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Outlook Web
App
https://courrier.csdecou.qc.ca
Secteur des Technologies de l’information vendredi, 6 mai 2016
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Table des matières
CONNEXION À OUTLOOK WEB APP .................................................................................................................. 5
ENVIRONNEMENT ................................................................................................................................................. 6
Écran principal ............................................................................................................................................. 6
Différents éléments Outlook....................................................................................................................... 6
Volets ............................................................................................................................................................ 6
Taille de votre boîte de courrier ............................................................................................................... 7
Menu contextuel ......................................................................................................................................... 7
Gestion du dossier «Favoris» ..................................................................................................................... 7
Gestion des répertoires de la messagerie ............................................................................................... 7
Affichage des messages ............................................................................................................................. 8
Gestion des éléments supprimés ............................................................................................................. 9
Barre de menu ............................................................................................................................................... 9
Volet Courrier ............................................................................................................................................... 9
Volet Calendrier ........................................................................................................................................ 11
Volet Contacts .......................................................................................................................................... 11
Volet Tâches ............................................................................................................................................. 12
Options ...................................................................................................................................................... 12
Configuration des options ....................................................................................................................... 13
Compte .............................................................................................................................................. 13
Organiser le courrier électronique ................................................................................................. 13
Réponses automatiques ........................................................................................................ 13
Règles de la boîte de réception .......................................................................................... 14
Rapport de remise ................................................................................................................. 15
Groupes ............................................................................................................................................. 16
Paramètres ......................................................................................................................................... 16
Courrier .................................................................................................................................... 16
Orthographe ........................................................................................................................... 18
Calendrier ................................................................................................................................ 19
Général .................................................................................................................................... 20
Régional.................................................................................................................................... 20
Mot de passe .......................................................................................................................... 21
S/MIME ..................................................................................................................................... 21
Téléphone ......................................................................................................................................... 22
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Téléphones mobiles .............................................................................................................. 22
Messagerie texte ..................................................................................................................... 23
Bloquer ou autoriser ......................................................................................................................... 23
FERMETURE D’OUTLOOK WEB APP ................................................................................................................... 24
GESTION DES MESSAGES ................................................................................................................................. 25
Création ..................................................................................................................................................... 25
Barre d’outils ............................................................................................................................................. 26
Utilisation de l’icône du carnet d’adresses ............................................................................................ 27
Lecture et Répondre ................................................................................................................................. 27
Barre d’outils ............................................................................................................................................. 28
GESTION DU CALENDRIER .................................................................................................................................. 29
Création d’un rendez-vous ...................................................................................................................... 30
Barre d’outils ............................................................................................................................................. 30
Rendez-vous simple ................................................................................................................................ 31
Rendez-vous périodique ........................................................................................................................ 32
Gestion des événements ........................................................................................................................ 33
Assistant de planification d’une réunion ................................................................................................. 34
Calendrier partagé ..................................................................................................................................... 34
Ouvrir un calendrier partagé ................................................................................................................... 34
Partager son calendrier ............................................................................................................................ 34
Ajuster les autorisations de partage de notre calendrier .................................................................... 36
CONTACTS .......................................................................................................................................................... 37
Barre d’outils ............................................................................................................................................... 37
Création d’un contact ............................................................................................................................... 38
Barre d’outils ............................................................................................................................................. 38
Création d’un groupe ................................................................................................................................ 39
Barre d’outils ............................................................................................................................................. 39
GESTION DES TÂCHES ....................................................................................................................................... 41
Barre d’outils ............................................................................................................................................... 41
Création d’une tâche ................................................................................................................................. 41
Barre d’outils ............................................................................................................................................. 41
Tâche périodique..................................................................................................................................... 43
ANNEXE A ........................................................................................................................................................... 44
Comparaison entre Outlook Web App Light et d’Outlook Web App .................................................. 44
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CONNEXION À OUTLOOK WEB APP
À partir de votre navigateur Internet (ex. : IE), entrez l’adresse suivante :
HUhttps://courrier.csdecou.qc.ca U
Ou
Via le Web de la Commission scolaire des Découvreurs : HUwww.csdecou.qc.ca UH
cliquez sur HApplications corporatives et cliquez sur HUCourrier électronique UH
Section Sécurité
Il faut choisir entre deux possibilités:
Cet ordinateur est public
Après 15 minutes d’inactivité, votre
connexion sera fermée.
Cet ordinateur est privé
Aucune coupure de votre connexion,
durée de 8 heures maximum.
Utiliser Outlook Web App Light
Idéal, pour les ordinateurs dont la
performance est limitée. Voir Annexe A
pour savoir les fonctions disponibles de
la messagerie avec ce mode de
connexion.
Inscrire son code et mot de passe et
cliquez sur la plaquette Se connecter.
Lorsque l’on accède OWA pour la première fois, cet écran nous demande de confirmer
les paramètres de langue et du fuseau horaire.
Confirmez le tout en cliquant sur OK.
Inscrire votre mot de passe
Inscrire votre code de courriel
(Ex. : marguerite.lafleur)
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ENVIRONNEMENT
Écran principal
Différents éléments Outlook
VOLETS
Courrier
Favoris
Permet de placer dans ce dossier un raccourci d’un élément souvent utilisé.
Votre boîte de courrier
- Boîte de réception : Contient les messages reçus.
