Processus de sélection de projet/mandat PRO-0242003-08-21
ObjetSe doter d’un portfolio de projets qui permettra à l’entreprise de réaliser les meilleurs projets qui prennent en considération la planification stratégique des ressources en fonction des opportunités de marché de l’entreprise, des menaces de la compétition et des attentes des actionnaires.
Domaine d’applicationPour toute activité ayant un début et une fin; requerrant plus de 360 heures/personnes de travail et l’implication de trois départements ou plus (projet) ou requerrant moins de 360 heures et plus de 75 heures/personnes de travail (mandat).
Responsabilités Gestionnaire du portfolio : gère le processus et voit à ce qu’il soit
respecté par les différents sites conformément aux objectifs de l’entreprise.
Comité de portfolio : prend les décisions appropriées relativement au processus et fait des recommandations afin de prioriser les projets.
Émetteur : recueille l’information, complète le formulaire et les analyses afin de permettre au comité de portfolio d’évaluer la proposition.
Commanditaire : appuie le chef de projet sur le positionnement « politique » de son projet (ouvre des portes). Aide à décoder des situations et à positionner son projet dans l’environnement organisationnel. Communique sur le projet. Le commanditaire doit siéger sur le comité de portfolio.
Chef de projet : rallie les membres de l’équipe. Assure l’efficience du projet (temps, budget, qualité). S’assure de l’alignement du projet avec la stratégie de l’entreprise. S’assure de la viabilité du résultat.
Client de projet : approuve la définition du projet. Sélectionne le chef de projet. Approuve le budget, l’échéancier et la qualité des livrables. Analyse les rapports d’avancement du projet. Approuve la fin du projet.
4 Définitions
5 Explications Le processus de sélection de projet/mandat est composé de six étapes dont le but est d’évaluer la valeur d’un projet/mandat.
Toute personne voulant réaliser une activité requerrant plus de 75 heures/personnes de travail doit soumettre son idée au gestionnaire de portfolio.
(1) Soumettre une proposition de projet/mandat
(3) Traiter la proposition de projet/mandat
(4) Évaluer la proposition de projet/mandat
(6) Céduler le projet/mandat
(5) Communiquer les résultats à l’émetteur
(2) Valider la proposition de projet/mandat
Non
Non
Oui
Oui
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Le processus permettant la sélection du projet/mandat est géré par le gestionnaire de portfolio et l’évaluation de la proposition se fait par le comité de portfolio qui est composé des membres du comité degestion de Broan-NuTone/Venmar. Le gestionnaire de portfolio doit travailler avec l’émetteur afin de s’assurer que le comité aura toute l’information nécessaire pour évaluer chacune des propositions.
Une fois le projet sélectionné, le gestionnaire de portfolio doit céduler le projet dans le temps en fonction des ressources disponibles et des autres projets déjà cédulés.
(1) Soumettre une proposition de projet/mandat
(3) Traiter la proposition de projet/mandat
(4) Évaluer la proposition de projet/mandat
(6) Céduler le projet/mandat
(5) Communiquer les résultats à l’émetteur
(2) Valider la proposition de projet/mandat
Non
Non
Oui
Oui
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No 1
TitreSoumettre une proposition de projet/mandat
Caractéristiques Faire une analyse préliminaire. Rédiger un énoncé préliminaire du projet et du produit. Compléter le formulaire de proposition de projet/mandat.
Ressources Émetteur Représentant des départements impliqués Client de projet Gestionnaire de portfolio
FréquenceAu besoin
CritèresAvoir complété tous les champs du formulaire de proposition de projet/mandat.
