1
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Journée d'étude e-HR: un rêve ou un cauchemar ?
26.05.2009
Workshop e-HR,
Projectorganisatie
2
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
D ataB aseO racleH umanR esourcesA dministration
Projectnaam DBOHRA
3
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
• FAVV:– Centrale administratie– Standaard pakket– Geïntegreerd werken
• FOD VVVL:– Bijkomende wensen:
Interface C.D.V.U. Training Administratie Posities en budgetting Self-service
Aanleiding
4
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Review Board
PM CronosPM
FAVV/FOD VVVL
Team lead FunctionalFAVV
Team lead Functional FOD VVVL
Functional TeamTechnical Team ICT
ICT FAVV ICT FOD VVVLKey-users
Key-users Part Time
Key-users
Key-users Part Time
Project organisatie
5
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Project methodologie
6
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Organiseren van werkgroepen per functioneel domein
7
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Projectaanpak as is to be in kaart brengen
8
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Signalitiek & affectatie Proces werving Proces loopbaanbeheer
Afwezigheden & Anciënniteiten Registratie afwezigheden & anciënniteiten
Ontwikkelcirkels Proces Ontwikkelcirkels
Posities & budgetting Beheer personeelsplan
Trainingen Beheer van trainingen
Payroll & interfacing Proces Loonverwerking
Onderhoud werkstructuren, Self-Service & Security
Processen
9
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Applicant Management
Staffing Strategy Vacancy Management
HR1310ManageBudgets
HR1310ManageBudgets
HR0189Identify
Vacancy
HR0189Identify
Vacancy
HR0195/HR0196Screen
Applicants
HR0195/HR0196Screen
Applicants
• Identify funding
Enterprise Flows: HRMS : Recruit to Hire
• Describe Openings• Gain Approval• Contract/ Permanent
PlanStaffing
PlanStaffing
• From Organisational Structure ChangeProcess
ApplyRecruitingPolicies
ApplyRecruitingPolicies
Prepare to Recruit
HR1222PostJobs
HR1222PostJobs
• External Agencies• Web• Adverts• Referrals
Pre-Hire Processes
HR0197MakeOffers
HR0197MakeOffers
HR1249Manage
RemainingApplicants
HR1249Manage
RemainingApplicants
HR0192Manage
Contracts
HR0192Manage
Contracts
AttractProspects
AttractProspects
HR1248Recruitment
Strategy
HR1248Recruitment
Strategy
• Proactive • Job Boards• Agencies• Intranet & Internet
HR0198Track
Applicants
HR0198Track
Applicants
• Terms and conditions• Document Generation
• Automated
• Applicant status• Communication
• Interviews• Assessment tests• Competency based
• EEO
EvaluateRecruitment
HR1250Analyse
RecruitmentPerformance
HR1250Analyse
RecruitmentPerformance
Vision Corporation
Applicant
HR Specialist
HR Administrator
Line Manager
HR Director
Employee
Payroll Clerk
Payroll Manager• x
Place Workers
StartInductionProcess
StartInductionProcess
• Mass updates• Retain on file• Reject
• See separate flow
•Measure recruitment effectiveness
Apply fora Job
HR0191Make and progress Application
HR0191Make and progress Application
• Personal details
• Job Preferences
Return
Flow Value Statement
10
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
To-be Hoofdprocessen
11
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Voorbeeld: To-be Proces voor Trainingen
12
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Projectopvolging: maandelijkse stuurgroepen
13
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
• Project Initiatie Document• Kwaliteitsplan• Communicatieplan
Concrete deliverables per fase: project
definitie fase
14
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
• Project Management:– Project detailed planning & opvolging– Ondertekening Project Documenten:
Project Initiatie Document Kwaliteitsplan Communicatieplan
• “Definition” fase:– Hardware inrichting + Installatie Oracle HRMS– Inrichting FOD template– Systeeminitiatie voor Key-users– Vastleggen Detailed Business Requirements in de verschillende
werkgroepen– Overleg met C.D.V.U. over interface
Voorbeeld voortgangsrapportage - Volgende periode
15
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Project Management:• Opvolging werkgroepen business requirements• Afspraken met ICT Infrastructuur FAVV ongoing “Definition” fase:• Deze fase houdt het bepalen van de detailed business
requirements in, en inrichting FOD VVVL template. • 8 werkgroepen samengesteld, met 8 Teamleiders (in totaal
30 klant projectmedewerkers) => business requirements klaar en gereviewed
• Alle documenten staan op eCommunities met hun verschillende versies
• Business requirements goed in beeld, buiten nog een aantal issues (Issue log / Kwaliteitsrapport)
• FOD VVVL template ingericht; werk aan common template kan starten 01/06/2006.
