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DSAV

Dossier-Suivi/Agenda

Visuel

COMMENT S’ORGANISER POUR

GERER LES VENTES

2018

TOUS DROITS RÉSERVÉS

MICRONOMIE INC.©

DOSSIER-SUIVI/AGENDA GÉRER LES VENTES

MICRONOMIE INC. 2

TABLE DES MATIERES

1. INTRODUCTION ..............................................................................................................................................3 2. DESCRIPTION DES ACTIVITES DE VENTES ..............................................................................................4

2.1 POTENTIELS : ...........................................................................................................................................4 2.2 PROSPECTS : ............................................................................................................................................4 2.3 RENCONTRES DE PRESENTATION : ...................................................................................................4 2.4 OFFRES DE SERVICE : ............................................................................................................................4 2.5 ENTENTES DE SERVICE : ......................................................................................................................5 2.6 SUPPORTS APRES-VENTE : ...................................................................................................................5 2.7 ORGANISATION ET ADMINISTRATION : ...........................................................................................5

3. PLAN DE VENTE ..............................................................................................................................................6 3.1 SOMMAIRE ...............................................................................................................................................6 3.2 LISTE DES PRODUITS/CLIENTS/PROSPECTS ....................................................................................6 3.3 RAPPORT DES ACTIVITES DE VENTES ..............................................................................................8

4. LOGICIEL DOSSIER-SUIVI/AGENDA ...........................................................................................................9 4.1 SOMMAIRE ...............................................................................................................................................9 4.2 L'ÉCRAN DU DSA ..................................................................................................................................10 4.3 INSCRIPTION D'UN DOSSIER ..............................................................................................................11 4.4 SUIVI DU DOSSIER ................................................................................................................................13 4.5 AGENDA DU VENDEUR (Destinataire) ................................................................................................15 4.6 AGENDA DES OFFRES DE SERVICES (Émetteur) ..............................................................................17 4.7 TÉLÉPHONE ...........................................................................................................................................18 4.8 ADRESSE .................................................................................................................................................19 4.9 SUJET .......................................................................................................................................................20 4.10 DOCUMENT ............................................................................................................................................21 4.11 MODIFICATION SUIVI ET NOTE ........................................................................................................22 4.12 FACTURE ................................................................................................................................................23

4.12.1 Facture (en Rouge si le solde est Positif) ..........................................................................................23 4.12.2 Statistiques de Ventes........................................................................................................................23

4.13 ÉCRAN FACTURE ..................................................................................................................................24 4.13.1 Liste ...................................................................................................................................................24 4.13.2 Fiche ..................................................................................................................................................25 4.13.3 Items de Facture ................................................................................................................................25 4.13.4 Imprimer Facture ...............................................................................................................................25 4.13.5 Afficher % Profit, Totaux ..................................................................................................................25

4.14 RAPPORT FICHE D’UN DOSSIER ........................................................................................................26 4.15 RAPPORT AGENDA PAR VENDEUR ..................................................................................................28 4.16 RAPPORT AGENDA DES OFFRES NON COMPLÉTÉES ...................................................................29 4.17 RAPPORT DOSSIERS PAR SUJETS .....................................................................................................30 4.18 EXEMPLE DE RÉFÉRENCES D’UN CLUB DE VENDEURS .............................................................31

5. LES AVANTAGES DE L’INFORMATIQUE .................................................................................................33 5.1 POUR LE VENDEUR ..............................................................................................................................33 5.2 POUR LE DIRECTEUR DES VENTES ..................................................................................................34 5.3 POUR L’ENTREPRISE............................................................................................................................35 5.4 PLUS D’INFORMATION ........................................................................................................................36


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1. INTRODUCTION

Dans ce document, nous allons voir comment s’organiser et utiliser l’ordinateur comme OUTIL

DE GESTION DES VENTES. Pour ce faire, nous prendrons le cas typique d’une compagnie

qui commence à utiliser le logiciel DOSSIER-SUIVI/AGENDA (DSA), un logiciel de suivi de

dossiers.

Rappelons en premier que le plus important dans un système de ventes demeure les CLIENTS

et les VENDEURS. L’ordinateur et ses logiciels ne sont que des outils que les utilisateurs

doivent apprivoiser pour améliorer leur travail et leur efficacité.

Nous définissons en premier lieu des ACTIVITES DE VENTES.

