Download - MANUEL DE GESTION
REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE
Union – Discipline – Travail
----------------------------
MINISTERE DE L’ENVIRONNEMENT, DE LA SALUBRITE URBAINE
ET DU DEVELOPPEMENT DURABLE
---------------------------
OFFICE IVOIRIEN DES PARCSET RESERVES
Rédigé Approuvé
Le 05 février 2014 JJ MM AA
Par
FTHM International
&
SEED Consulting
<XXX>
MANUEL DE GESTION DE L’OFFICE IVOIRIEN DES PARCS
ET RESERVES
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 2
Historique des versions
DATE SECTION PROCEDURE OBJET DE LA MODIFICATION
28 10 13 Création du manuel de gestion
06 11 13
Toutes
les
sections
Toutes les
procédures Elaboration du manuel de gestion de l’OIPR
27 11 13
Toutes
les
sections
Toutes les
procédures Finalisation du manuel de gestion de l’OIPR
17 01 14
Toutes
les
sections
Toutes les
procédures Finalisation du manuel de gestion de l’OIPR
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 3
Sigles et acronymes
AC Agent Comptable
ACCT Agent Comptable Central du Trésor
ACDP Agent Comptable de la Dette Publique
AMI Avis à Manifestation d’Intérêt
ANO Avis de Non Objection
AOI Appel d’Offres International
AON Appel d’Offres National
BC Bon de Commande
BEM Bureau d’Exécution des Missions
BL Bon de Livraison
BS Bon de Sortie
CB Contrôleur Budgétaire
CCIM Commission Interministérielle des Conférences et des Missions
CCM Communication en Conseils des Ministres
CCP Cellule de Contrôle et de Planification
CFN Consultation de Fournisseurs à l’échelle Nationale
CGL Comité de Gestion Local
CLOG Cellule Logistique
COGES Conseil de Gestion
COJO Commission d’Ouverture des Plis et de Jugement des Offres
DA Demande d'achats
DAF Direction Administrative et Financière
DAO Dossier d’Appel d’Offres
DARH Direction de l'Administration et des Ressources Humaines
DC Direction Centrale
DDP Direction de la Dette Publique
DE Directeur Exécutif
DFC Direction des Finances et de la Comptabilité
DG Direction Générale
DGBF Direction Générale du Budget et des Finances
DGTCP Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique
DMP Direction des Marchés Publics
DPD Demande de Paiement Direct
DPE Direction du Patrimoine de l'Etat
DR Demande de réparation
DRF Demande de Retrait de Fonds
DT Directeur Technique
DZ Directeur de Zone
EPN Etablissements Publics Nationaux
FP Fonction publique
FPRCI Fondation pour les Parcs et Réserves de la Côte d'Ivoire
FSR Fiche de sortie pour réparation
MA Matrice d’Actions
MAJ Mise à jour
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 4
MEF Ministère de l'Economie et des Finances
MINESUDD Ministère de l'Environnement, de la Salubrité Urbaine et du Développement Durable
OHADA Organisation pour l’Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique
OIPR Office Ivoirien des Parcs et Réserves
OM Ordre de mission
OP Ordre de Paiement
OR Ordre de Recettes
PCGAP Programme Cadre de Gestion des Aires Protégées
PNR Parcs Nationaux et Réserves
PO (PAA) Plan d’Opérations (Programme d’Action Annuel)
PPM Plan de Passation de Marchés
PTG Plan de Travail Global
PV Procès-Verbal
QC Sélection basée sur la Qualification des Consultants
RH Ressources Humaines
RI Règlement Intérieur
RICI-EPN Réseau Informatique de Comptabilité Intégré des EPN
RPM Responsable de la Passation des Marchés
RSF Rapport de Suivi Financier
SCBD Sélection dans le Cadre d’un Budget Déterminé
SED Sélection par Entente Directe
SFQC Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût
SGG Secrétariat Général du Gouvernement
SIG Système d’Information Géographique
SIGFAE Système Intégré de Gestion des Agents de l'Etat
SIGFIP Système Intégré de Gestion des Finances Publiques
SMART Spécifique, Mesurable, Réaliste et Traçable
SMC Sélection au Moindre Coût
SPM Spécialiste en Passation de Marchés
SYSCOHADA Système Comptable de l’OHADA
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 5
SOMMAIRE
Historique des versions .................................................................................................... 2
Sigles et acronymes .......................................................................................................... 3
1 PARTIE 1 : STRUCTURATION DU MANUEL DE GESTION ............................... 8
1.1 Objectifs du Manuel .................................................................................................... 8
1.2 Structure du Manuel .................................................................................................... 9
1.3 Révision et mise à jour du Manuel ............................................................................ 11
1.3.1 Responsabilité de la mise à jour ...................................................................................................... 11
1.3.2 Méthodologie de mise à jour 11
2 PARTIE 2 : DESCRIPTION, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE
L’OIPR .......................................................................................................................... 12
2.1 Présentation générale ................................................................................................. 12
2.2 Structure et organisation ............................................................................................ 13
2.2.1 Le Conseil de Gestion (COGES) ..................................................................................................... 13
2.2.2 La Direction Générale 14
2.2.3 La Direction de Zone 14
2.2.4 Le Conseil Scientifique 14
2.2.5 Le Comité de Gestion locale du parc ou de la réserve .................................................................... 14
2.3 Présentation du statut du personnel de l’OIPR .......................................................... 15
2.4 Présentation de l’organisation et du fonctionnement du système comptable de
l’OIPR 16
2.4.1 Le cadre et l’organisation globale de la comptabilité de l’OIPR ..................................................... 16
2.4.2 Le système d’information comptable de l’OIPR ............................................................................. 16
3 PARTIE 3 : MACRO PROCESSUS MANAGEMENT ET PILOTAGE ................. 17
3.1 SECTION 1 : Gestion Budgétaire (BU) .................................................................... 17
3.1.1 Planification technique et budgétaire : BU1 .................................................................................... 17
3.1.2 Exécution budgétaire : BU2 24
3.1.3 Modifications budgétaires : BU3 .................................................................................................... 38
3.1.4 Contrôle et suivi budgétaire : BU4 .................................................................................................. 44
3.2 SECTION 2 : Suivi Evaluation (SE) ......................................................................... 48
3.2.1 Planification du Suivi-Evaluation : SE1 .......................................................................................... 48
3.2.2 Collecte des données : SE2 51
3.2.3 Vérification technique interne : SE3 ............................................................................................... 54
3.2.4 Reporting : SE 4 56
4 PARTIE 4 : MACRO PROCESSUS SUPPORT ...................................................... 58
4.1 SECTION 1 : Gestion des Ressources Humaines (RH) ............................................ 58
4.1.1 Identification des besoins en personnel : RH1 ................................................................................ 58
4.1.2 Recrutement : RH2 60
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 6
4.1.3 Embauche : RH3 70
4.1.4 Gestion des mutations et promotions : RH 4 ................................................................................... 73
4.1.5 Gestion de la paie : RH5 76
4.1.6 Gestion des congés et absences : RH 6 ........................................................................................... 82
4.1.7 Gestion des sanctions disciplinaires : RH 7..................................................................................... 90
4.1.8 Gestion des évaluations du personnel : RH 8 .................................................................................. 93
4.1.9 Gestion des formations : RH 9 ........................................................................................................ 97
4.1.10 Gestion des cessations d’emploi et passation de service : RH 10 ................................................. 100
4.2 SECTION 2 : Gestion administrative (AM) ............................................................ 106
4.2.1 Gestion des appels téléphoniques et des accueils des visiteurs : AC ............................................. 106
4.2.2 Gestion des courriers arrivée: CR1................................................................................................ 111
4.2.3 Gestion des courriers départs: CR 2 .............................................................................................. 113
4.2.4 Classement et archivage des courriers: CR 3 ................................................................................ 115
4.2.5 Gestion des courriers électroniques : CR 4 ................................................................................... 117
4.2.6 Gestion des conventions de concession et d’exploitation : CR5 ................................................... 119
4.2.7 Gestion de la communication interne: CI 1 ................................................................................... 121
4.2.8 Gestion de la communication externe: CI 2 .................................................................................. 122
4.2.9 Gestion de la communication utilisant les nouvelles technologies (skype, vidéoconférence, …) :
CI3 127
4.2.10 Gestion des données sur les ressources naturelles des parcs nationaux et réserves ....................... 129
4.2.11 Gestion de la réunion du Conseil de Gestion: GR1 ....................................................................... 132
4.2.12 Gestion des réunions du Comité de direction: GR 2 ..................................................................... 135
4.2.13 Gestion des réunions de direction: GR 3 ....................................................................................... 138
4.2.14 Gestion des réunions du Comité de Gestion locale: GR 4 ............................................................. 141
4.2.15 Gestion des missions à l’intérieur de la République de Côte d’Ivoire: MI1 .................................. 144
4.2.16 Gestion des missions à l’extérieur de la République de Côte d’Ivoire: MI 2 ................................ 149
4.3 SECTION 3 : Gestion des achats et passation de marchés (PM) ............................ 154
4.3.1 Passation des marchés de travaux et fournitures : PM1 ................................................................ 157
4.3.2 Autres procédures de passation des marchés: PM 2 ...................................................................... 163
4.3.3 Sélection et Emploi de service de Consultants : PM3 ................................................................... 168
4.3.4 Autres méthodes de sélection et emploi de consultants individuels ou de firmes :PM4 ............... 176
4.3.5 Gestion des contrats de fourniture, travaux et services autres que services de consultants PM5 .. 182
4.3.6 Gestion des contrats des services et emploi de consultants individuels ou de firmes : PM 6 ........ 185
4.3.7 Archivage des documents de passation des marchés : PM7 .......................................................... 188
4.4 SECTION 4: Gestion des stocks (ST) ..................................................................... 189
4.4.1 Entrée en stock: ST 1 189
4.4.2 Sortie en stock: ST 2 192
4.4.3 Inventaire des stocks: ST 3 195
4.5 SECTION 5: Gestion des immobilisations (IM) ..................................................... 197
4.5.1 Entrée dans le patrimoine: IM 1 .................................................................................................... 197
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 7
4.5.2 Entretien et maintenance des immobilisations: IM 2 .................................................................... 201
4.5.3 Gestion des véhicules: IM 3 205
4.5.4 Inventaire des immobilisations: IM 4 ............................................................................................ 210
4.5.5 Sortie du patrimoine: IM 5 213
4.6 SECTION 6 : Gestion comptable (CP) .................................................................... 217
4.6.1 Cadre et organisation de la comptabilité de l’OIPR (Cf. partie 2) : CP1....................................... 217
4.6.2 Traitement comptable des opérations de recettes : CP2 ................................................................ 219
4.6.2.1 Autorisations d’accès 221
4.6.2.2 Amendes et confiscations 222
4.6.2.3 Redevances des activités concédées .............................................................................................. 225
4.6.2.4 Recettes issues des entrées touristiques ......................................................................................... 226
4.6.2.5 Produits des prestations de services .............................................................................................. 229
4.6.2.6 Dotations budgétaires (Cf BU 2.2) ................................................................................................ 230
4.6.3 Procédures de mobilisation des ressources d’origine privée : CP3 ............................................... 231
4.6.3.1 Appel de fonds ou demande d’approvisionnement initiale ........................................................... 232
4.6.3.2 Demande de paiement direct (achat direct par le bailleur) ............................................................ 235
4.6.3.3 Procédures de gestion de la caisse dans le cadre des financements privés .................................... 236
4.6.4 Traitement comptable des opérations de dépenses (Cf.BU 2.3) : CP4 .......................................... 237
4.6.5 Travaux d’arrêté de compte et états de synthèse : CP5 ................................................................. 240
4.7 SECTION 7 : Gestion Financière (FI) ......................................................................... 244
4.7.1 Gestion des comptes bancaires : FI1 ............................................................................................. 244
4.7.2 Paiement de factures sur les comptes bancaires : FI2 .................................................................. 246
4.7.3 L’Etat de rapprochement bancaire : FI3 ........................................................................................ 249
4.7.4 Gestion de la caisse : FI4 251
4.7.5 Paiement des salaires (cf. RH5) : FI5 ............................................................................................. 253
4.7.6 Gestion des menues dépenses : FI 6 ............................................................................................. 259
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 8
1 PARTIE 1 : STRUCTURATION DU MANUEL DE GESTION
1.1 Objectifs du Manuel
Le présent manuel de gestion définit les principales procédures de gestion administrative, comptable et
financière, de suivi évaluation et de gestion des achats et de passation de marchés de l’Office Ivoirien
des Parcs et Réserves (OIPR), Etablissement Public de type Particulier régi par les dispositions
législatives et réglementaires applicables aux Etablissements Publics Nationaux (EPN) en Côte
d’Ivoire.
Ce manuel fournit le cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif, financier et
comptable de l’OIPR, et ce conformément :
Aux principes de gestion généralement admis ;
Au régime financier et comptable des EPN ;
Aux dispositions des divers accords de financements établis entre l’OIPR et ses bailleurs ;
Au droit cadre comptable SYCOA-OHADA.
Ainsi, le présent manuel de gestion vise à éclairer et à informer tous les acteurs impliqués dans
l’exécution des missions de l’OIPR ainsi que dans la gestion des différents projets cofinancés que
l’Office met en œuvre.
Plus spécifiquement, le présent manuel de gestion répond aux objectifs ci-après :
Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif, financier et
comptable de l’OIPR ;
Mettre en exergue l’organisation administrative, financière, budgétaire et comptable de l’OIPR ;
Améliorer la productivité du personnel impliqué dans la gestion des activités par l’optimisation
des circuits d’information, la clarification des tâches et responsabilités de chaque agent ainsi que
par la mise à disposition d’outils de gestion uniformes;
Mettre à la disposition de l’ensemble du personnel de l’OIPR, un outil de référence à la fois
opérationnel et pédagogique pour la conduite leurs activités ;
Renforcer l’efficacité du contrôle interne de l’OIPR.
NOTA BENE :
Le présent manuel fournit le cadre formel d’exécution des activités de gestion de l’OIPR conformément
aux dispositions légales régissant les EPN (le Décret n° 81-137 du 18 février 1981 portant régime
financier et comptable des EPN, modifié par le Décret n° 96-728 du 19 septembre 1996 ainsi que le
Décret n° 2002-359 du 24 Juillet 2002, portant création, organisation et fonctionnement de l’Office
Ivoirien des Parcs et Réserves). A ce manuel, seront attachés divers manuels régissant l’intervention de
l’OIPR en matière de surveillance, de suivi écologique, de gestion de populations infiltrées, etc.
Par ailleurs, l’OIPR dans l’exercice de ses missions et attributions, peut jouer le rôle d’agence
d’exécution de projet, à travers la mise en œuvre des divers projets cofinancés. Ainsi, la gestion et la
mise en œuvre de ces projets cofinancés sont régies par des manuels de procédures spécifiques de
chaque projet et validés d’un commun accord entre l’OIPR et ses bailleurs (incluant la FPRCI). Ses
procédures pourront être annexées au présent manuel de gestion.
En l’absence de tel manuel de projet, l’usage du présent manuel de gestion de l’OIPR prévaudra.
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 9
1.2 Structure du Manuel
Le présent manuel de gestion est présenté sous forme de classeur à feuillets mobiles afin de faciliter
son exploitation et sa mise à jour éventuelle.
Il est organisé en cinq grandes parties :
Partie Intitulé
Partie 1 Structuration du manuel de gestion
Partie 2 Description, organisation et fonctionnement de l’OIPR
Partie 3 Macroprocessus management et pilotage
Partie 4 Macroprocessus Support
Partie 5 Annexes
Les procédures de gestion de l’OIPR sont déclinées en deux grands macroprocessus :
1. Le macroprocessus management et pilotage qui inclus les procédures suivantes :
Sections Procédures
Section 1 – Gestion budgétaire BU1 – Planification technique et budgétaire
BU2 - Exécution budgétaire
BU3 – Modifications budgétaires
BU4 – Contrôle et suivi budgétaire
Section 2 – Suivi Evaluation SE1 – Planification du suivi-évaluation
SE2 – Collecte des données
SE3 – Contrôle technique interne
SE4 - Reporting
2. Le macroprocessus support incluant les procédures ci-après :
Sections Procédures
Section 1 – Gestion
des Ressources
Humaines
RH1- Identification des besoins en personnel
RH2 – Recrutement
RH3 – Embauche
RH4 – Gestion des mutations et promotions
RH5 – Gestion de la paie
RH6 – Gestion des congés et des absences
RH7 – Gestion des sanctions disciplinaires
RH8 – Gestion des évaluations du personnel
RH9 – Gestion des formations
Section 2 – Gestion
administrative
AC – Gestion des appels téléphoniques et des accueils des visiteurs
CR1 – Gestion des courriers « arrivée »
CR2 – Gestion des courriers « départ »
CR3 – Conservation et archivage des courriers
CR4 – Gestion des courriers électroniques
CR5 – Gestion des conventions de concession et d’exploitation
CI1 – Gestion de la communication interne
CI2 – Gestion de la communication externe
CI3 – Gestion de la communication utilisant les nouvelles technologies
GD : Gestion des données des ressources naturelles des parcs nationaux et
réserves
GR – Gestion des réunions
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 10
Sections Procédures
MI1 – Gestion des missions à l’intérieur de la République de la Côte d’Ivoire
MI2 – Gestion des missions à l’extérieur de la République de la Côte d’Ivoire
Section 3 – Gestion
des achats et
passations de
marchés
PM 1 - Passation des marchés de travaux et fournitures
PM 2 - Autres procédures de passation des marchés
PM 3 - Sélection et Emploi de services de Consultants
PM 4 - Autres méthodes de sélection et emploi de consultants individuels ou de
firmes
PM 5 - Gestion des contrats de fournitures, travaux et services autres que
services de consultants
PM 6 - Gestion des contrats des services et emploi de consultants individuels ou
de firmes
PM 7 - Archivage des documents de passation des marchés
Section 4 – Gestion
des stocks
ST1 – Entrée en stock
ST2 – Sortie de stock
ST3 – Inventaire des stocks
Section 5 – Gestion
des immobilisations
IM1 – Entrée dans le patrimoine
IM2 – Entretien et maintenance des immobilisations
IM3 – Gestion des véhicules
IM4 – Inventaire des immobilisations
IM5 – Sortie du patrimoine
Section 6 – Gestion
comptable
CP1 – Cadre et organisation de la comptabilité de l’OIPR
CP2 – Traitement comptable des opérations de recettes
CP3 – Traitement comptable des opérations de dépenses
CP4 – Travaux d’arrêté des comptes et états de synthèse
Section 7 – Gestion
Financière
FI1 – Gestion des comptes bancaires
FI2 – Paiement des factures sur les comptes bancaires
FI3 – Etat de rapprochement bancaire
FI4 – Gestion de la caisse
FI5 – Paiement des salaires
Chaque procédure comporte les rubriques suivantes :
Une cartouche d’identification ;
L’objet de la procédure ;
Son champ d’application ;
Les règles de gestion ;
Les acteurs concernés ;
La description détaillée de la procédure.
La procédure elle-même indiquera :
La séquence et la description des étapes ;
Les responsables au niveau du Siège et/ou des Zones ;
Les délais et échéances de chaque étape ;
Les documents d’interface à utiliser.
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 11
1.3 Révision et mise à jour du Manuel
La tenue et la mise à jour du présent manuel est tout aussi importante que sa mise en place. Ce manuel
est bien entendu destiné à être mis à jour au fur et à mesure de l’évolution du cadre structurel et des
changements intervenants dans le processus de traitement des opérations au sein de l’OIPR.
La mise à jour du manuel de gestionincombe en premier lieu à la Direction Générale de l’OIPR qui est
le témoin privilégié de l’impact de l’évolution de l’environnement sur ses méthodes de travail.
1.3.1 Responsabilité de la mise à jour
La mise à jour du manuel peut être motivée par :
i. des changements dans l’organisation ou les activités de l'OIPR suivant les décisions des
autorités de tutelle et des bailleurs de fonds éventuels ;
ii. les modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures existantes
pour faire face à des situations nouvelles ;
iii. des changements rendus nécessaires par l’application des textes et décrets concernant les lois
et règles en vigueur ;
iv. des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel ou des tâches qui lui
incombent.
La responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel des procédures incombe au Directeur
Général (DG).
1.3.2 Méthodologie de mise à jour
Lorsque la décision de modification des procédures existantes est envisagée, le DG convoque une
réunion avec la participation des Directeurs et les Chefs de Services Centraux ou de Zone susceptibles
d’être concernés par ces modifications. Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification
proposée et des solutions à adopter.
A l’issue de cette réunion un Procès-verbal (PV) est établi indiquant les éléments suivants :
- les procédures devant être modifiées ;
- les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées ;
- les principes des modifications à apporter ;
- le service chargé de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le manuel.
Le service à l’initiative des nouvelles procédures les soumet à la DG qui y apporte les éventuelles
modifications qu’elle juge nécessaires pour arrêter le texte définitif.
Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, la Direction de
l’Administration et des Ressources Humaines (DARH) fait distribuer les nouvelles sections du manuel
aux intéressés.
Ce manuel fera l’objet d’application pratique et les principaux intéressés doivent être formés pour
savoir comment utiliser le système et les procédures de réalisation de rapports.
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 12
2 PARTIE 2 : DESCRIPTION, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’OIPR
2.1 Présentation générale
L’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) est un Etablissement Public National (EPN) à
caractère particulier sous tutelle du Ministère en charge de l’environnement en Côte d’Ivoire. Il est
régi par le Décret n° 2002-359 du 20 Juillet 2002, portant création, organisation et fonctionnement de
l’OIPR.
Conformément à l’article 3 de son Décret de création, l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves a pour
mission, sur l’ensemble des parcs et réserves sur lesquels il exerce son autorité, notamment :
- la gestion de la faune, de la flore, et de leur biotope qui en constitue le fondement ;
- la gestion du patrimoine foncier qui constitue l’assise de la faune, la flore et les plans d’eau ;
- l’exercice de la police administrative et judiciaire conformément à la loi n° 2002-102 du 11
février 2002 sus visée ;
- la mise en œuvre d’une politique de gestion durable par la promotion des activités légalement
permises en fonction de la nature juridique du parc ou de la réserve considérée et de sa zone
périphérique ;
- le cas échéant, la coordination ou la réalisation des études nécessaires à la création, à
l’extension ou à l’aménagement d’un parc, d’une réserve ou de sa zone périphérique ;
- l’information, l’éducation et la communication.
Selon l’article 4 de son Décret de création, pour assurer ses missions, l’office est chargée de :
- mettre en œuvre les orientations de la politique nationale en matière de conservation et de
gestion durable des ressources des parcs et réserves ;
- définir les modalités de conservation et d'utilisation rationnelle des ressources naturelles des
parcs et réserves, dans le respect de leur diversité biologique (milieux naturels, faune et flore
sauvages tant terrestres qu’aquatiques) ;
- définir les conditions de préservation des paysages naturels et des éléments culturels qui leur
sont attachés, en tenant compte de l'équilibre et de la stabilité des écosystèmes ;
- veiller avec l’appui des comités de gestion de chaque parc et réserve à l’élaboration, au
développement et à la mise en œuvre des plans de développement durable des parcs et
réserves ;
- mettre en place les moyens de protection des habitats naturels et de la vie sauvage, notamment
des espèces de faune et de flore rares ou en danger de disparition, dans les zones où se
développent les activités de visite et de tourisme écologique ;
- coordonner ses activités avec celles des institutions scientifiques, techniques et des
associations de protection de la nature dont les programmes sont liés aux objectifs de la
politique de conservation des parcs et réserves ;
- planifier et mettre en œuvre la formation continue des personnels chargés de la gestion, de la
protection des parcs et réserves et de leurs ressources en faune et en flore ;
- négocier et suivre des contrats de terroir définissant les modalités de collaboration avec les
populations riveraines des parcs pour la mise en œuvre de programmes d'aménagement de la
zone périphérique ;
- assurer la centralisation, le traitement et la diffusion des informations relatives aux aires
protégées afin d'assurer un suivi national des indicateurs de conservation des parcs et réserves
;
- promouvoir le cas échéant, l'information générale sur les parcs et réserves et la conservation
de la diversité biologique ;
- assurer le développement touristique des parcs et réserves par la promotion du secteur.
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 13
Cette mission répond au souci de préserver et valoriser un échantillon représentatif de la diversité
biologique nationale, et maintenir les processus écologiques dans les Aires Protégées de façon durable.
Cet objectif découle du Programme Cadre de Gestion des Aires Protégées (PCGAP) identifié en 1996
suite à un bilan diagnostic du secteur des Parcs nationaux et Réserves naturelles de Côte d’Ivoire.
L’OIPR a son siège à Abidjan et est en charge du réseau des Aires Protégées constitué par huit (08)
parcs nationaux et six (06) réserves naturelles.
2.2 Structure et organisation
L’OIPR est composé de trois (3) organes suivants : le Conseil de Gestion (COGES), la Direction
Générale (DG) et le Conseil Scientifique (CS).
Il comprend trois (3) Directions Centrales : la Direction Technique (DT), la Direction des Finances et
de la Comptabilité (DFC), et la Direction de l’Administration et des Ressources Humaines (DARH).
Il a deux (2) cellules fonctionnelles : la Cellule de Contrôle et de Planification (CCP) et la Cellule de
la Communication et de l’Information.
Afin d’assurer ses activités sur terrain, l’OIPR est organisée en cinq (5) Zones : Zone centre, Zone
sud-ouest, Zone nord-est, Zone sud, Zone ouest. Chaque zone est dirigée par un Directeur de Zone
(DZ).
2.2.1 Le Conseil de Gestion (COGES)
Conformément à la Loi n° 98-388 du 2 juillet 1998 fixant les règles générales relatives aux EPN et
portant création de catégories d’Etablissements publics et au Décret N° 2002-359 du 24 Juillet 2002
portant création, organisation et fonctionnement de l’OIPR, le Conseil de Gestionassure la gestion
administrative et financière de l‘OIPR. Ses principales fonctions sont :
- de voter le budget et d’arrêter les comptes annuels ;
- d’approuver la nomination et la révocation des Directeurs des parcs et réserves ou groupes
de parcs proposées par le DG;
- d’approuver les mesures de gestion des parcs et réserves proposées par le DG pour la
conservation durable de l’écosystème naturel et, notamment, l’aménagement des parcs et
réserves et leur ouverture au public ;
- d’approuver les règles de gestion du personnel élaborées par le DG, le règlement intérieur
des parcs ou réserves ainsi que les projets de convention de concession d’exploitation d’un
parc ou d’une réserve partielle.
Le Conseil de Gestion est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au
nom de l'Office et sous réserve des attributions propres du Directeur Général et des règles de tutelle.
Le Conseil de Gestion est composé de douze (12) membres nommés pour une durée de trois (3) ans
renouvelable une fois, ces membrespouvant être choisis indistinctement au sein et en dehors de
l'administration publique. Le Conseil de Gestion se réunit en session ordinaire, au moins une fois par
trimestre sur convocation du Président et il peut se réunir en session extraordinaire autant de fois que
de besoin.
Le COGES valide la matrice de planification de l’OIPR, il contrôle les réalisations de l’office par
l’analyse de ses rapports d’activités techniques et financiers et délibère sur les décisions à prendre sur
les objectifs et les orientations qui paraissent nécessaires.
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 14
2.2.2 La Direction Générale
La Direction Générale (DG) est chargée de la gestion et de la coordination des activitésde l’Office, elle
est dirigée par un Directeur, ordonnateur principal, nommé par décret. Conformément au décret
portant création de l’OIPR, les principales fonctions de la DG sont :
- autoriser les recherches scientifiques dans les parcs et réserves ;
- établir un rapport annuel détaillé et quantifié sur l’état de conservation de chacun des parcs et
réserves gérés par l’Office ;
- signer les conventions d’exploitation, les contrats de terroir et les contrats de convention
particulières après avis du Conseil de Gestion ;
- soumettre les règles générales de l'exploitation touristique des parcs et réserves partielles pour
approbation du Conseil de Gestion.
2.2.3 La Direction de Zone
La Direction de Zone (DZ) est dirigée par un Directeur qui représente l’OIPR au niveau des Parcs et
Réserves. Le Directeur de zone tient un rôle de gestion et de coordination de toutes les activités dans la
zone. Une direction de zone a sous sa responsabilité des secteurs dont le nombre varie en fonction du
nombre des Parcs et Réserves de la zone et/ou de la dimension du parc.
L’équipe au niveau des zones est composée principalement par :
- au niveau de la DZ : Chargé d’études, Cellule administrative et comptable, Chargé de SIG et
de suivi-écologique, Coordonnateur de la brigade mobile, responsable des mesures riveraines
et le Chargé de Communication ;
- au niveau des secteurs : Chef secteur, responsable aménagement et écotourisme et le
responsable surveillance et contentieux.
2.2.4 Le Conseil Scientifique
Selon son décret de création, le Conseil Scientifique (CS) est l’organe consultatif de l’office ; l’avis du
CS est requis pour les questions relatives à la gestion des parcs et réserves. La composition, les
attributions et le fonctionnement du Conseil Scientifique sont définis par arrêté du Ministre chargé des
parcs et réserves.
Actuellement le CS n’est pas encore fonctionnel au niveau de l’OIPR.
2.2.5 Le Comité de Gestion locale du parc ou de la réserve
Chaque parc et chaque réserve est doté d'un Comité de Gestion locale présidé par le Préfet de
Département ou de Région dont dépend la plus grande superficie du parc et de la réserve.
La composition et les modalités de fonctionnement de chaque Comité de Gestion locale sont fixées par
Arrêté conjoint du Ministre chargé des Parcs et Réserves et du Ministre de l’Intérieur, de la
Décentralisation et des Collectivités Territoriales. Les membres du Comité de Gestion locale sont
choisis selon les modalités définies par les organisations qu’ils représentent. Il se réunit au moins une
fois par trimestre.
Il donne son avis sur toutes les questions d’ordre technique, culturel ou budgétaires qui lui sont
soumises, à titre consultatif, par le Directeur du parc ou de la réserve considérée.
L’organigramme actuel de l’OIPR est représenté par le schéma suivant :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 15
Conseil de
gestion
Direction
Générale
Direction financière et de
la comptabilité
Communication et
information
Cellule de Contrôle et
de Planification
Contrôleur Budgétaire
Agent comptable
Secrétariat
Fonction existante et opérationnelle
Conseil
Scientifique
Conseillers
techniques
Juridique et
contentieux
Cellule de la
comptabilité
Direction Technique
Cellule technique
d’appui
Cellule d’appui à
l’écodéveloppement
Direction de
l’Administration et des
Ressources Humaines
Directions de zone
Cellule d’appui
logistique
Cellule d’appui RH
Coordonnateur de
la Brigade mobileChargé d’études
Responsable des
mesures riveraines
Chargé de
Communication
Chefs secteur
Responsable
surveillance et
contentieux
Responsable
aménagement /
écotourisme
Secrétariat
Comité de
gestion localeOrgane de
Gouvernance
de l’OIPR
Organe de
Gestion et
d’Execution
de l’OIPR
Niveau Central Niveau Parcs et Réserves
Fonction prévue dans le Décret N°2002-359 et non fonctionnelle
Cellule du dvpt
informatique
Coordonnateur de
la Brigade mobile
2.3 Présentation du statut du personnel de l’OIPR
Conformément à la Loi 98-388 fixant les règles générales relatives des EPN (Etablissements Publics
Nationaux) et portant création des catégories, le personnel des EPN tels que l’OIPR sont des
fonctionnaires régis par le statut de la fonction publique et des personnels non fonctionnaire ou agents
contractuels régis par la convention collective interprofessionnelle.
La majorité des postes au sein de l’OIPR sont occupés par des fonctionnaires, toutefois, selon la nature
des fonctions et les besoins des services, des agents contractuels peuvent être recrutés. Selon la Loi 92-
570 portant statut général de la fonction publique, les agents contractuels sont engagés par contrat pour
une durée déterminée de deux ans.
Afin d’assurer le contrôle et la bonne gestion du budget de l’Etat géré au niveau de l’OIPR, deux
fonctionnaires rattachés au ministère en charge des finances publiques sont nommés par décret pris en
conseil des ministres :
- Un agent comptable, ayant la qualité de comptable public. Les opérations financières de
l’OIPR sont effectuées sous la responsabilité personnelle et pécuniaire de cet agent
comptable ;
- Un contrôleur budgétaire qui contrôle d’exécution du budget en recette et en dépense.
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 16
2.4 Présentation de l’organisation et du fonctionnement du système comptable de l’OIPR
2.4.1 Le cadre et l’organisation globale de la comptabilité de l’OIPR
Le régime financier et comptable de l’OIPR est celui des EPN. Les ressources de l’Etablissement,
provenant de l’Etat sont des deniers publics et sont gérés conformément aux règles de la comptabilité
publique et celles d’origine privée sont soumises aux règles de la comptabilité privée.
Le système d’information comptable permet de tenir la comptabilité suivant les normes de la
comptabilité publique (plan comptable particulier des EPN) et du SYSCOHADA et de fournir les
informations nécessaires sur les coûts de réalisation des activités. De façon spécifique ses fonctions
prennent en compte :
la tenue d’une comptabilité des engagements et celle à partie double (fonds d’origine privée), en
conformité avec les principes comptables internationaux généralement admis;
l’enregistrement et le suivi de toutes les opérations et de tous les engagements de dépenses et
recettes ;
la tenue d’une comptabilité générale, auxiliaire et analytique entièrement intégrée avec des
modules de contrôle budgétaire et de suivi des immobilisations;
l’établissement automatique des états financiers annuels;
le suivi des dépenses par source de financement et le suivi des conventions de financement;
la préparation des Demandes de Retraits de Fonds (DRF), des Demandes de Paiement Direct
(DPD) et des ordres de paiement;
le suivi des immobilisations et le suivi des marchés et contrats;
le suivi budgétaire des coûts par nature de dépenses.
2.4.2 Le système d’information comptable de l’OIPR
Les comptes de l’OIPR sont tenus sur une base de comptabilité d’engagements, en utilisant le système
informatisé de gestion financière, dit « RICI » qui est utilisé dans les EPN. Ce logiciel à l’instar du
logiciel SIGFIP, système intégré et informatisé de gestion des finances publiques, utilisé par
l’ensemble des entités administratives en matière d’exécution des dépenses publiques, est spécifique
aux EPN. Cependant, il ne fournit pas toutes les informations exigées pour l’information financière et
l’audit. Mais, il est approprié pour enregistrer et établir des rapports d’exécution financière des EPN
(par nature de dépenses budgétaires) en temps opportun.
Par ailleurs, selon l’Article 29 de la Loi n° 2002-102 du 11 février 2002, l’OIPR peut ouvrir des
comptes dans des banques commerciales pour recevoir des fonds provenant des fondations et autres
sources privées.
C’est dans ce souci permanent d’efficacité et de bonne utilisation des fonds d’origines privées, que
l'OIPR utilise des logiciels de comptabilité de type privé afin de faciliter le transfert des données
comptables avec les organismes donateurs. Des rapports financiers ou imprimés comptables sont
également demandés en plus des fichiers comptables demandés.
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 17
3 PARTIE 3 : MACRO PROCESSUS MANAGEMENT ET PILOTAGE
3.1 SECTION 1 : Gestion Budgétaire (BU)
3.1.1 Planification technique et budgétaire : BU1
Objet de la procédure
Cette procédure de planification technique et budgétaire de l’OIPR vise à permettre aux différentes
directions de l’OIPR d’assurer une planification annuelle optimale de ses activités et de son budget
tout en se conformant aux différents impératifs légaux et techniques définis par l’Etat et ses partenaires
techniques et financiers. En outre, cette procédure permet de définir et de chiffrer les moyens
financiers à mobiliser pour mener les activités annuelles de l’OIPR afin de lui permettre d’atteindre ses
objectifs.
Champs d'application
Cette procédure s’applique à la fois (i) à la préparation du PAA de l’OIPR dans le cadre de
l’élaboration du budget de l’Etat, (ii) à la planification technique et budgétaire des projets cofinancés
par les bailleurs de l’OIPR, et (iii) à la planification technique et financière des projets dont les
financements transitent par la FPRCI.
Règles de gestion
1. Respecter les principes généraux d’élaboration du budget définis par les textes en vigueur
(légalité – unité budgétaire – annualité – universalité – spécialité des crédits – équilibre) ;
2. Respecter les procédures et le calendrier d’élaboration budgétaire de l’Etat (de Juin N-1 à
Janvier N) ainsi que le calendrier de planification des bailleurs et de la FPRCI ;
3. Cas du budget général de l’OIPR:
Finaliser les projets de budget avant la tenue de la conférence budgétaire en Septembre N-
1 ;
Finaliser le PO (PAA) sur la base de la notification du budget définitif ;
4. Cas des projets:
Finaliser les projets de planification et de budget avant le début du dernier trimestre de
l’année N-1 avant soumission pour demande d’ANO aux bailleurs ;
Obtenir l’ANO du bailleur avant le 31 Janvier N ;
Finaliser le PAA, le Budget et le PPM des projets sur la base de la notification du budget
définitif du bailleur ;
5. Respecter les formats standards de planification et de codification budgétaire
6. Finaliser le PTBA consolidé de l’OIPR avant la première session ordinaire du premier
trimestre de l’année N du Conseil de Gestion
SECTION Gestion Budgétaire (BU)
SOUS-SECTION: Planification technique et budgétaire
Code: BU 1 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 18
7. Faire valider le PO (PAA) consolidé par le Conseil de gestion avant diffusion à toutes les
Directions et Services de l’OIPR.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Conseil de Gestion DZ
DG Tous les services de la Zone
Coordonnateur de projet
DFC
CCP
Direction Technique
DARH
Description détaillée de la procédure
Etant donné que l’OIPR est un EPN qui gère par ailleurs des projets cofinancés par des bailleurs, le
processus de planification technique et budgétaire de l’OIPR fait intervenir plusieurs acteurs externes
et doit s’inscrire à la fois (i) dans le cadre global d’élaboration du budget de l’Etat, ainsi que (ii) dans
le cycle de planification et de budgétisation de ses différents partenaires techniques et financiers.
Le macroprocessus de planification et de budgétisation de l’OIPR peut être schématisé comme suit :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 19
Processus global de planification et de budgétisation de l’OIPR
Budget de l’Etat
Planification et budgétisation
des financements transitant
par la Fondation
PAA et Budget de l’OIPR
(Siège et Zones avec et sans projets)
Définition des priorités
d’intervention de la FPRCI et des
montants à affecter
(Mai N-1)
Expression des
besoins globaux Siège
et Zones sans projets
(Juillet N-1)
ANO FPRCI + Bailleurs
(Oct. - Novembre N-1)
Signature de l’accord
de financement
(Décembre N-1)
Lettre de cadrage Budgétaire du
Premier Ministre + Dossiers
Standards de préparation du
Budget et des Fiches de Projet
(Juin N-1)
Conférences budgétaires
+ Adoption en Conseil
des Ministres + Vote par
l’Assemblée Nationale
(Août à Décembre N-1)
Élaboration
Programme d’Action
Annuel + Plan de
Financement + Plan
Passation de Marché
(Juillet N-1)
Ajustement Plan
d’opération
(Nov à Dec N-1)
Notification dotation
budgétaire accordée
(Janvier N)
Ateliers de Planification technique et
budgétisation + Arbitrage
(1er Trim. N)
Consolidation par la CPP et la DFC et
validation par la Direction Générale
(1er Trim. N)
Présentation et validation du Conseil de
Gestion + Conseil Scientifique
(1er Trim. N)
Budgétisation et
répartition des
enveloppes
budgétaires
(Juillet - Août N-1)
Réunion de concertation entre
OIPR et FPRCI et finalisation du
plan d’opération de la Fondation
(Août – Sept. N-1)
Planification et
budgétisation des
projets autonomes
(Juillet - Sept N-1)
ANO des bailleurs
(Janvier N)
Élaboration et
transmission d’une
note d’instructions
aux services
(Juin N-1)
Diffusion du budget validé
(1er Trim. N)
Dans ce cadre, trois processus coexistent :
BU1.1 : Planification technique et financière du Budget général de l’OIPR ;
BU 1.2 : Planification technique et financière du Budget des projets cofinancés ;
BU 1.3 : Planification technique et financière des projets dont les financements transitent par la
FPRCI.
BU1.1 : Planification technique et financière du Budget général de l’OIPR
La procédure de Planification technique et financière du Budget général de l’OIPR peut être
schématisée comme suit :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 20
Recueillir et compiler les
besoins des Directions et
Services de l’OIPR
Budgétiser les
besoins
Soumettre le
projet de budget à
l’avis du CoGes
Soumettre le projet
de budget à l’avis
du CoGes et du CB
Présenter et défendre
le projet de budget à
la conférence
budgétaire
Faire la planification
technique et
budgétaire des
PAA / Plan
d’opérations
Tenir les
réunions
d’arbitrage
budgétaire
interne
Finaliser et
consolider
le PO (PAA)
Présenter et
valider le
PO (PAA)
par le
CoGes
Diffuser le PO
(PAA)
consolidé à
toutes les
Directions
Répartir les
enveloppes
budgétaires entre
les Directions /
Services
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Recueillir, les besoins
globaux de toutes les
Directions et Services de
l’OIPR
CCP
Toutes les Directions DZ Juillet N-1
Lettre de cadrage
budgétaire
PAG des Parcs
Fiche de collecte
des besoins
2 Harmoniser et compiler les
fiches de collecte de besoins
CCP
Toutes les Directions DZ Juillet N-1
Fiche de collecte
des besoins
3
Budgétiser et mettre en
exergue les budgets des
Directions de zone
DG
DFC Juillet N-1
Enveloppe
budgétaire
Fiche de collecte
des besoins
Projet de Budget
4
Soumettre le projet de
budget auprès du CoGes
pour avis et le mettre à jour
si besoin
Conseil de Gestion
DG
DFC
Avant
Août N-1
Enveloppe
budgétaire
Fiche de collecte
des besoins
Projet de Budget
5
Transmettre le projet de
budget au CB pour avis
motivé
DG
CB Août N-1
Enveloppe
budgétaire
Fiche de collecte
des besoins
Avis motivé sur le
Projet de Budget
Projet de budget
6
Présenter et défendre le
Projet de Budget de l’OIPR
lors de la conférence
budgétaire
DG
DFC
CCP
Août –
Sept N-1 Projet de Budget
7
Répartir les enveloppes
budgétaires définitives et
notifier toutes les Directions
DG
DFC
Janvier N
Projet de Budget
Document de
notification
budgétaire
8
Tenir les ateliers de
planification technique et
élaborer les plans
d’opérations
CCP
Toutes les Directions
Ministères de tutelle de
l’OIPR
Bailleurs
DZ 1er Trim. N Document de
notification
budgétaire
PO (PAA)
9 Compiler et budgétiser les
PAA / Plan d’opérations
DG
DFC DZ
1er Trim. N
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 21
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
CCP
10 Tenir les réunions internes
d’arbitrage budgétaire
DG
DFC
CCP
AC
CB
DZ
1er Trim. N
11 Finaliser et consolider les
PAA globaux de l’OIPR
DG
DFC
CCP
1er Trim. N
Projet de PO (PAA)
12
Budgétiser les PAA et PTA
et consolider le budget
général de l’OIPR
DG
DFC
1er Trim. N
Projet de PO (PAA)
13
Diffuser le projet de PO
(PAA) à toutes les
Directions DG
1er Trim. N Projet de PO (PAA)
14
Soumettre le projet de PO
(PAA) à la validation du
Conseil de Gestion
DG
Toutes les Directions DZ
Avant fin
1er Trim.
Année N
Projet de PO (PAA)
15
Finaliser le PO (PAA) et le
diffuser à toutes les
Directions
DG
DFC
CCP
DZ
Avant fin
1er Trim.
Année N
POO (PAA) final
validé
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 22
BU 1.2 : Planification technique et financière du Budget des projets cofinancés
La procédure de Planification technique et financière du Budget des projets cofinancés peut être
schématisée comme suit :
Elaborer le PAA /
Budget / PPM du
projet
Soumettre le PAA
et le PPM à la
validation du
Comité de pilotage
du projet
Soumettre le
PAA et le PPM
à l’ANO du
bailleur
Finaliser le PAA
et la matrice
d’actions
Présenter et
valider le PAA
par le CoGes
Diffuser le PAA
consolidé à
toutes les
Directions
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Elaborer le projet de PAA,
de Budget et de PPM de
l’année N
DG / Coordonnateur du
projet
DFC ou RAF projet
CCP
RPM
DZ
Juillet -
Septembre
N-1
Projet de PAA
Budget
PPM du projet
2
Soumettre le projet de PAA
/ Budget / PPM à la
validation du Comité de
pilotage du projet ou Unité
de Coordination du projet
(UCP)
DG / Coordonnateur du
projet
Comité de pilotage du
projet / Unité de
coordination du projet
(UCP)
Sept. - Oct.
N-1
Projet de PAA
Budget
PPM du projet
3
Soumettre le projet de PAA
/ Budget / PPM validé par le
Comité de Pilotage ou UCP
à l’ANO du bailleur
DG / Coordonnateur du
projet
Avant Déc.
N-1
Lettre de cadrage
budgétaire
Projet de Budget
4
Recevoir l’ANO du bailleur
de la notification du budget
définitif année N
DG / Coordonnateur du
projet DZ
Avant le 31
Janvier N
ANO du bailleur
Notification budget
définitif projet
5 Finaliser le PAA du projet
DG / Coordonnateur du
projet
DFC ou RAF projet
CCP
DZ 1er Trim. N Version finale du
PAA
6
Finaliser le PAA et le
diffuser à tous les acteurs du
projet
DG / Coordonnateur du
projet
DFC ou RAF projet
CCP
DZ Avant fin 1er
Trim. N PAA final validé
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 23
BU 1.3 : Planification technique et financière des projets dont les financements transitent
par la FPRCI
La procédure de Planification technique et financière des projets dont les financements transitent par
la FPRCI peut être schématisée comme suit :
Elaborer le PAA /
Budget / PPM
des projets à
financer par la
FPRCI
Tenir une
réunion de
concertation
avec la FPRCI
Finaliser les
PAA et les
PPM des
projets
Soumettre les
PAA / PPM à
l’ANO de la
FPRCI /
Bailleurs
Finaliser les
PAA des
projets
Soumettre le
projet de PAA /
PPM à l’avis du
CoGes
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Elaborer le projet de PAA,
de Budget et de PPM de
l’année N
DG / Coordonnateur du
projet
DFC ou RAF projet
CCP
DZ Juillet N-1
Notification de la
dotation
budgétaire de la
FPRCI
PAA
PPM des projets
de l’OIPR
2
Tenir une réunion de
concertation avec la FPRCI
et arrêter la liste des projets
à financer par la FPRCI
DG / Coordonnateur du
projet
DFC ou RAF projet
CCP
Juillet N-1
PAA
PPM
Liste définitive
des projets
financés par la
FPRCI
3
Soumettre le projet de PO
(PAA) / PPM auprès du
CoGes pour avis et le mettre
à jour si besoin
DG / Coordonnateur du
projet
Conseil de Gestion
Août N-1
Notification de la
dotation
budgétaire de la
FPRCI
PAA
PPM des projets
de l’OIPR
4
Finaliser les PO (PAA) /
PPM de l’année N
DG / Coordonnateur du
projet
DFC ou RAF projet
CCP
RPM
DZ Sept. N-1
PAA
PPM
5
Soumettre les PO (PAA) /
PPM à l’ANO de la FPRCI /
bailleurs
DE FPRCI
DG Oct. N-1
ANO bailleur
Notification
budget définitif
OIPR
6
Finaliser le PO (PAA) du
projet et signer l’accord de
financement
DG / Coordonnateur du
projet
DFC ou RAF projet
CCP
DZ Nov. / Déc.
