Services Communs
Introduction
C1
QUE SONT LES SERVICES COMMUNS
Définition par le groupe (flipchart)
Avantages des services communs (cartes vertes)
Défis/contraintes (cartes oranges)
Définition des Services Communs
Définition de l ’Assemblée Générale des NU:
"Services partagés par une organisation avec une ou plusieurs autres organisations au sein du système des NU, par des mécanismes officiels ou non formels.” (AG A/55/461)
Types de Services Communs
Services PartagésFinancés et gérés conjointement par l’équipe de pays
Mis en communContributions conjointes en nature plutôt qu’en liquidité
Agence exécutante Géré par une agence pour d’autres agences
Services extérieursServices conjoints fournis par le secteur
privé
Contraintes à prévoir
• Protection turf et mentalité “silo”• Anxiété des petits par rapports aux grands• Vieilles procédures et processus de travail• Processus et systèmes différents • Concepts de revue et d’audits trop conservateurs • Charge de travail et temps additionnel • Appui et intérêt au niveau de l’équipe dirigeante
Avantages
• Economie• Mise en commun de petites ressources individuelles • Plus de pouvoir de marchandage et d’esprit de groupe - cartel• Meilleure profit du réseau• Amélioration de la qualité des services • Opportunités pour des initiatives innovatrices de projets pilotes
The CS Mandate03
04
05
06
Retraite du CEBChief Executive Board
TCPRTriennial Comprehensive Policy Review
RAPPORT 2005 DU SG
Chefs des agences EXCOM
Integrated country presence ‘one entity’
Full integration of operational activities at country level
Rationalized country presence through Joint Office, Common Services
Common coherent countryprogramme and operations
Evolution des SC
8 pays pilotes
Coordination/HQ
Niveau Global
Equipes régionales
Atteindre 100%
Equipes régionales
Phase pilote
(02-03)
Phase du plan de
travail (04-05)
Prochaines étapes
Types de SC ont aussi évolué avec le tempsOLD NEW
Pouch, medical, voyages, transport, achats, exécution des programmes
Buts et Objectifs
Couvrir tous les pays
Outils & Soutien 3 nouveaux
services communs 10% d’économie
budgétaire par agence et par an
Généralisation des services
communs dans les bureaux de pays des NU
“Boite à outils” Services Communs
• SC – Ateliers et Missions techniques
• Renforcement des capacités et formations
• Suivi des Résultats• Soutien des
connaissances par le Web
• Audit inter-agences
Six Régions de Services Communs:
– Asie/Pacifique
– Afrique de l’Est/ du Sud
– Afrique de l’Ouest
– États Arabes/ Afrique du Nord
– Amérique Latine/Caraïbes
– Europe de l’Est/CIS
Approche Régionale
Experts des Services Communs Régionaux (ESC)4 ESC Régionaux à temps
partiel
2 ESC régionaux à plein temps
Chacun soutenu par 4 ECS à temps partiel
ROLE DES ESC RÉGIONAUX
1. APPUI AU DÉVELOPPEMENT DES SC2. RENFORCEMENT INSTITUTIONNEL, FORMATION
DES COMITES DE GESTION - OMT’s3. CONSEILLERS TECHNIQUES ET FORMATEURS4. FACILITATION DES ACCORDS RÉGIONAUX ET
INTER-RÉGIONAUX DE TRAVAIL EN RÉSEAUX, (DE COLLÈGUES À COLLÈGUES)
5. SUIVRE ET INFORMER SUR LES PROGRÈS DES SC6. APPUYER LES BUREAUX LOCAUX RÉFRACTAIRES
À UN CHANGEMENT DE POLITIQUE.
Point focal régional
Demande du Bureau de pays
Approche de régionalisation
Expert SC Expert SC Expert SC Expert SC
Groupe d’Experts techniques:Equipement, Logistique, Radio Com, etc.
