commerce et de la
distribution, une population de 19 personnes dont les chefs de divisions et les chefs de services.
Cette population peut être subdivisée en deux grandes catégories à savoir les responsables : chefs de
services et chefs de divisions d’une part et le personnel sans fonction de responsabilité d’autre part.
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IV. Méthodes et outils de recherche
Afin d’atteindre les objectifs de notre étude, on a opté pour l’utilisation des instruments de recherche et
de collecte de données susceptibles de mieux refléter la situation des archives, de renseigner sur les
ressources et les équipements existants. Pour cela nous avons utilisé deux méthodes de recherche qui sont :
le questionnaire et l’interview.
Le questionnaire : Liste de questions comportant ou non des propositions de réponses. « Un
questionnaire doit remplir deux fonctions : il doit traduire des objectifs de recherche en questions
spécifiques auxquelles la personne interrogée peut répondre, et il doit inciter la personne
interrogée à coopérer à l'enquête et à fournir les informations correctement.10
Cet instrument nous a permis de recueillir les informations nécessaires et fiables relatives aux types, aux
locaux et aux équipements de rangement des archives ainsi que quelques aspects relatifs à la gestion des
archives de la direction.
L’interview : conversation et mode de recueil de l’information par cette conversation de nature
dialogique.11
Cette conversation a concerné les quatre chefs de division de la direction du commerce et de la
distribution. Les informations récoltées à l’aide de l’interview portaient sur la description de la situation
actuelle des archives, les suggestions et les propositions pour une situation à venir.
V. Contraintes et limites de recherche
Notre étude s’est limitée au traitement des archives de la direction du commerce et de la distribution vu
la masse importante des archives du ministère ainsi que l’insuffisance du temps alloué à cette étude,
puisqu’on est censé rendre ce travail dans un délai très court par rapport à l’importance de ce projet.
Par ailleurs, certains gestionnaires ont approuvé une certaine réticence au changement vue qu’ils sont
accoutumés à gérer leurs propres archives dans l’absence d’un système de gestion des archives.
Une dernière contrainte est étroitement liée à la compréhension de certains enquêtés du jargon utilisé, et des
mots techniques employés. Certains n’avaient pas le temps de renseigner notre questionnaire.
10 Le site des professionnels du marketing [En ligne], [Consulté le 23 Avril 2012], disponibilité en ligne :http://www.e-marketing.fr11 Dictionnaire encyclopédique des sciences de l’information et de communication. Paris : Ellipses, 1997, p229
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Chapitre 4 : Etude et analyse de l’existant :
Afin de mettre en place une stratégie de dématérialisation des documents il est indispensable de
passer par le diagnostic du fonds documentaire et d’archives du site pilote, la direction du commerce et de
la distribution du ministère de commerce, de l’industrie et des nouvelles technologies. Cette étape a pour
finalité d’avoir une idée détaillée sur le volume du fonds, sa structure, la nature des documents et le type
des supports utilisés.
I. Etude de l’existant1. Nature des documents et des dossiers
Comme toute administration et direction, la DCD produit et reçoit un certain nombre de
documents et de dossiers. A partir de l’analyse des réponses des cadres de la direction, nous avons pu
dégager les principaux types de documents existant dans les différentes unités de la direction à savoir :
- Conventions
- Promotion de la franchise
- Champions nationaux
- Correspondances diverses
- Juridique
- Association Professionnelle
- Référentiel technique
- Livrables stratégie Rawaj
- Questions parlementaires
- Financement des commerçants
- Coopération
- Modernisation du commerce de proximité MCP
- Paiement MCP
- Traitement des requêtes
- Factures
- PVs
Les archives de la direction se constituent à partir des documents sous format papier et aussi sous
format électronique mais la plus part des documents sont en format papier ;
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Graphe N°1 : Les types des documents existant à la DCD :
2. Les locaux de conservation des archives :
Dans le cadre de l’étude de l’existant effectuée au sein de la direction, il s’est avéré que la plus
part des archives sont conservées dans les bureaux, les autres soient dans les couloirs ou dans les locaux
réservés aux archives ;
80%
20%
Types de documentspapier Electronique
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Graphe N°2 : Les lieux de conservations des documents à la DCD :
3. Les formes des dossiers d’archives :
Les fonctionnaires utilisent divers support pour conserver les archives à savoir : les boites en
carton, les classeurs, les chemises à rabat, les chemises suspendues, les chemises à sangles.
Tableau N° 1 : Les supports des dossiers d’archives utilisé à la DCD :
Support Nombre
Boite d’archives cartonnées 228
Classeurs 56
Chemises 120
50%
33%
17%
Lieu de conservationbureauxlocaux réservés aux archivesAutres locaux
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A travers ce tableau on constate que la majorité des documents sont conservés dans les boites
d’archives cartonnées. Ces données sont collectées lors de déroulement de l’étude de l’existant au cours
de cette période du 12/03/2012 jusqu’au 26/03/2012.