Documents/procédures Formulaire de proposition de projet/mandat dans Outlook
Enregistrements/livrables Description de la proposition Évaluation des ressources Évaluation financière Date de début proposée
(1) Soumettre une proposition de projet/mandat
(3) Traiter la proposition de projet/mandat
(4) Évaluer la proposition de projet/mandat
(6) Céduler le projet/mandat
(5) Communiquer les résultats à l’émetteur
(2) Valider la proposition de projet/mandat
Non
Non
Oui
Oui
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No 2
TitreValider la proposition de projet/mandat
Caractéristiques S’assurer que tous les champs du formulaire sont complétés. Valider la clarté de l’information. Contacter l’émetteur pour clarifier l’information. Vérifier le lien avec d’autres propositions du portfolio et en
informer l’émetteur.
Ressources Gestionnaire de portfolio Émetteur Analyste financier
FréquenceLors du dépôt d’une proposition dans Outlook.
CritèresLe formulaire est complet et l’information est claire.
Documents/procédures Formulaire de proposition de projet/mandat dans Outlook
Enregistrements/livrables Description de la proposition Évaluation des ressources Évaluation financière Date de début proposée
(1) Soumettre une proposition de projet/mandat
(3) Traiter la proposition de projet/mandat
(4) Évaluer la proposition de projet/mandat
(6) Céduler le projet/mandat
(5) Communiquer les résultats à l’émetteur
(2) Valider la proposition de projet/mandat
Non
Non
Oui
Oui
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No 3
Titre Traiter la proposition de projet/mandat
Caractéristiques S’assurer que la proposition est en lien avec la stratégie de
l’entreprise (filtre 1). Déterminer si la proposition est un projet ou un mandat (filtre 2). Déterminer à quelle catégorie cette proposition est reliée (filtre 3). Assigner un numéro de proposition. Évaluer la proposition de projet/mandat à l’aide du formulaire
d’évaluation.
Ressources Gestionnaire de portfolio Émetteur
FréquenceHebdomadaire
CritèresLe formulaire est complet et toute l’information est clairement présentée. Le projet/mandat a été évalué. Il peut être soumis au comité de portfolio pour évaluation finale.
Documents/procédures Proposition de projet/mandat dans Outlook Filtres 1, 2 et 3 Formulaire d’évaluation Plan stratégique
Enregistrements/livrables Pointage Date de début proposée Numéro de proposition
(1) Soumettre une proposition de projet/mandat
(3) Traiter la proposition de projet/mandat
(4) Évaluer la proposition de projet/mandat
(6) Céduler le projet/mandat
(5) Communiquer les résultats à l’émetteur
(2) Valider la proposition de projet/mandat
Non
Non
Oui
Oui
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No 4
TitreÉvaluer la proposition de projet/mandat
Caractéristiques Communiquer à l’entreprise, un mois à l’avance, la date de la
prochaine réunion du comité de portfolio. Remettre toutes les nouvelles propositions de projet/mandat au
membres du comité de portfolio au moins cinq jours ouvrables avant la réunion.
Analyser toutes les nouvelles propositions de projet/mandat. Valider le pointage de toutes les nouvelles propositions de
projet/mandat. Vérifier le balancement des projets et mandats en fonction des
sites et des stratégies de l’entreprise. Décider si une proposition de projet/mandat est acceptée, rejetée,
incomplète, stand by ou conditionnelle. Identifier la priorité du projet. Identifier le gestionnaire de projet.
Ressources Gestionnaire de portfolio Comité de portfolio Émetteur Client de projet Commanditaire
FréquenceÀ tous les deux mois, le jeudi avant le comité de gestion.
CritèresLa proposition a reçu un statut (acceptée, rejetée, incomplète, stand by, conditionnelle), a été priorisée et le gestionnaire du projet est identifié.