Siège
Site Web
HQ Structure MANAGEMENT GROUP
Toshiyuki Niwa (Chair/UNICEF)Jan Mattsson (UNDP)
Susanna Malcorra (WFP)Subhash Gupta (UNFPA)
+ other UNDG agencies
JOINT OFFICE
ICT
RC ISSUES
FINANCIAL POLICIES
PERSONNEL SERVICES
(adhoc)
COMMON PREMISES &
SERVICES
HACTAdvisory
(Harmonized Appro. To Cash Transfer)
10 Working Groups report to MG
PROCUREMENT
AUDIT MDTF(Mult. Donor Trust Fund)
Rôle de membres OMT
• DÉVELOPPEMENT PROGRESSIF DES SC• INVITER D’AUTRES PARTENAIRES ET
ASSOCIÉS DANS LE PAYS• RÉSEAU DE TRAVAIL AVEC D’AUTRES
PAYS DU SC• USAGE D’ACCORDS RÉGIONAUX DES ESC• ASSURER LA PARTICIPATION DU
PERSONNEL NATIONAL• MAINTENIR LES AGENDAS DES SC COMME
UN SUJET PERMANENT
Introduction au Modèle d’Approche par
Processus pour Services Communs
C2
Modèle d’Approche par Processus pour Services
Communs
Inventaire des Opportunités
Gestion Prise de décision
Planification
CADRE DE GOUVERNANCE
UNCTPrise de décision
UNCTPrise de décision
OMTInventaire, Planification et
Direction
OMTInventaire, Planification et
Direction
Groupe de Travail-Services Communs
Intrants techniques
Groupe de Travail-Services Communs
Intrants techniques
DirectivesDécisionsLigne de conduite
InstructionsTermes de Référence
PropositionsRapportsAnalyses
Rapports de mise en oeuvre
Résultats Techniques
CADRE DE GOUVERNANCE
UNCT
Équipe de Travail
OMT
Sommaire des
Options
InventaireDes
Opportunites
Intrant Technique
Directives
CADRE DE GOUVERNANCE
UNCT
Équipe de Travail
OMT
Plan de Faisabilité
Plan de Faisabilité
PlanificationPlanification
Intrant technique
Intrant technique
CADRE DE GOUVERNANCE
UNCTUNCT
Équipe de TravailÉquipe de Travail
OMTOMT Accord signé
Prise de décision
Prise de décision
CADRE DE GOUVERNANCE
UNCTUNCT
Équipe de TravailÉquipe de Travail
OMTOMT
Rapport Périodique
Gestion
Appui technique
CADRE DE GOUVERNANCE
UNCT
GROUPE DE TRAVAIL
Plan de Faisabilité
OMT
Accord Signé
Rapports Périodiques
Sommaire des Options
Intrant Technique
Intrant Technique
Intrant Technique
Inventaire des
Opportunites
Gestion
PlanificationGestion
Directives
Services CommunsModèle par Processus
OMTOMT
UNCTUNCT
Task ForceTask Force
DirectiveDirective
Sommaire d’options Sommaire d’options
Inputtechnique
Plan de faisabilitéPlan de
faisabilitéPrise de décisionPrise de décision
Accord signé
Accord signé
RapportspériodiquesRapports
périodiques
InventaireGestion
Processuscontinu
Planification
Input
technique
Inputtechnique
Guide OpérationnelCadre de Gouvernance
Introduction au Modèle d’Approche par
Processus pour Services Communs
C3
Modèle d’Approche par Processus pour Services
Communs
Inventaire des Opportunités
Gestion Prise de décision
Planification
Services CommunsModèle par Processus
OMTOMT
UNCTUNCT
Task ForceTask Force
DirectiveDirective
Sommaire d’options Sommaire d’options
Inputtechnique
Plan de faisabilitéPlan de
faisabilitéPrise de décisionPrise de décision
Accord signé
Accord signé
RapportspériodiquesRapports
périodiques
InventaireGestion
Processuscontinu
Planification
Input
technique
Inputtechnique
Guide OpérationnelCadre de Gouvernance
Inventaire
• Inventaire des services existants• Besoins opérationnels / priorités• Coûts préliminaires et avantages• Gestion des services communs
Sommaire des Options
Inventaire
• SC existants• Mécanismes de gestion• Feedback des clients
Ce qui fonctionne
Besoins Opérationnelset Priorités
• Etablir une liste des besoins et des priorités• Ce qui fonctionne / Ce qui ne fonctionne pas
L’étendue des possibilités des services communs
Coût et Avantages
• Détermination des coûts basiques• Détermination des avantages principaux• Utilité des services• Nécessité des services