Graphe N° 3 : les supports des dossiers d’archives utilisé à la DCD :
4. Les ressources matérielles :
La direction de commerce et de la distribution utilise, actuellement, des armoires métalliques, des
armoires en bois, et des tiroirs en bois pour la conservation des dossiers d’archives ;
Tableau N°2 : Matériaux de rangements utilisé à la DCD :
Matériel de rangement Nombre
Armoires métalliques 6
55%31%
14%
SupportsBoites d'archives Classeurs Chemises
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Armoires en bois 1
Tiroirs en bois 4
A travers ce tableau on constate que la majorité des archives sont rangés dans les armoires
métalliques et les tiroirs en bois. Ces données sont collectées lors de déroulement de l’étude de l’existant
au cours de cette période du 12/03/2012 jusqu’au 26/03/2012.
Graphe N°4 : Matériaux de rangements utilisé à la DCD :
5. Le classement des dossiers :
En matière de classement des archives, nous avons pu remarquer qu’il y a deux types deux
classements le premier est thématique et le deuxième est chronologique, chaque service adopte un
classement selon la nature de ses documents d’archives ;
55%
9%
36%
Matériel de rangementArmoires métaliques Amoires en bois Tiroirs en bois
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Tableau N°3 : Type de classement des archives utilisé à la DCD
Type de classement Effectif
thématique 12
Chronologique 6
Graphe N°5 : Type de classement utilisé à la DCD :
A partir de ce graphe, on remarque que la majorité des archives sont classées par ordre
thématique.
Cependant, la majorité des cadres ne sont pas satisfaits du classement adopté pour des raisons
diverses à savoir : le manque d’une organisation rationnelle, la difficulté de repérage des documents et la
perte du temps lors de la recherche.
Tableau N°4 : Appréciation des enquêtés sur le mode de classement
67%
33%
Type de classementthématique chnronologique
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Appréciation Effectif
Satisfaisant 3
Non satisfaisant 15
Graphe N° 6 : Appréciation des enquêtés sur le mode de classement
6. La communication des archives :
D’après l’analyse des interviews qu’on a faites avec les cadres de la direction du commerce et de
la distribution, on a constaté qu’il n’y pas de règlement régissant la communication des documents
d’archives. Par ailleurs l’accès aux archives dans la plupart des services est réservé seulement au
personnel du ministère.
17%
83%
Appréciation des enquêtés
satisafait non satisafait
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Tableau N° 5 : Modes de communication des archives de la DCD :
Consultation sur
place
Prêt des dossiers ignorant12
Bureaux 16 2
Locaux d’AD 14 4
Graphe N° 7 : Le mode de communication des archives de la DCD :
A partir de l’étude qu’on a faite on a constaté que les cadres de la direction communiquent
beaucoup les archives intermédiaires.
Graphe N° 8 : Fréquence d’utilisation des archives conservées dans les différents locaux
de la DCD :
12 Ignorant : Les personnes qui ne savent pas les modes de communication utilisé dans la DCD.
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
Bureaux Locaux d’AD
Par consultation sur place
Par prêt des dossiers
ignorant
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7. Contrôle de la circulation des archives :
L’interview qu’on a menée avec le personnel de la DCD, nous a révélée l’absence d’un système de
contrôle régulier de la circulation des archives de la direction, faute de l’existence d’un personnel préposé
à la gestion des archives. Pour la circulation des archives les fonctionnaires utilisent un agenda pour écrire
les noms des personnes qui ont consulté ou emprunté un document.
Tableau N° 8 : Appréciations des enquêtés sur les moyens de contrôle de la circulation des
archives de la DCD :
Appréciations Effectif
Bons 0
Moyens 14
Mauvais 4
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
Archives Courantes Archives Intermédiaires Archives Définitives
Quotidienne
Hebdomadaire
Mensuelle
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Graphe N° 9 : Dégrée d’appréciations des enquêtés
8. Attentes et suggestions du personnel :
L’analyse des données collectées sur le terrain et l’interview nous a permet d’appréhender les
besoins et les attentes du personnel de la direction. Ainsi, leurs attentes étaient essentiellement :
Un Système d’archivage informatisé et numérisé avec un système de traçabilité de circulation
des archives.
Mettre en place une procédure claire et efficace d’archivage en priorisant les documents selon
l’importance
Retrouver les documents « perdus »
0%
78%
22%
Appréciations des enquêtésbons moyens mauvaise
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Reclasser les dossiers professionnels
Inculquer les procédures d’archivage au personnel de la DCD
Sensibiliser les responsables de l’importance et de l’utilité de la gestion des archives
Une procédure interne pour le classement des archives physiques et électroniques
Disposer d’un local central adéquat dédié à la conservation des archives intermédiaires et
historiques ;
Responsabiliser un archiviste chargé de la gestion des archives et du versement des archives au
dépôt central
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Chapitre 5 : Elaboration d’une stratégie de dématérialisation
des documents pour la création d’un centre d’acquisition
numérique :
Ce chapitre proposera le processus d’élaboration d’une stratégie de dé matérialisation des
documents pour le MCINT, cas de la direction pilote (DCD) pour but d’assurer une meilleur organisation
des documents, archives & flux au sein de la DCD.