Nous faisons ensuite un « PLAN DE VENTE » qui définit les éléments suivants :

SOMMAIRE DES PRODUITS/CLIENTS/PROSPECTS

RAPPORT DES ACTIVITES DE VENTES

La troisième étape est de décrire certains ECRANS et RAPPORTS du logiciel DOSSIER-

SUIVI/AGENDA :

INSCRIPTION D’UN DOSSIER

SUIVI DU DOSSIER

AGENDA DES VENDEURS (DESTINATAIRE)

AGENDA DES OFFRES DE SERVICES (EMETTEUR)

RAPPORT D’UN DOSSIER

RAPPORT D’AGENDA DES VENDEURS (DESTINATAIRE)

RAPPORT D’AGENDA DES OFFRES DE SERVICES (EMETTEUR)

RAPPORT DOSSIERS PAR SUJET

EXEMPLE DE REFERENCES D’UN CLUB DE VENDEURS

En guise de conclusion, nous examinons les AVANTAGES QU’OFFRE LE LOGICIEL

DOSSIER-SUIVI/AGENDA pour les

VENDEURS,

DIRECTEURS DE VENTES

DIRECTION DE L’ENTREPRISE


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2. DESCRIPTION DES ACTIVITES DE VENTES

Si l’on examine le cheminement critique d’une vente typique pour identifier les ACTIVITES

(ETAPES) mesurables, on peut le décrire ainsi :

2.1 POTENTIELS :

Le vendeur établit une liste de PERSONNES ou ENTREPRISES POTENTIELLES d’être

intéressées par ses PRODUITS. Il choisit des moyens pour se faire connaître à ces personnes :

Annonces, Publipostages, Téléphones, etc.

[L’objectif est de faire en sorte que le client POTENTIEL COMMUNIQUE avec le

vendeur. (R=12)]

2.2 PROSPECTS :

Lorsque le vendeur entre en contact avec des personnes et que celles-ci se montrent intéressées

à son produit, ces dernières deviennent des PROSPECTS. Il peut alors QUALIFIER ces

personnes pour sélectionner celles qui sont plus susceptibles d’investir dans ses services.

[L’objectif est d’obtenir une RENCONTRE de présentation. (R=23)]

2.3 RENCONTRES DE PRESENTATION :

Une ou des rencontres aura lieu entre le vendeur et le prospect. Il faut ici que le vendeur

optimise l’utilisation de son temps et de celui de l’acheteur potentiel.

[L’objectif est de FAIRE LA VENTE. (R=34)]

2.4 OFFRES DE SERVICE :

Une offre de service formelle est faite. Un document d’ENTENTE peut être signé. Il arrive

souvent qu’un délai soit requis entre la remise de l’offre et l’ACCEPTATION par le client.

[L’objectif est d’obtenir L’APPROBATION du client ou une échéance sur la décision

d’achat.(R=45)]


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2.5 ENTENTES DE SERVICE :

Lorsque qu’une Offre de service est acceptée, elle devient une ENTENTE de service, un

CONTRAT. Ce dernier doit être clair et concis pour que les parties impliquées sachent à quoi

s’en tenir.

[L’objectif est de BIEN DECRIRE LES CONDITIONS de vente, les produits et services,

la livraison, le paiement, les garanties, etc.(R=56)]

2.6 SUPPORTS APRES-VENTE :

Le support après vente est souvent très important pour la SATISFACTION du client et sa

FIDÉLISATION au fournisseur. Un CLIENT est votre meilleur PROSPECT pour d’autres

VENTES.

[L’objectif est la QUALITÉ, SATISFACTION et FIDÉLISATION du client. Il faut aussi

identifier d’autres BESOINS du CLIENT, d’autres RÉFÉRENCES de PROSPECTS.

(R=65)]

2.7 ORGANISATION ET ADMINISTRATION :

Nous mettons cette activité en dernier. Nous voulons ainsi insister sur les ACTIVITÉS DE

VENTES. L’Organisation est très importante et nécessaire. Elle servira à toutes les autres

étapes de la VENTE.

[L’objectif est l’EFFICACITÉ (accomplir beaucoup dans un temps minimum) et

l’EFFICIENCE (faire les bonnes choses au bon moment). (R=78)]

Chaque entreprise peut identifier les ÉTAPES qui lui conviennent le mieux. Nous utiliserons ce

standard pour l’exemple qui suit.


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3. PLAN DE VENTE

3.1 SOMMAIRE

Nommons notre entreprise typique « Bureautique ABC ». Toute ressemblance avec une

entreprise existante est FORT PROBABLE... Il s’agit d’une entreprise qui existe depuis plus de

15 ans et a obtenu beaucoup de succès en affaire. Elle se spécialise en vente de mobiliers de

bureau, de photocopieurs, de fax et d’équipements informatiques. Chaque secteur est couvert

par deux (2) ou plusieurs vendeurs.

Les vendeurs décident de mieux s’organiser pour profiter du potentiel de la clientèle existante :

les CLIENTS d’un PRODUIT (ex. Mobilier) sont des PROSPECTS pour les AUTRES

PRODUITS (ex. Fax) et ainsi de suite. De plus l’entreprise décide de vendre le logiciel

DOSSIER-SUIVI/AGENDA qui répond à un besoin de sa clientèle typique.

La stratégie suivante est élaborée sur une période de 1 an :

1) Que tous les VENDEURS utilisent le logiciel DOSSIER-SUIVI/AGENDA pour

CONTROLER leurs ACTIVITES de VENTES et mieux CONNAITRE le nouveau

produit ;

2) Contacter tous les CLIENTS EXISTANTS pour leur parler du NOUVEAU PRODUIT :

invitation à un SEMINAIRE, VISITE ou BROCHURE d’information ;

3) Profiter des contacts pour RENOUVELER les VENTES de produits déjà UTILISÉS par

le client, offrir les AUTRES PRODUITS ET SERVICES de l’entreprise et

particulièrement le nouveau logiciel DOSSIER-SUIVI/AGENDA.

