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pour le réseau CUMA
un Progiciel de Gestion Intégréen ligne
Session de formation Cum@net
Formation Comptable – Jour 2
Règlement
• Principes• Saisie des encaissements• Génération des bordereau de remise de chèque• Intégration comptable• Lettre de relance
• Saisie des décaissements fournisseurs
Objectif 3 :
Formation Cum@net pour les trésoriers de CUMA
Module règlement
Pointer et suivre les paiements pour la déclaration TVA, le suivi de la trésorerie et le suivi des impayés.
Gérer au jour le jour les mouvements au niveau de la banque (encaissements de chèques, règlements de fournisseurs…)
Intérêt: génération automatique des écritures comptables associées (compte tiers et TVA)
• Lettrage
• Gestion de la TVA
• Gestion des échéancier adhérents/fournisseurs
• Gestion des relances
Comptabiliser un règlement
3 étapes :
1- On constate l ’encaissement ou le décaissement
2- On confectionne le bordereau
3- On déverse les écritures en compta
Comptabiliser un règlement
1- On constate l’encaissement :
A saisir en entête : code adhérentdate opérationvaleur du chèque remis
Pointage :le ou les encours (factures) qui sont concernés(=qui seront lettrés) par ce règlement.
En pied de pièce:code banque domiciliation chèque adhérent (par défaut « Banque »)
Comptabiliser un règlement
1- On constate l’encaissement :
Au choix :a. Sélection d’une facture (<F8>)b. Saisie du montant du chèque
Puis valider <entrée>)
Double-clic sur la ligne pour pointer ou icôneNote: pointage automatique si sélection facture (a.)
a. b.
Comptabiliser un règlement
Après chaque validation de règlement, proposition de:• Passer à l’étape suivante : éditer bordereau de
remise de chèque• Rester à cette étape pour saisir d’autres
règlements
Le pied de pièce est automatiquement pré-rempli
Comptabiliser un règlement
2 - Confection du bordereau
Accessible par Divalto Règlement => Édition des bordereaux => Confection des bordereaux
Choisir :code banque de la CUMA (si plusieurs banques).Par défaut : BA
Vérifier:les bordereaux à confectionner en fonction du types règlements
(remises de chèques, prélèvement, virement, lettre de règlement aux fournisseurs…). Par défaut, tout est déjà sélectionné
NOTE: Code banque pilote les écritures comptables pour la partie banque. Notamment, le RIB y est renseigné :Accessible par Divalto Règlement => Paramétrages => Banques => Comptes de banque
Le module règlementLes étapes pour comptabiliser un règlement
2 - Confection du bordereau (suite)
Pointage / dépointage des lignes
Validation pour édition du bordereau
Par défaut comme tout est déjà pointé, il suffit la plupart du temps de valider directement cet écran par la touche <entrée>
Le bordereau concernant TOUTES les remises de chèque à effectuer
pour LA banque sélectionnée est édité
Le module règlementLes étapes pour comptabiliser un règlement
Intégrer un règlementen comptabilité
3- On déverse les écritures en compta
Lancement manuel du traitement
Seuls les règlements édités sur un bordereau sont intégrés en comptabilité
Une fois les écritures générées les bordereaux ne sont plus modifiables
Exercice :
Vérifications des acquis :
1.Vous recevez un chèque de l’adhérent 2 daté du 05/01/2012 pour un montant de 189.88 €
2.Saisir la remise de chèque en banque3.Editer le bordereau de remise de chèque4. Intégrer le règlement en comptabilité5.Vérifier dans la liste des impayées que le
règlement a été effectué6.Consulter, dans le module comptabilité,
l’écriture comptable correspondant au règlement
Cas particuliersd’encaissement de règlement
Rappel des 3 étapes du règlement :
1- On constate l’encaissement ou le décaissement
A cette étape on peut saisir : règlement partiel, trop perçu, différence de règlement, escompte
2- On confectionne le bordereau
3- On déverse les écritures en compta
2- Je clique sur l’action à réaliser « Règlement partiel ».
le montant calculé qui s’affiche est le montant restant dû.
Règlement partiel
1- Je pointe ma facture par double clic ou <F5>
Différence de règlement à l'avantage de la cuma.
Elle est enregistrée et sera gérée en comptabilité sur le compte adhérent, comme un acompte
Différence de règlement : trop perçu
1er cas : < 5,00 €
Différence de règlement gérée en pertes ou profits
Tolérance : + ou – 5 €
Différence de règlement : pertes ou profits
Règlement aux fournisseurs
Saisie d’un décaissement
Même principe que pour saisie des encaissements des adhérents.Menu spécifique.
A saisir en entête : code adhérentdate opération
Pointage :le ou les encours (factures) qui sont concernés(=qui seront lettrés) par ce règlement.
Le bordereau édité correspond au courrier d’accompagnement du règlement
Capital Social
• Bases de souscription• Consultation des éditions• Saisie des souscription• Génération des factures, intégration comptable• Saisie des règlements• Remboursement• Transfert
Objectif 4 :
Formation Cum@net pour les trésoriers de CUMA
Menu Capital Social:le capital social se gère dans le module Achats/Ventes.
un menu lui est entièrement dédié.