Ce processus englobera deux principales phases techniques :
La mise à disposition d’un logiciel de gestion des archives :
La mise en place d’un centre d’acquisition numérique :
I- La mise à disposition d’un logiciel de gestion des archives :
Cette première phase a pour but principale d’assurer un fonctionnement de base pour la gestion
des archives courantes & intermédiaires de la DCD Selon trois principales étapes présentées dans le
schéma.
Cependant, Nous avons proposé un outil libre et performant (ICA-AtoM)
Figure 4 : Etapes de la mise à disposition d’un logiciel de gestion des archives
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1. Analyse et mise à niveau des archives :
Après avoir analysé la nature des dossiers & archives traités dans la DCD un plan de classement
précis & personnalisé est nécessaire pour la mise en place du logiciel
Code Intitulé du document
CD/1 Dossiers MCPCD/ 1.1 Dossier Appel à manifestation d'intérêtCD/1.2 Dossier Opérateur du Projet MCPCD/1.2.1 Dossier AdministratifCD/1.2.2 Dossier TechniqueCD/1.2.3 Dossier de Sélection & ConventionCD/1.2.4 Dossier Suivi de l'exécution de la convention de l'opérateurCD/1.2.5 Dossier Règlement des Factures des OpérateursCD/2 Projet ACNCD/2.1 Dossier Bénéficiaire du projet ACNCD/2.1.1 Dossier SélectionCD/2.1.1.1 Dossier AdminsitratifCD/2.1.1.2 Dossier TechniqueCD/2.1.1.3 Dossier ConventionCD/2.1.2 Dossier Expertise 1CD/2.1.2.1 Dossier Adminsitratif du prestataireCD/2.1.2.2 Dossier Contrat de la Prestation de ServiceCD/2.2.2.3 Dossier LivrablesCD/2.1.3 Dossier RèglementsCD/2.1.4 Dossier SuiviCD/3 Documents liés au pilotage du fonds RAWAJCD/3.1 Dossier Pilotage du Fonds RAWAJCD/3.1.1 Dossier ConventionCD/3.1.2 Dossier Comités de SuiviCD/3.1.3 Dossier Rapports d'activitésCD/3.1.4 Dossier BudgetCD/4 Dossiers des études financées par le Fonds RAWAJCD/4.1 Dossier étude conventionnéeCD/4.1.1 Dossier contractuelCD/4.1.2 Dossier suiviCD/4.1.3 Dossier PaiementCD/4.2 Dossier étude passée par AO
Plan de classement utilisé dans le logiciel de gestion des archives (DCD)
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2. Concevoir, développer, interfacer & mettre en production AtoM :
Cette étape englobe l’installation du logiciel ICA-AtoM dans le serveur et sa mise à disposition
pour le personnel de la DCD :
2.1. ICA-AtoM en Bref :
Acronym de: International Council on Archives – Access to Memory
Logiciel libre et gratuit sous licence AGPL-3
Application web : Interaction entre Utilisateurs & système se fait à travers le navigateur web
(Firefox, Chrome, IE…)
Respect des normes des CIA : ISAD, ISAAR, ISDIAH, ISDF
Application multilingues : 15 langues
Application collaborative : Plusieurs institutions peuvent décrire leur fonds dans un même
espace configuré en ce sens.
2.2. Architecture ICA- AtoM :
Pour exécuter AtoM, un serveur web et serveur de base de données installé sur le système, ainsi
que PHP 5.3 ou supérieur sont indispensable. Nous recommandons l'open-source le serveur web
Wampserver et le moteur de base de données MySQL. Le programme d'installation AtoM va
vérifier votre système et de faire rapport si vous devez mettre à jour l'une quelconque des exigences
techniques de votre serveur.