Voorbeeld voortgangsrapportage-Vooruitgang deze maand
16
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Voorbeeld Voortgangsrapport - Issue logging
17
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Ref. Type Omschrijving Kans Effect Risico UpdateR-001 Eisen en wensen C.D.V.U. op dit
moment nog niet gekendZo snel mogelijk afspraken maken met C.D.V.U. en terugkoppelen in de Stuurgroep
5 5 25 SG1
2 5 10 SG20 5 0 SG3
R-002 Werken voor en met 2 verschillende organisaties; uitloop door discussiepunten
Goede afstemming met de Stuurgroep; Korte lijnen naar Stuurgroep leden (zie ook Kwaliteitsplan)
4 4 16 SG2
3 4 12 SG3
R-003 Momenteel zijn er 30 Key-users voorgesteld in het project; uitloop
Indeling in 8 werkgroepen; inrichting gebeurt enkel door de teamleiders van elke werkgroep
3 2 6 SG2
R-004 Beschikbaarheid van de Key-users Opnemen in Kwaliteitsplan 3 3 9 SG2Vakanties 4 5 20 SG3
R-005 Project start vertraagd; planning einde van het jaar mogelijk niet haalbaar (geen slip op de planning)
Strak sturen; "early warning": aandacht van de Stuurgroep trekken, zodra probleem dreigt te ontstaan. (zie ook Kwaliteitsplan)
4 4 16 SG2
R-006 Voortschrijdend inzicht Duidelijke PID en Kwaliteitsplan, vooraf goedgekeurd
4 1 4 SG1
Self-Service financieel; Payroll interface (o.a. Gesper koppeling)
4 2 8 SG2
BR030 duidelijk en vastgelegd; werkgroepen komen tot oplossingen
2 4 8 SG3
R-007 Blocking issues waar het project niet uit geraakt
Mogelijkheid om tussentijdse Stuurgroepen samen te roepen
4 3 12 SG2
R-008
R-999 Allerlei kleinere risico's Geen 5 1 5 SG24 1 4 SG3
Voorbeeld Voortgangsrapport - Issue logging
18
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
• Uitvoerend werk
Mijlpaal Budget Besteed ETC EAC%
Complete
Balance Score
W / EAC E / EAC
1 85 89 4 93 95,7% 109,4% 22 192 0 187 187 0,0% 97,4% 13 165 0 155 155 0,0% 93,9% 14 62 0 57 57 0,0% 91,9% 15 10 0 10 10 0,0% 100,0% 1
Totaal 514 89 413 502 17,7% 97,7% 16 20 0 20 20 0,0% 100,0% 17 15 0 15 15 0,0% 100,0% 18 80 0 80 80 0,0% 100,0% 19 15 0 15 15 0,0% 100,0% 1
10 5 0 5 5 0,0% 100,0% 1Totaal 135 0 135 135 0,0% 100,0% 1
Budgets
Voortgangsrapport - financieel (1)
19
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
• Project based
• Samenvatting
Last Updated on
Budget Gebruikt Voortgang Gepland Duration Balance Score
Progress
139 32 23,0% 23,0% 100% 1DBA 60 16 26,7% 25,0% 107% 2
63 0 0,0% 5,0% 0% 1262 48 18,3% 42,0% 44% 1Total
dinsdag, mei 30, 2006
Profiel
PM
Budgets
Contingency
Budget Besteed ETC EAC%
Complete Balance Score
W / EAC EAC / E
911 137 774 911 15,04% 100,00% 1
Budgets
Voortgangsrapport - financieel (2)
20
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Centrale bibliotheek van alle projectdocumentatie
21
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
E-HR: un rêve ou un cauchemar?
Gestion Fonctionnel de DeBOHRA26/05/2009
22
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Inhoud
1. Base de données: suivi2. Manuel de qualité: processus3. Rôles:
-Utilisateurs clés-Gestionnaire fonctionnel-ICT-Consultants
4. Communication- Utilisateurs clés - Utilisateurs
5. Etat des lieux depuis le go-live
23
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Suivi des demandes Base de données en Access: depuis mars 2007
24
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Manuel de qualité
• Le Processus de la gestion fonctionnelle: 4 sous-processus– Suivi des demandes– Analyse fonctionnelle– Analyse technique– Tester les nouvelles applications
25
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Première analyse au moment de l’enregistrement de la demande:
• Module + Chemin de navigation • Type de demande: liste de valeurs, interface,
workflow, erreur de conversion,..• Déterminer les priorités : 1, 2, 3• Problème Bloquant / Non-bloquant• Impact sur les interfaces (exp. Protime)• Rédiger un rapport :
– En cas d’un message d’erreur: reproduction du message d’erreur
– Accorder le suivi à ICT ou à Cronos suite à une concertation avec ICT
Suivi des demandes
26
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Analyse fonctionnel
• Nouvelle application / adaptation d’une application • Structure:
– Nom de l’application– S’il s’agit d’une modification: analyser l’impact sur les
données existantes– En deux langues: liste des champs à ajouter ou à supprimer
avec mention du libellé et du type de champ (texte, numérique, liste des valeurs et les valeurs, obligatoire/non-obligatoire).
