Système d’informationressources humainesdes unités et des services
Itinéraire Professionnel (agent)Dossier annuelGestion des classements Profil Salarié
Sirhus V2
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Formation SIRHUS – DU/RA
SOMMAIRE
Objectifs p 3 Quelques chiffres p 4 Outils mis à disposition p 5 Planning p 6 Glossaire p 7 Points d’attention p 8 Modalités de connexion à Sirhus p 9 Itinéraire Professionnel (agent) p 16 Le dossier annuel p 18 Gestion des classements p 48 Ergonomie Firefox p 58 Profil Salarié p 63
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Formation SIRHUS – DU/RA
Objectifs
Utiliser Sirhus dans toutes les unités afin d’établir le dossier annuel d’activités des ITA et émettre les bordereaux de proposition de classement
Utiliser Sirhus plus largement avec de nouvelles fonctionnalités
Historiser les dossiers annuels
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Formation SIRHUS – DU/RA
Quelques chiffres
Pour la délégation Normandie :
En 2008 5 laboratoires pilotes + la délégation 93 ITA concernés
En 2009
■ 21 laboratoires
■ 219 ITA
■ 260 personnes formées
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Formation SIRHUS – DU/RA
Outils mis à disposition
Une formation à l’outil
Une assistance aux utilisateurs en délégation [email protected]
Le site de la DRH http://www.sg.cnrs.fr/drh/carriere/dossier-annuel
Une aide en ligne (dans l’outil)
Une FAQ (nouveau)
Un mémento papier
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Formation SIRHUS – DU/RA
PLANNING
2 mars 2009 : vérification des conditions par le SRH
1er avril : ouverture de sirhus aux unités (1 mois de plus qu’en 2008 pour la campagne des dossiers annuels)
24 juin : Transmission des dossiers annuels et des bordereaux de proposition au SRH
Début septembre : commissions régionales de classement
Octobre : commissions nationales
À partir du 26 octobre : CAP
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Formation SIRHUS – DU/RA
Glossaire
DA : Dossier Annuel
DU : Directeur d’Unité
RE : responsable d’Entretien
RA : Responsable Administratif
CC : Corps au Choix
GC : Grade au Choix
EA : Echelon Accéléré
EC : Echelon au Choix (pour les TPN)
CA : Changement de Catégorie (pour les contractuels type 59)
PVI : Procès verbal d’installation
ARF : Attestation de reprise de fonction
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Formation SIRHUS – DU/RA
Points d’attention
Déconnexion automatique après 1 heure sans action
Un seul utilisateur par dossier (pas de saisie simultanée agent/RE)
Pas de déconnexion par la croix (en haut à droite), cela bloque le dossier de l’agent – utiliser fin de session
Nouveauté : les formations et expériences doivent être saisies au préalable par l’agent (plus de saisie directe en fiche 1)
2 traitements de nuit : après la mise à jour des RE après la validation définitive du classement
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Formation SIRHUS – DU/RA
Modalités de connexion à Sirhus
Contraintes utilisateur Sirhus
Connexion à Sirhus
Authentification Janus
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Formation SIRHUS – DU/RA
Contraintes utilisateur SIRHUS
Pré requis pour se connecter Dossier ou mini-dossier dans SIRHUS Entrée dans Labintel avec un email valide Etre autorisé à utiliser SIRHUS
Mini-dossier agent Pour les agents non CNRS (DU, ...) Créé par les services RH de la délégation
Navigateurs Internet Explorer versions 6 et 7 Firefox versions 1.5 et 2.0sous windows XP, Mac, Linux et langue française configurée
dans le navigateur
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Connexion à SIRHUS
Une application web sécurisée pour tous les utilisateurs (à ajouter dans les favoris) :
https://sirhus.dsi.cnrs.fr
Deux modes de connexion possibles
Connexion par certificat CNRS toujours valide Connexion par login/mot de passe (en cas de
problème avec le certificat) application Janus
Une application ouverte de 8 h 00 à 22 h 00 les jours de semaine et le samedi
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Formation SIRHUS – DU/RA
Si vous avez un certificat, une demande de mot de passe apparaît
Connexion à l’application
https://sirhus.dsi.cnrs.fr
Connexion à SIRHUS
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Formation SIRHUS – DU/RA
Vous êtes connecté !
