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ECOLE DES SCIENCES DE L’INFORMATION
Année universitaire : 2010/2011
Système d’Archivage Electronique des documents
administratifs du Département de l’Environnement
Projet de fin d’étude du cycle des Informatistes
Réalisé par :
ASSAMI Sara HABIB Nour El Houda
Encadrant
Dr. FAYAD El Mostafa
Tuteur
El BACHIRI Ahmed
Fiche catalographique1
ASSAMI, Sara
Système d’Archivage Electronique des documents administratifs du Département de
l’Environnement/ Sara ASSAMI, Nour El Houda HABIB.- Rabat : [s.n.] ,2011. VII-
63 p. - :ill., tab. + CD ; 30 cm.
Projet de Fin d’Etude : Sc. Inf. : Rabat, ESI : 2011.
Bibliogr.
T.
HABIB, Nour El Houda
HABIB, Nour El Houda
Système d’Archivage Electronique des documents administratifs du Département de
l’Environnement/ Sara ASSAMI, Nour El Houda HABIB.- Rabat : [s.n.] ,2011. VII-
63 p. - :ill., tab. + CD ; 30 cm.
Projet de Fin d’Etude : Sc. Inf. : Rabat, ESI : 2011. Bibliogr.
T.
ASSAMI, Sara
1 Norme AFNOR Z 44-050
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ I~
Remerciements
Notre travail n’aurait pu être réalisé sans les conseils, le soutien et l’orientation
que nous a apporté Mr. FAYAD El Mostapha, notre encadrant et professeur en
archivistique à l’Ecole des Sciences de l’Information. Nous tenons à le remercier pour
nous avoir pris en charge malgré ses nombreuses occupations. Durant la période de
notre stage de fin d’étude, il nous a aidé par son orientation et expertise dans le
domaine archivistique et surtout par ses précieux conseils qui nous ont permis de
réaliser cette modeste étude.
Nous adressons notre sincère gratitude à notre tuteur de stage Mr. EL
BACHIRI Ahmed, Chef du Service Documentation et Logistique au Département de
l’Environnement, qui a mis à notre disposition les moyens nécessaires à
l’accomplissement de notre projet et nous a permis d’apprendre énormément au
niveau professionnel par ses explications et sa disponibilité tout au long du stage.
Nous tenons à exprimer notre reconnaissance à toutes les personnes qui ont
participé, de prés ou de loin à ce travail, spécialement les membres du personnel du
Service Documentation et Logistique pour leur amabilité et soutien.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ II~
Dédicaces
A ma très chère mère Khadija …
Symbole de bonté par excellence, la source de tendresse et l’exemple de
dévouement qui n’a pas cessé de m’encourager et de prier pour moi,
Aucune dédicace ne saurait être assez éloquente pour exprimer ce que tu
mérites pour tous les sacrifices que tu as fait depuis ma naissance…
A mon cher père Omar, source de générosité et de patience, je te dois ma
gratitude pour tous tes efforts et l’aide que tu n’as pas hésité à
m’apporter.
A ma très chère sœur Firdaousse …
A mes chers frères Ayoub et Adam…
En témoignage de l’attachement, de l’amour et de l’affection que je porte
pour vous.
Malgré la distance, vous êtes toujours dans mon cœur. Je vous remercie
pour votre affection si sincère.
A ma très chère tante Ella khdija, symbole de sacrifice …
A ma chère amie et sœur Sara et à ma deuxième famille « Assami et
Chakir »…
Je vous dédie ce travail avec mes vœux de bonheur, de santé et de réussite.
HABIB Nour El Houda
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ III~
Dédicaces
A mes chers parents CHAKIR Henia et ASSAMI Hammou, qui m’ont
soutenu tout au long de mes études avec leur patience, leur générosité
et amour. Je vous suis reconnaissante pour l’accomplissement de ce
modeste travail.
A tous les membres de ma famille, qui n’ont cessé de m’encourager à
continuer et persévérer dans la vie avec leurs prières et sincères
souhaits.
A toutes les personnes que j’ai connues à l’Ecole des Sciences de
l’Information, vos sourires et votre amitié a fait de ces quatre années
d’étude un passage mémorable.
A mes amis et ceux que j’ai considéré un jour être mes amis, je ne vous
oublierai pas pour les souvenirs heureux que nous avons partagé.
A mon binôme et meilleure amie Nour El Houda HABIB, pour toutes
les expériences que nous avons partagé et l’amitié qui nous a lié.
Je vous dédie ce travail.
ASSAMI Sara
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~ IV~
Liste des sigles et abréviations
AC : Archives Courantes
AI : Archives Intermédiaires
AD : Archives Définitives
ADBS : Association des Professionnels de l’Information et de la Documentation
AFNOR : Association Française de Normalisation
CC : Calendrier de Conservation
DAF : Direction des Archives de France
DE : Département de l’environnement
DUA : Durée d’Utilité Administrative
ERMS : Enterprise Records Management System
GED : Gestion Electronique des Documents
ISO : International Organisation for Standardization
LDAP : Lightweight Directory Access Protocol (Protocole d’annuaire sur TCP/IP)
OAIS : Open Archival Information System
OCR : Optical Caracter Recognition
PDF : Portable File Document
PIAF : Portail International Archivistique Francophone
RM : Records Management
SAE : Système d’Archivage électronique
SDL : Service de Documentation et Logistique
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~ V~
Tableaux et graphiques
Tableau 1 : Archivage Papier Vs Archivage Electronique………………………. 8
Figure 1 : Structures organisationnelle du DE…………………………………..13
Graphique 1 : Répartition des usagers par type de document en 2010…………22
Tableau 2 : Bordereau de versement proposé…………………………………...27
Tableau 3 : Calendrier de conservation…………………………………………33
Tableau 4 : Etude comparative des logiciels archivistiques……………………..41
Liste des annexes
Annexe n°1 : Organigramme du Département de l’Environnement……………..57
Annexe n°2 : Guide d’interview…………………………………………………58
Annexe n°3 : Décret Organisation du Département de l’Environnement………..59
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~ VI~
Table des matières
Remerciements ........................................................................................................................... I
Dédicaces .................................................................................................................................. II
Liste des sigles et abréviations ................................................................................................ IV
Tableaux et graphiques ............................................................................................................ V
Liste des annexes ...................................................................................................................... V
Résumé ...................................................................................................................................... 1
Abstract ..................................................................................................................................... 2
Introduction générale ................................................................................................................ 3
Partie I : cadre théorique, contextuel et méthodologique ...................................................... 5
Chapitre I : Apport de l’archivage électronique ....................................................................... 6
1- Définitions opérationnelles .............................................................................................. 6
2- De l’archivage papier à l’archivage électronique ............................................................. 7
3- Etapes de la mise en place d’un SAE ................................................................................ 9
Chapitre II : contexte de l’étude .............................................................................................. 11
1- Présentation du Département de l’Environnement ...................................................... 11
2- Service de Documentation et Logistique ....................................................................... 14
Chapitre III : cadre méthodologique ....................................................................................... 16
1- Problématique ............................................................................................................... 16
2- Objectifs de la recherche ............................................................................................... 17
3- Questions de la recherche ............................................................................................. 17
4- Population étudiée ......................................................................................................... 18
5- Méthodes de la recherche ............................................................................................. 18
6- Valeurs de la recherche ................................................................................................. 19
7- Limites de la recherche .................................................................................................. 19
Chapitre IV : Etude et évaluation de l’existant ....................................................................... 20
1- Etude de l’existant ......................................................................................................... 20
1.1- Ressources humaines ................................................................................................ 20
1.2- Ressources matérielles .............................................................................................. 20
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~ VII~
1.3- Caractéristiques des documents administratifs ........................................................ 21
1.4- Usages des documents administratifs ....................................................................... 21
2- Evaluation de l’existant .................................................................................................. 22
2.1- Remarques ................................................................................................................ 22
2.2- Besoins dégagés ........................................................................................................ 23
2.3- Suggestions ............................................................................................................... 24
Partie II : Proposition d’un système d’archivage pour les documents
administratifs du DE ................................................................................................................ 25
Chapitre V : Charte d’archivage ............................................................................................... 26
1- Versement et enregistrement des archives .................................................................. 26
a- Les documents destinés au versement...................................................................... 26
b- Bordereau de versement ........................................................................................... 27
c- L’enregistrement........................................................................................................ 27
2- Le plan de classement .................................................................................................... 27
a- Classement interne et externe .................................................................................. 27
b- Plan de classement du DE .......................................................................................... 28
3- Le calendrier de conservation ........................................................................................ 31
a- Calendrier de conservation proposé pour le DE ........................................................ 33
b- Conservation des archives électroniques ................................................................. 38
4- Communication des archives ......................................................................................... 38
Chapitre VI : Solution informatique ........................................................................................ 40
1- Etude comparative ......................................................................................................... 41
2- Choix du logiciel adéquat ............................................................................................... 47
3- Adaptation du logiciel au contexte du travail ................................................................ 49
a- Arborescence des fichiers .......................................................................................... 50
b- Dénomination des fichiers ......................................................................................... 51
c- Format des fichiers stockés ....................................................................................... 51
d- Gestion des utilisateurs ............................................................................................. 52
e- Les flux de travail ....................................................................................................... 53
Conclusion ................................................................................................................................ 55
Annexes .................................................................................................................................... 56
Bibliographie et webliographie ............................................................................................... 60
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~ 1~
Résumé
La dématérialisation de l’information favorise l’autonomie des documents par
rapport à leur support. Néanmoins, elle pose un problème au niveau de la
conservation à long terme et de l’intégrité des données, d’où l’intérêt de
l’implantation d’un système d’archivage électronique afin de gérer le cycle de vie des
documents dans le respect de la législation.
L’objectif de notre travail de recherche est de proposer une conception d’un
SAE pour les documents administratifs du Département de l’Environnement, en
prenant en considération les recommandations des normes internationales sur le
Records Management. Le but de l’étude est d’assurer la pérennité des documents tout
en permettant un accès fiable et sécurisé.
Pour l’étude et l’analyse de l’existant, nous avons choisi le guide d’interview,
l’inventaire et l’observation directe afin de déterminer les besoins d’archivage dans le
DE. Nous avons constaté un dysfonctionnement au niveau de la gestion des archives à
cause de la décentralisation de la conservation des documents.
Enfin, nous avons suggéré une charte d’archivage et une solution informatique
pour répondre aux besoins des utilisateurs internes et externes du DE.
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~ 2~
Abstract
The dematerialization of information favors the autonomy of documents in
relation to their support. Nevertheless, it creates a problem of long-term preservation
and integrity of data, what explains the importance of implementing an Electronic
Records Management System to manage the lifecycle of documents in compliance
with the legislation.
The aim of our research is to propose a design of an ERMS for administrative
documents of the Department of the Environment, taking into consideration the
recommendations of international standards on Records Management. The purpose of
the study is to ensure the sustainability of documents while enabling secure and
reliable access.
To study and analyze the data, we chose an interview guide, an inventory, and
a direct observation to determine the needs of archival practices in the DE. We found
a dysfunction in the management of the archives because of the dispersal of
document’s retention.
Finally, we suggested a charter for archives and an application software to
meet the needs of internal and external users.
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~ 3~
Introduction Générale
L’intégration des nouvelles technologies, dans la production des contenus au
sein des administrations publiques, a eu des retombées sur l’utilité des documents
électroniques comme élément de preuve et patrimoine à préserver.