Part sociale est un article particulier :•exclu des statistiques commerciales•génère des écritures comptables spécifiques•pas disponible avec les autres articles lors de la saisie d'un bon
RAPPEL: création « assistée » dela base de souscription
Immobilisation(gestion des biens)
Le matériel(fiche)
Capital social(base de souscription)
Axe analytique (affectation analytique
pour module cpta)
Axe statistique (code article pour module
achat-vente)
Article (facturation activité)
Point de départ
Choix : oui / non
Bases de souscription
Rappel : lors de la création d’un Bien, le système propose la création automatique de la base de souscription associée.Il est possible de créer « manuellement » une base
Bases de souscription
Visualisation directe :Adhérent(s) ayant du capital sur cette baseMatériel(s) associé(s) à cette base
Possibilité d’ajouter : n unités
Les états et les éditions du Capital Social
Les différentes écrans de consultation et éditions sont accessibles via le menu
Exemple d’édition :Registre du Capital Social par adhérent
Pour afficher le « détail » d’une ligne :
clic sur le « + »
Impression des états
• Il est possible d'imprimer l'état via le bouton
• Il est possible d'imprimer l'état uniquement pour la ligne sélectionnée via le bouton
• Un clic droit sur une ligne permet d'éditer l'état uniquement pour la ligne sélectionnée.
Souscription du capital
Comme pour les factures de travaux, la saisie est possible :
- Soit par adhérent- Soit par base de souscription
Souscription capital par adhérent 1/2
Même principe que saisie facture de travaux
Je crée un nouvel appel de souscription
Sélection adhérent (F8)
Indiquer la quantité engagée (volume de travail / unité)Le nombre de parts correspondant est calculé
automatiquement
Souscription capital par adhérent 2/2
Souscription capital par Base 2/2
Editions présentant les lignes saisies en attente de génération en pièce.
Comme pour la saisie par activité des bons de travaux, il y a une étape supplémentaire:Une fois les lignes saisie par base, il faut les générer en pièce avant de pouvoir les facturer.Habituellement, on utilise la génération multiple de Pièces, en sélectionnant éventuellement les bases de souscription concernées.Note: si on souhaite ne facturer que certaines bases, la sélection doit se faire à ce niveau, elle ne pourra plus être faite ensuite.
Facturation du capital social 1/2
2 solutions :
- Facturation groupée (toutes les bases de souscription regroupées sur une même facture par adhérent)
> cas le plus fréquent
- Facturation manuelle (aller chercher un appel de fond dans la base de souscription et lancer la facture)
Les pièces créées lors de la souscription sont assimilée à des pièces de type « bon de commande » (pour les distinguer des BL).
Il faut ensuite les facturer (même principe que pour les bons de travaux)
Facturation du capital social 2/2
La facturation
Les factures générées sont consultables dans la liste des factures.Elles ont pour code opération KS1 (appel), KS2 (remboursement) pour les distinguer des factures de travaux.Rappel:
code OP = C factures aux adhérents de travauxcode OP = D factures d’avoir aux adhérents
Impression des factures
Différents modes d’impression au choix
Par défaut, seules les nouvelles factures pas encore imprimées (case à coche Pièces actives) sont éditées
Indiquer la date jusqu'à laquelle les factures sont à intégrer
Intégration en comptabilité
Seules les facture imprimées sont intégrer en comptabilité.
Une fois intégrée, une facture n’est plus modifiable.
L’intégration de factures d’appel de capital génère des écritures dans le journal VKS pour crédité le compte 10121.
Remboursement de capital social
Le remboursement de capital social est comparable à un avoir de parts sociales
Possibilité de saisir :• Soit par base de souscription• Soit par adhérent• Soit Global pour un adhérent
Principe similaire à la souscription, sauf qu’on ne passe pas par des pièces intermédiaires (Commande) : la saisie est directement générée en factures.
Pour modifier une erreur de saisie, il faudra aller en consultation des factures de rbt capital
Remboursement capital par Base
Possibilité de générer toutes les lignes en même temps pour une base donnée
1. En répondant « oui » :Préparation de tous les remboursements de tous les adhérents ayant du capital sur la base sélectionnéeLes lignes sont modifiables avant validationPermet un remboursement global très facile
2. Clic sur ce bouton pour générer les factures
1. Saisir la quantité à rembourser On ne peut saisir plus que ce qui a été versé
parts libérées = parts versées
2. Impression automatique de la facture d'avoir
3. Après l’impression: faire Intégration comptable pour le déversement en comptabilité (génére une écriture du 10131 vers le 4567 de l’adhérent en journal VKS)
Remboursement par adhérent
Remboursement global d’un adhérent
Après validation du traitement :Génération et affichage automatique de la facture,Celle-ci reste modifiable si besoin avant intégration
Menu spécifique pour gagner du temps :
Transfert du capital social
Le transfert peut être effectué avec ou sans génération de factures.S’il y a factures, cela nécessitera la saisie du règlement par l’acquérant et du remboursement du cédant.
Vérifications des acquis :
1. Saisir les engagements des adhérents sur la base de souscription du cover crop
1. Adh 1 > 25 Ha
2. Adh 2 > 36.5 Ha
3. Adh 3 > 30 Ha
2. Générer les factures et les intégrer en comptabilité3. Consulter les éditions de CS pour constater l’appel4. Consulter les écritures comptables du journal VKS5. Saisir un règlement de l’adh 1 pour la facture d’appel de
CS et une facture de travaux6. Editer le bordereau et intégrer en comptabilité7. Consulter les écritures comptables sur le compte Adh 18. Consulter le registre de capital de l’adh 1