N-1
Version finale du
PAA et du PPM
Accord de
financement de la
FPRCI
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 24
3.1.2 Exécution budgétaire : BU2
Objet de la procédure
Cette procédure vise à permettre aux différentes Directions et Services de l’OIPR d’engager les
dépenses et les recettes, de recouvrer les recettes en se conformant aux différentes procédures en
vigueur de la comptabilité publique ivoirienne et plus particulièrement celles applicables aux EPN en
Côte d’Ivoire.
Champs d'application
Cette procédure s’applique pour l’exécution du budget général de l’OIPR, c’est-à-dire (i) pour le
recouvrement des recettes et (ii) pour l’engagement des dépenses de l’OIPR.
L’exécution budgétaire inclut donc:
Le recouvrement des recettes de l’OIPR (BU 2.1) ;
Le recouvrement des subventions de l’Etat (BU2.2) ;
L’exécution des dépenses (BU 2.3).
NOTA BENE :
Les procédures de mobilisation de fonds et d’exécution des dépenses des projets cofinancés peuvent
se conformer aux procédures de l’OIPR ou être gérées de manière spécifique en fonction des clauses
de l’accord de financement signé entre l’OIPR et le bailleur. Si le bailleur propose d’autres
procédures, celles-ci feront l’objet d’un manuel spécifique à chaque projet annexé au présent manuel.
En l’absence de tel manuel spécifique régissant les règles de gestion des mobilisations et d’exécution
des dépenses de projet, le présent manuel prévaudra.
Règles de gestion
1. Respecter les principes de base d’exécution budgétaire définis par les textes en vigueur
(légalité – unité budgétaire – annualité – spécialité des crédits – équilibre - séparation absolue
des fonctions d’ordonnateur et d’agent comptable) ;
2. Pour l’exécution des dépenses de l’OIPR:
Respecter les dispositions et les procédures de base d’exécution budgétaire des EPN
définies dans les Décrets N° 81-137, N° 96-728 et N° 98-716 ainsi que les instructions
comptables en vigueur émanant de la DGTCP ;
Le DG de l’OIPR est l’ordonnateur principal du budget de l’OIPR (Cf. art. 12 Décret
2002-359) ;
Les DZ sont les ordonnateurs délégués du budget des parcs (Cf. art. 31 du Décret 2002-
359) ;
SECTION Gestion Budgétaire (BU)
SOUS-SECTION: Exécution budgétaire
Code: BU 2 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 25
3. Pour le recouvrement des recettes propres de l’OIPR:
Respecter les dispositions et les procédures de base d’exécution budgétaire des EPN
définies dans les Décrets N° 81-137, N° 96-728 et N° 98-716 ainsi que les instructions
comptables en vigueur émanant de la DGTCP ;
Faire un contrôle systématique par l’ordonnateur de l’état des versements des recettes sur
le compte de l’EPN par rapport aux ordres de recettes émis par l’ordonnateur ;
Dans le cas d’un recouvrement avant émission des ordres de recettes :
o Centraliser tous les encaissements issus des verbalisations et des ventes de tickets
d’entrée recueillis respectivement par les Chefs secteurs et les agents collecteurs
et accompagnés des pièces justificatives (PV de verbalisation et souches des
tickets vendus) au niveau du régisseur de recettes;
o Dresser à la fin de chaque journée un état des encaissements ;
o Faire un rapprochement périodique entre les montants réellement recouvrés par
l’AC et les états d’encaissements établis par le régisseur de recette.
4. Pour le recouvrement des subventions de l’Etat:
Respecter les dispositions et les procédures de base d’exécution budgétaire des EPN
définies dans les Décrets N° 81-137, N° 96-728 et N° 98-716 ainsi que les instructions
comptables en vigueur émanant de la DGTCP ;
Les décisions d’engagement émane du DAF du MINESUDD et doivent être contrôlées par
le Contrôleur Financier ;
Etablir un ordre de recette signé par le DG pour toute subvention de l’Etat reçue sur le
compte de l’EPN ;
Faire un contrôle systématique par l’ordonnateur de l’état des versements des subventions
sur le compte de l’EPN par rapport aux ordres de recettes émis par l’ordonnateur.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
BU 2.1 –
Recouvrement des
recettes de l’OIPR
DG DZ
DFC Régisseurs de recettes
AC Agents collecteurs
Secrétaire DG Chefs secteurs
BU 2.2 –
Recouvrement des
subventions de l’Etat
DG
DFC
AC
BU 2.3 – Exécution
des dépenses
DG DZ
DFC Service administratif et financier
Zone
CB
RPM
Cellule logistique
AC
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 26
Description détaillée de la procédure
BU 2.1 : Le recouvrement des recettes de l’OIPR
La procédure de recouvrement des recettes propres de l’OIPR peut se faire de deux manières selon la
nature de la recette:
Types de ressources Procédures
d’exécution
Procédure de
recouvrement appliquée
Produits des amendes et confiscations
Vente de DAO au niveau de l’EPN et des
projets cofinancés BU 2.1.1
Recouvrement des
recettes avant
émission des ordres de
recettes
Produits de l’exploitation du domaine affecté à
l’OIPR
Produits de l'exploitation légalement autorisée
de la faune ou de la flore
Produits de ses prestations de services
Redevances des activités concédées
BU 2.1.2
Recouvrement des
recettes après
émission des ordres de
recette
o BU 2.1.1 : Recouvrement des recettes avant émission des ordres de recettes
La procédure de recouvrement des recettes avant émission des ordres de recettes peut être schématisée
comme suit :
Emettre les PV de
verbalisation /
Tickets et
encaisser les
recettes
Dresser l’état
journalier des
encaissements
Comptabiliser les
recettes
journalières dans
un compte
provisoire
Elaborer
l’ordre de
recette de
régularisation
Procéder à
l’imputation
comptable
définitive
Verser les
encaissements
sur le compte
de l’EPN
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Emettre le PV de
verbalisation (cas
amendes) / Emettre les
tickets (cas recettes
écotouristiques) et
encaisser les recettes
Chefs secteur
(Amendes)
Agents
collecteurs
(Tickets)
A chaque
émission de PV
de verbalisation
/ Ticket
PV de
verbalisation
Ticket d’entrée /
activités
2
Remettre les
encaissements ainsi que
les souches des PV de
verbalisation / Tickets au
régisseur de recette
Chefs secteur
(Amendes)
Agents
collecteurs
(Tickets)
Régisseurs de
recettes
A la fin de
chaque journée
PV de
verbalisation
Ticket d’entrée /
activités
3
Dresser l’état journalier
des encaissements, établir
la déclaration de recettes
et renseigner le bordereau
de recettes
Régisseurs de
recettes
A la fin de
chaque journée
Déclaration de
recettes
Bordereau de
recettes
4 Comptabiliser les recettes
journalières dans un
Régisseurs de
recettes
A la fin de
chaque journée Déclaration de
recettes
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 27
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
compte d’imputation
provisoire
Bordereau de
recettes
5
Verser les encaissements
sur le compte de l’EPN
au niveau de l’ACCT
Régisseurs de
recettes
Dès
encaissement Bordereau de
versement
6
Transmettre les
bordereaux de recettes, de
versement et la
déclaration de recettes à
la DFC pour visa
Régisseurs de
recettes Variable
Déclaration de
recettes
Bordereau de
versement
Bordereau de
recettes
7
Elaborer l’ordre de
recettes de régularisation
et le transmettre à l’AC
DG
DFC
Dès réception
Bordereau de
recettes
Ordre de recettes
de régularisation
(OR)
Déclaration de
recettes
Bordereau de
versement
bordereau de
recettes
8
Prendre en charge l’OR
de régularisation, et
procéder à l’imputation
comptable définitive
AC
Dès réception
de l’OR de
régularisation
Ordre de recettes
de régularisation
Déclaration de
recettes
Bordereau de
versement
bordereau de
recettes
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 28
o BU 2.1.2 : Recouvrement des recettes après émission des ordres de recette
La procédure de recouvrement des recettes après émission des ordres de recettes constitue la
« procédure normale » de recouvrement des recettes. Elle peut être schématisée comme suit :
Elaborer les
factures
correspondantes
aux prestations
Emettre
l’ordre de
recettes
Contrôler,
prendre en
charge l’OR et
recouvrer la
facture
Encaisser la
recette et
comptabiliser
Verser les
encaissements
sur le compte
de l’EPN
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Elaborer les factures
correspondantes aux
prestations conformément aux
clauses du contrat de
prestation et le transmettre au
DFC pour vérification et
contrôle
DT
DZ
DARH
Variable selon
le contrat de
prestation
Contrat de
prestation
Facture
2
Vérifier et éventuellement
corriger le contrat et le
transmettre au DG pour
signature
DFC
J+3après
réception projet
de facture
Contrat de
prestation
Facture
3 Signer le contrat et le
transmettre à la DFC DG
J+2après
réception projet
de facture Facture
4
Emettre l’ordre de recettes
(OR) et transmettre l’OR et la
facture au Contrôleur
Financier
DFC
J+2après
signature
facture
Facture
Bordereau de
recette
OR
5 Contrôler, prendre en charge
les OR et recouvrer la facture AC
J+2après
réception de
l’OR
Déclaration de
recettes
Bordereau de
recette
6 Encaisser la recette et passer
les écritures comptables AC
Dès
encaissement
de la recette Facture
7
Verser les encaissements sur
le compte de l’EPN au niveau
de l’ACCT AC
Dès
encaissement Bordereau de
versement
8
Transmettre une copie du
bordereau de versement à
l’ordonnateur pour archivage
au service financier
AC J+1 après
encaissement Bordereau de
versement
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 29
BU 2.2 : Recouvrement des subventions de l’Etat
Conformément aux dispositions de l’article 26 de la Loi 2002-102 relative à la création, à la gestion et
au financement des parcs nationaux et des réserves naturelles, les subventions de l’Etat figurent parmi
les ressources de l’OIPR. Le recouvrement de ces subventions accordées par l’Etat font intervenir le
DAF du MINESUDD selon une fréquence trimestrielle et selon les taux d’engagement initialement
prévus par la Direction du Budget de l’Etat (DBE) et inscrit par la Direction de l’Administration du
SIGFIP (DAS) dans le logiciel d’exécution des opération budgétaires dès la notification du budget de
l’année.
La procédure de recouvrement des subventions de l’Etat peut être schématisée comme suit :
Elaborer la
fiche
d’engagement
et le mandat
de paiement
Transmettre
le mandat
de paiement
visé à
l’ACCT
Contrôler
le
mandat
de
paiement
Virer la
subvention sur
compte de l’OIPR
et transmettre
l’avis de paiement
Prendre
en
charge
l’OR
Etablir
l’ordre de
recette et le
transmettre
à l’AC
N° Etapes Responsables
Délai / Echéance Documents
d'interface Siège Zone
1
Elaborer et signer la fiche
d’engagement, renseigner le
SIGFiP
DAF
MINESUDD Variable
Fiche
d’engagement
2
Etablir le mandat de paiement et
le transmettre au Contrôleur
Financier
DAFMINESUDD
Dès signature de la
fiche
d’engagement
Mandat de
paiement
Bordereau de
transmission
3 Contrôler, viser le mandat de
paiement
Contrôleur
Financier (CF)
J+8au maximum 1après réception du
mandat de
paiement
Avis du CF
(Accord/ différé
/ rejet)
4.1 Si rejet: refaire une nouvelle procédure d’engagement (Cf. Etape 1) (J+2 après réception de l’avis de rejet)
4.2
Si différé: Compléter le dossier et renvoyer le dossier complété au Contrôleur Financier(J+2 après réception
de l’avis de différé)
4.3 Si accord : Transmettre le
mandat de paiement visé au DAF
Contrôleur
Financier (CF)
J+8au maximum
après réception du
mandat de
paiement
Mandat de
paiement
Avis du CF
(Accord / différé
/ rejet)
5 Viser le mandat de paiement et le
transmettre à l’ACCT
DAF
MINESUDD
J+1 après
réception du
mandat de
paiement visé par
le CF et de son
avis
Mandat de
paiement
6
Virer le montant correspondant
au mandat de paiement sur le
compte de l’OIPR, établir et
transmettre l’avis de règlement à
ACCT
J+2 après
réception mandat
de paiement visé
Avis de
règlement
1 Cf. article 13 du Décret N° 95-121 du 22 février 1995 portant attributions, organisation et fonctionnement du
Contrôle Financier
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 30
N° Etapes Responsables
Délai / Echéance Documents
d'interface Siège Zone
l’AC de l’OIPR
7 Recevoir l’avis de règlement et le
transmettre à l’ordonnateur AC
Dès réception de
l’avis de règlement Avis de
règlement
8
Etablir l’ordre de recette dans
RICI et le soumettre à la
signature du DG
DFC Dès réception de
l’avis de règlement OR
9 Transmettre l’OR signé à l’AC DFC J+1 après signature
de l’OR
OR
Bordereau de
transmission
10 Prendre en charge l’OR dans les
livres journaux EP AC
J+1 après
réception de l’OR
Livres journaux
EP
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 31
BU 2.3 : Exécution des dépenses
Deux types de procédures d’exécution des dépenses peuvent être utilisés au sein de l’OIPR :
La procédure normale d’exécution des dépenses BU 2.3.1 ;
La procédure simplifiée d’exécution des dépenses BU 2.3.2.
Il est à noter que la procédure simplifiée d’exécution des dépenses est réglementée et régie par le
Décret N° 98-716 du 16 décembre 1998 portant réforme des circuits et des procédures d’exécution des
dépenses et des recettes du Budget Général de l’Etat, des comptes spéciaux du Trésor et mise en
œuvre du Système Intégré de Gestion des Finances Publiques (SIGFiP). Conformément aux
dispositions de ce Décret, cette procédure ne s’applique qu’aux types de dépenses suivants :
Indemnités de formation du personnel, les frais et indemnités de mission du personnel ;
Assurances, sauf le contrat initial et ses avenants ;
Dépenses d’eau, d’électricité, de gaz et autres sources d’énergie, à l’exception des branchements
et raccordements ;
Dépenses de communication ;
Impôts, taxes et versements assimilés ;
Décisions expresses du Ministre chargé de l’Economie et des Finances autorisant le recours à la
procédure simplifiée.
Conformément au guide des procédures des engagements de dépenses définies par la DGTCP, les
pièces justificatives à l’engagement et à l’ordonnancement des dépenses sont les suivantes :
Nature de la
dépense
Pièces justificatives à
l’engagement
Pièces justificatives à l’ordonnancement
Abonnements
(CIE –
SODECI – CI-
Telecom)
Facture originale liquidée et certifiée par
l’ordonnateur
Fiche d’engagement datée, signée par l’ordonnateur
et visée par le CB
Ordre de paiement daté, signé par l’ordonnateur et
visé par le CB
Prestation de
services –
Entretiens et
réparations
Devis daté et signé par le
fournisseur et certifié par
l’ordonnateur
Fiche d’engagement
datée, signée par
l’ordonnateur et visée par
le CB
Facture originale datée et signée par le fournisseur,
liquidée et certifiée par l’ordonnateur
Fiche d’engagement datée, signée par l’ordonnateur
et visée par le CB
Ordre de paiement daté, signé par l’ordonnateur et
visé par le CB
Attestation de bonne exécution des travaux datée et
signée par le service bénéficiaire et contresignée
par l’ordonnateur
Contrat / Convention
BC daté et signé par l’ordonnateur
Fournitures de
bureau /
techniques ou
autres
Facture proforma
originale datée et signée
par le fournisseur et
certifiée par
l’ordonnateur
Facture originale datée et signée par le fournisseur,
liquidée et certifiée par l’ordonnateur
Fiche d’engagement datée, signée par l’ordonnateur
et visée par le CB
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 32
Nature de la
dépense
Pièces justificatives à
l’engagement
Pièces justificatives à l’ordonnancement
Fiche d’engagement
datée, signée par
l’ordonnateur et visée par
le CB
Ordre de paiement daté, signé par l’ordonnateur et
visé par le CB
BC daté et signé par l’ordonnateur
BL daté et signé par le livreur et signé par le
bénéficiaire / réceptionnaire
Marché si le montant de la commande atteint le
seuil de passation de marché
Manifestations
/ Fêtes et
réception
Facture proforma
originale datée et signée
par le fournisseur et
certifiée par
l’ordonnateur
Fiche d’engagement
datée, signée par
l’ordonnateur et visée par
le CB
BC daté et signé par l’ordonnateur
Facture originale datée et signée par le fournisseur,
liquidée et certifiée par l’ordonnateur
Fiche d’engagement datée, signée par l’ordonnateur
et visée par le CB
Ordre de paiement daté, signé par l’ordonnateur et
visé par le CB
Certificat administratif donnant l’objet de la
prestation
Liste des convives
Carburant Facture proforma
originale datée et signée
par le fournisseur et
certifiée par
l’ordonnateur
Fiche d’engagement
datée, signée par
l’ordonnateur et visée par
le CB
BC daté et signé par l’ordonnateur
Facture originale datée et signée par le fournisseur,
liquidée et certifiée par l’ordonnateur
Fiche d’engagement datée, signée par l’ordonnateur
et visée par le CB
Ordre de paiement daté, signé par l’ordonnateur et
visé par le CB
Mission en
Côte d’Ivoire2
Original de l’ordre de mission daté et visé par
l’ordonnateur
Feuille de déplacement visée au départ et à
l’arrivée par le corps préfectoral ou les différentes
Directions de l’OIPR (précisant le nombre de jours,
le taux d’indemnité journalière et les décomptes)
Fiche d’engagement datée, signée par l’ordonnateur
et visée par le CB
Ordre de paiement daté, signé par l’ordonnateur et
visé par le CB
Fiche de décompte liquidée, certifiée et visée par
l’ordonnateur.
Mission à
l’extérieur
(engagement à
80% au départ
de la mission)
Copie de la communication en Conseil des
Ministres
Copie de l’attestation du SGG
Copie de l’ordre de mission visé par le Ministre du
MINESUDD ou le donneur d’ordre de la mission
2 Les missions en Côte d’Ivoire sont payées à l’arrivée.
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 33
Nature de la
dépense
Pièces justificatives à
l’engagement
Pièces justificatives à l’ordonnancement
Fiche d’engagement de 80% datée, signée par
l’ordonnateur et visée par le CB
Ordre de paiement de 80% daté, signé par
l’ordonnateur et visé par le CB
Fiche de décompte de 80% datée, liquidée et
certifiée par l’ordonnateur
Mission à
l’extérieur
(engagement à
20% à
l’arrivée de la
mission)
Copie de la communication en Conseil des
Ministres
Copie de l’attestation du SGG
Copie de l’ordre de mission visé par le Ministre du
MINESUDD ou le donneur d’ordre de la mission
Original de la feuille de déplacement visée à l’aller
et au retour par la police frontalière de l’aéroport
Fiche d’engagement de 20% datée, signée par
l’ordonnateur et visée par le CB
Ordre de paiement de 20% daté, signé par
l’ordonnateur et visé par le CB
Fiche de décompte de 20% datée, liquidée et
certifiée par l’ordonnateur
Aménagements
– agencements
et installations
Devis original daté et
signé par le fournisseur et
certifiée par
l’ordonnateur
Fiche d’engagement
datée, signée par
l’ordonnateur et visée par
le CB
Copie du marché
éventuellement si le
montant atteint le seuil de
passation de marché
BC daté et signé par l’ordonnateur
Facture originale datée et signée par le fournisseur,
liquidée et certifiée par l’ordonnateur
Marché éventuellement si le montant atteint le seuil
de passation de marché
PV de réception des travaux signé par
l’ordonnateur et l’entrepreneur
Fiche d’engagement datée, signée par l’ordonnateur
et visée par le CB
Ordre de paiement daté, signé par l’ordonnateur et
visé par le CB
Contrat / Convention
Matériels et
mobiliers
Facture proforma
originale datée et signée
par le fournisseur et
certifiée par
l’ordonnateur
Fiche d’engagement
datée, signée par
l’ordonnateur et visée par
le CB
BC daté et signé par l’ordonnateur
Facture originale datée et signée par le fournisseur,
liquidée et certifiée par l’ordonnateur
Fiche d’engagement datée, signée par l’ordonnateur
et visée par le CB
Ordre de paiement daté, signé par l’ordonnateur et
visé par le CB
BL daté et signé par le livreur et signé par le
bénéficiaire / réceptionnaire
Marché si le montant de la commande atteint le
seuil de passation de marché
Achat de
véhicules
Facture proforma
originale datée et signée
Autorisation du Comité de gestion des véhicules
administratifs
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 34
Nature de la
dépense
Pièces justificatives à
l’engagement
Pièces justificatives à l’ordonnancement
par le fournisseur et
certifiée par
l’ordonnateur
Fiche d’engagement
datée, signée par
l’ordonnateur et visée par
le CB
Lettre de commande
valant marché (LCVM)
LCVM
BC daté et signé par l’ordonnateur
Facture originale datée et signée par le fournisseur,
liquidée et certifiée par l’ordonnateur
Fiche d’engagement datée, signée par l’ordonnateur
et visée par le CB
Ordre de paiement daté, signé par l’ordonnateur et
visé par le CB
BL daté et signé par le livreur et signé par le
bénéficiaire / réceptionnaire
Constructions Devis original daté et
signé par le fournisseur et
certifiée par
l’ordonnateur
Fiche d’engagement
datée, signée par
l’ordonnateur et visée par
le CB
Copie du marché
éventuellement si le
montant atteint le seuil de
passation de marché
Caution d’avance
BC daté et signé par l’ordonnateur
Devis approuvé par le Ministère de la construction
Facture originale datée et signée par le fournisseur,
liquidée et certifiée par l’ordonnateur
Marché éventuellement si le montant atteint le seuil
de passation de marché
PV de réception des travaux signé par
l’ordonnateur et l’entrepreneur
Fiche d’engagement datée, signée par l’ordonnateur
et visée par le CB
Ordre de paiement daté, signé par l’ordonnateur et
visé par le CB
o BU 2.3.1 : La procédure normale d’exécution des dépenses
La procédure dite normale d’exécution des dépenses peut être schématisée comme suit :
Recevoir et
prendre en
charge la
facture
proforma /
devis
Contrôler la
demande
d’engagement
Recevoir et
prendre en
charge la
facture
définitive
Elaborer la
demande
d’engagement
Elaborer et
envoyer le
BC au
fournissseur
Elaborer la
fiche
d’engagement
des dépenses
et éditer l’OP
Contrôler le
dossier
d’engagement
Procéder au
paiement de
la facture
Contrôler et
certifier
l’exécution /
livraison de la
commande
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Recevoir la facture proforma /
devis du fournisseur /
prestataire (cas DZ :
transmettre le proforma /
devis au DFC pour
DG
DFC
DZ A chaque
commande Proforma / devis
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 35
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
élaboration de la demande
d’engagement)
2
Remplir la demande
d’engagement des dépenses et
la soumettre à la signature de
l’ordonnateur
DFC
A chaque
commande Demande
d’engagement
3
Valider la demande
d’engagement dans RICI,
éditer le bon de commande
(BC) et transmettre le dossier
d’engagement au CB
DFC
Dès réception
demande
d’engagement
visée
Fiche
d’engagement des
dépenses
4
Contrôler le dossier
d’engagement, donner son
visa et retourner le dossier à
laDFC
CB
Dès réception
Fiche
d’engagement
des dépenses
Avis (Accord /
différé / rejet)
5.1 Si rejet: refaire une nouvelle procédure d’engagement (Cf. Etape 1)
5.2 Si différé: Compléter le dossier et renvoyer le dossier compléter au CB
5.3
Si accord: Valider le BC dans
RICI et transmettre le dossier
d’engagement visé à la DFC
CB
J+2 après
réception
dossier
d’engagement
Dossier
d’engagement des
dépenses
6 Envoyer le BC au fournisseur
/ prestataire DFC
J+1 après
validation du
BC
BC
7 Recevoir la facture définitive
du fournisseur / prestataire DFC
J+1 après
exécution /
livraison de la
commande
Factures
définitives
Bordereau
d’envoi
8
Contrôler et certifier
l’exécution / livraison de la
commande et transmettre le
dossier visé à la DFC
Cellule
Logistique
RPM
Assistant CB
Assistant AC
Chargé
Logistique
de la Zone
Après
exécution /
livraison de la
commande
Factures
définitives
Fiche de contrôle
CB
Fiche de contrôle
AC
9
Elaborer la fiche
d’engagement de dépenses et
la soumettre à la signature de
l’ordonnateur
DFC Dès réception
facture visée
Fiche
d’engagement des
dépenses
10
Editer l’ordre de paiement et
soumettre l’OP + le dossier +
le bordereau de transmission
des dossiers au contrôle du
CB
DFC
J+1 après
réception
facture visée
Ordre de
paiement (OP)
11
Contrôler le dossier
d’engagement, donner son
accord et retourner le dossier
CB
Dès réception
OP
Avis (Accord /
différé / rejet)
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 36
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
à la DFC
12.1 Si rejet: refaire une nouvelle procédure d’engagement (Cf. Etape 8)
12.2 Si différé: Compléter le dossier et renvoyer le dossier compléter au CB
12.3
Si accord: Valider l’OP dans
RICI et transmettre le dossier
d’engagement à l’AC
DFC
Dès réception
avis CB
Dossier
d’engagement des
dépenses
13
Vérifier le dossier
d’engagement, la disponibilité
de la trésorerie et prendre en
charge la dépense
AC
J+5 au
maximum après
réception du
dossier
d’engagement
des dépenses
Dossier
d’engagement des
dépenses
14 Procéder au paiement de la
facture AC
J+90 au
maximum après
prise en charge
Bordereau de
paiement
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 37
o BU 2.3.2 : La procédure simplifiée d’exécution des dépenses
La procédure dite simplifiée d’exécution des dépenses peut être schématisée comme suit :
Recevoir et prendre
en charge la facture
définitive de la
dépense
Contrôler la
facture
Elaborer la
fiche
d’engagement
et éditer l’OP
Contrôler le
dossier
d’engagement
Procéder au
paiement de
la facture
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1 Recevoir la facture définitive
relative à la dépense
DFC
DZ
Périodicité
variable
Factures
définitives
Bordereau
d’envoi
2
Contrôler et certifier
l’exécution de la commande et
transmettre le dossier visé à la
DFC
CB
Dès réception
factures
définitives
Factures
définitives
Fiche de contrôle
CB
3
Elaborer la fiche
d’engagement de dépenses et
la soumettre à la signature de
l’ordonnateur
DFC
Dès réception
facture visée
Fiche
d’engagement des
dépenses
4
Editer l’ordre de paiement et
soumettre l’OP, le dossier
d’engagement ainsi que le
bordereau de transmission des
dossiers au contrôle du CB
DFC
J+1 après
réception
facture visée
Dossier
d’engagement des
dépenses
5
Contrôler le dossier
d’engagement, donner son
avis et retourner le dossier à la
DFC
CB
Dès réception
Dossier
d’engagement
Avis (Accord /
différé / rejet)
6.1 Si rejet: refaire une nouvelle procédure d’engagement (Cf. Etape 1)
6.2 Si différé: Compléter le dossier et renvoyer le dossier compléter au CB
6.3
Si accord: Valider l’OP dans
RICI et transmettre le dossier
d’engagement à l’AC
DFC
Dès réception
avis CB
Dossier
d’engagement des
dépenses
7
Vérifier le dossier
d’engagement, la disponibilité
de la trésorerie et procéder au
paiement de la facture
AC
J+2 après
réception de
l’OP
Dossier
d’engagement des
dépenses
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 38
3.1.3 Modifications budgétaires : BU3
Objet de la procédure
Cette procédure définit les règles de gestion à respecter ainsi que les activités à mener dans le cadre
d’une modification budgétaire de l’OIPR en cours d’exercice. Elle vise ainsi à permettre à l’OIPR une
utilisation plus efficace et optimale de ses ressources disponibles.
Champs d'application
Cette procédure s’applique à toute demande de modification budgétaire émanant du DG de l’OIPR,
sur la base d’un décision de gestion interne ou sur la base d’une décision de rallonge et/ou de gel
budgétaire émanant du Ministère de l’Economie et des Finances. Le Décret N° 81-137 portant régime
financier et comptable des EPN prévoit deux types de modifications budgétaires:
Les virements à l’intérieur d’un même Chapitre / Ligne (BU 3.1) ;
Les virements entre des Chapitres / Lignes différentes (BU 3.2).
La figure ci-dessous présente de manière schématique ces deux cas de figure :
Proposition de
réaménagement du
budget
Cas 2: Virements inter chapitre /
ligne
(art. 12 Décret 81-137)
Cas 1 : Virements entre sous
chapitre d’un même
chapitre / ligne
(art. 11 Décret 81-137)
Autorisation MEF par arrêté
ministériel
Autorisation du DG et
approbation du CB
BU
3.2
BU 3
BU
3.1
Par ailleurs, il est à noter que des opérations d’intégration peuvent également survenir en cours
d’exercice et pouvant entrainer des modifications budgétaires. Ce type de modification budgétaire
intervient lorsqu’il existe un reliquat budgétaire sur la dotation budgétaire de l’OIPR sur l’exercice N-
1. Ainsi, sur la base du compte financier validé par la cour des comptes, l’OIPR peut intégrer ce
reliquat disponible dans son budget de l’exercice en cours en le ventilant entre les différents Chapitres
budgétaires.
Cette procédure d’intégration budgétaire est présentée dans la sous-section BU 3.3 ci-dessous.
SECTION Gestion Budgétaire (BU)
SOUS-SECTION: Modifications budgétaires
Code: BU 3 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 39
Règles de gestion
1. Cas 1 Modifications à l’intérieur d’un même chapitre du budget (Art 11 du Décret 81-137):
Faire valider la demande de modification budgétaire par le DG ;
Faire contrôler et approuver la demande de modification budgétaire par le CB ;
Diffuser le budget mis à jour à toutes les Directions ;
2. Cas 2 Modifications de chapitre à chapitre / ligne à ligne (Art 12 du Décret 81-137):
Faire valider la demande de modification budgétaire par le DG ;
Faire contrôler et approuver la demande de modification budgétaire par le CB ;
Demander l’autorisation du Ministère en charge du Budget ;
Diffuser le budget mis à jour à toutes les Directions.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DFC
CB
AC
Description détaillée de la procédure
BU 3.1: Modifications budgétaires par virements entre sous chapitre d’un même
Chapitre / Ligne
La procédure de modifications budgétaires par virements entre sous chapitres d’un même chapitre /
Ligne peut être schématisées comme suit :
Elaborer la
demande de
modification
budgétaire
Contrôler et
approuver la
demande de
modification
budgétaire
Valider la
demande de
modification
budgétaire
Mettre à jour le
budget et
diffuser le
nouveau budget
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1
Elaborer la demande de
modification budgétaire
inter chapitre / ligne et la
transmettre au DG pour
validation
DFC DZ
Si besoin
après revue
budgétaire
Memo d’exécution du
PAA et du budget
Note explicative
Demande de
modification
budgétaire
2
Valider la demande de
modification budgétaire
DG
J+2 après
réception de
la demande
Memo d’exécution du
PAA et du budget
Note explicative
Demande de
modification
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 40
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
budgétaire
3
Contrôler et approuver la
demande de transfert
budgétaire CB
J+2 après
réception du
dossier
Dossier de demande de
modification
budgétaire
Avis du CB
4
Mettre à jour le budget
et saisir le nouveau
budget dans RICI et
informer les Directions
de la mise à jour du
budget
DFC
Dès
réception
visa du CB
Mémo d’autorisation
de mise à jour du
budget
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 41
BU 3.2: Modifications budgétaires par virements entre des chapitres / lignes différents
La procédure de modifications budgétaires par virements inter chapitre / Ligne peut être schématisées
comme suit :
Elaborer la
demande de
modification
budgétaire
Contrôler et
approuver la
demande de
modification
budgétaire
Valider la
demande de
modification
budgétaire
Mettre à jour le
budget et
diffuser le
nouveau budget
Envoyer le dossier
de demande de
modification au
Ministère en charge
du Budget
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1
Elaborer la demande de
modification budgétaire
inter chapitre / ligne et la
transmettre au DG pour
validation
DFC DZ
Si besoin
après revue
budgétaire
Memo d’exécution du
PAA et du budget
Note explicative
Demande de
modification
budgétaire
2
Valider la demande de
modification budgétaire
DG
J+2 après
réception de
la demande
Memo d’exécution du
PAA et du budget
Note explicative
Demande de
modification
budgétaire
3
Contrôler et approuver la
demande de transfert
budgétaire CB
J+2 après
réception du
dossier
Dossier de demande de
modification
budgétaire
Avis du CB
4
Envoyer la demande de
transfert budgétaire visée
et signée au Ministère en
charge du Budget
DG
DFC
J+2 après
réception du
dossier
Dossier de demande de
modification
budgétaire
Avis du CB
5
Diffuser l’arrêté
Ministériel d’autorisation
de modification
budgétaire (Toutes
Directions et le CB)
DG
DFC
Dès
réception de
l’arrêté du
Ministère en
charge du
Budget
Arrêté Ministériel
d’autorisation de
modification
budgétaire émanant du
Ministère en charge du
Budget
Mémo d’autorisation
de mise à jour du
budget
6
Mettre à jour le budget
et saisir le nouveau
budget dans RICI et
informer les Directions
de la mise à jour du
budget
DFC
Dès
réception de
l’arrêté du
Ministère en
charge du
Budget
Mémo d’autorisation
de mise à jour du
budget
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 42
BU 3.3: Intégration budgétaire
La procédure d’intégration budgétaire peut être schématisée comme suit :
Elaborer le
projet de
répartition du
reliquat par
chapitre et
sous chapitre
Transmettre le projet
d’intégration
accompagné de
l’attestation de
disponibilité des
ressources au DGBF
Contrôler et
approuver le
projet
d’intégration
Mettre à jour le
budget et
diffuser le
nouveau budget
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1
Elaborer le projet de
répartition du reliquat de
l’exercice N-1 entre les
Chapitres / Sous-Chapitre
et le transmettre au DG
pour validation
DFC Variable
Projet d’intégration
budgétaire
2
Valider le projet
d’intégration budgétaire
et le soumettre à l’avis du
CB
DG
J+2 après
réception du
projet
d’intégration
Projet d’intégration
budgétaire
3
Contrôler le dossier
d’engagement, donner
son avis et retourner le
dossier au DG
CB
Dès réception
du projet
d’intégration Avis (Accord / rejet)
4.1 Si rejet : Envoyer au DG l’avis motivé du rejet pour annulation du projet d’intégration
4.2
Si accord : Informer
l’AC pour établissement
de l’attestation de
disponibilité des
ressources
DG
J+2 après
réception de
l’avis du CB
Projet d’intégration
budgétaire
Avis du CB
5
Elaborer l’attestation de
disponibilité des
ressources et la
transmettre au DG
AC
Dès réception
de l’avis du
CB
Attestation de
disponibilité des
ressources
6
Transmettre le projet
d’intégration budgétaire
accompagné de
l’attestation de
disponibilité de
ressources à la DGBF
DG
J+2 après
réception de
l’attestation
de
disponibilité
des ressources
Projet d’intégration
budgétaire
Attestation de
disponibilité des
ressources
7
Recevoir l’Arrêté
émanant du Cabinet du
Ministère en charge du
Budget relatif au projet
DG
Dès réception
de l’Arrêté du
Cabinet du
Ministère en
Arrêté relatif au projet
d’intégration
budgétaire
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 43
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
d’intégration et le
transmettre au DFC
charge du
Budget
8
Mettre à jour le budget
et saisir le nouveau
budget dans RICI et
informer les Directions
de la mise à jour du
budget
DFC
Dès réception
de l’Arrêté du
Cabinet du
Ministère en
charge du
Budget
Arrêté relatif au projet
d’intégration
budgétaire
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 44
3.1.4 Contrôle et suivi budgétaire : BU4
Objet de la procédure
Cette procédure de contrôle et de suivi budgétaire vise tout d’abord à assurer un meilleur contrôle de
l’exécution budgétaire de l’OIPR.
Elle vise également à donner aux décisionnaires au sein de l’OIPR, notamment le Conseil de Gestion
et le DG une visibilité précise et détaillée sur le niveau d’exécution budgétaire de l’OIPR afin de
prendre les décisions idoines.
Champs d'application
La procédure de contrôle et de suivi budgétaire de l’OIPR porte sur toutes les activités liées à
l’exécution de son budget général et s’applique tant pour les engagements que pour les
ordonnancements.
Dans ce cadre, des contrôles systématiques sont effectués par le Contrôleur Budgétaire pour tout
engagement et pour tout ordonnancement. Les contrôles budgétaires effectués par le CB portent sur:
La régularité de l’imputation de la dépense ;
La disponibilité des crédits au chapitre budgétaire devant supporter la dépense ;
Le rythme de consommation des crédits inscrits sur le chapitre budgétaire concerné.
Outre ces activités de contrôle budgétaires systématiques du CB, des activités de suivi budgétaires
sont également menées au niveau de l’OIPR. Ainsi, trois types de suivi budgétaires sont effectués :
Les contrôles et suivis budgétaires mensuels (BU 4.1) ;
Les contrôles et suivis budgétaires trimestriels (BU 4.2) ;
Le contrôle de gestion et reporting annuel (BU 4.3).
Contrôle et suivi
mensuel
Cas 3 :
Contrôle de gestion et
rapport annuel
BU
4.1
Suivi et contrôle
budgétaire
Cas 2:
Contrôle et suivi
trimestriel
BU
4.2
BU
4.3
SECTION Gestion Budgétaire (BU)
SOUS-SECTION: Contrôle et suivi budgétaire
Code: BU 4 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 45
Règles de gestion
1. Assurer un contrôle budgétaire systématique avant toute validation d’engagement de
dépenses ;
2. Elaborer et analyser mensuellement l’état mensuel d’exécution du budget de l’OIPR (art. 21
du Décret N° 81-137) ;
3. Elaborer des rapports financiers trimestriel assortis des rapports d’activités afin d’assurer une
revue budgétaire lors des réunions de Comité de Direction ;
4. Elaborer un rapport annuel d’exécution du budget et de gestion financière de l’OIPR et le
soumettre à la validation du Conseil de Gestion au cours de sa dernière réunion annuelle.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Conseil de Gestion DZ
DG
DFC
CB
AC
Description détaillée de la procédure
BU 4.1: Contrôles et suivis budgétaires mensuels
La procédure de contrôle et de suivi mensuel du budget de l’OIPR peut être schématisée comme suit :
Elaborer le
rapport mensuel
d'exécution
budgétaire de
l'OIPR
Analyser le rapport
mensuel d'exécution
budgétaire et rendre
compte au DG / Conseil
de gestion / Ministère
en charge du Budget
Faire viser le
rapport par l'AC et
l'envoyer au CB
pour vérification
et analyse
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1
Elaborer le rapport mensuel
d’exécution du budget de l’OIPR
et le faire valider par le DG
DG
DFC DZ
J+10 après
chaque fin
de mois
Rapport mensuel
d’exécution budgétaire
2
Faire viser le rapport
d’exécution budgétaire par l’AC
et l’envoyer au CB pour
vérification et analyse
DG
AC
J + 2 après
réception
rapport
Memo d’exécution du
PAA et du budget
Note explicative
Demande de
modification
budgétaire
3
Analyser le rapport mensuel
d’exécution budgétaire de l’OIPR
et rendre compte au DG /
Président CoGes / Ministère en
charge du Budget pour prise de
décision éventuelle
CB Variable
Compte rendu
d’analyse du CB
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 46
BU 4.2: Contrôles et suivis budgétaires trimestriels
La procédure de contrôle et de suivi trimestriel du budget de l’OIPR peut être schématisée comme
suit :
Élaborer le
rapport
trimestriel
d'exécution
budgétaire de
l'OIPR
Présenter et
discuter du rapport
trimestriel au cours
de la réunion du
CoGes
Faire viser le
rapport par le CB
pour vérification et
analyse
Procéder aux
éventuelles
modifications
budgétaires
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Elaborer le rapport
trimestriel d’exécution du
budget et le faire valider
par le DG
DG
DFC DZ
J+ 15 après
chaque fin de
trimestre
Rapport
trimestriel
d’exécution
budgétaire
2
Faire viser le rapport
d’exécution budgétaire
par le CB
DG
CB
J + 2 après
réception
rapport
Rapport
trimestriel
d’exécution
budgétaire
3
Présenter et discuter du
rapport trimestriel
d’exécution budgétaire au
cours de la réunion du
Conseil de Gestion
Conseil de
gestion
DG
Variable selon
dates de
réunions du
CoGes
Rapport
trimestriel
d’exécution
budgétaire
4
Procéder aux éventuelles modifications budgétaires selon les diligences définies lors de la réunion du
CoGes Cf. procédures de modification budgétaire BU 3
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 47
BU 4.3: Contrôle de gestion et rapport annuel
La procédure de contrôle de gestion et de reporting annuel de l’OIPR peut être schématisée comme
suit :
Dresser les
comptes
financiers
annuels et les
faire viser par le
DG
Dresser le
rapport annuel
d'exécution
budgétaire
Élaborer le
rapport annuel
de gestion
Soumettre le
rapp. annuel de
gestion /
comptes
financiers au
CoGes
Transmettre les
comptes
financiers au
MEF pour
approbation
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Dresser les comptes financiers
annuels et les transmettre au CB
pour analyse
AC
J+15 après fin
exercice
Comptes
financiers annuels
2 Faire viser les comptes
financiers annuels par le DG
DG
AC
J+30 après fin
exercice
Comptes
financiers annuels
Pièces
justificatives des
dépenses et des
recettes
3
Transmettre les comptes
financiers validés par le DG à la
Cour des comptes AC
Dès réception
des comptes
validés par le
DG
Comptes
financiers annuels
Pièces
justificatives des
dépenses et des
recettes
4
Elaborer le rapport annuel de
gestion de l’OIPR, le faire valider
par le DG et le transmettre au CB
pour analyse
DG
DFC
Avant la
première
réunion
annuelle du
CoGes
Rapport annuel de
gestion de l’OIPR
5
Vérifier et analyser le rapport de
gestion et dresser le rapport
annuel d’exécution budgétaire
CB
Avant la
première
réunion
annuelle du
CoGes
Rapport annuel de
gestion de l’OIPR
6 Soumettre le rapport annuel de
gestion au CoGes
Conseil de
gestion
DG
Avant fin 1er
trimestre
Rapport annuel de
gestion de l’OIPR
Avis du CoGes
7
Transmettre le rapport annuel de
gestion arrêté par le CoGes au
Ministère en charge du Budget
pour approbation et insertion
dans la Loi de règlement
DG
J+2 après
réunion du
CoGes
Comptes
financiers annuels
Avis du CoGes
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 48
3.2 SECTION 2 : Suivi Evaluation (SE)
3.2.1 Planification du Suivi-Evaluation : SE1
Objet de la procédure
La planification du suivi-évaluation est nécessaire pour mettre en marche le système de suivi-
évaluation qui permet de rassembler et d’analyser les informations pertinentes permettant de visualiser
le progrès de l’OIPR vers les objectifs dans le temps. Cette planification est un processus basé sur le
choix des indicateurs (de performance et d’impacts) qui fournissent le cadre de référence du système
de suivi et d’évaluation et informent sur le genre d’informations utiles de rassembler.
Champs d'application
Le suivi évaluation porte sur l’ensemble des actions relevant de l’OIPR. Il couvre aussi bien les
activités inscrites dans le plan d’action ou la matrice de l’OIPR que le planning des projets et du
PCGAP. Au sein de la structure, sont déployés le suivi évaluation interne et le suivi évaluation externe
relevant des partenaires ou du Ministère de tutelle.
Règles de gestion
1. Pour tout programme, projet ou matrice, élaborer un manuel ou une matrice de suivi des
résultats avec des indicateurs SMART.
2. Elaborer des fiches de définition des indicateurs de façon consensuelle. Le manuel de suivi
évaluation devra décrire :
Le cadre logique du projet
Les objectifs du SE ;
Les rôles et responsabilités des personnes ou entités en charge du suivi-évaluation
La description des indicateurs de résultats et d’objectifs spécifiques : définition détaillée
de chaque indicateur, source de données, fréquence de collecte, valeur initiale, valeur
cible, etc.
La collecte de données notamment la matrice de suivi des indicateurs ;
La planification des opérations de suivi évaluation et des ressources nécessaires ;
Le système d’information utilisé incluant le logiciel de traitement des données, les
importations de fichiers venant des zones, les types d’analyse des indicateurs (ex : par
zone, par trimestre, par composante, etc.) et les tableaux de résultats (ou tableau de bord)
des indicateurs produits régulièrement.
La revue/contrôle de qualité de données : cette section explique les méthodes de contrôle
de qualité des données des indicateurs, les responsables des revues de qualité et la
fréquence de revue à faire.
Le reporting incluant les responsables concernés, les formats de rapports d’activités
périodiques et de suivi-évaluation ;
Les méthodes d’Evaluation des projets : cette partie définit les types d’évaluation du projet
à mener pendant sa durée de vie : évaluation de performance à mi-parcours, évaluation
finale ou évaluation d’impacts, études de cas ponctuelles, etc. Les objectifs et les
SECTION Suivi Evaluation (SE)
SOUS-SECTION: Planification du Suivi Evaluation
Code: SE 1 Date de création : JJ MM AA
Version: V1 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 49
modalités de mise en œuvre de ces évaluations devraient être expliqués succinctement
dans cette section : période d’évaluation, responsable des travaux d’évaluation, etc.
Le budget de suivi-évaluation
3. Associer les Directions de Zone et les partenaires des projets à la définition des indicateurs et
des modes de collecte
4. Respecter un plan annuel de suivi-évaluation validé et les formats standards des matrices de
suivi des résultats
5. Insérer des indicateurs de suivi de passations de marché
6. Prévoir des missions de contrôle de qualité de données dans le plan de travail de suivi-
évaluation
7. Soumettre le plan de suivi-évaluation à la Direction Générale au plus tard 2 semaines après la
validation des plans d’action annuels
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DC Chefs secteurs
CCP
Description détaillée de la procédure
La procédure de planification des activités de suivi-évaluation pour le siège et les zones est synthétisée
comme suit :
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Définir les indicateurs SMART
uniquement pour chaque résultat
attendu et objectif spécifique
CCP,
Directions
centrales DZ, Chefs
Secteurs
Novembre-
Décembre Cadre logique
(Modèle de fiche
F01)
Plan d’opérations
(Modèle de fiche
F03)
2
Etablir le tableau de description
des indicateurs incluant la
définition de l’indicateur, la source
de données, la fréquence de
collecte, la valeur initiale et cible
CCP
Janvier ou
Fin du trimestre Plan d’opérations
Plan de suivi-
évaluation
(Modèle de fiche
F02)
3 Elaborer le manuel de suivi- CCP, DZ, Chefs Janvier ou Plan d’opérations
Définir les indicateurs
SMART
Etablir le tableau de
description des indicateurs
Elaborer le manuel de SE
Valider le manuel de SE
Planifier la collecte et le reporting des
indicateurs
Elaborer les fiches et circuits
de collecte
Elaborer la base de données
Finaliser le plan de travail et budget de SE
Valider et diffuser le plan
de SE
Exécuter le plan de SE
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 50
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
évaluation incluant la matrice de
suivi des résultats des projets et au
niveau du siège
Directions
centrales
Secteurs Fin du trimestre Matrice d’actions
(Modèle de fiche
F03)
4 Valider le manuel de suivi-
évaluation
DG
Fin Janvier ou
Fin du trimestre Matrice d’actions
5
Planifier la collecte et le reporting
des indicateurs, le reporting des
activités. Identifier les
responsables de reporting.