De ces valeurs probatoires et patrimoniales naquit la nécessité de sauvegarder
les archives sur des supports informatiques pour sauver des documents susceptibles de
disparaitre sur leur support d’origine. Puis, le Records Management est venu en tant
que discipline dont l’objectif principal est de contrôler les documents dès leurs
création jusqu’à leur exploitation, quelque soit leur support.
Bien que le Records Management s’occupe de la conservation des archives
intermédiaires sur les serveurs de gestion courante, il a fallut penser à un système
d’archivage plus durable pour l’archivage des documents au stade définitif. En
conséquence, des organismes publics et privés ont choisi de mettre en place un
Système d’Archivage Electronique qui préserve l’intégrité et la pérennité des
documents d’archives.
Dans ce contexte, l’archivage électronique est une pratique qui regroupe un
ensemble d’actions s’intéressant au repérage de l’information, son organisation et sa
manipulation pour une utilisation ultérieure. De là, il réunit les principes de
l’archivistique traditionnelle et les processus du RM.
La législation marocaine relative aux archives a évoqué l’importance de cette
pratique pour la préservation du patrimoine national, d’où l’intérêt des administrations
marocaines à vouloir dématérialiser leurs fonds d’archives. Le Département de
l’Environnement a aussi adhéré à cette initiative en essayant de préserver ses
documents numériques malgré la décentralisation de la gestion de ses archives.
Toutefois, le service de documentation et logistique dans lequel nous avons
effectué notre stage se trouve confronté au problème d’absence d’outil informatique
qui gère les documents des différents services. En sus de cela, les droits d’accès aux
documents d’archives diffèrent selon le type de document et exigent donc une gestion
automatique de l’accès à leur contenu.
Pour répondre aux besoins d’archivage électronique du SDL : notre travail est
divisé en deux principales parties :
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~ 4~
-La première partie présente d’abord, le cadre théorique du sujet de notre
étude .Puis, elle définit le contexte du travail, c'est-à-dire les missions et activités du
DE. Enfin, elle décrit la méthodologie envisagée pour la conduite du projet.
- La deuxième partie, qui se veut plus pratique que théorique, énonce les
différentes politiques et outils mis en place pour constituer le Système d’Archivage
électronique des documents du DE.
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~ 5~
Partie I : cadre théorique, contextuel
et méthodologique
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~ 6~
Chapitre I : Apport de l’archivage électronique
1- Définitions opérationnelles
Archivage électronique
En archives, mode d'organisation d'archives électroniques sous une forme et
dans une disposition qui permettent leur exploitation directe par des outils
informatiques.2
Archives
Ensemble de documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support
matériel (imprimé, audiovisuel, sonore ou électronique), produits ou reçus et
conservés par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme
public ou privé dans l'exercice de son activité. Exemples: archives audiovisuelles de
Pathé, archives du ministère du Travail, etc.3
Calendrier de conservation
« Instrument qui regroupe les règles de conservation adoptées par une
organisation ou un État et qui permet de les diffuser, de les appliquer ou de les faire
appliquer, de les administrer et de les contrôler. " (Rousseau ; Couture, 1994) »4
Classement
« Identification systématique et classement des activités et/ou des documents
d’archives en catégories suivant l’organisation logique d’un système de classification
et en accord avec ses principes, ses méthodes et ses règles.5 »
Document électronique
2 Vocabulaire de la doc de l’ADBS, disponible sur : http://www.adbs.fr/archives-
20526.htm?RH=OUTILS_VOC 3 Ibid.
4 ROUSSEAU, Jean-Yves ; COUTURE, Carol (1994). Les fondements de la discipline archivistique. Sainte-
Foy : Presses de l'Université du Québec. 370 p. (Gestion de l'information) 5 Norme ISO 15489-1 : Records management –Partie 1 : Principes directeurs.
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~ 7~
Document qui peut résulter, soit d’un processus de numérisation de
l’information initialement sur papier ou sur microforme, soit d’un processus
informatique.6
Records Management
Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et
systématique de la création ,de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du
sort final des documents , y compris des méthodes de fixation et de préservation de la
preuve et de l’information liées à la forme des documents .7
Système d’Archivage Electronique
« Il s’agit de la mise en œuvre , de la conservation à des fins administratives
ou patrimoniales de tout type de documents numériques par le biais de système
informatique dont les exigences et les spécifications techniques doivent d’une part,
garantir la sûreté, la sécurité, l’intégrité, la pérennité, la traçabilité des documents et
d’autre part, de faciliter les opérations de recherche, d’exploitation et de
communication d’information ».8
Système d’archivage
Système d’information qui intègre les documents, les organise, les gère et les
rend accessibles à terme.9
2- De l’Archivage Papier à l’Archivage électronique
Grâce à l’avancée technologique des modes de stockage de données, les
producteurs de documents dans les administrations publiques et les entreprises ont
changés leur manière d’archiver les documents. Il n’est plus question d’organiser les
dossiers papier dans les armoires du bureau, on recourt à la bureautique et aux
techniques de numérisation pour préserver le patrimoine informationnel de
l’organisme.
Dans cette perspective, il convient de marquer les points de disjonction entre
l’archivage papier et l’archivage électronique, en sachant que tout Système
6 Norme NF Z 42-013 - Archivage électronique : Spécifications relatives à la conception et à
l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes. 7 Norme ISO 15489-1 .Op. cit.
8 AE : Archivistes Experts. «Système d’archivage électronique (SAE) des exigences et des spécifications
qui tiennent compte d’un environnement [GED-SAE(PAE)-PGA] » [en ligne]. Disponible
sur :< http://www.archivistes-experts.fr/systeme_archivage_electronique.pdf > 9 Norme ISO 15489-1 .Op.cit.
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~ 8~
d’Archivage Electronique doit prendre en considération la gestion mixte des
documents papier et documents électroniques.
Tableau 1 : Archivage Papier Vs Archivage Electronique10
Critères de
différentiation Archivage Papier Archivage électronique
Règles respectées
-Théorie des 3 âges de
l’Archivistique (stade
courant, intermédiaire et
final),
-Règles juridiques (loi sur
les archives, normes
nationales et
internationales, etc.).
-Règles juridiques
(législation et normes
existantes sur les
documents électroniques),
-Règles Fonctionnelles
(utilité administrative),
-Règles opérationnelles
(procédures
d’enregistrement des
documents dès leur
création),
-Règles techniques (liées
au support de stockage).
Unité de Mesure
Pages, mètre linéaire
(M/L) ou nombre de boites
des dossiers papier.
Nombre de Bits des
fichiers sauvegardés.
Accessibilité
Communication du
document original ou de sa
copie.
Gestion des versions du
document et leur
coexistence pour
d’éventuelles utilisations.
Support
-Dossiers papier rattachés
au plan de classement des
documents papier
regroupés dans des
chemises cartonnées.
-Dématérialisation du
support par la sauvegarde
informatique et la Gestion
Electronique des
Documents (GED) dans
des répertoires
10
MAGREZ, Ludivine. « Comment choisir une solution de gestion d’archives : le cas de la
Communauté d’Agglomération de la Porte de Hainaut » [en ligne]. P.23.Disponible sur : <
http://memsic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/52/61/58/PDF/Magrez_MEMOIRE_M2_GIDE_Ludivine_Magrez_.
pdf >
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~ 9~
-Possibilité de prolonger la
vie du support par des
procédés de restauration et
reproduction.
électroniques.
-Stockage sécurisé des
données.
- Obsolescence du format
d’encodage, d’où la
nécessité de migration vers
d’autres supports.
Authentification Signature ou sceau de
l’autorité responsable. Signature électronique
3- Etapes de la mise en place d’un SAE
De nos jours, la notion d’informatisation dans le secteur des archives s’avère
d’une importance vitale, vue les avantages que peut apporter une telle action aux
organisations publiques ou privées. En effet, informatiser la gestion des archives reste
un outil pour le perfectionnement des performances d’un système d’archivage déjà en
place.
L’abondance des travaux de recherche et mémoires sur les projets
d’informatisation justifie l’intérêt apporté à cette pratique. D’ailleurs, la publication
des normes internationales et nationales tel que NF Z42-013 « Archivage
électronique » et ISO 15489 « Records Management » a instauré un cadre
réglementaire à la mise en place d’un SAE.
Comme tout autre projet, nous devons distinguer un ensemble de phases pour
la mise en place d’un SAE, tout en prenant en considération des facteurs divers tel
que : l’existant documentaire, le réseau informatique mis en place et la réglementation
en vigueur.
En résumé, nous pouvons dire que le projet d’informatisation est une logique
de pensée qui tourne autour de trois grandes phases à savoir : 11
11
THOMAS, Michel. « Les étapes clé d'un projet de dématérialisation ».Archimag, 2009, n° 224. P. 38-
40.
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~ 10~
- L’observation : elle peut être comprise comme une étude de l’existant et
des besoins consistant à déceler les raisons de dysfonctionnement et d’adapter
le choix de la solution aux attentes de la population cible.
- La compréhension : cette phase consiste, d’un côté, à analyser les
ressources humaines et matérielles, et d’un autre côté à soumettre le
cheminement décisionnel lors du projet d’informatisation : d’abord à une
étude de faisabilité et d’opportunité, ensuite à une estimation du retour sur
investissement.
- L’action : après avoir effectué l’analyse des besoins et de l’existant, nous
passons aux choix de la solution et aux procédures de sa mise en place
effective. Cette étape doit se joindre à une logique de conduite de changement
pour inculquer les nouvelles procédures au sein des organisations.
Il convient de mentionner que les phases citées au début peuvent être
appliquées à n’importe quel projet d’informatisation, cependant, elles ne sont pas
exhaustives du fait que nous pouvons parler d’autres phases ,comme le suivi et
l’évaluation, qui sont utiles pour l’ajustement de la solution au fur et à mesure de son
application sur les lieux de travail.
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~ 11~
Chapitre II : Contexte de L’étude
1- Présentation du Département de l’Environnement
Le Secrétariat d’Etat chargé de l’Environnement a été créé à la suite du Décret
n° 2-93-809 du 13 hija 1414 (24 mai 1994) qui a été abrogé suite au Décret n° 2-99-
922 du 6 chaoual 1420 (13 janvier 2000) relatif à l'organisation et aux attributions du
Secrétariat d'Etat auprès du Ministère de l'Aménagement du Territoire, de
l'Environnement, de l'Urbanisme et de l'Habitat chargé de l'Environnement, publié
dans le Bulletin Officiel n° 4770 du Jeudi 17 Février 2000.
Selon ce Décret, l'autorité gouvernementale chargée de l'environnement est
chargée d'élaborer et de mettre en œuvre la politique du gouvernement dans le
domaine de la gestion de l'environnement. Dans ce cadre, il veille à la qualité de
l’environnement, à la protection de la nature, à la prévention, la réduction ou la
suppression des pollutions de toutes natures.
Les domaines de son intervention comprennent, les ressources en eau, la
qualité de l’air, les déchets solides et liquides, la préservation de l’environnement
urbain, les établissements humains, la conservation des sols, du milieu naturel
(biodiversité, faune et flore) du littoral et des ressources naturelles.