ICA-AtoM est entièrement écrit en PHP5 en utilisant le framework symfony et le Toolkit Qubit. Qubit a
été créé par l'équipe de développement AtoM pour le rendre facile pour d'autres projets, les
institutions ou les collectivités à adopter et à personnaliser le logiciel pour leur propre usage. ICA-
AtoM est mis à la disposition comme une distribution de la trousse à outils Qubit. Par conséquent,
les instructions d'installation sont valables pour les deux Qubit et ICA-AtoM.13
13 Editeur ICA-AtoM. Site officiel d’ICA-AtoM [En ligne], [Consulté le 10 Mai 2012] disponibilité en ligne: http://ica-atom.org/download/
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Figure 5 : Architecture du logiciel ICA-AtoM
2.3. Installation sous Windows 7 :
Outils nécessaires disponibles gratuitement en téléchargement :
- WAMPSERVER (Serveur web) : Pour une utilisation optimale, on a utilisé la version
WampServer2.1e-x32.exe
- Logiciel compression/décompression : exemple : 7zip
- Dernière version du logiciel ICA AtoM avec installateur intégré : icaatom-1.2.0.tgz
Installation WAMPSERVER :
Télécharger le serveur web sur le site : http://www.wampserver.com/
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Figures 6 : Etapes d’installation WAMPSERVER :
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Apres avoir installé le serveur web sur le système d’exploitation Windows 7 il reste l’installation
d’ICA AtoM et son intégration sur le serveur.
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Figures 7 : Etapes d’installation d’ICA-AtoM :
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Mai 2012 Page 51
Page d’accueil :
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Figure 8 : Identification d’ICA-AtoM sur la page d’accueil :
3. Démarche RAD (Rapid Application Developpment) :
L’applicatif proposé ou à développer en Mode RAD, assurera toutes les fonctionnalités suivantes :
Gestion des droits d’accès.
Gestion des emplacements.
Gestions des inventaires.
Gestion des diverses prestations à savoir :
La gestion des nouvelles entrées.
La gestion des recherches.
La gestion des retours
La gestion des intégrations.
La gestion des sorties définitives.
Les serveurs et les PC, (y compris les OS correspondants), les imprimantes ainsi que tout autre
matériel informatique nécessaire au bon fonctionnement de l’outil seront à la charge de la DCD
Multilingue :
Toutes les interfaces utilisateur et les éléments de contenu de bases de données peuvent être
traduites en plusieurs langues. La version actuelle de AtoM supporte aussi l’Arabe et le Français.
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Figure 9 : Paramétrage de ICA-AtoM
II- La mise en place d’un centre d’acquisition numérique :
Cette deuxième phase a pour but d’automatisé les flux informationnelles au sein de la direction
pilote (DCD) et la projeter par la suite sur les autres directions du MCINT.
Nous avons donc proposé un processus de mise en place en 3 Etapes opératoires :
Conception, Architecture et Modes Opératoires
Installation et mise en œuvre
Accompagnement et transfert de compétences
1. Conception, Architecture et Modes Opératoires :
Notre engagement dans cette partie du projet est l’assistance du MICNT dans la mise en place
d’un Processus GED pilote basé sur :
Un mode opératoire efficace et optimisé
Une installation du matériel nécessaire hors PC, Mobilier de Bureau, Serveurs et
ressources permanentes
Une installation logicielle pilote (Base GED et un WF de routage de documents
électroniques)
Une assistance à l’exploitation directe
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Figure 10 : Fonctionnement du centre d’acquisition numérique :
Le fonctionnement du CAN va se faire en 5 étapes essentielles :
Réception du courrier métier :
C'est-à-dire l’acquisition du document de l’émetteur par voie directe ou indirecte.
Dépouillement, tri et préparation :
L’inscription du document, son tri selon le plan de classement utilisé et sa préparation à l’analyse
à savoir la codification et le repérage physiques.
L’analyse :
Cette étape consiste à savoir la nature du document, est ce qu’il est un document métier ou pas.
Numérisation & intégration dans la base GED :
Le document va être numérisé en format PDF et triés sous plusieurs versions dans la base de
données GED pour générer des dossiers numériques complets et prêts à être indexé.
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Indexation préliminaire :
La dernière étape de fonctionnement qui donnera pour chaque dossier numérique une indexation
précise préliminaire.
2. Installation & mise en œuvre :2.1. Processus & Chaîne logistique proposées :
Comme dans tout Bureau d’Ordre classique, tous le courrier métier ou « supports business médias
» sera reçu dans ses formats sources et passent par une étape de préparation et nettoyage, estampillage par
des composteurs intelligents à date et heures programmées et sécurisé et de dépouillement manuel par
des opérateurs. Le courrier reçu sous formats électronique est immédiatement intégré après identification
dans les bases GED électroniques qui seront implémentées par la
La nature des documents qui seront numérisés et leur quantité sera définie en concertation avec le
MICNT et conformément aux résultats de l’étape de diagnostic.
Les documents une fois préparés et identifiés en premier niveau (Métier ? Structure ?