- Boîte d’envoi : Conserver temporairement les messages envoyés jusqu’à ce que la connexion
avec le serveur Exchange soit rétablie.
- Brouillons : Conserver un message qui n’est pas prêt à être envoyé.
- Éléments envoyés : Garder une trace des messages envoyés.
- Éléments supprimés : Emmagasiner tous les éléments supprimés sous Outlook.
Il est conseillé de faire une gestion rigoureuse des messages dans tous les dossiers.
Calendrier
Permet une gestion des événements et des rendez-vous.
Contacts
Permet de faire une gestion des contacts personnels et des groupes.
Tâches
Permet de créer des tâches pour simplifier notre emploi du temps.
Barre de menu
Configuration de vos
paramètres
Vérifier la réception de
nouveaux messages
Liste des dossiers
disponibles dans
votre boîte de
courrier
Liste des volets
de navigation
disponibles
Liste des courriels
contenus dans la boîte
de réception lorsque
cette dernière est
sélectionnée
Volet de lecture d’un
courriel sélectionné
Ajuster l’ordre
d’affichage
Rechercher dans le carnet
Fermer notre courrier
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Dossier public
Permet de voir selon des autorisations spécifiques des dossiers qui sont disponibles à un groupe
d’utilisateurs particuliers.
Ex. : Voir le calendrier des salles de réunions du centre administratif.
TAILLE DE VOTRE BOÎTE DE COURRIER
La Boîte aux lettres qui vous est allouée sur le Serveur Exchange a une taille maximale de 2 g.
L’administrateur du système fera parvenir un avis lorsque la boîte aux lettres aura atteint son maximum.
Lors de la réception de cet avis, il faudra procéder sans délai au nettoyage des différents dossiers.
Pour voir la grosseur de notre boîte aux lettres, placer votre curseur de souris sur votre nom de
boîte aux lettres, Outlook vous indiquera votre espace utilisée.
MENU CONTEXTUEL
Les menus contextuels sont activés par le bouton droit de la souris. Les choix dans ce menu se
retrouvent souvent dans la barre d’outils des différents volets d’Outlook. On l’appelle menu
contextuel car les options disponibles sont influencées par l’emplacement du curseur de la souris.
GESTION DU DOSSIER «FAVORIS»
Pour ajouter un élément dans ce dossier, se placer sur l’élément
concerné et avec l’aide du menu contextuel, choisir Ajouter à
dossiers favoris.
Ex. : Ajouter dans les favoris la boîte de réception
GESTION DES RÉPERTOIRES DE LA MESSAGERIE
Il est possible de tirer profit de la gestion des répertoires sous les
éléments d’Outlook. Cela permet une meilleure gestion des messages. On peut : ajouter, créer,
supprimer, renommer, déplacer à l’aide du menu contextuel.
Pour créer un nouveau répertoire, se placer sur l’élément concerné et à l’aide du menu contextuel,
choisir Créer un nouveau dossier.
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Pour supprimer un répertoire, se placer sur le répertoire concerné et appuyer sur la touche Suppr ou
à l’aide du menu contextuel, choisir Supprimer.
Pour changer le nom d’un répertoire, se positionner sur le répertoire concerné et à l’aide du menu
contextuel, choisir Renommer.
Pour déplacer un répertoire, maintenir enfoncé le bouton gauche de la souris et déplacer le répertoire
concerné sur le nouvel emplacement ou à l’aide du menu contextuel, choisir Déplacer.
Sélectionner le dossier de destination et cliquer sur la plaquette Déplacer.
AFFICHAGE DES MESSAGES
Lorsque l’on clique Réorganiser par Date ou Conversation par Date, une liste vous offre différents
choix d’affichage. La sélection sera appliquée sur
le dossier actif seulement. Vous pouvez établir
différents affichages pour chacun de vos dossiers
Outlook.
De plus, dépendamment de la sélection de la liste,
il est possible d’appliquer un ordre de tri croissant
ou décroissant sur l’affichage en question.
Ex.: Par date – Ancienneté croissant.
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GESTION DES ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS
Lorsque des messages sont supprimés du Dossier Éléments supprimés, il est toujours possible de les
récupérer. Le délai de récupération est de 30 jours après la date à laquelle l’élément a été supprimé.
La façon de faire est simple, se positionner dans le Dossier
Éléments supprimés. Avec le menu contextuel Récupérer les
éléments supprimés.
Sélectionner le ou les messages à récupérer et cliquer sur l’icône.
Les messages se retrouveront dans le
Dossier éléments supprimés.
Pour vider rapidement tout le dossier des éléments supprimés, choisir Vider le dossier Éléments
supprimés du menu contextuel.
Barre de menu VOLET COURRIER
Permet d’activer la création d’un nouveau message.
Faire une demande de réunion.
Permet de détruire un message sélectionné ou un ensemble de
messages.
Détruire sans tenir compte de l’option de conversation
(regroupement par objet).
Déplacer un message vers un autre dossier.
Faire une copie d’un message dans un autre dossier.
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Permet de personnaliser l’affichage, par regroupement pré-
déterminé, la liste des messages contenus dans un dossier
particulier.
Ex. : Boîte de réception
Par regroupement de couleur.
Par une adresse de courriel
particulière.
Utiliser Conversations lorsque coché, permet de
faire des regroupements de messages.