4) Établir une politique de CONTROLE HEBDOMADAIRE des ACTIVITÉS de

VENTES avec comme récompense un VOYAGE de deux semaines pour deux (2)

personnes au MEILLEUR VENDEUR.

3.2 LISTE DES PRODUITS/CLIENTS/PROSPECTS

Le tableau 1 présente le « SOMMAIRE DES PRODUITS/CLIENTS/PROSPECTS que pourrait

faire notre compagnie. Les CLIENTS actuels se divisent en 1500 pour le secteur du Mobilier,

500 pour le Photocopieur, 250 pour le Fax et 100 pour l’Informatique. Le tableau donne une

estimation des PROSPECTS pour chaque produit. Il estime aussi les POTENTIELS.


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TABLEAU 1. SOMMAIRE DES PRODUITS/CLIENTS/PROSPECTS

PRODUITS CLIENTS PROSPECTS POTENTIELS

MOBILIER 1500 300 500

PHOTOCOPIEUR 500 100 500

FAX 250 1000 2000

INFORMATIQUE 100 500 2000

DEFINITIONS :

CLIENT : Entreprise ou personne à qui nous avons déjà vendu pour plus de $1000.

sujet : Client-Mobilier-2006.08

PROSPECT : Entreprise ou personne que nous avons déjà contactée et qui semble intéressée

par un produit. Un Client-Mobilier peut être un Prospect-Photocopieur

sujet : Prospect-Fax-2006.08

POTENTIEL: Entreprise ou personne qui pourrait être intéressée par nos produits mais que

nous n’avons pas encore contactée.

sujet : Potentiel-Photocopieur-2006.08

Potentiel-DSA-2006.08


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3.3 RAPPORT DES ACTIVITES DE VENTES

Le tableau 2 présente un formulaire de contrôle hebdomadaire des ACTIVITES DE VENTES.

Nos sept (7) ACTIVITES standard y sont mesurées par les colonnes OBJECTIFS, REELS et

ECARTS. Il faut voir ce rapport comme un moyen de MOTIVATION et d’ORGANISATION

important pour suivre l’évolution des VENTES au fur et à mesure.

Il faut porter une attention spéciale a l’activité « 5. ENTENTE DE SERVICE ». Elle est la clef

de la REUSSITE du vendeur et de l’entreprise...

Par contre, n’oublions pas que les

POTENTIELS d’HIER sont les

PROSPECTS d’AUJOURD’HUI et les

CLIENTS de DEMAIN.

TABLEAU 2. FORMULAIRE DES ACTIVITES DE VENTES

ETAPES ACTIVITÉS OBJECTIFS REELS ECARTS

1 Potentiel

(liste, publicité, fax, téléphone)

50 40 -10

2 Prospect

(téléphone, fax, lettre)

10 10 0

3 Rencontre de vente

(visite de, à)

5 6 +1

4 Offre de service

(Soumission, Proposition)

5

$50,000

4

$40,000

-1

-$10,000

5 Entente de service

(Contrat, Commande)

3

$25,000

4

$30,000

+1

$5,000

6 Support après-vente

(Entente de support, Entretien)

2

$1,000

3

$1,500

+1

+$500

7 Organisation, administration

(plan, réunions, rapports..)

5 5 0


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4. LOGICIEL DOSSIER-SUIVI/AGENDA

4.1 SOMMAIRE

Tout ça c’est bien beau, mais COMMENT S’ORGANISER POUR ne pas SE PERDRE dans

les tâches ADMINISTRATIVES et les activités NON PRODUCTIVES. Nous sommes à l'ère

de l'informatique. L’ordinateur doit nous servir.

Le logiciel DOSSIER-SUIVI/AGENDA sera l’outil permanent des employés de la firme. Il

permettra entre autre de gérer les :

Dossiers de CLIENTS, PROSPECTS, POTENTIELS, VENDEURS, FOURNISSEURS

(Noms, Adresses, Téléphones, Suivis)

SUJETS d’INTÉRÊTS

(Client-Mobilier-0008, Prospect-Fax-0008, Région Laval, etc.)

SUIVIS de DOSSIERS/PERSONNES

(Potentiels, Prospects, Clients, Employés, Fournisseurs)

AGENDA DES VENDEURS (DESTINATAIRE)

(Dates, Compagnies, Contacts, Téléphones, Adresses, Activités, Montants)

AGENDA DES OFFRES (EMETTEURS)

(1.Potentiels, 2.Prospects, 3.Rencontres, 4.Offres, 5.Ententes, 6.Supports, 7.Organisation)

RAPPORTS d’ACTIVITÉS de VENTES AVEC NOMBRES ET TOTAUX

(suivi Complété = Oui, Non, Tous)

(par Vendeur, par offre, par Période de temps)

DOCUMENTS de FAX, de LETTRES PERSONNALISÉES, de FORMULAIRES, etc.