Catégorie ?...), passent à l’étape de numérisation et de dématérialisation ; des programmes d’intégration
automatiques très puissants permettront l’intégration en masse de milliers de documents en quelques
minutes dans les référentiels GED cibles…
2.2. Pack GED/WF prévu :
Pour cette phase du projet, nous proposons de mettre en œuvre un Pack logiciel intégré à base
d’outils libre et largement utilisé : ALFRESCO. Le Pack inclut :
1. Un outil GED (Base GED avec module d’indexation et d’intégration de masse),
2. Un outil Workflow pour le routage des documents
3. Quelques Api d’interface à des fins de personnalisation)
2.3. Matériel proposé pour le site pilote (DCD) :
- Compositeur intelligent - PIX-200 – Pointeuse / Horodateur :
Pointeuse, horodateur et numéroteur électronique combiné, compact, opération silencieuse,
plusieurs formats d’impression et messages.
Mai 2012 Page 56
Optionnel : Fonction horloge atomique / horloge contrôlée par radio, réserve de marche et relais
pour sonnerie.
Caractéristiques :
Pointeuse/horodateur économique et moderne
Fenêtre éclairée
Mot de passe prévient l’altération de la programmation
Compteur capacité d’encre
Cartouche de ruban facilement remplaçable
Installation sur table ou montage mural
Format d’impression programmable
Imprimante matricielle
Horloge à quartz avec une précision de ± 3 sec/semaine
Ajustement automatique heure d’été/heure d’hiver
Sauvegarde des données durant 3 années sans alimentation en alternatif
31 styles d’impression pré- définis: impression d’année, mois, jour, date, heure (AM/PM ou 0-
23), minutes (normales, 1/10, 1/100A,
1/100B(5/100)), secondes, nombre de 8 chiffres et mes- sages dans un ordre au choix
13 messages préprogrammés en 6 langues.14
14 Amano. Site officiel de matériels Amano [En ligne], [Consultée le 14 Mai 2012] disponibilité en ligne :www.amano.be
Mai 2012 Page 57
- Scanner de chèques Canon :
Le scanner Canon imageFORMULA CR-190i offres des fonctions avancées, comme la
reconnaissance des caractères à encre magnétique (MICR), prise en charge par la technologie de
reconnaissance des caractères (OCR), assurent la numérisation par lot uniforme des chèques, tickets et
coupons.15
Caractéristiques : 16
Numérisation haute vitesse : jusqu'à 190 chèques par minute
Lecture simultanée précise grâce aux technologies MICR et OCR
Impression de qualité supérieure via un module d'impression sur 4 lignes intégré
Facilité de maintenance et d'intégration
Conformité à la norme ENERGY STAR et à la directive RoHS
- Scanner gros volumes : (Canon DR-9050C) :
Ce modèle haute vitesse traite sans peine jusqu’à 27 000 numérisations par jour et nécessite une
maintenance minimale, vous garantissant une sérénité totale et un excellent retour sur investissement.
15 Canon. Site officiel de Canon [En ligne], [Consulté le 14 Mail 2012], disponibilité en ligne :http://www.canon.fr16 Site officiel de Canon http://www.canon.fr
Mai 2012 Page 58
2.4. Processus technique GED/WF :
Numérisation & Identification :
- Apres numérisation des chèques et reconnaissance du RIB
- Support dédié à la saisie de documents
- Numérisation de masse des formulaires LAD
Alimentation des bases GED et SI métier :
- Intégration dans les bases GED Et SI
- Application de génération des codes-barres
- Identification par codes barre et indexes de recherche
Mai 2012 Page 59
Figure 11 : Processus technique GED/WF :
A chaque document intégré sera affectée une étiquettes codes-barres pour faciliter l’identification
visuelle et l’archivage en entrée/sortie des documents aux/des Archives.
L’ensemble des documents est conditionné dans des Boxes pratiques puis dans des conteneurs et
le tout est archivé définitivement aux Centres d’Archives du MICNT.
L’archiviste ne sortira après que (demandes justifiées) :
Les documents originaux
Les documents réellement exigés par les gestionnaires
Une fois archivés, les documents circuleront après sous leur format électronique via des WFs
documentaires puissants, rapides et automatisés. Ils seront consultés directement à partir des bases GED
métier, via le site Web pour les partenaires et clients, ou à partir des WF métiers spécifiques déclenchés
automatiquement dès l’arrivée d’un document.
Notre engagement dans cette étape est de montrer la pertinence d’un WF couplé à une GED dans
une démarche de site pilote et dans la perspective pour le MICNT de généraliser le concept.
Mai 2012 Page 60
2.5. Plan de retour :
Plan de retour en cas d’indisponibilité des systèmes GED/WF lors d’un crash ou incident majeur.
Une procédure de retour aux documents dans leur format papier sera prévue, le principe de la sauvegarde
du patrimoine archivistique papier du MICNT n’étant jamais remis en cause, les documents vitaux de
l’institution restent dans tous les cas conservés dans leurs formats d’origine conformément aux lois en
vigueurs.
3. Accompagnement & transfert des connaissances :
Formations personnalisées pour le compte de tous les acteurs du projet, des utilisateurs du centre
d’acquisition numérique, des archivistes et responsable du bureau d’ordre, etc.