Ex. : par date
Afficher d’autres options….permet d’ajouter des
précisions à notre affichage.
Volet de lecture, permet de choisir la disposition
de l’affichage de vos messages.
Cette disposition peut être différente d’un dossier à
l’autre.
Ex. : Boîte de réception et Éléments supprimés.
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VOLET CALENDRIER
Nouveau,
Permet d’ajouter un rendez-vous.
Demander une réunion avec l’aide de l’assistant de
planification.
Création d’un message.
Supprimer,
permet de supprimer un rendez-vous spécifique, une occurrence ou une série.
Aller à Aujourd’hui, façon rapide d’accéder à la journée active.
Affichage de la journée.
Affichage de la semaine de travail (5 jours).
Affichage de la semaine de 7 jours.
Affichage du mois.
Partager,
Ajouter un calendrier partagé.
Partager son calendrier.
Modifier les autorisations de partage de son
calendrier.
Les trois dernières options ne sont pas actives sur
notre serveur de courrier.
Affichage,
permet de mettre le volet de lecture à gauche ou à droite.
VOLET CONTACTS
Ajouter des contacts.
Ajouter des groupes.
Création d’un message.
Supprimer des groupes ou des contacts.
Déplacer ou copier des contacts ou des groupes.
Affichage,
permet de mettre le volet de lecture à droite ou à gauche.
Rafraîchir le volet.
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VOLET TÂCHES
Nouveau,
permet d’ajouter une tâche ou de créer un nouveau message.
Supprimer des groupes ou des contacts.
Déplacer ou copier des contacts ou des groupes.
Permet de mettre des catégories de couleur à nos tâches.
Affichage,
permet de mettre le volet de lecture à droite ou à gauche.
Rafraîchir le volet.
Permet de mettre l’état des tâches à terminer.
Options Menu Options, permet de personnaliser rapidement les options les plus fréquentes, soit :
Définir les réponses
automatiques (gestionnaire
d’absence)
Changer le mot de passe
Créer une règle dans la boîte
de réception
Voir toutes les options de
vos paramètres
Sélectionner un thème,
permet de changer l’entête de notre OWA.
Sélectionner un thème.
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Cochez Ne pas envoyer…pour
désactiver l’envoi automatique.
On active le gestionnaire pour un
intervalle de temps seulement – pas
besoin de le désactiver.
Ne pas oublier d’enregistrer vos changements
CONFIGURATION DES OPTIONS
On peut accéder à toutes les options, soit :
Par le menu Options – Voir toutes les options.
Par le menu Affichage – Afficher d’autres options de conversation.
Pour sortir des options, cliquez sur Courrier
Compte
Permet de valider les informations sur notre compte et de pouvoir les modifier grâce à la plaquette
«modifier». Il est aussi possible d’activer notre absence du bureau ou de changer notre mot de passe.
Organiser le courrier électronique
Réponses automatiques
Rendre actif le
gestionnaire
d’absence.
Inscrire le message
d’absence pour
les gens de la Cs.
Permet d’activer
un message
différent à des
expéditeurs
externes de la Cs.
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Lors des prochains démarrages d’Outlook, si le
gestionnaire d’absence est activé, ce message s’affiche et
vous demande si vous voulez le désactiver en répondant
OUI ou NON pour le garder actif.
Règles de la boîte de réception
Il est possible de mettre des règles de comportement pour certain message. Ces derniers pourront
être déplacer vers un autre dossier automatiquement ou appliquer une couleur à ce dernier pour
permettre de le repérer plus facilement dans la boîte de réception.
Ex. : Tout message contenant dans l’objet le mot «SQL2005» sera déplacer automatiquement dans un
sous dossier spécifique.
Sélectionner «Nouveau» pour ajouter une règle ou «Détails» pour modifier cette dernière.
La partie de droite indique un résumé de la règle , lorsque cette dernière est sélectionnée.
Cet écran apparaît lorsque l’on demande d’ajouter ou de
modifier une règle.
Lorsque le message arrive et : choisir une action parmi
la liste déroulante.
Effectuer les opérations suivantes: choisir une action
parmi la liste déroulante.
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Autres options… : Lorsqu’activé il permet d’ajouter d’autres actions permettant une meilleure
précision, voir les encadrés rouges.
.
Rapport de remise
Permet de faire des recherches sur les messages que nous avons envoyés ou reçus.
La partie du haut permet d’effectuer la recherche pour les messages envoyés ou reçus. Sélectionnez
les utilisateurs concernés à l’aide du carnet d’adresses disponible lorsque l’on clique sur «Sélectionner
des utilisateurs». Ensuite cliquez sur Rechercher.
Les résultats seront affichés dans la partie du bas. Il est possible de pouvoir lire les messages dans cet
écran.
Ne pas oublier d’enregistrer vos changements
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Insérer votre
signature
personnalisée.
Attention l’insertion
Groupes
Permet de voir les groupes auquels vous appatenez.
Il n’est pas possible de devenir membre aux groupes publics, se sont des gourpes fermés et c’est le
secteur des technologies qui gère les inscriptions à ces groupes.
L’option Détails permet de voir la liste des personnes inscritent à ce groupe.
Paramètres
Courrier
Pour que notre signature soit insérée automatiquement à chaque nouveau message, il faut cocher cette
option.