(Présentations de produits - Offres de services)

(Entente de services - Bons de commande clients et fournisseurs)

IMPRESSION d’ÉTIQUETTES et d’ENVELOPPES

(pour une PERSONNE, un GROUPE, un SUJET)

IMPRESSION de LISTES téléphoniques et d’adresses

(pour une PERSONNE, un GROUPE, un SUJET)

BOTTIN TÉLÉPHONIQUE à l’écran avec SIGNALEMENT automatique.

ET BIEN D’AUTRES...


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4.2 L'ÉCRAN DU DSA

L'écran DSAV regroupe l’information sur le contact. Elle se divise en 13 parties :

1. Ligne de Titre DSA Nom de compagnie, utilisateur

2. Menu : Fichier, Modifier...

3. Barre de contrôle : Nouveau, Duplique...

4. Barre de calendriers: Date, Calendriers…

5. Fenêtre Ouvrir: DSAV, Type/Code

6. Barre d'action: Modifier suivi, Téléphoner…

7. Barre Fiche/Liste: Onglets Fiche, Liste

8. Zone d’options : Agenda de, Complété

9. Zone de référence : Compagnie, Nom, Dossier...

10. Barre d’écran : 1-Agenda, 2-Dossier...

11. Écran de travail : Dossier, Suivis...

12. Barre de statut: informations sur le dossier

13. Contrôles zone de Travail: Nouveau, Duplique...


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4.3 INSCRIPTION D'UN DOSSIER

La zone de référence regroupe les principaux champs qui identifient le dossier : Catégorie,

Responsable, Compagnie, Titre, Nom, Prénom, Source, Dossier (numéro de), Numéro de

comptabilité, Adresse, Téléphones (2), Courriel.

L’écran 1.Description, présente les autres champs qui décrivent un dossier : Langue, Sexe,

Salutation, Classe, Statut, Divers, Profession, Mémo, Sécurité, Dates de Début, Fin, Naissance,

Modifiables (9) et Notes.

Le champ Catégorie (de dossier) permet entre autre de regrouper les DOSSIER par CLIENTS

(CL), PROSPECTS (PR), POTENTIELS (PO), EMPLOYES (EM), FOURNISSEURS (FO),

DOSSIERS (DO), PROJETS (PJ), DIVERS (DI), etc.

Le champ Responsable contient le nom du Vendeur affecté à ce dossier. Le champ Source

rappelle d’où est venue cette personne : Publicité, Référence, Télémarketing, Pages Jaunes,

Publipostage, etc..

Comme vous pouvez le constater, cet écran contient beaucoup d’information UTILE au

VENDEUR, au DIRECTEUR DE VENTE ou à tout EMPLOYÉ.


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Pour entrer plus de 2 numéros de TELEPHONES, cliquez sur l'onglet 3-TÉLÉPHONE

On peut spécifier le type de téléphone: TRAVAIL (TRA), FAX (FAX), CELLULAIRE (CEL),

RESIDENCE (RES), etc.

Pour entrer plus d'une ADRESSE, cliquez sur l'onglet 4-ADRESSE.

On peut spécifier le type d'adresse: TRAVAIL (TRA), RESIDENCE (RES), LIVRAISON

(LIV), FACTURATION (FAC), etc.

Les SUJETS sont particulièrement importants. Ils permettent de RECHERCHER ou

REGROUPER les DOSSIERS par GROUPES, SUJETS, DESCRIPTEURS ou MOTS-

CLEFS, etc.

Le DSA suggère des sujets qui reviennent le plus tel le site Web.

Dans notre exemple, il pourrait y avoir :

.WEB : http://www.micronomie.com

Échéance : support DSA 2009.01-30

DSA : client version 7.0


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4.4 SUIVI DU DOSSIER

La Figure 3 « SUIVI D’UN DOSSIER » présente l’ÉCRAN SUIVI.

La zone de référence identifie le dossier : Catégorie, Responsable, Compagnie, Titre, Nom,

Prénom, Source, Dossier, Adresse, Téléphone, Complété (Non).

La Zone de Travail contient les SUIVIS:

Le champ No DSA contient le Numéro DSA de ce dossier

Le champ C (Complété) permet de connaître si l’activité est Complétée :

• Non lorsqu'elle n'est pas crochetée

• Oui lorsqu'elle est crochetée.

Le NON représente les activités qui restent à faire.

Le OUI représente un historique des activités qui sont faites.

Le champ Priorité contient une priorité lorsqu'il n'y a pas de date de début

Le champ D_Début contient la DATE DE RAPPEL de l’ACTIVITÉ.