Connexion à SIRHUS - certificat
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Formation SIRHUS – DU/RA
Connexion à l’application
https://sirhus.dsi.cnrs.fr
Si vous n’avez pas de certificat, une demande de mot de passe apparaît
Connexion à SIRHUS – login/mot de passe
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Formation SIRHUS – DU/RA
Vous êtes connecté !
Connexion à SIRHUS – login/mot de passe
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Formation SIRHUS – DU/RA
Itinéraire Professionnel
Au préalable à la saisie de la fiche 1-2, l’agent doit saisir ses expériences professionnelles et ses formations initiales ou diplômantes
Validation des formations initiales ou diplômantes (SRH) non bloquante
Facultatif, l’agent peut saisir ses compétences en matière de langues, bureautique/informatique et permis ou certificats divers
Impression itinéraire professionnel / passeport formation possible
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Formation SIRHUS – DU/RA
Itinéraire Professionnel Impression itinéraire professionnel (agent)
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Le dossier annuel
Principales étapes Composition du dossier Les différents rôles et profils Affectation des responsables d’entretien Création des Dossiers Annuels – Mode TEST Création des Dossiers Annuels – Mode REEL Rédaction des Dossiers Annuels Validation en masse des dossiers annuels Impression des Dossiers Annuels Export des Dossiers Annuels Réouverture des Dossiers Annuels Vérification des Dossiers Annuels par le SRH Contrôle changement de BAP
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Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuel : principales étapes
Lancement de la campagne par la DRH Vérification des conditions par le SRH
Mise à jour des Responsables d’entretien
☆Traitement de nuit
Création des dossiers annuels
Rédaction, validation et impression des dossiers
Classement
☆Traitement de nuit
Bordereaux de classement
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Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuel – composition du dossier
Le Dossier Annuel est composé de 5 fiches : Fiche 1 : Données générales et propositions d’avancement Fiche 2 : Descriptif d’activités Fiche 3 : Bilan, orientations et perspectives Fiche 4 : Formation Fiche 5 : Appréciation générale et propositions d'avancement
Feuillet 5-1: Appréciation générale Feuillet 5-2 : argumentaire Prop. Corps : seulement si l’agent est
proposable en changement de corps
Feuillet 5-3 : argumentaire Prop. Grade : seulement si l’agent est proposable en changement de grade
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Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuel - Les différents rôles et profils
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Formation SIRHUS – DU/RA
Les directeurs d’unités ont la possibilité de choisir n’importe quelle personne de leur unité comme responsable d’entretien
un traitement vérifie si les responsables d’entretien disposent d’un compte utilisateur
Si oui le traitement affecte le rôle de responsable d’entretien à l’agent nommé comme RE
Si non un mail est envoyé aux équipes SSI leur demandant de créer le compte. Le lendemain, le traitement affecte le rôle de responsable d’entretien à l’agent nommé comme RE
S’il y a un changement de responsable d’entretien en cours de campagne, la mise à jour des dossiers annuels est faite automatiquement par les traitements de nuit
Si un agent n’est plus responsable d’entretien, le traitement de nuit supprime le rôle RE
Le dossier annuelAffectation des responsables d’entretien (1/4)
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Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelAffectation des responsables d’entretien (2/4)
Par défaut, le DU est responsable d’Entretien mais il peut déléguer à un RE la conduite de l’entretien avec les agents.