De plus, il n’est pas possible d’ajouter des images (logos) à notre signature.
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Confirmation de lecture
Lorsque l’option de confirmation de lecture est cochée par le destinataire d’un message reçu, il est
possible de configurer Outlook pour qu’il adopte le même comportement à ce style de message,
soit :
Me demander avant d’envoyer une réponse – on décide notre choix à chaque fois que
l’on reçoit un message nous demandant de répondre à une confirmation de lecture.
Toujours envoyer une réponse – automatiquement Outlook envoie l’accusé de lecture au
destinataire du message, lorsque le message est lu. Pas besoin de répondre OUI.
Ne jamais envoyer de réponse – Aucun accusé de lecture ne sera envoyé au destinataire
du message. Pas besoin de répondre NON.
Volet de lecture
Configurer Outlook pour que ce dernier indique à quel moment il doit changer l’état du message de
non lu (en gras) à lu.
Format du message
Permet d’indiquer dans l’en-tête d’un message l’indicateur CCI
o Une copie du message sera envoyée à cette personne sans que les autres destinataires en
soient avisés.
Permet d’indiquer dans l’en-tête d’un message l’indicateur DE
o Utiliser pour envoyer un message de la part d’une autre personne. Il faut que l’autorisation
soit faite au préalable avec le secteur des technologies de l’information.
Composer des messages dans ce format HTML – permet de pouvoir utiliser des polices et des
papiers peints dans nos messages.
Choisir la police du message – permet de sélectionner notre caractère de rédaction pour tous
nos nouveaux messages.
Conversations
Lorsque l’option Conversation est activée par le menu d’affichage, ces paramètres vous
permettent d’ajouter une précision à l’affichage des conversations.
Ex. : Hier – 2 semaines….si l’option Date est combinée à ce dernier.
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Ces options nous aident à mettre en place le comportement d’Outlook lorsque les nouveaux
messages arrivent. Il faut qu’Outlook reste connecté pour pouvoir profiter de ces avantages.
Cocher Vider le dossier Éléments supprimés lorsque je me déconnecte, permet de garder notre
dossier vide et de cette manière nous aider à avoir un certain contrôle sur l’espace de notre boîte aux
lettres.
Faire Enregistrer pour conserver les modifications.
Orthographe
Permet d’ajuster les paramètres généraux du vérificateur d’orthographe et d’activer la correction
automatique avant l’envoi du message. Important de sélectionner le bon dictionnaire pour la
vérification.
Faire Enregistrer pour conserver les modifications.
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Calendrier
Apparence
Activer les alertes de rappels, afficher votre calendrier en précisant les journées et les heures de
votre horaire de travail.
Afficher les numéros de semaines permet de voir le numéro de la semaine dans l’année. Ex. :
10 mars 2011 fait partie de la semaine 11.
Rappels
Permet d’avoir un «message» nous avertissant que notre rendez-vous est dans x heures. On
peut activer un son et définir le temps minimum par défaut du rappel lors de l’inscription de
nos rendez-vous au calendrier.
Traitement automatique
Configurer le comportement d’Outlook pour les demandes de réunion.
Pour ceux qui ont un téléphone BlackBerry ou un IPhone, il est possible de faire certaines
configurations pour vos messages textes concernant votre calendrier.
Faire Enregistrer pour conserver les modifications.
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Général
Permet de choisir notre carnet d’adresse par défaut pour la recherche de contacts.
Faire Enregistrer pour conserver les modifications.
Régional
Permet de déterminer notre langue, le format de date et d’heure.
Ne pas changer le fuseau horaire si ce dernier est (UTC-05 :00 Est (É.-U. et Canda).
Faire Enregistrer pour conserver les modifications.
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Mot de passe
RÈGLES que vous devez respecter dans la composition du nouveau mot de passe. Ce dernier doit inclure
un minimum de 8 caractères de 3 des 4 catégories suivantes:
Des caractères majuscules
Des caractères minuscules
Des chiffres de 0 à 9
Des caractères spéciaux ( ! $ % ? * @ + - / )
IMPORTANT
Ne jamais utiliser les caractères accentués (é, É, à, À…..);
Votre prénom ou nom de famille ne peuvent être utilisés dans la composition du mot de passe.
Ce changement affecte aussi les tablettes (ex.: IPAD) et les téléphones intelligents
(ex.: iPhone). Il est obligatoire de modifier le mot de passe du compte sans fil ainsi que le mot de passe
du compte de courriel de la commission scolaire (si activé) sur ces appareils afin d'éviter des problèmes de
connexion
Faire Enregistrer pour conserver les modifications.
S/MIME
Pas utilisé.
Pour les utilisateurs qui possèdent un ordinateur portable, nous vous
recommandons fortement de faire le changement de mot de passe lorsque
l'ordinateur portable est connecté au réseau filaire de la Commission scolaire
(fil réseau).
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Téléphone
Téléphones mobiles
Module en développement.
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Messagerie texte
Module en développement.
Bloquer ou autoriser
Si vous ne voulez pas
activer le contrôle des
courriers indésirables,
veuillez cocher «Ne pas
déplacer les messages
vers mon dossier
Courrier indésirable».
Expéditeurs et destinataires approuvés
Pour ajouter des expéditeurs, faire le +
Choisir Modifier ou Supprimer pour ajuster votre liste approuvée.