CCP DZ, Chefs
Secteurs
Début du
trimestre Matrice d’actions)
Plan de suivi-
évaluation
6
Elaborer les fiches et les circuits de
collecte des données
CCP
Début du
trimestre ou
systématique
dès qu’un
indicateur
faisant l’objet
de collecte est
créé
Plan de suivi-
évaluation
Fiches de collecte
(Modèle de fiche
F05)
7
Elaborer une base de données CCP
Début du
trimestre ou
systématique
dès qu’un
indicateur
faisant l’objet
de collecte est
créé
Plan de suivi-
évaluation
Fiches de collecte
8
Finaliser le plan de travail et le
budget de suivi-évaluation
CCP
Au plus tard 2
semaines après
validation des
plans d’action
annuels
Plan de suivi-
évaluation
Matrice d’actions
9 Valider et diffuser le plan de suivi-
évaluation
DG
Fin janvier ou
Fin du trimestre
10
Exécuter le plan de suivi-
évaluation
CCP,
Directions
centrales
DZ, Chefs
Secteurs
Systématique
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 51
3.2.2 Collecte des données : SE2
Objet de la procédure
Les informations et les données collectées et traitées à travers le système de suivi-évaluation
constituent la base de la prise des décisions et des mesures correctives. La procédure de collecte des
données est nécessaire pour assurer la qualité et la fiabilité des informations à produire.
Champs d'application
Le système de collecte et de traitement relève de l’exécution du plan de suivi évaluation et doit
permettre de renseigner à la fois les indicateurs et les données de suivi technique des activités. Chaque
indicateur est mesuré en utilisant une ou plusieurs sources et méthodes de collecte de données (ex :
mesures physiques, enquêtes statistiques). Le choix de la méthode de collecte et la fréquence de
collecte seront guidés par sa facilité d’application, sa fiabilité, les contraintes de coûts et de charge de
travail induites. Une base de données des indicateurs doit être créée dans toutes les zones et centralisée
au niveau de la CCP qui en fait la consolidation périodique. Cette base de données doit permettre de
produire une situation récapitulative mensuelle et trimestrielle des indicateurs. A l’aide d’un logiciel
de gestion de projet, le suivi évaluation s’assure régulièrement du niveau de renseignement de la base
de données par les acteurs.
Règles de gestion
1. Se référer au manuel de suivi-évaluation et aux fiches de définition des indicateurs qui
précisent la liste des indicateurs, les sources de données, les outils de collecte, la fréquence de
collecte et les responsables de collecte
2. Développer des fiches de collecte faciles à remplir et cohérentes entre elles
3. Respecter les formats des fiches de collecte de données validées et utiliser des formats
standards s’ils existent
4. Vérifier la qualité des données collectées avant de les saisir dans la base de données des
indicateurs
5. Consolider toutes les données dans la base de données tenue par la CCP au niveau central
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Directions Centrales DZ
CCP Chargé d’études
Chargé de SIG et suivi écologique
Chefs secteurs
Brigades mobiles
Agents de terrain
Description détaillée de la procédure
SECTION Suivi Evaluation (SE)
SOUS-SECTION: Collecte des données
Code: SE 2 Date de création : JJ MM AA
Version: V1 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 52
La procédure de collecte de données est divisée en 6 principales étapes schématisées comme suit :
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1
Collecter les données sur
terrain dans les fiches ou
les rapports de mission
Chefs Secteurs,
Equipes des zones,
partenaires de mise
en œuvre
Systématique
ou ponctuel Fiches de collecte
(Modèle de fiche
F05)
Rapports de mission
de SE (Modèle de
fiche F10)
Compte-rendu
hebdomadaire
(Modèle de fiche
F07)
2
Elaborer les rapports
d’activités, d’études ou
de missions réalisées sur
terrain
Directions
Centrales, CCP
DZ, Chargé
d’études, Chargé
de SIG et suivi
écologique,
Coordonnateur
Brigade Mobile,
Chefs secteurs
5 du mois
suivant le
trimestre
Fiches de collecte
Rapports mensuels
ou PTG
Rapports de mission
de SE
3
Vérifier la complétude et
la cohérence des données
dans les fiches remplies
CCP, Cellule
d’Appui
Technique3
Chargé d’études,
Chargé de SIG et
suivi écologique,
Chefs secteurs
systématique Fiches de collecte
Rapports de mission
SE
Compte-rendu
hebdomadaire
4
Saisir dans la base de
données les fiches de
collecte vérifiées
CCP, Cellule
d’Appui
Technique
Chargé d’études,
Chargé de SIG et
suivi écologique
systématique Fiches de collecte
5
Calculer les taux de
réalisation/avancement
par indicateur
CCP
Fin du mois Matrice de résultats
pour les projets
Matrice de suivi du
PO (Modèle de fiche
F04)
6
Etablir la matrice de suivi
d’exécution4par rapport
aux plans d’opérations
trimestriels
CCP DZ, Chargé
d’études
15 du mois
suivant le
trimestre
Plan d’opérations
(Modèle de fiche
F03)
Rapports mensuels
3 Compile la base de données écologiques qui alimentent des indicateurs de suivi-évaluation. 4 Doit inclure la situation d’avancement des indicateurs clés
Collecter les données sur
terrain
Elaborer les rapports
d’activités ou de missions
Vérifier les fiches remplies
Saisir les fiches dans la BDD
Calculer les taux de
réalisation par indicateur
Etablir la matrice de suivi
d'exécution
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 53
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
ou PTG (Modèle de
fiche F08)
Rapports trimestriels
(Modèle de fiche
F09)
Matrice de suivi du
PO
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 54
3.2.3 Vérification technique interne : SE3
Objet de la procédure
La vérification technique est un processus réalisé par les responsables au sein de l’OIPR central et des
Directions de Zones pour observer et surveiller périodiquement le déroulement d'une activité, dans le
but de certifier qu'elle a été effectivement réalisée et tend vers l’atteinte des résultats escomptés.
Champs d'application
Chaque activité rapportée mensuellement au Directeur de Zone devrait être contrôlée pour renseigner
sur la quantité ou la consistance de chaque activité, le chronogramme de réalisation, les intervenants et
les coûts encourus. Le constat après contrôle doit être simple et reporté sur une fiche de vérification ou
un procès-verbal de réception d’infrastructures ou d’équipement. La fiche de vérification technique
comprend les informations suivantes : travail « fait » ou « non fait » ; si « fait », est-ce conforme par
rapport à la méthode, à la quantité prévue, et aux normes ; si c’est « non fait », quel est le degré de
réalisation et les risques par rapport aux échéances.
Règles de gestion
1. Respecter les règles de séparation des responsabilités lors des vérifications: éviter d’être « juge
et partie »
2. Elaborer les termes de référence de la mission de vérification et de supervision
3. Fournir nécessairement à chaque fois des pièces de justification de la réalisation d’une activité
4. Se référer au plan d’opérations pour comparer les prévisions avec les activités réalisées
5. Effectuer le suivi et la vérification systématique/exhaustive des activités à faire par la
Direction de Zone
6. Effectuer le suivi et la vérification partielle des activités à faire par les Directions centrales et
la CCP
7. Elaborer systématiquement des fiches de vérification des résultats ou dresser un PV de
réception après chaque vérification
8. Produire des rapports de suivi évaluation.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Directions centrales DZ
CCP Chef secteur
Description détaillée de la procédure
La procédure de vérification technique interne est résumée dans le schéma suivant :
SECTION Suivi Evaluation (SE)
SOUS-SECTION: Vérification technique interne
Code: SE 3 Date de création : JJ MM AA
Version: V1 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 55
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1
Elaborer les TDR des
missions de
vérification/supervision
Directions
centrales, CCP
TDR des missions de
vérification
2
Informer les services
concernés par la
supervision
Directions
centrales, CCP
DZ
TDR des missions de
vérification
3
Vérifier exhaustivement
les activités par des
descentes sur terrain
Chef Secteur,
Coordonnateur de
Brigade Mobile
Systématique
Fiche de vérification
technique (Modèle de
fiche F06)
Rapports de mission
Compte-rendu
hebdomadaires
(Modèle de fiche F07)
4
Vérifier partiellement ou
par sondage les activités
par des descentes sur
terrain et par vérification
de toutes les pièces
justificatives
Directions
centrales, CCP
DZ systématique Fiche de vérification
technique
Rapports de mission,
d’études et d’enquêtes
Rapport de réception
PV de réunion
Base de données
écologiques
5
Faire une restitution
partielle des constats sur
le terrain
Directions
Centrales, CCP
DZ, Chef Secteur,
Coordonnateur de
Brigade Mobile
systématique Fiche de vérification
technique
Rapports de mission,
d’études et d’enquêtes
Rapport de réception
PV de réunion
Base de données
écologiques
6
Elaborer les fiches de
certification, les PV et
rapports de réception et
les rapports de missions
Directions
Centrales, CCP
DZ, Chef Secteur,
Coordonnateur de
Brigade Mobile
3 jours après
la fin de la
mission
Fiche de vérification
technique
Rapports de mission,
d’études et d’enquêtes
PV ou rapport de
réception
7
Faire une restitution et la
diffusion des résultats
CCP DZ, Chef Secteur,
Coordonnateur de
Brigade Mobile
systématique
Elaborer les TDR de missions de suivi
évaluation
Informer les services concernés
Vérifier exhaustivement les
activités par descente sur terrain
Vérifier partiellement les
activités par descente sur terrain
et vérifier les PJ
Faire une restitution partielle des
constats
Elaborer les PV etrapports de
réception et des rapports de
missions
Faire une restitution et diffusion au niveau central
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 56
3.2.4 Reporting : SE 4
Objet de la procédure
Le siège et les zones sont tenus de produire des rapports techniques pour suivre les réalisations
techniques des activités financées. Dans ces rapports périodiques (mensuel/trimestriel/annuel), les
responsables au sein de l’OIPR recueillent et analysent les informations utiles pour apprécier l’état
d’avancement des réalisations par rapport aux objectifs, aux indicateurs et aux ressources mobilisées.
En ajout à ces rapports d’activités, un rapport de suivi-évaluation sera dressé chaque trimestre en vue
de fournir des informations sur les progrès enregistrés pour chaque indicateur mentionné dans les
plans d’actions et l’état d’avancement des réalisations par rapport aux objectifs.
Champs d'application
Toutes les activités programmées dans la matrice ou plan d’action du Siège, des Directions de zone
(intégrant ceux des projets) d’opération et les indicateurs clés doivent faire l’objet de rapport sur leur
état d’avancement, les résultats atteints, les difficultés rencontrées dans la mise en œuvre, les mesures
ou solutions adoptées, les recommandations et le plan d’action pour la période suivante. Ces
informations seront mises en exergue par les rapports de missions de supervision et de suivi-
évaluation.
Règles de gestion
1. Respecter les formats standards des rapports mensuels (matrice sectorielle), trimestriels et
annuels de suivi évaluation
2. Se référer au plan d’opérations pour comparer les prévisions avec les réalisations
3. Se référer à la matrice de suivi des résultats pour comparer les objectifs des indicateurs avec
leurs valeurs réelles
4. Mettre en évidence dans les rapports l’effectivité de la réalisation des activités prévues et
surtout les résultats atteints suivant l’approche de gestion axée sur les résultats
5. Respecter les délais de soumission des rapports
6. Vérifier la cohérence de la base de données des indicateurs avec les informations produites
dans les rapports
7. Diffuser les rapports assortis de suggestions aux destinataires et hiérarchies concernés
8. Archiver les rapports
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
CG DZ,
DG Chargé d’études
CCP
Description détaillée de la procédure
SECTION Suivi Evaluation (SE)
SOUS-SECTION: Reporting
Code: SE 4 Date de création : JJ MM AA
Version: V1 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 57
La procédure de reporting est schématisée comme suit :
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1
Elaborer les rapports
d’activités réalisées au
niveau du siège et sur
terrain
Directions
Centrales, CCP
DZ,
Chargé
d’études
7 jours
Fin du mois Cadre logique / matrice
de résultats des projets
(Modèle de fiche F01)
Plan d’opérations
(Modèle de fiche F03)
Matrice d’opérations
(Modèle de fiche F04)
Fiches de collecte
(Modèle de fiche F05)
Fiches de vérification
technique (Modèle de
fiche F06)
Rapport de réception
Matrice de suivi du PO
(Modèle de fiche F04)
Rapports mensuels et
trimestriels (Modèle de
fiche F08)
Rapports annuels
Rapport de SE (Modèle
F10)
2
Compiler et analyser la
matrice de suivi des
résultats (cf. SE2) à
inclure dans les rapports
d’activités
CCP Fin du trimestre
3
Compiler et faire la revue
des rapports d’activités
par rapport aux plans
d’opérations trimestriels/
annuels
CCP DZ,
Chargé
d’études
5 jours
Fin du trimestre
4
Elaborer le rapport de
suivi-évaluation
CCP
Chargé
d’études
Fin du trimestre
5
Tenir la réunion du
Comité de Direction et
établir le bilan des
réalisations de la période
précédente
DG, Directions
Centrales
DZ
2 jours
1è mois de
chaque
trimestre
Plan d’opérations
Matrice d’opérations
Matrice de suivi du PO
Rapports trimestriels
Rapports annuels
6
Finaliser les rapports CCP, Directions
Centrales
DZ,
Chargé
d’études
3 jours
7 Valider et diffuser les
rapports
DG, Conseil de
Gestion, bailleurs
5 jours Matrice d’opérations
Matrice de suivi du PO
Rapports trimestriels
Rapports annuels
PV de sessions du
COGES
8
Archiver les rapports CCP Chargé
d’études
Systématique
Elaborer les rapports
d'activités et de SE
Compiler et analyser la
matrice de suivi des résultats
Compiler et revoir les
rapports vs. PO et MA
Elaborer le rapport SE
Etablir le bilan des activités
avec le Comité de Direction
Finaliser les rapports
d’activités
Valider et diffuser les
rapports d’activités
Archiver les rapports
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 58
4 PARTIE 4 : MACRO PROCESSUS SUPPORT
4.1 SECTION 1 : Gestion des Ressources Humaines (RH)
4.1.1 Identification des besoins en personnel : RH1
Objet de la procédure
La procédure permet la maîtrise de la situation des effectifs et des besoins en personnel de l’OIPR, il
s’agit de mettre en place un tableau de synthèse défini en fonction des besoins prévisibles en
personnel, compte tenu du volume d’activités, de l’éventuelle extension des activités et des départs
prévisibles.
Champs d'application
L’OIPR doit pouvoir évaluer et prévoir ses besoins annuels en personnel au niveau de la DC et dans
toutes les DZ en considérant les besoins en personnel des différentes directions et services.
Règles de gestion
1. Recenser les besoins en personnel de toutes les Directions de l’OIPR tous les ans, au moins 30
jours avant la tenue de la dernière session annuelle du Comité de direction;
2. Faire valider les besoins en personnel auprès du Conseil de Gestion (COGES) ;
3. Centraliser et planifier les besoins en personnel dans la matrice de planification de l’OIPR
(Zones et central);
4. Adopter les règles de recrutement du Décret portant statut général FP :
o prioriser le recrutement des fonctionnaires;
o en fonction des besoins des services, faire une demande de dérogation pour le
recrutement des non fonctionnaires.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DC
SC
Membres COGES
SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)
SOUS-SECTION: Identification des besoins en personnel
Code: RH 1 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 59
Description détaillée de la procédure
La procédure de gestion de l’identification des besoins en personnel est divisée en 7 principales étapes
schématisées comme suit :
N° Etapes Responsables
Délai / Echéance Documents
d'interface Siège Zone
1
Recueillir les besoins en
personnel au niveau des DC/SC
et DZ
DC
SC DZ
Dernier trimestre
de l’année
Fiche
d’identification des
besoins en
personnel (Modèle
de fiche F11)
2
Transmettre les besoins en
personnel synthétisés au niveau
des DC/SC/DZ auprès de la
DARH
DC
SC DZ J-15
3
Compiler et synthétiser les
besoins dans la matrice de
planification OIPR
DARH
J-14
Fiche de synthèse
des besoins en
personnel (Modèle
de fiche F12)
Matrice de
planification
4
Valider en interne les besoins en
personnel de la matrice de
planification
DG
J-7 Besoins en
personnel validé
par le DG
5 Valider et approuver les besoins
en personnel de la matrice
Membres du
COGES
Réunion COGES
(J)
Besoins en
personnel validé
par le COGES
6
Valider les recrutements à
effectuer auprès de la FP
(demande de dérogation signée
par le DG pour les non-
fonctionnaires)
DG
DARH J+1
Recrutement validé
et autorisation de la
FP
Identifier des besoins en
personnel au niveau DC, SC et
DZ
Transmission des besoins en
personnel au DARH
Synthétiser les besoins et les insérer dans la
matrice
Valider en interne les besoins en
personnel de la matrice
Valider et approuver les besoins en CG
Valider les recrutement à
effectuer auprèsde la FP
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 60
4.1.2 Recrutement : RH2
4.1.2.1 Recrutement des cadres : RH2. 1
Objet de la procédure
L’objet de la procédure est de permettre le recrutement du personnel cadre de l’OIPR dans le respect
des dispositions des conventions et de la législation ivoirienne. La procédure précise les règles à
respecter pour atteindre un bon résultat en matière de recrutement des cadres au sein de la structure.
Champs d'application
La procédure concerne le recrutement de tout employé cadre au niveau de la DC et des DZ.
Règles de gestion
1. Effectuer le recrutement conformément à la planification dans la matrice ou selon l’urgence
des besoins ;
2. Mettre en place un comité de sélection composé de :
o DARH;
o Responsable de la direction ou service utilisateur de la personne à recruter;
o Représentant de la cellule de contrôle.
3. Rédiger un PV de recrutement à la fin de la procédure de recrutement.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH
DC
SC
Description détaillée de la procédure
La procédure de recrutement des cadres peut être synthétisée par le schéma suivant :
SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)
SOUS-SECTION: Recrutement des cadres
Code: RH 2.1 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 61
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 62
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Faire une demande de recrutement
conformément à la matrice de planification à
la DG
DC/SC DZ
1 mois avant
l’appel à
candidature
Demande de
recrutement
2 Déterminer la date de recrutement et
informer de DARH DG
J-10
d’information
3 Rédiger et faire valider l’annonce de
recrutement par le DG DARH
J-5
Annonce de
recrutement
4
Lancer les appels à candidature par affichage
/ internet/médias.
Mettre en place le comité de sélection
DARH
J
Liste des
membres du
comité de
sélection
5
Recevoir et dépouiller les dossiers de
candidature envoyés par courrier ou par e-
Comité de
sélection
J à J+15
Dossiers de
candidature
6
Elaborer le sujet du test écrit et le guide
d’entretien et les faire valider par le comité
de sélection
DARH
J+2
Sujet test écrit
Guide
d’entretien
7 Convoquer tous les candidats par e-mail
et/ou par téléphone pour des tests écrits DARH
J+16
8 Administrer les tests écrits DARH
J+19 Tests des
candidats
9
Corriger le test, analyser les CV et
sélectionner les trois meilleurs candidats à
partir des résultats des tests
En cas de tests infructueux, reprendre les
procédures de recrutement.
Comité de
sélection
J+20
Fiche
d’évaluation des
CV (Modèle de
fiche F13)
Liste des trois
meilleurs
candidats
10 Convoquer par e-mail et/ou par téléphone les
trois meilleurs candidats pour des entretiens DARH
J+22
11 Recevoir chaque candidat sélectionné en
entretien
Comité de
sélection J+25
Fiche
d’évaluation des
entretiens
(Modèle de
fiche F14)
PV d’entretien
12
Sélectionner le meilleur candidat à partir des
résultats des entretiens et rédiger le PV de
recrutement
Comité de
sélection
J+26
PV de
recrutement
13
Valider le PV de recrutement:
En cas d’approbation, sur la base de PV de
recrutement validé :
- pour les fonctionnaires, établir et signer
une demande de mise à disposition à
envoyer à la FP (avec copie intéressé).
- pour les contractuels, établir et signer une
lettre d’embauche et l’envoyer à l’intéressé
(avec copie DARH).
En cas de non approbation : envoyer un
DG
J+28
PV de
recrutement
validé
Demande de
mise à
disposition
Lettre
d’embauche
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 63
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
mail au DARH pour la reprise des
procédures de recrutement
d’information
pour la reprise
du recrutement
14 Mettre à jour la fiche de suivi des
recrutements DARH
Variable
Fiche de suivi
des recrutements
(Modèle de
fiche F15) MAJ
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 64
4.1.2.2 Recrutement des agents : RH2. 2
Objet de la procédure
L’objet de la procédure est de permettre à l’OIPR de recruter des agents qui correspondent aux besoins
des différentes directions et services.
Champs d'application
La procédure s’applique au recrutement de tous les agents fonctionnaires et contractuels au niveau de
la DC et des zones.
Règles de gestion
1. Effectuer le recrutement conformément à la planification dans la matrice ;
2. Faire une sélection des dossiers reçus après l’appel à candidature sur la base des critères
prédéfinis : diplômes, expériences, âge,…
3. Rédiger un PV de recrutement à la fin de la procédure de recrutement.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH
DC/SC
Description détaillée de la procédure
La procédure de recrutement des agents de l’OIPR est résumée par le schéma suivant :
SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)
SOUS-SECTION: Recrutement des agents
Code: RH 2.2 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 65
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 66
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Faire une demande de recrutement
conformément à la matrice de planification
ou selon l’urgence à la DG
DC/SC DZ
1 mois avant
l’appel à
candidature
Demande de
recrutement
2 Déterminer la date de recrutement et
informer le DARH DG
J-10
Mail d’information
3 Rédiger et faire valider l’annonce de
recrutement par le DG DARH
J-5
Annonce de
recrutement
4 Lancer les appels à candidature par affichage
/ internet. DARH
J
5 Recevoir les dossiers de candidature envoyés
par courrier ou par e-mail DARH
J à J+15
Dossiers de
candidature
6
Analyser les dossiers reçus et sélectionner
les meilleurs candidats en fonction des
postes disponibles.
En cas d’analyse infructueuse, reprendre les
procédures de recrutement.
DARH
DC ou SC
J+16
Fiche d’évaluation
des CV (Modèle de
fiche F13)
PV de recrutement
7
Valider le PV de recrutement:
En cas d’approbation, sur la base de PV de
recrutement validé, établir et signer une
demande de mise à disposition à envoyer à
la FP (avec copie intéressé).
En cas de non approbation : envoyer un
mail au DARH pour la reprise des
procédures de recrutement
DG
J+20
PV de recrutement
validé
Demande de mise à
disposition
Mail d’information
pour la reprise du
recrutement
8 Mettre à jour la fiche de suivi des
recrutements DARH
Variable
Fiche de suivi des
recrutements
(Modèle de fiche
F15) MAJ
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 67
4.1.2.3 Recrutement des agents des brigades mobiles : RH2. 3
Objet de la procédure
L’objet de la procédure est de permettre à l’OIPR de se doter de brigades mobiles adaptées à ses
besoins en termes de compétence physique et intellectuelle.
Champs d'application
La procédure s’applique au recrutement de toutes les brigades mobiles au sein de l’OIPR et préconise
d’intervention d’un cabinet en charge de formation en lutte anti-braconnage dans la formation et la
sélection des candidats.
Règles de gestion
1. Effectuer le recrutement conformément à la planification dans la matrice ;
2. Faire un test médical, un test d’aptitude physique et une formation en Lutte Anti-braconnage
(Cabinet en charge de la formation spécialisée en collaboration avec l’UIGN : Unité
d’Intervention de la Gendarmerie Nationale).
3. Intégrer la Direction technique dans l’élaboration des TDR.
4. Rédiger un PV de recrutement à la fin de la procédure de recrutement.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH
DT
DC/SC
Description détaillée de la procédure
La procédure de recrutement des agents des brigades mobiles peut être schématisée comme suit :
SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)
SOUS-SECTION: Recrutement des brigades mobiles
Code: RH 2.3 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 68
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Faire une demande de recrutement
conformément à la matrice de planification à
la DG
DC DZ
1 mois avant
l’appel à
candidature
Demande de
recrutement
2 Déterminer la date de recrutement et
informer de DARH DG
J-10
Mail d’information
3 Elaborer les TDR et les faire valider par le
DG et/ou le bailleur concerné
DARH
DT J-9 TDR
4 Rédiger et faire valider l’annonce de
recrutement par le DG DARH
J-5
Annonce de
recrutement
5 Lancer les appels à candidature par affichage
/ internet/médias. DARH
J
6 Recevoir les dossiers de candidature envoyés
par courrier ou par e-mail DARH
J à J+15
Dossiers de
candidature
7
Transférer les dossiers de candidature au
niveau du cabinet en charge de la formation
spécialisée
DARH
J+16
8
Effectuer les visites médicales et les tests
physiques
Assurer la formation et identifier les
candidats à recruter en fonction des objectifs
fixés dans les TDR
Cabinet en
charge de
la
formation
spécialisée
Minimum 3
mois Liste des candidats
à recruter
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 69
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
9
Recevoir la liste des candidats à recruter et
établir et signer la lettre de mise à
disposition à envoyer à la FP
DARH
DG Variable
Demande de mise à
disposition
10 Mettre à jour la fiche de suivi des
recrutements DARH
Variable
Fiche de suivi des
recrutements
(Modèle de fiche
F15) MAJ
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 70
4.1.3 Embauche : RH3
Objet de la procédure
La procédure permet d’harmoniser le traitement de tout nouvel employé lors de sa prise de fonction. Il
s’agit de définir les différentes étapes à suivre pour une embauche au sein de l’OIPR.
Champs d'application
La procédure s’applique à tout nouvel employé fonctionnaire (quelques soient son grade et son
échelon) et contractuel (quelles que soient la nature et la durée de son contrat) embauché par l’OIPR.
Elle concerne le personnel au niveau de la DC et des DZ.
Règles de gestion
1. Pour le cas des fonctionnaires, attendre la décision de nomination envoyée par la FP avant
l’affectation de l’employé à la direction ou service utilisateur ;
2. Pour les cas des contractuels :
o faire signer la lettre de nomination par le DG et la faire viser par le CB ;
o établir deux types de contrats : contractuels sous la charge du budget de l’Etat, contrat
CDD de deux ans renouvelables (Art 15 de la Loi n°92 570 fixant statut général de la
FP), contractuels sous la charge du budget de projet, contrat CDI pour la durée du
projet ;
o s’assurer que le dossier de l’employé contient les éléments suivants : fiche de
renseignement remplie; documents administratifs de l’employé (casier judiciaire,
photocopie des diplômes, …) ;
3. Informer toute nouvelle recrue sur le fonctionnement global de l’OIPR et lui remettre le
règlement intérieur.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH Chefs secteurs
DC
SC
SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)
SOUS-SECTION: Embauche
Code: RH 3 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 71
Description détaillée de la procédure
4.1.3.1 Embauche du personnel fonctionnaire : RH3.1
La procédure d’embauche des fonctionnaires comporte 3 étapes schématisées comme suit :
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Recevoir la notification
de mise à disposition
(note écrite et sur
SIGFAE) de la part de la
FP et informer le DARH
DG
Variable Décision de
nomination
2
Etablir et signer la
décision de nomination et
d’affectation puis les
remettre à l’employé
DG
DARH
Variable Décision
d’affectation
3
Donner au nouveau
personnel les
informations utiles
concernant l’OIPR et le
RI après lors de la prise
de fonction
DARH
Supérieur
hiérarchique
DZ
Chefs secteurs
Jour de
l’embauche RI
Recevoir la décision de nomination de la
part de la FP
Etablir et signer la décision d’affectation
puis la remettre à l’employé
Donner des information utiles sur
l'OIPR et le RI
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 72
4.1.3.2 Embauche du personnel contractuel : RH 3.2
La procédure d’embauche du personnel non fonctionnaire comporte 6 principales étapes schématisées
comme suit :
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Rédiger le contrat de
travail (incluant la lettre
d’embauche) et le faire
valider par le DG et
l’employé
DARH
J-4
Contrat de travail
(Modèle de fiche
F16)
validé
2
Faire signer le contrat
validé par l’employé et
par le DG
DARH
J-3 Contrat de travail
signé
3 Viser le contrat de travail
signé CB
J-2
Contrat de travail
visé
4
Faire remplir la fiche de
renseignement au nouvel
employé et former son
dossier
DARH
J-1
Fiche de
renseignement
remplie Dossier
formé
5 Classer le dossier du
nouvel employé DARH
Jour de la prise
de fonction (J)
6
Donner au nouvel
employé les informations
utiles concernant l’OIPR
et le RI
DARH, supérieur
hiérarchique
DZ
Chefs secteurs J RI
Rédiger le contrat de travail et le faire
valider par le DG et
l'employé
Faire signer le contrat
validé par l'employé et par le
DG
Viser le contrat de
travail signé
Faire remplir la fiche de
renseignement et former le
dossier
Classer le dossier du
nouvel employé
Donner les informations utiles et le RI
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 73
4.1.4 Gestion des mutations et promotions : RH 4
Objet de la procédure
La procédure vise à gérer rationnellement le parcours professionnel du personnel de l’OIPR, elle décrit
les étapes à suivre pour la gestion des contrats.
Champs d'application
La procédure concerne les cas de mutations et de promotions de tout le personnel de l’OIPR
(fonctionnaires et contractuels) au niveau de la DC et des DZ.
Règles de gestion
1. Procéder à une mutation après 5 ans d’ancienneté dans un poste au niveau des services et
après 10 ans d’ancienneté dans un poste de direction.
2. Centraliser les demandes de mutation au niveau des zones au niveau du DZ qui se chargera
par la suite de la transmission au DARH.
3. Procéder à une promotion dans le cas où un poste à responsabilité (Directeur ou Chef secteur)
s’ouvre et que des compétences en interne sont disponibles.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH
DFC
CB
Description détaillée de la procédure
4.1.4.1 La procédure de gestion des promotions et mutations : cas d’une mutation RH4.1 :
La procédure de gestion de contrat : cas d’une mutation est composée de 6 étapes résumées par le
schéma suivant :
SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)
SOUS-SECTION: Gestion des mutations et promotions
Code: RH 4 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 74
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Compiler et synthétiser les
demandes de mutation au niveau
des Directions/Services et les
envoyer au DARH.
DZ
A partir du
mois de Mai
Synthèse des
demandes de
mutation
2
Etablir des propositions de
mutation en considérant les
demandes obtenues auprès des
DZ et les règles de gestion des
mutations.
DARH
Mois de Juin
Proposition de
mutation
3
Valider les propositions de
mutation et faire établir et signer
la décision de mutation
DG
Mois de Juillet
4
Recevoir les décisions de
mutation et les diffuser au niveau
du personnel de l’OIPR
DARH
Mois de Juillet Décision de
mutation
5
Mettre à jour le contrat de
l’employé et le faire signer par le
DG et le concerné
DARH
Mois de Juillet Contrat de
travail MAJ
6
Mettre à jour le dossier du
concerné et transmettre une copie
au DFC.
DARH
Mois de Juillet
4.1.4.2 La procédure de gestion des mutations et promotions : cas d’une promotion RH4.2 :
La procédure de gestion de contrat : cas d’une promotion peut être synthétisée par le schéma suivant :
Compiler et synthétiser les demandes de mutation au niveau DZ et les envoyer
au DARH.
Etablir des propositions de mutation
Valider les propositions de mutation et signer la décision de mutation
Recevoir les décisions de mutation et les diffuser
MAJ du contrat de l’employé et le faire signer
par le DG et le concerné
Mettre à jour le dossier du concerné et transmettre
une copie au DFC.
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 75
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1 Identifier le poste vacant et
informer les DC et les DZ DARH
Variable (J)
2 Effectuer les évaluations des
employés potentiels DARH DZ J+4
Résultats des
évaluations
3 Soumettre les résultats des
évaluations au DG DARH
J+5
4
Valider les résultats des
évaluations et établir et signer la
décision de nomination
DG
J+6 Décision de
nomination
signée
5
Recevoir la décision de
nomination et l’envoyer au DFC
et aux employés concernés
DARH
J+7
6
Dans le cas où la promotion a un
effet financier, viser et signer la
décision de nomination
CB
J+7 Décision de
nomination
visée
7
Mettre à jour le contrat de
l’employé et le faire signer par le
DG et le concerné
DARH
J+8 Contrat de
travail MAJ
8
Mettre à jour le dossier du
concerné et transmettre une copie
au DFC.
DARH
J+9 Dossier du
personnel
MAJ
Identificer le poste vacant et informer
la DC et les DZ
Effecteur les évaluations des
employés potentiels
Soumettre les résultats des
évaluations au DG
Valider les résultats des évaluations et établir et signer la
décision de nomination
Recevoir la décision de nomination et
l'envoyer au DFC et aux employés
concernées
Faire viser puis signer la décision de
nomination par le CB si nécessaire
Mettre à jour le contrat et le faire signer par le DG et
l'employé
Mettre à jour le dossier du personnel
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 76
4.1.5 Gestion de la paie : RH5
Objet de la procédure
La procédure a pour objet d’assurer les opérations de rémunération du personnel dans le respect des
normes en vigueur. Il s’agit de définir chaque étape à suivre pour la gestion de la paie au niveau de la
structure.
Champs d'application
La présente procédure s’applique aux personnels contractuels et fonctionnaires de l’OIPR au niveau de
la DC et des DZ, l’office doit pouvoir à temps, évaluer, prévoir et liquider ses dépenses salariales en
son sein, conformément aux engagements contractuels.
Règles de gestion
1. Pour les contractuels, le paiement des salaires suit les règles suivantes :
o pour les contractuels sous la charge du budget de l’OIPR et les contractuels sous
projet géré par la DC, la gestion de la paie se fait au niveau de la direction centrale;
o pour les contractuels sous projet géré par le DZ, la gestion de la paie se fait au niveau
des zones concernées.
2. Déclencher les procédures de paie entre les 15 et 20 de chaque mois;
3. Pour les contractuels sous la charge du budget de l’OIPR et les contractuels sous projet géré
par la DC, faire valider l’ordre de paiement par le DG et le faire viser par le CB avant
engagement des dépenses.
4. Pour les contractuels sous projet géré au niveau de la DZ, faire signer l’ordre de paiement par
le DZ.
5. Pour les fonctionnaires, poursuivre la gestion de la paie après l’obtention des bulletins de paie
de la part de la sous direction des EPN au niveau de la Direction Générale de la Solde. Les
dépenses correspondantes aux salaires des fonctionnaires seront engagées dans le dans le RICI
(Réseau Intégré des dépenses des EPN).
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG/Coordonnateur de projet DZ
DARH
DFC/RAF du projet
CB
Agent comptable
SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)
SOUS-SECTION: Gestion de la paie
Code: RH 5 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 77
Description détaillée de la procédure
Gestion de la paie des personnels contractuels : RH5.1 :
La procédure de gestion de paie des personnels contractuels de l’OIPR peut être schématisée comme suit :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 78
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Etablir le dossier du personnel
(incluant le contrat) :
Pour les contractuels sous budget de
l’Etat et projet géré par la DC, les
envoyer au DFC.
Pour les contractuels sous projet
géré par la DZ, les envoyer au DZ.
DARH
Avant le 31
Janvier
Dossier du
personnel
2 Recevoir la notification budgétaire
correspondant aux salaires
DFC/RAF du
projet
DZ/Agent
comptable Variable
Notification
budgétaire
3
Pour les contractuels sous budget
de l’Etat et projet géré par la DC,
établir l’état de paie et les livres de
paie en fonction des notifications
budgétaires et du contrat de
l’employé.
Pour les contractuels sous projet
géré par la DZ, établir l’état de paie
et les livres de paie en fonction de la
ligne budgétaire consacrée aux
salaires et du contrat de travail de
l’employé.
DFC/RAF du
projet
Agent
comptable
A partir du 15 à
20 du mois (J)
Etat de paie
Livre de paie
4 Etablir l’ordre de paiement et le
bulletin de paie.
DFC/RAF du
projet
Agent
comptable ou
le chef
comptable
J+3
Ordre de paiement
Bulletin de paie
5
Signer l’ordre de paiement et le
bulletin de paie
DG/
Coordonnateur
de projet
DZ J+4
Ordre de paiement et
bulletin de paie
signés
6 Viser et signer l’ordre de paiement. CB CB
J+4
Ordre de paiement
visé et signé
7 Engager les dépenses correspondant au paiement des salaires suivant les procédures d’engagement des
dépenses BU 2.
8 Remettre le bulletin de paie à
l’employé
DFC/RAF du
projet
Agent
comptable Variable
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 79
Gestion de la paie des personnels fonctionnaires : RH5.2 :
La procédure de gestion de paie des personnels fonctionnaires de l’OIPR peut être résumée comme suit :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 80
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Recevoir les bulletins de paie de la
part de la sous direction des EPN et
procède aux vérifications de sa
compétence et les transmet au DFC.
DARH
Le 20 de
chaque mois
Mandat de paiement
Bordereau de
transmission
2
Recevoir les bulletins et procède aux
vérifications de sa compétence et les
transmet au Comptable pour
engagement
DFC
Variable
Mandat de paiement
Bordereau de
transmission
3
Recevoir les bulletins et procède aux
vérifications de sa compétence
Procéder aux engagements (Fiche
d’engagement) dans le RICI
Transmettre au DFC l’ordre de
paiement et les Engagements
accompagné d’un bordereau de
transmission
Responsable de
la cellule
comptabilité
1j
Fiche d’engagement
Ordre de paiement
Bordereau de OP
4
Recevoir les Fiches d’engagements,
procède aux vérifications de sa
compétence et vise
Transmettre l’ensemble des dossiers
au comptable.
DFC
Variable
Fiche d’engagement
Ordre de paiement
Bordereau de OP
5 Recevoir les dossiers et les transmets
à l’ordonnateur pour signature
Responsable de
la cellule
comptabilité
Variable
Fiche d’engagement
Ordre de paiement
Bordereau de OP
6
Recevoir les Fiches d’engagements et
le Ordre de Paiement, procède aux
vérifications de sa compétence et vise
Transmettre l’ensemble des dossiers
au Contrôleur Budgétaire.
Ordonnateur
(DG) 1j
Fiche d’engagement
Ordre de paiement
Bordereau de OP
7
Recevoir le dossier de paiement ;
Procéder aux contrôles relevant de sa
compétence notamment :
- Vérifie le coût de la dépense ;
- S’assure de la qualité de
l’administrateur de crédit ;
- S’assure de la disponibilité
des crédits ;
- S’assure de l’exacte
imputation de la dépense ;
- S’assure de l’utilité de la
dépense ;
- S’assure que les pièces
justificatives de la dépense
sont conformes aux lois et
règlements en vigueur ;
Viser, différer ou rejetter le mandat de
paiement ;
Garder un exemplaire de chaque
pièce constitutive du dossier ;
Transmettre le dossier à l’Ordonnateur
au moyen d’un bordereau de
transmission.
CB
2j
Fiche d’engagement
Ordre de paiement
Bordereau de OP
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 81
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
8 Recevoir le dossier de paie et les transmet
à la comptabilité DG
1j Dossier de paie
9
Recevoir le dossier et procéder au
dépouillement de chaque Fiche
d’engagement, Ordre de Paiement et
pièces justificatives.
Procéder à liquidation et à la certification
des dépenses et les transmets à l’agent
comptable
Responsable de
la cellule
comptabilité
Variable
Fiche d’engagement
Ordre de paiement
Bordereau de OP
10
Recevoir le dossier de paiement ;
Procéder aux contrôles relevant de sa
compétence notamment :
- S’assure de la qualité de
l’administrateur de crédit ;
- S’assure de la disponibilité des
crédits ;
- S’assure de l’exacte imputation
de la dépense ;
- S’assure que les pièces
justificatives de la dépense sont
conformes aux lois et règlements
en vigueur ;
Procéder à la prise en charge du dossier ;
Garder un exemplaire de chaque pièce
constitutive du dossier ;
Procéder à l’établissement des chèques de
virement par banque conformément aux
borderaux des banques et établissements
financiers.
Faire un chèque à l’ordre de la CGRAE et
le service des précomptes
Agent
comptable Variable
Ordre de virement
par banque
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 82
4.1.6 Gestion des congés et absences : RH 6
4.1.6.1 Planification des congés : RH 6.1
Objet de la procédure
La procédure permet de faire une organisation rationnelle des départs en congés du personnel de
l’OIPR. Elle montre toutes les étapes à suivre pour la planification annuelle des congés de l’office.
Champs d'application
La procédure considère les besoins de chaque employé de l’OIPR au niveau de la Direction centrale et
au niveau des DZ. La planification des congés concerne tous les employés de l’office (fonctionnaires
et contractuels).
Règles de gestion
1. Etablir un calendrier des congés du personnel pour la prochaine année au mois de
Novembre/Décembre.
2. Considérer la fiche individuelle de planification de congés dans l’élaboration du tableau de
planification des congés de la structure.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH
Description détaillée de la procédure
La procédure sur la gestion des congés est résumée par le schéma suivant :
SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)
SOUS-SECTION: Planification des congés
Code: RH 6.1 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 83
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1
Faire circuler la fiche de
planification des congés
au niveau du personnel de
l’OIPR
DARH DZ
Dernier
trimestre de
l’année
Fiche de planification
des congés.
2
Arbitrer et synthétiser les
fiches de planification
recueillies
DARH DZ Variable
Tableau de
planification des
congés au niveau des
directions et services
3
Envoyer par e-mail et
version physique la
planification des congés
des zones au DARH
DZ Novembre
4
Etablir le tableau de
planification des congés
de tout le personnel de
l’OIPR
DARH
Novembre
Tableau de
planification des
congés OIPR.
5
Valider et signer la
décision de départ en
congés
DG
Novembre Décision de départ en
congés signée
Faire circuler la fiche de
planification des congés
au niveau du personnel de
l’OIPR
Arbitrer et synthétiser les fiches de planification
recueillies
Envoyer par e-mail la
planification des congés
des zones au DARH
Etablir le tableau de
planification des congés de tout le
personnel de l’OIPR
Valider et signer le
tableau de planification
de congés
Diffuser le tableau de
planification validé et
signé
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 84
4.1.6.2 Demande de congés : RH 6.2
Objet de la procédure
Cette procédure vise à garantir la continuité de service et le bon fonctionnement de l’OIPR dans le cas
des départs en congés de ses employés. Elle permet aussi de baliser les dépassements éventuels par la
mise en place d’un système de validation et de suivi des congés pris par chaque employé.
Champs d'application
La procédure s’applique à tout le personnel de l’OIPR : le personnel fonctionnaire et le personnel sous
contrat de plus d’un (1) an au niveau de la DC et dans les zones.
Règles de gestion
La procédure sur la demande de congés répond aux règles de gestion suivantes :
1. Déposer sa demande de congés deux semaines avant le départ en congé.
2. Se conformer aux textes réglementaires pour la détermination des droits de congé :
o Statut Général de la Fonction Publique (fonctionnaires) ;
o Convention collective interprofessionnelle (contractuels).
3. Respecter le système de validation suivant :
o Au niveau DC, toute demande de congé doit être visée par le supérieur hiérarchique et
accordée par le DG;
o Au niveau des zones, toute demande de congé doit être visée par le supérieur
hiérarchique et accordée par le DZ.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH Chefs secteurs
DC/SC Secrétariat DZ
Secrétariat Employé
Employé
Description détaillée de la procédure
La procédure de demande de congé est résumée dans le schéma suivant :
SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)
SOUS-SECTION: Demande de congés
Code: RH 6.2 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 85
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Faire une demande de congé
conformément au tableau de
planification de la décision
Employé Employé 2 semaines
avant départ (J)
Lettre de
demande de
congé.
2
Faire viser la demande de congé
par le supérieur hiérarchique et le
transmettre au DARH
Employé Employé 2 semaines
avant départ (J)
Lettre de
demande de
congé visée
3
Vérifier le fichier de suivi des
congés :
- Dans le cas où l’employé a
encore des droits de congé,
transmettre la demande au DG et
la note sur le bilan des congés
- Dans le cas où l’employé n’a
plus droit à un congé,
transmettre la demande au DG et
la note sur le bilan des congés
DARH DZ J+1 Note de bilan de
congé
4
Répondre à la demande de congé
en fonction de la note sur le bilan
des congés :
En cas d’acceptation : valider et
signer la demande de congé;
En cas de refus : établir et signer
une note de refus à l’attention de
l’employé
DARH DZ J+1 Demande de
congé validé ou
note de refus
5 Etablir l’ordre de départ en congé Secrétariat Secrétariat DZ J+2 Ordre de départ.
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 86
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
et la cessation de service Certificat de
cessation de
service (Modèle
de fiche F17).
6
Valider et signer l’ordre de
départ en congé et la cessation de
service et les transmettre à
l’intéressé ( une copie de la
version physique au DARH et au
supérieur hiérarchique)
DG DZ J+3
Ordre de départ
et cessation de
service validés et
signés
7
Prendre les dispositions
nécessaires par rapport au départ
en congé :
- Désigner la personne qui
assurera l’intérim;
- Effectuer la passation de
service.
Supérieur
hiérarchique
Supérieur
hiérarchique J+4
8
Mettre à jour le dossier de
l’employé concerné et de la fiche
de suivi des congés
DARH DZ J+5
Dossier MAJ.
Fiche de suivi des
congés (Modèle
de fiche F18)
MAJ.
9
Etablir le certificat de reprise de
service et le faire signer par le
DG/DZ
Secrétariat Secrétariat DZ
2 jours avant la
date de reprise
de service
Certificat de
reprise de service
(Modèle de fiche
F19) signé
10
Transmettre le certificat de
reprise de service à l’intéressé
(une copie au DARH et au
supérieur hiérarchique)
Secrétariat Secrétariat DZ J
11
Informer le supérieur
hiérarchique sur la reprise de
poste
Employé
Employé
J
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 87
4.1.6.3 Demande de permissions : RH 6.3
Objet de la procédure
La procédure permet d’assurer une bonne maîtrise des absences du personnel de l’OIPR. Il s’agit de
baliser les dépassements éventuels en définissant les différentes étapes à suivre en cas de demande de
permissions.
Champs d'application
La procédure inclut tout le personnel de l’OIPR (fonctionnaires et contractuels) au niveau de la DC et
dans les zones. Les permissions sont accordées à titre exceptionnels et ne doit pas dépasser les droits
stipulés dans la réglementation en vigueur.
Règles de gestion
La procédure de demande de permissions répond aux règles de gestion suivantes :
1. Se conformer aux textes réglementaires pour la détermination des droits de permissions :
o Statut Général de la Fonction Publique (fonctionnaires) ;
o Convention collective interprofessionnelle (contractuels).
2. Respecter le système de validation suivant :
o Au niveau DC, toute demande d’autorisation d’absence doit être visée par le supérieur
hiérarchique et accordée par le DG;
o Au niveau des zones, toute demande d’autorisation d’absence doit être visée par le
supérieur hiérarchique et accordée par le DZ.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH Employé
Employé
Description détaillée de la procédure
La procédure de demande de permissions est résumée dans le schéma suivant :
SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)
SOUS-SECTION: Demande de permissions
Code: RH 6.3 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 88
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1 Remplir la fiche de demande
d’autorisation d’absence Employé Employé J-1
Fiche de demande
d’autorisation
d’absence (Modèle de
fiche F20) remplie.
2
Faire viser la demande
d’autorisation d’absence par le
supérieur hiérarchique et la
transmettre au DARH ou DZ
Employé Employé J-1 Fiche de demande
d’autorisation
d’absence visée
3
Vérifier le fichier de suivi des
permissions :
- Dans le cas où l’employé a
encore des droits de permissions,
transmettre la demande au DG et
une note sur le bilan des
permissions
- Dans le cas où l’employé n’a
plus droit à des permissions,
transmettre la demande au DG et
une note sur le bilan des
permissions
DARH DZ J-1 Note de bilan de
permissions
4
Sur la base de la note de bilan,
valider et signer la demande
d’autorisation d’absence ou la note
de refus à l’attention de l’employé.