ab
c
<Chercher> avec les critères a, b et/ou c
Si aucun critère
liste de tous les agents de l’unité
1
2
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Formation SIRHUS – DU/RA
Liste des agents correspondant aux critères de recherche
1- Bouton <sélectionner / désélectionner tout>
ou
Sélection d’un agent
1- Sélectionner les agents à l’aide du bouton « tout sélectionner » ou de la case à cocher
2- Choisir le « responsable d’entretien » à l’aide du menu déroulant
3- cliquer sur le bouton
2- Responsables d’entretien
! Si on passe à la page suivante, la sélection est conservée
3- Bouton <assigner>
Le dossier annuelAffectation des responsables d’entretien (3/4)
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Formation SIRHUS – DU/RA
Cliquer sur
pour sauvegarder
Le nom du Responsable d’entretien est modifié.
La prise en compte dans le dossier administratif de l’agent sera effective le lendemain
Enregistrer
! Les dossiers annuels ne pourront être créés que le lendemain
Le dossier annuelAffectation des responsables d’entretien (4/4)
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Formation SIRHUS – DU/RA
Le lendemain,
1 - Sélectionner les matricules à l’aide du match_code. Si aucun matricule n’est sélectionné, la création des dossiers annuels se fera en masse pour tous les agents concernés de l’unité
2 – Sélectionner les fiches à créer (par défaut toutes les fiches sont cochées)
3 – Sélectionner le mode « Test » pour contrôle avant lancement réel
4 - Saisir l’effectif total de l’unité (agents CNRS et non CNRS toutes implantations)
5 – Cliquer sur
1-Saisir matricule(s)
4-Saisir Effectif de l’unité
3-Mode test
5-Exécuter
2-Sélectionner les fiches
Le dossier annuelCréation des Dossiers Annuels – Mode TEST (1/2)
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Formation SIRHUS – DU/RA
Vérifier l’absence d’anomalie
Descendre avec l’ascenseur pour vérifier qu’il n’y a pas d’enregistrement en erreur en bas de la liste
Le dossier annuelCréation des Dossiers Annuels – Mode TEST (2/2)
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Formation SIRHUS – DU/RA
1 - Lancer maintenant le programme en mode « réel »
2 – Cliquer sur
1-Mode réel
!Le programme se lance automatiquement en arrière-plan. La procédure de
création peut être longue en fonction de la taille de l’unité (+ 30 min)
2-Exécuter
Le dossier annuelCréation des Dossiers Annuels – Mode REEL (1/2)
P. 29
Formation SIRHUS – DU/RA
Les Dossiers Annuels sont maintenant initialisés et vont être rédigés et/ou consultés par différents acteurs
Le dossier annuelCréation des Dossiers Annuels – Mode REEL (2/2)
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Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelRédaction des Dossiers Annuels (1/11)
Différents types de filtres :1- Sélection par menu déroulant
2- Sélection par chaîne de caractères « *….* »
Tris possibles sur toutes les colonnes avec
1-Menu déroulant2-chaîne de caractères
Le bouton met à jour les tris mais pas les filtres
Le bouton permet de supprimer une fiche « en cours de traitement »
Un filtre automatique sera positionné au 01.01.2009 pour
l’année de campagne 2009
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Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelRédaction des Dossiers Annuels (2/11)
Certaines des informations des dossiers des unités qui étaient pilotes en 2008 sont reprises
Fiche 2 : Mission et descriptif d’activités Fiche 4 : Récapitulatif des formations suivies
D’autres informations sont éditées à partir du dossier administratif de l’agent Fiche 1
Expériences professionnelles antérieures : les 15 plus récentes saisies par l’agent dans l’IT23Formations diplômantes : les 5 saisies par l’agent dans l’IT22, par ordre de
priorité décroissantes définies par l’agent
Règle de calcul des effectifs (au 1/03/09) Effectif CNRS de l’unité : nombre d'agents affectés sur un poste de l'unité
non sortis au jour de lancement de la campagne dont la catégorie de salarié n'est pas « D bénéficiaire Divers » qui ne sont pas en position de hors cadre,disponibilité, détachement ou en congé parental