A cet effet, elle a pour missions d'animer, de susciter, de promouvoir et de
coordonner, en relation avec les départements ministériels concernés et sous réserve
des attributions dévolues aux autres départements et organismes par la législation et la
réglementation en vigueur, l'action gouvernementale en matière de gestion de
l'environnement et en suivre l'exercice en vue:
- de renforcer le cadre institutionnel et juridique dans le domaine de l'environnement ;
- de contribuer à la protection des ressources naturelles afin d'éviter toute forme de
gaspillage ou de dégradation susceptibles de compromettre le développement durable
;
- de mettre en place les instruments appropriés de surveillance continue et de contrôle
de l'état de l'environnement ;
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~ 12~
- de procéder à des études d'impact et formuler des avis sur les projets de
développement ayant des implications sur l'environnement;
- de prévenir et de lutter contre toutes formes de pollution et nuisances pouvant porter
atteinte à la santé de la population ;
- de procéder aux contrôles qui lui sont dévolus par la législation en vigueur et
d'assister les personnes morales de droit public ou de droit privé en matière
d'environnement ;
- d'améliorer les conditions et le cadre de vie des populations au sein des
établissements humains, urbains et ruraux ;
- d'intégrer la dimension "Environnement" dans les programmes de développement et
notamment ceux de l'éducation, de la formation, de la recherche et de l'information ;
- de développer toutes activités en matière de coopération régionale et internationale
dans le domaine de la gestion de l'environnement ;
- de promouvoir la coopération avec les organisations non gouvernementales
internationales, avec les institutions associatives nationales et avec les collectivités
locales.
1.1- Description des structures organisationnelles 12
L'administration centrale du DE comprend les structures administratives suivantes :
Secrétariat Général (SG)
Division du Budget et des Ressources Humaines (DBRH)
Division des Projets Pilotes et des Etudes d'Impact (DPPEI)
Direction des Etudes, de la Planification et de la Prospective (DEPP)
Direction du Partenariat, de la Communication et de la Coopération(DPCC)
Direction de la Surveillance et de la Prévention des Risques(DSPR)
Direction de la Réglementation et du Contrôle(DRC)
12
Voir annexe n°1
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 13~
Figure 1 : Structure organisationnelle du DE
1.1.1 Direction du Partenariat, de la Communication et de la
Coopération (DPCC)
Missions de La DPCC :
Elaboration des plans et des actions de coopération avec les Etats et organismes
internationaux en matière de l'environnement en garantissant la cohérence
entre les objectifs nationaux et la nature des projets proposés.
Promotion du partenariat avec les collectivités locales, les organisations non
gouvernementales nationales ou internationales.
Elaboration des stratégies de communication et sensibilisation des populations
et agents économiques aux enjeux relatifs à l'environnement.
Organisation des campagnes d'information et de mobilisation pour la défense et
la préservation de l'environnement.
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~ 14~
Conception des modules destinés au milieu scolaire en matière
d'environnement en relation avec l'autorité gouvernementale chargée de
l'éducation nationale.
Formation continue et développement de l'expertise dans le domaine de
l'environnement.
Divisions et services de La DPCC :
La division de la coopération internationale comprend :
o Service de la coopération multilatérale.
o Service de la coopération bilatérale.
La division du partenariat comprend:
o Service du partenariat avec les organisations non gouvernementales et
les opérateurs économiques.
o Service du partenariat avec les collectivités locales et organismes
publics.
La division de la communication et de l'éducation comprend:
o Le service information et sensibilisation.
o Le service documentation et logistique.
o Le service des programmes éducatifs et de la formation continue.
2- Service de Documentation et Logistique (SDL)
Le service documentation et logistique, faisant partie de la Division de la
Communication et de l’Education qui relève de la Direction du Partenariat, de la
Communication et de la Coopération est chargé de la gestion de l’information
circulant dans le Département de l’environnement. Ses tâches englobent
l’organisation des documents administratifs depuis leur production ou réception
jusqu’à leur mise à disposition auprès des utilisateurs (internes et externes) ; ainsi que
le traitement du fonds documentaire dont il dispose (ouvrages, périodiques, CD-Rom,
etc.).
Les tâches réalisées au sein du Service de la Documentation et Logistique
Le personnel travaillant au sein du service est composée du Chef de service, de deux
cadres et d’un technicien. Leur travaille peut se résumer comme suit :
EL BACHIRI Ahmed : Informatiste spécialisé responsable du SDL
- Répartition des tâches et encadrement du personnel
- Suivi gestion et Vérification des travaux
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~ 15~
- Accueil et assistance des chercheurs
- Vérification et mise en forme graphique du bilan mensuel, trimestriel du service.
- Etude des besoins en documentation et préparation de la liste des nouvelles
acquisitions
- Suivi des commandes et abonnement
- Enregistrement analyse et mise sur site des documents.
Moukhliss BOUAYAD : Informatiste spécialisé
- Dépouillement des revues et journaux
- Gestion des fichiers et données bibliographiques
- Participer aux activités externes du ministère (Exposition, salon, atelier…)
- Gestion et organisation du fonds documentaire
- Animation et sensibilisation
Hicham Dehlat : Technicien
- Dépouiller Quotidiennement la Presse
- Scanner les articles à caractère environnemental
- Animer et sensibiliser les différentes catégories de la population aux problèmes de
l’environnement….
Fatima Zahra FELLOUS : Administrateur
- Etude des besoins en documentation, préparation des listes,
- suivi des commandes et abonnement
- Dépouillement Quotidien de la Presse
- Enregistrement, analyse et mise sur site des documents acquis
- Accueil et assistance aux visiteurs du centre de documentation
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 16~
Chapitre III : Cadre Méthodologique
1- Problématique
A l’ère de la dématérialisation des échanges entre les unités de documentation
et l’utilisateur, l’usage des nouvelles technologies de l’information est devenu un
impératif pour la gestion de la documentation au sein des organisations publiques et
privées. Dans ce sens, l’archivage électronique se présente comme outil de
constitution et de maintien de la traçabilité de toute production résultat de l’exercice
des métiers au sein d’une administration donnée.
Le Service de la Documentation et de la Logistique du Département de
l’Environnement a pris conscience de la nécessité de la réorganisation des flux
d’information produits et diffusés par les fonctionnaires du DE. Une première
tentative de collecte des publications du DE a aboutit à l’établissement d’une
application qui inventorie ces publications en plus du stockage numérique des fichiers
dans le serveur du service de documentation. Néanmoins, l’application en question
présente des lacunes au niveau de son exploitation au profit des usagers du service de
documentation.
Les problèmes relevés :
- Non convivialité de l’interface et la difficulté de sa manipulation ;
- Absence de description des documents stockés dans l’application ;
- Complexité de repérage de l’information avec l’insuffisance des critères de
recherche disponibles ;
- Non adaptation de l’application pour la diffusion de l’information sur le web.
Objectifs visés :
1. Mettre en place une solution d’archivage électronique permettant le partage et
la sécurisation de l’information ;
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 17~
2. Améliorer les conditions de gestion et de stockage de la documentation
produite par les services du Département de l’Environnement ;
3. Réduire la reproduction paperassière.
2- Objectifs de la recherche
Notre projet de fin d’étude vise à identifier les dysfonctionnements des
méthodes d’archivage appliquées par le SDL.
Les objectifs de notre projet se présentent comme suit :
1-Diagnostic de l’état des documents administratifs du DE ;
2-Identification des procédures de conservation et de classement de la production
du DE ;
3-Evaluation de l’usage des documents administratifs par les utilisateurs ;
4-Proposition et conception d’un outil d’archivage électronique.
3- Questions de la recherche
Les questions de recherche qui correspondent à chaque objectif des objectifs
précités, sont les suivants :
Premier objectif :
- Dans quel service sont classés les documents administratifs ?
- Quelles sont les caractéristiques des documents administratifs (support, volume, âge
des documents)?
Deuxième objectif :
- Quand est-ce qu’un document administratif est archivé ?
- Comment sont classés les documents administratifs ?
- Existe-t-il un mode de versement pour les documents administratifs ?
Troisième objectif :
- Quelles sont les modalités de communication des documents administratifs aux
chercheurs ?
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 18~
- Quel est le degré d’utilisation des documents administratifs ?
Quatrième objectif :
- Quelles sont les exigences requises pour parer aux problèmes de la perte
d’information ?
- Comment procéder au classement des documents administratifs ?
- Comment déterminer la durée de conservation d’un document administratif ?
- Quel outil informatique est utilisé pour permettre l’accès aux produits du DE ?
4- Population étudiée
D’après notre constatation initiale, le classement des archives courantes du DE
prend place dans les services concernés. En plus, l’accès à ces archives est limité au
personnel du service qui prend en charge son traitement. Pour ces raisons, l’objet de
notre travail est le livrable des différentes Directions du DE qui devient public une
fois arrivés au SDL.
Ainsi, la population étudiée se résume autour des documents administratifs
classés dans les rayonnages du SDL et désignés par : « Produits du DE ». Ces produits
sont sous forme de rapports et études élaborés par le DE.
5- Méthodes de la recherche
Pour répondre aux objectifs et questions de recherche exposées ci–dessus,
nous avons recourut aux méthodes suivantes :
- L’Observation directe : par un contact direct avec les documents
administratifs et une appréciation de leur présentation et classement sur les lieux de
stockage.
- L’Inventaire13
: étude de la liste des documents administratifs effectuée par le
personnel.
- Le guide d’interview : administration du guide d’interview avec le personnel
du service de documentation pour dégager les problèmes liés au mode de gestion des
documents administratifs.14
13
Voir annexe n°2 14
Voir annexe n° 3
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 19~
6- Valeur de la recherche
Notre projet s’inscrit dans une démarche d’optimisation de l’utilisation des
documents administratifs du DE par les chercheurs s’adressant au SDL. Cette modeste
étude vise à améliorer la gestion de la production du DE par la proposition d’une
meilleure organisation, repérage et diffusion de l’information contenue dans les
produits du DE.
En outre, nous cherchons par ce travail à encourager la centralisation du
traitement des documents administratifs en vue de la sauvegarde du patrimoine
institutionnel, concept prôné par la Loi Marocaine n° 69-99 relative aux archives.
7- Limites de la recherche
Pendant l’élaboration du présent travail, nous nous sommes confrontées à
certaines contraintes :
- La confidentialité de l’accès aux archives ayant constituées les documents
administratifs du SDL.
- Difficulté du repérage d’une documentation spécifique à l’archivage électronique.
- Existence d’un grand écart entre l’aspect théorique et la mise en place pratique d’un
Système d’Archivage électronique, surtout en ce qui concerne les solutions
informatiques proposées par les prestataires.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 20~
Chapitre IV : Etude et Evaluation de l’existant
1- Etude de l’existant
Une étude des conditions de conservation et traitement des documents
administratifs du DE est indispensable pour évaluer la démarche du travail effectué au
sein du Service de Documentation et Logistique. Ceci nous amènera à décortiquer les
différentes composantes contribuant à l’état des lieux constaté et à une meilleure
compréhension de la problématique dégagée par notre travail.
D’après les données collectées du guide d’interview, de l’observation directe
et de l’inventaire des documents administratifs, on a pu constater que chaque service
producteur de documents conserve dans ses locaux les données relatives aux études et
rapports relevant du DE. Vu leur caractère confidentiel, on ne communique que les
documents récapitulatifs de ces données au Service de Documentation sous forme de
publications du DE.
1.1- Ressources humaines
Le personnel du Service de Documentation s’occupe, en plus des tâches
documentaires quotidiennes, du traitement des documents administratifs pour les
mettre à la disposition des chercheurs. Tout en étant disponibles à la consultation,
l’accès à ces documents reste indirect : c’est le personnel qui se charge de
communiquer les études et les rapports sans permettre aux utilisateurs de les parcourir
sur les rayonnages.