DG DZ J-1
Fiche de demande
d’autorisation
d’absence signée
Note de refus
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 89
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
5
Transmettre la demande
d’autorisation d’absence validée ou
note de refus à l’employé.
DARH DZ J-1 Demande de
permissions validée ou
note de refus
6
Mettre à jour le dossier de
l’employé concerné et de la fiche
de suivi des permissions.
DARH DZ J
Dossier MAJ.
Fiche de suivi des
permissions MAJ
(Modèle de fiche F21).
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 90
4.1.7 Gestion des sanctions disciplinaires : RH 7
Objet de la procédure
La procédure vise à harmoniser le traitement des cas de sanctions disciplinaires au niveau de l’OIPR
afin de limiter les éventuelles contestations. Il s’agit de décrire toutes les étapes à suivre en respectant
les réglementations en vigueur notamment le chapitre II du règlement intérieur.
Champs d'application
La procédure s’applique à tout le personnel de l’OIPR au niveau de la DC et au niveau des zones. Elle
sera adoptée en cas de dysfonctionnements suite à des fautes professionnelles constatées au niveau de
chaque direction et/ou service.
Règles de gestion
1. En cas de faute professionnelle, appliquer les sanctions suivantes:
o l'avertissement écrit ;
o la mise à pied temporaire de 1 à 3 jours sans salaire ;
o la mise à pied temporaire de 4 à 8 jours sans salaire ;
o le licenciement avec ou sans préavis.
2. Respecter les dispositions du chapitre II du RI suivantes dans l’application des sanctions :
Organes de décision Sanctions Personnel Concerné
Directeurs Centraux, Directeurs de
Zone, Chefs de Service.
- Avertissement verbal ;
- Avertissement écrit.
Personnel placé sous leur
autorité
Directeur des Ressources
humaines après avis favorable du DG
- La mise à pied temporaire de un à
3 jours sans salaire.
- La mise à pied temporaire de 4 à
8 jours sans salaire ;
Personnel de l'OIPR excepté
les Directeurs Centraux et les
Directeurs de Zone
Directeur Général - La mise à pied temporaire de un à
3 jours sans salaire ;
- La mise à pied temporaire de 4 à
8 jours sans salaire.
Les Directeurs Centraux
et les Directeurs de Zone
Directeur Général - Licenciement avec préavis ;
- Licenciement sans préavis,
ni indemnité.
Tout le personnel OIPR
3. Rédiger un rapport de sanction retraçant les décisions prises.
SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)
SOUS-SECTION: Gestion des sanctions disciplinaires
Code: RH 7 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 91
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH Chefs secteurs
DC
SC
Description détaillée de la procédure
La procédure de gestion des sanctions disciplinaires peut être résumée dans le schéma suivant :
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Constater la faute professionnelle et collecter
les informations auprès des autres collègues
Transmettre les informations aux DARH
/DZ
Supérieur
hiérarchique
Supérieur
hiérarchique J
2 Emettre une demande d’explication à
l’employé DARH DZ J
Lettre de
demande
d’explication
3 Donner une réponse par écrit à la demande
d’explication après 48 heures
Employé (qui
peut être
assisté par un
collègue)
Employé (qui
peut être
assisté par un
collègue)
J+2 Lettre de
réponse
5 Analyser la lettre de réponse de l’employé
par rapport au règlement intérieur et le DARH DZ J+3
Lettre de
convocation
Constater la faute et collecter les
informations et les transmettre au
DARH/DZ
Emettre une demande d’explication à
l’employé
Faire une réponse par écrite après 48
heures
Analyser de la lettre de réponse
Tenir un entretien et rédiger le PV d’entretien
Pour les zones, transmettre le PV au
DARH
Analyser le PV et rédiger le rapport de
sanction
Etablir et signer la lettre de sanction
Transmettre la lettre de sanction à
l'employé (+copie supérieur
hiérarchique)
Prendre les dispositions
nécessaires pour l'application des
sanctions
En cas de licenciement, cf
procédures RH 10 Gestion des
cessations d'emploi et passation
Faire une mise à jour du dossier de
l'employé
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 92
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
convoquer en entretien
6 Tenir l’entretien et rédiger le PV d’entretien
DARH
Employé (qui
peut être
assisté par un
collègue)
DZ
Employé (qui
peut être
assisté par un
collègue)
J+7 PV d’entretien
7 Pour les zones, transmettre le PV d’entretien
au DARH DZ J+8
8
Faire une analyse à partir du PV d’entretien
et rédiger le rapport de sanction (avec une
proposition de sanction) et le remettre au
DG
DARH DZ J+8 Rapport de
sanction
9 Etablir et signer la lettre de sanction et le
transmettre au DARH DG
J+9
Lettre de
sanction
10
Transmettre la lettre de sanction à l’employé
(avec une copie au DC/SC)
Pour les zones, transmettre la lettre au DZ
qui informera l’employé
DARH
J+10
11 Prendre toutes les dispositions nécessaires
pour l’application de la sanction.
Supérieur
hiérarchique
Supérieur
hiérarchique J+10
12 En cas de licenciement, se référer aux procédures RH 10 Gestion de la cessation d’emploi et passation de
service
13 Mettre à jour le dossier du personnel en
fonction des sanctions DARH
J+10 Dossier MAJ
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 93
4.1.8 Gestion des évaluations du personnel : RH 8
Objet de la procédure
La procédure permet à l’OIPR de gérer deux types d’évaluation de son personnel : évaluation fin de
période d’essai et évaluation annuelle. L’évaluation sert de base à la reconduction des contrats de
travail et à la mesure de la performance du personnel au niveau de la structure.
Champs d'application
La procédure concerne les employés contractuels dont les dossiers sont gérés au niveau de la DARH
de la direction centrale de l’OIPR. Ces contractuels peuvent être des contractuels sous la charge du
budget de l’Etat et des contractuels sous la charge du budget projet.
Pour les fonctionnaires, leurs évaluations sont effectuées sur le logiciel SIGFAE du site web du
Ministère en charge de la fonction publique.
Règles de gestion
1. Respecter la période d’essai de 1 à 6 mois en fonction de la catégorie de la personne
embauchée.
2. Noter le personnel fonctionnaire annuellement conformément à l’article 52 du Statut général
de la FP, et en utilisant le logiciel SIGFAE : Système Intégré de Gestion des Fonctionnaires et
des Agents de l’Etat (sur internet) :
o Pour le DG : la notation est effectuée par le Cabinet du Ministère en charge de
l’environnement;
o Pour les DC, les DZ et les Chefs de cellule autonome : la notation est effectuée par le
DG;
o Pour les autres agents : la notation est effectuée par le supérieur hiérarchique (DC,
DZ, Chef de cellule autonome).
3. Pour les contractuels, faire une évaluation annuelle sur la base d’une fiche d’évaluation;
4. Informer préalablement le personnel concerné sur les critères d’évaluation.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH Chefs secteurs
DC Employés
SC
Employés
SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)
SOUS-SECTION: Gestion des évaluations du personnel
Code: RH 8 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 94
Description détaillée de la procédure
4.1.8.1 Evaluation du personnel à la fin de la période d’essai : RH8.1
La procédure de gestion de contrat-Fin de période d’essai est résumée par le schéma suivant :
N° Etapes Responsables
Délai / Echéance Documents
d'interface Siège Zone
1 Identifier la fin de la période d’essai
DARH
Supérieur
hiérarchique
Employé
DARH
DZ
Chefs Secteurs
2 semaines avant
la fin de la période
d’essai
2 Tenir un entretien d’évaluation et
élaborer le rapport d’évaluation
Supérieur
hiérarchique
Employé
DZ
Chefs secteurs
1 semaine avant la
fin de la période
d’essai
Rapport
d’évaluation
3 Signer le rapport d’évaluation
Supérieur
hiérarchique
Employé
DZ
Chefs secteurs
1 semaine avant la
fin de la période
d’essai
Rapport
d’évaluation
signé
4
Valider et Signer le rapport
d’évaluation :
En cas d’approbation, transmettre le
rapport d’évaluation signer au
supérieur hiérarchique;
En cas de non approbation, se
référer à la procédure RH 10 Gestion
des cessations d’emploi et passation
de service
DG
3j avant la fin de la
période d’essai
Rapport
d’évaluation
signé
5
Notifier la personne concernée sur les
résultats de l’évaluation (avec une
copie au supérieur hiérarchique et
DG
2j avant la fin de la
période d’essai
Mail de
notification
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 95
N° Etapes Responsables
Délai / Echéance Documents
d'interface Siège Zone
DARH)
6 Mettre à jour le contrat /dossier de
l’employé DARH
A la fin de la
période d’essai Dossier MAJ
4.1.8.2 Evaluation annuelle du personnel : RH8.2
La procédure concernant les évaluations annuelles du personnel de l’OIPR est schématisée comme
suit :
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Envoyer une note de
service sur l’évaluation
du personnel
DG
Dernier
trimestre de
l’année Note de service
2
Tenir un entretien
individuel et remplir et
signer la fiche
d’évaluation
Supérieur
hiérarchique
Employé
Supérieur
hiérarchique (DZ
Ou Chef secteur)
Employé
Dernier
trimestre de
l’année
Fiche
d’évaluation
(Modèle de fiche
F22) remplie
3
Valider et signer la fiche
d’évaluation remplie et
les envoyer au DARH
DG DZ
Dernier
trimestre de
l’année
Fiche
d’évaluation
validée et signée
4 Analyser les résultats des
évaluations DARH
Dernier
trimestre de
l’année
5
Prendre des décisions sur
les formations et le
renouvellement de contrat
DG
Dernier
trimestre de
l’année
6
Informer le supérieur
hiérarchique/
DARH/employé sur les
décisions
DG
Dernier
trimestre de
l’année
d’information
7 Prendre les dispositions DARH
Dernier
Envoyer une note de service
Tenir un entretien et remplir la fiche
d'évaluation
Valider et signer la fiche d'évaluation
Analyser les résultats des évaluations
Prendre des décisions sur les formations et le
renouvellement de contrat
Informer l'employé sur les décisions
(+copie supérieur hiérarchique et
DARH)
Prendre les dispostions pour l'application des
décisions
Mettre à jour le dossier du personnel
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 96
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
nécessaires pour
l’application de la
décision : formation ou
renouvellement de contrat
CDD
trimestre de
l’année
8 Mettre à jour le dossier
du personnel DARH
Dernier
trimestre de
l’année Dossier MAJ
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 97
4.1.9 Gestion des formations : RH 9
Objet de la procédure
La procédure permet à l’OIPR de renforcer la capacité de ses employés par l’octroi des formations. Le
planning de formation élaboré considère les besoins de chaque employé et les compétences requises
pour la réalisation des activités de l’office.
Champs d'application
Toutes les formations identifiées et planifiées selon les besoins du personnel sont concernées par la
procédure, elle inclut la formation du personnel au niveau de la DC et des DZ.
Règles de gestion
1. Elaborer un plan de formation en tenant compte des besoins les différentes directions et
services au sein de l’OIPR ;
2. Exécuter la formation conformément au plan de formation validé.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH Chefs secteurs
Description détaillée de la procédure
La procédure sur la gestion des formations au sein de l’OIPR est résumée dans le schéma suivant :
SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)
SOUS-SECTION: Gestion des formations
Code: RH 9 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 98
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Envoyer la fiche de recueil
des besoins en formation au
personnel de l’OIPR
DARH DZ
Dernier
trimestre de
l’année
Fiche
d’identification
des besoins en
formation
(modèle de fiche
F23) remplie
2
Compiler les fiches de
recueil des besoins et évaluer
les besoins en formation
formulés par les agents par
rapport à son poste et à sa
performance
DARH DZ
Dernier
trimestre de
l’année
Programme de
formation des
directions et
services
3 Transmettre le programme de
formation au DARH DZ
Dernier
trimestre de
l’année
4
Elaborer le plan de formation
en fonction des programmes
de formation des directions et
services et transmettre le plan
pour validation du DG
DARH
Dernier
trimestre de
l’année
Plan de formation
(modèle de fiche
F24)
5 Valider le plan de formation
après arbitrage DG
Dernier
trimestre de
l’année
Plan de formation
validé
6 Diffuser le plan de formation
validé au personnel de l’OIPR DARH
Dernier
trimestre de
l’année
7
Elaborer les TDR de la
formation en fonction du
planning de formation
DARH
3 mois avant la
formation TDR de formation
8 Faire valider les TDR de la
formation auprès du DG et DARH
3 mois avant la
formation TDR de formation
validées
Envoyer la fiche de recueil des
besoins
Compiler les fiches de recueil
des besoins
Transmettre le programme de formation au
DARH
Elaborer le plan de formation et le transmettre pour
validation DG
Diffuser le plan de formation
validé au personnel
Elaborer et faire valider les TDR par le DG et le bailleur (le cas
échéant)
Convenir avec les formations la tenue de la formation
Informer les personnes
concernées par la formation
Prendre les dispositions
nécessaires pour la tenue de la formation
Mettre à jour le dossier du personnel concerné
Se référer aux procédures de gestion des missions à
l'extérieur pour les formations à l'extérieur MI2
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 99
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
auprès du bailleur (le cas
échéant pour ANO)
9
Convenir avec le
cabinet/partenaire/consultant
en charge de la formation sur
la tenue de la formation selon
les TDR
DARH
A la réception
des TDR
validés
Plan de session de
la formation
10
Informer les personnes
concernées par la formation et
envoyer le plan de session
(avec une copie au DG/DZ et
supérieur hiérarchique)
DARH
1 semaine avant
la formation Mail
d’information
11
Prendre les dispositions
nécessaires pour permettre à
l’employé de faire sa
formation
DARH DZ
Chef secteur
Dès la
réception du
d’information
12 Mettre à jour le dossier du
personnel DARH
Après la
formation Dossier MAJ
13 Pour le cas des formations à l’extérieur de la Côte d’Ivoire, se référer aux procédures de gestion des
missions à l’extérieur (MI 2)
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 100
4.1.10 Gestion des cessations d’emploi et passation de service : RH 10
4.1.10.1 Gestion des cessations d’emploi : RH 10.1
Objet de la procédure
La procédure vise à règlementer les ruptures de contrat de travail du personnel de l’OIPR, dans le
respect des lois en vigueur en Côte d’Ivoire (et éventuellement les dispositions prévues dans les
conventions de financement pour le cas des contractuels sous projet).
Champs d'application
La procédure s’applique lorsque l’OIPR doit rompre sa collaboration avec ses
employés (fonctionnaires et contractuels) au niveau de la DZ et des DZ.
En cas de retraite ou de démission des employés fonctionnaires, l’OIPR est notifié grâce à la lettre de
cessation définitive envoyée par la FP.
Pour les contractuels, le DG fait établir et signe la lettre de cessation définitive dans le cas de rupture
du contrat de travail (Cf règles de gestion ci-dessous).
Règles de gestion
La rupture du contrat de travail peut intervenir pour l’une des raisons suivantes :
L’expiration du contrat de travail :
Les Contrats à Durée Déterminée (C.D.D.) prennent fin à l’arrivée à terme du contrat liant les parties
contractantes. Le recrutement et la gestion des contrats de travail du personnel doivent respecter les
dispositions prévues dans les conventions, lois et décrets régissant l’OIPR.
La résiliation du contrat de travail :
- La résiliation d’un contrat peut intervenir par exemple au cours de la période d’essai, ou en cas
de faute lourde, d’incompétence avérée ou en cas de décès du travailleur ;
- La partie qui prend l’initiative de la rupture du contrat doit aviser la partie adverse par une
lettre précisant les motifs de la rupture conformément au Code du Travail ;
- Au moment de son départ, tout employé dont le contrat est résilié doit remettre à l’OIPR tous
les biens matériels mis à sa disposition ;
- L’employé est libre de tout engagement vis-à-vis de l’OIPR au moment où il lui sera remis un
Certificat de Travail et le bulletin de son solde de tout compte.
La Démission ou l’abandon de poste par le Travailleur ;
- Toute absence non justifiée d’une durée supérieure ou égale à dix (10) jours sera constatée par
voie d’huissier et considérée comme un abandon de poste ;
- L’employé a la possibilité de donner sa démission sous réserve du respect de l’obligation du
préavis.
SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)
SOUS-SECTION: Gestion des cessations d’emploi
Code: RH 10.1 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 101
Le licenciement
- Le licenciement des travailleurs sous contrat CDD sera effectué conformément aux
dispositions de la Convention Collective Interprofessionnelle ;
- Le licenciement dans le cas du fonctionnaire intervient pour inaptitude physique ou mentale,
pour insuffisance professionnelle notoire, pour perte de la nationalité.
Le décès de l’agent
- En cas de décès d’un employé Fonctionnaire ou Contractuel, le salaire de présence et les
indemnités de toutes natures acquises à la date du décès reviennent de plein droit à ses
héritiers ou ayants droit.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG/Coordonnateur de projet DZ
DARH
DFC/RAF du projet
CB
Description détaillée de la procédure
La procédure sur la gestion des cessations d’emploi est résumée dans le schéma suivant :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 102
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 103
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Pour les fonctionnaires :
En cas de démission, recevoir la
notification de la démission de l’agent.
Envoyer :
- Une note de remise de l’agent à la FP ;
- Une note d’arrêt de paiement des
Primes et indemnités à la Solde ;
- Une note d’arrêt des services de
l’assurance
En cas de licenciement, en plus des
dossiers cités plus haut, joindre un
rapport sur les motivations de la radiation
des effectifs de l’OIPR.
DG
Ou le
coordonnateur
DZ Variable
Notification sur la
cessation
définitive
Lettre
d’information sur
la cessation
définitive
2
Pour les contractuels :
Faire établir et signer la lettre de
Cessation définitive
DG
Ou le
coordonnateur
DZ J Lettre de
cessation
définitive
3 Etablir le bulletin de STC et l’ordre de
paiement
DFC
Ou RAF Comptable J+1
Bulletin STC et
ordre de paiement
4
Valider et signer le bulletin de STC et
l’ordre de paiement.
DG
Ou le
coordonnateur
DZ J+2 Bulletin STC et
ordre de paiement
validés et signés
5 Valider et signer l’ordre de paiement. CB CB J+2 Ordre de
paiement visé et
signé
6 Engager les dépenses correspondant au STC suivant les procédures d’engagement des dépenses BU 2
7 Etablir et faire signer le certificat de
travail par le DG DARH
J+1
Certificat de
travail signé
8 Remettre le certificat de travail à
l’employé DARH
Jour du
départ de
l’employé
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 104
4.1.10.2 Gestion des passations de service : RH 10.2
Objet de la procédure
L’objet de la procédure est de décrire les étapes et règles qu’il convient de respecter lors des passations
de service au sein de l’OIPR. Il s’agit d’assurer la continuité des activités au niveau de l’office suite au
départ d’un employé.
Champs d'application
La procédure est appliquée pour tout départ d’un employé en cas de cessation d’emploi au niveau de la
DC et des DZ.
Règles de gestion
1. Faire assister systématiquement le DARH dans la passation, la présidence des passations sera
effectuée comme suit :
o dans le cas du DG, la passation est présidée par le Directeur de cabinet du Ministère
en charge de l’environnement;
o dans le cas des DZ et des Chefs secteurs, la passation est présidée par le Préfet de la
préfecture concernée ;
o dans le cas des DC et chefs de SC, la passation est présidée par le DG ou son
représentant;
o dans le cas des autres employés, la passation est présidée par le supérieur
hiérarchique.
2. Etablir un PV de passation et un rapport de passation.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH Chefs secteurs
Employés concernés Employés concernés
Description détaillée de la procédure
La procédure sur la gestion des passations de service est résumée dans le schéma suivant :
SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)
SOUS-SECTION: Gestion des passations de service
Code: RH 10.2 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 105
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Etablir et signer une lettre d’invitation
fixant la date de passation en
désignant la personne qui va faire la
passation
DG DZ J-10 Lettre d’invitation
2 Envoyer la lettre d’invitation aux
personnes concernées par la passation
DG
DZ J-7
3
Faire la passation proprement dite en
respectant les règles de gestion sur la
présidence de la passation
Président
DARH
Employés
concernés
Président
DZ
Employés
concernés
J
4
Rédiger le PV de passation et le faire
valider et signer par le président de
passation
Employés
concernés
Employés
concernés J PV de passation
5
Transmettre le PV de passation au
DARH
DARH
Le jour du
départ
6
Rédiger le rapport de passation et
l’envoyer à la DG (avec une copie au
supérieure hiérarchique et DZ en cas
de besoin)
DARH
J+1 Rapport de passation
7 Mettre à jour le dossier du personnel DARH
J+1 MAJ du dossier du
personnel
Etablir et signer une lettre
d'invitation à la passation
Envoyer la lettre d'invitation aux
personnes concernées
Faire la passation proprement dite
Rédiger le PV de passation et le
faire signer par le président de
passation
Transmettre le PV de passation à la
DARH
Rédiger le rapport de passation et l'envoyer au DG
Mettre à jour le dossier du personnel
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 106
4.2 SECTION 2 : Gestion administrative (AM)
4.2.1 Gestion des appels téléphoniques et des accueils des visiteurs : AC
Objet de la procédure
La procédure permet de traiter les appels téléphoniques et les visites reçus au niveau de l’OIPR. Il
s’agit d’uniformiser le traitement des interlocuteurs et des visiteurs au niveau du secrétariat.
Champs d'application
La procédure concerne tous les appels téléphoniques et les visites reçus au niveau du secrétariat de la
DC et les DZ. Elle s’applique quelques soient les besoins de l’interlocuteur ou l’objet de la visite :
informations, rendez-vous, ...
Règles de gestion
1. Orienter les appels et les visites reçus auprès du bon interlocuteur ;
2. En cas d’indisponibilité des informations/de l’interlocuteur, prendre des notes et les
transmettre au destinataire.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Secrétariat DG Secrétariat DZ
Agent de sécurité DC Agent de sécurité DZ
Description détaillée de la procédure
4.2.1.1 Gestion des appels téléphoniques : AC1
La procédure de gestion des appels téléphoniques peut être schématisée comme suit :
SECTION Gestion Administrative (AM)
SOUS-SECTION: Gestion des appels téléphoniques et des accueils des visiteurs
Code: AC Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 107
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 108
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1 Décrocher le téléphone Secrétariat DG Secrétariat DZ Après 3
sonneries
2
Saluer et présenter l’entité puis
identifier l’interlocuteur et ses
besoins
Secrétariat DG Secrétariat DZ Systématique
3
Transmettre l’information
ou Transférer l’appel
ou Faire patienter l’interlocuteur et
chercher l’information demandée
Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable
4 Prendre notes ou Convenir d’un
autre rendez vous Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable
Note d’informations
ou de rendez-vous
5 Prendre congé Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable
6 Transmettre la note d’information à
l’interlocuteur cible Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable
4.2.1.2 Gestion des accueils des visiteurs: AC2
La procédure de gestion de l’accueil des visiteurs est résumée dans le schéma suivant :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 109
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 110
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Accueillir le visiteur et
enregistrer la visite et son objet,
Orienter le visiteur vers le
secrétariat
Agent de
sécurité
Agent de
sécurité Systématique
Registre des
visiteurs
2 Accueillir le visiteur et identifier
ses besoins Secrétariat DG Secrétariat DZ Systématique
3
Dans le cas des visites auprès du
DG, faire remplir la fiche de
visite (nom du visiteur et objet de
la visite)
Secrétariat DG
Systématique Fiche de visite
remplie
4 Transmettre ou chercher
l’information Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable
5 Faire patienter le visiteur en cas
de besoin Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable
6
Conduire le visiteur auprès de
son interlocuteur
ou Convenir d’un nouveau
rendez-vous
Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable Note
d’informations ou
de rendez-vous
7 Prendre congé Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable
8
Transmettre la note
d’information à l’interlocuteur
demandé
Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 111
4.2.2 Gestion des courriers arrivée: CR1
Objet de la procédure
La procédure vise à gérer les courriers arrivée au niveau de l’OIPR, il s’agit de définir les différentes
étapes à suivre pour le traitement des courriers reçus.
Champs d'application
La procédure de gestion des courriers arrivée s’applique lorsque des messages, lettres, paquets sont
reçus au niveau de l’OIPR (DC et DZ), ils sont destinés à fournir de l’information à l’intérieur de
l’office.
Règles de gestion
1. Faire une décharge pour tous les courriers reçus : signature et tampon de l’OIPR.
2. Enregistrer tous les courriers arrivés dans le registre des courriers.
3. Transmettre les courriers reçus au DG qui s’occupe de l’imputation avant de les transmettre
aux destinataires finaux.
4. Dans le cas où le courrier arrivé est confidentiel (mentionné sur l’enveloppe externe), il est
directement transmis au destinataire qui s’occupera de l’ouverture et du traitement du courrier.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
Responsable des courriers Secrétaire DZ
Secrétaire DG
Description détaillée de la procédure
La procédure de gestion des courriers arrivés comporte 8 principales étapes schématisées comme suit :
SECTION Gestion administrative (AM)
SOUS-SECTION: Gestion des courriers arrivés
Code: CR 1 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 112
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1 Recevoir le courrier et faire la
décharge
Responsable des
courriers Secrétariat DZ J Courriers arrivés
2
Référencer et enregistrer les
courriers reçus dans le registre
courriers arrivés
Responsable des
courriers
Secrétariat DZ J Registre des
courriers arrivés
3 Ouvrir les plis et y mettre les
fiches d’analyse de courriers
Responsable des
courriers
Secrétariat DZ J Courrier et fiche
d’analyse de
courrier
4
Transmettre les courriers reçus
et les fiches d’analyse au
secrétariat
Responsable des
courriers
Secrétariat DZ J
5 Transmettre les courriers au DG
/DZ Secrétariat DG Secrétariat DZ J
6 Imputer les courriers reçus
(destinataire et priorité) DG DZ J+1
Courrier et fiche
d’analyse remplie
7
Transmettre les courriers et les
fiches d’analyses au
responsable des courriers
Secrétariat DG Secrétariat DZ J+1
8 Distribuer les courriers aux
destinataires
Responsable des
courriers Secrétariat DZ J+1
Registre de
transmission des
courriers
Recvoir le courrier et
faire la decharge
Référencer et enregister les
courriers
Ouvrir le plis et
mettre la fiche
d'analyse de courrier
Apporter les courriers au secretariat
pour transmission
DG
Imputer les courriers et
les transmettre
au secrétariat
Distribution des
courriers
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 113
4.2.3 Gestion des courriers départs: CR 2
Objet de la procédure
La procédure permet de gérer tous les courriers départs de l’OIPR, il s’agit de la rédaction des
courriers, la validation, la signature et l’envoi des courriers.
Champs d'application
La procédure concerne tout courrier devant quitter l’OIPR, le traitement est effectué au niveau du
secrétariat de la DC et du secrétariat de la DZ.
Règles de gestion
1. Référencer les courriers départs et les enregistrer dans le registre courriers départs.
2. Faire signer tous les documents stratégiques par le DG : lettres pour les différentes institutions,
contrats et conventions; autorisations d’entrée au niveau des Parcs et réserves, …
3. Confier la signature des documents non stratégiques aux responsables des différentes directions
(avec une copie au DG) :
o DARH : lettre pour les assurances du personnel, …
o Directeur de zone : lettres concernant la zone (au niveau de la sous-préfecture) et les
documents sur le personnel de la zone (congés, permissions, …).
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DC Chefs secteurs
SC Secrétariat DZ
Secrétariat DG Coursier DZ
Coursier DG
Description détaillée de la procédure
La procédure de gestion des courriers départ peut être schématisée comme suit :
SECTION Gestion Administrative (AM)
SOUS-SECTION: Gestion des courriers départs
Code: CR 2 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 114
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Rédiger et référencer le
courrier
Direction ou
service concerné
ou secrétariat
Service concerné
ou secrétariat DZ
Variable Courrier référencé
2
Enregistrer le courrier
dans le registre courrier
départ
Secrétariat DG
Secrétariat DZ J Registre des
courriers départs
3 Valider et signer le
courrier
DG (document
stratégique)
DC (document
non stratégique)
DZ J+1 Courrier signé
4 Transmettre le courrier
pour envoi
Secrétariat
Secrétariat
J+1
5
Dispatcher les courriers
et faire signer le registre
de transmission des
courriers départs
Coursier
Coursier
J+1
Registre de
transmission des
courriers départs
Rédiger et référencer le
courrier
Enregistrer le courrier dans le registre courrier départ
Transmettre le courrier pour
envoi
Distribuer les courriers aux destinataires
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 115
4.2.4 Classement et archivage des courriers: CR 3
Objet de la procédure
La procédure permet une bonne gestion de l’archivage des courriers, elle décrit les procédures à suivre
pour classer et archiver les courriers au sein de l’OIPR.
Champs d'application
La procédure s’applique à l’ensemble des documents produits et envoyés par l’OIPR au niveau de la
DC et des DZ.
Règles de gestion
1. Centraliser le classement des courriers au niveau du secrétariat.
2. Rendre les courriers archivés accessibles pour ceux qui veulent consulter.
3. Classer les courriers par chronologique/par objet et par direction et service.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Secrétariat DG Secrétariat DZ
Description détaillée de la procédure
La procédure de procédure de classement et archivage des courriers comporte 4 étapes schématisées
comme suit :
Recevoir les courriers
Photocopier les courriers reçus
Classer les courriers dans des classeurs
selon un ordre de classement prédéfini
Ranger les courriers dans les
armoires
SECTION Gestion administrative (AM)
SOUS-SECTION: Classement et archivage des courriers
Code: CR 3 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 116
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Recevoir les courriers départs (Cf.
procédure Courrier départ CR 2)
Secrétariat DG Secrétariat
DZ
Jour de
réception du
courrier (J) Courriers départs
2
Faire la photocopie des courriers
départs.
En cas de réponse à un courrier reçu,
photocopier le courrier départ, le
courrier reçu et la fiche d’analyse de
courrier correspondante.
Secrétariat DG Secrétariat
DZ J
Photocopie des
courriers et
fiches d’analyse
3
Classer les courriers dans des classeurs
conformément aux ordres de classement
(chronologique/direction/nature de
document)
Secrétariat DG Secrétariat
DZ J
4 Ranger les classeurs dans les armoires
au niveau du secrétariat Secrétariat DG
Secrétariat
DZ J
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 117
4.2.5 Gestion des courriers électroniques : CR 4
Objet de la procédure
La procédure permet de gérer tous les courriers électroniques reçus ou envoyés au niveau de l’OIPR.
Champs d'application
La procédure concerne tout courrier électronique reçu par l’adresse email oipr.ci au niveau de la DC et
des DZ.
Règles de gestion
1. Utiliser l’adresse email oipr.ci pour toute correspondance d’ordre professionnel ;
2. Transférer les courriers reçus à toutes les personnes concernées au niveau de l’OIPR ;
3. Mettre le supérieur hiérarchique en copie de tous les emails stratégiques envoyés ;
4. Etablir une méthode de classement des emails au niveau de chaque directions et Cellules
autonomes de l’OIPR ;
5. Archiver systématiquement tous les emails reçus et envoyés selon un ordre de classement bien
défini au niveau de la Direction ou Cellule concernée.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Personnel disposant d’une adresse email au niveau
siège
Personnel disposant d’une adresse email au niveau
des zones
Description détaillée de la procédure
La procédure de gestion des courriers départ peut être schématisée comme suit :
SECTION Gestion administrative (AM)
SOUS-SECTION: Gestion des courriers électroniques
Code: CR 4 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 118
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1 Recevoir le courrier électronique
Personne destinataire
du mail au niveau DC
et Cellules
Personne
destinataire du
mail au niveau
DZ
J Courrier
électronique
2
Analyser le contenu du courrier
et faire un transfert au niveau du
personnel concerné au sein de
l’office le cas échéant
Personne destinataire
du mail au niveau DC
et Cellules
Service concerné
ou secrétariat DZ
J
3 En cas de besoin, formuler un
mail de réponse
Personne destinataire
du mail au niveau DC
et Cellules
Service concerné
ou secrétariat DZ
J+1 Mail de
réponse
4
Envoyer le mail de réponse en
mettant en copie le supérieur
hiérarchique
Personne destinataire
du mail au niveau DC
et Cellules
Service concerné
ou secrétariat DZ
J+1
5
Procéder à un archivage dans la
boite mail de tous les emails
reçus et envoyés conformément à
l’ordre de classement défini au
niveau la direction ou la cellule
autonome
Personne destinataire
du mail au niveau DC
et Cellules
Service concerné
ou secrétariat DZ
J+1 Mails archivés
Recevoir le courrier
électronique
Analyser le contenu du mail
et faire un transfert au niveau du personnel
En cas de besoin,
formuler un mail de réponse
Envoyer le mail de
réponse avec copie
supérieur hiérarchique
Archiver les mails reçus et
les mails envoyés
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 119
4.2.6 Gestion des conventions de concession et d’exploitation : CR5
Objet de la procédure
La procédure permet de gérer les conventions de concession et d’exploitation établies au niveau de
l’OIPR.
Champs d'application
La procédure concerne toutes les conventions de concession et d’exploitation des parcs et réserves
gérés par l’OIPR.
Règles de gestion
1. Procéder à l’établissement d’une convention concession et d’exploitation dans le cas où l’OIPR
veut concéder tout ou une partie des missions d’exploitation d’un parc ou d’une réserve à un
établissement à une personne morale de droit privé;
2. Faire approuver la convention de concession et d’exploitation par le COGES, le Ministre de tutelle
des parcs et réserves et les Ministres concernés par les activités ;
3. Faire signer la convention de concession et d’exploitation DG.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DT
Employé désigné pour la rédaction de la convention
Description détaillée de la procédure
La procédure de gestion des courriers départ peut être schématisée comme suit :
SECTION Gestion administrative (AM)
SOUS-SECTION: Gestion des conventions de concession et d’exploitation
Code: CR 5 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 120
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Recevoir l’information
concernant la mise en place
d’une convention de concession
d’un parc ou réserve par email
DT DZ du parc ou
réserve concerné J
d’information
2
Définir les centres d’intérêts des
deux parties et les objectifs de la
convention
DT DZ du parc ou
réserve concerné J+3
3
Mettre en place un groupe de
travail pour l’élaboration du
contenu de la convention
Direction et/ou
Cellule concernée
DZ du parc ou
réserve concerné J+4
4 Valider la convention entre les
deux parties DG
J+10
Convention
validée
5
Soumettre la convention de
concession et d’exploitation
auprès du COGES, le Ministre
de tutelle des parcs et réserves et
les Ministres concernés par les
activités
DG
Variable Autorisation
de convention
6
Recevoir l’autorisation du
COGES et des Ministres et signer
la convention
DG
Variable Convention
signée
7
Evaluer la mise en œuvre de la
convention et transmettre le
rapport d’évaluation au DG
DT DZ du parc ou
réserve concerné
Un mois
avant la fin
de la
convention
Rapport
d’évaluation
de la
convention
8
Prendre les décisions relatives à
la révision ou la reconduite de la
convention
DG
Avant la fin
de la
convention
Lettre de
décision sur la
convention
Recevoir l'information sur la mise en place de la
convention
Définir les centres d'intérêts des deux
parties et les objectifs de la
convention
Mettre en place un groupe de travail
pour le contenu de la convention
Valider la convention entre les
deux parties
Soumettre la convention auprès
COGES, Ministre tutelle et Ministres concernés par les
activités
Recevoir l'autorisation et
signer la convention
Evaluer la mise en oeuvre de la convention et décider sur la la révision et la reconduite de la
convention
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 121
4.2.7 Gestion de la communication interne: CI 1
Objet de la procédure
La procédure vise à assurer la bonne circulation des informations à l’intérieur de l’OIPR, elle définit
les actions à mener pour la diffusion des informations en interne.
Champs d'application
La procédure concerne l’utilisation des moyens de communication en interne ainsi que tous les
documents d’information interne qui doivent être mis à la connaissance du personnel de l’OIPR : note
de service, circulaires, planning des formations, …
Règles de gestion
1. Utiliser le mail professionnel (oipr.ci) ainsi que toutes les nouvelles technologies de
communication (skype, vidéo conférence, etc)
2. S’assurer de la diffusion des informations à toutes les Directions afin que tout le personnel de
l’OIPR soit sur un même niveau d’information ;
3. Faciliter l’accessibilité des informations au sein de l’OIPR.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Cellule communication
Description détaillée de la procédure
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Recevoir le document à
communiquer signé par le DG
ou le mail à diffuser avec la
validation du DG/DARH.
Cellule COM
Variable Document de
communication
2
Afficher le document sur
tableau d’affichage et/ou
utiliser les nouvelles
technologies de
communication pour la
diffusion de l’information :
mail professionnel (oipr.ci),
skype, vidéo-conférence, ….
Cellule COM
Variable
SECTION Gestion administrative (AM)
SOUS-SECTION: Gestion de la communication interne
Code: CI 1 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 122
4.2.8 Gestion de la communication externe: CI 2
4.2.8.1 Gestion des documents de communication: CI 2.1
Objet de la procédure
La procédure permet la diffusion des documents de communication en externe de l’OIPR et
l’instauration d’une bonne communication entre la structure et le monde extérieur.
Champs d'application
Les documents de communication sont la revue et les dépliants de l’OIPR (des dépliants différents
sont conçus pour la Direction centrale et pour chaque direction de zone). Les documents de
communications sont destinés aux différents partenaires, bailleurs et personnes pouvant être intéressés
par l’OIPR.
Règles de gestion
1. S’assurer que les informations à véhiculer sont validées en interne avant la diffusion;
2. Respecter le canevas type des supports de communication externe de l’OIPR : revue de
l’OIPR et dépliants.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
Cellule COM
DC/SC
Description détaillée de la procédure
La procédure de gestion de la communication externe concernant les documents de communication est
subdivisée en 8 étapes résumées dans le schéma suivant :
SECTION Gestion administrative (AM)
SOUS-SECTION: Gestion des documents de communication
Code: CI 2.1 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 123
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Collecter les informations sur
l’OIPR : rapports d’activités,
comptes rendus des réunions, …
Cellule COM
Variable
2 Elaborer un draft du document
de communication à diffuser Cellule COM
2j
Draft document
communication
3
Faire une première diffusion
par e-mail du draft de document
auprès des responsables de
l’OIPR (DG, DC, DZ et SC)
Cellule COM
Variable
4
Mettre à jour les documents de
communication en fonction des
observations/recommandations
Cellule COM
Variable Document
communication
MAJ
5 Valider le document de
communication corrigé DG
1j
Document
communication
validé
6 Faire éditer et faire dupliquer le
document de communication Cellule COM
Variable
7
Diffuser le document de
communication validé et
informer les DZ sur la
disponibilité des documents leur
concernant
Cellule COM
Variable
8
Diffuser le document de
communication au niveau des
zones
DZ Variable
Collecter les informations sur l’OIPR : rapports
d’activités, comptes rendus des réunions, …
Elaborer un draft du document de
communication à diffuser
Faire une premiere diffusion en interne pour observations
MAJ les documents suivants les
observations
Faire valider le document MAJ par
le DG
Faire éditer et faire dupliquer le document
Diffuser le document et
informer les DZ sur la disponibilité des
documents leur concernant
Diffuser les documents au
niveau des zones
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 124
4.2.8.2 Gestion des participations à des ateliers et évènements: CI 2.2
Objet de la procédure
La procédure permet aux agents de l’OIPR (notamment ceux de la cellule communication) de
participer à des ateliers/évènements conformément aux besoins de l’office.
Champs d'application
La procédure s’applique à toutes les participations des responsables de la communication de l’OIPR à
des ateliers/évènements permettant de promouvoir la structure et ses activités. Ces ateliers et
évènements amélioreront la visibilité de l’entité et facilite ainsi la mise en œuvre de ses activités.
Règles de gestion
1. S’assurer que les supports de communication utilisés lors des ateliers/évènements sont validés
en interne avant la diffusion;
2. Elaborer un compte rendu ou rapport après la participation aux différents ateliers/évènements.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG
Cellule COM
Description détaillée de la procédure
La procédure de gestion de la participation à des ateliers/évènements est composée de 8 étapes
résumées dans le schéma suivant :
SECTION Gestion administrative (AM)
SOUS-SECTION: Gestion des participations à des ateliers et évènements
Code: CI 2.2 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 125
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 126
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Collecter des informations sur
les différents
évènements/ateliers pouvant
intéresser l’OIPR (réunion
interne, média, …)
Cellule COM
Variable
2
Informer le DG et valider la
participation de l’OIPR (dans le
cas où l’information a été
obtenue par les médias)
Cellule COM
1j après
l’obtention de
l’information
3
Elaborer et faire valider un
support de communication à
utiliser lors de l’atelier
Cellule COM
J-5 Support de
communication
validé
4 Si la participation à l’atelier/évènements nécessite un déplacement hors Abidjan, se référer aux procédures
gestion des missions : MI1 et MI2
5 Participer à l’atelier/évènement
et promouvoir l’OIPR DG
J
6
Faire un compte rendu ou un
rapport sur l’évènement/atelier
lors de la réunion de direction
Cellule COM
Variable
Compte rendu
ou rapport sur
l’évènement/atel
ier
7 Si besoin, rédiger un document de communication sur l’évènement/atelier se référer aux procédures sur la
gestion des documents de communication CI 2. 1
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 127
4.2.9 Gestion de la communication utilisant les nouvelles technologies (skype,
vidéoconférence, …) : CI3
Objet de la procédure
La procédure permet de gérer les communications internes et externes de l’OIPR nécessitant
l’utilisation de Nouvelles Technologies d’Information et de Communication (NTIC) : skype,
vidéoconférence, …
Champs d'application
La procédure s’applique à toutes communications entre le personnel en interne de l’OIPR et entre
l’OIPR et les interlocuteurs externes tels que les prestataires de services, les bailleurs et les partenaires,
… . Elle concerne à la fois le siège de l’office et les DZ.
Règles de gestion
1. Procéder à l’utilisation des nouvelles technologies (skype, vidéoconférence, …) dans le cas
des réunions, des entretiens et/ou des échanges dont un ou plusieurs participants clés ne sont
pas sur place (au niveau siège OIPR ou au niveau siège des zones);
2. Elaborer un compte rendu, le faire valider et le diffuser aux personnes concernées.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DC Personne désignée par le DZ
Chef de Cellule autonome
Personne désignée par le DG ou DC ou Chef de
cellule
Description détaillée de la procédure
La procédure de gestion de la gestion de la communication utilisant les nouvelles technologies
comporte 8 étapes résumées dans le schéma suivant :
SECTION Gestion administrative (AM)
SOUS-SECTION: Gestion de la communication utilisant les nouvelles technologies
Code: CI 3 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 128
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Convenir avec l’interlocuteur
(externe OIPR) sur la tenue
d’une réunion, entretien ou
échange utilisant le NTIC
DG ou DC ou
Chef de cellule DZ Variable
2
Informer les personnes
concernées au niveau de l’OIPR
par e-mail
DG ou DC ou
Chef de cellule DZ J-5
d’information
3
Préparer tous les dispositifs
informatiques nécessaires à la
réalisation de la réunion,
entretien ou échange
Personne désignée
par le DG ou DC
ou Chef de cellule
Personne
désignée par le
DZ
J-1
4 Faire un test des matériels avec
l’interlocuteur (externe OIPR)
Personne désignée
par le DG ou DC
ou Chef de cellule
Personne
désignée par le
DZ
J-1
5 Tenir la réunion, entretien ou
échange
Personnes
concernées au
niveau siège
Personnes
concernées au
niveau DZ
J
6
Rédiger et envoyer le draft du
compte rendu par mail aux
participants de la réunion,
entretien ou échange pour
observations
Personne désignée
par le DG ou DC
ou Chef de cellule
Personne
désignée par le
DZ
J+3 Draft du
Compte rendu
7 Corriger le draft de compte rendu
selon les observations recueillies
Personne désignée
par le DG ou DC
ou Chef de cellule
Personne
désignée par le
DZ
J+5 Compte rendu
validé
8 Diffuser la version finale du
compte rendu aux participants
Personne désignée
par le DG ou DC
ou Chef de cellule
Personne
désignée par le
DZ
J+6
Convenir sur la tenue d'une
réunion, entretien ou échange
utilisation NTIC
Informer les personnes
concernées au niveau OIPR
Préparer les dispositifs
informatiques
Faire un test des matériels
Tenir la réunion, entretien ou
échange
Rédiger et envoyer le draft du compte
rendu
Corriger le draft du copte rendu selon les observations
Diffuser le compte rendu aux
participants
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 129
4.2.10 Gestion des données sur les ressources naturelles des parcs nationaux et réserves
Objet de la procédure
La procédure vise à assurer la gestion sécurisée et fonctionnelle des données relatives aux activités de
conservation des parcs nationaux et réserves. Elle retrace les dispositions à prendre pour la
constitution et la gestion de la base de données, ainsi que le partage des données avec des services
tiers. Elle définit les méthodes et les actions à mener pour le traitement, l’exploitation et l’archivage de
ces données au sein de la structure.
Champs d'application
Les données concernent toutes les opérations administratives, financières, techniques et biologiques de
gestion des ressources naturelles et des activités anthropiques collectées au sein et la périphérie aux
ressources naturelles et activités humaines collectées au sein et à la périphérie des parcs nationaux et
réserves.
La procédure s’étend à l’ensemble des constats et informations rapportées par les services intervenant
dans la gestion des aires ainsi qu’à l’ensemble des données de suivi-évaluation.
Règles de gestion
1. Générer une base de données sur les opérations administratives, financières, techniques et
biologiques de gestion des ressources naturelles de façon participative en impliquant tous les
services de l’OIPR ;
2. Elaborer des fiches de collecte de données ;
3. Pour la base de données MIST comme outil de gestion principal pour la saisie, l’exploitation
et l’archivage des données (rapports d’activités, fiches, tracking, coordonnées GPS) collectées
dans la gestion des aires protégées.
- Cette disposition n’exclut pas l’utilisation parallèle d’autres programmes et bases
de données spécifiques pour le traitement de certaines données, notamment du
SIG ou du suivi écologique.
- S’assurer de l’adoption et de l’utilisation des fiches de collecte MIST par
l’ensemble des équipes intervenant sur le terrain ;
4. Désigner un point focal devant veiller à l’enregistrement les données et faciliter l’accessibilité
des gestionnaires et des partenaires aux données sur les ressources naturelles et sur la gestion
technique des parcs et réserves
5. Prendre soin de diffuser les données à des services tiers après accord express du Directeur
Général.
SECTION Gestion administrative (AM)
SOUS-SECTION:
Gestion des données sur les ressources naturelles des parcs nationaux et
réserves
Code: GD Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 130
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Directions centrales
Cellules
Service SIG et Suivi écologique
Brigades mobile
Mesures riveraines
Secteurs
Comptabilité
1. Description détaillée de la procédure de gestion de données pour les activités administratives,
techniques et financières : GD1
La procédure de gestion des données pour les activités administratives, techniques et financières peut
être schématisée comme suit :
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1 Elaborer les fiches de collecte
de données CCP
Du 1er au 30
janvier
2
Diffuser les fiches de collecte
auprès des services
administratifs, techniques et
financiers
CCP Chargé d’études variable Fiches de collecte de
données
3 Regrouper et saisir les fiches
dans la base de données CCP
Chargé SIG et
SE
Le 15 du mois
suivant
Fiches de collecte renseignées
et rapports d’activités validées
par le Comité de Direction
4
Transférer par mail, les
données du mois à la
Direction Générale par
fichiers légers générés
Chargé SIG et
SE
Le 20 du mois
suivant
Fichiers de données
transférables par mail en
fichiers attachés
5
Mettre à jour de la base de la
Direction Générale à partir
des données fournies par les
DZ
CCP Fin du mois
suivant
Fichiers de données transférés
par mail en fichiers attachés
6
Administrer et sécuriser la
base de données par une
sauvegarde
CCP Tous les
trimestres
Document de gestion des
accès
Contrats d’abonnement
serveurs
7
Produire des rapports
thématiques ou généraux
périodiques sur les données
DT Tous les
trimestres
Rapports thématiques ou
généraux
8 Diffuser les données DT périodique Accord du Directeur Général
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 131
2. Description détaillée de la procédure de gestion pour les données biologiques : GD2
Le schéma résumant la procédure gestion pour les données biologiques est le suivant :
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1 Elaborer les fiches de collecte
de données DT
Du 1er au 30
janvier
2
Diffuser les fiches de collecte
MIST vierges auprès des
équipes intervenant sur le
terrain et collecter celles qui
ont été renseignées à la fin des
séjours dans les parcs.