Effectif ITA CNRS de l’unité : nombre d'agents affectés sur un poste « ACCOMPAGNEMENT DE LA RECHERCHE » de l'unité non sortis au jour de lancement de la campagne dont la catégorie de salarié n'est pas « D bénéficiaire Divers » qui ne sont pas en position de hors cadre,disponibilité, détachement ou en congé parental
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Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelRédaction des Dossiers Annuels (3/11)
Les ascenseurs : atteindre les zones
de saisie
5 boutons accessibles en fonction du rôle de l’utilisateur :
Enregistre les données saisies
Revient à la liste des évaluations SANS enregistrer
Affiche l’historique des actions sur la fiche
Imprime la fiche validée ou non
Sur la fiche 2 pour joindre l’organigramme de l’unité
Fait passer la fiche au statut « clôturé » ; elle n’est plus modifiable
P. 33
Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelRédaction des Dossiers Annuels (4/11)
Les cases servent à réduire ou développer une zone
Fiche 1 : toutes les informations concernant l’agent
P. 34
Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelRédaction des Dossiers Annuels (5/11)
DU
FICHE 1 – Données générales et propositions d’avancement
Le DU valide la fiche 1
P. 35
Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelRédaction des Dossiers Annuels (6/11)
Agent et RE
RE
FICHE 2 – Descriptif d’activités
Le RE valide la fiche 2
P. 36
Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelRédaction des Dossiers Annuels (7/11)
FICHE 3 – Bilan, orientations et perspectives
Agent et RE
RE
Agent
Le RE valide la fiche 3
P. 37
Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelRédaction des Dossiers Annuels (8/11)
FICHE 4 – formation
les formations suivies doivent être évaluées
et les besoins en formation priorisés par
le RE
!
Agent et RE
Le RE valide la fiche 4
P. 38
Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelRédaction des Dossiers Annuels (9/11)
DU/RE
FICHE 5-1 – Appréciation générale
Agent
Le DU valide la fiche 5-1
P. 39
Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelRédaction des Dossiers Annuels (10/11)
FICHE 5-2 – Argumentaire prop. corps : seulement si l’agent est proposable en changement de corps
DU
Le DU valide la fiche 5-2
P. 40
Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelRédaction des Dossiers Annuels (11/11)
FICHE 5-3 - Argumentaire prop. grade : seulement si l’agent est proposable en changement de grade
DU
Le DU valide la fiche 5-3
P. 41
Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelValidation en masse des dossiers annuels (1/2)
Nouvelle fonction de validation en masse pour
les DU et les RE
Liste des fiches au statut « en cours de traitement » dont l’acteur est valideur
Indicateur :
- ORG. ABS : l’organigramme n’a pas été joint à la fiche 2, la fiche ne pourra pas être validée
- PROP.ABS : L’agent est proposable à un avancement mais le DU ne s’est pas prononcé dans la fiche 1, la fiche ne pourra pas être validée
Après avoir sélectionné toutes les fiches à valider cliquez sur « Validation
définitive »
! La sélection est gardée lors du changement de page
P. 42
Formation SIRHUS – DU/RA
Après la validation, les fiches validées
disparaissent de la liste
Le dossier annuelValidation en masse des dossiers annuels (2/2)
P. 43
Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelImpression des Dossiers Annuels (1/3)
Si la fiche imprimée n’est pas « clôturée », un filigrane « version provisoire » s’imprime sur le dossier annuel
Le SRH peut uniquement imprimer les fiches clôturées d’un dossier annuel
P. 44
Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelImpression des Dossiers Annuels (2/3)
1 – Indiquer le ou les matricules (si besoin)
2 – choisir les fiches à imprimer
3 – choisir éventuellement le chemin du fichier local et le nom
4 – cliquer sur
et récupérer le fichier sur votre poste
! Indiquer l’extension « .pdf » dans le nom du fichier local
1-matricules
2-fiches
3-chemin et nom fichier
4-Exécuter
P. 45
Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelImpression des Dossiers Annuels (3/3)
2 possibilités pour imprimer les dossiers annuels
