• Présentation du groupe projet et méthode de travail. Lancement des Groupes de Travail
• Calendrier des actions - Planning.
• Évaluation HCERES. Organisation et Enjeux.
• Première présentation de la macrostructure du futur laboratoire.
Assemblées Générales / Conseils des Laboratoires
Groupe Projet Refondation Orsay, Novembre/Décembre 2018
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 1
Groupe Projet
• F. Ibrahim, A. Stocchi, S. Wallon (porteurs) - D. Becirevic, N. Borget, S. Bousson, V. Chambert, F. Couchot , F. Garrido,M. Jouvin, L. Massacrier, L. Menard, L Pinot, J. Peyré, C. Vallerand
• Missions rappelées dans la lettre des tutelles : HCERES, Organisation du futur laboratoire (Organisation = définition d'une structure cible pour le nouveau labo et réflexion sur la transition des différentes structures de labo actuelles vers la nouvelle) préparation du futur CPER.
• Interactions avec les directeurs des 5 laboratoires tous les 15 jours (+ en direct porteurs)
• Interactions régulières avec les tutelles
Formation d’un groupe de travail composé des administrateurs des laboratoires
• Ce groupe est sollicité pour travailler sous la responsabilité du Groupe Projet.
• Une première rencontre avec les porteurs a eu lieu le 8/11/2018. Travail à faire sur :
• 1) les outils communs
• 2) discussion avec les autres labos fusionnés (I2BC, C2N)
• 3) première ébauche de l’organisation de l’administration
• Depuis, quelques réunions
Présentation du groupe projet et méthode de travail Lancement des Groupes de Travail
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 2
• tous les Mercredi et le Vendredi : Réunions Groupe Projet … élargies aux DUs tous les 15 jours"
• 7/11/2018 : Rencontre porteurs / tutelles (Sylvie Retailleau, Reynald Pain)
• 28/11/2018 : Rencontre Porteurs avec IN2P3 (Reynald Pain/DAS)
• 29/11/2018 : Première rencontre Groupe Projet avec CL réunis
• 7/12/2018 : Rencontre Porteurs/DR4.
• 18/12/2018 : Premier COPIL « Grand Labo ». Porteurs/Tutelles.
• 20/12/2018 : AG Vallée à 14:00
• 14-16/1/2019 : HCERES
AG laboratoires :30 novembre 9:00 -11:00 LAL 3 décembre 9:30 -11:30 IPNO 6 décembre 14:00 -16:00 LPT
14 décembre 9:30 -11:30 IMNC 17 décembre 9:30 -11:30 CSNSM
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 3
Dates clefs en fin novembre / début décembre 2018
Création d’une newsletter avec cadence de sortie bimensuelle.
WP1. Pole scientifique (démarrage autour de l’organisation de l’HCERES. Il sera lancé après l’HCERES)WP2. Pole AccélérateursWP3. Pole Technique lancés le 10/12/2018WP4. Pole PlateformesWP5. Pole Opération : Administration, Logistique, Hygiène et Sécurité, Radioprotection, Infrastructure.WP6 : Pole Implémentation du nouveau laboratoire et qualité de vie.WP7. Pole FormationWP8. Pole Transverse : Valorisation, Communication
Politique Ressources Humaines présente dans tous les WP
Le Groupe Projet va s'entourer de groupes de travail (WP) sur les principaux points à traiter pour permettre d'associer au travail les personnes qui le souhaitent
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 4
Méthode de Travail
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 5
A travers les outils projet. Détails de l’organisation du projet
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 6
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 7
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 8
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 9
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 10
Oct.
2018
Déc.
2018
Jan.
2019
Sept
2019
Oct.
2019
HCERES
- Bilan et Perspectives :
Sciences
Accélérateur
Ingénierie
Enseignement
Valorisation
- Nouveau laboratoire
Décision UMR
unique
- Création d’un
groupe projet
- Définition des WPs
- Organisation de
l’HCERES
Identité du
nouveau
laboratoire
- Nom & logo
- CPER :
lieux de vie,
bibliothèque, amphithéâtre…
Assemblée
Générale
- Présentation de
l’organigramme
fonctionnel
- Etat d’avancement
des WP
Gouvernance de la
nouvelle
organisation
- Processus
décisionnels
- Missions
- Nomination DU,
DA et adj.