DT
Chef Secteur ;
Coordonnateur
Brigade Mobile ;
Chargé du SIG et
SE
variable Fiches de collecte
de données MIST
3 Regrouper et saisir les fiches
dans la base de données MIST
Chargé SIG et
SE
Le 15 du mois
suivant
Fiches de collecte
renseignées
4
Transférer par mail, les
données du mois à la
Direction Générale par
fichiers légers générés par le
logiciel MIST
Chargé SIG et
SE
Le 20 du mois
suivant
Fichiers de données
transférables par
mail en fichiers
attachés
5
Mettre à jour de la Base de la
Direction Générale à partir
des données fournies par les
DZ
DT Fin du mois
suivant
Fichiers de données
transférés par mail
en fichiers attachés
6
Administrer et sécuriser la
base de données par une
sauvegarde
DT Tous les
trimestres
Document de
gestion des accès
Contrats
d’abonnement
serveurs.
7
Transmettre les données
traitées à la base de données
générale
DT Tous les
trimestres
Base de données
MIST
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 132
4.2.11 Gestion de la réunion du Conseil de Gestion: GR1
Objet de la procédure
La procédure permet de gérer les réunions du Conseil de gestion, elle permet de définir toutes les
étapes à suivre dans le cadre de la préparation et de la rédaction du PV de la réunion.
Champs d'application
La procédure s’applique aux sessions ordinaires et extraordinaires du COGES de l’OIPR.
Les membres du COGES sont les suivants :
- un Représentant du Ministère chargé des Parcs et Réserves, Président du Conseil de Gestion ;
- un Représentant du Ministère chargé de l’Agriculture et des Ressources Animales ;
- un Représentant du Ministère chargé de l’Economie et des Finances ;
- un Représentant du Ministère chargé des Eaux et Forêts ;
- un Représentant du Ministère chargé de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
Scientifique ;
- un Représentant du Ministère chargé du Tourisme et de l’Artisanat ;
- un Représentant du Ministère chargé de l’Intérieur, de la Décentralisation et de l'Administration
Territoriale ;
- un Représentant des Fondations ayant pour objet le financement des parcs et Réserves ;
- trois Représentants des populations des zones périphériques des parcs et réserves ;
- un Représentant des Organisations non Gouvernementales nationales en charge de la protection de
la nature en Côte d’Ivoire.
Règles de gestion
1. Tenir une réunion du COGES au moins tous les trimestres
2. Respecter les délais minimum de convocation des personnes concernées avant chaque
réunion : 10 jours avant la réunion
3. Tracer les grandes lignes des réunions dans un PV et le faire valider par les participants.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG
Membre du COGES
Description détaillée de la procédure
La procédure de gestion des réunions du COGES comporte 11 principales étapes schématisées comme
suit :
SECTION Gestion administrative (AM)
SOUS-SECTION: Réunion du Conseil de Gestion
Code: GR 1 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 133
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 134
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Informer les responsables au
niveau de l’OIPR sur la tenue
d’une réunion du Conseil de
gestion
DG
Tous les
trimestres
d’information
2 Etablir l’ordre du jour de la
réunion
DG
Président
COGES
J-15 Ordre du jour de
la réunion
3
Envoyer les invitations et l’ordre
du jour aux participants y
compris le rapport à présenter
Président du
COGES
J-15 /J-10 Lettre d’invitation
4 Tenir la réunion du COGES Membre du
COGES J
5 Etablir le PV de la réunion du
COGES DG
J+2
Draft PV de
réunion
6 Transmettre le draft du PV aux
participants pour avis DG
J+3
7
Valider le PV lors de la
prochaine réunion (lecture du
PV)
DG
Prochaine
réunion
Commentaires et
observations sur
le PV
8
Insérer les
commentaires/observations des
participants dans le PV
DG
1j
9 Valider et signer le PV de la
réunion du COGES
DG
Président
COGES
1j PV de réunion
validé et signé
10 Envoyer le PV validé à tous les
participants DG
1j
11 Classer et archiver le PV de
réunion DG
1j
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 135
4.2.12 Gestion des réunions du Comité de direction: GR 2
Objet de la procédure
La procédure vise à fournir aux responsables de l’OIPR une description détaillée des étapes à suivre
pour la gestion des réunions du Comité de direction, il s’agit de cadrer la préparation des réunions et la
rédaction du PV.
Champs d'application
La procédure s’applique aux sessions ordinaires et extraordinaires du Comité de direction de l’OIPR.
La réunion du comité de direction concerne tous les directeurs au niveau de l’OIPR siège et les
directeurs de zones.
Règles de gestion
1. Tenir une réunion du Comité de direction au moins tous les trimestres
2. Respecter les délais minimum de convocation des personnes concernées avant chaque
réunion : 15 à 10 jours avant la réunion
3. Tracer les grandes lignes des réunions dans un PV et le faire valider par les participants.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DC
Personne désignée pour le secrétariat
Description détaillée de la procédure
La procédure de gestion des réunions du comité de direction comporte 10 étapes schématisées comme
suit :
SECTION Gestion administrative (AM)
SOUS-SECTION: Réunion du Comité de direction
Code: GR 2 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 136
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 137
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Informer le DARH sur la
tenue de la réunion du
Comité de direction
DG
Tous les
trimestres Mail
d’information
2
Etablir l’invitation
incluant l’ordre du jour et
le faire valider par le DG
DARH
J-15
Mail d’invitation
3
Envoyer un mail
d’invitation et l’ordre du
jour aux participants à la
réunion
DARH
J-15
4 Tenir la réunion DG, DC et DZ
J
5
Etablir le PV de la
réunion du Comité de
direction
Personne désignée
pour le secrétariat
J+2
Draft de PV de
réunion
6 Envoyer le PV aux
participants pour avis
Personne désignée
pour le secrétariat J+3
7
Valider le PV de réunion
lors de la prochaine
réunion (lecture du PV)
Personne désignée
pour le secrétariat
Prochaine
réunion
Commentaires et
observations sur
le PV
8
Corriger le PV en
fonction des
commentaires et
observations
Personne désignée
pour le secrétariat 1J
PV de réunion
corrigé
9
Valider le PV et le
transmettre aux
participants
DARH
1J
PV de réunion
validé
10 Archiver et classer le PV
de réunion
Personne désignée
pour le secrétariat 1J
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 138
4.2.13 Gestion des réunions de direction: GR 3
Objet de la procédure
La procédure permet la gestion administrative des réunions de direction de l’OIPR. Elle décrit les
étapes à suivre dans la préparation des réunions et dans la rédaction du PV.
Champs d'application
La procédure s’applique à toutes les réunions de direction de l’OIPR. La réunion de direction réunit
tous les directeurs et les chefs de service centraux ou leurs représentants.
Règles de gestion
1. Tenir une réunion de direction hebdomadaire.
2. Faire participer les DZ à raison d’une réunion par mois.
3. Respecter les délais minimums de convocation des personnes concernées avant chaque
réunion : 02 jours avant la réunion.
4. Tracer les grandes lignes des réunions dans un PV et le faire valider par les participants.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG
DC
SC
Cellule COM
Description détaillée de la procédure
La procédure de Gestion des réunions de direction est composée de 9 étapes schématisées comme
suit :
SECTION Gestion administrative (AM)
SOUS-SECTION: Réunion de direction
Code: GR 3 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 139
Envoyer un mail
d’information
aux participants
de la réunion de
direction
Etablir l’ordre
du jour et les
points à
aborder
Tenir la
réunion de la
direction
Rédiger le
PV
Envoyer le draft
du PV aux
participants
Lire le PV
durant la
prochaine
réunion
Corriger le PV
de réunion
Diffuser le PV
aux
participants
Archiver et
classer le PV
de réunion
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 140
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Envoyer un e-mail
d’information au personnel
sur la tenue de la réunion de
direction
DG
DARH J-2
d’information
2
Etablir l’ordre du jour et
identifier les points à
aborder lors de la réunion
DG
DARH
Cellule COM
J-2 Ordre du jour de
la réunion
3 Tenir la réunion de
Direction DG, DC et SC DZ J
4 Etablir le PV de la réunion
de Direction
Personne désignée
pour le secrétariat J+1
Draft du PV de
réunion
5
Transmettre le PV par e-
mail à tous les participants à
la réunion pour avis
Personne désignée
pour le secrétariat J+2
6
Valider le PV lors de la
prochaine réunion (lecture
du PV)
Participants à la
réunion
Prochaine
réunion
Commentaires et
observations sur
le PV
7
Insérer les
commentaires/observations
des participants dans le PV
Personne désignée
pour le secrétariat 1J
PV de réunion
corrigé
8 Envoyer le PV validé à tous
les participants
Personne désignée
pour le secrétariat
1J PV de réunion
validé
9 Classer et archiver le PV de
réunion
Personne désignée
pour le secrétariat 1J
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 141
4.2.14 Gestion des réunions du Comité de Gestion locale: GR 4
Objet de la procédure
La procédure vise à harmoniser la gestion des réunions du CGL au niveau des structures déconcentrées
de l’OIPR. Elle décrit les étapes à suivre dans la préparation des réunions et dans la rédaction du PV
de réunion.
Champs d'application
La procédure s’applique à toutes les sessions ordinaires ou extraordinaires du CGL au niveau des
différentes directions de zones de l’OIPR.
Les réunions concernent tous les membres du CGL:
- les Préfets des Départements ou des Régions concernées ;
- le Directeur du parc ou de la réserve ;
- deux représentants élus des organisations non gouvernementales intervenant dans le parc
ou la réserve concernée, ou dans sa zone périphérique de protection ;
- les représentants des collectivités territoriales et des terroirs constituant la zone
périphérique de protection (Présidents des Conseils Régionaux, Représentants des
Organisations Villageoises …) ;
- deux représentants des opérateurs économiques dans le secteur du tourisme et de
l’artisanat;
- le Directeur Général de l'Office ou son représentant.
Règles de gestion
1. Tenir une réunion du CGL au moins tous les trimestres
2. Respecter les délais minimums de convocation des personnes concernées avant chaque
réunion : 10 jours avant la réunion
3. Tracer les grandes lignes des réunions dans un PV et le faire valider par les participants.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG ou son représentant DZ
Membres du CGL
Description détaillée de la procédure
La procédure de Gestion des réunions du CGL est composée de 9 étapes schématisées comme suit :
SECTION Gestion administrative (AM)
SOUS-SECTION: Réunion du Conseil de Gestion locale
Code: GR 4 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 142
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 143
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Convenir avec le Président du
CGL sur la tenue de la
réunion du CGL
DZ J-8
2
Envoyer une lettre
d’invitation et l’ordre du jour
aux participants à la réunion
Président du
CGL J-7
Mail d’invitation
et ordre du jour
3 Tenir la réunion du CGL DG ou son
représentant
Membres du
CGL J
4 Etablir le PV de la réunion du
CGL DZ J+2
Draft du PV de
réunion
5 Transmettre le PV pour
validation des participants DZ
6
Valider le PV de réunion lors
de la prochaine réunion
(lecture du PV)
Membres du
CGL
Prochaine
réunion du
CGL
Commentaires et
observations sur
le PV
7
Insérer les commentaires et
observations dans le PV et
l’envoyer au Président du
CGL pour signature
DZ 1J
PV de réunion
corrigé
8
Transmettre le PV signé à
tous les participants (avec
copie DG)
DZ 1J PV de réunion
validé
9 Archiver et classer le PV de
réunion DZ 1J
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 144
4.2.15 Gestion des missions à l’intérieur de la République de Côte d’Ivoire: MI1
Objet de la procédure
La procédure a pour objet d’encadrer et d’optimiser l’organisation des missions effectuées à l’intérieur
de la Côte d’ivoire. Elle décrit toutes les étapes à suivre dans la planification, l’exécution et
l’établissement des reporting des missions.
Champs d'application
La mission se définit comme toute activité professionnelle exercée en dehors du lieu de travail habituel
et la procédure concerne toutes les missions effectuées à l’intérieur de la Côte d’Ivoire par le personnel
de la DC et des DZ.
Règles de gestion
1. Autoriser la mission par un ordre de mission :
o L’ordre de mission est signé par le DG pour les missions effectuées par le personnel du
siège et par les DZ en ce qui concerne les agents de zone ;
o L’ordre de mission est signé par le DZ pour le personnel au niveau des zones.
2. Pour les missions planifiées dans la matrice de planification, rédiger les termes de référence et
se munir d’un ordre de mission et d’une feuille de déplacement ;
3. Pour les missions imprévues dans la matrice, se munir d’un ordre de mission et d’une feuille
de déplacement ;
4. Au retour de mission, réunir toutes les pièces justifiant la réalisation de la mission et établir un
rapport de mission ;
5. Concernant les frais de mission :
o dans le cas des missions effectuées sous budget de l’OIPR, effectuer le remboursement
des frais de mission sur présentation des pièces justificatives et du rapport de mission (les
frais de mission sont remboursés à 100% au terme de la mission donc après service fait);
o dans le cas des missions effectuées sous budget projet, payer une avance de 80% avant la
mission et 20% au retour de mission après présentation des pièces justificatives et du
rapport de mission. Les procédures des bailleurs pourront être adoptées si elles offrent des
conditions plus pratiques.
Pour les missions financées sur budget OIPR, les montants des frais de mission sont les suivants :
o Chauffeurs (catégorie D) : 7 350 FCFA/j
o MPVA (catégorie C): 8 400 FCFA/j
o APVA (catégorie B) : 9 450 FCFA/j
o ITEF, IEF (grade A) sans responsabilité : 12 600 FCFA/j
o Grade A4 avec responsabilité : 15 750 FCFA/j
SECTION Gestion administrative (AM)
SOUS-SECTION: Gestion des missions à l’intérieur de la République de Côte d’Ivoire
Code: MI 1 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 145
Pour les missions financées sur budget bailleur, les montants des frais de mission seront convenus
avec le bailleur sauf disposition contraire de celui-ci.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG/Coordonnateur du projet DZ
DFC/RAF du projet Employé missionnaire
CB
Employé missionnaire
Description détaillée de la procédure
La procédure de gestion des missions à l’intérieur de la Côte d’Ivoire peut être schématisée comme
suit :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 146
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 147
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Dans le cas d’une mission planifiée dans la
matrice, élaborer et faire valider les TDR
de la mission par le DG/DZ
DG DZ J-15 TDR
2
Faire établir et signer l’OM.
Remettre le GPS au missionnaire (pour les
missions dans les parcs et réserves)
DG DZ J-5 OM (Modèle
de fiche F25)
signé
3
Pour les missions effectuées sous budget
projet géré par la DC, établir l’ordre de
paiement des 80% des frais de mission et
le faire valider et signer par le DG.
DFC
Ordre de
paiement
(provisoire)
signé
4
Pour les missions effectuées sous budget
projet géré par la DC, faire viser et signer
l’ordre de paiement des 80% des frais de
mission signé par le DG
CB
Ordre de
paiement visé
5 Engager les dépenses pour le paiement des 80% des frais de mission et se référer aux procédures
d’engagement budgétaire BU 2
6 Remplir la feuille de déplacement Missionnaire Missionnaire J-1
Feuille de
déplacement
(Modèle de
fiche F27)
remplie
7
Partir en mission et faire viser la feuille de
déplacement par responsables des
préfectures visitées
Missionnaire Missionnaire J Feuille de
déplacement
visée
8 Etablir le rapport de mission Missionnaire Missionnaire J au J+8 Rapport de
mission
9
Transmettre le rapport de mission et la
feuille de déplacement au DG/DZ pour
validation
Missionnaire Missionnaire J+8
10 Transmettre les PJ et le rapport de mission
validé au DFC/RAF du projet Missionnaire Missionnaire J+9
11
Pour les missions effectuées sous budget
de l’état/OIPR, établir l’ordre de paiement
des 100% des frais de mission et le faire
valider et signer par le DG ;
Pour les missions effectuées sous budget
projet géré par la DC, établir l’ordre de
paiement des 20% des frais de mission et
le faire valider et signer par le DG ;
Pour les missions effectuées sous budget
projet géré par la DZ, établir l’ordre de
paiement des 100% des frais de mission et
le faire valider et signer par le DZ.
DFC/RAF du
projet
Agent
comptable
J+10
Ordre de
paiement signé
12
Pour les missions effectuées sous budget
de l’état/OIPR, valider et signer l’ordre de
paiement des 100% des frais de mission ;
Pour les missions effectuées sous budget
projet géré par la DC, valider et signer
l’ordre de paiement des 20% des frais de
mission.
CB CB J+10 Ordre de
paiement visé
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 148
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
Pour les missions effectuées sous budget
projet géré par la DZ, valider et signer
l’ordre de paiement des 100% des frais de
mission.
13
Pour les missions effectuées sous budget de l’Etat/OIPR, engager les dépenses pour le paiement des 100%
des frais de mission et se référer aux procédures d’engagement budgétaire BU 2.
Pour les missions effectuées sous budget projet géré par la DC, engager les dépenses pour le paiement des
20% des frais de mission et se référer aux procédures d’engagement budgétaire BU 2. Pour les missions effectuées sous budget projet géré par la DC, engager les dépenses pour le paiement des
100% des frais de mission et se référer aux procédures d’engagement budgétaire BU 2.
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 149
4.2.16 Gestion des missions à l’extérieur de la République de Côte d’Ivoire: MI 2
Objet de la procédure
La procédure a pour objet d’expliquer les étapes à suivre dans le cadre de la planification, de
l’exécution et des reporting des missions à l’extérieur de la Côte d’Ivoire. La gestion des missions à
l’extérieur est fortement dépendante des procédures instaurées par la CICM (Commission
Interministérielle des conférences et missions) en charge de la planification des missions hors Côte
d’Ivoire au niveau des différents Ministères et des établissements publics nationaux et du Bureau
d’Exécution des Missions (BEM) en charge de la gestion des procédures financières.
Champs d'application
La procédure est appliquée à toutes les missions effectuées à l’extérieur de la Côte d’Ivoire par les
employés au niveau de la DC et des DZ. Les missions à l’extérieur doit suivre un calendrier définit au
préalable et correspondant à la notification budgétaire envoyée par le Ministère en charge des finances.
Règles de gestion
1. Etablir un calendrier des missions en fonction des directives obtenues lors de l’atelier des
conférences et missions organisé par le Ministère en charge des finances;
2. Intégrer les missions à l’extérieur dans la matrice de planification de l’OIPR;
3. Assurer l’interface entre OIPR et le Ministre en charge des finances par le point focal ;
4. Se conformer au calendrier définitif validé par le BEM et appuyer toute demande par un CCM
(Communication au Conseils des Ministres) visé et signé par le point focal ;
5. Toute demande de mission à l’extérieur de la Côte d’Ivoire doit être validée et signée au
niveau Ministère de tutelle ;
6. Se conformer au texte régissant le déplacement des membres fonctionnaires et des agents en
service dans les administrations publiques pour la fixation des frais de déplacement ;
7. Justifier la réalisation de la mission par les documents suivants : l’ordre de mission cacheté
aux frontières, la CCM, l’attestation du SGG, les souches des cartes d’embarquement, la
photocopie des pages cachetées du passeport et le rapport de mission;
8. Pour les missions techniques, diffuser le rapport de mission et faire une restitution auprès des
personnes ressources de l’OIPR;
9. Octroyer une avance sur les frais de mission de 80% avant le départ et ne procéder au
remboursement des 20% restant qu’après présentation des PJ et d’un rapport de mission.
SECTION Gestion administrative (AM)
SOUS-SECTION: Gestion des missions à l’extérieur de la République de la Côte d’Ivoire
Code: MI 2 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 150
10. Pour les missions financées sur budget de l’OIPR hors côte d’Ivoire, les frais de mission sont
résumés dans le tableau suivant :
Afrique (FCFA) Hors Afrique (FCFA)
DG/ DC 80 000 140 000
S/Directeur et Autres 75 000 120 000
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Membres COGES DZ
DG Employé missionnaire
CCP
Direction/service concerné par la mission
Employé missionnaire
Description détaillée de la procédure
La procédure de gestion des missions à l’extérieur de la Côte d’Ivoire peut être résumée dans schéma
suivant :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 151
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 152
N° Etapes Responsables
Délai / Echéance Documents
d'interface Siège Zone
1
Assister à l’atelier bilan des
conférences et missions organisé par
le Ministère en charge des finances et
faire CR d’atelier
CCP
2j Compte rendu
d’atelier
2 Elaborer un projet de calendrier des
missions et le faire valider par le DG CCP
Septembre/Octobre
Projet de
calendrier
3
Soutenir le projet de calendrier au
cours d’un entretien au BEM (Bureau
d’Exécution des missions)
CCP
Octobre
4
Recevoir notification de budget pour
les missions de l’OIPR envoyée par le
Ministère en charge des finances
CCP
Notification
budgétaire
5
Corriger le projet de calendrier sur la
base de la notification de budget et le
faire valider par le DG
CCP
J+1 Calendrier
définitif
6 Insérer le calendrier définitif dans la
matrice de planification CCP
J+3
Matrice de
planification
7 Valider la matrice de planification COGES
Réunion du COGES Matrice de
planification
validée
8
Elaborer la CCM sur la base de la
lettre d’invitation ou le calendrier des
missions dans la matrice de l’OIPR
Service
concerné par
la mission
1 mois avant le
départ Draft CCM
9 Valider, viser et signer la CCM Point focal
CCM validée et
signée
10 Signer la CCM et l’envoyer au
Ministère de tutelle DG
1 mois avant le
départ CCM signé par
le DG
11
Récupérer l’attestation du
gouvernement avec la signature du
secrétaire général du Gouvernement
(SGG)
CCP
J Attestation du
gouvernement
12
Recevoir l’OM signé par le cabinet du
Ministère en charge de
l’environnement
DG
J+2 OM (Modèle de
fiche F26)
14 Transmettre le CCM, l’attestation et
l’OM au DFC DFC
J+4
15
Etablir et faire signer l’état financier
des dépenses et l’ordre de paiement de
80% par le DG
DFC
J+5
Etat financier et
ordre de
paiement signés
par le DG
16 Viser et signer l’ordre de paiement de
80% et l’envoyer à l’agent comptable CB
J+6
Ordre de
paiement signé
et visé par le CB
17 Engager les dépenses (80% des frais de mission) et se référer aux procédures BU2
18 Rédiger le rapport de mission et le
faire valider en interne Missionnaire Missionnaire 8j
Rapport de
mission validé
19
Diffuser le rapport de mission et faire
une restitution auprès des personnes
ressources de l’OIPR
Missionnaire Missionnaire Variable
20 Transmettre le rapport de mission et Missionnaire Missionnaire 8j après le retour de
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 153
N° Etapes Responsables
Délai / Echéance Documents
d'interface Siège Zone
les PJ à la DFC mission
21
Etablir et faire signer l’état de
paiement des dépenses de 20% l’ordre
de paiement par le DG
DFC
9j après le retour de
mission
Ordre de
paiement 20%
signé par le DG
22
Signer et viser l’ordre de paiement de
20% et le faire le transmettre à l’agent
comptable
CB
9j après le retour de
mission
Ordre de
paiement 20%
signé et visé par
le CB
23 Engager les dépenses (20% des frais de mission) et se référer aux procédures BU2
24
Etablir et mettre à jour l’état de suivi
des missions à l’extérieur et le faire
valider par le DG
CCP Tous les trimestres Etat de suivi des
missions
25 Envoyer l’état de suivi des missions
au BEM CCP Tous les trimestres
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 154
4.3 SECTION 3 : Gestion des achats et passation de marchés (PM)
Champ d’application
Les Marchés Publics sont des contrats conclus entre une personne morale de droit public et une ou des
personnes morales ou physiques de droit privé en vue de la livraison de fournitures, la prestation de
services ou la réalisation de travaux, moyennant le paiement d’une somme d’argent.
Règles de la passation de marchés
1- Documents de référence
- Les accords de financement ;
Les Directives des bailleurs de fonds ;
Les directives n°04/2005/CM/UEMOA et 05/2005/CM/UEMOA, portant procédures de
passation, d’exécution et de règlement des marchés publics et des délégations de services
publics dans l’UEMOA;
Le Code des Marchés Publics de la Côte d’ivoire (Décret n°2009-259 du 6 août 2009 et
ensembles de ses textes d’application) ;
Le Plan de Travail et Budget Annuel ;
Le Budget notifié ;
Le Plan de Passation des marchés validé.
Les Directives des Bailleurs, les Accords de financement ainsi que le Plan de Passation de Marchés
constituent les règles et procédures de référence applicables à l’OIPR. En cas de contradiction avec les
textes nationaux, les procédures des bailleurs ont préséance sur les procédures nationales.
2- Rapport sur la passation des marchés
Un rapport trimestriel doit être élaboré pour validation à la Direction générale de l’OIPR, avant
transmission au Bailleur éventuel, dans un Rapport de Suivi Financier. Ce rapport porte
essentiellement sur :
1. Examen et actualisation du plan de passation des marchés ;
2. Examen du circuit de passation des marchés ;
3. Gestion des contrats et difficultés rencontrés ;
4. Délai de paiement ;
5. Mise en œuvre des recommandations des missions d’audits internes ou indépendants ;
6. Evaluation de la capacité de la cellule passation des marchés ;
7. Plan d’action et Recommandations
3- Chronogramme indicatif des Opérations de Passation de marchés
Les procédures indiquées ci-dessous concernent les opérations de passation de marchés de travaux, de
fournitures et services autres que services de consultants, suivant les seuils définis pour l’appel
d’offres international ou national.
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 155
Tableau récapitulatif des procédures d’attribution des marchés de Travaux supérieurs à seuil défini
dans le CMP et fourniture et acquisition de biens supérieurs à seuil défini dans le CMP (Appel
d’Offres International)
Désignation des étapes Responsable Délai (j)
1. Montage du dossier d’appel d’offres et présentation à la DMP. RPM/Service bénéficiaire 10
2. Approbation de la DMP DMP 10
3. Approbation éventuelle du Bailleurs Bailleurs de fonds 10
4. Lancement AO – Publicité – préparation et présentation des offres RPM 45
5. Ouverture des offres / COJO Président COJO de l’OIPR/RPM
1
6. Evaluation des offres et rédaction du rapport d’analyse Rapporteur de la COJO/Président COJO
7
7. Transmission au Responsable Passation des Marchés – Avis du RPM Président du COJO 5
8. Transmission au bailleur pour approbation RPM 7
9. Convocation de la COJO et Attribution Président COJO/COJO 5
10. Procès-verbal d’attribution Rapporteur de la COJO 1
11. Rédaction du marché RPM 5
12. Approbation du Bailleur du projet de marché Bailleur 5
13. Transmission OIPR /Entreprises/Ministère de tutelle/DMP et signature Entreprise/Ministère de tutelle/DMP
30
14. Notification à l’entrepreneur et Ordre de service de démarrage des travaux OIPR 3
Délai maximum de passation : 144
± 150
Tableau récapitulatif des procédures d’attribution des marchés de Travaux supérieurs à seuil défini
dans le CMP et fourniture et acquisition de biens supérieurs à seuil défini dans le CMP (Appel
d’offres National)
Désignation des étapes Responsable Délai (j)
1. Montage du dossier d’appel d’offres et présentation à la DMP. RPM/Service bénéficiaire 10
2. Approbation de la DMP DMP 10
3. Lancement AO – Publicité – préparation et présentation des offres RPM 30
4. Ouverture des offres / COJO Président COJO /RPM 1
5. Evaluation des offres et rédaction du rapport d’analyse Rapporteur de la COJO/Président COJO
7
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 156
Désignation des étapes Responsable Délai (j)
6. Transmission au Responsable Passation des Marchés – Avis du RPM Président du COJO 5
7. Convocation de la COJO et Attribution Président COJO/COJO 5
8. Procès-verbal d’attribution Rapporteur de la COJO 1
9. Rédaction du marché RPM 5
10. Transmission OIPR /Entreprises/Ministère de tutelle/DMP et signature Entreprise/Ministère de tutelle/DMP
30
11. Notification à l’entrepreneur et Ordre de service de démarrage des travaux OIPR/RPM 3
Délai maximum de passation : 108
± 110
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 157
4.3.1 Passation des marchés de travaux et fournitures : PM1
Objet de la procédure
L’objet de la procédure est de réglementer la passation des marchés de travaux et de fourniture en vue
d’acquérir des biens, équipements, fournitures, matériels, travaux ou ouvrages conformément aux
règles des marchés publics ivoiriens et aux directives des bailleurs de fonds privés de l’OIPR. La
procédure s’applique pour l’acquisition des biens et des services (fournitures) et pour les travaux sur
financement de l’Etat et des bailleurs de fonds privés.
Champ d'application
La procédure classiquement utilisée est celle de l’appel d’offre ouvert.
Sont concernées par cette procédure :
Tout achat de fournitures dont la valeur est supérieure à 30 000 000 FCFA
Tous travaux dont le montant estimatif est supérieur à 30 000 000 FCFA
Toute prestation de services dont le montant est supérieur à 30 000 000 FCFA
N.B : Les procédures dérogatoires (gré à gré et appel d’offres restreint) sont soumises à l’autorisation
préalable du ministre chargé des marchés publics.
Règles de gestion
- Se conformer aux dispositions du Code des Marchés Publics et aux Directives des bailleurs
de fonds pour les contrats ou marchés à financer sur les fonds étatiques et/ ou des bailleurs de
fonds;
- Réaliser conjointement avec le partenaire un Plan de Passation des Marchés (PPM) au moins
trois (3) mois avant le démarrage de l’année budgétaire en cours approuvé et validé par la
DG/OIPR et la Direction des Marchés Publics (DMP) ou le bailleur;
- Soumettre toute passation de marchés par Appel d’Offres au niveau national (AON) à
l’examen préalable de la DMP ;
- Faire valider les Dossiers d’Appel d’Offres (DAO) par le DG avant la publication de l’Avis
d’Appel d’Offres (AAO) ;
- Obtenir de la DFC dans un délai d’une semaine son avis sur le DAO de l’OIPR et la
transmission au DG pour publication ;
SECTION Gestion des achats et passation de marchés (PM)
SOUS-SECTION: Passation des marchés de travaux et fourniture
Code: PM 1 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur:
JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 158
- Soumettre le DAO à l’Avis de Non Objection (ANO) de la DMP puis du bailleur, ou à
l’approbation du Ministère technique de tutelle lorsqu’il a été fait recours à une expertise
privée ;
- Soumettre chaque étape de la passation des marchés à l’ANO du bailleur dans le cas de
passations des marchés sur financement de bailleur privé: définition des critères de
présélection, choix du mode de passation, contenu du DAO, avis d’appel à la concurrence,
ouverture et jugement des offres, projet de marché, avenants et résiliation ;
- Faire présider la COJO par la Direction en charge des Affaires Financières du Ministère
assurant la tutelle technique. Le Rapporteur de la COJO est désigné par le Président de la
Commission au cas par cas suivant les marchés à examiner ;
- Composer la Commission chargée de l'analyse des offres (CA), des personnes suivantes : la
Direction en charge des finances de l’OIPR (Président) , le RPM (Rapporteur), la Responsable
de la Cellule logistique (RCLOG) de l’OIPR et toute autre personne ressource nécessaire ou
tout sachant choisit par le président sur proposition du DG ;
- Proscrire que les membres qui siègent dans la COJO se retrouvent dans la Commission
d’Analyse, et vice versa.
Selon le montant du marché, le contrat de marché devra être soumis à la signature des
responsables suivants :
Montant du marché (M) en FCFA Signataires
M ≤ 30 000 000 - Le Directeur Général ;
- Le Contrôleur Budgétaire.
M > 30 000 000
- Le Ministre assurant la tutelle technique ;
- Le Directeur Général.
M> 100 000 000 - Le Ministre de l’Economie et des Finances
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Autres acteurs concernés
Responsable Passation des Marchés DMP
DFC DAAF du ministère
Direction Générale Contrôleur Budgétaire
Service utilisateur ou bénéficiaire Bailleur dans certains cas
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 159
Description détaillée de la procédure
Les différentes étapes pour la procédure d’Appel d’Offres sont les suivantes :
Rédaction du DAO et
l’avis d’Appel d’offres
Examen du DAO par
la DG et la DMP
Demande de l’ANO
sur le DAO et l’Avis
d’Appel d’Offres par la
DMP
Publication de l’Appel
d’Offres
Ouverture des plis et
évaluation des offres
Examen et demande d’ANO de la DMP ou du
bailleur sur l’évaluation des offres
Préparation du
marchéVentilation du marché
Diffusion des résultats
de l’Appel d’Offres
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1 Rédaction du DAO et de l’Avis d’Appel
d’offres 10 jours
Prépare le projet de DAO et l’Avis
d’Appel d’Offres suivant les modèles
types les plus récents approuvés par la
DMP ou le bailleur en collaboration
avec le DFC ou le DZ;
Soumet le projet de DAO,
accompagné du budget, du solde sur la
catégorie et du plan de passation du
marché au DG.
RPM DZ
DAO type travaux
DAO type
fourniture
Avis d’appels
d’offres
2 Examen du DAO par la DG et la
DMP 10 jours
Reçoit et examine le DAO ;
Approuve et valide le DAO et
transmet son avis favorable ;
En cas de désapprobation, fait procéder
aux corrections ;
Transmet le projet de DAO et l’Avis
d’Appel d’Offres pour examen à la
DMP et au bailleur ;
Demande l’ANO de la DMP ou le bailleur
DG
DAO type travaux
DAO type
fourniture
Avis d’appels
d’offres
3 Demande de l’ANO sur le DAO et l’Avis
d’Appel d’Offres par la DMP ou le
bailleur.
10 jours
Approuve et valide le DAO;
Transmet l’ANO au DG.
DMP ou
Bailleur
Avis de non
objection
Si l’ANO de la DMP ou du bailleur
n’est pas obtenu, fait les corrections
nécessaires sur le DAO. RPM
Demande à nouveau l’ANO de la de la
DMP ou du bailleur sur le DAO. DG
4 Publication de l’avis d’appel d’offres.
30 jours (AON)
et 45 jours
(AOI)
Signe un ordre de publication de l’Avis
d’Appel d’Offres ; DG Signe un ordre de
publication
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 160
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
Adresse une copie de l’ordre de
publication au RPM pour enregistrement et
publication.
Publie l’Avis d’Appel d’Offres dans
des organes de presse nationale et dans
le journal des marchés publics de CI ;
Reçoit les offres des soumissionnaires
et dresse une liste de réception des
offres ;
Transmet toutes les offres reçues à la
date limite de dépôt des offres, à la
COJO pour ouverture des plis.
RPM
Avis d’Appel
d’Offres
Offres des
soumissionnaires
Registre de
transmission
5 Séance d’ouverture de plis 7 jours
Procède à l’ouverture des plis en
présence des soumissionnaires
présents.
Classe une copie du courrier dans le
dossier formation et une autre dans le
dossier personnel de chaque
participant.
Président
de la CM
Offres
des
soumissionnaires
Vérifie que les offres ont été faites
conformément au DAO
CM
Offres
des
soumissionnaires
Rédige le PV d’ouverture des offres et
le fait signer par chacun des membres
de la COJO présents à l’ouverture des
plis ;
Remet une copie du PV d’ouverture
signé à chacun des membres ayant
participé à l’ouverture des plis ;
Transmet une copie de chaque offre à
chaque membre de la Commission
d’Analyse pour évaluation.
Secrétaire
de la CM
PV d’ouverture des
offres
Registre de
transmission
Conserve l’original du PV et les
originaux des offres.
Président
de la CM
Évalue les offres reçues conformément
au DAO ;
Rédige le rapport d’analyse et le fait
signer par chacun des membres de la
commission.
Commissi
on
d’analyse
des offres
Offres des
soumissionnaires
Examine le rapport de la Commission
d’analyse pour validation éventuelle ou
modification à apporter ;
En cas de validation, rédige le PV de
validation du rapport d’évaluation des
offres et le fait signer par les membres
de la commission présents.
Commissi
on de
jugement
des offres
Offres
Rapport d’analyse
6 Examen et demande d’ANO de la DMP et
du bailleur sur l’évaluation des offres 7 jours
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 161
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
Transmet à la DMP et au bailleur le
dossier d’attribution comprenant :
- Le PV d’ouverture des offres ;
- Le rapport d’analyse ;
- Le PV de validation du rapport
d’analyse et d’évaluation des
offres.
DG
PV d’ouverture des
offres ;
Rapport d’analyse
PV de validation du
Rapport d’analyse et
d’évaluation des
offres.
Reçoit le dossier d’attribution ;
Procède à l’examen juridique et
technique du dossier d’attribution ;
En cas de contrôle satisfaisant,
transmet leur avis favorable à l’OIPR ;
En cas de contrôle non satisfaisant,
indique la procédure à suivre.
DMP ou
bailleur
PV d’ouverture des
offres ;
Rapport d’analyse
PV de validation du
Rapport d’analyse et
d’évaluation des
offres.
7 Préparation du marché 5 jours
Prépare le projet de contrat de marché
et le transmet au DG pour avis.
RPM
Projet de marché
Reçoit le projet de contrat ;
Y fait porter les corrections
éventuelles ;
Transmet le projet de contrat de
marché au bailleur pour avis.
DG
Projet de marché
Analyse le projet de contrat ;
Y fait porter les corrections
éventuelles ;
Transmet le projet de contrat validé au
DG.
Bailleur
Contrat validé
Marchés dont le montant est inférieur
à 30 000 000 FCFA
Signe le contrat et le transmet au RPM
DG ou le
DZ 5 jours
Marché
Marchés dont le montant est
supérieur à 30 000 000 FCFA
Signent le contrat et le transmettent au
RPM.
MINESU
DD et DG 30 jours
Marché
8 Ventilation du marché
Adresse un exemplaire du marché
signé :
- au Ministère de l’Environnement,
de la Salubrité Urbaine et du
Développement Durable ;
- à la Direction Générale de
l’OIPR ;
- la Direction des Marchés Publics ;
- au Bailleur de fonds.
Conserve un exemplaire dans le
dossier « marché en cours ».
RPM 2 jours Marché
9 Diffusion des résultats de l’Appel
d’Offres.
Adresse aux soumissionnaires non RPM 14 jours Lettre d’information
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 162
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
retenus une lettre d’information signée
par le DG, sur le résultat de l’appel
d’offres ;
Affiche la décision d’attribution dans
les locaux de l’OIPR ;
Diffuse dans les organes de presses de
large diffusion nationaux et
internationaux, dans le journal des
Marchés Publics de la DMP, les
résultats de l’appel d’offres.
Annonce
Description détaillée de la procédure de SED
Pour les marchés supérieurs au seuil défini dans ce paragraphe, tous marchés passés par entente
directe ou gré à gré sont soumis à autorisation préalable du Ministre chargé des Marchés Publics.
La procédure se décline comme suit :
Expression du besoin
(Descriptif quantitatif
et estimatif)
Identification du
fournisseur ou de
l’entreprise
Négociation des
aspects techniques et
financiers du projet de
marchés
Transmission de la requête de demande de la
procédure dérogatoire à la DMP ou au bailleur
éventuel
Accord du Ministre en charge
des Marchés Publics
Finalisation du projet
de marchés
Approbation du
marché
Notification et
exécution du
marché
Gestion du
contrat
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 163
4.3.2 Autres procédures de passation des marchés: PM 2
Objet de la procédure
L’objet de ces procédures autres que les procédures d’Appel d’Offres employées pour les fournitures
et les travaux dans le cas des marchés indiqués dans le PPM de l’OIPR vise à satisfaire les besoins
exprimés par les différents services.
Champ d'application
La procédure ici visée est celle de la consultation de fournisseurs.
Sont concernées par cette procédure, les opérations de passation de marché suivantes :
tout achat de fournitures dont la valeur est inférieure à 30 000 000 FCFA par marché ;
tous travaux d’entretien et de réhabilitation dont le coût estimatif est inférieur à
30 000 000 FCFA par marché,
Règles de gestion
1. Exprimer les besoins pour tout achat, par le biais d’une requête dument approuvée par la
DG/OIPR; les besoins sont exprimés sur les demandes (Fiches d’expression des besoins)
émises par les personnels ;
2. Adresserla demande de cotation à au moins trois (3) fournisseurs qualifiés (de préférence six
fournisseurs qualifiés de manière à espérer obtenir au moins trois réponses) ;
Adresser les demandes de prix par courrier ou les déposer chez le fournisseur contre une
décharge qui sera versée dans les dossiers des fournisseurs ;
Mentionner une date limite d’acceptation des offres des prix sur la demande.
3. Transmettre au fournisseur un Bon de Commande (B/C) visé par le DG et le DFC au niveau
du siège et au niveau local par le DZ et les Comptables, en y mentionnant la quantité, le prix
unitaire et le prix total et éventuellement la remise accordée par le fournisseur ainsi que le lieu
de livraison ;
4. S’assurer de la disponibilité de la ligne budgétaire avant la signature du B/C ;
5. Conserver un exemplaire du B/C dans le Dossier Marché Publics ;
SECTION Gestion des achatset passation de marchés (PM)
SOUS-SECTION: Autres procédures de passation des marchés
Code: PM 2 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur:
JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 164
6. Composer la Commission d’Analyse (CA) des personnes suivantes : Le DFC de l’OIPR
(Président), le RPM (secrétaire), le RCLOG et toute autre personne ressource nécessaire
choisie par le DG sur proposition du DFC
7. Faire ouvrir et examiner les offres par la CA qui doit : parapher chaque page de l’offre, classer
les Offres par ordre de pertinence et soumettre un rapport de dépouillement et des
recommandations au DG. Si ce dernier n’approuve pas les recommandations de la
Commission d’Analyse, il doit justifier et documenter sa décision par écrit.
8. Faire signer le contrat de marché (Bon de Commande) par le DG et le CB.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Responsable Passation des Marchés Directeur de Zone
DFC
Direction Générale
Service utilisateur ou bénéficiaire
Description détaillée de la procédure
Insertion facultative
dans le Bulletin officiel
des Marchés Publics
Affichage dans les
locaux de l’OIPR au
moins 15 jours avant
la date butoir
Demande de cotation
à au moins 3
fournisseurs
Transmission de l’avis
à la DMP au moins 15
jours avant le dépôt
des offres
Ouverture des
offres et
Jugement des
offres
Examen du CB
sur l’évaluation
Établissement
du B/C
Notification et
exécution du
marché
Diffusion des
résultats de la
consultation
Publication sur
le site de la
DMP
Visa du
B/C
Signature
du B/C
Passation
de la
Commande
Mise à jour
du budget
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 165
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1 Publication
Insertion facultative dans le Bulletin
Officiel des Marchés Publics
Affichage des avis d’appel à
concurrence dans les locaux de l’OIPR
au moins quinze (15) jours avant la
date butoir de remise des offres.
RPM Avis d’appel à
concurrence
2 Demande de cotation à au moins trois
fournisseurs 5 jours
Emet la lettre d’invitation à faire des
offres ;
Envoie les lettres d’invitation signées
par le DG aux destinataires après avoir
fait une copie de chaque lettre qu’il
garde dans le dossier « consultation en
cours.
RPM DZ
Liste de
fournisseurs
Demande de
consultation
3 Publication
Transmission à la Direction des
Marchés Publics des avis d’appel à la
concurrence pour publication sur le site
des Marchés Publics au moins 15 jours
avant le dépôt des offres.
RPM
4 Ouverture des offres 14 jours
Réceptionne les offres et les enregistre. RPM Offres
Procède à l’ouverture des plis ;
Conserve les originaux des offres.
Président de
la COJO Offres
Vérifie que les différentes offres ont
été faites conformément à la demande
de consultation.
COJO
Offres
Rédige le PV d’ouverture des offres et
le fait signer par chacun des membres
de la Commission d’Analyse présents à
l’ouverture des plis ;
Remet une copie du PV d’ouverture
signé à chacun des membres ayant
participé à l’ouverture des plis ;
Conserve un exemplaire du PV
d’ouverture signé ;
Transmet une copie de chaque offre à
chaque membre de la Commission
d’Analyse pour évaluation.
Rapporteur
de la COJO
PV
d’ouverture
des offres
Registre de
transmission
5 Jugement des offres
1 jour
Évalue les offres reçues conformément
à la demande de cotation ;
Rédige le rapport d’analyse et le fait
signer par chacun des membres de la
commission.
Examine le rapport d’analyse pour
Commission
d’Analyse
des offres
Offres
Rapport
d’analyse
Procès-verbal
de validation
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 166
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
validation éventuelle ou modification à
apporter ;
En cas de validation, rédige le PV de
validation du rapport d’évaluation des
offres et le fait signer par les membres
de la commission présents ;
Transmet le PV au DG.
6 Examen du CB sur l’évaluation des
offres
Transmet au CB le dossier
d’attribution comprenant :
- Le PV d’ouverture des
offres ;
- Le rapport d’analyse ;
- Le PV de validation du
rapport d’analyse ;
- et d’évaluation des offres.
DG
1 jour
Dossier
d’attribution
Reçoit le dossier d’attribution ;
Procède à l’examen juridique et
technique du dossier d’attribution ;
En cas de contrôle satisfaisant,
transmet son avis favorable à l’OIPR ;
En cas de contrôle non satisfaisant,
indique la procédure à suivre.
CB
5 jours
Dossier
d’attribution
7 Établissement du B/C
Après la réception de l’avis favorable
du CB, prépare le B/C en 3
exemplaires ;
Vise le B/C;
Joint au B/C, les 3 pro-forma et le PV
de la Commission d’ouverture,
d’analyse et de jugement ;
Transmet l’ensemble au DG pour visa.
DFC
B/C
8 Visa du B/C 1 jour
S’assure :
- de l’existence effective du
budget et de la trésorerie.
- que le PV est validé, par tous
les membres de la Commission
Si les conditions ci-dessus sont
remplies, vise le bon de commande et
transmet l’ensemble du dossier au DG;
Dans le cas contraire, retourne le
dossier au RPM avec mention des
remarques et observations formulées.
DFC
B/C
9 Signature du B/C 1 jour
S’assure que le B/C est établi
conformément au PV et visé par le
DG ou le
DFC B/C
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 167
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
DFC.
Signe le BC s’il est correctement
établi ; dans le cas contraire le fait
reprendre ;
Retourne le BC signé au DFC.
10 Passation de la commande 3 jours
Envoi les 2 premiers volets au
fournisseur retenu ;
Conserve le dernier volet dans le
dossier « commandes en cours » ;
Transmet une copie du B/C au
Comptable pour la mise à jour du
budget.
DFC
B/C
signé
11 Mise à jour du budget
Mettent le budget à jour ;
Classent l’exemplaire du B/C dans le
dossier « commandes en cours ».
