Techniques de réunion
Philippe BellissentJanvier 2013
Licence 2 Communication UFR LASH
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Plan
1/ Les objectifs d’une réunion 2/La préparation de la réunion
3/Une méthode pour gérer une réunion
4/Le compte rendu de réunion
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1/ Les objectifs d’une réunion
Un double objectif pour une réunion :
Le point de vue de l’organisateur: trouver des solutions à un problème posé
Le point de vue des participants : faire prévaloir son point de vue sur un problème posé
• La réunion doit déboucher sur consensus et sur des actions à entreprendre
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Typologie
Réunion d’information
Réunion de négociations
Réunion d’études de cas
Réunion de projet
Réunion de famille Des réunions difficiles du fait de l’amateurisme des
participants
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2/ La préparation de la réunion
Préparation générale :
Définir le thème les questions et les objectifs à atteindre d’une réunion
Définir les participants à la réunion Admettre des participants non désirés mais contraints
Choisir le moment de la réunion (date, heure) Négocier éventuellement la date de la réunion en
fonction des disponibilités des différents intervenants
Choisir le lieu de la réunion
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2/ La préparation de la réunion (2) Préparation logistique:
Réserver la salle
Définir les prestations annexes (pause-café, pot de fin de réunion)
Déterminer les moyens matériels nécessaires à la réunion (vidéo projection, micro micro baladeur tribune ou pupitre, téléconférences)
Éditer en nombre voulu les documents proposés en réunion
Réaliser et mettre en forme les documents de présentation (PowerPoint, vidéo)
Lancer les invitations (prévoir les questions d’accès (joindre un plan
éventuellement pour accéder à la réunion) gérer les problèmes de stationnement
Mettre en place une signalétique d’accès à la réunion
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3/Une méthode pour gérer une réunion
Le déroulement chronologique de la réunion
Le rôle des acteursL’animateurTypologie des participants
La gestion des thèmes
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Chronologie d’une réunion
Présentation initiale
Rappel du contexte
Objectifs de la réunion
Présentation d’un ordre du jour
Présentation et discussion des différents de l’ordre du jour
Décisions sur les points abordés
Conclusion et fixation de la prochaine réunion
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Les acteurs dans une réunion
Réunion et dynamique de groupe
Importance de l’animateur de la réunion
Choix d’un président de séance ?
Identification et définition des rôles des participants
La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf
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Réunion et dynamique de groupe
La dimension psychosociale d’une réunion ne peut être ignorée
Sinon risques d’échecs dans les objectifs attendus
La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf
Etre reconnu
Faire Agir
Appartenir
Agir
Etre rassuré
Comprendre
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Réunion et dynamique de groupe
Le triangle de Karpmann
Sinon risques d’échecs dans les objectifs attendus
La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf
Persécuteur
Sauveur Victime
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L’animateur
Un objectif : Obtenir des décisions sur les thèmes de la réunion
Six attitudes de base• 1. Obtenir la confiance
• 2. Ecouter
• 3. Stimuler
• 4. Développer l’esprit d’équipe
• 5. Promouvoir les potentialités de chacun
• 6. Favoriser la participation
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L’animateur
On ne gère un participant “difficile” que s’il gène l’écouteou le travail de groupe.
Si l’animateur se positionne contre le groupe, le groupe fait
corps (notamment quand le groupe perçoit des objectifs cachés).
L’animateur évite l’interprétation négative (un participant qui
s’endort, deux participants qui discutent...) à défaut, il est contraint
de faire face à cette “souffrance” ou il sera tenté de fairepreuve d’autorité (votre discussion peut intéresser tout le
groupe!).
L’animateur évite le “non”
La résistance aux changements peut s’accompagner parune clarté dans le processus pédagogique.
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L’animateur
Ne pas faire face à l’agressivité par l’agressivité ou la
remise en cause = répondre avec une voix douce,plus grave, prendre des temps, choisir lareformulation ...
Attention aux attitudes, aux regards qui trahissentvotre pensée profonde...
Le gestuel, le déplacement (se diriger vers le brouhaha, sans
regarder les personnes, accorder la gestuelle à sa parole, être assis = participation au groupe, debout = prise de contrôle...).
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Les participants
L’initiateurPropose les tâches, les buts ou les actions; définit
les problèmes; suggère des procédures.
L’informateurCherche à enrichir les discussions; transmettre
toute l’information qu’il possède; demande des faits et des données en rapport avec la discussion.