Jan.
2020
NOUVEAU LABO
- Nomination des
responsables
- Affectation des
postes
- …
Réglement intérieur
& livret d’accueil
- Vision & valeurs
- Hygiène & sécurité
- Régles de
fonctionnement- ….
Déc.
2019
ACCOMPAGNEMENT RH
Lancement Structuration Mise en place
Calendrier des actions - Planning
Il a été décidé d'avoir un jury unique, de la tenir au mois de Janvier (le plus tard possible permis), sur trois jours et axée plutôt sur le projet. L'analyse ne pourra pas donc avoir la même granularité qu'avant et le projet/perspectives seront présentés comme une photo au moment de l'évaluation.
Voir Agenda sur le site web. Toutes les séances sont publiques
Orateurs Contactés/Guidelines données. Retour le 17/12
Document préliminaire envoyé à l’HCERES avec les chiffres du futur laboratoires / les thématiques.
Rencontres prévues avec les tutelles, les représentants du personnel (IT, chercheurs), Etudiants.
Évaluation HCERES. Organisation et Enjeux
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 12
Lundi 14, janvier Mardi 15, janvier Mercredi 16, janvier
Jeudi 18, janvier
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 13
Apres 2 ans de discussion. Discussion en cours dans le GP et bientôt élargies dans les WPAvancées importantes sur l’analyse des structures d’organisation précédemment étudiées.
Analyse « fine » de la chaine de prise de décisions et du niveau de subsidiarité. Analyse des thématiques scientifiques. Thématiques vs Pôles Structurels. Analyse des Activités Techniques;
Proposition d’une macrostructure.
Directoire : DU, DAJ, DSA, DT, DA DU = Directeur DAJ = Directeur AdjointDSA = Directeur Scientifique AssociéDT = Directeur Technique DA = Directeur Administratif
Analyse « fine » de la chaine de prise de décisions et du niveau de subsidiarité. On définit trois acteurs :1) Projets/ …Groupes2) Le pole (PHE, R&D Accélérateurs, Energie et Environnement, Ingénierie…)3) Directoire
Première présentation de la macrostructure du futur laboratoire.
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 14
Actions liées à la recherche GROUPE/PROJET POLE DIRECTOIRE
Création d'un nouveau projet de recherche Proposition Suivi Proposition Décision avec le CS
Organisation/Fiancnement groupe de recherche Proposition Décision Reporting
Création d'un nouveau groupe de recherche Proposition Suivi Proposition Décision avec le CS
Attribution de moyens financiers et techniques à un groupe de recherche
Demande Examen/prearbitrage
Arbitrage/lien avec les tutelles
Attribution de moyens financiers et techniques à un projet de recherche
Demande Examen/prearbitrage
Arbitrage et lien avec les tutelles
Attribution de moyens financiers et techniques pour les activités d’exploitation et de maintenance hors projet de recherche
Demande Examen/ prearbitrage Arbitrage / avec CDT
Attribution des activités au sein des groupes techniques Examen/ Prearbitrage Arbitrage
Activité d’un projet/groupe de recherche travail Examen (Assemblée Suivi Projet)
Reporting / passage au CS
Activité d’un projet technique Travail Examen (Assemblée Suivi Projet)
Reporting / passage au CST
Activité des groupes techniques Travail Examen (Assemblée Suivi Projet)
Reporting
Soumission projets externes (ANR/EU/Sésame/...) Proposition Examen Décision
Soumission projets internes (CNRS/U Paris-Sud…) Proposition Examen DécisionF. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 15
Actions liées à la recherche. Autres demandes récurrentes
GROUPE/PROJET POLE DIRECTOIRE
EAOM/Dialog demandes Prearbitrage Décision/lien avec les tutelles
Demandes FSEP / Noemi / postes permanents IT et BIATS
demandes Prearbitrage Décision/lien avec les tutelles.