Comptables
B/C signé
12 Diffusion des résultats de la consultation 5 jours
Adresse aux soumissionnaires non
retenus une lettre d’information signée
par le DG ;
Affiche la décision d’attribution dans
les locaux de l’OIPR ;
Diffuse dans les organes de presses de
large diffusion nationaux et
internationaux, dans le journal des
Marchés Publics de la DMP et sur son
site les résultats de l’Appel d’Offres.
RPM
Lettre
d’information
Annonce
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 168
4.3.3 Sélection et Emploi de service de Consultants : PM3
Objet de la procédure
Cette procédure vise à réglementer de manière générale l’ensemble des opérations liées à l’acquisition de
services de conseil à caractère intellectuel excluant d’autres types de services où dominent les aspects matériels.
Champs d'application
La procédure classiquement utilisée est celle fondée sur la qualité et le cout (SFQC)
Sont concernés par cette procédure, les missions de consultance pour lesquelles il existe des méthodes de
travail standard.
Règles de gestion
1- Se conformer aux dispositions du Code des Marchés Publics et aux Directives de ses bailleurs de
fonds pour les contrats ou marchés à financer sur les fonds étatiques et des bailleurs de fonds;
2- Réaliser conjointement avec le partenaire un Planning de Passation des Marchés (PPM) au moins
trois (3) mois avant le démarrage de l’année budgétaire en cours approuvé et validé par la
DG/OIPR et la Direction des Marchés Publics (DMP) ou le bailleur;
3- Soumettre toute passation de marchés par Appel d’Offres au niveau national (AON) à l’examen
préalable de la DMP ;
4- Faire valider les Demande de Proposition (DP) par le DG avant la publication de l’Avis d’Appel
d’Offres (AAO) ;
5- Obtenir de laDFC dans un délai d’une semaine son avis sur le DAO de l’OIPR et la transmission
au DG pour publication ;
6- Soumettre la DP à l’Avis de Non Objection (ANO) de la DMP puis du bailleur, ou à l’approbation
du Ministère technique de tutelle lorsqu’il a été fait recours à une expertise privée ;
7- Soumettre chaque étape de la passation des marchés à l’ANO du bailleur dans le cas de passations
des marchés sur financement de bailleur privé: définition des critères de présélection, choix du
mode de passation, contenu de la DP, avis d’appel à la concurrence, ouverture et jugement des
offres, projet de marché, avenants et résiliation ;
SECTION Gestion des achats et passation de marchés (PM)
SOUS-SECTION: Sélection et Emploi de service de Consultants
Code: PM 3 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur:
JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 169
8- Composer la Commission d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres (COJO) en se référant
au code des marches publics ;
9- Proscrire que les membres qui siègent dans la COJO seretrouvent dans la Commission d’Analyse,
et vice versa.
Selon le montant du marché, le contrat de marché devra être soumis à la signature du:
Montant du marché (M) en FCFA Signataires
M ≥ 30 000 000 - Le Directeur Général
- Le Contrôleur Budgétaire
- Le DAAF du MINESUDD
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Responsable Passation des Marchés Directeur de Zone
DFC
Direction Générale
Service utilisateur ou bénéficiaire
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 170
Description détaillée de la procédure
Les étapes peuvent se résumer comme suit :
.
Préparation et
examen des DAO et
du budget de
financement
Publication de la
manifestation
d’intérêts
Etablissement de la
liste restreinte
ANO du bailleur sur la
liste restreinte du
bailleur et de la DMP
Préparation et
transmission de la DP
aux soumissionnaires
figurant sur la liste
restreinte
Réception des offres
techniques et
financières
Ouverture et
évaluation des offres
techniques
Offre < score
minimum
technique
Offre > score
minimum
technique
Renvoi de l’offre
financière aux
soumissionnaires
Invitation à
l’ouverture des
offres financières
Ouverture des
offres
financières
Evaluation technique
et financière
Information au bailleur
éventuel des résultats
Invitation de
l’adjudicataire à la
négociation
Invitation de
l’adjudicataire à la
négociation
Approbation de la
DMP
ANO du bailleur
Signature et
ventilation du marché
Diffusion des résultats
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 171
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1 Préparation et Examen des TDR et du
budget de financement
Rédige les termes de référence ;
Établit le budget estimatif ;
Transmet le dossier (TDR+ budget) au
DFC
Vérifie que les services à acheter sont
conformes aux objectifs ;
S’assure que les activités dont le
financement est souhaité sont inscrites
dans le PPM en cours.
RPM /
Service
utilisateur
car les
TDR sont
élaborés
par le
service
spécialisé
DZ 5 jours
TDR et du budget
de financement
Valide les TDR et le budget de
financement y afférent. DG 1 jour
TDR et du budget
de financement
2 Publication de la manifestation
d’Intérêt
Etablit un ordre de publication de la
manifestation d’intérêt ;
Transmet le dossier comprenant l’ordre
de publicité et la manifestation
d’intérêt au RPM pour publication.
DG 3 jours
Manifestation
d’intérêt
3 Établissement de la liste restreinte
du projet de DP et examen par la
DMP
Reçoit les manifestations d’intérêt et
établit la liste restreinte ;
Prépare la demande de proposition ;
Soumet le tout au DG.
RPM 2 jours
Liste restreinte et
demande de
proposition
Transmet la Liste Restreinte et la DP à
la DMP pour contrôle. DG 1 jour
Reçoit et examine la Liste Restreinte et
la DP ;
Approuve la Liste Restreinte et la DP
et transmet son avis favorable à
l’OIPR ;
En cas de désapprobation, fait procéder
aux corrections.
DMP ou le
Bailleur 5 jours Liste restreinte
DP
4 Avis de non objection de la liste restreinte
et de la DMP et du bailleur 5 jours
Demande de
Proposition
Transmet la Liste Restreinte et la DP
au Bailleur pour ANO. DG
Liste restreinte
Donne son ANO sur la liste restreinte
et la DP. Bailleur 5 jours
ANO
Transmet une copie de l’ANO au RPM
et au DFC. DG
Registre de
transmission
5 Préparation et transmission de la DP
aux soumissionnaires figurant sur la
liste restreinte
5 jours
Prépare la lettre d’invitation et la
soumet au DG. RPM 1 jour
Demande de
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 172
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
proposition
Signe la lettre d’invitation ;
Transmet la DP et la lettre d’invitation
aux soumissionnaires figurant sur la
liste restreinte.
DG 1 jour
Lettre d’invitation
Conserve une copie de la DP et de la
lettre d’invitation dans le dossier
« consultation en cours »
RPM 1 jour
Lettre d’invitation
6 Réception, ouverture, évaluation et
validation des offres techniques et
financières
Réceptionne les offres et les transmet
au Président de la CM à la date de
clôture des soumissions.
RPM 30 jours
Offres des
soumissionnaires
Réceptionne et procède à l'ouverture
en séance publique des offres
techniques et des offres financières.
Président
de la
COJO 1 jour
Offres techniques et
Offres financières
Enregistre et classe les offres
techniques et les offres financières
faites ;
Rapporteur
de la
COJO 5 jours
PV d’ouverture des
offres
Vérifie que les offres ont été faites
conformément au dossier de demande
de propositions.
COJO
Offres des
soumissionnaires
Rédige un PV de la séance publique
d’ouverture des plis et le fait signer par
chaque membre de la commission ;
Remet une copie du PV à chaque
participant et en garde un exemplaire ;
Transmet les offres techniques et
financières et un exemplaire du procès-
verbal à la Commission d’Analyse
(CA) contre décharge dans le registre
de transmission ainsi qu’aux
consultants retenus.
Rapporteur
de la
COJO 3 jours
Offres des
soumissionnaires
PV d’ouverture des
offres techniques et
offres financières
Registre de
transmission
Réceptionne et évalue les offres
techniques et offres financières
conformément à la demande de
proposition ;
Retient les consultants dont les offres
techniques sont jugées conformes et
obtenues au moins la note minimale
requise ;
Classe les offres financières par
montant proposé ;
Retient l’offre financière dont le
montant est le moins élevé.
COJO 5 jours
Offres techniques et
Offres financières
Rapport d’analyse
technique
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 173
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
Rédige le rapport d’évaluation globale
et le fait signer par tous les membres
de la commission d’analyse ;
Soumet le rapport d’évaluation globale
à la commission de jugement pour
approbation rédige le PV de jugement ;
Transmet un exemplaire du rapport
d’évaluation globale à la Commission
des marchés contre décharge dans le
registre de transmission.
Rapporteur
de la
Commissi
on
d’Analyse
3 jours
Rapport
d’évaluation globale
Réceptionne le rapport d’évaluation
globale et l’analyse ;
Fait reprendre la procédure en cas de
désaccord ;
Vise le rapport d’évaluation globale
pour approbation.
Rédige un procès-verbal de séance
qu’il fait signer à chaque membre ;
Transmet le Rapport d’évaluation
globale accompagné du PV au DG.
Commissi
on de
Marchés 1 jour
Rapport
d’évaluation globale
PV de séance
7 Invitation de l’adjudicataire à la
négociation
Invite le consultant dont la proposition
a obtenu le score combiné le plus élevé
à négocier le contrat ainsi que tout
autre point sur lequel un accord
définitif ne serait pas encore établi
(planning de travail, chronogramme
d’exécution ; personnel clé, etc.).
COJO 3 jours
Projet de contrat
négocié
Recueille le paraphe du consultant et
du Président de la CM sur chaque page
du projet de contrat ;
Établit un procès-verbal de négociation
du contrat.
Rapporteur
de la
COJO 1 jour
Procès –verbal de
négociation du
contrat
8 Approbation de la DMP
Transmet à la DMP, pour approbation,
la liasse comprenant :
- le PV d’ouverture des offres
techniques ;
- le rapport d’évaluation
technique ;
- le PV d’ouverture des offres
financières
- le rapport d’analyse
financière ;
- le rapport d’évaluation
globale ;
- le PV de jugement ;
- le projet de contrat négocié et
paraphé.
DG 30 jours
- le PV d’ouverture
des offres
techniques ;
- le rapport
d’évaluation
technique ;
- le PV d’ouverture
des offres
financières
- le rapport
d’évaluation
globale ;
le PV de
jugement ;
le projet de contrat
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 174
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
Reçoit et analyse les documents ;
En cas de désaccord avec la procédure,
fait procéder à sa reprise ;
En cas d’accord,
Transmet les documents approuvés au
DG.
DMP
5 jours
9 Avis de non objection du Bailleur
Rédige une lettre de transmission du
rapport d’évaluation globale des
offres ;
Transmet le dossier comprenant les
pièces suivantes au bailleur pour
ANO :
- la lettre de transmission,
- le procès-verbal de la séance
publique d’ouverture des offres
financières
- le rapport d’évaluation globale
- le procès- verbal de jugement
- l’OIPR de contrat négocié et paraphé
Classe un exemplaire du rapport dans
le dossier « Évaluation en cours
d’approbation » ;
Si l’ANO du bailleur n’est pas obtenu,
convoquer une réunion de la
Commission de jugement pour trouver
les solutions appropriées.
DG
3 jours
Rapport
d’évaluation globale
Lettre de
transmission
10 Signature du contrat de marché et
ventilation du contrat
Après réception de l’avis
d’approbation du bailleur sur le projet
de contrat négocié, procède aux
corrections éventuelles.
Rapporteur
de la
COJO 1 jour
Contrat d’attribution
Recueillent la signature du consultant
retenu.
RPM 3 jours
Contrat définitif
a) Montant du marché supérieur à
30 000 000 FCFA
Signe le contrat ;
Le transmet au RPM.
DG 1 jour
Contrat définitif
Adresse un exemplaire du contrat
dûment signé :
- à l’adjudicataire ;
- à l’agence d’exécution
bénéficiaire ;
- aux signataires.
Conserve un exemplaire dans le
dossier « marché en cours
d’exécution ».
RPM
2 jours
Contrat d’attribution
11 Diffusion des résultats de l’appel à la
concurrence
14 jours
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 175
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
Adresse aux soumissionnaires non
retenus une lettre d’information sur le
résultat de l’appel à la concurrence ;
Affiche la décision d’attribution dans
les locaux de l’OIPR ;
Diffuse dans les organes de presses de
large diffusion nationaux et
internationaux, dans le journal des
Marchés Publics de la DMP les
résultats de l’appel d’offres.
RPM
5 jours
Lettre d’information
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 176
4.3.4 Autres méthodes de sélection et emploi de consultants individuels ou de firmes :PM4
Objet de la procédure
Cette procédure vise à réglementerles opérations liées à l’acquisition de services de conseil à caractère
intellectuel, qui se démarquent par leur caractère spécifique.
Champs d'application
Ces procédures de sélection, peuvent être employées pour les services de consultants ou des firmes
indiqués dans le PPM à savoir:
Sélection de consultants individuels :
L’expérience et les qualifications de l’expert constituent un critère de choix majeur ; -
Si le travail en équipe n’est pas nécessaire
Aucun appui technique n’est requis de l’extérieur (siège)
L’expérience et les qualifications de l’expert constituent un critère de choix majeur
Procédures de gré à gré ou entente directe :
si elle présente un net avantage par rapport à l’appel à la concurrence
missions qui sont le prolongement naturel d’activités menées par le consultant
sélection rapide pour une opération d’urgence, contrat d’un montant faible
un consultant est le seul à posséder l’expérience d’une mission ;
Sélection au Moindre Coût : missions standards ou courantes pour lesquelles il existe des pratiques et
des normes bien établies et qui font l’objet d’un contrat d’un montant modeste ;
Sélection basée sur un Budget Déterminé : mission simple pouvant être définie de manière précise. La DP
indique le budget disponible ;
Sélection fondé sur les Qualifications du consultant. : contrats d’un montant faible déterminés au cas par
cas ou les situations d'urgence déclarées sans toutefois dépasser un seuil déterminé.
Les contrats ou marchés de services afférents à des missions satisfaisant aux conditions ci-indiquées
peuvent être attribués à des consultants individuels ou des firmes
Règles de gestion
1. Consulter au moins trois (3) consultants ou firmes ;
SECTION Gestion des achatset passation de marchés (PM)
SOUS-SECTION:
Autres méthodes de sélection et emploi de consultants individuels ou de
firmes
Code: PM 4 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur:
JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 177
2. Pour les marchés, dont les montants sont inférieursau seuil de revue a priori le contrôle du bailleur
s’exercera sur les termes de référence
3. Analyser l’expérience professionnelle, le cursus académique et de la connaissance de l’environnement
culturel, social et politique de la structure. pour établirla capacité des consultants ou firmes à fournir les
prestations
Selon le montant du marché, le contrat de marché devra être soumis à la signature du :
Montant du marché (M) en FCFA Signataires
M≤30 000 000 - Le Directeur Général
- Le Contrôleur Budgétaire
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Responsable Passation des Marchés Directeur de Zone
DFC
Direction Générale
Service utilisateur ou bénéficiaire
Description détaillée de la procédure
1. Sélection de consultants individuels
Préparation et
examen des TdR et
du Budget de
financement
Elaboration de la
demande de
manifestation d’intérêt
(facultatif)
Réception et analyse
des CV
Réception de l’offre
technique et financière
du consultant qualifié
ANO du
bailleur
Négociation
du contrat
Signature et
ventilation
du contrat
Diffusion
des résultats
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 178
2. Sélection au Moindre Coût (SMC)
Obéit à la procédure classique jusqu'à l’ouverture des offres
Ouverture des offres
techniques
Note du consultant < note
de qualification
Note du consultant > note
de qualification
Eliminé
Ouverture des
propositions
financières
Choix de la proposition
dont le prix est le plus
bas, pour la suite de la
procédure
3. Sélection basée sur un Budget Déterminé (SCBD)
Obéit à la procédure classique jusqu'à l’ouverture des offres
Ouverture et
évaluation des offres
techniques
Ouverture des offres
financières
Offres > Budget
Offres < Budget
Rejeté
Choix de l’offre dont la
proposition technique est mieux
classées pour la suite de la
procédure
4. Sélection fondée sur les Qualifications du consultant(QC)
Obéit à la procédure classique jusqu'à la manifestation d’intérêts lorsque celle-ci est nécessaire.
Manifestation d’intérêt incluant au
moins trois consultants qualifiés
dotés d’une expérience pertinente
Proposition technique et
financière du consultant le plus
qualifié et le mieux expérimenté
Négociation du
contrat
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1 Préparation et Examen des TDR et du
budget de financement
Rédige les termes de référence ;
Établit le budget estimatif ;
Transmet le dossier (TDR+ budget) au
DFC.
Vérifie que les services à acheter
sont conformes aux objectifs ;
S’assure que les activités dont le
RPM/RT
DFC
DZ
5 jours
TDR et du budget
de financement
TDR et du budget
de financement
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 179
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
financement est souhaité sont inscrites
dans le PPM en cours.
Propose un ou plusieurs consultants.
Valide les TDR et le budget de
financement y afférent.
DG
3 jours
TDR et du budget
de financement
2 Elaboration de la demande de
manifestation d’intérêt
5jours
Prépare la demande de manifestation
d’intérêt, les TDR et la lettre
d’invitation ;
Transmet le tout au Directeur
Général.
RPM
Demande de
manifestation
d’intérêts,
TDR, Lettre
d’invitation
3 Examen de la liste restreinte et des TDR
par la DMP
Transmet la Liste Restreinte et les
TDR à la DMP pour contrôle.
DG
Liste Restreinte
TDR
Reçoit et examine la Liste Restreinte
et la TDR ;
Approuve la Liste Restreinte et la
TDR et transmet son avis favorable
à l’OIPR ;
En cas de désapprobation, fait
procéder aux corrections.
DMP
Liste Restreinte
TDR
4 Publication des TDR 14 jours
Signe la lettre d’invitation après
obtention de l’avis favorable de la
DMP.
DG
• Transmet la demande de
manifestation d’intérêts, les TDR et
la lettre d’invitation aux
soumissionnaires identifiés ;
• Garde une copie dans le dossier
« consultation en cours ».
RPM
Demande de
manifestation
d’intérêts
TDR
Lettre d’invitation
5 Réception et analyse des manifestations
d’intérêt
5 jours
Réceptionne et procède à l’ouverture
des offres techniques et financières ;
Vérifie que les offres ont été faites
conformément au dossier de
demande de manifestation d’intérêt ;
Evalue l’offre conformément à la
demande de manifestation d’intérêt ;
Rédige un rapport d’analyse et le
soumet au DG.
RPM
Offres reçues
Offre reçue
Rapport d’analyse
Valide le rapport d’analyse de
l’offre.
DG
Rapport d’analyse
6 Invitation de l’adjudicataire à la
négociation du contrat
3 jours
Invite le consultant à négocier le contrat
ainsi que tout autre point sur lequel un
DG
Projet de contrat
négocié
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 180
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
accord définitif ne serait pas encore
établi (planning de travail,
chronogramme d’exécution ; personnel
clé, etc.) ;
Recueille le paraphe du consultant et du
DG sur chaque page du projet de
contrat ;
Établit un procès-verbal de négociation
du contrat.
PV de négociation
du contrat
7 Approbation de la DMP
Transmet à la DMP, pour approbation, la
liasse comprenant :
- le rapport d’analyse ;
- le projet de contrat négocié.
DG/DM
P 30 jours
Le rapport
d’analyse ;
Le projet de contrat
négocié
Reçoit et analyse les documents ;
En cas de désaccord avec la procédure,
fait procéder à sa reprise ;
En cas d’accord ;
Transmet les documents approuvés au
DG.
DMP/D
G
5 jours
Le rapport
d’analyse ;
Le projet de contrat
négocié
8 Avis de non objection du bailleur
Rédige une lettre de transmission du
rapport d’évaluation globale des offres ;
Transmet le dossier comprenant les
pièces suivantes à au bailleur pour
ANO :
- la lettre de transmission ;
- le rapport d’analyse ;
- le projet de contrat négocié.
Classe un exemplaire du rapport dans le
dossier « Évaluation en cours
d’approbation » ;
Si l’ANO du bailleur n’est pas obtenu,
convoque une réunion de la Commission
de jugement pour trouver les solutions
appropriées.
DG
5 jours
Rapport
d’évaluation globale
Lettre de
transmission
9 Signature du contrat de marché et
ventilation du marché
Recueille la signature du consultant. RPM 1 jour Contrat définitif
a) Montant du marché inférieur à
30 000 000 FCFA
Signe le contrat ;
Le transmet au RPM et au DFC.
DG ou le
CB 1 jour
Contrat définitif
Adresse un exemplaire du contrat
dûment signé :
- à l’adjudicataire ;
- à la DFC de l’OIPR.
Conserve un exemplaire dans le dossier
« marché en cours d’exécution ».
RPM
2 jours
Contrat d’attribution
10 Diffusion des résultats de l’appel à la
concurrence
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 181
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
Affiche la décision d’attribution dans les
locaux de l’OIPR ;
Diffuse dans les organes de presses de
large diffusion nationaux et
internationaux, dans le journal des
Marchés Publics de la DMP les résultats
de l’appel d’offres.
RPM
14 jours
Lettre d’information
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 182
4.3.5 Gestion des contrats de fourniture, travaux et services autres que services de consultants
PM5
Objet de la procédure
L’objet de la procédure est de permettre une bonne gestion et le suivi des marchés et des contrats de
fournitures, de travaux et prestations de services passés par l’OIPR avec les tiers.
Champs d'application
La procédure s’applique à tous les contrats et marchés de fournitures, travaux et de prestations de services
autre que les services de consultants de l’OIPR.
Règles de gestion
1. Attirer l’attention du Directeur Général de l’OIPR sur le non-respect du calendrier d’exécution ou sur
toute information pouvant avoir une incidence sur le bon déroulement du contrat. Ceci implique que le
RPM dispose de toutes les informations sur le contrat et en particulier sur le calendrier d’exécution ;
2. Tenir un registre des contrats et marchés publics dont la mise à jour sera effective chaque fin du mois.
Les logiciels gèrent en principe un registre des contrats et des marchés qui est mis à jour
automatiquement à chaque nouveau contrat ou marché saisi ;
Conserver un exemplaire du contrat ou du marché dès la signature d’un contrat ou d’un marché ;
3. Numéroter et saisirtous les contrats dans les logiciels utilisés à cet effet par le service financier. Les
logiciels gèrent en principe un registre des contrats et des marchés ;
4. Recueillir l’accord préalable du DG ou du bailleur pour toute modification ou annulation de contrat si
ledit contrat a fait l’objet d’un ANO avant sa signature ;
5. Saisir dans les logiciels la facture relative à un contrat ou marché en précisant le numéro du contrat ;
6. Obtenir du RPMpour tout paiement à effectuer sur un contrat ou marché, la fiche de suivi des contrats
ou marchés donnant toutes les factures et les paiements effectués et la transmet à l’Agent Comptable
Payeur pour règlement.
SECTION Gestion des achats et passation de marchés (PM)
SOUS-SECTION:
Gestion des Contrats de Fourniture, Travaux et Service autres que Service de
Consultants
Code: PM 5 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur:
JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 183
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DFC DZ
RPM
DG
Description détaillée de la procédure
Suivi de l’exécution de
la commande
Mauvaise exécution
Bonne exécution
Annulation de la
commande
Réception
provisoire
Réception
définitive
Annulation de la
réserve sur la
ligne budgétaire
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1 Suivi et relance des fournisseurs
Fait périodiquement (semaine,
quinzaine, etc.…) le point des
commandes : commandes échues non
livrées et commandes à réceptionner
dans la semaine ;
Contacte les fournisseurs devant livrer
dans le courant de la semaine pour la
confirmation des dates de livraison ;
Pour les commandes échues non
livrées, contacte les fournisseurs
concernés pour connaître les raisons du
retard et les nouvelles dates
prévisionnelles de livraison ;
Transmet la liste des commandes
échues non livrées, les raisons du
retard et les nouvelles dates
prévisionnelles de livraison au DG
pour appréciation.
RPM ou le
DFC
7 jours
ou
15 jours
État des commandes
en cours
Apprécie les commandes échues non
livrées ;
Décide de relancer par écrit les
fournisseurs ou d’annuler certaines
commandes en fonction de :
- l’urgence de la situation ;
- la comparaison de la nouvelle
date de livraison et
du délai moyen de livraison du bien
commandé ;
DG
3 jours
État des commandes
en cours
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 184
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
- la qualité des relations avec le
fournisseur ;
- du nombre de relances écrites (2
au maximum).
Transmet sa décision au DFC et au
RPM.
2 Relance fournisseurs
Relance les fournisseurs dont les
commandes ne sont pas annulées en
leur adressant une lettre de relance
signée du DG ;
Met à jour son fichier de suivi des
commandes en inscrivant les nouvelles
dates de livraison et les dates de
relance.
RPM ou le
DFC
1 jour
3 Annulation d’une commande
Rédige une lettre d’annulation et la
transmet au DG pour signature.
RPM ou le
DFC 1 jour Lettre d’annulation
Signe la lettre d’annulation de la
commande et la retourne au DFC et au
RPM.
DG
1 jour
Lettre d’annulation
Transmet la lettre d’annulation dûment
signée au fournisseur ;
Agrafe une copie de la lettre
d’annulation au B/C dans le dossier
« commandes en cours » ;
Appose le cachet « ANNULE » sur le
B/C ;
Classe le B/C annulé et la lettre
d’annulation dans le dossier
« commandes annulées » de l’année ;
Met à jour le fichier de suivi des
commandes ;
Transmet une copie de la lettre
d’annulation aux Comptables.
RPM ou le
DFC
2 jours
Lettre d’annulation
4 Annulation de la réserve sur la ligne
budgétaire
1 jour
S’assurent que la lettre est dûment
signée par le DG ;
Annulent la réservation du montant de
la commande effectuée sur le budget.
Comptables
Lettre d’annulation
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 185
4.3.6 Gestion des contrats des services et emploi de consultants individuels ou de firmes : PM 6
Objet de la procédure
L’objet de la procédure est d’assurer la gestion et le suivi des marchés et des contrats de prestation de
services passés par l’OIPR avec les tiers.
Champs d'application
La procédure s’applique à tous les contrats et marchés de prestation de services de l’OIPR.
Règles de gestion
1. Suivre conjointement (RPM et DFC) les contrats de prestation ;
2. Assurer (DG) le suivi opérationnel des contrats;
3. Recueillir l’accord préalable du DG et du bailleur pour toute modification ou annulation de contrat de
prestation, si ledit contrat a fait l’objet d’un ANO avant sa signature.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
RPM DZ
DFC
DG
Comptables
Description détaillée de la procédure
Suivi de l’exécution de
la commande
Mauvaise exécution
Bonne exécution
Résiliation du
contrat
Rapport des
activités du
consultant
Annulation de la
réserve sur la
ligne budgétaire
SECTION Gestion des achats et passation de marchés (PM)
SOUS-SECTION:
Gestion des contrats des Services et Emploi de Consultants individuels ou de
firmes
Code: PM 6 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur:
JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 186
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1 Suivi de l’exécution de la prestation
Suivre la réalisation des prestations
et rend régulièrement compte au
DG de l'état d'avancement des
travaux.
DT ou le
RPM ou le
DFC
DZ
1 jour
Rapport journalier
2 Gestion du contrat
En cours d’exécution, certains
évènements peuvent intervenir dans la
vie du contrat, par exemple :
- La modification ;
- La résiliation ;
- etc.
RPM ou
le DFC
Délai variable
en fonction de
la valeur du
marché ou du
contrat
Avenant ;
Ordre de service de
mise en demeure ;
Projet d’Arrêté de
résiliation
La modification des termes d'un contrat
Dès qu’il en a connaissance, informe le
Directeur Technique ou le RPM ou le
DFC des informations susceptibles de
modifier les clauses du contrat.
Exemples: difficulté financière du
prestataire.
Apprécie les informations et donne les
instructions nécessaires au Directeur
Technique ou le RPM ou le DFC.
DG
3 jours
Discute avec le prestataire des points
de modification éventuels ;
Rédige un projet d’avenant au contrat
et le soumet à l’appréciation du DG.
DT ou le
RPM ou le
DFC
DZ
1 jour
Apprécie le projet d’avenant ;
Après la validation transmet le projet
d’avenant au contrat au bailleur pour
recueillir son avis au cas où le contrat
initial a fait l’objet d’un avis de non
objection.
DG
2 jours
Projet d’avenant au
contrat
Après l’obtention de l’ANO, fait signer
l’avenant par l’autorité habilité et le
contrat par le prestataire.
DT ou le
RPM ou le
DFC 30 jours
Projet d’avenant au
contrat
Transmet un exemplaire de l’avenant
dûment signé au prestataire ainsi qu’à
tous les destinataires du contrat initial
et en joint un autre au dossier original
de prestation de service
DG
1 jour
Projet d’avenant au
contrat
3 La résiliation du contrat
Un contrat peut être résilié pour
diverses raisons, par exemple:
- Prestation en dégradation ;
- Aliénation, cession de
l'objet du contrat ;
- Arrivée à terme du
contrat ;
- Cession d'activité du
prestataire ;
DT ou le
RPM ou le
DFC
1 jour
Projet de lettre de
résiliation ; Ordre de
service de mise en
demeure ;
Projet d’Arrêté de
résiliation
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 187
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
- Ou autres motifs de
résiliation prévus au
contrat.
Dès qu’ils en ont connaissance,
informe le DG des données
susceptibles d’entraîner la résiliation
du contrat.
Apprécie les informations reçues et
le cas échéant, demande au
Directeur Technique ou le RPM ou
le DFC de préparer la lettre de
résiliation.
DG
1 jour
Lettre d’annulation
Rédige un projet de lettre de
résiliation du contrat et le transmet
au Directeur Général.
DT ou le
RPM ou le
DFC 1 jour
Apprécie le projet de lettre de
résiliation ;
Après la validation transmet la
lettre de résiliation au bailleur pour
recueillir son avis sur la résiliation
du contrat.
DG
1 jour
Lettre de résiliation
Après l’obtention de l’avis
favorable de du bailleur, transmet
la lettre de résiliation au
prestataire ;
Joint un exemplaire de la lettre de
résiliation au dossier de prestation
concerné et le classe dans le
dossier prestation annulée ;
Transmet une copie de la lettre aux
Comptables.
DT ou le
RPM ou le
DFC
1 jour
Lettre de résiliation
4 Annulation de la réserve sur la ligne
budgétaire
3 jours
Avenant au contrat /
Lettre de résiliation
S’assurent que la lettre est dûment
signée par le DG ;
Annulent la réservation du montant
budgétaire correspondant.
Comptables
1 jour
Avenant au contrat /
Lettre de résiliation
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 188
4.3.7 Archivage des documents de passation des marchés : PM7
Objet de la procédure
L’objet de cette procédure d’archivage est de permettre de retrouver dans un même lieu tous les
documents de la passation des marchés, afin de permettre les audits a posteriori des structures chargées
de contrôle interne et externe.
Champ d'application
Sont concernés par cette procédure, tous les documents de marchés :
Les avis de publication (AAO, AMI, publication de résultats)
Les PV d’ouverture des plis et de jugement des offres, de réception provisoire ou définitive ;
Les DAO ;
Les différents rapports d’évaluation ;
Toutes les correspondances relatives à la passation et à la gestion des contrats ;
Les contrats et marchés approuvés et les éventuels avenants ;
Les différentes garanties.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
RPM DZ
DFC
Description détaillée de la procédure
Elle varie suivant le mode de passation.
Les fiches de classement de documents de passation de marches AON et AOI (Cf. annexe 2.40).
Les fiches de classement des documents de consultation de fournisseurs à l’échelle nationale (CFN)
(Cf. annexe 2.41).
Les fiches de classement des documents de sélection et emploi de consultants (Cf. annexe 2.42).
SECTION Gestion des achats et passation de marchés (PM)
SOUS-SECTION: Archivage des documents de Passation des marchés
Code: PM 7 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur:
JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 189
4.4 SECTION 4: Gestion des stocks (ST)
4.4.1 Entrée en stock: ST 1
Objet de la procédure
La procédure de gestion de stock vise à garantir une bonne gestion des stocks de fournitures, de pièces
de rechanges et de matières consommables de l’OIPR. Elle vise ainsi à réduire les coûts de possession
et de passation des commandes au minimum acceptable, tout en conservant le niveau de stock
nécessaire pour éviter toute rupture de stock.
Dans ce cadre, la procédure d’entrée en stock a pour objectif de permettre à l’OIPR de tenir à
disposition du personnel les fournitures et consommables et d’en faciliter le suivi.
Champs d'application
Matériels et fournitures de bureau ;
Imprimés ;
Consommables informatiques ;
Pièces de rechanges des véhicules ;
Vivres et rations alimentaires des Brigades mobiles au niveau des Directions de Zone.
Cette procédure s’applique pour toute entrée de fournitures et de consommables au niveau du
magasin central géré par la Cellule logistique, ainsi que pour toute entrée en stock au niveau des
Zones, suite à une demande de réapprovisionnement.
Règles de gestion
1. Faire transiter obligatoirement toutes matières consommables et fournitures de l’OIPR par le
magasin de stock Central avant mise à disposition
2. Centraliser le stock de matières consommables et de fournitures de l’OIPR au niveau de la
Direction centrale et assurer une gestion décentralisée du stock au niveau des zones
3. Systématiquement vérifier la conformité de la livraison avec le bon de livraison avant
magasinage et enregistrement dans la fiche de stock
4. Etablir une fiche d’entrée en stock à chaque entrée dans le magasin
5. Tenir une fiche de stock spécifique par type d’article
6. Saisir et enregistrer toute entrée dans le stock du magasin dans les fiches de stocks
correspondantes gérées par le Responsable Logistique (Central) / Service administratif et
financier de la Direction de Zone.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Responsable de la Cellule Logistique Service administratif et financier de la Direction
de Zone
Responsable Passation de Marché
Contrôleur Budgétaire
SECTION Gestion des stocks (ST)
SOUS-SECTION: Entrée en stock
Code: ST 1 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 190
Description détaillée de la procédure
Le schéma suivant présente les interactions entre la procédure d’entrée en stock ST1 avec les autres
procédures de gestion de l’OIPR :
ENTRÉE EN STOCK
PM Stock Central
ST 2
ST 3
Cas achat / passation
de marché au niveau
Direction Centrale
FI 2 BU 2Paiement et règlement
facturesExécution budgétaire
Sortie de stock
InventaireStocks Zones
La procédure d’entrée en stock peut être synthétisée comme suit :
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1.1
Réception au niveau
magasin central:
Réceptionner et vérifier
la conformité de la
livraison de matières et
de fournitures par rapport
au BL (Cf. Procédures
achats et passation de
marché PM 5)
Cellule
Logistique
(réception
physique)
CB (contrôle)
RPM (Cas achat
projet)
A chaque
livraison
BC / Contrat
BL
1.2
Réception au niveau
magasin Direction de
Zone : Réceptionner et contrôler
la livraison de matières et
de fournitures par rapport
au BC et signer le BL
Service
administratif et
financier Zone
A chaque
livraison par la
Cellule
Logistique de la
Direction
Centrale
Fiche
d’expression des
besoins (Modèle
de fiche F29)
BL
2
Ranger et disposer les
matières et les fournitures
livrées dans le magasin
Cellule Logistique Service
administratif et
financier Zone
Le jour de la
réception
Fiche de stock
(Modèle de fiche
F31)
3 Renseigner et mettre à
jour les fiches de stock
Cellule Logistique Service
administratif et
Le jour de la
réception Fiche de stock
Réceptionner la
livraison (Magasin
central / Magasin au
niveau des Directions
de Zone)
Mettre les
fournitures à
disposition des
Directions
Ranger et disposer les
fournitures et
consommables dans le
magasin et renseigner les
fiches de stocks
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 191
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
des articles concernés
financier Zone
4 Transmettre les pièces comptables à la DFC et engager les dépenses (Cf. Exécution budgétaire : BU2)
5
Mise à disposition des
fournitures (Cf. Sortie en
stock: ST 2)
Cellule Logistique
Service
administratif et
financier Zone
Dès réception
fournitures
Fiche
d’expression des
besoins
BS
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 192
4.4.2 Sortie en stock: ST 2
Objet de la procédure
La procédure de gestion de la sortie en stock a pour objectif vise trois principaux objectifs :
Assurer une gestion rationnelle et ordonnée du stock de fournitures et de consommables de
l’OIPR tant au niveau du Siège qu’au niveau des Zones ;
Assurer la traçabilité des sorties de fournitures du magasin ;
Disposer d’une visibilité instantanée sur le niveau de stock restant au niveau du magasin afin
d’éviter toute rupture de stocks.
Champs d'application
Matériels et fournitures de bureau ;
Imprimés ;
Consommables informatiques ;
Pièces de rechanges des véhicules ;
Vivres et rations alimentaires des Brigades mobiles au niveau des Directions de Zone.
Cette procédure s’applique pour toute sortie du stock du magasin central géré par la Cellule logistique,
ainsi que pour toute mise à disposition de fournitures au niveau des Zones.
Règles de gestion
1. Justifier toute sortie de stock par une fiche d’expression des besoins ;
2. Systématiquement établir un Bon de Sortie à chaque sortie du magasin ;
3. Gérer le stock suivant la méthode FIFO ;
4. Systématiquement mettre à jour les fiches de stock concernées après chaque sortie du
magasin.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DARH DZ
DFC Responsable du Service Administratif de la
Direction de Zone
Cellule logistique
Description détaillée de la procédure
Le schéma suivant présente les interactions entre la procédure de sortie de stock ST2 avec les autres
procédures de gestion de l’OIPR :
SECTION Gestion des stocks (ST)
SOUS-SECTION: Sortie en stock
Code: ST 2 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 193
Sortie de stock
Cas approvisionnement
interne (Stock central
è Stocks Zones)
Cas de vol constaté
Dans le cas d’une « sortie normale » de stock (approvisionnement interne de la Direction / Service
demandeur), la procédure de sortie de stock peut être synthétisée comme suit :
Établir le bon
de sortie
Mettre à jour les
fiches des stocks
des articles
correspondants
Mettre les
fournitures à la
disposition du
demandeur
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Elaborer signer la fiche
d’expression des besoins et la
transmettre à la Cellule
Logistique
Toutes les
Directions
Tous les
Services
A chaque
besoin
Fiche
d’expression des
besoins (si article
disponible en
stock) (Modèle de
fiche F29)
2.1
Si article non disponible en
stock:
Elaborer, faire viser une
demande d’achat par la DARH
et transférer la demande d’achat
au niveau du DFC
Cellule
Logistique
DARH (Visa)
DFC
A chaque
besoin non
satisfait
Demande d’achat
2.2
Si article disponible en stock: Etablir le bon de sortie et le
faire signer par le demandeur
Cellule
Logistique
Le magasinier
Le demandeur
Le Service
administratif
et financier de
la Zone
Le demandeur
A chaque
mise à
disposition
Fiche
d’expression des
besoins
Bon de sortie
(Modèle de fiche
F30)
Registre de sortie
des fournitures
3
Mettre à disposition les
matières et fournitures suivant
la méthode FIFO et enregistrer
la sortie de stock dans le
registre de sortie des fournitures
et matériels
Cellule
Logistique
Le magasinier
Le demandeur
Le Service
administratif
et financier de
la Zone
Le demandeur
A chaque
mise à
disposition
Fiche
d’expression des
besoins
Bon de sortie
Registre de sortie
des fournitures
4 Mettre à jour la fiche de stocks
des articles correspondants
Cellule
Logistique
Le Service
administratif
et financier de
Dès mise à
disposition
des
Fiche de stocks
(Modèle de fiche
F31)
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 194
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
la Zone fournitures
Dans le cas d’une sortie de stock liée à un cas de vol, la procédure de sortie de stock peut être
synthétisée comme suit :
Constater et
matérialiser
le vol
Mettre à jour les
fiches des stocks
des articles
correspondants
Faire
l'inventaire
des stocks
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Informer la Cellule logistique et
la hiérarchie sur l’infraction
après le constat (Direction
Général / Direction de Zone si
en Zone / Direction en charge
de la Logistique)
Celui qui
constate le vol
Celui qui
constate le vol
Dès constat
du vol
2 Etablir une déclaration / plainte
pour matérialiser le vol DARH
Direction de
Zone
J (constat du
vol)
Plainte /
Déclaration de vol
3
Signer la déclaration de
vol/plainte et l’envoyer à la
police / gendarmerie
DG DZ J (constat du
vol)
Plainte /
Déclaration de vol
4
Actualiser l’inventaire des
stocks pour identifier les
articles volés
(Cf. Inventaire des stocks: ST
3)
Cellule
Logistique
Cellule
Comptabilité
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
Après constat
du vol par la
police /
gendarmerie
Fiche
d’inventaire de
stocks (Modèle
de fiche F32)
5 Mettre à jour la fiche de stocks
des articles correspondants
Cellule
Logistique
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
J+1 après
inventaire
Fiche de stocks
(Modèle de
fiche F31)
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 195
4.4.3 Inventaire des stocks: ST 3
Objet de la procédure
Cette procédure d’inventaire des stocks de matières et de fournitures de l’OIPR vise trois objectifs
majeurs :
Recenser de manière exhaustive tous les articles stockés dans le magasin central et les
magasins au niveau des Zones ;
S’assurer de la cohérence et de la concordance entre les stocks théoriques consignés dans les
fiches de stocks et les stocks réels dans chaque magasin ;
Identifier le niveau de stock réel de matières et de fournitures afin d’optimiser les commandes
trimestrielles.
Champs d'application
Matériels et fournitures de bureau ;
Imprimés ;
Consommables informatiques ;
Pièces de rechanges des véhicules ;
Vivres et rations alimentaires des Brigades mobiles au niveau des Directions de Zone.
Cette procédure s’applique pour tout stock de fournitures et de consommables de l’OIPR, et ce tant au
niveau du magasin central géré par la Cellule logistique, qu’au niveau des magasins des zones.
Règles de gestion
1. Réaliser un inventaire physique des stocks de matières et de fournitures de l’OIPR tous les
trimestres (au niveau du Siège et au niveau des Zones);
2. Interdire tout mouvement de stocks au cours de l’inventaire ;
3. Faire un double comptage contradictoire des stocks ;
4. Elaborer un rapport à la fin de chaque inventaire et le faire valider par le Directeur chargé de
la logistique ;
5. Mettre à jour les fiches de stocks après chaque inventaire.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Cellule Logistique Le Service administratif et financier de la Zone
Cellule Comptabilité
Description détaillée de la procédure
La procédure d’inventaire des stocks comporte 4principales étapes schématisées comme suit :
SECTION Gestion des stocks (ST)
SOUS-SECTION: Inventaire des stocks
Code: ST 3 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 196
Éditer la liste
des matières /
fournitures en
stock
Élaborer le
rapport
d'inventaire
Faire le double
comptage physique
des stocks et
analyser les
éventuels écarts
Mettre à jour
les fiches de
stocks
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Editer la liste des matières et
fournitures ainsi que les fiches
de stocks à date de chaque
article en stock
Cellule
Logistique
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
J+2 du
trimestre
suivant
Fiche de stock
(Modèle de fiche
F31)
2
Mener un double comptage
physique des stocks et
confronter les résultats des
comptages contradictoires.
Faire un 3è comptage en cas
d’écart du double comptage
Cellule
Logistique
Cellule
Comptabilité
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
J+2 du
trimestre
suivant
Fiche de stock
Fiche d’inventaire
de stocks (Modèle
de fiche F32)
3
Constater et analyser les
éventuels écarts entre les
stocks théoriques et physiques
Cellule
Logistique
Cellule
Comptabilité
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
Dès
achèvement
du comptage
physique
Fiche de stock
Fiche d’inventaire
de stocks
4
Etablir le rapport d’inventaire
et le faire valider par le
DARH / DZ
Cellule
Logistique
Cellule
Comptabilité
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
J+1 après
inventaire Rapport
d’inventaire
5 Mettre à jour les fiches de
stocks Cellule
Logistique
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
J+1 après
inventaire Fiche d’inventaire
de stocks
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 197
4.5 SECTION 5: Gestion des immobilisations (IM)
4.5.1 Entrée dans le patrimoine: IM 1
Objet de la procédure
Cette procédure de gestion des entrées immobilisations dans le patrimoine de l’OIPR vise
essentiellement à permettre une identification et une traçabilité de chaque bien entrant dans le
patrimoine de l’OIPR.
Champs d'application
En règle générale, la procédure de gestion des immobilisations de l’OIPR s’applique pour tout bien
d’une valeur unitaire supérieure ou égale à 1500 000 FCFA et d’une durée d’utilisation > 1 an (Titre
II – Investissement du budget) ainsi qu’au matériel informatique, etc. Ces biens peuvent être acquis
sur financement propre de l’OIPR où à travers des projets cofinancés mis en œuvre par l’OIPR.
La liste des différents types de biens immobilisés de l’OIPR comprend :
Les matériels roulants (véhicules, motos, hors-bord) quelque soit leur montant et leur
et leur durée de vie ;
Matériels informatiques (laptops, packs de PC, tablettes, imprimantes, scanners,
photocopieuses, vidéoprojecteurs,…);
Logiciels (SIG, Logiciel de comptabilité, Logiciel de suivi des projets…) ;
Matériels et mobiliers de bureau (chaises, bureaux, armoires de rangement, caissons
mobiles, fauteuils, tables basses,…) quelque soit leur montant et leur et leur durée de
vie ;
Matériels techniques (GPS, Talkie-Walkie, Jumelles, Tronçonneuses, Caisse à outils,
Groupe électrogènes…) ;
Constructions et bâtiments ;
Travaux de peinture, d’électricité, de plomberie, sanitaires, de menuiserie, de
réfection de toiture, d’étanchéité, de réparation de clôture, de branchement
(adduction d’eau, téléphone, électricité) d’un montant supérieur de 50 000 000
FCFA ;
Cette procédure s’applique pour tout bien répondant à la règle ci-dessus et ce tant au niveau du Siège
qu’au niveau des Zones.
Règles de gestion
1. N’autoriser que l’acquisition des immobilisations inscrites au budget de l’exercice en
cours ;
2. Systématiquement vérifier la conformité de la livraison au bon de commande avant
codification et enregistrement dans le registre des immobilisations de l’OIPR ;
SECTION Gestion des immobilisations (IM)
SOUS-SECTION: Entrée dans le patrimoine
Code: IM 1 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 198
3. Centraliser la réception et l’entrée en patrimoine d’une immobilisation de l’OIPR au
niveau de la Cellule Logistique du Siège ;
4. Documenter toute entrée dans le patrimoine de l’OIPR par un bon de livraison / PV de
réception ;
5. Codifier et étiqueter / marquer toutes immobilisations de l’OIPR (exception faite des
constructions et bâtiments) ;
6. Dresser une fiche d’immobilisation individuelle pour chaque immobilisation entrant dans
le patrimoine de l’OIPR ;
7. Faire valider et signer la fiche de sortie de l’immobilisation par le DG et le DARH avant
sa mise à disposition effective.
Concernant la codification des immobilisations de l’OIPR, chaque code à apposer sur le bien suivra la
structure suivante :
Source de financement
(OIPR / Projet)
Nature de l’immobilisation
(Cf. Code supra)Numéro d’ordre Année d’acquisition
EXEMPLE OIPR MATBURO 0005 2013
Cet exemple de codification signifie : 5ème Matériel informatique acquis sur budget d’investissement
de l’OIPR en 2013.