Valeur ajoutée des services communs
Gestion des Services Communs
• Rôle des bénéficiaires• Rôle des gestionnaires/revue• Prise de décision et supervision• Spécification technique/opérationnelles
Services Communs gérables
• Inventaire des services existants
• Besoins opérationnels / priorités
• Coût preliminaire et avantages
• Gestion des services communs
Inventaire: Recapitulation
Sommaire des
options SCs
ADMIN Services:
• Pouch/courier
• Security
• Travel
• Cafeteria
• Building Maintenance and Cleaning
• Common House/premises/ sub-offices
• Dispensary
• Fuel
• Library/Docs Centre/multimedia center
• PABX
• Reception
• Staff transportation
• Hotel/Guest houses/ field staff housing
• Meeting Conference facilities,
• Vehicle Maintenance (admin fleet)
• Insurance Commissary
IT
• Internet/ VSAT
• LAN/LAN management
FINANCE Services
• Banking
• Cashier
• IVA recovery system
• C. Supply, shipping and Logistics
• Procurement
• HF/VHF Radio Communication
• Custom clearing and forwarding
• Vehicle Maintenance (programme fleet)
• Reproduction center, printing, publications Common dbase supplier Warehousing
HR Services
• Consultancy/NPPP rates
• Privileges and Immunities
• Staff insurance
• Common dbase consultants
• Health services
• HIV/AIDS in the Workplace
• PER for CS staff
~ Hyperlinked Sample ~
List of Existing CS
~ Hyperlinked Sample ~
Lao PDR: Medical Services Questionnaire
1. How many times have you or family members sought medical care in 2002?
2. If you need medical care for yourself/family, is your first approach generally in:
a) Lao ? b) Out of Lao?
3. Do you seek medical care at different facilities for minor illnesses than for major ones?
a) Yes b) No, if so where?
For complete list of questions, Click Below to:http://www.undg.org/documents/5931-Annexes_to_Lao_feasibility_study_-_annexes.pdf
Return
Un Modèle pour Services Communs
C4
Approche par
Processus
Planification
Fonctions du service et spécifications
Ressources et coûts
Gestion et responsabilité
Plan de Faisabilité
Fonctionnement du Service et Spécifications
Faisabilité Technique et Opérationnelle
• Critère d’appréciation du service
• Possibilités techniques
• Droits et obligations
• Rendements opérationnels attendus
Ressources et Coûts
Faisabilité Financière
• Ressources humaines• Biens meubles et immeubles• Coûts opérationnels / Récurrents• Estimation des économies attendues• Partage des coûts• Budget annuel• Mobilisation de Ressources• Mécanisme de décaissement
See Cost benefit Samples:
Premises
Mail/Courier
Gestion et Responsabilité
Faisabilité Institutionnelle
• Prise de décision et mécanisme de
supervision
• Mécanisme de mise en oeuvre
• Plan de Travail / Business Plan
• Standard/critère de détermination de la
responsabilité globale
• Suivi de la Performance
Planification:Récapitulation
Plan deFaisabilité
Fonction du service et spécificationsRessources et coûtsGestion et responsabilité
Un Modèle pour Services Communs
C5
Approche par
Processus
Prise de Décision
• Revue par les agences• Négociations inter-agences• Préparation de documentation
Accord signé
Revue par l’ Agence
• Réalité des coûts• Rentabilité et economie d’échelle• Controle, audit, supervision• Délégation d’autorité• Équité• Prévoyance• Efficience• Résultats Effectifs
Position de l’Agence
Négociations Inter - agences
• Plateforme pour négociation • Accords sur les Systèmes de gestion (Adm)• Accords sur les taches et les gestionnaires des services• Périodicité des rapports• Modalités de mise en œuvre et milestones(étapes)• Système de gestion/suivi de la performance• Plan annuel de travail et Budget
