Transformation des
espaces à la
bibliothèque:
Défis,
opportunités et leçons
apprises
CMD – atelier 42
Sylvain Champagne
Bibliothèque Myriam et J.-Robert Ouimet
Congrès des milieux documentaires du Québec
1er au 3 décembre 2014
L’édifice «Côte-Sainte-Catherine»
• Construit en1996
• Architecte: Dan Hanganu
• Fenestration abondante
• Utilisation de matériaux bruts de
type industriel
• Prix d’excellence en architecture
institutionnelle de l’ordre des
architectes du Québec en 2000
• 7 857 EETC en 2011-2012
3
La bibliothèque en chiffres (2013-2014)
• 4 947 mètres carrés (560 X 150 pieds)
• 710 places assises
• 42 postes informatiques
• 356 529 monographies
• 2 204 titres de périodiques
• 382 409 visiteurs
• 32 employés
4
Déficit d’espace et de places assises
1
0,6 0,6
0,8
UDM HEC POLY CREPUQ
mètres carrés par EETC(7 857)
8,7
11,1
10,3 10,4
UDM HEC POLY CREPUQ
EETC (7 857) par place assise
Source: CREPUQ - Tableau 13, Statistiques générales des bibliothèques universitaires québécoises 2011-12.
Superficie et capacité d’accueil de la bibliothèque par le nombre
d’étudiants équivalents à temps complet (EETC)
9
Résultats du sondage LibQUAL+ 2007, 2010 et 2013
Bibliothèque comme lieu
Écart de supériorité
Commentaires des
étudiants
• Pas assez de prises
électriques
• Pas assez de places assises
durant les périodes de pointe
• Pas assez de salles de travail
en équipe
• La bibliothèque est bruyante
-0,81 -0,78 -0,76
-1,05
-1,46
-0,57-0,65
-0,89
-0,58
-1,6
-1,4
-1,2
-1
-0,8
-0,6
-0,4
-0,2
0
2007 2010 2013
LP2 (quiet space/individual activities)
LP5 (community space)
Average (LP1-LP5)
10
Le rêve – Le plan directeur en 2010
• Projet de $7M en collaboration avec atelier TAG + jlp
• Utilisation de rayonnage compact
• Augmentation de 35% du nombre de places assises
• Une place, une prise!
• Intégration des services, espaces collaboratifs, café 24/7, etc.
11
Modernisation de la bibliothèque
Ce projet est un
rêve. C’est la
bibliothèque du futur!
Attention mon
ami. Face à
la réalité, ton
rêve peut
devenir un
cauchemar!
Célébrités de notre exposition en cours: L’Encyclopédie de Diderot et D’Alembert
12
Démarrage du projet au printemps 2013
• Phase I (mai 2013 à janvier 2014)
• Élagage et déplacement des collections
• Installation du rayonnage compact
• Phase II (février à septembre 2014)
• Poursuite de l’élagage et du déplacement des collections
• Déménagement de locaux
• Réaménagement des espaces dans la section nord-ouest
13
Phase IInstallation du rayonnage compact
Élagage, mise en boîte et déménagement temporaire des collections
813 boîtes en entrepôt
Élagage et déménagement des collections
Retirer le rayonnage
Installation des systèmes et tests
Août 2013
Décembre 2013
Janvier 2014
Avril 2014
16
Phase IITâches préliminaires au chantier
Élagage et mise en boîte des collections
Vider la salle des journaux et déplacer ces documents ailleurs
Élagage et mise en boîte des collections
Intégrer les collections dans le rayonnage compact
Construire 3 bureaux pour les bibliothécaires
Déménagement: bibliothécaires, appareils et équipements d’impression
Retirer les derniers rayonnages vides et meubles
5 mai: début des travauxJanvier/février 2014
Mars/avril 2014
Mai 2014
17
Phase IIConception des nouveaux espaces
Activité de co-design
Groupe de discussion
Analyse des besoins
Planification fonctionnelle et technique
Estimé, plans préliminaires
Appel d’offres
Chantier prévu jusqu’à la fin août
Décembre 2013 à
février 2014
Mars/avril 2014
Mai 2014
Octobre 2014
18
Les défis: Un budget de $1,3M
• Utilisation de matériaux existants:
• tablettes
• tapis et tuiles acoustiques du plafond
• portes et quincaillerie
• Alimentation électrique le long des murs seulement
• Panneaux de verre standard
20
Les défis: L’aspect architectural
• Respect du langage
architectural
• Harmonisation des couleurs
et des matériaux
• Planifier selon les
prochaines phases
d’aménagement
• Éviter l’effet «patchwork»!
21
Les défis: Un échéancier serré
• Mai 2013 à septembre 2014
• Travaux durant les sessions
académiques
• Pas de fermeture de la
bibliothèque
• Retards inévitables
• Phase I: 2 mois
• Phase II: 1 mois
• Mobilier…plus tard
22
Les défis: Un programme d’élagage ambitieux
Collections
(tablettes)2012
2014
(prévu)%
2014
(septembre)%
Collection générale 4 980 3 756 -25% 3 580 -28%
Périodiques 3 900 2 380 -39% 2 480 -36%
BANQ 624 400 -36% 584 -6%
SOC 420 260 -38% 125 -70%
PGO 948 470 -50% 500 -47%
Reference 370 96 -74% 432 +1%
Statistique Canada 540 540 - 0 0
Total 11 782 7 902 -33% 7 701 -35%
Notes:
• Les thèses et mémoires de HEC Montreal (258 t) ont été déplacées dans la collection de
référence.
• L’élagage de la collection PGO collections sera complété en 2015.