Documents/procédures Liste de projets (Outlook) Cédule de projets (MS Project) Proposition de projet/mandat formatée dans Microsoft Word Formulaire d’évaluation en fonction de la catégorie Rapport du statut du portfolio de projets (annexe 13)
Enregistrements/livrables Statut de projet Priorité du projet Gestionnaire du projet
(1) Soumettre une proposition de projet/mandat
(3) Traiter la proposition de projet/mandat
(4) Évaluer la proposition de projet/mandat
(6) Céduler le projet/mandat
(5) Communiquer les résultats à l’émetteur
(2) Valider la proposition de projet/mandat
Non
Non
Oui
Oui
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No 5
TitreCommuniquer les résultats à l’émetteur
Caractéristiques Communiquer le résultat de l’évaluation à l’émetteur et au chef de
projet. Le gestionnaire de projet informe les membres de l’équipe si le
projet est accepté ou refusé. Modifier la proposition si incomplète et la soumettre à nouveau au
prochain comité de portfolio. Documenter la décision du statut de la proposition de projet dans
le formulaire de proposition de projet.
Ressources Gestionnaire de portfolio Émetteur Chef de projet
FréquenceLa semaine qui suit la réunion du comité de portfolio.
CritèresLe statut de la proposition est indiqué sur le formulaire et l’émetteur connaît le statut de sa proposition et s’il doit la modifier. Les commentaires relatifs au statut de projet sont documentés dans le log de suivi.
Documents/procédures Proposition de projet/mandat dans Outlook.
Enregistrements/livrables Log de suivi
(1) Soumettre une proposition de projet/mandat
(3) Traiter la proposition de projet/mandat
(4) Évaluer la proposition de projet/mandat
(6) Céduler le projet/mandat
(5) Communiquer les résultats à l’émetteur
(2) Valider la proposition de projet/mandat
Non
Non
Oui
Oui
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No 6
TitreCéduler le projet/mandat
Caractéristiques Évaluer la disponibilité des ressources pour ce projet. Déterminer le meilleur moment pour réaliser ce projet. Ajouter le projet/mandat dans la cédule de projet (Microsoft
Project) et le rapport du statut du portfolio de projets. Faire approuver la cédule par le comité de portfolio lors du comité
de gestion le jour suivant. Faire les modifications à la cédule de projet si nécessaire. Communiquer la mise à jour de la cédule de projets. Faire la mise à jour des documents dans l’Intranet du portfolio.
Ressources Gestionnaire de portfolio VP/directeur des départements Chef de projet Client de projet
Fréquence Une journée après la réunion du comité de portfolio.
CritèresLa cédule de projets/mandats et le rapport du statut du portfolio de projets sont mis à jour et disponibles sur l’intranet du portfolio.
Documents/procédures Liste des propositions de projets/mandats dans Outlook. Cédule de projets/mandats (Microsoft Project) Rapport du statut du portfolio de projets
Enregistrements/livrables Cédule de projets/mandats à jour Rapport du statut du portfolio de projets à jour
(1) Soumettre une proposition de projet/mandat
(3) Traiter la proposition de projet/mandat
(4) Évaluer la proposition de projet/mandat
(6) Céduler le projet/mandat
(5) Communiquer les résultats à l’émetteur
(2) Valider la proposition de projet/mandat
Non
Non
Oui
Oui
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Annexe 1 : Formulaire de proposition de projet/mandat dans Outlook
Cliquez sur le lien approprié pour avoir accès à l’original :
Outlook English Version: outlook:\\Public%20Folders\All%20Public%20Folders\Canadian%20Companies\Share\Electronic%20Forms\Proposition%20Portfolio-Portfolio%20Proposal
Outlook version française :outlook:\\Dossiers%20publics\Tous%20les%20dossiers%20publics\Canadian%20Companies\Share\Electronic%20Forms\Proposition%20Portfolio-Portfolio%20Proposal
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Annexe 2 : Exemple de formulaire de proposition de projet/mandat complété
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Annexe 3 : Évaluation des ressources
Major steps definitionTotal Hours : 1163 1163 Start Project/ Mandate Here
Fct implicated For what ? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10BNV Project Portfolio Manager Develop and coordinate follow-up tool 1 30 30 20 60 60 20