La codification des sources de financement suit la règle suivante :
Source de financement de l’acquisition Code
Immobilisation acquise sur le budget
d’investissement propre de l’OIPR
OIPR
Immobilisation acquise à travers un projet
cofinancé
OIPR_Nom du Projet
La codification de la nature de l’immobilisation suit les règles suivantes :
Nature de l’immobilisation Code
Matériels roulants MATROUL
Matériels informatiques MATINFO
Logiciels LOGICIEL
Matériels et mobiliers de bureau MATBURO
Matériels techniques MATTECH
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DARH DZ
Cellule Logistique Responsable du Service Administratif et
Financier de la Zone
RPM
CB
Description détaillée de la procédure
Le schéma suivant présente synthétiquement les interactions entre la procédure d’entrée dans le
patrimoine IM 1 avec les autres procédures de gestion de l’OIPR :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 199
PM IM 5
IM 4
Cas achat / passation
de marché au niveau
Direction Centrale
FI 2 BU 2Paiement et règlement
facturesExécution budgétaire
Sortie d’immobilisation
Inventaire
Donations
ENTRÉE DANS LE PATRIMOINE DE
L’OIPR
Patrimoine
OIPR Central
Patrimoine
OIPR Zones
IM 2
Entretien et
maintenance des
immobilisations
La procédure d’entrée d’un bien dans le patrimoine de l’OIPR peut être schématisée comme suit :
Réceptionner la
livraison de
l'immobilisation
Codifier et
marquer
l'immobilisation
Élaborer la fiche
individuelle
d'immobilisation
N° Etapes Responsables
Délai / Echéance Documents
d'interface Siège Zone
1 Réception au niveau central: Réceptionner la livraison de
l’immobilisation
Cellule
Logistique
RPM
CB
A chaque
livraison /
réception
BC / Contrat
BL / Bordereau
de livraison du
transitaire (cas
donation)
PV de réception
2
Elaborer la fiche
d’immobilisation individuelle
de chaque immobilisation
Cellule
Logistique
1 j après chaque
réception
BL et PV de
réception
Fiche
d’immobilisation
(Modèle de fiche
F37)
3
Codifier et étiqueter/
marquer l’immobilisation et
renseigner le code dans la
fiche d’immobilisation
correspondante
Cellule
Logistique
1 j après chaque
réception
Etiquette de
l’immobilisation
Fiche
d’immobilisation
4 Transmettre les documents de réception (BL / bordereau de livraison / PV de réception) visés par le CB à la
DFC et engager les dépenses Cf.Exécution budgétaire : BU2
5
Mettre à disposition
l’immobilisation après visa de
la fiche de sortie par le
Directeur en charge de la
Logistique et la signature du
DG et remettre une copie de la
fiche d’immobilisation
Cellule
Logistique
Au plus tard 2 j
après réception
fiche de besoins
Fiche
d’expression des
besoins (Modèle
de fiche F29)
Bon de sortie
(Modèle de fiche
F31)
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 200
N° Etapes Responsables
Délai / Echéance Documents
d'interface Siège Zone
6
Réceptionner et contrôler la
livraison d’immobilisation
mise à disposition par la
Direction Centrale
Direction
bénéficiaire
de
l’immobilisat
ion
DZ / le
Responsable
du Service
Administratif
et financier
de la Zone
A chaque mise à
disposition d’une
immobilisation
Fiche
d’expression des
besoins
Bon de sortie
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 201
4.5.2 Entretien et maintenance des immobilisations: IM 2
Objet de la procédure
La procédure de gestion des entretiens et de maintenance des immobilisations de l’OIPR poursuit un
double objectif :
Maintenir le patrimoine de l’OIPR dans un bon état de fonctionnement et de marche afin de
lui permettre d’assurer efficacement ses missions ;
Assurer une traçabilité, une maîtrise et un contrôle des travaux d’entretiens et de réparation
effectués sur le patrimoine.
Champs d'application
La présente procédure d’entretien et de maintenance des immobilisations s’applique à l’ensemble des
immobilisations de l’OIPR tel que présentée dans la procédure d’entrée dans le patrimoine IM1. Elle
s’applique plus particulièrement sur les catégories d’immobilisation suivantes :
Les matériels roulants (véhicules, motos, hors-bord) ;
Matériels informatiques (laptops, packs de PC, tablettes, imprimantes, scanners,
photocopieuses, vidéoprojecteurs,…);
Logiciels (SIG, Logiciel de comptabilité, Logiciel de suivi des projets…) ;
Matériels et mobiliers de bureau (chaises, bureaux, armoires de rangement, caissons mobiles,
fauteuils, tables basses,…) ;
Matériels techniques (GPS, Talkie-Walkie, Jumelles, Tronçonneuses, Caisses à outils, Groupe
électrogènes…) ;
Constructions et bâtiments.
Règles de gestion
1. Elaborer au cours de la phase d’élaboration du budget, un plan d’entretien préventif annuel des
immobilisations de l’OIPR ;
2. Responsabiliser toutes les Directions de l’OIPR dans le bon entretien des immobilisations
mises à leur disposition ;
3. Assurer une gestion décentralisée des petits travaux de réparation et de maintenance au niveau
des zones ;
4. Respecter les procédures d’achats et de passation de marchés de l’OIPR pour la sélection et la
contractualisation avec les prestataires en charge de la maintenance des équipements et
immobilisations de l’OIPR ;
5. Elaborer un contrat d’entretien avec un prestataire de service de la base de données de
fournisseurs de l’OIPR ;
6. Faire viser toute demande de réparation par le supérieur hiérarchique et la faire valider par la
Direction en charge des immobilisations ;
SECTION Gestion des immobilisations (IM)
SOUS-SECTION: Entretien et maintenance des immobilisations
Code: IM 2 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 202
7. Elaborer une fiche de sortie pour tout envoi d’une immobilisation en réparation ;
8. Toujours contrôler et faire viser le service fait par le Contrôleur Budgétaire avant réintégration
de l’immobilisation réparée ;
9. Renseigner le carnet de bord du véhicule après chaque réparation.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH Le Service administratif et financier de la Zone
DFC
Cellule Logistique
CB
Description détaillée de la procédure
Le schéma suivant présente synthétiquement les interactions entre la procédure d’entretien et de
maintenance des immobilisations IM 2 avec les autres procédures de gestion de l’OIPR :
IM 1Entrée dans le
patrimoine
FI 2 BU 2Paiement et règlement
facturesExécution budgétaire
ENTRETIEN & MAINTENANCE
DES IMMOBILISATIONSIM 4 Inventaire
PM Passation de marché
La procédure d’entretien et de maintenance des immobilisations de l’OIPR peut être schématisée
comme suit :
Établir une de
demande de
réparation
Envoyer le bien
en réparation
Établir le devis et
le bon de
commande pour
la mise en
réparation
Réceptionner
l'immobilisation
réparée
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Elaborer la demande de
réparation, la faire viser
par le supérieur
hiérarchique et la
transmettre à la Direction
en charge de la
Logistique pour signature
Chaque
utilisateur
Le Supérieur
hiérarchique
(visa)
Chaque
utilisateur
DZ (visa)
Dès constat
d’un besoin
Fiche de demande
de réparation
(DR) (Modèle de
fiche F34)
2
Vérifier si l’entretien /
maintenance est couverte
par une garantie
DARH
Cellule
Logistique
DZ
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
Dès la
réception de la
DR
DR (Modèle de
fiche F34)
Garantie matériel
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 203
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
3.1
Si couvert par garantie :
Signer la DR et l’envoyer
à la Cellule Log / Le
chargé logistique au
niveau Zone pour mise
en réparation de
l’immobilisation
DARH
(signature)
Cellule
Logistique
DZ (signature)
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
1 j après
réception de la
DR visée DR
3.2
Si non couvert par
garantie: Signer la DR et
faire établir un devis de
réparation auprès du
prestataire
DARH
(signature)
Cellule
Logistique
DZ (signature)
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
1 j après
réception de la
DR visée
DR
Devis de
réparation
4
Si non couvert par
garantie: Soumettre le devis à
l’approbation et signature
du DG et transmettre le
devis validé à la
Direction en charge des
finances et de la
comptabilité
DG (visa et
approbation du
devis)
DARH
DZ (visa et
approbation du
devis)
1j après
réception devis Devis de
réparation
5
Etablir le bon de
commande et le faire
signer par le DG et passer
à la procédure d’achats /
passation de marchés –
PM
DG (Signature
BC)
DFC
DZ (signature
BC)
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
1j après visa du
devis par le DG
/ DZ
Devis
DR
BC
6
Renseigner la partie
réparation de la demande
de réparation et établir
une fiche de sortie pour
réparation (FSR)
Cellule
Logistique
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
Dès
établissement
du BC
DR
Fiche de Sortie
pour Réparation
(FSR) (Modèle de
fiche F33)
7
Envoyer l’immobilisation
en réparation chez le
prestataire
Cellule
Logistique
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
Dès
établissement
du BC
(FSR) (Modèle de
fiche F33)
8
Réceptionner les
immobilisations réparées
et contrôler le service fait
Cellule
Logistique
CB
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
CB
Variable
Fiche de sortie
Contrat de
maintenance
9
Renseigner la partie
réparation de la DR et
renseigner le carnet de
bord (si véhicule)
Cellule
Logistique
CB
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
CB
A chaque
réception
DR / Carnet de
bord (si véhicule)
BL du prestataire
10
Remettre le bien réparé à
la Direction utilisatrice et
signer la partie
Cellule
Logistique
Le Service
administratif et
financier de la
A chaque
réception
DR / Carnet de
bord (si véhicule)
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 204
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
réintégration de la DR par
la Direction utilisatrice
Zone
11
Recevoir et transmettre la
facture et les pièces
justificatives auprès de la
DFC pour traitement
(Cf.Exécution
budgétaire : BU2)
Direction en
charge de la
Logistique
Cellule
Logistique
DZ
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
A chaque
réception
BC
Facture
Proforma
Fiche technique
Photocopie carte
grise (si véhicule)
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 205
4.5.3 Gestion des véhicules: IM 3
Objet de la procédure
Cette procédure vise à :
Assurer une gestion efficace et efficiente des différents types de véhicules mis à la disposition
de l’OIPR en terme ;
Permettre une traçabilité et un suivi systématique des mouvements des véhicules de l’OIPR ;
Permettre un contrôle et une maîtrise des consommations en carburant de l’OIPR.
Champs d'application
Cette procédure s’applique à tous les véhicules de l’OIPR (acquis sur financement propre de l’OIPR,
ou sur financement d’un projet cofinancé, ainsi que les véhicules issus des donations des partenaires
de l’OIPR), et ce en vertu de l’art. 1 du Décret n°2000-483 du 12 juillet 2000 portant réglementation
de l'acquisition, de l'utilisation et de la réforme des véhicules administratifs.
Règles de gestion
1. Respecter les dispositions du Décret N° 2000-438 portant réglementation de l’acquisition, de
l’utilisation et de la réforme des véhicules administratifs ;
2. Etiqueter le logo de l’OIPR et/ou du Bailleur sur chaque véhicule de l’OIPR ;
3. Responsabiliser toutes les Directions de l’OIPR dans le bon entretien des véhicules mises à leur
disposition ;
4. Respecter les règlements d’utilisation des véhicules de service décrits dans le carnet de bord de
chaque véhicule ;
5. Doter et tenir à jour le carnet de bord de chaque véhicule de l’OIPR ;
6. Remplir le carnet de bord avant/après chaque déplacement et après chaque
réparation/maintenance ;
7. N’utiliser les véhicules de l’OIPR que dans le cadre de ses activités, justifiées par les ordres de
missions / fiche de demande de courses inscrits dans le carnet de bord visé ;
8. Souscrire une police d’assurance pour chaque véhicule de l’OIPR ;
9. Etablir un planning de maintenance préventive de chaque véhicule au cours de la phase
d’élaboration budgétaire ;
10. Assurer le suivi périodique des visites techniques de chaque véhicule ;
11. Assurer un suivi mensuel des kilométrages et des consommations de carburant de chaque
véhicule ;
12. Tenir la gestion de cartes carburant dans un registre des cartes géré et mis à jour par la Direction
en charge de la Logistique ;
13. N’effectuer les recharges des cartes carburant que sur la base d’un bon de commande daté et signé
par le DG ;
14. Suivre les règles et les procédures d’engagement des dépenses pour les recharges des cartes
carburant.
SECTION Gestion des immobilisations (IM)
SOUS-SECTION: Gestion des véhicules
Code: IM 3 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 206
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH Chargé d’études
DFC Chargé de la Logistique de la Zone
Cellule Logistique Chauffeur / coursier
Chauffeur / coursier
Description détaillée de la procédure
Le schéma suivant présente synthétiquement les interactions entre la procédure de gestion des
véhicules de l’OIPR IM 3 avec les autres procédures de gestion de l’OIPR :
IM 1
Entrée dans le
patrimoine
FI 2 BU 2Paiement et règlement
facturesExécution budgétaire
GESTION DES VEHICULES
IM 5
Sortie de
l’immobilisation
Gestion des entrées et
sorties
Gestion des
réparations/
maintenances
préventives
Gestion des
cartes carburantSuivi administratif (à
mettre en place)
IM
3.1IM 2
IM
3.2
IM
3.3
IM 4
Inventaire
IM 3.1 : PROCEDURE DE GESTION DES ENTREES ET DES SORTIES DES
VEHICULES :
La procédure de gestion des entrées et sorties des véhicules de l’OIPR IM 3.1peut être schématisée
comme suit :
Établir la
demande de
véhicule
Renseigner le
carnet de bord
à chaque prise
de carburant
Élaborer le plan
de course et
renseigner le
carnet de bord du
véhicule
Remettre le
carnet de bord
au Chef de
Service
utilisateur
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Etablir la demande de
véhicule, la faire viser par
le supérieur hiérarchique
et la transmettre à la
Cellule Logistique / Le
Service administratif et
financier de la Zone pour
planification
Les Directions /
Services
demandeurs
Cellule
Logistique
Les Services
demandeurs au
niveau de la
Zone
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
Au moins 1j
avant
l’utilisation du
véhicule
Fiche de demande
de véhicule
(Modèle fiche
F35)
2 Etablir le plan de course Cellule Le Service Tous les matins Carnet de bord
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 207
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
de la journée Logistique administratif et
financier de la
Zone
3
Au départ: Renseigner le plan de
course / kilométrage au
départ dans le carnet de
bord et le remettre au
chauffeur / coursier
Chef du service
utilisateur
Chauffeur /
Coursier
DZ
Chauffeur /
Coursier
Tous les matins
Carnet de bord
4
Remettre la carte de
carburant au chauffeur
(cas mission ou besoin de
rajouter du carburant
dans le véhicule)
Chef du service
utilisateur
Chauffeur /
Coursier
DZ
Chauffeur /
Coursier
Tous les matins
Carnet de bord
5
Pendant les courses:
Renseigner le
kilométrage dans le
carnet de bord à chaque
prise de carburant
Chauffeur /
Coursier
Chauffeur /
Coursier
A chaque achat
de carburant
Carnet de bord
Reçu de l’achat de
carburant
6
Au retour:
Remettre le carnet de
bord (et éventuellement
la carte de carburant) au
Directeur / Chef de
Service utilisateur
Chef du service
utilisateur
Chauffeur /
Coursier
DZ
Chauffeur /
Coursier
A chaque retour
de véhicule Carnet de bord
IM 3.2 : PROCEDURE DE GESTION DES CARTES CARBURANT :
La procédure de gestion des cartes carburant IM 3.2peut être schématisée comme suit :
Réceptionner
les cartes
carburant
Assurer le suivi
mensuel des
consommations
de carburant
Distribuer les cartes
carburant au niveau
des différentes
Directions
utilisatrices
Recharger les
cartes
carburant
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Recevoir les cartes
carburant et les
transmettre à la DARH
DG (réception)
RPM (contrôle)
Variable
BC / Contrat
FactureProforma
BL
2
Ranger les cartes
carburant et renseigner le
registre de suivi des
cartes de carburant
DARH
Cellule
Logistique
Variable
Fiche d’entrée
Registre de suivi
des cartes
carburant
3
Distribuer les cartes
carburant aux différentes
Directions, élaborer le
bon de sortie et mettre à
jour le registre de suivi
des cartes
DARH
Cellule
Logistique
Dès réception
des cartes
Fiche
d’expression des
besoins (Modèle
de fiche F29)
Bon de sortie
(Modèle de fiche
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 208
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
F30)
Registre de suivi
des cartes
carburant
4
Assurer un suivi mensuel
de la consommation de
carburant des véhicules
de l’OIPR (Cf. procédure
suivi mensuel de la
consommation des
véhicules IM 3.3)
DARH
Cellule
Logistique
DZ
Chargé
d’études de la
Zone
5 j après
chaque fin de
mois
Fiche de suivi du
kilométrage des
véhicules
(Modèle de fiche
F36)
5
Rechargement des
cartes: Elaborer la fiche
d’expression des besoins,
la transmettre à la DFC
pour traitement
DG
DARH
DFC
DZ
Chargé
d’études de la
Zone
Variable
Fiche
d’expression des
besoins (Modèle
de fiche F29)
6 Engager les dépenses en carburant (Cf.Exécution budgétaire : BU2)
IM 3.3 : PROCEDURE DE SUIVI MENSUEL DU KILOMETRAGE DES
VEHICULES :
La procédure de gestion du suivi mensuel du kilométrage des véhicules IM 3.3peut être
schématisée comme suit :
Collecter les
carnets de bord
des véhicules de
l'OIPR
Analyser et identifier les
consommations
excessives et les
signaler à la DARH / DZ
Calculer les distances
mensuelles parcourues
et les consommations
mensuelles de carburant
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Collecter les carnets de
bord de tous les véhicules
mis à la disposition de la
Direction centrale / DZ
Cellule
Logistique
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
5 j après
chaque fin de
mois
Registre de suivi
des cartes
carburant
Carnet de bord
des véhicules
2
Calculer la distance totale
mensuelle parcourue ainsi
que la quantité mensuelle
de carburant achetée par
véhicule et calculer la
consommation moyenne
au 100 km
Cellule
Logistique
Chargé
d’études de la
Zone
7 j après
chaque fin de
mois
Fiche de suivi du
kilométrage des
véhicules
(Modèle de fiche
F36)
3
Comparer les
consommations du mois
à celles des mois
précédents
Cellule
Logistique
Chargé
d’études de la
Zone
7 j après
chaque fin de
mois
Fiche de suivi du
kilométrage des
véhicules
(Modèle de fiche
F36)
4 Signaler toute
consommation excessive Cellule
Logistique
Chargé
d’études de la
7 j après
chaque fin de Fiche de suivi du
kilométrage des
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 209
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
au Directeur en charge de
la Logistique / DZ pour
action
Zone
mois véhicules
(Modèle de fiche
F36)
5
En cas de consommation
excessive, faire
diagnostiquer le véhicule
(Cf. Entretien et
maintenance des
immobilisations: IM 2)
DARH
Cellule
Logistique
DZ
Le Service
administratif et
financier de la
Zone
Variable
DR (Modèle de
fiche F34)
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 210
4.5.4 Inventaire des immobilisations: IM 4
Objet de la procédure
La procédure de gestion de l’inventaire des immobilisations de l’OIPR vise à :
Recenser de manière exhaustive toutes les immobilisations dans le patrimoine de l’OIPR, tant
au niveau central qu’au niveau des Zones ;
S’assurer de la cohérence et de la concordance entre les registres des immobilisations et les
réalités effectives de ces immobilisations ;
Permettre une traçabilité des immobilisations de l’OIPR en cas de mouvement en cours
d’exercice ;
Identifier les actions à mettre en place pour assurer la maintenance et l’entretien du patrimoine
de l’OIPR.
Champs d'application
La présente procédure d’inventaire des immobilisations s’applique à l’ensemble des
immobilisations de l’OIPR tel que présentée dans la procédure d’entrée dans le patrimoine IM1.
Elle s’applique plus particulièrement sur les catégories d’immobilisation suivantes :
Les matériels roulants (véhicules, motos, hors-bord) ;
Matériels informatiques (laptops, packs de PC, tablettes, imprimantes, scanners,
photocopieuses, vidéoprojecteurs,…);
Logiciels (SIG, Logiciel de comptabilité, Logiciel de suivi des projets…) ;
Matériels et mobiliers de bureau (chaises, bureaux, armoires de rangement, caissons mobiles,
fauteuils, tables basses,…) ;
Matériels techniques (GPS, Talkie-Walkie, Jumelles, Tronçonneuses, Caisses à outils, Groupe
électrogènes…) ;
Constructions et bâtiments.
Règles de gestion
1. Réaliser un inventaire physique des immobilisations de l’OIPR tous les ans à la fin de chaque
exercice ;
2. Interdire tout mouvement d’immobilisations au cours de la période d’inventaire ;
3. Faire un double comptage contradictoire des immobilisations ;
4. Elaborer un rapport à la fin de chaque inventaire et le faire valider par le Directeur en charge
de la logistique ;
5. Mettre à jour les fiches d’immobilisation après chaque inventaire.
SECTION Gestion des immobilisations (IM)
SOUS-SECTION: Inventaire des immobilisations
Code: IM 4 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 211
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH Chargé de la logistique de la Zone
DFC Chargé de la comptabilité de la Zone
Cellule Logistique
Description détaillée de la procédure
La procédure de gestion des inventaires des immobilisations IM 4peut être schématisée comme
suit :
Éditer la liste des
immobilisations et
les fiches de
recensement
Constater et
analyser les écarts
et élaborer le
rapport d'inventaire
Mener le double
comptage
physique des
immobilisations
Mettre à jour les
fiches
d'immobilisation
N° Etapes Responsables
Délai / Echéance Documents
d'interface Siège Zone
1
Editer les listes des
immobilisations ainsi que
la fiche de recensement
par Direction et les
transmettre à chaque
Direction
Cellule
comptabilité
Mi-décembre
Liste des
immobilisations
Fiche de
recensement des
immobilisations
(Modèle de fiche
F38)
2
Mener un comptage
physique des
immobilisations (double
comptage) et confronter
les résultats des
comptages
contradictoires. Faire un
3è comptage si écart
important du double
comptage
Chaque
Direction
Cellule
Logistique
Service
Administratif
et Financier de
la Zone
Mi-décembre
Fiche de
recensement des
immobilisations
(Modèle de fiche
F38)
3
Constater et analyser les
éventuels écarts entre le
comptage et la liste
théoriques des
immobilisations et
dresser la fiche de
recensement final par
Direction
Chaque
Direction
Cellule
Logistique
Cellule
Comptabilité
Service
Administratif
et Financier de
la Zone
J+1 après
inventaire
Fiche de
recensement des
immobilisations
(Modèle de fiche
F38)
4
Transmettre les fiches de
recensement et les listes
des immobilisations par
Direction auprès de la
Cellule comptabilité
Chaque
Direction
Cellule
Logistique
DZ
Service
administratif et
financier Zone
Fiche de
recensement des
immobilisations
(Modèle de fiche
F11)
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 212
N° Etapes Responsables
Délai / Echéance Documents
d'interface Siège Zone
5
Etablir le rapport
d’inventaire sur la base
des fiches de recensement
par Direction et le faire
visé par le DFC
Cellule
Comptabilité
Service
Administratif
et Financier de
la Zone
J+5 après
inventaire
Fiche de
recensement des
immobilisations
(Modèle de fiche
F38)
Rapport
d’inventaire
6
Faire signer le rapport
d’inventaire par le DG et
transmettre une copie du
rapport d’inventaire signé
à la Cellule Logistique
DFC
DG (Signature)
Dès réception du
rapport
d’inventaire
7
Mettre à jour les fiches
d’immobilisation sur la
base du rapport
d’inventaire validé
Cellule
Logistique
Service
Administratif
et Financier de
la Zone
J+1 après
réception rapport
inventaire
Fiche
d’immobilisation
(Modèle de fiche
F37)
8
Transmettre une copie
fiches d’immobilisation
mises à jour aux Services
financiers et
administratifs des Zones
Cellule
Logistique
Service
Administratif
et Financier de
la Zone
J+2 après mise à
jour des fiches
d’immobilisations
des Zones
Rapport
d’inventaire
Fiche
d’immobilisations
des Zones
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 213
4.5.5 Sortie du patrimoine: IM 5
Objet de la procédure
Cette procédure vise à assurer (i) la traçabilité des activités de réforme des biens de l’OIPR, (ii) ainsi
qu’un contrôle efficace des sorties des biens du patrimoine de l’OIPR, en respectant les directives de la
DGBF et de la DPE en la matière.
Champs d'application
Les matériels roulants (véhicules, motos, hors-bord. Pour les véhicules à réformer, le Décret
N° n°2000-483 portant réglementation de l'acquisition, de l'utilisation et de la réforme des
véhicules administratifs précise les conditions d’admission d’un véhicule à la réforme et qui
sont :
Les véhicules de plus de 7 (sept) ans;
Les véhicules ayant parcouru au moins 120 000 km (pour les voitures) et 150 000 km
(pour les camions).
Des demandes de précisions devront être adressées à la Direction du Patrimoine de l’Etat concernant
les conditions d’admission à la réforme des véhicules autres que les voitures et les camions.
Matériels informatiques (laptops, packs de PC, tablettes, imprimantes, scanners,
photocopieuses, vidéoprojecteurs,…);
Logiciels (SIG, Logiciel de comptabilité, Logiciel de suivi des projets…) ;
Matériels et mobiliers de bureau (chaises, bureaux, armoires de rangement, caissons mobiles,
fauteuils, tables basses,…) ;
Matériels techniques (GPS, Talkie-Walkie, Jumelles, Tronçonneuses, Caisses à outils, Groupe
électrogènes…) ;
Constructions et bâtiments.
Règles de gestion
1. Respecter les dispositions du Décret n°2000-483 du 12 juillet 2000 portant réglementation de
l'acquisition, de l'utilisation et de la réforme des véhicules administratifs pour toute sortie d’un
véhicule du patrimoine de l’OIPR ;
2. Respecter les procédures de la Direction du Patrimoine de l’Etat pour toute réforme d’une
immobilisation autre que les véhicules ;
3. Faire valider toute demande de sortie des immobilisations (mise au rebut / cession / donation)
par le DG de l’OIPR ;
4. Transmettre toute demande de sortie d’immobilisation validée par la DG à la délibération de la
Commission de réforme de l’OIPR (composée statutairement de l’AC, du CB et d’un
Représentant de la Direction du Patrimoine de l’Etat) ;
5. Dresser un ordre de sortie validé par le DG avant sortie effective de toute immobilisation du
patrimoine de l’OIPR ;
SECTION Gestion des immobilisations (IM)
SOUS-SECTION: Sortie du patrimoine
Code: IM 5 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 214
6. Ne remettre l’immobilisation cédée à l’acquéreur qu’après contrôle du reçu de son paiement
auprès de la DGI ;
7. Systématiquement mettre à jour le registre des immobilisations après chaque sortie effective
du patrimoine de l’OIPR.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG DZ
DARH Service Administratif et Financier de la Zone
Cellule Logistique Commission de sortie des immobilisations
Commission de sortie des immobilisations5
Description détaillée de la procédure
Le schéma suivant présente synthétiquement les interactions entre la procédure de sortie d’un bien du
patrimoine de l’OIPR IM 5 avec les autres procédures de gestion de l’OIPR :
FI 2BU
2.1EncaisssementRecouvrement des
recettes
SORTIE DU PATRIMOINE
IM 4 Inventaire Réforme des
véhicules
administratifs
IM
5.1 Réforme des biens
autres que les
véhicules
administratifs
IM
5.2
IM 5.1 : PROCEDURE DE REFORME DES VEHICULES ADMINISTRATIFS DE
L’OIPR :
La procédure des réformes des véhicules administratifs IM 5.1peut être schématisée comme suit :
Élaborer la
demande de
réforme des
véhicules de
l'OIPR
Mettre le véhicule
à la disposition de
l'acquéreur
Envoyer le
dossier de
réforme à la DAF
du MINESUDD
Mettre à jour le
registre des
immobilisations
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Sur la base des résultats de
l’inventaire des
immobilisations, établir et
adresser une demande de
réforme des véhicules
DARH
Cellule
Logistique
DZ
Service
Administratif
et Financier de
la Zone
Variable
Demande de
réforme de
véhicules
administratifs
Liste des
5 Concernant la réforme des biens autres que les véhicules administratifs au niveau des EPN, la DGBF préconise la création d’une Commission de réforme dotée d’un règlement intérieur par décision du premier responsable de l’EPN avec comme membres statutaires : l’Agent Comptable, le Contrôleur Budgétaire et un représentant de la DPE. Les textes constitutifs de cette commission de réforme devront être soumis à la DPE pour avis.
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 215
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
administratifs au DG pour
validation
véhicules à
réformer
2
Transmettre le dossier de
demande de réforme au DAF du
MINESUDD pour engager les
procédures de réformes au
niveau de la DPE
DG
Variable
Dossier de
demande de
réforme des
véhicules
administratifs
3
Sur présentation du reçu de
paiement bon d’enlèvement
ainsi que du certificat
d’origine du véhicule délivré
par la DGI:
Mettre le véhicule à la
disposition de l’acquéreur
Cellule
Logistique
Service
Administratif
et Financier de
la Zone
Variable
Bon
d’enlèvement
Certificat
d’origine du
véhicule cédé
4
Elaborer la fiche de sortie
définitive de l’immobilisation et
mettre à jour le registre des
immobilisations
Cellule
Logistique
Service
Administratif
et Financier de
la Zone
Dès
réception
reçu du
paiement et
du certificat
d’origine
Fiche de sortie
définitive de
l’immobilisation
(Modèle de fiche
F33)
Registre des
immobilisations
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 216
IM 5.2 : PROCEDURE DE REFORME DES IMMOBILISATIONS AUTRES QUE LES
VEHICULES ADMINISTRATIFS :
La procédure des réformes des immobilisations de l’OIPR, autres que les véhicules administratifs
IM 5.2peut être schématisée comme suit :
Établir la demande
de réforme et la
faire signer par le
DG
Envoyer le PV de
délibération de la
Commission de
réforme à la DPE
pour avis
Envoyer le
dossier de
réforme à la
commission de
réforme
Procéder à la
sortie effective
de
l'immobilisation
Mettre à jour le
registre des
immobilisations
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Sur la base des résultats de
l’inventaire des
immobilisations, établir et
adresser une demande de
réforme au DG pour validation
DARH
Cellule
Logistique
DZ
Service
Administratif et
Financier de la
Zone
Variable
Demande de sortie
d’immobilisation
2
Transmettre le rapport
d’inventaire ainsi que la
demande de sortie
d’immobilisation validée à la
Commission de réforme pour
délibération
DG
Commission de
sortie des
immobilisations
J+2 après
validation de
la demande
Demande de sortie
d’immobilisation
Rapport
d’inventaire
3
Envoyer le PV de délibération
ainsi que la demande de sortie à
la DPE pour avis
Commission de
sortie des
immobilisations
J+2 après
délibération
PV de délibération
Demande de sortie
d’immobilisation
4
Procéder à la sortie effective de
l’immobilisation après
réception de l’avis de la DPE et
élaborer le bon de sortie
définitif de l’immobilisation
Cellule
Logistique
Commission de
sortie des
immobilisations
Service
Administratif et
Financier de la
Zone
Commission de
sortie des
immobilisations
Dès
réception
avis de la
DPE
Fiche de sortie
définitive de
l’immobilisation
(Modèle de fiche
F33)
5
Mettre à jour le registre des
immobilisations
Cellule
Logistique
Service
Administratif et
Financier de la
Zone
Registre des
immobilisations
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 217
4.6 SECTION 6 : Gestion comptable (CP)
4.6.1 Cadre et organisation de la comptabilité de l’OIPR (Cf. partie 2) : CP1
Objet de la procédure
- Décrire les procédures de traitement comptable des opérations effectuées par l’OIPR dans le cadre
de son fonctionnement;
- Définir un système comptable efficace, capable de fournir facilement les renseignements aux fins
d’élaboration des états de synthèse et du compte financier ;
- Définir les registres et documents comptables sur lesquels doivent être consignées au jour le jour
les transactions et autres opérations effectuées ;
- Expliquer les principes et règles comptables retenus ;
- Informer et former les divers intervenants dans le processus de préparation et d’élaboration de
l’information comptable sur l’application des procédures ;
- Accomplir les diligences minimales requises, assorties d’un chronogramme simple mais rigoureux
notamment en matière de gestion comptable.
Champ d'application
Les procédures s’appliquent aux opérations comptables et financières réalisées par l’OIPR au niveau
des services de l’Agent Comptable et de ceux de l’Ordonnateur. Elles couvrent spécifiquement le
traitement des dotations budgétaires de l’Etat (subventions), des recettes propres et des dépenses
effectuées par l’Etablissement.
Les ressources financières reçues des bailleurs de fonds sont gérées selon les procédures propres à
chaque bailleur, et suivent les règles et organisation de la comptabilité privée
Règles de gestion
1. Se conformer au régime financier et comptable de l’OIPR des Etablissements Publics
Nationaux (EPN), objet du décret n° 81-137 du 18 février 1981 portant régime financier et
comptable des EPN. Les ressources de l’Etablissement, provenant de l’Etat sont des deniers
publics et sont gérés conformément aux règles de la comptabilité publique et celles d’origine
privée sont soumises aux règles de la comptabilité privée.
SECTION Gestion comptable (CP)
SOUS-SECTION: Cadre et l’organisation globale de la comptabilité de l’OIPR (CP1)
Code: CP1 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 218
2. Respecter la séparation des fonctions d’Ordonnateur et celles d’Agent Comptable.
Le Directeur de l’OIPR a la qualité d’Ordonnateur du Budget de l’Etablissement et est, à ce
titre, responsable des opérations d’engagement, de liquidation et d’ordonnancement des
recettes et des dépenses. Le Directeur est responsable de la gestion financière et du patrimoine
de l’OIPR. Il tient la comptabilité budgétaire et le cas échéant, la comptabilité analytique à
travers ses services administratifs et financiers. Le compte financier annuel de l’OIPR, est
produit par l’Agent Comptable.
L’Agent Comptable a la qualité de comptable public. Il est chargé de la comptabilité des
matières et tient la comptabilité générale de l’Etablissement. A la fin de chaque exercice
l’Agent comptable établit le compte financier de l’OIPR pour l’exercice écoulé. Le compte
financier comprend :
- la balance générale des comptes
- le développement par chapitre des dépenses et des recettes budgétaires (cf. BU 2)
- le développement des résultats budgétaires de l’exercice (cf. BU 2)
- le bilan
- une partie annexe en cas de besoin, pour toutes informations complémentaires utiles.
3. Se conformer aux règles et principes applicables en matière d’exécution des opérations
comptables dont ceux de la comptabilité publique (plan comptable particulier des EPN) et du
SYSCOA-OHADA notamment :
la permanence des méthodes dont la finalité est de permettre la comparabilité des états
financiers annuels, donc une stabilité, une permanence des méthodes de présentation et
d’évaluation ;
la spécialisation ou séparation des exercices qui impose le rattachement à chaque exercice
des charges et des produits qui le concernent et seulement ceux-là ;
la comptabilité d’engagements : enregistrements des créances et des dettes dès leur
naissance et non pas lors de leur paiement ;
le coût historique qui consiste à conserver, au bilan, les valeurs d’entrée pour leur
montant «historique » (donc en francs CFA courant de la date d’entrée) comme terme de
comparaison avec leur valeur « actuelle » (en francs CFA courant de l’époque du bilan ) ;
la continuité de l’exploitation qui repose sur l’hypothèse que l’OIPR poursuivra ses
activités dans un avenir raisonnablement prévisible.
4. Tenir les comptes de l’OIPR sur la base de la comptabilité d’engagements, en utilisant le
système informatisé de gestion des établissements publics, SIGEP.
5. Utiliser comme supports principaux, les documents suivants :
- Fiche récapitulative
- Journaux des opérations bancaires
- Journaux de prise en charges
- Journal centralisateur
- Journaux auxiliaires
6. Conserver les pièces comptables (factures, doubles de documents établis par l’OIPR, DA,
extraits de comptes bancaires,…) pendant une durée maximale de 10 ans du fait de
l’importance particulière que celles-ci revêtent.
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 219
4.6.2 Traitement comptable des opérations de recettes : CP2
Objet de la procédure
Le chapitre « Gestion budgétaire » du manuel décrit les procédures d’exécution budgétaire (BU 2) et
plus particulièrement le recouvrement des ressources de l’OIPR, à savoir les perceptions de fonds
provenant des dotations budgétaires de l’Etat (subventions étatiques) et les recettes liées aux activités
internes de l’OIPR (recettes propres).
La procédure présentée dans cette section a pour objet de présenter le schéma de traitement de ces
opérations de recettes propres dans les livres comptables de l’OIPR.
Les informations se rapportant au champ d’application et aux règles de gestion n’excluent pas celles
décrites au chapitre susmentionné, mais viennent en complément d’information sur les aspects
comptables des opérations effectuées aux différents cycles de l’activité.
Champ d'application
Cf. BU 2.1
Les procédures de traitement des opérations de recettes s’appliquent aux perceptions de fonds
provenant des dotations budgétaires de l’Etat (subventions étatiques) et des recettes propres de l’OIPR
telles que définies par les dispositions de l’article 27 de la Loi n° 2002-102 du 11 février 2002, à
savoir :
- les taxes parafiscales affectées ;
- les produits de l'exploitation légalement autorisée de la faune ou de la flore ;
- les produits de ses prestations de services ;
- les redevances des activités concédées ;
- le produit des amendes et confiscations affecté par l’Etat;
- les dons et legs.
Règles de gestion
Cf. BU 2.1
5. Respecter la séparation absolue des fonctions d’Ordonnateur et d’Agent comptable
6. Appliquer le régime financier et comptable de l’OIPR qui est le même que celui des
Etablissements Publics Nationaux (EPN).
7. Gérer les ressources de l’EPN provenant des Fondations conformément aux règles de la
comptabilité privée puisqu’elles ne sont pas des deniers publics.
SECTION Gestion comptable (CP)
SOUS-SECTION: Traitement comptable des opérations de recettes CP2
Code: CP2 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA
Rédigée par: Approuvée par:
Approuvée le :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 220
8. Définir les procédures de recouvrement et de traitement comptable pour chaque type de
recettes :
Types de recettes Procédures
d’exécution
Procédure de
recouvrement appliquée
Produits des amendes et confiscations
Vente de DAO au niveau de l’EPN et des
projets cofinancés
Dons et legs
BU 2.1.1
Recouvrement des
recettes avant
émission des ordres de
recettes
Produits de l’exploitation du domaine affecté à
l’OIPR (autorisations d’accès pour écotourisme
et recherche)
Produits de l'exploitation légalement autorisée
de la faune ou de la flore
Produits de ses prestations de services
Redevances des activités concédées
BU 2.1.2
Recouvrement des
recettes après
émission des ordres de
recette
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Ordonnateur Agent de collecte
Agent comptable Ordonnateur délégué (Dz)
DFC Chef de secteur
Comptable Régisseur
Comptable
Description détaillée de la procédure
Activité génératrice de recettes
Perception de fonds par
l'Ordonnateur
Emission d'ordre
de recettes
Etablissement du bordereau
d'émission
Versement à l'Agent
comptable
Versement à la banque
de l'OIPR
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 221
4.6.2.1 Autorisations d’accès
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1 Délivrance d’autorisation d’accès
- Recevoir la demande
d’autorisation d’accès
du groupe
DZ J-10 Demande
d’autorisation d’accès
- Transférer la
demande à
l’ordonnateur pour
examen
DT
DZ J-5
Demande
d’autorisation d’accès
- Délivrer
l’autorisation d’accès
et transmettre à la
Direction des
Finances et de la
Comptabilité
Ordonnateur
DFC DZ J
Demande
d’autorisation d’accès
Autorisation d’accès
- Transmettre
l’autorisation d’accès
à l’Agence comptable
- Etablir une facture où
reçu de paiement
pour encaissement
- Encaisser et
percevoir les fonds
DFC
Agent comptable
Dès
perception
des fonds
Demande
d’autorisation d’accès
Autorisation d’accès
Titre de paiement
(chèque ou espèces)
Titre de recettes
Bordereau d’émission
- Transférer les
justificatifs de
recettesau service
financier de
l’Ordonnateur
- Etablir un ordre de
recettes et le
bordereau d’émission
- Enregistrer dans les
livres de recettes
Agent Comptable
Comptable
DFC
Ordonnateur
Demande
d’autorisation d’accès
Autorisation d’accès
Titre de paiement
(chèque ou espèces)
Titre de recettes
Bordereau d’émission
- Transmettre l’ordre
de recettes et le
bordereau d’émission
à l’AC
- Prendre en
chargel’ordre de
recettes et le BE
Comptable
DFC
CB
Ordonnateur
Agent comptable
Dès
perception
des fonds
Demande
d’autorisation d’accès
Autorisation d’accès
Titre de paiement
(chèque ou espèces)
Ordre de recettes
Bordereau d’émission
- Encaisser les fonds
dans les caisses de
l’Agent comptable et
verser sur le compte
Agent comptable
A la fin de
la journée
Titre de paiement
(chèque ou espèces)
Titre de recettes
Bordereau d’émission
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 222
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
de l’OIPR au Trésor
- Remplir le bordereau
de versement ou de
remise (espèces,
chèque)
Agent comptable
A la fin de
chaque
semaine
Titre de paiement
(chèque ou espèces)
Bordereau d’émission
Bordereau de remise ou
de versement
2 Comptabilisation des recettes
Comptabiliser les recettes
Saisir le titre de recettes
dans le logiciel de
comptabilité (SIGEP)
Apposer le cachet
« saisie » sur le titre de
recette
Agent comptable
A la fin de
chaque
semaine
Ordre de recettes
Bordereau d’émission
Bordereau de remise ou
de versement
Etat des recettes
Journal EP 701 et/ou
EP 703
3 Prise en charge des recettes
Comptabiliser le titre
de recettes
Porter le code
d’imputation
comptable
Procéder à l’archivage
des pièces
Agent comptable
A la fin de
chaque
semaine
Titre de recettes
Bordereau d’émission
Journal EP 705
4.6.2.2 Amendes et confiscations
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1 Traitement des recettes provenant des délits
Dresser un procès-verbal
(PV) indiquant la
transaction et le montant
de celle-ci
Encaisser l’amende
correspondant au délit
Chef
secteur(CS)
Coordonnateur
Brigade Mobile
(CBM)
Régisseur
Jour de
survenance
du délit (J)
Procès-verbal
Registre de recette
Transmettre les
justificatifs des fonds
collectés à la disposition
Régisseur
CS
CBM
Jour de
survenance
du délit (J)
Procès-verbal
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 223
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
du service contentieuxet
au comptable zone
Comptable zone
Mettre à jour le registre
de recettes
Encaisser les fonds dans
les livres du régisseur
Régisseur
Chef du service
contentieux
Comptable zone
Jour de
survenance
du délit (J)
Procès-verbal
Livres de recettes
Registre des
recettes
Enregistrer dans les livres
de recettes
Emettre un ordre de
recette provisoire
DFC
Comptable (siège)
Comptable zone
Jour de
survenance
du délit (J)
Procès-verbal
Livres de recettes
Registre de
recettes
Reverser les fonds dans
les caisses de l’Agence
Comptable (siège) et
transmettre les
justificatifs au service de
l’Ordonnateur
Agent Comptable
Ordonnateur
DFC
Comptable (siège) Régisseur
Comptable zone
Chaque jour
avant 16 h
30
Procès-verbal
Ordre de recettes
provisoire
Livres de recettes
Registre de
recettes
Emettre un titre de
recettes, établir le
bordereau d’émission et
faire viser
Transmettre le dossier
(titre de recettes et
bordereau d’émission) à
l’AC
Ordonnateur
CB
DFC
Comptable
Chaque
lundi
Procès-verbal
Bordereau d’émission
Prendre en charge le titre
de recette et le BE ainsi
que les justificatifs de
recettes
Dresser l’état des recettes
Agent comptable
Après visa
du DG et du
CB
J+1 après
réception
des
justificatifs
Procès-verbal
Bordereau d’émission
Procès-verbal
Bordereau d’émission
Etat des recettes
Remplir le bordereau de
versement ou de remise
(chèque)
Agent comptable
A la fin de
chaque
semaine
Procès-verbal
Bordereau d’émission
Etat des recettes
Titre de paiement
(chèque ou espèces)
Bordereau d’émission
Bordereau de remise ou
de versement
2 Comptabilisation des recettes
Comptabiliser les recettes
A la fin de
chaque
semaine
Procès-verbal
Titre de paiement
(chèque ou espèces)
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 224
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
Saisir le titre de recettes
dans le logiciel de
comptabilité (SIGEP)
Apposer le cachet
« saisie » sur le titre de
recette
Agent comptable
Bordereau d’émission
Bordereau de remise ou
de versement
Etat des recettes
Journal EP 701 et/ou
EP 703
3 Prise en charge des recettes
Comptabiliser le titre
de recettes
Porter le code
d’imputation
comptable
Procéder à l’archivage
des pièces
Agent comptable
A la fin de
chaque
semaine
Bordereau d’émission
Journal EP 705
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 225
4.6.2.3 Redevances des activités concédées
N° Etapes Responsables
Délai / Echéance Documents
d'interface Siège Zone
1
2
Etablissement de la convention de concession
Etablir une convention de
concession en 5
exemplaires prévoyant la
redevance annuelle
DFC
DT
CCP
DZ Convention de
concession
Soumettre le projet de
convention au visa du CB
DG
DFC
Convention de
concession
Vérifier et
éventuellement corriger
le contrat et le transmettre
au DG pour signature
DFC
J+1 après
réception
délivrance de la
lettre de
concession
Convention de
concession
Signer le contrat et le
transmettre à la DFC DG
J+1 après
réception projet de
facture
Convention de
concession
Ventiler la convention
signée (Service
comptable du DFC - CB)
DG
Jour de la
signature de la
convention
Convention de
concession
Emettre l’ordre de
recettes (OR) et
transmettre l’OR et la
convention à l’AC
DG
CB
DFC
Comptable
J+1 après
signature de la
convention
Convention de
concession
OR
Emettre un titre de
recettes et établir le
bordereau d’émission
Agent Comptable
J+1 signature de la
convention
Convention de
concession
Titre de paiement
(chèque ou
espèces)
Bordereau
d’émission
Comptabilisation des engagements de recette
Dresser l’état des recettes
et transmettre à
l’Ordonnateur (DG)
Passer les écritures dans
les livres correspondants
Agent comptable
DG
DFC
J+1après réception
des justificatifsde
recette
Bordereau
d’émission
Etat des recettes
Journal EP 701
et/ou EP 703
3 Prise en charge des recettes
Remplir le bordereau de
versement ou de remise
(chèque)
Verser les encaissements
sur le compte de l’EPN
au niveau de l’ACCT
Agent comptable
J+1 après
réception des
fonds
Bordereau de
remise ou de
versement
Titre de recette
Bordereau
d’émission
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 226
N° Etapes Responsables
Délai / Echéance Documents
d'interface Siège Zone
Comptabiliser les recettes
Saisir le titre de recette
dans le logiciel de
comptabilité (SIGEP)
Apposer le cachet
« saisie » sur le titre de
recettes
Agent comptable
J+4
Bordereau de
remise ou de
versement
Titre de recettes
Bordereau
d’émission
Journal EP 705
Transférer les justificatifs
de recettes à
l’Ordonnateur
Agent comptable
J+1 signature de la
convention
Convention de
concession
Titre de paiement
(chèque ou
espèces)
Bordereau
d’émission
Enregistrer dans les livres
de recettes
DFC
Comptable
Bordereau de
remise ou de
versement
Titre de recettes
Bordereau
d’émission
4.6.2.4 Recettes issues des entrées touristiques
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1
Recouvrement des fonds
- Délivrer un ticket de
caisse aux visiteurs
ou bénéficiaires des
services
- Mettre à jour le
registre des recettes
- Etablir le bordereau
d’émission et viser
- Transmettre le
bordereau
d’émissionau
comptable
Agents de
collecte
Régisseur
Variable
(J)
Carnet de reçus
Registre des recettes
Bordereau d’émission
- Procéder aux Comptable zone J Reçus de caisse
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 227
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
vérifications sur la
base du bordereau
d’émission, des
souches de tickets de
caisse
- Si non conforme :
retourner au
Régisseur pour
correction requise
- Si conforme : viser
le bordereau
d’émission
- Emettre un titre de
recettes et transmettre
au DZ pour visa,
accompagné du
bordereau d’émission
- Effectuer la mise à
journal du journal
auxiliaire des recettes
Registre des recettes
Bordereau d’émission
- Viser le titre de
recettes, le bordereau
d’émission et
retourner au
Régisseur
DZ
J
Reçus de caisse
Registre des recettes
Bordereau d’émission
- Reverser les fonds
dans les caisses du
comptable (siège)
Comptable Régisseur Variable
Reçus de caisse
Registre des recettes
Bordereau d’émission
- Emettre un titre de
recettes, établir le
bordereau d’émission
et faire viser par
l’ordonnateur, le CB
Comptable
DFC
CB
Ordonnateur
Dès
réception
des fonds
Reçus de caisse
Registre des recettes
Bordereau d’émission
- Enregistrer dans les
livres de recettes
- Enregistrer le titre de
recettes dans le
logiciel RICI
DFC
Comptable
Dès
réception
des fonds
Reçus de caisse
Registre des recettes
Bordereau d’émission
- Dresser l’état des
recettes et transmettre
à l’Ordonnateur pour
visa
DFC
Comptable
Dès
réception
des fonds Reçus de caisse
Registre des recettes
Bordereau d’émission
- Transférer les
justificatifs de recettes
Dès
réception
Reçus de caisse
Registre des recettes
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 228
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
à l’AC
- Reverser les fonds
dans les caisses de
l’Agent comptable
Comptable
Agent comptable
des fonds Bordereau d’émission
2 Comptabilisation des engagements de recette
- Remplir le bordereau
de versement ou de
remise (chèque)
- Passer les écritures
d’engagements dans
les livres comptables
correspondants
Agent comptable
A la fin de
chaque
semaine
Titre de paiement
(chèque ou espèces)
Titre de recettes
Bordereau d’émission
Bordereau de remise ou
de versement
Etat des recettes
Journal EP 701 et/ou
EP 703
3 Prise en charge des recettes
- Comptabiliser les
recettes dans les livres
comptables
correspondants
- Saisir le titre de
recette dans le logiciel
de comptabilité
(SIGEP)
- Apposer le cachet
« saisie » sur le titre
de recette
Agent comptable
A la fin de
chaque
semaine
Titre de recette
Bordereau d’émission
Journal EP 705
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 229
4.6.2.5 Produits des prestations de services
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1
Traitement des besoins reçus
- Recevoir la demande
du client ou préparer
le dossier de réponse
à l’appel à
manifestation
d’intérêt
- Préparer les offres
techniques et
financières
DG
DFC
CCP
DT
DZ Variable
(J)
Demande de
consultation
Avis d’appel à
manifestation d’intérêt
- Si concluant :
- Préparer le contrat
de prestation de
services
- Signer le contrat et
ventiler
DG
TIERS CLIENT
DG
CB
TIERS CLIENT
3 Jours Contrat
2 Recouvrement des produits de la prestation
- Suivre les conditions
financières du contrat
de service
DFC
Agent comptable
Aux
périodes
de
paiement
prévues au
contrat
Facture
Contrat
Titre de paiement
(chèque ou espèces)
Titre de recettes
Bordereau d’émission
Bordereau de remise ou
de versement
Etat des recettes
Journal EP 701 et/ou
EP 703
3 Prise en charge des recettes
- Comptabiliser les
recettes dans les livres
comptables
correspondants
- Saisir le titre de
recettes dans le
logiciel de
comptabilité (SIGEP)
- Apposer le cachet
« saisie » sur le titre
de recettes
Agent comptable
A la fin de
chaque
semaine
Titre de recettes
Bordereau d’émission
Journal EP 705
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 230
4.6.2.6 Dotations budgétaires (Cf BU 2.2)
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Comptabilisation des dotations budgétaires
Recevoir et
comptabiliser l’avis de
crédit signifié par la
DCPP
Porter le code
d’imputation comptable
Procéder à l’archivage
des pièces
Agent comptable
Variable
Avis de crédit
Journal EP 703
ACDP&ACCT
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 231
4.6.3 Procédures de mobilisation des ressources d’origine privée : CP3
Objet de la procédure
La procédure présentée dans cette section a pour objet de présenter le schéma de traitement des
perceptions de fonds provenant d’organismes privés (Fondations, Bailleurs, …).