Expéditeurs et destinataires bloqués
Pour ajouter des expéditeurs, faire le +
Choisir Modifier ou Supprimer pour ajuster votre liste bloquée.
En cochant ne pas approuvé le message, sauf …
On peut bloquer tous nos messages sauf les expéditeurs et destinataires approuvés ou faisant parties
de nos contacts si cette option est aussi cochée.
Faire Enregistrer pour conserver les modifications.
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FERMETURE D’OUTLOOK WEB APP
Il est important de fermer votre courrier avec l’option Se déconnecter à l’écran principal. On s’assure
que nos connexions avec le serveur Exchange sont bien fermées. L’écran de fermeture s’affiche. Il
faut cliquer sur la plaquette Fermer.
L’écran suivant apparaît
Répondre OUI
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Zone de rédaction du message
Pour formater le texte, utilisez les
icônes de la barre d'outils associée à la
zone de rédaction.
GESTION DES MESSAGES
Création À partir de l’écran principal, sélectionnez le dossier Boîte de réception et cliquez sur Nouveau. Voici
l’écran de création d’un message.
Le champ DE (de la part de)
Contient l’adresse de
l’expéditeur, vous devez
avoir l’autorisation de ce
dernier pour pouvoir
utiliser son adresse. Seul
le secteur des
technologies de
l’information peut activer
cette option.
Le champ À (Destinataire)
Dans le champ À, tapez
l’adresse de la personne
à qui vous envoyez le
message. Si vous envoyez le message à plus d’une personne, les adresses de courriel doivent être
séparées par un point-virgule.
OU
Cliquez sur le bouton À pour effectuer une recherche du destinataire (carnet d’adresses), le
sélectionner et cliquez sur le bouton À en bas de l’écran Recherche des noms. Référez-vous à la
section Utilisation des carnets d’adresses pour la procédure de recherche.
Le champ CC (Copie conforme)
Le champ CC sert à envoyer une copie du message à une tierce personne. Pour ce faire, tapez
l’adresse de la personne ou cliquez sur le bouton CC pour ouvrir le carnet d’adresses. Pour
envoyer une copie conforme à plus d’une personne, les adresses doivent être séparées par un
point-virgule.
Le champ Cci (Copie conforme invisible)
Vous pouvez également envoyer des copies conformes invisibles. Le ou les destinataire(s) du
message ne verront pas à qui les copies conformes ont été envoyées.
Dans les champs À, CC et Cci, vous pouvez commencer à inscrire l’adresse de messagerie et par la
suite faire la combinaison des touches CTRL+K, ceci vous permettra de demander au système de
compléter l’adresse pour vous ou de vous faire afficher une liste de choix d’adresses.
Le champ Objet, permet d’indiquer le sujet du message.
Le champ Message, zone de texte libre.
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BARRE D’OUTILS
Envoyer, permet d’envoyer notre message
Permet d’enregistrer le message dans le dossier brouillon, il pourra être complété plus tard.
Joindre un document au message.
Insérer une image.
Affiche le carnet d’adresses.
Vérifier les adresses.
Mettre un indicateur de haute importance au message.
Mettre un indicateur de faible importance au message.
Insérer votre signature.
Vérificateur d’orthographe.
Ajuster les paramètres pour ce message seulement.
On peut indiquer l’importance du message (même chose
que les icônes de la barre d’outils).
On peut ajouter un caractère de diffusion :
Normal
Privé
Personnel
Confidentiel.
Faire afficher CCI ou DE au message.
Option de suivi :
Demander un accusé de réception et/ou une
confirmation de lecture du message.
Demander un accusé de réception, permet de recevoir une confirmation que le message a été
déposé dans la boîte de courrier du destinataire.
Demander un accusé de lecture, permet de peut-être recevoir une confirmation du destinataire
de la lecture du message.
Il est possible de mettre notre format de message en texte. On ne peut pas
utiliser la signature et l’insertion d’image.
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Utilisation de l’icône du carnet d’adresses
Faire une recherche soit, à partir de la liste d’adresses globale de la cs ou de votre dossier contacts.
Le résultat va s’afficher. Il ne reste qu’à sélectionner la personne et de cliquer sur les champs À, CC et
CCI si désiré.
La partie de droite va servir à planifier une rencontre.
Lecture et Répondre Pour vérifier vos messages, cliquez sur l’icône.
Une enveloppe fermée, indique que le message est non lu.
Les pièces jointes sont indiquées par un trombone qui accompagne le message. Pour la lire, il faut
cliquer sur la pièce jointe et choisir de l’enregistrer. Par la suite, il ne vous reste qu’à ouvrir cette
dernière avec le bon logiciel.
Lecture des messages se fait à partir du volet de lecture si ce dernier est actif. Sinon double-cliquez
sur le message sélectionné, un écran plus grand vous est présenté avec le contenu du message.
Inscrire le nom recherché
Les résultats de la
recherche sont
affichés ici.
Page 28
BARRE D’OUTILS
Répondre
Pour répondre à l’expéditeur du message, vous n’avez qu’à cliquer sur Répondre qui se
trouve dans la barre d’outils de votre message. Une nouvelle fenêtre de message s’affichera.