Validate and imlement 1 12 12 12BNV Marketing Manager Develop follow-up tool 1 20 10 10 25 25 25BNC Quality Validate and implement 1 20 10 10 25 25 25VP BNV Marketing Validate and implement 1 12 12 12VP Sales Retail BNC Validate and implement 1 12 12 12BNV President Validate and implement 1 6 6 6VP Venmar Accounting , MIS & Cont. Imp. Validate and implement 1 12 12 12VP Venmar Operations Validate and implement 1 12 12 12VP Venmar TPD & Innergy General Manager Validate and implement 1 12 12 12BNV Project Portfolio Manager Identify and insure training of project 1 20 30 20 20VP Organiz. Devel. & Communication Identify and insure training of project 1 12 12 12Venmar HR Support Coordinate training sessions 1 8Venmar Quality 1 20 10 10 25 25 25Venmar TPD Hood Team 1 20 10 10 25 25 25Innergy Manufacturing Manager 1 20 10 10 25 25 25BNV MIS Technology
Hours/ Ressource by PeriodNb. of ressources
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Annexe 4 : Évaluation financière
(-) Capital Expense items Yr 0None 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
None 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
None 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
None 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Cash in / (out) Yr 1 Yr 2 Yr 3 Yr 4 Yr 5 Yr 6 Yr 7 Yr 8 Yr 9 Yr 10(-) Start up costs (non recurent) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Cost for internal resources -40705
_______________________ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
_______________________ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
_______________________ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
_______________________ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
(+) Annual Income or SavingsMissed opportunity* 0 230000 230000 230000 0 0 0 0 0 0 0
_______________________ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
_______________________ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
_______________________ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
_______________________ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
(-) Annual Expense_______________________ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
_______________________ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
_______________________ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
_______________________ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
_______________________ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Hurdle Rate 15% NPV 319 728 PAYBACK 0,18 IRR 563,10%
PROJECT DESCRIPTION1 - Select a cell in the (B5 to B8) range, click on the arrow that appears at the right and choose the appropriate category from the list. (Poss. Of 4).2- The amount you enter as a capital expense in the (C5 to C8) cells range must be a negative number.
1 - Select a cell in the (B5 to B8) range, click on the arrow that appears at the right and choose the appropriate category from the list. (Poss. Of 4).2- The amount you enter as a capital expense in the (C5 to C8) cells range must be a negative number.
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Annexe 5 : Date de début proposée et Log de suivi
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Annexe 6 : Filtre 1Est-on en lien avec la stratégie?
A un objectif selon la définition de BNV
Révision de la proposition
Est-ce en lien avec au moins un des 5 axes stratégiques?
Avec la mission?
Va à l’encontre de la vision?
Filtre 2
Éliminée
Soumettre au comité de gestion
oui
oui
oui
no
oui
non
non
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Annexe 7 : Filtre 2Est-ce un projet ou un mandat?
Filtre 1
Début – Fin & Unique
Requiert plus de 360 heures
Requiert 3 départements ou plus et un minimum de 50 hres/département
C’est un projet
oui
oui
oui
oui
Tâche opérationnelle
Requiert plus de 75 heures
C’est un mandat
non
nonnon
ouinon
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Annexe 8 : Filtre 3 Déterminer la catégorie
Développement de marché: projet ou mandat relié à une opportunité de vendre des produits existants à des clients actuels ou nouveaux.
Qualité de vie au travail: projet ou mandat relié à l’environnement, l’espace de travail, les conditions de travail, la rémunération, la formation, la communication aux employés et la communication interne.
Produit: projet ou mandat relié au développement d’un nouveau produit, à l’amélioration d’un produit existant ou à la recherche d’une nouvelle technologie.
Mise en conformité avec un règlement/loi: projet ou mandat relié à une direction donnée par le gouvernement ou autre organisation officielle.
Processus d’affaires : projet ou mandat qui a un impact sur nos processus internes.