Tout cela en couvrant plusieurs disciplines :
• Bibliothéconomie
• Archivistique
• Technique de GED/WF
• Veille stratégique & SI
…
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Conclusion
L’information est considérée aujourd’hui comme une ressource clé pour toute administration et
entreprise. C’est un capital aussi important que le capital humain est financier. La maitrise de ce capital
est devenue aujourd’hui un enjeu principal pour l’administration.
Pour assurer une gestion rationnelle, l’archivage électronique vient pour optimiser la prise de
décision et garantir des gains du temps indéniable.
Dans cette perceptive, notre projet de fin d’étude était au cours de cette réflexion qui entre dans le
cadre du projet Maroc Numérique 2013 et qui vient du fait que la proposition d’un centre d’acquisition
numérique a permis à la direction du commerce et de la distribution de tirer profit d’un tel système en
réduisant Les coûts et le temps et en supportant la prise de décision vers une administration moderne qui
suit les normes mondiales de la E-gouvernance.
Le personnel de la DCD pourra aujourd’hui bénéficier de l’information désiré dans un laps de
temps réduit et avec une précision optimale, ainsi la DCD pourra par la suite conserver son patrimoine
informationnel en toute sécurité.
Nous comptons donc que notre projet s’étalera sur les autres directions du ministère et que notre
démarche servira de modèle pour d’autres organismes similaires vers une administration transparente et
crédible, pour un Maroc libre et bien gouverner.
Mai 2012 Page 62
Bibliographie & Webographie
Archimag N°224, Mai. 2009.
Souhail. Mohamed. Analyse et conception d’un système GED pour la direction des domaines. 2011,
81p. (PFE)
Yamni. Badr. Conception d’un système de gestion électronique des documents d’archives de l’agence
urbaine de Meknès. 2011, 75p. (PFE)
Belazaar. khadija. Conception et mise en place d’un système d’archivage électronique pour les archives
du personnel au sein de la banque centrale populaire. 2011, 88p. (PFE)
Site du Ministère du commerce, de l’Industrie et des nouvelles technologies. [En ligne] MCINT [Page
consulté le 16 Mars 2012] Disponibilité & accès http://www.mcinet.gov.ma/Pages/default.aspx
Prax. Jean-Yves. La gestion électronique documentaire. Armand Colin, 2001. 168p
RG2- Autoindexit™ [En ligne] 2007, [Page consulté le 16 Mars 2012] Disponibilité en ligne
http://www.autoindexit.com/ged%20v3/ged_gestion_documents.htm
Secrétariat d’état chargé de l’eau et de l’environnement. Bulletin des nouvelles acquisitions du centre de
documentation de la DGH –N°11 Septembre 2010
Idael Software solution informatique pour PME [En ligne], ISSI. [Consultée le 21 Mars 2012]
Disponibilité en ligne: http://www.idael.ch/
Cédric Ademain. Avis d’expert consultant GED à BPMS.info [En ligne], [Consulté le 3 Avril 2012],
disponibilité en ligne : http://www.journaldunet.com/solutions/ssii/classement/08/bpms/0111-bpms-
ged.shtml
Infogreffe. [En ligne], [Consulté le 04 Avril 2012] disponibilité en ligne : www.infogreffe.fr
Mai 2012 Page 63
Markess International. Référentiel de Pratiques Dématérialisation de Documents et Courriers Entrants
[En ligne], publié en Mai 2008 [Consultée le 04 Avril 2012], disponibilité en ligne : http://www.alain-
bensoussan.com/avocats/dematerialisation-des-documents-et-courriers-entrants/2010/03/09
Choppy. Thomas, Livre Blanc Smile GED Open Source v1 1 . Smile motoristes internet. Livre Blanc
Smile GED Open Source v1 1. 2007. 67p
Le site des professionnels du marketing [En ligne], [Consulté le 23 Avril 2012], disponibilité en ligne :
http://www.e-marketing.fr
Dictionnaire encyclopédique des sciences de l’information et de communication. Paris : Ellipses, 1997,
p229
Editeur ICA-AtoM. Site officiel d’ICA-AtoM [En ligne], [Consulté le 10 Mai 2012] disponibilité en
ligne: http://ica-atom.org/download/
Amano. Site officiel de matériels Amano [En ligne], [Consultée le 14 Mai 2012] disponibilité en ligne :
www.amano.be
Canon. Site officiel de Canon [En ligne], [Consulté le 14 Mail 2012], disponibilité en
ligne :http://www.canon.fr
Mai 2012 Page 64
Annexes
Mai 2012 Page 65
QuestionnaireDirection du Commerce et de la Distribution
Date : …………………..
Lieux : …………………..