Vous remarquerez que vous n’avez pas besoin de taper l’adresse du destinataire dans le
champ À ainsi que l’objet de votre message. Ces champs sont déjà remplis. Le RE : devant
l’objet du message indique au destinataire que c’est une réponse à un message. Également, le
champ Message contient le message que vous avez reçu de l’expéditeur.
Répondre à tous
Pour répondre à tous ceux qui ont reçu le message, vous devez cliquer sur Répondre à tous
de la barre d’outils du message. Tout comme l’option Répondre une nouvelle fenêtre de
message s’affichera avec toutes les adresses des destinataires dans le champ À. Les personnes
qui ont reçu ce message en copie conforme seront également incluses dans la liste des
destinataires.
Transférer
Pour transférer un message reçu à un autre destinataire, vous devez cliquer sur Transférer de la
barre d’outils. Vous devez écrire l’adresse du nouveau destinataire dans le champ À. La
mention TR : sera ajoutée devant l’objet du message pour indiquer que c’est un message
transféré. Comme les options Répondre et Répondre à tous, le message d’origine apparaîtra
dans le champ Message. De plus, c’est avec cette option que l’on peut faire suivre des
pièces jointes.
Permet de mettre un suivi à notre message.
Mettre une catégorie à notre message, cette catégorie peut être
utilisée pour regrouper des messages dans la boîte de réception.
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Permet de voir le code source du message.
Permet d’imprimer.
Ajouter une règle, voir la section des options.
Déplacer le message dans un dossier.
Détruire le message.
Se déplacer d’un message à l’autre sans quitter l’écran de lecture.
GESTION DU CALENDRIER
Le calendrier sert à inscrire un rendez-vous qui n'engage que soi, à organiser une réunion en invitant
des participants ou encore à inscrire un événement, par exemple, une fête qui ne réserve pas du
temps au calendrier.
Pour se déplacer d’un mois à l’autre, utiliser les taquets qui précèdent ou succèdent le nom du mois.
Il est possible de voir plusieurs calendriers en même temps. La section Mes calendriers permet de
sélectionner un ou plusieurs calendriers. Il faut cocher la case du ou des calendriers désirés.
On peut changer l’affichage de notre calendrier en utilisant les icônes suivants ( ).
Pour accéder à un rendez-vous déjà existant, cliquez deux fois sur ce dernier.
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Création d’un rendez-vous
BARRE D’OUTILS
Enregistrer, permet de conserver notre nouveau rendez-vous ou de conserver les changements.
Insérer une pièce jointe à notre rendez-vous.
Insérer une image.
Duplicater notre rendez-vous
Permet de faire une vérification sommaire de notre orthographe.
Permet de créer un rendez-vous et d’inviter des participants.
Ajouter un indicateur visuel pour une priorité Haute à notre rendez-vous lors de l’envoi d’un
message pour inviter des participants.
Ajouter un indicateur visuel pour une priorité faible à notre rendez-vous lors de l’envoi d’un
message pour inviter des participants.
Ajouter une catégorie au rendez-vous. Peut-être utilisée lors de
l’affichage des rendez-vous par catégorie.
Permet d’avoir un meilleur visuel de notre semaine.
Imprimer le rendez-vous.
Mettre le rendez-vous en format Texte pour l’envoyer à des participants. Vous
perdez la mise en forme de votre rendez-vous.
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RENDEZ-VOUS SIMPLE
Cliquez sur la plaquette Nouveau ou choisir un créneau horaire et double-cliquez.
L’écran suivant apparaît.
Complétez les différentes rubriques:
Objet
Emplacement
Dates et Heures de début et de fin.
Cochez la case Rappel si désiré et choisissez le délai (liste déroulante).
Choisissez la Disponibilité s'il y a lieu. Pratique lors de planification de réunion.
Si la case Privé est cochée et que le calendrier est partagé, la personne avec qui l'on partage n'a pas
accès au contenu du rendez-vous.
La zone texte est laissée à votre discrétion.
Cliquez sur Enregistrer et fermez.
Si la case Journée entière est cochée, le rendez-vous devient un événement. (voir gestion des
événements).
Pour Modifier un rendez-vous, il faut double-cliquez sur le rendez-vous.
Apportez les modifications qui s'imposent.
Cliquez sur Enregistrer et fermez.
Pour Supprimer un rendez-vous, il faut double-cliquer sur le rendez-vous à détruire.
Cliquez sur l’icône pour le détruire ou choisissez Supprimer dans le menu contextuel.
Page 32
RENDEZ-VOUS PÉRIODIQUE
Cliquez sur la plaquette Nouveau ou choisissez un créneau horaire et double-cliquez
L’écran suivant apparaît.
Complétez les différentes rubriques:
Objet
Emplacement
Dates et Heures de début et de fin.
Cochez la case Rappel si désiré et choisissez le délai (liste déroulante).
Choisissez la Disponibilité s'il y a lieu. Pratique lors de planification de réunion.
Si la case Privé est cochée et que le calendrier est partagé, la personne avec qui l'on partage n'a pas
accès au contenu du rendez-vous.
La zone texte est laissé à vote discrétion.
Cliquez sur l'icône Périodicité
Complétez les différentes rubriques
Heure du rendez-vous
Périodicité
Plage de périodicité.
Cliquez sur OK, on revient alors à la
fenêtre Rendez-vous.
Cliquez sur Enregistrer et fermez.
Page 33
Pour Modifier un rendez-vous, il faut double-cliquez sur le
rendez-vous.