Le clarificateurInterprète ou explique les idées et les suggestions;
supporte mal les imprécisions donc demande des explications afin de clarifier les situations, les idées ou des termes; offre des suggestions ou des options; résume.
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Les participants
L’orienteurRamène le groupe à la ligne de conduite qu’il s’était
donnée; aide à faire respecter le plan de travail et les procédures établies, et lorsque nécessaire, rappelle aux membres les objectifs du groupe.
Le coopératifEst conscient des objectifs et construit dans ce sens
; exprime ses idées, sentiments et informations et respecte ceux des autres; défend ses points de vues mais sans obstination et construit avec les idées des autres
L’attentifDonne peu d’information mais écoute et observe
tout ce qui se passe dans le groupe; rappelle certaines idées émises qui n’ont pas été développées; peut faire remarquer les problèmes de fonctionnement qu’il détecte.
Le fignoleurTente de coordonner les idées des autres; exprime
peu ses opinions, cherche à construire de nouvelles idées à partir de ce que les autres ont dit.
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Les participants
Le fignoleurTente de coordonner les idées des autres; exprime
peu ses opinions, cherche à construire de nouvelles idées à partir de ce que les autres ont dit.
Le pacifisteCalme les esprits; cherche à concilier les différends
et à réduire les tensions; aide les personnes à explorer leur différence d’opinions; suggère une pause afin de résoudre les difficultés de nature interpersonnelle
Le portierS’assure que les canaux de communication restent
ouverts; facilite la participation des autres en demandant leur opinion; suggère des procédures qui permettent le partage des idées et des opinions
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Les participants
Le stimulateurTransmet aux autres le plaisir de travailler à une
cause commune et communique sa sympathie; encourage et soutient la contribution des membres du groupe par
son verbal et non-verbal.
Le médiateurOffre des compromis qui accordent de l’importance
aux idées qui sont en conflit; modifie les positions dans l’intérêt de la cohésion et du développement du groupe.
La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf
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Les participants
Mais on peut avoir aussi cette typologie…
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La réunion en IPPDA
Un schéma passe partout :
Information
Problèmes
Propositions
Décisions
Actions
Méthodes de communication écrite et orale Fayet Commeignes Dunod
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Titre
CR IPPDA
Informer les absents
Centrer l’écoute des participants
Constituer un tableau de bord pour suivre les actions
Préparer en amont ses interventions
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Synthèse d’une réunion en IPPDA
texte
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4/ Le compte rendu de réunionElément essentiel c’est lui qui donne sa raison d’être à la réunion
S’apparente à une forme de quasi contrat
Il doit y figurer :• · Le lieu de la réunion, la date, l’ordre du jour, l’heure de début et de fin de
réunion,• · Les objectifs de la réunion,• · Les amendements éventuels à l’ordre du jour,• · Le développement des points de l’ordre du jour :• - Le contenu des débats avec : - nom des intervenants,• - points d’accords et de désaccords,• - Les décisions prises et conditions dans lesquels elles ont été adoptées
(vote, à• l’unanimité, après consensus…),• - Les responsabilités de chacun,• - Les points laissés à la réflexion qui devront être repris à la prochaine
réunion,• · La date de la prochaine réunion, lieu, heure et ordre du jour.
http://www.t-a-c.org/doc/les%20differents%20type%20de%20reunions%20AFVP.pdf
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4/ Après la réunion• Le compte rendu
• Ecrire• Valider• Diffuser …. le compte rendu• Faire les modifications eventuelles suiant le
srmarques ou retours de participants.• Attention remarques valides que pour celui
qui s’exprime. Attention aux modifications post réunion
http://www.t-a-c.org/doc/les%20differents%20type%20de%20reunions%20AFVP.pdf
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Les comptes rendus
texte
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Les différents compte rendus
Méthodes de communication écrite et orale Fayet Commeignes Dunod
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4/ Après la réunion
• Bilan et analyse de la réunion
– Absence de certains de participants (raisons d’organisation ou raisons politiques ? (chaise vide) )
– Qualité de l’organisation matérielle
– Difficultés rencontrées dans le déroulement de la réunion ?
– Les objectifs ont-ils été atteints ? • Faire une analyse par objectif• Déterminer le degré d’obtention• Rechercher les causes• Définir les mesures correctrices ?
– contrôle des actions décidées en réunion.http://www.t-a-c.org/doc/les%20differents%20type%20de%20reunions%20AFVP.pdf
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Merci de votre attention
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