Pour parer aux problèmes de la perte des documents administratifs, le service a
lancé un marché en 2009 pour la numérisation et le stockage sous format PDF des
études et rapports dans le serveur du DE. L’enregistrement des informations
d’identification concernant ces documents est établit dans un tableau Excel. Le rôle
du personnel se limite donc à l’attribution des cotes et leur classement dans les
rayonnages.
1.2- Ressources matérielles
Dans l’absence d’un centre d’archives au niveau du DE, le Service de
Documentation et Logistique prend en charge la collecte des documents administratifs
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 21~
résultat de l’activité de l’ensemble des directions du DE. Cependant, le traitement que
subissent ces documents suit une chaîne documentaire, à l’instar des documents
acquis par le Service de Documentation et Logistique.
Ainsi, Le matériel réservé au rangement des documents administratifs est
restreint à 6 rayonnages faisant partie de ceux dédiés aux ouvrages, puisqu’il n’existe
pas d’espace réservé à ces documents. De plus, une grande quantité des rapports et
études est déposé par terre en raison de l’insuffisance de l’espace.
En outre, le SDL dispose de 6 scanners, 6 micro-ordinateurs, 6 imprimantes et
un serveur : dédiés aux tâches quotidiennes et particulièrement à la numérisation des
documents. Toutefois, ce matériel n’est pas suffisant pour scanner les documents
administratifs dont le volume peut dépasser une centaine de pages pour un seul
document.
1.3- Caractéristiques des documents administratifs
Le rangement des documents administratifs au sein du SDL (version papier)
est fait selon l’ordre numérique séquentiel avec une mention de la nature du document
(exemple : ME100) pour les différencier des ouvrages acquis par le service (exemple :
LV = livre adulte, LE = Livre enfant).
Caractéristiques des documents :
- Types des documents : Dossiers des Marchés, chartes, études, rapports, débats
nationaux, plans, listes des acquisitions, recueils, synthèse, etc.
- Volume des documents : 304 fichiers des documents numérisés par le SDL et 25,2
M/L des archives physiques classés dans les rayonnages.
- Age des documents : le plus ancien document date de 1992 et le plus récent de 2009,
facteur attestant de la qualité des supports des documents : aucune déchirure,
détérioration ou éparpillement des pages n’a été remarqué au niveau des documents
papier.
1.4- Usage des documents administratifs
A travers l’application Excel mise en place pour l’enregistrement des
emprunts des usagers externes et internes de la documentation du Service de
Documentation et Logistique de l’année 2010, nous avons pu dégager les statistiques
suivantes :
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 22~
Graphique 1 : Répartition des usagers par type de document en 2010
D’après le graphe ci-dessus, il apparait que la consultation des produits du
ministère ou documents administratifs, représente une part importante par rapport à la
consultation des autres types de documents. Le taux de consultation élevé des produits
du DE revient au fait que ce type de document répond aux besoins des chercheurs qui
s’adressent au SDL pour avoir des informations actualisées sur le secteur de
l’environnement .
2- Evaluation de l’existant
2.1- Remarques
Tout système de gestion mis en place doit être soumis à un œil critique pour en
déterminer les atouts et les limites. Dans une démarche d’évaluation, nous avons pu
relever les éléments affectant la disponibilité des documents administratifs.
Nos remarques peuvent se résumer comme suit :
Décentralisation du stockage des documents administratifs du Département de
l’Environnement : les études et rapports disponibles au niveau du SDL ne sont
4,44 %
15,55 %
24,44 %
32,22 %
4,44 %
15,55 %
3,33 %
0
5
10
15
20
25
30
35
Livresfrançais
Livresenfants
Produitsministère
Livres arabes Ouvrages deréférence
Législation Revue
Répartition des usagers par type de documents en 2010
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 23~
pas objet de versement obligatoire mais, ils sont le résultat de sollicitations de
la part du personnel du SDL vis-à-vis des différentes directions.
Le classement des versions numériques des documents administratifs est fait
par numéro d’ordre, alors que les versions papier sont déclassées et ne sont
pas toutes munies de cotes.
Absence de triage des documents pour l’évaluation de leur valeur
administrative et de témoignage.
Difficulté de repérer le contenu des documents administratifs à travers leur
classement séquentiel.
Entreposage des documents qui ne répond pas aux normes d’archivage
physique, ce qui a engendré la dégradation du support papier.
Le tableau Excel recensant les rapports et les études ne permet pas la
recherche dans les champs d’information saisis.
2.2- Besoins dégagés
L’étude de l’existent, dont les attentes exprimées par le personnel du SDL,
nous a permis de relever les besoins persistants concernant l’archivage des documents
administratifs du DE. La situation actuelle marque la nécessité d’une réorganisation
des produits du DE pour permettre une meilleur accessibilité aux usagers internes et
externes.
Ainsi, une nouvelle conception du système d’archivage s’impose pour instaurer
un SAE qui répond aux besoins de recherche et de conservation à long terme.
L’architecture du système devrait permettre de :
Mettre à la disposition des utilisateurs internes / externes un outil d’archivage
électronique : sécurisé, convivial, modulaire et ouvert.
Sécuriser l’accès, l’exploitation et la conservation des documents numérisés.
Améliorer l’utilisation des documents numérisés.
Partager l’information.
Refléter l’organisation du Département de l’Environnement.
Gérer les multiples versions des produits du DE.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 24~
Assurer une traçabilité des documents conservés dans le SAE et ce en
fournissant des informations relatives aux opérations de manipulation de tous
les utilisateurs.
2.3- Suggestions
A cet effet, nous nous sommes inspirés du modèle OAIS pour définir les axes
que doit comporter le Système d’Archivage Electronique et que nous proposons
comme solution à la problématique soulevée.
Ce modèle est l’expression d’une norme conceptuelle pour l’archivage des
documents numériques : ISO 14721 :2003 (Système ouvert d’archivage de
l’information). Il s’agit d’une tentative de description des grandes lignes, des
fonctions, des responsabilités et de l’organisation d’un SAE ayant comme objectif
principal la préservation des données numériques sur le long terme.
Les axes nécessitant une réorganisation sont les suivants :
Les entrées ou versements : des recommandations concernant le versement
doivent être formulées sous forme de charte d’archivage pour préserver la
traçabilité des activités du DE.
Le stockage ou conservation : une refonte des méthodes de classement et
des durées de conservation est à envisager pour assurer un meilleur
repérage des archives physiques et électroniques.
La gestion des données descriptives : pour des besoins de recherche, il
convient de recourir à un logiciel en vue d’introduire une description plus
profonde des documents archivés. Ces métadonnées seront exploitées dans
les différents niveaux de la recherche par les utilisateurs du Système
d’Archivage Electronique.
Les accès ou la consultation. : afin de contrôler l’accès à l’information
confidentielle et la différencier de celle qui est accessible au public, la
gestion des droits d’accès s’avère prioritaire pour les gestionnaires de
l’information.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 25~
Partie II : Proposition d’un système
d’archivage pour les documents
administratifs du DE
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 26~
Chapitre V : Charte d’archivage
Procédure d'organisation définissant les règles de gestion des archives ainsi
que les outils servant à leur gestion, la présente charte d’archivage est une référence
pour tout service du DE désirant archiver ses documents administratifs. 15
1- Versement et enregistrement des archives
L’archivage des documents implique, avant toute autre opération de
traitement, la centralisation du stockage dans des lieux dédiés à cette fin. Pour ce
besoin, il convient de déterminer les procédures reliées au versement des documents
des services producteurs vers les services responsables.
Dans sa conception la plus générale, le versement est une : « Opération
matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives
passe de l'administration à un service de pré-archivage ou à un service d'archives, ou
bien d'un service de pré-archivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par
extension, les documents ainsi transférés en une seule fois. »16
Tandis que les archives courantes sont conservées dans les bureaux des
services producteurs, il incombe aux responsables des différents services du
Département de l’Environnement de veiller au versement des archives au Service de
Documentation et Logistique, une fois dépourvues de leur valeur administrative.
Pour définir Les procédures de versement, il faut répondre aux questions suivantes :
a- Les documents destinés au versement :
Les documents administratifs perdent leur utilité administrative dès que
l’affaire dont ils traitent est achevée. Il s’agit de la DUA (Durée d’Utilité
Administrative) qui correspond à la durée maximale où le document peut être utilisé à
des fins administratives. Après expiration de cette durée, le fonctionnaire doit remplir
le bordereau de versement pour transférer les documents d’archives à l’entité
responsable.
15
Ministère des Finances et de la Privatisation. « Charte d’Archivage du Ministère des Finances et de
la privatisation ». Rabat : Direction des Affaires Administratives et Générales, 2006.58 p. 16
Glossaire Portail International Archivistique Francophone. Disponible sur < http://www.piaf-
archives.org/espace-formation/mod/resource/view.php?id=22>
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 27~
b- Bordereau de versement :
Les services du DE sont censés remplir un bordereau de versement qui va
accompagner les documents administratifs versés au SDL. Le bordereau de versement
représente une prise en charge des documents destinés à l’archivage pour l’archiviste
responsable. Ci-dessous, un modèle du bordereau de versement que peut utiliser le
fonctionnaire pour garder trace des versements effectués lors de l’exercice de ses
activités.
Tableau 2 : Bordereau de versement proposé17
N° d’ordre Présentation
du contenu
Date début Date fin Communicabilité Observation
X XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX
c- L’enregistrement :
« L’enregistrement signale l’existence du document au sein du système
d’archivage. Sans ce dernier, aucune opération affectant le document ne peut avoir
lieu tant que cet enregistrement n’est pas achevé 18
».
Le système d’archivage doit donner des informations sur les opérations
effectuées sur un document (versement, stockage, classement, etc.) et ce à travers les
métadonnées saisies dans une application informatique ou des documents associés aux
documents en question (exemple : bordereau de versement).
1- Le plan de classement
a- Classement interne et externe
« On appelle classement l’opération de mise en ordre intellectuelle et physique
de documents d’archives, réalisée en application du principe du respect des fonds et
17
Archives Départementales de l’INDRE. Bordereau de versement. [en ligne]. Disponible sur : < http://www.cyberindre.org/jahia/webdav/site/cyberindre/shared/pdf/archives/VERSEMENTS/BORDEREAU_DE_VERSEMENT_EXEMPLE.pdf>. (Consulté le : 27/05/2011) 18
Norme ISO 15489-1 .Op.cit.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 28~
ayant pour objet de permettre des recherches dans des documents d’archives ainsi
classés. Le classement aboutit à la cotation et au rangement des documents sur les
rayonnages et conditionne la rédaction de l’instrument de recherche permettant de les
retrouver. 19
»
Nous ajouterons que le classement concerne aussi bien les archives
électroniques que les archives physiques, une hiérarchisation des fichiers stockés dans
la base de données des documents doit être considérée pour représenter la structure
organisationnelle du DE.
L’élaboration du plan de classement du fonds consiste à fixer sur le papier les
parties et sous-parties (sous-fonds, séries et sous-séries) structurant le fonds et que
l’archiviste a mis en évidence dans ses travaux de classement.
Cette ossature du fonds repose en général sur : les fonctions ou activités du
producteur, des types de documents sériels, bien identifiés et quasi permanents sur des
supports particuliers et en respectant la chronologie de création des documents.