Choisissez entre:
Ouvrir «Cette occurrence» (seulement pour ce
rendez-vous)
Ouvrir «La série» (pour tous les rendez-vous de
cette périodicité)
Cliquez sur OK.
Apportez les modifications qui s'imposent.
Cliquez sur Enregistrer et fermez.
Pour Supprimer un rendez-vous, il faut double-cliquer sur le rendez-vous à détruire.
Cliquez sur l’icône pour le détruire ou choisissez Supprimer dans le menu contextuel.
Choisissez entre:
Supprimer l’occurrence (seulement
pour ce rendez-vous)
Supprimer la série (pour tous les
rendez-vous de cette périodicité)
Cliquez sur OK.
GESTION DES ÉVÉNEMENTS
Un événement dure toute la journée et n'occupe aucun créneau du calendrier. L'information inscrite
dans l'objet du rendez-vous (événement) s'affiche immédiatement sous la date. On peut donc y
noter un anniversaire, une activité qui se déroule, une journée pédagogique, etc.
Il faut cocher la case Journée entière et le rendez-vous devient un événement.
Page 34
Assistant de planification d’une réunion Section en développement.
Calendrier partagé
OUVRIR UN CALENDRIER PARTAGÉ
Le menu «Partager» de la barre d’outils permet,
Ajouter un calendrier partagé
Partager son calendrier
Modifier les autorisations de partage de son calendrier.
Pour accéder à un calendrier partagé, il
faut choisir Ajouter un calendrier
Calendrier à partir de notre CS
Inscrire le nom de la personne qui a
activé le partage avec nous de son
calendrier. On peut utiliser le carnet
d’adresses pour faire une recherche.
Calendrier des gens de l’extérieur
Inscrire l’adresse que la personne
nous a donnée.
Faire OK.
PARTAGER SON CALENDRIER
Pour rendre accessible notre calendrier, il faut choisir Partager son calendrier
Inscrire le nom de la
personne
concernée.
Choisir le type de
partage.
Demander que la
personne partage
aussi son calendrier
Page 35
Un courriel sera envoyé à la personne qui désire avoir accès à votre calendrier.
Message d’une demande de partage de calendrier
Il faut Autoriser ou Refuser la demande.
L’acceptation de cette demande génère un courriel au demandeur et vous affiche un message qui
indique que votre calendrier est maintenant en partage avec le demandeur et que le demandeur
partage aussi son calendrier avec vous.
Message que le demandeur reçoit suite à l’acceptation
Pour Ajouter ce calendrier,
cliquez sur «Ajouter ce
calendrier» qui est inclut de
votre message ou utilisez
«Ajouter d’un calendrier» dans
le menu Partage de la barre
d’outils.
Page 36
AJUSTER LES AUTORISATIONS DE PARTAGE DE NOTRE CALENDRIER
Pour modifier les
autorisations, il faut choisir
«Modifier les autorisations
de partage de son
calendrier» du menu
Partage de la barre d’outils.
Il est possible d’enlever
une autorisation avec
l’icône
Modifier de la barre d’outils,
détermine les informations que
l’on veut rendre disponible par
rapport au rendez-vous.
Les droits par défaut de partage du calendrier sont en lecture seule. Pour pouvoir avoir des droits
d’écriture dans un calendrier partagé, il faut soit, demander au secteur des technologies de
l’information ou modifier les autorisations de partage avec le logiciel Outlook 2010.
Page 37
Liste de contacts
CONTACTS
À partir de ce dossier, l'utilisateur peut se construire un carnet d'adresses personnel. Le volet Contacts
est constitué de fiches contenant tous les renseignements.
À partir de ces fiches, l'utilisateur peut adresser des messages, organiser des réunions et préparer des
groupes.
Barre d’outils
Permet la création d’un contact ou d’un groupe (liste de distribution) ou de faire un
nouveau message.
Supprimer un contact.
Déplacer ou copier un contact dans un autre dossier.
Permet de déterminer la position du volet de lecture des contacts.
Rafraîchir le volet.
Permet de faire afficher une recherche par catégorie de couleur si on a utilisé cette option
dans la création d’un contact.
Réorganiser l’affichage des contacts par différents champs.
Page 38
Création d’un contact
BARRE D’OUTILS
Enregistrer un nouveau contact ou les modifications à ce dernier.
Écrire un nouveau message à partir d’un contact.
Supprimer un contact ou un groupe.
Permet de joindre un fichier.
Permet de mettre un suivi sur le contact.
Permet de mettre une catégorie pour faciliter les affichages de
contacts.
La partie du bas de la barre d’outils sont des raccourcis aux différentes sections que l’on
doit remplir pour la création d’un contact. (Profil – Contacts – Adresses – Détails).
Le champ Classer sous
permet de choisir
l’apparence du nom et
prénom dans le volet
Contacts.
Le champ Courriel permet
de mettre jusqu’à 3
adresses de courriel
différentes.
Page 39
Le champ Adresse
permet de saisir jusqu’à 3
adresses différentes.
Faire enregistrer et fermer lorsque terminé.
Pour Modifier un contact, il faut double-cliquez sur ce dernier.
Apportez les modifications qui s'imposent.
Cliquez sur Enregistrer et fermez.
Pour Supprimer un contact, il faut double-cliquez sur le contact à détruire.