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Annexe 9 : Formulaire d’évaluation
Qualitative Ranking - Échelle qualitative 1 Strongly disagree - Fortement en désaccord 2 No, slightly disagree - Non, légèrement en désacord 3 Neutral - Neutre Max= 54 Yes, agree - Oui, en accord5 Strongly agree - Fortement en accord
#BUSINESS PROCESS / PROCESSUS D'AFFAIRE
Analyzed criteria and specific questions - Critères analysés et questions spécifiques
Eval
uatio
n -
Éval
uatio
n(1
-5)
Stan
dard
ized
Ev
alua
tion
-Év
alua
tion
norm
alis
ée
A Source - Source (15%) 1 20%A-1 Customers, Consumers & Competition (5)A-2 Nortek/BN Group (3)A-3 Internal demand (1)B Intangible Benefits - Bénéfices intangibles (30%) 4 80%
B-1 Increase productivityB-2 Optimize manufacturing capacity or process efficiencyB-3 Positive impact on company imageB-4 Communication improvementB-5 Increase flexibilityB-6 Competitive advantage B-7 Increase customer satisfactionB-8 Positive impact on the employeesB-9 Create team mobilization C Finance - Financier (30%) 3,666667 73%
C-1 Estimated NPV 1 > 5M (5) > 2.5M (3) > 0 (1)
C-2 Estimated Payback 5 < 1 (5) 1-3 (3) > 3 (1)
C-3 Estimated IRR 5 >100% (5) > 75% (3) > 50% (1)
D Timing (10%) 3,5 70%D-1 Timing to realize the project is good right now D-2 Urgency to get the deliverablesE Risks - Risques (15%) 3 60%
E-1 Management (risk to be over schedule/budget)E-2 TechnologyE-3 MarketE-4 KnowledgeE-5 Resource availabilityE-6 Politics
TOTAL ALL CRITERIA INCLUDED - CRITÈRES CONFONDUS 65%
BUSINESS PROCESS / PROCESSUS D'AFFAIRES : (proposal name - nom de la proposition)
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Annexe 10 : Liste de projets dans Outlook
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Annexe 11 : Cédule de projet
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Annexe 12 : Proposition de projet/mandat formatée dans Microsoft Word
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Annexe 13 : Rapport du statut du portfolio de projets/mandats
Planning
Phase1
Planning
Phase1
0-30%
Phase 2
0-30%
Phase 2
30-60%
Phase 3
30-60%
Phase 3
60-90%
Phase 4
60-90%
Phase 4
90-99%
Phase 5
90-99%
Phase 5
Closing
Phase 6
Closing
Phase 6
Business processes BNC BNV Venma Innergy BNG
Initiation
Phase 0
Initiation
Phase 0
MRP
CPC
Prod CustClass
SalesForecast
WMS
HRSoft
ProjectMan
ContImprForm
Up-dateWinn
MRP
TechTrainCust
CustomCompl
CanopyDFT
CAD
CollabToolAnalys
PPPack
CostRed
Motorhdh
CostRed
Motorvvi
SuppAuditProgr
NuToneFrench
Web NuToneEnglWeb
BroanFrench
Web
InnergyBroch
BFTVenmrWebSite
ISO
ProjectFollow
up
OfficeTraining
* = new projectPricingProcess
CustomerInfo.
Managetraining
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Annexe 14 : Gestion des changements au processus
Demandeno Date Description sommaire Demandée
pour le Échéance Résolu
001 28-05-03 Revoir catégorie « processus d’affaire » et créer sous-catégories ex. processus manufacturier
19-06-03
002 28-05-03 Revoir la définition d’un mandat (75 heures, 1 département). Considérer importance du projet
19-06-03
003 28-05-03 Donner un code de priorité aux projets 19-06-03 √
004 28-05-03 Modifier le processus d’évaluation d’un projet : le directeur portfolio de projets propose une évaluation et le comité accepte ou modifie.
19-06-03 √