Il existe deux types de classement :
- Classement interne20
: « On appelle classement interne du fonds,
l’organisation intérieure originelle du fonds, qu’il convient de respecter et de
rétablir ; à défaut, il s’agit de l’organisation intérieure du fonds créée par
l’archiviste. »
- Classement externe : c’est une mise en ordre des dossiers par rapports à
d’autres dossiers en respectant le contexte et la finalité de création des
documents produits. Le classement externe aboutit à l’élaboration d’un plan de
classement unique pour l’ensemble des archives de l’organisme.
b- Plan de classement du DE
La mise en place d’un système d’archivage électronique suppose le suivi d’un
certain nombre d’étapes, parmi lesquelles on trouve l’élaboration d’un plan de
classement et ce par l’analyse des documents, leur classement et l’affectation des
métadonnées pour les fichiers électroniques. Dans ce sens, le cadre de classement se
19
NOUGARET Christine, « Les Instruments de recherche dans les archives ».P. 50-51 20
Ibid.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 29~
définit comme « un schéma rationnel prédéterminé servant de guide à la mise en ordre
des documents conservés dans un service d'archives, par fonds, série et sous-série ».21
Le plan de classement que nous proposons s’inscrit dans le cadre d’une
approche de réorganisation logique des documents en vue d’une exploitation à long
terme pour les utilisateurs internes et externes. De là, notre classement tend vers une
hiérarchie basée sur les recommandations de la norme ISO 15489 qui préconise un
plan de classement par fonctions, activités et actions selon l’organigramme de
l’organisme en question.
Cependant, on ne peut pas envisager un cadre de classement logique sans se
référer aux textes réglementaires qui régissent l’organisation en question. Dans notre
cas, Le Décret n° 2-99-922 du 6 Chaoual 1420 (13 janvier 2000), sur l’organisation
du Département de l’environnement, précise les missions des services constituant le
département de l’Environnement.22
1- Etudes, planification et coopération 1.1- Etudes
1.1. a- Observatoire nationale
1.1. b- Enquêtes statistiques
1.1. c- Analyse des projets
1.2- Enquêtes 1.2. a- Indicateurs Développement durable
1.2. b- Politiques environnement
1.2. c- Etat de l’environnement
1.3 – Rapports
2- Partenariat, communication et coopération
2.1- Coopération
2.1. a- Plans de coopération
2.1 b- Coopération multilatérale
21
Glossaire. Portail International Archivistique Francophone. Op.cit.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 30~
2.1. c – Coopération bilatérale
2.2- Partenariat
2.2. a- Modules scolaires
2.2. b- Sensibilisation des populations
2.2. b1- Atelier
2.2. b2- Guide
2.3- Communication
2.3. a- Information
2.3. a1- Monographie
2.3. a2- Revues
2.3. a3- Recueil
2.3. a4-Synthèse
2.3. b- Sensibilisation
2.3. b1- Agenda
2.3. b2- Brochures
2.3. b3- Conférences
2.3. b4- Dépliants
2.3. c- Programmes éducatifs
3- Surveillance et prévention des risques
3.1- Surveillance
3.1. a- Environnement et santé
3.1. b- Laboratoire national
3.1. c- Recherche
3.2- Prévention
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 31~
3.2. a- Sol et déchets
3.2. b- Eau
3.3. c- Air
4- Réglementation et contrôle 4.1- Réglementation
4.1. a- Conventions
4.1. b- Législation et réglementation
4.1. c- Normes et standards
4.1. d- Chartes
4.2- Contrôle et contentieux
4.2. a- Inspection et contrôle
4.2. b- Requête et contentieux
4.2. c- Assistance et conseil
5- Budget et ressources humaines 5.1 - Personnel
5.2 - Budget et comptabilité
5.3 - Equipement et matériel
6- Projets pilotes et études d'impact
6.1- Sites
6.2- Projets en démonstration
6.3- Etudes d'impact.
2- Le Calendrier de Conservation
« Le calendrier de conservation est un instrument archivistique, obtenu par
consensus, identifiant les documents fonctionnels d'une unité en indiquant pour
chaque série de dossiers, voire même pour chaque type de document, les délais de leur
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 32~
conservation en tant qu'archives courantes (ou de gestion), puis éventuellement en
tant qu'archives intermédiaires, en vertu de prescriptions légales, pour des fins de
preuve ou tout simplement pour des nécessités de gestion, et la disposition finale à
prendre, au terme de la période de pré-archivage, destruction, conservation en totalité,
conservation d'échantillons ou transfert sur d'autres supports. »23
Selon la norme 15489, La détermination des délais de conservation repose sur
l’analyse de certaines étapes à savoir :
1- La détermination des exigences légales et administratives ;
2- La détermination de l’utilisation des documents dans le système ;
3- L’identification des relations avec les autres systèmes ;
4- La prise en compte du panel d’utilisation des documents d’archives dans le
système ;
5- L’attribution des délais de conservation sur la base d’une évaluation globale
du système.
Pour le cas du Département de l’Environnement, nous proposons un calendrier
de conservation des documents archivés dans le SDL ou nous avons effectué notre
stage. Cependant, le présent CC ne sera utilisé que comme un document de base
auquel le personnel pourra se référer dans l’élaboration d’un cadre de classement pour
les autres directions et services du DE.
23
Colloque sur la gestion des archives courantes et intermédiaires : politiques et pratiques. Dakar.15-
19 Juin 1989.p.2
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 33~
a- Calendrier de conservation proposé pour le DE
Tableau 3 : Calendrier de conservation 24
Nomenclature des
documents Cote
Délai de
conservation
dans le DE
(Stade courant
et
intermédiaire)
Sort Final
(Stade
définitif)
Observations
Etudes,
planification et
coopération
1
Etudes
1.1 10 ans C
Règles applicables
aux études sur
l’environnement
Enquêtes statistiques 1.1. a 10 ans T
Trier et ne
conserver que les
bilans statistiques
Analyse des projets 1.1. b 3 ans Ec
A éliminer après le
l’exécution du
projet
Enquêtes
1.2 999 C
Verser aux archives
définitives après
l’apparition d’une
nouvelle version
Indicateurs
Développement
durable
1.2. a 15 ans C
Conserver un
échantillon
représentatif
Politiques
environnement 1.2. b 999 C
Conserver jusqu’à
nouvelle version
Rapports 1.3 7 ans C Conserver la version
24
EL IDRISSI SLIMANI, Aicha ; EZZAGHMOUTI, Imane. « Vers une normalisation des règles de
conservation des documents administratifs ». Sciences de l’Information. Rabat : Ecole des Sciences de
l’Information, 2010. P. 59-113.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 34~
uniquement
Partenariat,
communication et
coopération
2
Coopération 2.1 10 ans C
Conserver tant que
la coopération est
valide
Plans de coopération 2.1. a 888 C
Coopération
multilatérale 2.1. b 10 ans C
Coopération
bilatérale 2.1. c 10ans C
Partenariat 2.2 10 ans C Conserver tant que
le contrat est valide
Modules scolaires 2.2. a 2 ans Ec
Sensibilisation des
populations 2.2. b 2 ans Ec
Atelier 2.2.
b1 1 an Ec Garder une copie
Guide 2.2.
b2 1 an E Garder une copie
Communication 2.3 3 ans C
Garder des copies
des documents
produits
Information 2.3. a 3 ans C
Conserver les
communiqués de
presse
Monographie 2.3.
a1 10 ans C
Conserver 4 copies
de chaque étude
Revues 2.3.
a2 10 ans C
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 35~
Recueil 2.3.
a3 10 ans C
Synthèse 2.3.
a4 7 ans C
Sensibilisation 2.3. b 3 ans C Garder uniquement
des échantillons
Agenda 2.3
.b1 2 ans E
Brochures 2.3.
b2 1 an E
Conférences 2.3.
b3 3 ans C
Conserver les
rapports de
conférence
Dépliants 2.3.
b4 1 an E
Programmes
éducatifs 2.3. c 2 ans E
Surveillance et
prévention des
risques
3
Surveillance 3.1 20 ans C
Durée à prolonger
selon l’étude
prospective.
Environnement et
santé 3.1. a 15 ans C
Laboratoire national 3.1. b 20 ans C
Recherche 3.1. c 15 ans C Conserver pour les
études prospectives.
Prévention 3.2 20 ans T
Trier les politiques
de prévention par
régions.
Sol et déchets 3.2. a 20 ans T Trier les études
analytiques par
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 36~
régions.
Eau 3.2. b 30 ans C Règle applicable
aux études sur l’eau.
Air 3.2. c 30 ans C
Privilégier les
études sur le
changement
climatique.
Réglementation et
contrôle
4
Réglementation 4.1 999 C
Conserver une copie
jusqu’à nouvelle
version.
Conventions 4.1. a 888 C
Conserver jusqu’au
règlement final ou
dénouement
Législation et
réglementation 4.1. b 999 C
Conserver jusqu'à
amendement de la
loi.
Normes et standards 4.1. c 999 C
Conserver jusqu’à
une nouvelle
version
Contrôle et
contentieux 4.2 888 C
Conserver jusqu’au
règlement final ou
dénouement
Inspection et
contrôle 4.2. a 5 ans C
Garder les rapports
d’inspection
Requête et
contentieux 4.2. b 888 C
Conserver jusqu’au
règlement final ou
dénouement
Assistance et conseil 4.2. c 10 ans C
Conserver un
échantillon et
classer par ordre
alphabétique des
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 37~
personnes
concernées.
Budget et ressources
humaines 5
Personnel 5.1 120 ans C
Conserver au
minimum 120 ans
après la date de
naissance.
Budget et
comptabilité 5.2 10 ans C
10 ans après la
clôture de
l’exercice.
Equipement et
matériel 5.3 10 ans C
Conserver après
élimination de ceux
qui ne présentent
aucun intérêt.
Projets pilotes et
études d'impact 6
Sites des projets 6.1 15 ans C Conserver les études
d’évaluation
Projets en
démonstration 6.2 15 ans C
Conserver jusqu’à
généralisation de
l’exécution du
projet
Etudes d'impact 6.3 20 ans C
999 : jusqu’à nouvelle version Ec : Echantillonnage
888 : jusqu’au règlement final ou dénouement
C : Conservation
E : Elimination
T : Trier
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 38~
a- Conservation des archives électroniques :
D’après la norme ISO15489, la conservation des archives électronique doit
prendre certains éléments en considération, concernant le support de stockage :
* Etudier l’environnement de stockage et choisir un support de stockage approprié,
sans négliger les risques de sinistres et les facteurs de détérioration des supports.
* Préserver la traçabilité de la documentation de l’évolution des documents
(changement des lieux de conservation et des supports de stockage).
* Prendre en compte les évolutions technologiques (conversion, migration) du
système d’archivage pour garantir l’intégrité, l’authenticité et l’exploitabilité des
documents en multipliant les supports de stockage (CD, DVD, Disque dur, ...)
3- Communication des archives
La communication des dossiers prend une place importante dans la chaîne
archivistique, de par le fait que la conservation des archives n’aurait pas de sens si
celles-ci n’étaient pas destinées à être utilisée pour des besoins de recherche ou
d’enrichissement du patrimoine culturel.
En archivistique, « le terme communication regroupe l'ensemble des données
et actions qui permettent aux archives d'être consultées. Il s'agit à la fois de données
théoriques, telles que la connaissance des délais réglementaires qui régissent la
communicabilité des documents, ou des procédures qui assurent leur protection lors
de leur consultation.».25
La communication des archives exige donc :
Le respect des règles :
Tout document conservé dans les services et directions du DE est ou sera
communiqué au public. Cependant, il n’est pas toujours communicable. Chaque
producteur de document doit définir les délais de communicabilité de ses documents
selon leur nature et le taux de confidentialité des informations qu’ils comprennent.