Cliquez sur l’icône pour le détruire ou choisissez Supprimer dans le menu contextuel.
Création d’un groupe
BARRE D’OUTILS
Enregistrer un nouveau contact ou les modifications à ce dernier.
Écrire un nouveau message à partir du groupe.
Supprimer un groupe.
Permet de mettre un suivi sur le contact.
Page 40
Liste des membres du groupe.
Permet de mettre une catégorie pour faciliter les affichages de
contacts.
Voici la fenêtre de création d’un groupe.
Inscrire le nom du groupe.
Mettre un * devant tous le nom du groupe, permet de regrouper tout vos groupes dans le volet
Contacts.
Chosissez les membres à partir de la plaquette Membres… ou tapez directement dans
l’emplacement désigner et faire Ajouter au groupe.
Cette icône est l’identifiant d’un groupe dans le volet contacts.
La plaquette Supprimer du groupe permet d’enlever un membre du groupe. Par contre, l’icône
permet de détruire le groupe .
Page 41
GESTION DES TÂCHES
Une tâche est une réalisation pour laquelle on veut assurer le suivi jusqu'à son accomplissement.
Barre d’outils
Permet de créer une tâche.
Permet d’écrire un message.
Supprimer un contact.
Déplacer ou copier un contact dans un autre dossier.
Permet de marquer la tâche comme terminée.
Permet de déterminer l’endroit du volet de lecture.
Rafraîchir le volet.
Création d’une tâche BARRE D’OUTILS
Enregistrer et fermer,
permet de conserver notre nouvelle tâche ou nos changements.
Marquer comme terminée,
Permet de mettre fin à la tâche.
Permet de joindre un fichier.
Répéter,
permet de créer une tâche périodique.
Transférer,
permet d’envoie notre tâche à une autre personne.
Supprimer une tâche.
Permet de mettre un une catégorie à notre tâche.
Page 42
Voici l’écran d’une tâche.
Inscrire le nom de la tâche dans l’objet.
Complétez les différentes rubriques: Date de début, Échéance, État, Priorité et % achevé.
Cochez la case Rappel si désiré et choisissez la date et l’heure.
Décrire la tâche à effectuer dans la zone prévue à cet effet.
Inscrire une Catégorie, s'il y a lieu, ce qui permet un regroupement.
Il est possible de créer rapidement une tâche en utilisant la barre d’outils du l’écran principal du volet
Tâche.
Inscrire le nom de la tâche, choisir l’échéance et cliquer sur l’icône..
Il est toujours possible de faire des ajustements à la tâche par la suite.
Pour Modifier une tâche, il faut double-cliquez sur cette dernière.
Apportez les modifications qui s'imposent.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Pour Supprimer une tâche, il faut double-cliquez sur la tâche à détruire.
Cliquez sur l’icône pour le détruire ou choisissez Supprimer dans le menu contextuel.
Page 43
TÂCHE PÉRIODIQUE
Cliquez sur le menu Répéter…
Complétez les différentes
rubriques :
Heure du rendez-vous
Périodicité
Plage de périodicité.
Cliquez sur OK, on revient alors à la
fenêtre Rendez-vous.
Cliquez sur Enregistrer et fermez.
Pour Supprimer une tâche, il faut double-cliquez sur cette dernière.
Cliquez sur l’icône pour le détruire ou choisissez Supprimer dans le menu contextuel.
Choisir entre:
Supprimer uniquement cette ccurrence
(seulement pour cette tâche).
Supprimer toutes les occurrences futures
(pour toutes les tâches de cette
périodicité).
Cliquer sur OK.
Page 44
ANNEXE A
Comparaison entre Outlook Web App Light et d’Outlook Web App
Fonction Light Standard
Vérificateur d'orthographe Non disponible Disponible
Volet de lecture Non disponible Disponible
Accessibilité pour les
utilisateurs aveugles ou à
acuité visuelle réduite
Disponible Non
disponible
Rappels et notifications Non disponible Disponible
Vues de calendrier
hebdomadaire
Non disponible Disponible
Composition de messages
au format HTML
Outlook Web App Light ne
permet de composer des
messages qu'en texte brut.
Disponible
Options du calendrier Limitées aux fonctions suivantes :
Afficher les numéros de semaine
Définir le premier jour de la semaine
Sélectionner les jours de la semaine
Définir les heures de début et de fin
de la journée
Disponible
Réorganiser par Limité à un sous-ensemble de choix
selon le type de dossier
Disponible
Menu contextuel Non disponible Disponible
Glisser déposer Non disponible Disponible
Ouverture de session
explicite
Non disponible Disponible
*Recherche par saisie Non disponible Disponible
Gestion des boîtes aux
lettres de ressources
Non disponible Disponible
*Apparence (jeu de
couleurs)
Non disponible Disponible
Options de messagerie
vocale
Non disponible Disponible
Dossier Favoris Non disponible Disponible
Page 45
Fonction Light Standard
Dossier Public Non Disponible Disponible
Partage de calendrier Non disponible Disponible
Ouverture d’un calendrier
partagé
Non Disponible Disponible
Vue du calendrier en mois Non Disponible Disponible
Gestion des groupes dans
le dossier contacts
Non Disponible Disponible
Gestion des règles Non Disponible Disponible
S/MIME Non Disponible Disponible