Accord de Principe
Préparation de Documents
• Comptes-rendus des réunions• Notes prises• Accord de base• Conditions minimales• Revues et révision• Adhésion / Rejection
Documentation
Récapitulation:Prise de Décisions
• Revue par agence• Négociations inter-agences• Préparation de documents
Documentation Signée
Un Modèle pour Services Communs
C6
Approche par
Processus
Gestion
• Démarrage (OMT gouvernance)• Mise à disposition des services• Gestion/suivi de la performance• Supervision
Services Communs Améliorés et continus
Démarrage
• Mobilisation des ressources• Revue et rapport sur les milestones• Établissement de systèmes administratifs
Services CommunsMise en Place
Prestation de Services
• Plan de travail annuel• Budget annuel• Collecte des fonds• Établissement des contrats• Décaissements• Rapport financiers• Rapport d’activités
Produit final
Gestion/Suivi de la Performance
• Critères de performance• Indicateurs de mesure• Periodicité des rapports• Audits
Rapports de Performance
• Apprentissage institutionnel• Renforcement des capacités• Innovation / Amélioration
Supervision Globale
Feedback sur la Performance
Récapitulation Gestion
• Démarrage /(OMT Gouvernance)• Prestation de services• Gestion/suivi de la performance• Responsabilité globale
Services CommunsRendus etAmeliores
Services CommunsModèle par Processus
OMTOMT
UNCTUNCT
Task ForceTask Force
DirectiveDirective
Sommaire d’options Sommaire d’options
Inputtechnique
Plan de faisabilitéPlan de
faisabilitéPrise de décisionPrise de décision
Accord signé
Accord signé
RapportspériodiquesRapports
périodiques
InventaireGestion
Processuscontinu
Planification
Input
technique
Inputtechnique
Guide OpérationnelCadre de Gouvernance
Basic Cost Benefit AnalysisCommon Premises
Agency Current Rent/ annual
Projected Rent /annual
Current Operating costs /annual
Projected Operating costs/ annual
Fit out costs/ annual
Projected Cost Savings
UNDP
UNICEF
UNFPA 1 2 3
-Number and type of CS
-Apportionment of costs: based on space, # of staff, etc.
-Qualitative components: increased efficiency through CS
-One-time capital investment costs: construction, renovation, relocation, project manager
UNDP Scenario
Agency Current Rent/ annual
Projected Rent /annual
Current Operating costs /annual
Projected Operating costs/ annual
Fit out costs/ annual
Projected Cost Savings or cost
UNDP $ 5K $ 0 $10K $ 7K $ 30K
If UNDP didn’t move: Rent ($25K) + current operating costs ($50K) = $75K
In 5 yrs, total cost will go down. It makes sense to move !
Is this a good move for UNDP? Let’s look at costs in 5 yrs.
If UNDP did move: Rent ($0) + future operating costs ($35K) + fit out cost ($30K) = $65K
UNICEF Scenario
Agency Current Rent/ annual
Projected Rent /annual
Current Operating costs /annual
Projected Operating costs/ annual
Fit out costs/ annual
Projected Cost Savings or cost
UNICEF $ 5K $ 0 $5K $ 10K $ 20K
If UNICEF didn’t move: Rent ($25K) + current operating costs ($25K) = $50K
Cheaper to stay where you are, even after 5 yrs!
Is this a good move for UNICEF? Let’s look at costs in 5 yrs.
If UNICEF did move: Rent ($0) + future operating costs ($50K) + fit out cost ($20K) = $70K
Basic Cost Benefit AnalysisAll agencies combined: 5 yr analysis
Agency Current
Rent/ annual
Projected Rent /annual
Current Operating costs /annual
Projected Operating costs/ annual
Fit out costs/ annual
Projected Cost Savings or cost
UNDP $ 25k ($5*5)
$ 0 $50K($10*5)
$ 35K($7*5)
$ 30K Save$10k
UNICEF $ 25k($5*5)
$ 0 $25k ($5*5)
$ 50k($10*5)
$ 20K Cost up by $25k
UNFPA $ 0 $ 0 $10k $15k $ 10K Cost up by $35k
Does this move make sense to UNCT as a whole?