Champ d'application
Cf. BU 2.1
Les procédures de traitement des opérations de recette s’appliquent aux perceptions de fonds d’origine
privées par l’OIPR, telles que définies par les dispositions des articles 25, 27.4 et 28.2 du décret
n°2002-359 du 24 juillet 2002.
Les ressources d’origine privée sont gérées conformément aux règles de la comptabilité privée, par
l’ordonnateur principal et chaque ordonnateur délégué sous l’autorité du Directeur Général et le
contrôle du Conseil de Gestion.
Règles de gestion
Cf. BU 2.1
1. Gérer les ressources de l’Etablissement provenant des Fondations conformément aux
règles de la comptabilité privée puisqu’elles ne sont pas des deniers publics.
2. Affecter chaque catégorie de ressources au financement de catégories de dépenses
identifiées dans le budget de l’OIPR et dans chacun des budgets secondaires.
3. Ouvrir, sur autorisation du Conseil de Gestion des comptes courants dans des banques
commerciales pour recevoir les fonds d’origine privée.
4. Respecter la règle de double signature par l’Ordonnateur principal et le DFC sur les
comptes courants.
5. Respecter la séparation absolue des fonctions d’Ordonnateur Principal, d’Ordonnateur
délégué
6. Respecter les seuils fixés pour les paiements directs de factures par le bailleur
7. Définir les procédures de recouvrement et de traitement comptable des fonds alloués.
SECTION Gestion comptable (CP)
SOUS-SECTION:
Traitement comptable des ressources d’origine privée CP3
Code: CP3 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA Approuvée par:
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 232
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Ordonnateur Ordonnateur délégué (Dz)
DFC
Comptable
Description détaillée de la procédure
La procédure de de mobilisation des ressources se compose de méthodes applicables suivant le type de
bailleur, dans le cadre de l’accord ou de la convention de financement qui le lie àl’OIPR.
Les méthodes de décaissement
4.6.3.1 Appel de fonds ou demande d’approvisionnement initiale
Objet de la procédure :
La procédure a pour objet de mobiliser les ressources du Bailleur en vue de financer les activités sur
le/les Comptes principaux tenus par l’OIPR.
Champ d’application :
La procédure s’applique aussi bien pour l’alimentation du Compte principal du dépôt initial du
Bailleur que pour les réapprovisionnements ultérieurs en vue de reconstituer son solde. L’OIPR
utilisera la procédure de demande par appel de fonds pour le réapprovisionnement du compte
principal.
Règles de gestion :
La Demande d’appel de fonds initial doit être établie dès la mise en vigueur de la convention ou de
l’accord de financement en vue de couvrir au moins quatre mois d’activités du projet. Les demandes
de réapprovisionnement de fonds doivent être présentées en FCFA, trois mois au plus tard après la
date du paiement des dépenses par l’OIPR.
Des «dépenses autorisées» selon l’Accord/convention de Financement dûment supportées par
des pièces justificatives sont envoyées en remboursement. Les pièces justificatives
comprennent :
- facture acquittée et certifiée (ou décomptes, mémoires),
- bordereau de livraison, ou PV de réception,
- bon de commande, contrats,
- pièces attestant le règlement,
- le relevé bancaire des comptes principaux et comptes d’opérations,
- un état de rapprochement du Compte principal et des comptes d’opérations signé par le DG et le
DFC.
Les pièces justificatives des dépenses sont conservées à l’OIPR à des fins de vérification sur
place. Les pièces devront être référencées de telle sorte à permettre un rapprochement rapide
avec la Demande d’appel de fonds à laquelle elles se rapportent.
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 233
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1 Préparation de la Demande d’approvisionnement
A partir des opérations de
décaissement effectuées sur
le Compte principal et des
comptes d’opérations et des
relevés bancaires :
- rassembler les
pièces en vue de
constituer l’appel
de fonds ;
- effectuer un
contrôle
systématique des
pièces ;
- s’assurer de la
régularité et de la
sincérité de chaque
pièce ;
- vérifier les
mentions de
règlement ;
- préparer les
formulaires de
demande d’appel
de fonds
- photocopier la
Demande en cinq
(5) exemplaires ;
- transmettre la
Demande et les
pièces justificatives
au DFC pour
contrôle et
certification.
Comptable
DZ
Comptables
secondaires
3 jours
Accord /Convention de
financement
BC
BL
Contrat de prestation,
Avis de non-objection s’il
en existe ;
- contrôler
l’ensemble du
dossier et certifier
les états ;
- vérifier et apposer
son visa avant de
l’envoyer au DG ;
DFC
DZ
Comptables
secondaires
1 jour
Devis, factures
Contrats/convention
Demande
2 - Validation et traitement de la demande
- procéder aux
vérifications
spécifiques
(conformité avec
les clauses de
l’accord ou la
convention de
financement
- En cas
d’approbation,
DG
1 jour
Dossier demande
Lettre de transmission au
bailleur
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 234
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
signer la lettre de
transmission du de
la demande de
fonds au Bailleur;
- Transmettre
l’original de la
demande et les
pièces justificatives
au bailleur
- Le cas échéant,
faire reprendre
l’établissement de
la demande
- Procéder au
traitement du
dossier
- faire virer les fonds
sur le compte de
l’OIPR (avis de
crédit)
Bailleur de fonds
5 jours
Dossier demande
Lettre de transmission au
bailleur
3 Comptabilisation des fonds reçus
- comptabiliser la
Demande
- mettre à jour le
registre des
Demandes d’appel
de fonds ;
- apposer le cachet «
Demande » et
inscrit le numéro
de la Demande sur
chaque pièce ;
- classer la
Demande.
Comptable
1 jour
Avis de crédit
Relevé de comptes
Livre de banque
correspondant
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 235
4.6.3.2 Demande de paiement direct (achat direct par le bailleur)
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1 Préparation de la Demande de paiement direct
- préparer les factures à
régler par paiement direct ;
- préparer les formulaires;
- transmettre l’ensemble du
dossier au DFC pour
contrôle et vérification
- contrôler et vérifier si le
dossier est conforme ;
- contrôler et apposer son
visa les états ;
Comptable
DFC
DZ
Comptables Zone 3 jours
Contrats/convention
Devis, factures, mémoires
Demande
BC
BL
Contrat de prestation
Avis de non-
objection (s’il en
existe)
2 Validation de la demande
-examiner la conformité de
la demande qui lui a été
adressée par rapport à
l’Accord de financement,
-certifier la Demande ;
-signer et transmettre la
lettre de transmission de la
demande au Bailleur pour
paiement par
Le cas échéant, faire
reprendre l’établissement de
la demande
DG
1 jour
Dossier demande
Lettre de transmission au
bailleur
-Procéder au traitement du
dossier
-faire virer les fonds sur le
compte de du fournisseur
(avis de règlement)
Bailleur
5 jours
Dossier demande
Lettre de transmission au
bailleur
3 Comptabilisation des avis de paiement
-comptabiliser la Demande
de paiement direct
mettre à jour le registre des
Demande de paiement direct
-apposer le cachet
«Demande de paiement
direct» et inscrit le numéro
de la Demande de paiement
direct sur chaque pièce ;
-classer la Demande de
paiement direct
Comptable
1 jour
Avis de paiement
Relevé de comptes
Livre de banque
correspondant
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 236
4.6.3.3 Procédures de gestion de la caisse dans le cadre des financements privés
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1 Arrêter la caisse Caissier
Comptable (OIPR)
Comptable
Zone (OIPR) Journalier
- Fiche d’inventaire de
caisse
Reverser les fonds à la
caisse principale (siège)
Caissier
Comptable (OIPR)
Comptable
Zone (OIPR) Hebdomadaire -
2 Etablir un état
d’approvisionnement
Caissier
Comptable (OIPR) Comptable
Zone (OIPR) Par quinzaine
- État
d’approvisionnement
caisse
3
Etablir le chèque
d’approvisionnement et le
faire signer par le DFC et
le DG
DG
DFC
Comptable (OIPR)
DZ
Comptable
Zone (OIPR)
Par quinzaine - Chèque
4
Encaisser le chèque
Comptabiliser
l’approvisionnement
Comptable (OIPR)
Caissier
Comptable
Zone (OIPR)
Par quinzaine
- État
d’approvisionnement
caisse
- Copie du chèque
d’approvisionnement
- Pièce d’entrée en
caisse
- Journal de caisse
5
Etablir une demande de sortie de caisse Faire signer par le DFC et le DG
Caissier DG DFC Comptable
DZ
Comptable
Zone (OIPR)
Pièce de caisse
Justificatifs du décaissement
6 Procéder aux différents
paiements Caissier Caissier
Par quinzaine
- Pièces de caisse
- Justificatifs de dépense
- Bon de sortie de caisse
- Journal de caisse
7
Arrêté de la caisse en fin
de journée
DG
DFC
Caissier
Comptable (OIPR)
DZ
Caissier
Comptable
Zone (OIPR
Journalier - Brouillard de caisse
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 237
4.6.4 Traitement comptable des opérations de dépenses (Cf.BU 2.3) : CP4
Objet de la procédure
La procédure vise l’enregistrement correct et exhaustif des opérations de dépenses dans les livres
comptables de l’OIPR.
Champ d'application
Les dépenses, objet des présentes procédures, sont constituées par les dépenses définies à l’article 27
de la Loi n° 2002-102 du 11 février 2002 ; à savoir :
- les charges de fonctionnement ;
- les indemnités et primes des agents ;
- la rémunération éventuelle des conventions d’exploitation, des prestations de service et des
contrats de gestion de terroir ;
- les autres charges de fonctionnement (salaire des contractuels, CNPS, Impôts, taxes FDFP);
- les travaux d’aménagement et d’investissement.
Règles de gestion
1. Les engagements de dépenses sont limités au montant des crédits disponibles ;
2. Les factures reçues sont enregistrées chronologiquement dans les livres comptables
correspondants ;
3. Toute facture reçue après vérification doit être en conformité avec le B/C et le B/L ;
4. Toute facture soumise au paiement doit porter les coordonnées du fournisseur, la date
d’envoi, le N° du Compte Contribuable, le N° du Registre de Commerce, le cachet et la
signature du fournisseur ;
5. Toute dépense liquidée par l’ordonnateur donne lieu à l’émission d’un titre de paiement
6. Les articles et les prix ne doivent être ni rayés ni surchargés. L’utilisation des effaceurs est
strictement interdite ;
7. Les factures fournisseurs doivent être accompagnées du BC et/ou du Contrat et du BL
dûment signés dans le cas des fournitures ;
8. Toutes les factures doivent être certifiées par le Directeur ou le bénéficiaire du bien ou de
la prestation de service ;
9. Les dépenses sont organisées selon le principe de l’antériorité (Méthode FIFO) ;
10. Toute facture comptabilisée doit porter la mention "Saisie".
11. Le DG est le seul signataire autorisé (signatures conjointes avec le DFC sur les BC) à
engager les dépenses ;
SECTION Gestion comptable (CP)
SOUS-SECTION: Traitement comptable des opérations de dépenses CP3
Code: CP4 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA Approuvée par:
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 238
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Ordonnateur Comptables secondaires
Agent comptable Ordonnateur délégué (Dz)
DFC
Description détaillée de la procédure
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1 Réception et enregistrement des factures
Réceptionner, contrôler et certifier
la facture
Si non conforme : rejeter et
retourner à l’Ordonnateur avec
l’annotation de rejet
AC
2 jours
Facture
B/C
B/L
Annotation de
rejet
Si conforme :
Certifier et procéder à la prise en
charge comptable
AC 2 jours
Facture
B/C
B/L
Journal EP 705
2 Demande d’approvisionnement
Etablir la demande
d’approvisionnement
AC
Entre le 17
et le 19 du
mois
Demande
d’approvisionne
ment
Consulter le relever bancaire
(attente de l’avis de crédit de la
DCPP)
AC
Chaque
semaine
(Lundi)
Relevé bancaire
3 Réception de l’approvisionnement
Réceptionner
l’approvisionnement(positionnement
du montant de la demande sur le
compte de l’OIPR)
AC Variable
Demande
d’approvisionne
ment
Extrait bancaire
Avis de crédit
Convoquer le comité de trésorerie
Organiser les dépenses suivant le
« principe d’antériorité des
dépenses »
AC
AC, Services
financiers de
l’Ordonnateur (DFC)
Le 10 de
chaque
mois
Rapport
d’information
Convocation
Extrait bancaire
Factures des
fournisseurs de
biens et services
4 Paiement des factures
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 239
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
Préparer l’état des factures à payer
Etablir les titres de paiement
(chèques, ordres de virement)
Remettre les chèques aux
bénéficiaires ou
Déposer l’ordre de virement à la
banque
Passer les écritures correspondantes
dans les livres comptables
Apposer le cachet « saisie » sur la
facture
Classer la facture et les pièces
justificatives dans le dossier
« factures liquidées »
AC 3 jours
Etat des factures
à payer
Factures
Ordre de
virement
Chèque
Journal EP 702
ou EP 704
CONTROLES A EFFECTUER AVANT PAIEMENT
1. Régularité des titres de paiement (date, signatures, mentions requises, visa du CB)
2. Concordance des pièces de dépenses avec les mandats
3. Existence de toutes les mentions requises pour la liquidation
4. Concordance entre la nature de la dépense et l’imputation spécifique des crédits ouverts
5. Correspondance de la dépense au disponible du crédit ouvert
6. Destinataire de la facture
7. Références de la facture;
8. Authenticité de la référence au contrat ou au B/C ;
9. B/L et B/C;
10. Quantités sur la facture et quantités sur le B/L ;
11. Exactitude du montant de la facture ;
12. Vérification des quantités reçues et les spécificités des articles reçus
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 240
4.6.5 Travaux d’arrêté de compte et états de synthèse : CP5
Objet de la procédure
Les procédures ci-après devront être systématiquement appliquées afin de :
Optimiser le délai d’arrêté des comptes ;
S’assurer du respect des principes comptables dans les états financiers ;
Respecter les délais de production des états financiers ainsi que le calendrier de tenues des
assemblées.
S’assurer de :
- la conformité des méthodes d’évaluation par rapport aux normes et règles comptables en
vigueur.
- la correcte présentation du compte financier ;
- la justification des acquisitions et des amortissements pratiqués ;
- la confirmation des dettes et des créances ;
- la réalité des soldes de trésorerie ;
- le respect des délais de production des états de synthèse ainsi que le calendrier de tenues
des assemblées.
Champ d'application
Les travaux d’arrêté couvrent l’ensemble des diligences à accomplir pour établir le compte financier
conformément aux dispositions du plan comptable de l’OIPR formalisées dans le logiciel de gestion
utilisé.
Règles de gestion (complémentaires)
1 Arrêter les comptes en retenant l’hypothèse du principe d’une continuité de l’exploitation ;
2 Respecter les principes énoncés par le plan comptable de l’Etablissement s’appuyant sur le
référentiel SYSCOA-OHADA ;
3 Inscrire les immobilisations en comptabilité soit au coût d’achat, c’est-à-dire le prix d’achat
augmenté des frais accessoires (frais de transport, frais d’installation et de montage), soit à
leur valeur vénale pour les biens acquis gratuitement, c’est-à-dire la valeur d’utilité,
déterminée en fonction des conditions du marché et de l’utilité que le bien recèle ; soit à leur
valeur estimée pour les immobilisations dont les conditions d’acquisition ne sont pas
explicitement définies.
4 Pour calculer les amortissements utiliser les taux d’amortissement en vigueur :
- Logiciels 20% - 33,33%
- Charges immobilisées 20% - 33,33% - 50%
- Immobilisations incorporelles 20%
- Bâtiments 5%
SECTION Gestion comptable (CP)
SOUS-SECTION: Travaux d’arrêté de compte et état de synthèse (CP4)
Code: CP5 Date de création : JJ MM AA
Version: V1 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA Approuvée par:
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 241
- Agencements et installations 10% - 20%
- Matériel et outillage 20% - 25%
- Matériel de bureau 20%
- Matériel informatique 50%
- Mobilier de bureau 10% - 25%
- Travaux d’aménagement des terres 10% - 25%
- Matériel de transport 25% - 33,33% ou 1/3
5 Calculer l’amortissement sur une base linéaire à partir de la date de mise en service pour le
matériel roulant ou la date d’acquisition pour les autres immobilisations. Dans le cas où des
immobilisations sont acquises en cours d’exercice, les amortissements de la première année
sont calculés au prorata du nombre de mois à partir du mois de mise en service ou
d’acquisition avant le 15 ou le mois suivant, si après le 15.Les calculs des amortissements
sont effectués à la fin de chaque exercice.
6 Retenir que les travaux d’arrêté effectués au niveau des immobilisations sont des travaux
extracomptables et ne donnent lieu à aucune écriture comptable.
7 Enregistrer chaque immobilisation acquise dans un fichier d’immobilisations avec indication
de :
- la date d’acquisition
- la catégorie d’immobilisation
- l’identification du bien explicitement définie
- l’affectation
- le numéro d’identification
- la localisation du bien
8 Effectuer périodiquement (une fois au moins par an) un inventaire physique des
immobilisations. A cet effet, ouvrir un livre d’inventaire des immobilisations.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Agent comptable DZ
DFC
CLOG
Comptables
Description détaillée de la procédure
1. Prise d’inventaire physique (Cf. Procédures d’inventaire physique des stocks et gestion des
immobilisations)
2. Évaluation des actifs
3. L’analyse des soldes
4. Le traitement du cut-off
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 242
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1
Évaluation des
immobilisations
Éditer le fichier
immobilisations et
s’assurer que toutes les
rubriques de calcul sont
bien renseignées
Passer en revue les taux
d’amortissement et
s’assurer qu’ils sont
conformes à ceux
généralement admis
Établir un tableau de
variation des
immobilisations et des
amortissements entre les
périodes P et P-1
Procéder aux corrections
éventuelles et transmettre
les documents visés aux
Comptables
Agent comptable
DFC
1 fois par
mois et 5 à 15
jours avant la
clôture de
l’exercice
- Fichier d’immobilisation
- Tableau de variation des
immobilisations et des
amortissements
- Fiche d’inventaire
S’assurer que toutes les
factures sont
comptabilisées
Agent Comptable
Hebdomadaire
Fichier des
immobilisations
Tableau de variation des
immobilisations et des
amortissements
2
Suivi extracomptable des
amortissements
Recouper le tableau de
variation avec le fichier
immobilisations et la
comptabilité
Classer le tableau de
variation dans le dossier de
suivi des immobilisations.
Agent comptable
Comptables
1 fois par
mois au plus
tard le 10 du
mois suivant
le mois échu
Tableau de variation des
immobilisations et des
amortissements
3
Préparer l’analyse de
soldes
Éditer la balance provisoire
et les fiches d’analyse de
soldes comptables
Procéder à la demande de
confirmation de soldes des
Agent Comptable
Comptables
Mensuelle
Balance provisoire
Reste dû par le
Trésor
Reste à payer par
l’OIPR
Reste à recouvrer
Situation financière
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 243
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
tiers.
Etablir l’état mensuel
comportant :
- Reste dû par le Trésor
- Reste à payer par
l’OIPR
- Reste à recouvrer
- Situation financière
Analyser les soldes
Procéder à l’analyse des
comptes en matérialisant
sur les fiches les soldes
analysés
Déterminer les éventuelles
régularisations
Préparer les fiches
d’imputation de ces
régularisations, y adjoindre
les copies des justificatifs
correspondants
DFC
Agent Comptable
Comptables
Mensuelle Fiches d’analyse des
comptes
Balance provisoire
Mettre à jour les fiches
d’analyses de solde
DFC
Comptables
Agent Comptable
Mensuelle
Fiches d’analyse des
comptes
Réponse aux lettres de
circularisation
4
Traitement du cut-off
Cut-Off des frais
généraux ;
Cut-off des achats
DFC
Agent comptable
Comptables
Mensuelle Balance provisoire
EP 708
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 244
4.7 SECTION 7 : Gestion Financière (FI)
4.7.1 Gestion des comptes bancaires : FI1
Objet de la procédure
Cette procédure décrit le processus d’approvisionnement ou de reconstitution des comptes bancaires
par le biais des demandes d’approvisionnement.
Champ d'application
La procédure s’applique à tous les comptes bancaires de l’OIPR.
Règles de gestion
- Les comptes bancaires sont gérés par l’Agent, en coordination avec l’Ordonnateur de l’OIPR ;
- Les ressources d’origine privée sont gérées conformément aux règles de la comptabilité privée,
elles sont placées, sur autorisation du Conseil de Gestion, sur des comptes ouverts dans des
banques commerciales.
- L’Ordonnateur et l’Agent Comptable sont les seuls signataires autorisés (signatures conjointes) à
mouvementer les comptes bancaires de l’OIPR ;
- Effectuer un suivi régulier individualisé de chaque compte bancaire au moyen d’un journal de
banque par compte bancaire ;
- Arrêter mensuellement chaque journal de banque sous la supervision du DFC.
- Préparer la situation mensuelle de trésorerie à présenter au comité de trésorerie.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Directeur Général Directeur de zone (DZ)
Agent Comptable
Directeur Financier et Comptable
Comptables
SECTION Gestion financière (FI)
SOUS-SECTION: Gestion des comptes bancaires (FI 1)
Code: FI 1 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA Approuvée par:
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 245
Description détaillée de la procédure
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1
Rassembler les pièces
devant accompagner la
demande
d’approvisionnement
Agent Comptable
Entre le 17
et le 19 du
mois
- Rapport de suivi
financier
- Pièces justificatives des
dépenses
2 Demande d’approvisionnement
Etablir la demande
d’approvisionnement
Agent Comptable
Entre le 17
et le 19 du
mois
- Demande
d’approvisionnement
Consulter le relever
bancaire (attente de l’avis
de crédit de la DCPP)
Agent Comptable
Chaque
semaine
(Lundi)
- Relevé bancaire
3 Réception de l’approvisionnement
Réceptionner
l’approvisionnement
Agent Comptable Variable
- Demande
d’approvisionnement
- Extrait bancaire
- Avis de crédit
Informer l’ordonnateur de
l’avis
d’approvisionnement
AC
AC secondaire
Jour de la
réception de
l’avis de la
Banque
- Extrait bancaire
- Avis de crédit
Convoquer le comité de
trésorerie
Organiser les dépenses
suivant le principe
d’antériorité des dépenses
Agent Comptable
Agent Comptable
Services financiers de
l’Ordonnateur (DFC)
Le 10 de
chaque mois
- Rapport d’information
- Convocation
- Extrait bancaire
- Factures des
fournisseurs de biens et
services
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 246
4.7.2 Paiement de factures sur les comptes bancaires : FI2
Objet de la procédure
L’objectif de cette procédure est de décrire les mécanismes de paiement des factures fournisseurs
adressées à l’OIPR.
Champ d'application
Cf. CP3
Règles de gestion
Cf. CP3
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Comptables
DG
Contrôleur Budgétaire
Agent Comptable
Comptables
Description détaillée de la procédure (Cf. CP3)
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1 Réception et enregistrement des factures
Réceptionner, contrôler et
certifier la facture
Si non conforme : rejeter
et retourner à
l’Ordonnateur avec
l’annotation de rejet
Agent comptable
5 jours
- Facture
- B/C
- B/L
- Annotation de rejet
SECTION Gestion financière (FI)
SOUS-SECTION: Paiement de factures sur les comptes bancaires (FI 2)
Code: FI 2 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA Approuvée par:
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 247
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
Si conforme :
Certifier et procéder à la
prise en charge
comptable
Agent comptable
5 jours
- Facture
- B/C
- B/L
- Journal EP 705
2 Demande d’approvisionnement
Etablir la demande
d’approvisionnement
Agent comptable
Entre le 17
et le 19 du
mois
- Demande
d’approvisionnement
Consulter le relever
bancaire (attente de l’avis
de crédit de l’DCPP)
Agent comptable
Chaque
semaine
(Lundi)
- Relevé bancaire
3 Réception de l’approvisionnement
Réceptionner
l’approvisionnement
AC Variable
- Demande
d’approvisionnement
- Extrait bancaire
- Avis de crédit
Convoquer le comité de
trésorerie
Organiser les dépenses
suivant le principe
d’antériorité des dépenses
AC
Services financiers de
l’Ordonnateur (DFC)
Le 10 de
chaque
mois
- Rapport d’information
- Convocation
- Extrait bancaire
- Factures des
fournisseurs de biens et
services
4 Paiement des factures
Préparer l’état des
factures à payer
Etablir les titres de
paiement (chèques,
ordres de virement)
Remettre les chèques aux
bénéficiaires ou
Déposer l’ordre de
virement à la banque
Comptabiliser dans les
livres comptables
Apposer le cachet
« saisie » sur la facture
Agent comptable
Agent comptable
3 jours
- Etat des factures à
payer
- Factures
- Ordre de virement
- Chèque
- Journal EP 702 ou EP
704
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 248
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
Classer la facture et les
pièces justificatives dans
le dossier « factures
liquidées »
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 249
4.7.3 L’Etat de rapprochement bancaire : FI3
Objet de la procédure
L’état de rapprochement bancaire ou concordance bancaire est un document établi à la fin de chaque
mois pour chaque compte bancaire, dans le but de rapprocher les comptes bancaires figurant dans les
livres comptables des relevés bancaires produits par les banques.
Champ d'application
Les procédures s’appliquent à tous les comptes bancaires de l’OIPR.
Règles de gestion
Procéder à l’aide du relevé, en fin de mois et pour chaque compte bancaire, au pointage les unes après
les autres dans les journaux de banque (EP 703) correspondants, des opérations d’entrée et sortie du
mois considéré.
Etablir un état de rapprochement mensuel sur une feuille de rapprochement. Cet état est transmis à la
Direction.
L’état de rapprochement comprend deux parties :
- La partie gauche représente le compte banque concerné dans les livres comptables de l’OIPR. Elle
présente :
- le solde du compte banque dans le grand livre ;
- les opérations enregistrées par la banque et non comptabilisées dans les livres ;
- le solde ajusté des opérations non enregistrées.
- La partie droite représente le compte de l’OIPR dans les livres de la banque. Elle présente :
- le solde en banque indiqué sur le relevé bancaire ;
- les opérations enregistrées par l’OIPR et non comptabilisées par la banque ;
- le solde ajusté les opérations non comptabilisées.
- Un état de rapprochement bancaire doit être effectué pour chacun des comptes bancaires.
Acteurs concernés
SECTION Gestion financière
SOUS-SECTION: Etat de rapprochement bancaire (FI3)
Code: FI 3 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA Approuvée par:
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 250
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Agent Comptable
DG
Description détaillée de la procédure
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
Rassembler les
documents à analyser
Agent Comptable Chaque
lundi
- Le relevé bancaire à la
date d’établissement du
rapprochement
- Le journal de banque
de la même période
- L’état de
rapprochement
bancaire de la période
précédente
Mettre en œuvre le
contrôle Agent Comptable
Chaque
lundi
- Le relevé bancaire à la
date d’établissement du
rapprochement
- Le journal de banque
de la même période
- L’état de
rapprochement
bancaire de la période
précédente
Passer les écritures de
régularisation
Effectuer les éventuelles
réclamations au niveau de
la banque
Viser et classer
Agent Comptable Chaque
lundi
- Le relevé bancaire à la
date d’établissement du
rapprochement
- Le journal de banque
de la même période
- L’état de
rapprochement
bancaire de la période
précédente
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 251
4.7.4 Gestion de la caisse : FI4
Objet de la procédure
- Fournir des fonds nécessaires pour les opérations de transferts et le règlement des menues
dépenses
- Enregistrer au fur et à mesure les unes après les autres toutes les entrées et les sorties de fonds
- Maintenir un niveau de contrôle adéquat pour assurer une bonne gestion des fonds
Champs d'application
La procédure s’applique à la caisse principale de l’OIPR tenue par l’Agent comptable.
Règles de gestion
Tenir la caisse selon la méthode « IMPREST » (Méthode de fonds de caisse à montant fixe). Cette
méthode consiste à confier à l’Agent comptable une somme d’argent donnée afin de faciliter le
règlement de certaines dépenses de fonctionnement. Le fonds est reconstitué par le versement
d’une somme égale au montant des dépenses. A n’importe quel moment, le total de l’encaisse, des
dépenses engagées et des bons provisoires doivent être égaux au montant du fonds en caisse.
Reconstituer la caisse par chèque à concurrence des dépenses justifiées.
Editer un brouillard de caisse régulièrement pour les besoins de contrôle
Effectuer l'arrêté de caisse après contrôle contradictoire du solde de caisse théorique et du solde
physique ;
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Ordonnateur
Agent Comptable « Régisseur »
Description détaillée de la procédure
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1 Arrêter la caisse Agent comptable Régisseur Journalier - Fiche d’inventaire de
caisse
Reverser les fonds à la
caisse principale (siège) Agent comptable Régisseur Hebdomadaire -
SECTION Gestion Financière (FI)
SOUS-SECTION: Gestion de la caisse (FI4)
Code: FI 4 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA Approuvée par:
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 252
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
2 Etablir un état
d’approvisionnement Agent Comptable Par quinzaine
- État
d’approvisionnement
caisse
3
Etablir le chèque
d’approvisionnement et le
faire signer
Agent Comptable
Ordonnateur Par quinzaine - Chèque
4 Comptabiliser
l’approvisionnement Agent Comptable
Par quinzaine
- État
d’approvisionnement
caisse
- Copie du chèque
d’approvisionnement
- Pièce d’entrée en
caisse
- Journal EP 701
- Journal EP 703
5 Procéder au paiement Agent Comptable
Par quinzaine
- Ordres de virement
- Chèque (copie)
- Factures
- Journal EP 701
- Journal EP 703
6 Arrêté de la caisse en fin
de journée Agent Comptable Journalier -Brouillard de caisse
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 253
4.7.5 Paiement des salaires (cf. RH5) : FI5
Objet de la procédure
La procédure a pour objet d’assurer les opérations de rémunération du personnel dans le respect des
normes en vigueur. Il s’agit de définir chaque étape à suivre pour la gestion de la paie au niveau de la
structure.
Champs d'application
La présente procédure s’applique aux personnels contractuels et fonctionnaires de l’OIPR au niveau de
la DC et des DZ, l’office doit pouvoir à temps, évaluer, prévoir et liquider ses dépenses salariales en
son sein, conformément aux engagements contractuels.
Règles de gestion
6. Pour les contractuels, le paiement des salaires suit les règles suivantes :
o pour les contractuels sous la charge du budget de l’OIPR et les contractuels sous
projet géré par la DC, la gestion de la paie se fait au niveau de la direction centrale;
o pour les contractuels sous projet géré par le DZ, la gestion de la paie se fait au niveau
des zones concernées.
7. Déclencher les procédures de paie entre les 15 et 20 de chaque mois;
8. Pour les contractuels sous la charge du budget de l’OIPR et les contractuels sous projet géré
par la DC, faire valider l’ordre de paiement par le DG et le faire viser par le CB avant
engagement des dépenses.
9. Pour les contractuels sous projet géré au niveau de la DZ, faire signer l’ordre de paiement par
le DZ.
10. Pour les fonctionnaires, poursuivre la gestion de la paie après l’obtention des bulletins de paie
de la part de la sous direction des EPN au niveau de la Direction Générale de la Solde. Les
dépenses correspondantes aux salaires des fonctionnaires seront engagées dans le dans le RICI
(Réseau Intégré des dépenses des EPN).
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
DG/Coordonnateur de projet DZ
DARH
DFC/RAF du projet
CB
Agent comptable
SECTION Gestion Financière (FI)
SOUS-SECTION: Paiement des salaires (FI5)
Code: FI5 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA Approuvée par:
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 254
Description détaillée de la procédure
Gestion de la paie des personnels contractuels : RH5.1 :
La procédure de gestion de paie des personnels contractuels de l’OIPR peut être schématisée comme suit :
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 255
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Etablir le dossier du personnel
(incluant le contrat) :
Pour les contractuels sous budget de
l’Etat et projet géré par la DC, les
envoyer au DFC.
Pour les contractuels sous projet
géré par la DZ, les envoyer au DZ.
DARH
Avant le 31
Janvier
Dossier du
personnel
2 Recevoir la notification budgétaire
correspondant aux salaires
DFC/RAF du
projet
DZ/Agent
comptable Variable
Notification
budgétaire
3
Pour les contractuels sous budget
de l’Etat et projet géré par la DC,
établir l’état de paie et les livres de
paie en fonction des notifications
budgétaires et du contrat de
l’employé.
Pour les contractuels sous projet
géré par la DZ, établir l’état de paie
et les livres de paie en fonction de la
ligne budgétaire consacrée aux
salaires et du contrat de travail de
l’employé.
DFC/RAF du
projet
Agent
comptable
A partir du 15 à
20 du mois (J)
Etat de paie
Livre de paie
4 Etablir l’ordre de paiement et le
bulletin de paie.
DFC/RAF du
projet
Agent
comptable ou
le chef
comptable
J+3
Ordre de paiement
Bulletin de paie
5
Signer l’ordre de paiement et le
bulletin de paie
DG/
Coordonnateur
de projet
DZ J+4
Ordre de paiement et
bulletin de paie
signés
6 Viser et signer l’ordre de paiement. CB CB
J+4
Ordre de paiement
visé et signé
7 Engager les dépenses correspondant au paiement des salaires suivant les procédures d’engagement des
dépenses BU 2.
8 Remettre le bulletin de paie à
l’employé
DFC/RAF du
projet
Agent
comptable Variable
Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 256
Gestion de la paie des personnels fonctionnaires : RH5.2 :
La procédure de gestion de paie des personnels fonctionnaires de l’OIPR peut être résumée comme suit :
257
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
1
Recevoir les bulletins de paie de la
part de la sous direction des EPN et
procède aux vérifications de sa
compétence et les transmet au DFC.
DARH
Le 20 de
chaque mois
Mandat de paiement
Bordereau de
transmission
2
Recevoir les bulletins et procède aux
vérifications de sa compétence et les
transmet au Comptable pour
engagement
DFC
Variable
Mandat de paiement
Bordereau de
transmission
3
Recevoir les bulletins et procède aux
vérifications de sa compétence
Procéder aux engagements (Fiche
d’engagement) dans le RICI
Transmettre au DFC l’ordre de
paiement et les Engagements
accompagné d’un bordereau de
transmission
Responsable de
la cellule
comptabilité
1j
Fiche d’engagement
Ordre de paiement
Bordereau de OP
4
Recevoir les Fiches d’engagements,
procède aux vérifications de sa
compétence et vise
Transmettre l’ensemble des dossiers
au comptable.
DFC
Variable
Fiche d’engagement
Ordre de paiement
Bordereau de OP
5 Recevoir les dossiers et les transmets
à l’ordonnateur pour signature
Responsable de
la cellule
comptabilité
Variable
Fiche d’engagement
Ordre de paiement
Bordereau de OP
6
Recevoir les Fiches d’engagements et
le Ordre de Paiement, procède aux
vérifications de sa compétence et vise
Transmettre l’ensemble des dossiers
au Contrôleur Budgétaire.
Ordonnateur
(DG) 1j
Fiche d’engagement
Ordre de paiement
Bordereau de OP
7
Recevoir le dossier de paiement ;
Procéder aux contrôles relevant de sa
compétence notamment :
- Vérifie le coût de la dépense ;
- S’assure de la qualité de
l’administrateur de crédit ;
- S’assure de la disponibilité
des crédits ;
- S’assure de l’exacte
imputation de la dépense ;
- S’assure de l’utilité de la
dépense ;
- S’assure que les pièces
justificatives de la dépense
sont conformes aux lois et
règlements en vigueur ;
Viser, différer ou rejetter le mandat de
paiement ;
Garder un exemplaire de chaque
pièce constitutive du dossier ;
Transmettre le dossier à l’Ordonnateur
au moyen d’un bordereau de
transmission.
CB
2j
Fiche d’engagement
Ordre de paiement
Bordereau de OP
258
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance
Documents
d'interface Siège Zone
8 Recevoir le dossier de paie et les transmet
à la comptabilité DG
1j Dossier de paie
9
Recevoir le dossier et procéder au
dépouillement de chaque Fiche
d’engagement, Ordre de Paiement et
pièces justificatives.
Procéder à liquidation et à la certification
des dépenses et les transmets à l’agent
comptable
Responsable de
la cellule
comptabilité
Variable
Fiche d’engagement
Ordre de paiement
Bordereau de OP
10
Recevoir le dossier de paiement ;
Procéder aux contrôles relevant de sa
compétence notamment :
- S’assure de la qualité de
l’administrateur de crédit ;
- S’assure de la disponibilité des
crédits ;
- S’assure de l’exacte imputation
de la dépense ;
- S’assure que les pièces
justificatives de la dépense sont
conformes aux lois et règlements
en vigueur ;
Procéder à la prise en charge du dossier ;
Garder un exemplaire de chaque pièce
constitutive du dossier ;
Procéder à l’établissement des chèques de
virement par banque conformément aux
borderaux des banques et établissements
financiers.
Faire un chèque à l’ordre de la CGRAE et
le service des précomptes
Agent
comptable Variable
Ordre de virement
par banque
259
4.7.6 Gestion des menues dépenses : FI 6
Objet de la procédure
La gestion de la caisse de menues dépenses vise à fournir les fonds nécessaires et rapidement pour le
règlement des menues dépenses et dépenses courantes de fonctionnement, enregistrer au fur et à
mesure les unes après les autres toutes les entrées et les sorties de fonds et maintenir un niveau de
contrôle adéquat pour assurer une bonne gestion de fonds.
Champs d'application
La procédure s’applique aux menues dépenses effectuées à la Direction Générale et sur le terrain.
L’ensemble du processus des menues dépenses par caisse est basé sur la règle fondamentale que tous
les achats sont effectués sans l'établissement d'un Bon de Commande. Cette caisse enregistre les
menues dépenses de l’EPN qui comprennent entre autres :
- le paiement pour petits travaux d’entretien et de réparation de véhicules,
- le paiement de petites fournitures de bureau et d'entretien,
- le paiement des diverses petites dépenses de fonctionnement.
Règles de gestion
Tenir les menues dépenses par selon la méthode « IMPREST » (Méthode de fonds de caisse à montant
fixe). Cette méthode consiste à confier à toute personne désignée pour la gestion de la caisse au niveau
de la DG et de la DZ, une somme d’argent donnée afin de faciliter le règlement des menues dépenses
effectuées ; La fonction caissière doit être indépendante de la fonction comptable ;
L’utilisation d’un «fonds fixe » de caisse plafonné à 300 000 F CFA, avec un minimum
en caisse de 100 000 F CFA ;
Les paiements par caisse doivent être limités ; en l’occurrence, tous les paiements par
caisse doivent être inférieurs ou égaux à un plafond fixé à 100 000 F CFA ;
Tous les règlements au-delà de 100 000 F CFA doivent être faits par chèque ou
virement bancaire ;
Toute dépense par caisse doit être autorisée au préalable par le DG et le DZ;
Toute dépense par caisse doit être justifiée dans les 72 heures suivant le décaissement ;
Pour la sécurité des fonds, la conservation est assurée dans un coffre-fort dont la clé sera
détenue par le responsable de la caisse ;
Les vérifications mensuelles des espèces en caisse doivent être effectuées par le
Comptable ou toute personne habileté à la fin de chaque mois avec un billetage
approprié ;
Les vérifications inopinées des espèces pourraient être initiées ;
Les vérifications donneront lieu à l’établissement de procès-verbaux de caisse co-signés
par le caissier et le comptable et soumis au visa du DFC ou du DZ en région;
La vérification sous-entend le dénombrement des espèces en coffre et le regroupement
avec le brouillard de caisse en prenant en compte s’il y a lieu les bons provisoires ;
SECTION Gestion Financière (FI)
SOUS-SECTION: Gestion des menues dépenses (FI6)
Code: FI 6 Date de création : JJ MM AA
Version: V2 Date de révision: JJ MM AA
Date d'entrée en
vigueur: JJ MM AA Approuvée par:
260
Le brouillard de caisse devra être signé par la personne chargée de la vérification.
Acteurs concernés
Au niveau du Siège Au niveau des Zones
Ordonnateur Principal (DG) Ordonnateur délégué
DFC Comptable zone
Comptable siège Chefs secteurs
Description détaillée de la procédure
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
1
Approvisionnement de la caisse
Outre l’approvisionnement initial, la procédure
s’applique quand le minimum en caisse est atteint ou
quand la situation de caisse ne permetpas de réaliser
les opérations en attente
Faire le point de la caisse
au DFC ou le DZ suivi
des pièces justificatives
suivies d’une demande
d’approvisionnement au
DFC (si le minimum
n’est pas atteint, explique
le fondement de cet
approvisionnement).
Caissier
DG
DFC
Caissier
DZ
Comptable zone
Chefs Secteurs
Par quinzaine
- Fiche d’inventaire de
caisse
- Situation de caisse
- Fiche de demande
d’approvisionnement
- Pièces justificatives
des dépenses
effectuées sur fonds
antérieurs (factures,
devis, mémorandum,
etc.)
Réceptionner la demande
et procéder aux
vérifications spécifiques
Examiner le point de
caisse avec les pièces
justificatives
En cas d’approbation
- Signer la demande
d’approvisionnement
- Transmettre à
l’ordonnateur principal
Le cas échéant
- Faire reprendre la
demande
DG
DFC
Ordonnateur
délégué (DZ)
Chefs Secteurs
2 jours
- Fiche d’inventaire de
caisse
- Situation de caisse
- Fiche de demande
d’approvisionnement
- Pièces justificatives
des dépenses
effectuées sur fonds
antérieurs (factures,
devis, mémorandum,
etc.) par les chefs
secteurs
3 Traitement de la demande au siège de l’OIPR
Instruire le comptable
pour la procédure
d’émission du chèque de
DG
DFC
Comptable
Ordonnateur
délégué (DZ)
Comptable zone
1jour
- Fiche d’inventaire de
caisse
- Situation de caisse
261
N° Etapes Responsables Délai /
Echéance Documents d'interface
Siège Zone
montant correspondant à
la différence
entre l’encaisse et le
plafond de caisse.
Chefs Secteurs - Fiche de demande
d’approvisionnement
- Pièces justificatives
des dépenses
effectuées sur fonds
antérieurs (factures,
devis, mémorandum,
etc.)
Etablir un bon d’entrée de
fonds en caisse dès
encaissement du chèque,
enregistre l’opération
suivant la chronologie
dans le livre de caisse et
classe le bon d’entrée de
façon chronologique
Caissier
1jour
Dossier de demande
d’approvisionnement
Bon de sortie de caisse
2 SORTIE DE FONDS DE LA CAISSE
Préparer le bon de sortie
de caisse précisant le
montant, le bénéficiaire et
l’objet ;
Transmettre le bon de
sortie au DFC ou le DZ
pour autorisation.
Autoriser le décaissement
par son visa et retourne le
bon au caissier pour
paiement.
Faire signer le bon de
sortie par le bénéficiaire
Enregistrer l’opération à
la date de
décaissement dans le
livre de caisse et la pièce
classée.
Caissier
DFC
Caissier
Caissier
Ordonnateur
délégué (DZ)
Chefs secteurs
1jour - Ordre de recette
- Accusé de réception
3 Arrêté de caisse
Arrêter la caisse en fin de
journée
Faire viser par le DFC ou
le DZ
Caissier
DFC
Comptable
DZ
Caissier
Comptable zone
Journalier -Brouillard de caisse