Sélection de matricule(s) : récupérer le document sur le poste et l’imprimer
Aucun matricule sélectionné : le système lance l’impression en arrière-plan pour tous les agents de l’unité. Ce traitement peut durer un certain temps. Pour le récupérer et l’imprimer, utiliser la transaction « Export des dossiers annuels »
P. 46
Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuel Export des Dossiers Annuels
1 – changer le chemin et/ou le nom du fichier cible
2 – cliquer sur <Télédécharger>
3 – récupérer le fichier sur votre poste et l’imprimer
1-chemin et nom du fichier local
2-Télédécharger
! Indiquer l’extension « .pdf » dans le nom du fichier local
P. 47
Formation SIRHUS – DU/RA
Le dossier annuelRéouverture des Dossiers Annuels
Après validation, si des fiches sont incomplètes ou si le SRH doit réouvrir une fiche à la demande d’un DU, il décoche dans la zone « validation DU/RE » la ou les fiches concernées
Décoche la fiche incomplète
P. 48
Formation SIRHUS – DU/RA
Gestion des classements
Description du processus
Classement DU - Saisie des classements
Classement DU - Etat de contrôle
Classement DU - Validation des classements
Classement DU - Bordereau d’avancement
P. 49
Formation SIRHUS – DU/RA
Gestion des classementsClassement par le DU – Saisie des classements (1/2)
1 - « Promouvable » : affiche les agents promouvables pour l’année de campagne
2 - « Promouvable et non promouvable » : affiche les agents promouvables pour l’année de campagne et pour les années futures (nombre d’années fixé par la DRH ; actuellement 3 ans)
3 - « Type d’avancement » permet d’afficher la liste des promouvables en fonction de leur type d’avancement
4 - « Unité d’évaluation » : pour le DU qui a plusieurs unités
5 - « Année de campagne » par défaut l’année en cours
6 - pour lancer la recherche après l’application des critères
1 2
34 5 6
P. 50
Formation SIRHUS – DU/RA
1 - Sélection de l’agent à traiter et saisie du classement dans les colonnes corps/grade et unité. Pour avoir accès à tous les agents, cliquer sur le bouton
2 - Saisir les classements
3 - cliquer sur
1- Sélection d’un agent
ou
Bouton <sélectionner tout>
2 - Saisie des classements
3 - Enregistrer
Si on passe à la page suivante, la sélection est conservée
!Seules les lignes sélectionnées
seront enregistrées
!
Gestion des classementsClassement par le DU – Saisie des classements (2/2)
P. 51
Formation SIRHUS – DU/RA
1 – Saisir l’année de campagne2 – Par défaut, l’état de contrôle contient les agents ITA et TPN3 – Saisir l’unité d’évaluation4 – cliquer sur.
Cet état permet de vérifier les classements enregistrés avant de les valider
1- année de campagne
2 – Unité d’évaluation
3-Exécuter
Gestion des classements Classement par le DU – Etat de contrôle (1/4)
P. 52
Formation SIRHUS – DU/RA
L’agent est proposable pour un échelon accéléré
Le DU a proposé l’agent pour un « échelon accéléré » dans le dossier annuel
Le DU n’a pas encore classé l’agent
L’agent est proposable pour grade au choix
Le DU a proposé l’agent pour un « grade au choix » dans le dossier annuel
Le DU a classé l’agent et a VALIDE. Le classement est masqué et apparaîtra sur le bordereau de proposition envoyé au SRH
Le DU a classé l’agent et n’a pas encore VALIDE. Le classement apparaît
L’agent est proposable pour un corps au choix
Le DU n’a pas proposé l’agent pour un « corps au choix » dans le dossier annuel
Gestion des classements Classement par le DU – Etat de contrôle (2/4)
P. 53
Formation SIRHUS – DU/RA
Cet état de contrôle est enregistrable et imprimable par <Système> <Imprimer>
Gestion des classements Classement par le DU – Etat de contrôle (3/4)
P. 54
Formation SIRHUS – DU/RA
1- imprimante
2- Valider
Le système ouvre un fichier .pdf
Gestion des classements Classement par le DU – Etat de contrôle (4/4)
P. 55
Formation SIRHUS – DU/RA
1 - Sélection de l’agent à traiter. Pour avoir accès à tous les agents, cliquer sur le bouton
2 – Cliquer sur
2 – Validation définitive
1- Sélection d’un agent
ou
Bouton <sélectionner tout>
!La prise en compte des données n’est effective que le lendemain pour impression du bordereau.