Recrutement FSEP / Noemi / postes permanents IT et BIATS
Fait par une jury national avec locaux
Demandes postes permanents chercheurs etenseignants-chercheurs
demandes Prearbitrage Décision/lien avec les tutelles
Recrutement postes permanents chercheurs et enseignants-chercheurs
Fait par la commission nationale
Réunions internationales (NUPPEC, Stratégies Européenne, APEC…)
Participation Accompagnement
Réunions DUs, CNES, Instances diverses et variées…
Cas par cas Participation
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Actions liées à l’enseignement / divers GROUPE/PROJET POLES DIRECTOIRE
Stagiaires (financement, convention) Proposition Décision Reporting
Apprentis (financement, convention) Proposition Décision Reporting
Achat matériel (petit/gros) Proposition Pre arbitrage Décision
CDD sur ressources propres : thèse Proposition Pré filtrage Décision avec CS
CDD sur ressources propres : postdoc Proposition Pré filtrage Décision
CDD sur ressources propres : IT Proposition Pré filtrage Décision
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RH GROUPE/PROJET POLES DIRECTOIRE
Titularisation IT Proposition Examen Décision
Congés Décision
Dossier Annuel IT Proposition Examen Décision
Classement pour les promotions Proposition Examen Décision
Attribution des primes IT Proposition Examen Décision
Demande enseignants-chercheurs (délégation, congésthématiques...)
Éméritat
Demande de formations (techniques, informatique...) Proposition Décision Reporting
Conflits RH Gestion Prise en charge Décision
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 18
Action au quotidien GROUPE/PROJET POLES DIRECTOIRE
Actions Hygiène et Sécurité Travail/Discussion Remonté/examen Décision
ex : Télétravail Travail/Discussion Remonté/examen Décision
Radioprotection Travail/Discussion Remonté/examen Décision
Infrastructures Travail/Discussion Remonté/examen Décision
Installation des expériences locales / Salle Blanches Travail/Discussion Remonté/examen Décision
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 19
Active staffNumber
30/06/2018
Full professors and similar positions 20
Assistant professors and similar positions 46
Full time research directors (Directeurs de recherche) and similar positions 72
Full time research associates (Chargés de recherche) and similar positions 82
Other scientists (“Conservateurs, cadres scientifiques des EPIC, fondations, industries, etc.”) 1
High school teachers 0
Supporting personnel (ITAs, BIATSSs and others, notably of EPICs) 365
Permanent staff 586
Non-permanent professors and associate professors, including emeritus 5
Non-permanent full time scientists, including emeritus, post-docs, PhD students 198
PhD Students 118
Non-permanent supporting personnel 39
Non-permanent staff 242
Total 828
Une photo « numérique » du laboratoire
Women/men ratio in the unit 0.38
Women/men ratio among unit scientists 0.34
Women/men ratio among unit PhD students 0.45
Women/men ratio among team leaders, unit head and deputy heads 0.55F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 20
Les thématiques scientifiques du futur laboratoire
Nucléaire
3524/17
Particules
3035/18
Hadronique
1514/9
Astro/Cosmo
2318/10
Physique
du solide
51/1
Neutrinos
69/5
Energie, Environnement
2120/11
Physique
Santé
1616/10
PHYSIQUE
THEORIQUE
3935/19
Physique
Accélérateur
3920/14
Astro-
nucléaire /
Astrochimie
94/1
Matière
Noire
71/0
Légende :
35 permanentes
24/17 non permanents / dont PHD
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 21
ATLAS
ILC
AFTER/fix target
Exp. JLAB (HPS)
Alice
Equipe saveur
Equipe hadronique
Equipe ions lourds
Equipe SM et BSMHADES
XENON
EDELWEISS
Equipe Matière Noire