Pour le cas des documents communicables, l’emprunteur doit remplir une
fiche de déplacement de dossier (une fiche fantôme) contenant les éléments suivants :
- Renseignements relatifs à l’emprunteur
- Date d’emprunt
- La place du dossier dans les rayonnages
25
Glossaire. Portail international archivistique francophone .Op.cit.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 39~
- Délais de communication des documents (date retour document)
La mise en place des pratiques:
- Les espaces de consultation : concerne la mise en place des conditions matérielles
d'un accueil harmonieux du public au sein des services.
- L'accueil du public : consiste à renseigner, orienter, servir ; ceci implique la prise en
charge des chercheurs et les missions du personnel.
- Les prestations et services : au-delà de la consultation des archives dans les bureaux,
il faut mettre en place les outils et services qui favorisent et développent la
communication des archives dans le DE (inscription des utilisateurs, affiches et
brochures pour le marketing du service et publication d’index des documents
consultables).
-.L'échange d'information en ligne : la mise en place de moyens de dématérialisation
de la diffusion des archives pour suivre les nouvelles tendances des administrations
marocaines modernes.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 40~
Chapitre VI : Solution informatique
L’informatisation est un concept qui prend de l’ampleur avec la nécessité de
modernisation de l’administration publique. Le Maroc, comme un bon nombre de
pays dans le monde, a adhéré au principe de la conservation d’archives électroniques
pour la préservation de son patrimoine institutionnelle. En effet, La loi marocaine n°
69-99 relative aux archives promulguée le 19 Kaada 1428 (30 Novembre 2007),
dispose dans ses articles 8 et 11 les obligations suivantes :
Titre premier, Chapitre II, Article 8. «… La conservation et la gestion des
archives intermédiaires doivent être assurées par les organismes qui les ont
constituées dans des locaux aménagés à cette fin et qui doivent en assurer la
protection et les conserver progressivement sous forme d’archive électronique. »
Titre premier, Chapitre II, Article11. « Les archives définitives doivent être
versées à «Archives du Maroc». Les organismes ayant constitué ces archives doivent
en assurer progressivement la conservation sous forme d’archive électronique… »
Par conséquent, le DE se voit dans l’obligation de sauvegarder ses archives
électroniques pour s’aligner aux exigences de la réglementation en vigueur. Toutefois,
il faut étudier l’offre du marché des solutions informatiques disponibles pour la
gestion des archives électronique.
Une étude des solutions traitant des Systèmes d’Archivages électroniques
utilisées dans les administrations publiques marocaines, surtout celles qui sont citées
dans les travaux de fin d’études en archivage électronique au Maroc nous a amené à
choisir 3 logiciels. L’étude comparative servira à déterminer le logiciel correspondant
aux besoins d’archivage du DE tout en arrêtant les critères nécessaire à une évaluation
des fonctionnalités du logiciel en question.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 41~
1-Etude comparative
Tableau 4 : étude comparative des logiciels archivistique
Caractéristiques M-Files26
Maarch
Enterprise27
Alfresco
28
Caractéristiques
Générales
Tarifs Payant Gratuit
-Alfresco
« Community » :
gratuit.
-Alfresco
« Enterprise »
payante avec une
version
d’évaluation
gratuite pour 30
jours.
Editeur Motive Systems
Inc.
Société Maarch Entreprise Alfresco
Installation
- Procédure simple
- Présence d’une
visite guidée en
français.
-Procédure
complexe
-Guide
d’installation+visite
guidée (en
français).
-Procédure
Complexe.
-Documentation en
anglais.
Certification
-ISO 9000/9001
dans l'industrie de
la fabrication.
-HIPAA (Health
Insurance
-Certifié AFNOR
NF Z42-013
-Respecte les
normes : ISO
15489 et Dublin
-
26
< http://www.m-files.com/.> .Consulté le : 25/05/2011
27 <http://www.maarch.org/>. Consulté le : 25/05/2011
28 <http://www.alfresco.com/fr/>. Consulté le : 25/05/2011
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 42~
Portability and
Accountability
Act) et la gestion
de la confidentialité
dans les domaines
médicaux.
Core.
Licence
Licence non-libre Maarch Entreprise
est diffusé sous
licence libre GNU
GPLv3
Licence GNU
LGPL
Caractéristiques
Techniques
Environnement
informatique
- M-Files
s'interface
parfaitement avec
tous les logiciels et
applications
Windows Office et
les applications de
gestion : ERP,
CRM
- Serveur :
WINDOWS server
2000, 2003, 2008.
Linux 5. Sun
Solaris 10.
Hébergement :
Serveur hébergé
dans l’organisation
en question ou dans
un DataCenter
Base de données :
Base de données
Firebird et SQL-
Server.
- Testé sous XP,
Vista, Ubuntu,
Mac.
-Adaptable à tout
type de base SQL :
SQL Server,
PostgreSQL,
Oracle.
-Serveur Web : IIS
ou Apache.
-Aucun serveur
d’application requis
(Full web).
- Navigateur :
Internet Explorer 7,
8 ou Firefox 3, 3.5
-Système
d’exploitation :
Linux, MacOS,
Unix, Windows.
-Bases de données
supportées par
Hibernate, y
compris : MySQL,
Oracle.
-Serveurs
d’application :
JBoss Application
Server, Apache
Tomcat, J2SE 5.0
(JRE 5.0)
- Navigateur :
Firefox ou Internet
Explorer.
Niveau de sécurité - Contrôle d'accès
aux documents :
permet de masquer
Coffre fort
électronique :
-Niveaux de
sécurité ajustés en
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 43~
les documents
sensibles tout en
conservant une
base unique et
centrale.
- Une gestion des
droits simple et
configurable qui
réduit les risques
d'erreur.
- Accompagnement
des utilisateurs
pour l’obtention de
la certification
- Fonction de
Workflow avec
double
authentification et
signature
électronique.
Maarch attribue un
cachet numérique
au versement de
l'archive, et
contrôle l'intégrité
de l'archive à
chaque accès.
fonction de la
gestion des
utilisateurs, des
groupes et des
rôles.
- Contrôle de
l'accès au contenu
géré par Alfresco.
Métadonnées
Modélisation des
métadonnées sous
forme de Propriétés
dont les valeurs
sont saisies
manuellement ou
choisies dans une
liste.
Saisie manuelle des
informations dans
des fiches
d’enregistrement
des documents.
- Les métadonnées
sont générées
automatiquement
ou saisies
manuellement
selon le type du
document et son
contenu.
-Possibilité de créer
des Aspects
renfermant des
métadonnées
applicables à tout
type de document.
Support de
document
- M-Files prend en
charge tous les
formats de
fichiers :
documents Office
comme Microsoft
Word, Excel, etc.
Fichiers PDF
uniquement
(version 8 ou 9)
-Intégration avec
Microsoft Office.
-Alfresco permet
de créer
automatiquement
plusieurs formats
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 44~
les fichiers PDF,
les images, les
documents papier
numérisés, les e-
mails et leurs
pièces jointes.
de documents, quel
que soit le contenu
du système
Langage de
conception
Langages
supportés :
VB.NET, Visual
Basic, VBScript et
C++
Développé en
PHP5
Langage JAVA
Import/export
- Etablissement de
liaison avec les
bases de données
externes.
- Utilitaire d’import
et établissement de
liaison avec des
fichiers existants
sur des partages
réseau.
-Utilitaire d'import
de masse à partir
d'un système de
fichier.
- Documents
exportables sur
CD/DVD/UDO
autonomes. Dans
Maarch CD, tout
utilisateur peut
accéder aux
documents sans
nécessité d’installer
le logiciel.
-Import et export
des archives des
espaces du travail
avec leurs
métadonnées.
Langues
Il prend en charge
22 langues y
compris le français.
Français, Anglais et
Portugais.
Français, Anglais,
Italien, Allemand et
Japonais.
Caractéristiques
Archivistiques
Gestion des
documents
Gestion avancée
des documents et
ce par :
- un classement
automatique et
dynamique des
documents.
Gestion des
archives physiques
et électronique avec
lien entre version
papier et
numérique.
-Gestion de
version : mineure et
majeure.
-Edition des
documents à
travers Word.
-Stockage des
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 45~
-Gestion des
archives physiques.
-Une gestion des
versions des
documents.
-Etablissement de
relation entre les
documents.
documents sous
forme de
bibliothèques,
accessibles via les
espaces de travail.
Workflow
Module Workflow
intégré :
Organisation des
tâches et actions
des utilisateurs.
Module Workflow
intégré
-Documents des
espaces de travail
accessible via le
protocole Share
Point intégré à
Alfresco.
-Workflows
basiques et
avancées selon les
besoins.
Plan de
Classification
- Classement
automatique des
documents en
fonction des
métadonnées qui
leur sont attribuées.
- Les dossiers
peuvent être classés
dans des coffres en
suivant
l’arborescence :
groupe de classe,
classe et sous-
classes.
-Une organisation
des documents par
dossier, sous
dossier et type de
documents.
-Possibilité d’avoir
un plan de
classement pour
chaque type de
dossier.
Plan de classement
hiérarchique, par
catégories.
Indexation
-Indexation
automatique de
tous types de
documents.
-Indexation du
Pré-indexation et
impression
de séparateurs à
codes-barres. les
index s'adaptent à
la collection
Indexation
intelligente de
contenu.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 46~
contenu : recherche
en plein texte.
-Reconnaissance
des caractères
OCR.
documentaire, au
type de dossier et
au type de
document.
Recherche
-Recherche par
mots-clés.
-Recherche
rapide et
multicritères.
Recherche avancée
sur n'importe quel
index en fonction
de la collection
documentaire.
-Recherche en texte
intégral et dans les
métadonnées.
-Enregistrement de
l’historique des
recherches.
Communication
-Notification par e-
mail des nouveaux
documents et des
modifications
ajoutées.
-Affectation de
tâches pour un
travail collaboratif
systématique.
-Connexion à
temps réel avec les
applications
externes ex. : CRM
-Accès aux
documents par
profil utilisateur
auquel on attribue
un compte de
connexion.
-Circulation des
documents entres
acteurs du
Workflow vers
leur corbeille pour
sa validation.
-Possibilité de
réservation des
archives physiques
avec une traçabilité
totale des
emprunts.
Accessibilité des
documents via
navigateur web,
FTP ou un disque
dur monté en
réseau.
Documents
archivés
Documents
importés ou issus
de la numérisation,
de la GED et des
emails.
Documents issus de
la numérisation et
de la Gestion
électronique des
documents (GED).
-Transformation de
contenu :
génération
automatique de
PDFs.
Gestion des droits Gestion des droits
d’accès par profils
Droits d’accès aux
collections par
Gestion des droits
d’accès aux
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 47~
et par groupes des
utilisateurs.
utilisateur et par
groupe.
dossiers.
2-Choix du logiciel adéquat
D’après le tableau comparatif ci-dessus, nous avons opté pour le logiciel M-
files comme une proposition de solution d’archivage électronique de la production du
DE.
Principalement caractérisé par sa simplicité d’installation, ce logiciel inclut
tous les outils nécessaires à son administration et à sa personnalisation. Par contre,
d’autres logiciels de GED comme Alfresco sont difficiles à installer et imposent
parfois des modules spécifiques sans possibilité d’adaptation au contexte de
l’organisation.