Mme / Mr. : ----------------------------------------
Fonction : ----------------------------------------
Mission(s) de l’entité :
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
I- Nature et caractéristiques des documents :
1- Quels sont les types de documents (Administratifs, Financiers, comptables, métier…) et des dossiers gérés au
niveau de votre entité? dressez une liste SVP :
Dossier n°1
--------------------
Dossier n°2
-----------------
Dossier n°3
-----------------
Dossier n°4
----------------
Pièces constitutives Pièces Constitutives Pièces Constitutives Pièces Constitutives
P E P E P E P E
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*P : papier ; E : électronique.
II- Gestion et classement des dossiers d’archives :
A. Locaux et matériels de rangement et de conservation des archives
1- Où conservez-vous vos dossiers d’archives ?
- Dans les bureaux
- Dans des locaux réservés aux archives
- Dans d’autres locaux de l’établissement non réservés aux archives
A précisez SVP : -----------------------------------------------------------------------------------------------
2- Sous quelle forme se présentent les dossiers d’archives ? (vous pouvez cocher plusieurs réponses)
Type de condition-
nement
Lieu
Chemises à
sangles
Chemises
suspendues
Boîtes
d’archives
Cartons
d’archives
Classeurs Chemises
à rabat
Autres
Bureaux
Locaux d’AD*
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Autres
(à préciser)
-----------------
*Archives définitives.
3- Quel est votre degré d’appréciation sur le(s) types de conditionnement mentionné(s) ?
Adéquat Peu adéquat Inadéquat
Bureaux
Locaux d’AD
Autres (à préciser)
----------------------
4-L’état de conservation des documents (poussière, insecte, dégradation, ….)
Etat de conservation
LieuBon Moyen Mauvais
Dans les bureaux
Dans les locaux d’AD
Autres (à préciser)
--------------
5- Quels meubles utilisez-vous pour le rangement des dossiers d’archives ?
Meubles de rangement
Lieu
Armoires
métalliques
Armoires
en bois
Rayonnages
métalliques
Rayonnages
en bois
Tiroirs
de
bureau
Autres
(par terre, dans le
hall)
Dans les bureaux
Autres (à préciser)
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…………………
6- Quelles sont vos appréciations sur les meubles de rangement mentionné(s)?
Adéquats Peu adéquats Inadéquats
Bureaux
Autres (à préciser)
----------------------
B. Classement des dossiers d’archives
1- Quel est le système de classement de vos dossiers d’archives (description) ?
Système de
classement
Lieu
Alphabétique Numérique Alphanumérique Chronologique Thématique
Dans les
bureaux
Dans les
locaux d’AD
Autres (à
préciser)
……………
2- Êtes-vous satisfait du système de classement adopté ?
Oui Non
Si non, quel système de classement souhaitez-vous adopter pour vos dossiers ?
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----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
III- Instruments de recherche17 :
1- Disposez-vous d'instruments de recherche?
Oui Non
Si oui, lequel (s)?
Liste des documents Registre
Index Base de données
Autres (Précisez SVP) -------------------------------------------------------------------------------------------------------
Si non, comment procédez-vous pour rechercher un document?
2- Avez-vous des problèmes de repérage de l'information contenue dans les dossiers d'archives?
Oui Non
Dans les bureaux
Dans les locaux d’AD
Autres (à préciser)
………………………..
Si oui, classez-les par ordre d’importance :
17 Instrument de recherche : outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d'archives de manièreà les faire connaître aux utilisateurs.
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Problèmes d'accès à l'information Très important Important Peu important
Absence d'instrument de
recherche
Déclassement des archives
Autres (à préciser
SVP)……………….
IV- Communication et circulation des dossiers
1- Comment l'accès aux archives se fait-il ?
Type d’accès
Lieu
Par
consultation
sur place
Par prêt des dossiers Par photocopie Je ne saispas
Bureaux ( de collègues)
Locaux d’AD
Autres (à préciser)
…………………………
2- Utilisez-vous un moyen de contrôle de circulation des archives ?
Oui Non
Si oui, lequel ?
Moyen de contrôleFiche
fantôme
Fiche de
transmission
Formulaire
de prêt
Bordereau
de
versement
Autres Aucun
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Lieu
Dans les bureaux
Dans les locaux d’AD
Autres (à préciser)
--------------------------
3- Quelles sont vos appréciations sur les moyens de contrôle de circulation et de recherche des documents utilisés
?
Bons Moyens Mauvais Avec quelle
fréquence utilisez-vous les archives conservés dans les différents locaux ?
Fréquence
d’utilisation
Types
Quotidienne Hebdomadaire Mensuelle Annuelle Jamais
B LAD Autres B LAD Autres B LAD Autres B LAD Autres B LAD Autres
Archives
courantes
Archives
intermédiaires
Archives
définitives
B : Bureau ; LAD : Locaux d’archives définitives ; Autres : autres locaux de stockage.
4- Quelle est la durée de conservation moyenne de vos archives dans chaque lieu indiqué ?