Le champ D_Fin contient la DATE DE FIN de l’ACTIVITÉ. (ce champ n'est pas encore utilisé)


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Le champ Activité décrit l’activité. Il peut y avoir jusqu’à 225 caractères de texte. Nous

suggérons d’y inscrire l’essentiel du suivi :

Offre no 00134, 2006-10-15 $295.00

2006.10.22 Téléphone à, réponse vendredi

DSA-4 utilisateurs, réseau 4 utilisateurs

Formation 4 heures $295

Total vente $590.

Il faut ici un compromis entre une description sommaire et une activité mesurable de VENTE :

TÉLÉPHONER à UN PROSPECT (R=2) pour OBTENIR UNE RENCONTRE (R=3).

Le champ Note peut contenir une note avec un nombre illimité de texte.

Le champ Émetteur contient le CODE de la personne qui à EMIS L’ACTIVITÉ. Il peut s’agir

du VENDEUR, de son DIRECTEUR DE VENTE, d’une SECRETAIRE, d’une fonction de

l’entreprise comme OFFRE DE SERVICE, etc. Il est possible d’obtenir L’AGENDA PAR

EMETTEUR (OFFRE).

Le champ Destinataire contient le CODE de la personne à qui est DESTINÉE l’activité : le

VENDEUR. Il est possible d’obtenir L’AGENDA PAR DESTINATAIRE (VENDEUR).

Le champ R (Résultat) peut contenir le TYPE D’ACTIVITÉ DE VENTE :

1.POTENTIEL, 2.PROSPECT, 3.RENCONTRE, 4.OFFRE, 5.ENTENTE,

6.SUPPORT, 7.ORGANISATION, ETC...

Le champ S (Sécurité) contient le groupe de sécurité.

Ces SUIVIS PAR DOSSIER/PERSONNE permettent d’obtenir UN (1) RAPPORT

ESSENTIEL au bon contrôle de nos VENTES :

*** QUEL EST L’HISTORIQUE DU DOSSIER ***

LA LISTE DES SUIVIS COMPLÉTÉS = TOUS (OUI ET NON), PAR DOSSIER

ET PAR DATE.


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4.5 AGENDA DU VENDEUR (Destinataire)

L’AGENDA DU VENDEUR se présente à la Figure 4.

La zone d’option identifie l’AGENDA DE et en donne le No DSA, Prénom, Nom et

Compagnie.

L’option Complété peut-être NON, OUI, TOUS (Non et Oui).

L’option Période peut être : Jour, Semaine, Mois, 6-Mois, Année, Tout, A0, A1, A2... B0, B1,

B2, B3...C0, C1, C2, C3... (jusqu’à) Z7,Z8,Z9.

L’option Agenda Par peut être par DESINATAIRE, EMETTEUR,

ÉMETTEUR/DESTINATAIRE ou TOUS.

L’option Activité peut être laissé à blanc ou entrer un mot pour n’afficher que les activité

débutant par ce mot.

L’option Résultat vide affiche tous les Résultats ou entrer un Résultat pour n’afficher que ceux-

ci.

La zone de référence présente un sommaire du dossier actif dans l’AGENDA : Catégorie,

Compagnie, Titre, Nom, Prénom, Source, Dossier (numéro de), Adresse, Téléphone (3).


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La Zone de Travail partie regroupe les SUIVIS qui correspondent aux options de l’AGENDA.

Chaque SUIVI comprend No. DSA, Complété, Priorité, Date Début, Date Fin, Jour, Activité,

Note, Émetteur, Destinataire, R (Résultat), S (Sécurité). Il s’agit des mêmes champs que ceux

de l’écran SUIVI décrit auparavant. L’AGENDA ne fait que présenter les SUIVIS par

Destinataire ou par Émetteur.

A partir de l’écran AGENDA, vous pouvez aller directement au dossier en cliquant sur les

boutons :

Ces AGENDAS par DESTINATAIRE (VENDEUR) et ÉMETTEUR permettent d’obtenir,

avec la même information que celle des SUIVIS, DEUX (2) AUTRES RAPPORTS

ESSENTIELS au bon contrôle de nos VENTES :

*** QUI FAIT QUOI, QUAND, COMMENT ***

L’AGENDA PAR VENDEUR ET PAR DATE POUR

LES SUIVIS COMPLÉTÉS = NON.

*** QUI A FAIT QUOI, QUAND, COMMENT ***

L’AGENDA PAR VENDEUR ET PAR DATE POUR

LES SUIVIS COMPLÉTES = OUI.


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4.6 AGENDA DES OFFRES DE SERVICES (Émetteur)


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4.7 TÉLÉPHONE

Caractéristiques :

Les Téléphones du dossier : travail (TRA), résidence (RÉS), cellulaire, (CEL), pagette

(PAG), etc.

Contient : Contact Pays, Région, Numéro, Extension, Type, Code, Description, Courriel,

Statut, Sécurité, Date de, Mise à Jour.

STATUT : Le Statut peut être « A » pour Actif ou « I » pour Inactif.

Si vous le spécifiez « Statut Email = (A)ctif » dans vos envois massifs de

courriels seul les Actifs seront choisis.

Permet d’éliminer les adresses des personnes qui ne veulent pas recevoir de

publicité par courriel.