Il s’agit donc d’un logiciel intuitif qui résout les problèmes liés à la gestion, à
la recherche et au suivi des documents et des données dans les organisations de toutes
tailles.
En effet, on peut distinguer un certain nombre d’avantages29
qui caractérisent
le présent logiciel, à savoir :
Installation et Mise-en-Service Simples et Rapides
- Permet une installation rapide avec la présence d’une visite guidée pour
l’administrateur et l’utilisateur.
- Possibilité d’intégration des documents déjà existant
- Ne nécessite pas de personnel informatique dédié.
Interface Windows Simple à utiliser :
- Le logiciel M-files s'intègre à l'Explorateur de Windows que les utilisateurs ont
l’habitude de manipuler.
29
M-Files: principales fonctions et caractéristiques. < http://www.streamdesign.fr/ged-178-Fonctions-
et-Caracteristiques.html?PHPSESSID=28a2677d73ce2f0b8620cc377f064a94>. Consulté le :
26/05/2011
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 48~
- La base de documents apparait comme un lecteur virtuel.
- Possibilité de glisser et de déposer les documents, les emails et autres fichiers vers
ou depuis M-files.
Maîtrise des documents :
- Les opérations de verrouillage et de publication des documents évitent les conflits
d'accès.
- Conservation automatique des anciennes versions.
- Enregistrement d'un journal des modifications avec le nom des utilisateurs qui l’a
effectué, l'heure et un commentaire sur la modification.
Recherche Rapide et Vues Dynamiques
- Repérage rapide des documents grâce aux mots-clés.
- Consultation des documents dans la structure de classement dynamique choisie.
- Classement du même document en plusieurs endroits différents sans créer de
copies.
Multiplicité des points d’accès
- Les utilisateurs nomades peuvent consulter, créer, mettre à jour et enregistrer les
documents en mode hors-ligne, avec synchronisation automatique.
- L’activation de M-Files Web Access permet de publier les documents auprès des
utilisateurs d'un navigateur Web, y compris : Mac et Linux.
Sécurisation des documents
- Contrôle d'accès aux documents : la conservation d’une base unique offrant la
possibilité de masquer les documents sensibles.
-Une gestion des droits simple et configurable qui réduit les risques d'erreur.
-M-Files est compatible avec Active Directory (permettant l’authentification des
documents).
Gestion des flux de travail
- Circulation rapide et contrôlée de l’information.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 49~
- Configuration et définition des flux de travail pour faciliter la gestion des processus
au sein de l’organisation.
- Définition des étapes, des transitions d’étapes autorisées ou refusées et les actions
automatiques, lorsque les documents atteignent certaines étapes.
Coffre et Métadonnées Configurables
- Création d’un ou de plusieurs coffres pour le stockage des documents.
- Structuration des métadonnées et ce par la modélisation des types d’objet proposés
par M-files à savoir : Document, Projet et Client avec possibilité d’ajouter un
nouveau objet.
- Détermination des propriétés attribuées aux classes et aux groupes de classes sous
forme d’une liste de valeur.
Intégration et Personnalisation de différents types de systèmes
- Etablissement des liaisons dynamiques avec des bases de données externes telles que
CRM, ERP, etc.
- Import et établissement des liaisons avec des fichiers existants sur des partages
réseau.
- Intégration des documents papier numérisés par des scanners.
3-Adaptation du logiciel au contexte du travail
L’archivage électronique est un mode de conservation et d'organisation des
archives sous une forme et dans une disposition qui permettent leur exploitation
directe par des outils informatiques. Nous avons choisi M-Files en tant que logiciel
qui représente la troisième génération de la gestion des documents, utilisant un coffre
centralisé avec une grande variété de possibilités de recherche et de visualisation.
Dans le cadre de notre Projet de Fin d’Etude, nous avons essayé d’étudier les
différentes fonctionnalités de M-Files pour les adapter aux besoins du DE en matière
d’archivage électronique.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 50~
Ci-dessous, nous exposons des captures d’écran du logiciel que nous avons
utilisé pour la mise en place d’un système d’archivage électronique.
Capture n°1 : Création d’un coffre
a- Arborescence des fichiers30
Pour les documents électroniques, le plan de classement se traduit par une
arborescence de fichiers. Ainsi, le premier niveau de l’arborescence reflète les
fonctions du DE, le deuxième niveau décrit les activités qui découlent de chaque
fonction et le troisième niveau va détailler les actions composant chaque activité et les
documents qui en résultent.
30
DAF. Archivage des documents bureautiques : manuel pratique. P.15-16
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 51~
Capture n° 2 : Arborescence des fichiers selon le plan de classement
b- Dénomination des fichiers
Les fichiers doivent avoir des règles cohérentes de dénomination. Dans notre
cas :
- Les fonctions sont représentées par des expressions saisies en majuscule, en excluant
les mots vides.
- Les activités sont des expressions saisies en minuscule avec la première lettre en
majuscule.
-Les actions sont traduites en liste de choix dans les valeurs des propriétés.
c- Format des fichiers stockés
Les documents enregistrés dans le coffre de M-Files peuvent provenir de
différents formats et différentes sources :
-Soit on crée le document dans un éditeur de document Windows (Word, Excel,
Power Point, etc.) ;
-Soit on importe des fichiers existants dans un autre emplacement que M-Files ;
-Soit on crée une copie à partir des documents existants dans le coffre.
Dans le cas du SDL, les documents numérisés sont enregistrés sous format
PDF que nous favorisons en raison de ses nombreux avantages .En effet, le format
PDF présente l’intérêt non seulement de conserver la mise en forme du document
mais aussi de prendre en compte les documents mixtes composés à la fois de textes et
d’images.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 52~
d- Gestion des utilisateurs
La procédure pour autoriser les utilisateurs à accéder à M-files comprend
deux étapes :
La première étape consiste à créer un compte de connexion pour le nouvel
utilisateur au niveau de serveur, cela permet l’authentification de l’utilisateur.
La deuxième étape consiste à déclarer l’utilisateur au niveau de un ou de
plusieurs coffres pour lui permettre d’accéder au contenu du coffre.
On peut importer des utilisateurs depuis Active Directory ou un autre serveur
LDAP, ce qui permet de réutiliser les comptes déjà existant dans le domaine
WINDOWS. Ainsi, l’usage est plus pratique puisque la détection de la connexion de
l’utilisateur se fait au même temps du démarrage que WINDOWS.
Capture n°3 : création d’un compte d’utilisateur
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 53~
Capture n°4 : ajout d’un nouvel utilisateur
e- Les flux de travail
M-files permet de gérer les flux de travail en définissant les utilisateurs qui
participent à un flux, les autorisations et les étapes d’un document.
On peut configurer les étapes des flux de travail et les transitions autorisées
ou refusées entre ces étapes. A la fin de chaque étape, on peut définir des actions
automatiques qui s’exécuteront lors du passage d’une étape à une autre.
Nous suggérons l’utilisation des étapes des flux de travail pour indiquer à
l’administrateur les documents qui doivent être éliminé ou mis hors connexion à cause
de l’expiration de leur Durée d’Utilité Administrative.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 54~
Capture n°5 : Gestion des éliminations de fichiers par le module
« flux de travail »
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 55~
Conclusion
Notre époque est caractérisée par la société de l’information qui est dominée
par l’usage des NTIC. De ce fait, les administrations marocaines, soucieuses de leur
développement, ont essayé de s’adapter à cette évolution et ce, en intégrant des
moyens modernes dans la gestion quotidienne des dossiers.
Le Secrétariat d’Etat chargé de l’Eau et de l’Environnement s’est inscrit dans
ces grandes mutations, notamment son Service de Documentation et Logistique au
sein duquel nous avons effectué notre stage.
Dans ses tâches d’organisation des documents administratifs et de traitement
du fonds documentaire, le SDL a lancé un marché pour la numérisation et le stockage
des documents sous format PDF. Cependant, ces documents, considérés comme des
dossiers d’archives, subissent un traitement documentaire, une réalité qui nous a
amené à proposer un système d’archivage électronique pour les documents en
question.
Durant la période du stage, nous avons déduit que L’importance de l’archivage
électronique ne diminue en aucun sens le rôle des techniques d’archivage physique
dans la préservation du patrimoine informationnel de l’organisme. En outre,
l’élaboration d’un plan de classement et d’un calendrier de conservation nous a été
indispensable dans l’accomplissement du présent projet. Et c’est sur la base du plan
de classement que nous avons pu fonder l’arborescence des fichiers dans la solution
électronique proposée.
Le recours aux normes nationales et internationales a constitué le socle de
l’élaboration de la charte d’archivage présentée dans ce projet ; et qui va servir
comme un modèle à suivre mais pouvant être amélioré au fur et à mesure de
l’avancement de la discipline archivistique.
Toutefois, l’absence d’un centre dédié principalement à la gestion des archives
au sein du DE reste une entrave à l’application d’un système d’archivage
électronique. En effet, l’application d’une solution d’archivage électronique
perfectionnée, doit être associée à des pratiques d’archivage bien pensées ainsi qu’aux
moyens humains et matériels indispensables à cette fin.
La mise en place d’un centre d’archives au sein du DE se présente comme une
nécessité et non pas un lux, assurément, la centralisation de la gestion des documents
d’archives reste la meilleure démarche pour la conservation du patrimoine
institutionnel du DE.