Durée
LieuDurée moyenne
Dans les bureaux
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Dans les locaux d’AD
Autres (à préciser)
…………………………
5- Pour quelles raisons procédez-vous au versement de vos archives de vos bureaux vers d’autres locaux ?
V- Tri et élimination des archives
1-Procédez-vous à des tris et à des éliminations de vos archives?
Opération
Phase
OUINON
Souvent Parfois Jamais
Dans les bureaux
Dans les locaux d’AD
Autres locaux (à préciser)
………………………………………….
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Si oui, quels sont vos critères d'élimination? vous pouvez cocher plus d’une réponse.
- Documents inutiles
- Documents en double
-Durée administrative et/ou juridique écoulée du document
- Autres (Précisez SVP) -----------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Si non, quelles sont les raisons qui vous poussent à conserver l'ensemble de vos dossiers? Classez SVP par ordre de
priorité.
- Peur du non-respect du règlement régissant les éliminations des archives
- Documents utiles pour le bon fonctionnement du service
- La non application du tri
Autres (Précisez SVP) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
VI- Ressources humaines dédiées à la gestion des archives
1- Qui s’occupe de la gestion de vos archives ?
Personne
Lieu
Vous-même
Une autre personne
Assistante
Dans
votre
service
Autres
Dans les bureaux
Dans les locaux d’AD
Autres (à préciser)
…………………………………………..
2- Etes-vous au courant de l’existence de la procédure TMSA relative à la maîtrise des documents ?
Oui Non
Si oui, l’appliquez-vous ? Oui Non
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Guide d’interview
Direction : Du commerce et de la Distribution
Nom et Prénom :
Service /Division :
Fonction :
1- Degré d’utilisation effective des Archives :
Faites-vous recours aux Archives pour les besoins de vos activités et fonctions ?
Oui Non
Si oui, à quelle fréquence les utilisez-vous ?
Souvent Parfois Rarement
Utilisez-vous seulement les Archives dont vous êtes le producteur, ou faites-vous
également appel à d’autres Archives produites par les autres services ?
Quelles Archives utilisez-vous le plus ?
Disposez-vous de documents confidentiels ?
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Oui Non
Recourez-vous à des documents confidentiels ?
Oui Non
2- Repérage et accès aux Archives :
Comment procédez-vous pour chercher les documents dont vous avez besoin ?
Manuellement
Arrivez-vous à trouver les documents que vous cherchez ?
Oui Non
Si oui, arrivez-vous à les trouver :
Facilement Avec un peu de difficulté Difficilement
La recherche et l’accès aux documents peuvent vous prendre combien de temps en
moyenne?
Une demi-journée
Dans quelle mesure êtes-vous-satisfait du temps que peut vous requérir une recherche ?
Très satisfait Plutôt satisfait Insatisfait
Souhaitez-vous disposer d’un outil automatisé de recherche et d’accès aux Archives ?
Oui Non
Avez-vous besoin pour l’accès à vos documents de :
Références de documents sur les rayonnages
Résumé du contenu :
Analytique
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Signalétique
Texte intégral
3- Contrôle de circulation et risques de perte des documents :
Comment faites-vous pour emprunter les documents des Archives ? Consultation manuelle des dossiers dont je dispose
Demandes aux personnes responsables du dossier
A quelle fréquence voyez-vous se présenter des situations de perte de documents :
Souvent Rarement Jamais
Quelles sont selon vous les causes de ces pertes ? Dossier mal archivé par personne résponsable
Changement de responsable de dossier
Déménagement
Chantier de travaux d’aménagement
4- Attentes et suggestions à l’égard du système de gestion des Archives physiques et du
nouveau système de Gestion Electronique des Documents : Retrouver les documents « perdus »
Reclasser les dossiers
Disposer d’un archivage professionnel
Inculquer les procédures d’archivage au personnel de la DCD
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A.B Armoire en bois
A.C Armoire à clapets
A.M Armoire métallique
Ancien Date du dossier le plus ancienB.A Boités d’archivesB.A Boîtes d’Archives
C.A Cartons d’Archives
C.E Chemise à élastique
C.R Chemises à Rabat
C.S Chemise simple
C.Sa Chemises à Sangles
C.Sus Chemise suspendue
CL Classeurs
D.A Document actif
D.IN Document inactif
D.SA Document semi-actif
ML Mettre linéaire
P. Principal
R.B Rayonnage en bois
R.M Rayonnage métallique
Récent Date du dossier le plus récent
S. Secondaire
FICHE D’INVENTAIRE PHYSIQUE
Direction Division Service
Equipement et Espace Description des documentsLocal Meubl
eCapac
itéVolume Conditio
nnementType
deDocum
ent
Datesextrêmes
Ancien/récent
Classement
Format Cyclede vie
Fréquence de
consultation
Bureau
Salled’archi
veCouloir
Autre
Légende