• Collections mises en boîtes dans un entrepôt temporaire:
• Statistique Canada (600), index (140) et autres (+/- 50)
23
Les défis: Un programme d’élagage ambitieux
• Implique plusieurs processus
et l’ensemble du personnel
• Pas de politique écrite de
développement des collections
• Stratégie prudente et
conservatrice
LES RÉSULTATS
• Monographies: +/- 60,000 livres retirés (+/- 1 sur 6)
• Périodiques: +/- 750 titres retirés et 18 abonnements cessés
24
Les défis: Nos ressources humaines
• Peu de ressources
supplémentaires affectées
au projet
• Coordination
• Mobilisation des employés
• Informer…informer
• Offrir de la reconnaissance
• Ce projet doit devenir leur
projet
25
Les opportunités: Un entrepôt
• Un entrepôt temporaire à
l’édifice Decelles a permis
de rencontrer les délais
prévus
• Plus de 800 boîtes de
documents peu utilisés
• Service de livraison 24
heures pour les documents
entreposés
• Entrepôt permanent?
27
Les opportunités: Nos collections
• Connaissance plus approfondie
de nos collections
• Critères d’élagage
• Politique de développement et
de gestion des collections
• Meilleur équilibre entre
collections électroniques et
collections imprimées
28
Les opportunités: Un atelier de co-design
• 1 journée pour repenser
la bibliothèque comme
espace physique et
virtuel (9 décembre 2013)
• Participants:
• Architectes,
professeurs, étudiants
et employés de HEC
Montréal
29
Idées générées en co-design
• Déséquilibre entre les espaces
dédiés aux collections et ceux
dédiés aux usagers
• Besoin de différents types
d’espace
• Proximité et mobilité
• Améliorer l’expérience-usager
• Plus de technologie
• Café 24/7
• Portail intégré personnalisé
30
Les opportunités: Améliorer les espaces de travail des étudiants
Des tables de 24 pouces de profondeur…
Ce n’est pas suffisant!
31
Les opportunités:De nouvelles technologies
Technologie sans-fil
«Air Media»1 ou 4 écrans affichés
simultanément
32
La communication auprès des parties prenantes
• Personnel de la bibliothèque
• Une douzaine de bulletins
d’information
• Plusieurs présentations sur
l’avancement du projet
• Étudiants et associations
• Contacts réguliers
• Campagne sur Facebbok
• Professeurs et personnes clés
de l’École
• Visites du chantier
34
Facteurs de succès
• Suivi quotidien du projet
• Garder en tête les objectifs à moyen et à long terme
• Être flexible sur les détails mais ferme sur les enjeux plus importants
• Établir et conserver de bonnes relations avec tous les partenaires du projet
• Communiquer régulièrement avec toutes les parties prenantes et adopter un message simple
37
Objectifs et réalisations du projet
Objectifs
• Augmenter le nombre de places
assises
• Améliorer la qualité d’éclairage
• Offrir des surfaces de travail mieux
adaptées
• Ajouter des espaces de travail
collaboratif et des salles d’étude pour
les étudiants des cycles supérieurs
• Changer la localisation du poste
Bloomberg
• Offrir un espace différent et plus
informel pour les étudiants
Réalisations
• +/- 230 places supplémentaires (+32%)
• Meilleur système d’éclairage
• Plus de lumière naturelle
• Tables plus profondes de 6 pouces
• Alimentation électrique + recharge USB
• 12 salles (6 places) avec écran et
technologie sans-fil
• 5 nouvelles salles + 1 espace salon
• Salle fermée pouvant accueillir 2
postes Bloomberg
• «l’Espace Création»
38
Salles de travail collaboratif
Commentaires des étudiants
«Enfin de nouvelles salles de travail
collaboratif dans l’École. Elles sont
toujours occupées!
«C’est pratique…on a pas besoin
d’adaptateur quel que soit l’appareil qu’on
utilise, Mac ou PC»
«Le verre semble encourager la
productivité des équipes dans les salles»
45
«l’Espace Création»Créer…partager…évoluer
• Un espace différent dans la
bibliothèque et dans l’École
• Une grande pièce (+/- 12
places) et 2 salles petites
adjacentes (6 places)
• Pas de technologie
• Murs pour écrire
• Mobilier flexible
• Concept à développer
47
«l’Espace Création»
Commentaires des étudiants
«C’est plus accueillant et plus agréable»
«On aime parler dans la bibliothèque!»
«C’est très pratique de pouvoir écrire
directement sur les murs»
«Moins formel, plus cool pour le travail
en groupe»
«On l’utilise pour nos réunions
d’associations étudiantes»
50
Impact sur le nombre de visiteurs
38 090
58 41755 201
43 089
55 37553 308
38 391
60 791
49 447
0
10 000
20 000
30 000
40 000
50 000
60 000
70 000
septembre octobre novembre
Nombre de visiteurs - session d’automne
2012-2013 2013-2014 2014-15
52
Taux élevé d’utilisation des sallesavec réservation
63,40%66,55%
86,70%88,87%
4,90% 6,58%
67,70%
73,07%
58,10%
72,50%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
octobre 2014 novembre 2014
Toutes (22) travail collaboratif (12) Étude-3e (5) Étude-2e (4) Bloomberg (1)
Du lundi au vendredi
53
Et la suite…
• Réception et installation du mobilier
• Campagne promotionnelle• inauguration
• vidéo sur You-Tube
• Etc.
• Ajustements à apporter• signalisation
• zones de silence/bruit
• entretien ménager:
• nettoyage des vitres et murs
• poubelles et récupération
• campagne de sensibilisation
• Phase III bientôt ?
54