Download - Managing contracts with AVEVA ProCon
Agenda
• Le défi commercial
• Le contexte
•Comment AVEVA ProCon peut-il aider? • Scénario de gestion des sous-traitants• Scénario de gestion de l'accord de consortium
Pour éviter des surcoûts excessifs ... les entreprises devront utiliser des analyses avancées de risque pour analyser et quantifier les dépenses en capital afin de planifier efficacement les besoins futurs, prédire les problèmes potentiels et délivrer avec succèsBooz Allen Hamilton, Trends for 2015
Le défi commercial
Le défi commercial
“Une mauvaise gestion des contrats coûte aux entreprises 10% - sur leurs profits”
Tim Cummins, CEO of the International Association for Contract & Commercial Management (IACCM)
Source: https://www2.iaccm.com/resources/?id=6845
L’écart coût/prix de l'industrie
Comment
fermer cet
écart ?
Indice des Prix inférieur à 100
Indice des Coûts à 170
Rétablissement des indices Coûts et Prix à 100 en 2004
Contrôle
Une discipline budgétaire et une gouvernance forte :• Processus d'affaires définis pour
toutes les interactions Opérateur / Contractant
• Echanges et communications structurés via un canal unique
• Utilisation d’indicateurs d'alerte précoce pour atténuer les risques
• Gestion collaborative du contrôle des changements
• Suivi d’audits
HORS DE NOTRE CONTRÔLE SOUS NOTRE CONTRÔLE
Les problèmes que nous adressons
Livraison de contrat
Obligation proactive, jalonnement et gestion de
KPI fournisseur.
Réduction des dépassements
habituellement associés aux changements, aux appels
d'offres et aux extensions en raison d'obligations et de
jalons manqués.
Évitez les silos
Des relations contractuelles protégées par une
gouvernance basée sur des bonnes pratiques.
Les équipes ne travaillent pas en isolement, évitent les
silos, réduisent les efforts d'administration.
Contrôle financier
Améliorer les flux de trésorerie en supprimant
les fuites de capitaux avant facturation.
Zéro visibilité des changements potentiels
avant l'événement.
Réclamations etlitiges
Une chaîne de communication de contrats
contrôlée.
Les organisations dotées d'outils et de processus les
plus performants ont la meilleure capacité
d'atténuation des sinistres.
Le contrôle des changements
Coût élevé du changement en raison du manque de processus et de bonnes
pratiques.
Lorsque des changements justifiés ont lieu, le
recouvrement des coûts auprès des partenaires est
essentiel.
TYPE DE COMMUNICATION
RÔLE CONTRACTUEL
DATE & HEURE
HISTORIQUE DES RÉVISIONS
ÉTIQUETTES PERSONNALISÉES
RÔLE DU CLIENT
Les historiques d’AVEVA ProCon
La solution AVEVA ProCon
ENREGISTREMENT DES FOURNISSEURS
PRE-QUALIFICATION
GESTION DES OFFRES
ADJUDICATION DU CONTRAT
ANALYSE DE PERFORMANCE DES OFFRES
GESTION DES COMMUNICATIONS
CHANGEMENTS DE CONTRÔLE ET D’OBLIGATIONS
SUIVI & VERIFICATION DES PAIEMENTS ET DU RESPECT DU BUDGET
GÉRER LES RÉCLAMATIONS ET LES LITIGES
LEÇONS APPRISES ET RETOUR D‘EXPERIENCE
AVANT CONTRAT APRÈS CONTRAT
Portails ProCon
L’intégration de ProCon
Changement
Appel d’offres
Contractant
Contrat
Accord-cadre
AFP
Communications
Documents contractuels
Communication des
documents
Archivage
Registre des risques du
projet
Budget
Fournisseur
Bon de commande
Accord cadre
Paiement
Facturation
WBS/CBS BUDGET
Scénario de sous-traitant – Registre de communications ProCon
• Chaque contrat comporte son propre registre de communication.
• Cela permet aux acteurs du projet de communiquer directement via ProCon.
• Cela garantit que toutes les communications et les notifications ne sont pas seulement capturées dans un seul endroit, mais sont effectivement traitées dans ProCon.
• Par conséquent, les règles et les processus spécifiques à chaque communication seront automatiquement appliqués, par exemple : demandes de modifications, instructions du site, demandes de paiement, PV des réunions, etc.
Portail de Contractant Principal
Portail de Sous-traitant
Scénario de sous-traitant – Registre des éléments de catalogue
• Chaque contrat comporte son propre registre de communication.
• Cela permet aux acteurs du projet de communiquer directement via ProCon.
• Cela garantit que toutes les communications et les notifications ne sont pas seulement capturées dans un seul endroit, mais sont effectivement traitées dans ProCon.
• Par conséquent, les règles et les processus spécifiques à chaque communication seront automatiquement appliqués, par exemple : demandes de modifications, instructions du site, demandes de paiement, PV des réunions, etc.
Scénario du sous-traitant – Registre des obligations ProCon
• Chaque contrat a son propre registre d'obligations
• Cela permet à ProCon de surveiller les obligations contractuelles convenues
• Les obligations peuvent être attribuées aux utilisateurs de la Société ou des sous-traitants
• Le titulaire désigné de l'Obligation sera informé des Obligations à venir et en retard
Scénario de gestion de l'accord de consortium• Les représentants des
partenaires du consortium ne peuvent avoir accès qu'à l'accord du consortium et l'accès aux sous-contrats serait restreint
• Toutes les communications entre les partenaires du Consortium peuvent être gérées dans ProCon
• L'accord de consentement EPC dans ProCon fournira les contours et les engagements contractuels de chaque partie
• Chaque communication peut être identifiée par une vue
Contract Exposure = Initial Commitment +
Approved Channge +
Pending Change +
Potential Change
Tableau de santé financière du projet
Avantages de l'utilisation d’AVEVA ProCon
Systémise et codifie les
processus contractuels
Gestion correcte des
contrats assurant la
confiance mutuelle et
la coopération
Garantie l’exactitude
des actions et des
résultats
Alerte précoce de
changements
potentiels des
engagements
Suivi des obligations
contractuelles des
deux parties et
émission proactive des
notifications
Langue contractuelle
commune