Cost Benefit AnalysisMail Services
Run by agency vs. joint outsourcing
Mail/ Courier/ PouchCurrent
Costs(US$)
Cost After Discount &
Outsourcing
Savings (US$)
International Mails 3,839 1,689 2,150Domestic Mails 11,291 7,339 3,952Pouch 3,749 3,749 0Messenger 5,136 3,595 1,541
Sub-total 24,015 16,372 7,643
Mailroom AdministrationCurrent
Costs(US$)
Cost After Discount &
Outsourcing
Savings (US$)
Salaries & Benefits 14,162 1,973 12,189Courier Office Renovation 704 (704)Office Maintenance 1,175 2,443 (1,268)Mailroom Management Fee 2,255 (2,255)
Sub-total 15,337 7,376 7,961
Total Annual 39,352 23,748 15,604
International Mails (US$)
DestinationTotal
Shipment
Total Weight
(kgs)Rate (US$)
Total Cost (US$)
USA 124 88.00 12.50 1,550Italy 4 35.20 62.60 250Canada 13 38.50 18.10 235Kenya 13 6.60 17.10 222Singapore 7 85.80 34.00 238Armenia 9 24.20 23.30 210Thailand 27 51.70 8.90 240Bangladesh 2 33.00 72.90 146Netherlands 2 13.20 49.80 100India 13 6.60 8.50 111Others 44 44.00 12.20 537
258 426.80 3,839
Volume Discount Rate: 56%
Domestic Mails
DestinationTotal
Shipment
Total Weight
(kgs)Rate (US$)
Total Cost (US$)
Makati 10,526 969 0.44 4,631Manila 3,070 530 0.44 1,351Luzon 1,709 191 0.54 923Quezon City 1,325 450 0.66 875Visayas 695 208 1.12 778Cotabato 463 347 1.67 773Mindanao 450 80 1.02 459Cebu 435 358 1.72 748Davao City 255 160 1.53 390Zamboanga 240 139 1.51 362
19,168 3,432 11,291
Volume Discount Rate: 35%
Destination Frequency Rate (US$)Total Cost
(US$)Bangkok 48 20.7 993.60New York 48 31.5 1,512.00Geneva 8 34.8 278.40Others 965.00
3,749.00
Volume Discount Rate: 0%
Pouch
NumberRate/ Month (US$)
Total Annual
Cost (US$)Individually Contracted 2 214 5,136
Outsourced 2 150 3,595
Savings 1,541.00
Messenger
Post LevelRate/ Month (US$)
% SavingsTotal Annual
Cost (US$)
Registry Clerk G5 673 100% 8,071Utility Man G2 423 100% 5,076Driver G2 423 20% 1,015Courier Administrator G6 685 24% 1,973Total Effective Cost 12,189
Salaries and Benefits
Courier Office RenovationCost (US$)
Mailroom 997Pigeonhole/ Sorting Tables 967Office Furnitures 82LAN Connections/ Cabling 410Telephone Facilities 479Total for the UN System 2,935
UNICEF Share 24% 704
Current (US$)
Outsourced (US$)
Savings (US$)
Building Maintenance, Utility and Security 875 2095 (1,220)
Communications 210 270 (60)
Supplies and Materials 90 78 121175 2443 (1,268)
Office Maintenance
Mailroom Management Fee
Annual Fee (US$) 9,397
UNICEF Share 24%
UNICEF Cost (US$) 2,255
Cost Benefit AnalysisMail Services
Run by agency v.s joint outsourcing
Mail/ Courier/ PouchCurrent
Costs(US$)
Cost After Discount &
Outsourcing
Savings (US$)
International Mails 3,839 1,689 2,150Domestic Mails 11,291 7,339 3,952Pouch 3,749 3,749 0Messenger 5,136 3,595 1,541
Sub-total 24,015 16,372 7,643
Mailroom AdministrationCurrent
Costs(US$)
Cost After Discount &
Outsourcing
Savings (US$)
Salaries & Benefits 14,162 1,973 12,189Courier Office Renovation 704 (704)Office Maintenance 1,175 2,443 (1,268)Mailroom Management Fee 2,255 (2,255)
Sub-total 15,337 7,376 7,961
Total Annual 39,352 23,748 15,604
END