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 56~
Annexes
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 57~
LE SECRETAIRE GENERAL MR. MAHFOUD JAMAL
Division du Budget et des Ressources Humaines
Mr SAIN MOSTAPHA / Assistante EL MARAHI FATIMA
Division des Projets Pilotes et des Etudes
d’Impact Mr. SKIM
BOUABDELLAOUI KELTOUM OUBAIDALLAH ZAKIA
BOUABDELLAOUI KELTOUM OUBAIDALLAH ZAKIA
Service du Personnel : Mr Kahouadji
Service du Budget et de la Comptabilité : Mme Fatima
Ezzahra Sid Radi
Service de l’Equipement et du Matériel : Mlle Nazih
Service Informatique : Mr Merjani Mostapha
Service des Sites : Mr MADBOUHI Mostapha
Service des Projets en Démonstration : Mme. OUCHANI
Service des Etudes d’Impact : Mme. IDRISSI
Direction des Etudes, de la Planification
et de LA Prospective
Mr. NBOU
Boumasamr Meryem Othmani Rachida
DIRECTION DU PARTENARIAT, DE LA
COMMUNICATION ET DE LA COOPERATION
MR. BENYAHYA MOHAMED
Karrach Malika
DIRECTION DE LA SURVEILLANCE ET DE LA
PREVENTION DES RISQUES
MR. CHALABI MEHDI
LAHOU NADIA MAAROUF FOUZIA
Direction de la Réglementation
et du Contrôle Mr. Brahim ZYANI
BOULAAMANE Naima - FOUNANI
Soaud
Observatoire National de l’Environnement
Mme LAKFIFI
Division de la Coopération Internationale
Mme MEHDAOUI
Division de la Surveillance et de la
Recherche
ANIS Abou El Haja SOBHI Fatiha
Division de la Réglementation
Mr. Abdelaziz ZINE
SERVICE DES ENQUETES STATISTIQUES ET DE COLLECTE DE
DONNEES : MR GHIWANI
SERVICE DES ETUDES ET DES ANALYSES DE PROJETS :
MR EL BOUCH
SERVICE DE BASE DE DONNEES SUR L’ENVIRONNEMENT : MME. BOUROSS
Division de la Planification et de Prospective
Mr MAKTIT Mohammed
HASSANIA Hasni Fatima Azzouz
SERVICE DE LA PLANIFICATION ET DE LA COORDINATION
INTERSECTORIELLE : MR. LEMRABETT
SERVICE DE PROSPECTIVE : MR BAAWANE LAHOU
SECRETARIAT DU CNE : MME. OUENZAR
SERVICE DE LA COOPERATION MULTILATERALE : MR RAZI
SERVICE DE LA COOPERATION BILATERALE : MR. FIRADI RACHID
Division du Partenariat
MR. Yahya SOBH I Hamdoun Saadia
SERVICE DU PARTENARIAT AVEC LES ONG ET LES OPERATEURS
ECONOMIQUES : MR. BENSAR
SERVICE DU PARTENARIAT AVEC LES COLLECTIVITES LOCALES ET
ORGANISMES PUBLICS : MME. MSARI
Division de la Communication et de
l’Education
Mr.KAOUKABI BELGHAOUAT R DIF S SERVICE INFORMATION ET SENSIBILISATION : MLLE WAFFA
SERVICE DOCUMENTATION ET LOGISTIQUE : EL BACHIRI
SERVICE DES PROGRAMMES EDUCATIFS ET DE LA FORMATION
CONTINUE : MME HALIM
SERVICE DE LA RECHERCHE : MME BENNANI
LABORATOIRE NATIONAL DES EUDES ET DE SURVEILLANCE DE
LA POLLUTION : ABDELLAOUI ABDELWAHAB
SERVICE ENVIRONNEMENT ET SANTE : MME. AMAZIANE
Division de la Prévention et des Stratégies
d’Interventions
MME BOUKARTACHA FARAH MOUINI MERYEM
SERVICE DE LA PREVENTION : MR MERGAA KHALID
SERVICE D’INTERVENTION : MME ZOUBIR NAWAL
Division de la Gestion Environnementale du
Milieu Naturel
(TERHZAZ MUSTAPHA)
SERVICE DU SOL ET DECHETS : MR. AJIR
SERVICE DE L’EAU : MR. CHAOUI
SERVICE DE L’AIR : MR MEHDI MOHAMED
SERVICE DES CONVENTIONS : MR. BENZAHRA
SERVICE DE LEGISLATION ET REGLEMENTATION : MME. OUAHBI
SERVICE DES NORMES ET STANDARDS : MR. OULJA HAFID
Division du Contrôle et
Contentieux
MR. Fouad ZYADI SERVICE DE L’INSPECTION ET DU CONTROLE :
MR. ADDAD HASSAIN
SERVICE DES REQUETES ET CONTENTIEUX : MLLE
SERVICE DE L’ASSISTANCE ET DU CONSEIL : MME. RHAZALI
Annexe n°1 : Organigramme du Département de l’environnement
LE SECRETAIRE GENERAL MR. MAHFOUD JAMAL
Division des Projets Pilotes et des Etudes
d’Impact Mr. SKIM
BOUABDELLAOUI KELTOUM OUBAIDALLAH ZAKIA
BOUABDELLAOUI KELTOUM OUBAIDALLAH ZAKIA
Annexe n°1 : Organigramme du Département de l’environnement
LE SECRETAIRE GENERAL MR. MAHFOUD JAMAL
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
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Annexe n°2 : Liste des documents administratifs disponibles dans le SDL
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 59~
Annexe n°3 : Guide d’interview
1) Quel est la fréquence d’utilisation des documents produits par le DE ? Qui
consulte ces documents ?
2) Est-ce que les fonctionnaires du DE consultent les rapports et études dans le
cadre de leur travail ? Préfèrent-t-ils une version papier ou électronique des
documents ?
3) En prenant le service de documentation du DE comme exemple, quels sont les
types de documents produits ? Quelle est la valeur probatoire de ces
documents ?
4) Quelles sont les modalités de communication des documents administratifs
aux utilisateurs ?
5) Quels sont les problèmes que vous rencontrez lors du repérage de ces
documents ?
6) Vous arrive-t-il de perdre des documents ? qu’envisagez-vous pour résoudre le
problème de perte des documents administratifs ?
7) Utilisez-vous une norme pour la conservation et le classement des
documents ? Est-ce que vous disposez d’un plan de classement pour
l’ensemble du DE ?
8) Quels sont les critères de recherche les plus utilisés ?
9) Utilisez-vous un outil informatique pour la conservation et la traçabilité des
documents administratifs ?
10) Comment déterminez-vous la durée de conservation des documents
administratifs ?
11) Comment gérez-vous les différentes versions des documents administratifs
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 60~
Bibliographie et Webliographie
Articles
BREBION, Patrick. Archivage électronique ou papier : une histoire de famille.
Archimag, 2009, n°220 p. 30-31.
BOUTHILLIER, Estelle. « Instrument d’évaluation de progiciels en gestion
documentaires ».Archives, 1997-1998, n° 1, vol. 29, p.99-121.
REMIZE, Michel. « GED : l’heure du bilan est arrivée ». Archimag, 2010,
n°231, p.15-22.
THOMAS, Michel. « Les étapes clé d'un projet de
dématérialisation ».Archimag, 2009, n° 224.
Etudes
AE : Archivistes Experts. «Système d’archivage électronique (SAE) des
exigences et des spécifications qui tiennent compte d’un environnement [GED-
SAE(PAE)-PGA] » [en ligne]. Disponible sur :< http://www.archivistes-
experts.fr/systeme_archivage_electronique.pdf >
STS Group. « Archivage électronique » [en ligne].Disponible sur : <
http://www.itscan.be/files/Archivage_Electronique_dossier_FR.pdf >
Mémoires
ABBASSI, Rafika ; ABOMO AKONO, Christine et al. « L’archivage
électronique » [en ligne]. Stage technique international des archives. Direction des
Archives de France, 2009,11 p. Disponible sur :
<http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2997 >
CARDI, Céline. « Archives administratives et ouvrages anciens : à chaque
fonds documentaire, une méthode particulière : Le cas de la Médiathèque d’Issy-les-
Moulineaux » [en ligne]. Documentation. Paris : Institut National des Techniques de
la Documentation, 2007, 91 p. Disponible sur : <
http://memsic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/33/49/47/PDF/mem_00000615.pdf >
CAVIGNAUX, Lucile. «Dans le cadre d’une politique qualité d’entreprise,
quelle place pour la politique d’archivage ? » [en ligne]. Documentation. Paris :
Institut National des Techniques de la Documentation, 2010, 86 p. Disponible sur : <
http://memsic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/57/42/36/PDF/CAVIGNEAUX.pdf >
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 61~
MAGREZ, Ludivine. « Comment choisir une solution de gestion d’archives :
le cas de la Communauté d’Agglomération de la Porte de Hainaut » [en ligne]
.Documentation. Lille 3 : Université Charles de Gaulle, 2010,106 p. Disponible sur :<
http://memsic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/52/61/58/PDF/Magrez_MEMOIRE_M2_GIDE_L
udivine_Magrez_.pdf >
MOUETTE, Solène. « La place et le rôle du Records management dans les
besoins d’archivage d’un établissement public : le cas de l’Institut National de la
Consommation » [en ligne]. Documentation. Paris : Institut National des Techniques
de la Documentation, 2007,88 p. Disponible sur : <
http://memsic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/33/49/48/PDF/mem_00000620.pdf >
PLICHART, Eve. « Archiver les documents d’un théâtre dans
l’environnement numérique : Le cas du Théâtre national de l’Odéon » [en ligne].
Documentation. Paris : Institut National des Techniques de la Documentation,
2009,152p. Disponible sur :
http://memsic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/52/46/49/PDF/PLICHART.pdf
Ouvrages
CHABIN, Marie-Anne. « Je pense donc j’archive : l’archive dans la société
de l’information ».Paris : L’Harmattant, 1999. 208 p. ISBN 2-7384-8340-2.
CHABIN, Marie-Anne. « Le management de l’archive ». Paris : hermès
Science, 2000. 246 p. ISBN : ISBN 2-7462-0107-0.
CHAUMIER, Jacques. « Document et numérisation : enjeux techniques,
économiques, culturels et sociaux ».Paris : ADBS éditions, 2006. 119 p. ISBN 2-
84365-080-1
DUPOIRIER, Gérard. « Technologie de la GED : techniques et management
des documents électroniques ».2éd. Paris : HERMES, 1995. 302 p. ISBN : 2-86601-
495-2.
DURAND-EVRARD, Françoise ; DURAND, Claude. « Guide pratique à
l’usage de l’Archiviste-Documentaliste, un exemple concret : les communes ».Paris :
Lavoisier, 1985,338. ISBN 2-85206-269-0
DHERENT, Catherine. « Les archives électroniques : manuelles pratiques».
Paris : Direction des Archives de France, 2006. 103 p. ISBN : 2-911601-35-5.
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Ministère des Finances et de la Privatisation. Charte d’Archivage du Ministère
des Finances et de la privatisation ».Rabat : Direction des Affaires Administratives et
Générales, 2006.58 p.
NOUGARET, Christine, « Les Instruments de recherche dans les
archives ».Paris : La Documentation Française, 1999. 260 p. ISBN : 2-11-004293-1
POIVRE, Joel. « Archivage des documents bureautiques : manuel
pratique ».Paris : Documentation française, 2004. 40 p. ISBN 2-11-005558-8
PRAX, Jean-Yves ; LARCHER, Simone. »La gestion électronique
documentaire ».Paris : Dunod, 2004.341 p. ISBN 2 10 007891 7
Travaux de Fin d’Etude
AIT EL HAJ, Nadia ; AIT MOUSSA Ilham. « Proposition de la mise en place
d’un système de Records Management au sein de l’Agence Nationale des Ports
(ANP).Sciences de l’Information. Rabat : Ecole des Sciences de l’Information, 2010,
177 p.
BARBACHI, Zineb; EL HATIMI, Nawal. « Conception et réalisation d’une
GED PV de l’Ecole des Sciences de l’Information ».Sciences de l’Information.
Rabat : Ecole des Sciences de l’Information, 2006, 98 p. Travail de Fin d’Etudes :
Rabat, ESI, 2006-05-26.
BELABBAS, Ranya ; BAKKALI, Safae. « Conception et mise en place d’un
système de gestion électronique des publications à l’aide d’un logiciel libre : cas de la
Direction de l’Aménagement du Territoire (DAT) ».Sciences de l’Information.
Rabat : Ecole des Sciences de l’Information, 2010, 130p.
BOUAHARAID, Mohammed Omar; CHAOUKI Mohammed. « Conception
d’un Système de gestion des Archives au sein du Centre de Formation Administratifs
de Casablanca ».Sciences de l’Information. Rabat : Ecole des Sciences de
l’Information ,2009.
EL IDRISSI SLIMANI, Aicha ; EZZAGHMOUTI, Imane. « Vers une
normalisation des règles de conservation des documents administratifs ». Sciences de
l’Information. Rabat : Ecole des Sciences de l’Information, 2010,128 p.
Autres sources consultés
Alfresco. Disponible sur : < http://www.alfresco.com/fr/ >
ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda
~ 63~
Maarch : le SAE Open Source [en ligne]. Disponible sur : <
http://www.maarch.com/>
M-Files : Simply Easy Document Management. Disponible sur : <
http://www.m-files.com/fra/home.asp >
PIAF 2.0 : Portail International Archivistique Francophone. Disponible sur :
<http://www.piaf-archives.org/>
Sites Web consultés le 30/05/2011