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4.8 ADRESSE

Caractéristiques :

Les Adresses du dossier : travail (TRA), résidence (RÉS), livraison (LIV), etc.

Contient : Contact, Rue, Suite, Adresse2, Ville, Province, Pays, Code Postal,

Type, Sécurité, Date de Mise à Jour.


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4.9 SUJET

Caractéristiques :

Les Sujets ou Mots-Clefs ou Descripteurs : Assurance, Manufacturier, Région, etc.

Contient : Groupe, Sujet, Sécurité, Date de mise à jour.

Permet de regrouper les dossiers par groupe et/ou sujet pour des rapports, de toutes sortes

Il est possible de regrouper par Sujets Multiples.

Contient une ou plusieurs .Email (Messagerie)

Contient une ou plusieurs adresses .WEB (Site Internet)


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4.10 DOCUMENT

Caractéristiques :

Les Documents du dossier : lettres, fax, mémos, chiffriers, photos, etc.

Contient : No DSA, A, De, Titre, Description Extension, Sécurité, Date du Fichier, Date de

mise à jour.

Permet n’importe quel fichier d’une application Windows : Word (doc), Excel (xls), Image

(bmp), etc.

Le DSA lance l’application qui ouvre le document en cliquant 2 fois sur le fichier.

Vous pouvez corriger un titre en cliquant 2 fois sur le titre.

Lors de l’ajout d’un nouveau document, une

fenêtre s’ouvre pour que vous donniez un titre

au document en commençant par la date pour

permettre un meilleur classement


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4.11 MODIFICATION SUIVI ET NOTE

Caractéristiques de « Note » :

Contient du texte de longueur illimitée.

Exemple : Implantation formation

Louise Soulard, Comptable


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4.12 FACTURE

4.12.1 Facture (en Rouge si le solde est Positif)

Caractéristiques :

Présente une liste des Factures du logiciel comptable « Avantage ».

Par ordre inverse de date.

Contient : No Facture, Date, Numéro Livré à, Numéro du Client, Compagnie, Numéro de

commande, Description, Vendeur, Sous Total, TPS, TVQ, Total de facture.

Contient aussi : Solde de Facture,

Contient aussi : Délais de Paiement (date du jour moins la date de la facture)

Contient aussi : Suivi Note (champ ajouté par le DSA pour inscrire une note par facture).

Permet d’ouvrir l’Écran Facture en double cliquant sur la Description.

4.12.2 Statistiques de Ventes

Caractéristiques :

Les Statistiques de ventes apparaissent dans la « Barre de Titre » des Clients.

Contient : Nom du Client, le Solde dû, le Total de l’Année en cours, le Total à Date du

client.

L’onglet Facture est en ROUGE si le solde est positif.


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4.13 ÉCRAN FACTURE

4.13.1 Liste

Caractéristiques (section du haut):

S’ouvre en double-cliquant sur la Description de l’onglet « Facture » de l’écran DSAV.

Présente une liste des Factures du logiciel comptable « Avantage ».

Par ordre inverse de date.

Contient : Numéro de facture, Date, Numéro Livré à, Numéro du client, Numéro de

Facture, Numéro de Commande, Description, Vendeur, Sous Total, TPS, TVQ, Total.

Contient aussi : Solde de la facture (des Recevables.)

Contient aussi : Délais de paiement (date du jour moins la date de la facture).

Contient aussi : Le Statut de la soumission.

Contient aussi : Suivi Note (champ ajouté par le DSA pour inscrire une note par facture).


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4.13.2 Fiche

Caractéristiques (section du haut):

Contient : No facture, Date de la facture, Détails de Facturé à et de Livré à, Transporteur,

No de commande, No du Vendeur, Remarque, le Sous total de la commande, les taxes,

Total, , Total reçu, Solde dû, et Statut pour les Soumissions.

4.13.3 Items de Facture

Caractéristiques (section du bas):

Contient : Numéro de Produit, Description, Quantité commandée, Quantité livrée, Prix

unitaire, Total.

4.13.4 Imprimer Facture

Permet d’imprimer la facture avec un format Windows.

4.13.5 Afficher % Profit, Totaux

Pour les administrateurs il possible d’afficher les coûts et les profits bruts pour chaque item

dans la section du bas


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4.14 RAPPORT FICHE D’UN DOSSIER


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La figure 5 présente le RAPPORT D’UNE FICHE DOSSIER/PERSONNE. Il s’agit en fait

ECRAN 2. DOSSIER/PERSONNE d’un imprimé de toutes les informations que

contient le logiciel DOSSIER-SUIVI/AGENDA sur ce dossier :

ECRAN 4. TÉLÉPHONES

ECRAN 5. ADRESSES

ECRAN 6. SUJETS

ECRAN 7. DOCUMENTS

ECRAN 8. NOTES

ECRAN 3. SUIVIS

COMMENTAIRE. (Notes manuscrites)


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4.15 RAPPORT AGENDA PAR VENDEUR

Un exemple de l’imprimé de l’AGENDA PAR VENDEUR (DESTINATAIRE) est fourni à la

Figure 6. Notez que le no de TÉLÉPHONE et l’ADRESSE de chaque CONTACT sont inclus.