SolidCupid-Mo
NEMO
CTA
Virgo
PlancK
LSSTBAO-Radio
Equipe Neutrino
LiteBirdSVOM
Equipe CMB
Equipe Dark Energy
Equipe astroparticle
QUBIC
Other new possible comers : EIC, LHeC, DUNE, LISA…
ProRad
LHCb
Belle II
Exemple projets/groupes Pôles PHE et Astroparticules/Cosmologie
Origines
Séparation PHE /AstroCosmo
Juno
DAMIC-1K
PHE
Astro/Cosmo
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 22
Administration
Mécanique
Electronique
Informatique
Infrastructure
Dosimétrie
Communication
Exemples de catégorisation des métiersElectronique Front-End
(µelec, Elec. Analog. Discrète, Elec ultra-rapide)
Electronique d’acquisition
CAO - Câblage
Temps Réel
Bureau d’études
Réalisations mécaniques
Missions
Finances
Logistique
Gestion du personnel
Formations
Documentation
Achats
Détecteurs Détecteurs/instrumentation
Hygiène & Sécurité
Hygiène
Sécurité
Dosimétrie
Communication
Radioprotection
Sûreté
Valorisation
Valorisation
Radioprotection
Exploitation
Développement logiciels
Biologie
Biologie
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 23Documentation
DU + DAJs (1 ou 2)
Nucléaire PHEAstro/Cosmo
Energie et Environnement
Physique Santé
Théorie Accélérateur Ingénierie
Pole IngénierieQuestions ouvertes• Organisation de la division :
groupes ou services• Représentant(s) de la
division dans le directoire• Groupe Détecteur :
Service/Groupe dans le Pole Ingénierie ou Pole à part
• …
Pôle
s
Pôles dirigés par les DSA (avec adjoint)Au premier ordre, pas de personnel IT dans les Pôles.
Pole AccélérateurQuestions ouvertes• Présence des IT dont le
métier n’est pas lié de façon spécifique aux accélérateurs
Poles RecherchesQuestions ouvertes• Refaire l’ exercice pour passer de 12 thématiques de recherches (voir
HCERES) à 6 pôles.
Nucléaire, AstroNucleaire, Particules, Hadronique, Astroparticules, Cosmologie, Neutrino, Matière Noire, Physique Santé, Energie et Environnement, Théorie, Physique de Solide.
Nucléaire, PHE, Astro/Cosmologie, Physique Santé, Energie et Matériaux , Théorie
Administration/Support
Radioprotection
H&S
Valorisation
Communication
Directoire : DU, DAJ, DSA, DT, DA DU = Directeur DAJ = Directeur AdjointDSA = Directeur Scientifique AssociéDT = Directeur Technique ?DA = Directeur Administratif
Dosimétrie
PlateformesQuestions ouvertes• Plateformes technologiques vs Plateformes scientifiques• Dégrée d'Independence. Présence de personnel technique et
pilotage par les DSA
PLATEFORME 1
PLATEFORME 2
…
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 24
Formation
Directoire
Conseil Scientifique
CHSCT
Comité du Personnel Local
Comité de Suivi des thèses
Comité de Revue des Projets
Comités Techniques
Conseil de Laboratoire+ les instances du laboratoire
Encore en réflexion…
Suivi des projets
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 25
Projets : LHCb , Belle II
Equipe : Saveurs
LHCb
Belle II
LHCb PHE IngénierieThéorieAstro/cosmo Energie &.. Santé R&D accel. Admin.Nucléaire
Belle II PHE IngénierieThéorieAstro/cosmo Energie &.. Santé R&D accel Admin.
EquipeSaveurs
PHE IngénierieThéorieAstro/cosmo Energie &.. Santé R&D accel Admin.Nucléaire
Meca Info Elec. Det.
Meca Info Elec. Det.
Meca Info Elec. Det.
PRAE PHE IngénierieThéorieAstro/cosmo Energie &.. Santé R&D accel. Admin.
Meca Info Elec. Det.
Nucléaire
Projet.Les projets reçoivent un budget (IN2P3, INP, fonds propres…)Equipe : personnels souvent dans plus d’un pole de recherche + pole ingénierieLes groupes à créer comme organisation (interpoles) gérant un budget d’animation
ALTO2.0 PHE IngénierieThéorieAstro/cosmo Energie &.. Santé R&D accel. Admin.
Meca Info Elec. Det.
Nucléaire
F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 26