– Proposition pour l’écran– Workflow: s’il s’agit d’une application en self-service – Texte de l’aide en deux langues: s’il s’agit d’une application
en self-service– Validation par l’utilisateur clé
• Rapport pour ICT/Consultant
27
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Analyse technique
• ICT / Consultant– Estimation des frais et du temps– Explication de la solution
• Consultation du Service Organisation et bilatérale du Service P&O et ICT
• Après approbation du Service Organisation et bilatérale du Service P&O et ICT :– Exécution par ICT / Consultant– Documentation détaillée
28
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Tester
• Par le gestionnaire fonctionnel / Membre du team e-HR/ utilisateur clé
• Feedback des tests à ICT / Consultant– Application OK: mail confirmation pour mettre la
nouvelle application en production.– Application pas OK: mail modifications demandées
ou rapport avec reproduction des messages d’erreur.
• Implémentation en Production – Le gestionnaire fonctionnel teste l’application dans
l’environnement de production– Communication vers le Service P&O et les utilisateurs
29
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Communication
• Tous les trois mois un rapport des demandes clôturées est envoyé aux utilisateurs clés/ICT/Consultants/Peter Samyn
• Utilisateurs: une nouvelle application en Self-service – Via l’intranet / newsletter– En consultation avec le service de communication
• Support:– Via module e-learning– Formation
30
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Rôles
• Utilisateurs clés
• 1 ou 2 Utilisateurs clés par module:- Signaler les problèmes et les modifications nécessaires- Participer aux réunions de suivi- Tester les nouvelles applications du module
31
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Rôles
• Gestionnaire fonctionnel : Vera De Wilde
• Responsabilités– Enregistrer change requests / issues dans la base de
données– Préparer une analyse fonctionnelle avec l’utilisateur clé– Collaboration avec ICT et consultants– Assurer le suivi des change requests et issues– Tester les nouvelles applications– Communication vers les utilisateurs finaux (back-office
et self-service) – Faire le suivi du budget – Former les utilisateurs finaux– S’informer de façon proactive des besoins des services
32
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Suivi du budget
33
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Rôles
• ICT– Peter Wauters (Conseiller Program Management)– Beert Vanden Eynde (Attaché Business Analyse)
• Responabilités - Gestion des profils de sécurité et des user accounts - Cloning de PRD vers TST: 2 fois par an- Gestion workflow self-service
- Analyse technique des issues et change requests- Résoudre les issues et implementer les change requests
34
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Gestion des profils de sécurité
Security
35
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Gestion workflow self-service
36
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Rôles
• Consultants externes de Cronos – Paul Van Hoof (fonctionnel)– Reinout Decock (fonctionnel)– Ann Van Roosbroeck (fonctionnel)– Frederik Van Huffel (technique)– Kurt Vanclooster (technique)
• Responsabilités - Donner des estimations du travail pour implémenter un change request - Analyse technique des issues et change requests- Résoudre les issues et implementer les change requests- Documenter les solutions : transfert des connaissances
37
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Demandes depuis le go-live• Depuis mars 2007: 233 demandes
Overzicht
9%6%
7%
70%
0%
2%
6% Afgewezen
In behandeling
Nieuw
Opgelost
Ready for testing
Ticket Oracle
Waiting forfeedback user
38
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Nouvelles applications depuis le go-live
• Utilisateurs (Self-service)– Demande d'autorisation d'utiliser la bicyclette /
Demande paiement indemnité vélo– Demande allocation de foyer– Demande d’activité rémunérée – Adaptations de l’interface : usabilité – Cercles de Développement : Enregistrement des
entretiens avec les rapports– Rapports pour les managers
39
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Nouvelles applications depuis le go-live
• Back-office– Extension de l’outil de rapportage Intelligence Plus :
plusieurs change requests– Adaptations des listes de valeurs: très fréquent– Conversion des numéros bancaires vers les codes IBAN
+ code BIC– Conversion des articles budgétaires (SCDF)– Ajouter la responsabilités pour la gestion les listes des
valeurs dans le back-office
40
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
En développement
• Elargir les fonctionnalités du module Cercles de Développements– Gestion des compétences– Gestion des objectives
• En self-service: suivi des stagiaires et du mémoire de stage
• Adaptation de l’interface Protime-DeBOHRA (phase 2): demande congé, récupération, régularisation
• Demande de télétravail• Plan de recrutement
41
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Souhaits
• Gestion des accidents de travail• Optimalisation du plan de personnel• Simplification du module Formations:
usabilité• Développement d’autres modules e-learning
42
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Conclusion
• Demandes – 2007 (mars-décembre): 63– 2008 (janvier-décembre): 116– 2009 (janvier-mai): 54
• Constat : les demandes augmentent• Raisons:
– P&O s’est approprié l’outil e-HR– P&O découvre l’utilité de e-HR pour d’autres
applications– Suivi plus rapide des dossiers
43
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Questions et réponses?
44
SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Tuesday, April 11, 2023
Dank u!Merci!