Le vendeur n’a donc pas besoin d’avoir un ordinateur lors de ses déplacements.

Ce rapport est semblable à l’ÉCRAN AGENDA PAR VENDEUR.

Lorsqu’on l’imprime pour les « Complétés = Non », il est :

L’AGENDA PAR VENDEUR DES ACTIVITÉS A FAIRE.

Lorsqu’on l’imprime pour les « Complétés = Oui », il est :

LE RAPPORT D’ACTIVITÉS COMPLÉTÉS PAR VENDEUR.

La période de temps peut-être de une (1) ou plusieurs journées.


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4.16 RAPPORT AGENDA DES OFFRES NON COMPLÉTÉES


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4.17 RAPPORT DOSSIERS PAR SUJETS


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4.18 EXEMPLE DE RÉFÉRENCES D’UN CLUB DE VENDEURS

FIGURE 7. EXEMPLE D’UN CLUB D’ECHANGE DE VENDEURS

Date : 06.08.20 MICRONOMIE INC.

FICHE COMPLETE D’UNE PERSONNE

----------------------------------------------------- PERSONNE/DOSSIER ----------------------------------------------------

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Numéro....... : INITCL Compagnie : Club Inities Champion de Laval

Nom............ : Prénom..... :

---------------------------------------------------------------- SUIVIS --------------------------------------------------------

C ACTIVITÉ EMET DESTINA. RAPPEL R

N André Chaput ; 378-7890 PHILIP_R CLAUDE_R 2006.04.18

O Daniel Courtois ; 276-9045 DANIEL_C PHILIP_R 2006.04.18 O

O Délis Jus ; 678-1234 MARC_T LUC_T 2006.05.02 O

O Gilbert Thibert ; 345-6789 GILBER_T LOUISE_B 2006.05.02 N

N Line Babin ; 234-6745 RICHAR_ JOHANE-M 2006.05.02

O Patrice Lapointe Informatissimo 745-1777 MICHEL_B JEAN-Y_T 2006.05.02 F

N Bernard Gilles Gougoux CLAUDE_R LUC_T 2006.05.16

O Daniel Genest ; 342-9911 JEAN-Y_T JACINT_F 2006.05.16 O

O Jacques Vandelac ; 819-562-4045 MICHEL_B JEAN-Y_T 2006.05.16 O

O Jean-Yves Thibault ; 383-7166 JEAN-Y_T RICHAR_A 2006.05.16 N

N Luc Touchette ; 567-2356 LUC_T JOHANE-M 2006.05.16

O Luc Touchette ; 567-2356 LUC_T DOMINI_B 2006.05.16 F

N Richard Alary RICHAR_A LUC_T 2006.05.16

N Denise Alain ; 345-7890 LAUDE_R MARC_T 2006.05.30

N Gilbert Thibert ; 523-8765 GILBER_T MARC_T 2006.05.30

N Jean Jacques Corbeil ANDRÉ_B JEAN-Y_T 2006.05.30

N Lucie Houde 456-3498 DOMINI_B JEAN-P_L 2006.05.30

N M.Continelli ; 453-8967 RICHAR_T LUC_T 2006.05.30

LEGENDE :

C COMPLÉTÉ = (N)on, (O)ui

R RÉSULTAT = vente (O)ui, vente (N)on, vente (F)uture

Un RAPPORT DES ECHANGES DE PROSPECTS d’un CLUB DE VENDEURS est donné à

la figure 7.

L’ACTIVITE contient le NOM ET TÉLÉPHONE DU PROSPECT.

L’ÉMETTEUR contient le nom du vendeur qui émet la référence.

Le DESTINATAIRE contient le nom de celui qui la reçoit.

La DATE DE RAPPEL est la date de la RÉUNION du groupe.


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Lors de l’ÉMISSION, le champ C (COMPLÉTÉ) est laissé à (N)on et le champ R

(RÉSULTAT) est laissé à blanc (« »).

A chaque réunion du groupe, le responsable des références remet ce rapport :

LISTE DES REFERENCES NON COMPLÉTÉS

(Suivi pour le Club, Complétés = Non)

A chaque réunion du groupe, les membres donnent un FEEDBACK SUR LES RÉFÉRENCES.

Le champ C (COMPLÉTÉ) devient alors (O)ui et le champ R (RÉSULTAT) peut

contenir : (O)ui pour vente, (N)on vente, (F)utur vente anticipée.

A chaque semestre, la personne responsable des références remet les rapports suivants :

LISTE DES REFERENCES EMISES PAR VENDEUR

(Agenda par Émetteur, Complétés = Tous)

LISTE DES REFERENCES RECUES PAR VENDEUR

(Agenda par Destinataire, Complétés = Tous)

SOMMAIRE DES RÉFÉFENCES ÉMISE, RECUES, RÉSULTATS PAR

VENDEURS

Nous voyons ainsi que le logiciel DOSSIER-SUIVI/AGENDA est tellement FLEXIBLE

qu’il peut s’adapter facilement à différentes ACTIVITÉS DE VENTES.