Gestion des classements Classement par le DU – Validation des classements
P. 56
Formation SIRHUS – DU/RA
Gestion des classements Classement par le DU – Bordereau d’avancement (1/2)
1- année de campagne
3 – Unité d’évaluation
4-Exécuter
2 – ITA et TPN
Le lendemain1 – Saisir l’année de campagne2 – Par défaut, l’état de contrôle contient les agents ITA et TPN3 – Saisir l’unité d’évaluation4 – cliquer sur
P. 57
Formation SIRHUS – DU/RA
Gestion des classements Classement par le DU – Bordereau d’avancement (2/2)
Le DU imprime le bordereau, le signe et l’envoi au SRH avec les dossiers annuels imprimés et signés
P. 58
Formation SIRHUS – DU/RA
Ergonomie FIREFOX
Création des dossiers annuels
Edition des dossiers annuels
Edition de l’état de contrôle des classements
P. 59
Formation SIRHUS – DU/RA
Ergonomie FIREFOX - Création des dossiers annuels (1/2)
Exécuter
P. 60
Formation SIRHUS – DU/RA
Fenêtre de recherche de l’unité
Ergonomie FIREFOX - Création des dossiers annuels (2/2)
P. 61
Formation SIRHUS – DU/RA
Ergonomie FIREFOX - Edition des dossiers annuels
Exécuter
P. 62
Formation SIRHUS – DU/RA
Ergonomie FIREFOXEdition de l’état de contrôle des classements
P. 63
Formation SIRHUS – DU/RA
Profil Salarié(pour DU et RA)
Non lié directement au dossier annuel
Consultation de dossiers
Procès Verbal d’Installation
Attestation de Reprise de Fonction
P. 64
Formation SIRHUS – DU/RA
Profil Salarié : Responsable administratifConsultation dossier agent 1/2
1 : Cliquez sur Afficher Données de base personnel 2 : Saisir le matricule
4 : Cliquez sur Afficher ou Aperçu
3 : Sélectionnez l’information à afficher
P. 65
Formation SIRHUS – DU/RA
Exemple : Afficher Données individuelles
Profil Salarié : Responsable administratifConsultation dossier agent 2/2
P. 66
Formation SIRHUS – DU/RA
Profil Salarié : Responsable administratifProcès verbal d’installation 1/3
1 : Cliquez sur Procès verbal d’installation
2 : Renseignez la catégorie de personnel, le matricule et la date
3 : Cliquez sur Exécuter
P. 67
Formation SIRHUS – DU/RA
Profil Salarié : Responsable administratifProcès verbal d’installation 2/3
Cliquez sur Aperçu avant impression ou sur imprimer
P. 68
Formation SIRHUS – DU/RA
Profil Salarié : Responsable administratifProcès verbal d’installation 3/3
Aperçu du document à imprimer
P. 69
Formation SIRHUS – DU/RA
Profil Salarié : Responsable administratifAttestation de reprise de fonction 1/2
2 : Renseigner le matricule et la date de reprise de fonction
1: cliquez sur attestation de reprise de fonction
3: cliquez sur Exécuter
P. 70
Formation SIRHUS – DU/RA
Profil Salarié : Responsable administratifAttestation de reprise de fonction 2/2
Exemple d’attestation de reprise de fonction