MICRONOMIE INC. 33

5. LES AVANTAGES DE L’INFORMATIQUE

J’espère que ces exemples concrets pourront être utiles aux lecteurs. Quels sont les

BÉNÉFICES QUE VOUS OFFRE LE LOGICIEL DOSSIER-SUIVI/AGENDA ?

5.1 POUR LE VENDEUR

AUGMENTER SES VENTES ET SA PROFITABILITÉ

MIEUX ORGANISER SON TRAVAIL

CONTROLER SES RESULTATS PLUS FACILEMENT

MINIMISER LES PERTES DE TEMPS EN RECHERCHE D’INFORMATION

AMELIORER LA QUALITÉ DE SON SERVICE AUX CLIENTS

PROFITER DE L’OUTIL MODERNE DE GESTION QU’EST L’ORDINATEUR

AUGMENTER L’ASPECT CREATIF DE SES TACHES

CONSACRER PLUS DE TEMPS AUX ACTIVITÉS PRODUCTIVES

... (AJOUTEZ LES VOTRES)


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5.2 POUR LE DIRECTEUR DES VENTES

AMELIORER L’ORGANISATION DE SON DÉPARTEMENT

MIEUX STRUCTURER LA FONCTION VENTE ET SES ACTIVITÉS

DÉTECTER A TEMPS LES CHANGEMENTS DU MARCHÉ

COORDONNER LES ACTIVITÉS DE SON ÉQUIPE DE VENTE

AUGMENTER LA MOTIVATION ET LA SATISFACTION DES VENDEURS

AUGMENTER LE CHIFFRE D’AFFAIRE ET LA PROFITABILITÉ

DIMINUER LE ROULEMENT DU PERSONNEL

FACILITER L’INTÉGRATION DES NOUVEAUX VENDEURS

AUGMENTER LA FIDÉLITÉ DE SA CLIENTELE

OPTIMISER LE SUPPORT APRES VENTE

CONNAITRE RAPIDEMENT L’ETAT DE SON DÉPARTEMENT

MIEUX REPARTIR LES MANDATS AUX VENDEURS

IDENTIFIER RAPIDEMENT LES PROBLEMES ET LEURS SOLUTIONS



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5.3 POUR L’ENTREPRISE

OFFRIR DES OUTILS ADÉQUATS A SON PERSONNEL DE VENTE

RESTER A LA FINE POINTE DE L’INFORMATION ET DE SES TECHNIQUES -

MIEUX GERER LA RESSOURCE (CAPITAL) INFORMATION DE L’ENTREPRISE

-

DEVANCER LA COMPETITION

AUGMENTER LA QUALITÉ DE SON SERVICE ET DE SES PRODUITS

PROJETER UNE IMAGE D’EFFICACITÉ ET DE FIABILITÉ

DIMINUER SES COUTS D’OPÉRATION

AUGMENTER L’EFFICACITÉ DE SON PERSONNEL

AMÉLIORER L’EFFICIENCE DE SES ACTIVITÉES



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5.4 PLUS D’INFORMATION

Vous trouverez d’autres informations sur le DSA dans les documents suivants :

(Vous pouvez cliquez sur les liens Internet pour afficher le document.)

• « DSAV, Sommaire » (ce document)

• « DSAV, Tutoriel »

• « DSAV, Comment gérer les ventes »

• « DSAV, Manuel de l’Utilisateur »

• « DSAV, Liste des Procédures »

• « DSAV, Module Projet Avantage »

• « DSAV, Module Comptabilité Avantage »

• « DSAV, Module Comptabilité GLOBAL de LCM »

• « DSAV, Module Gestion des Dons »

• « DSAV, Module Gestion des Équipements »

• « DSAV, Module Gestion des Appels de Services ».

• « Multi-Inventaire avec Avantage »

Pour plus d’information, veuillez consulter :

MICRONOMIE INC.,

TÉLÉPHONE (514) 952-9347

E-Mail : [email protected]

WEB: www.micronomie.com Documentation : http://www.micronomie.com/document/document.html

2009.07

http://www.micronomie.com/document/sommaire_v.pdf

http://www.micronomie.com/document/tutoriel_v.pdf

http://www.micronomie.com/document/vente_v.pdf

http://www.micronomie.com/document/dsav_mu.pdf

http://www.micronomie.com/procedures/dsav%20procedure.htm

http://www.micronomie.com/document/projet_mu.pdf

http://www.micronomie.com/document/ava_mu.pdf

http://www.micronomie.com/document/LCM_GLOBAL_MU.pdf

http://www.micronomie.com/document/DSAV%20MODULE%20DON%20BOSCO.pdf

http://www.micronomie.com/document/Multi_mu.pdf

mailto:[email protected]

http://www.micronomie.com/

http://www.micronomie.com/document/document.html