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Séminaire de formation
Méthodes d’Audit
Cycle Achats - Fournisseurs
2005
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S O M M A I R E
Introduction
► Fondamentaux comptables
► approche de la démarche d’audit
1. Objectifs d’Audit
2. Revue du contrôle interne
3. Révision des comptes
Conclusion
► Rôle et responsabilité de l’assistant
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Cycle Achats - Fournisseurs
1. OBJECTIFS D’AUDIT
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DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVREen respectant des objectifs d’audit suivants :
Fait générateur
Commande
Réception / Livraison
Réglement
REALITEEXHAUSTIVITE
UNICITE
BON COMPTEBON MONTANT
BONNE PERIODECONCERNE L’ENTREPRISE
Risques généraux
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Objectifs d’audit
OBJECTIFS
réalité
concerne l’entreprise
sans oubli (exhaustivité)
sans double emploi
dans le bon compte
pour le bon montant
sur la bonne période
TRAVAUX
revue du contrôle interne
contrôle de pièces
apurement, circularisation
revue du contrôle interne
méthodes et principes comptables
contrôle de pièce, dépréciation,
opérations en devises
test de cut-off,
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Cycle Achats - Fournisseurs
2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE
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2.1 Connaissances des opérations
2.2 Evaluation du contrôle interne
2.3 Conséquences induites par les conclusions sur le contrôle
interne
Revue du contrôle interne
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Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à caractère permanent et pluriannuel
Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et les méthodes et principes comptables de l’entité
Prise de connaissance des principes et méthodes comptables- principes appliqués en matière de comptabilisation des opérations - mode d’enregistrement des opérations en devises- retenues de garantie, - avances et acomptes,
2.1 Connaissance des opérations
RECENSEMENT
Caractéristiques des achats
Flux financiers Risques engendrés
Contraintes d’organisation
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2.1 Connaissance des opérations
Principaux services intervenants
Initiateurs de la commande
Initiateurs de la commande
Émission des demandes d ’achats (limites à définir)
Pas d ’envoi direct aux fournisseurs
Service AchatsService Achats Établissement des bons de commandes
Négociation des prix, choix des fournisseurs, surveillance des délais de livraison
RéceptionRéception S ’assurer de la conformité de la livraison avec la commande (quantité + qualité)
StocksStocks Réception de la marchandise du service Réception et
enregistrements (pour un suivi quantitatif)
ComptableComptable Enregistrement des factures après leur validation par le donneur d’ordre
TrésorerieTrésorerie Règlement des factures après approbation par les personnes habilitées
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2.2 Evaluation du contrôle interne
Principales phases du cycle
Compétences pluridisciplinaires nécessaires
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2.2 Evaluation du contrôle interne
Principales phases du cycle
Expression du besoin
Acceptation de la demande
d ’achat
Commande
Réception /Livraison
Comptabilisation Facture
Règlement
Système classiqueSystème engagement
de dépenses
Charge provisoire
Charge définitiveCharge définitive
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2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)
Déclenchement de la commande
Les commandes
Elles sont faites en fonction des besoins de l ’entreprise
Pour des quantités optimales
Par des personnes autorisées à le faire
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2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)
Réception / Livraison
Les livraisons
Les délais de livraison prévus sont respectés
Elles ne peuvent être acceptées que si elles correspondent à une commande
Elles sont faites selon les spécifications de la commande
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2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)
Comptabilisation de la facture
Comptabilisation
Les dettes sont constatées au fur et à mesure des commandes et / ou livraisons
La comptabilité est correctement organisée pour traiter les opérations
Les enregistrements sont précédés de vérifications (factures, affectations, rapprochement bon de commande…)
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2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)
Réglement
Règlement
Les factures sont contrôlées avant mise en paiement
La mise en paiement est dûment autorisée
Les factures ne sont pas payées plusieurs fois
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2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)
Les outils mis à disposition
EntretiensEntretiens
TestsTests
Flow chartFlow chart
Tableaux forces/faiblesses
Tableaux forces/faiblesses
RecommandationsRecommandations
Analyse des procédures écrites
Analyse des procédures écrites
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2.2 Evaluation du contrôle interne
Compétences nécessaires en complément de l’audit financier
Intervenants Eléments revus
Systèmes d'informations Tâches générales : déversements comptables, carto-(SIOM) graphies des systèmes, fiabilité et sécurité des données
Fiscalistes TVA, taxes à l'importation, ORGANIC, Déclaration (Magellan) d'Echange de Biens
Juristes Lecture de certains contrats présentant des risques ou (Magellan) litiges particuliers, validation de certains montage juridiques
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2.4. Conséquences induites par les conclusions
Adaptation de l’approche
Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de
l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter
► Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites,
► Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur
la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence
Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et
orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final
► Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision
► Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques
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Cycle Achats - Fournisseurs
3. REVISION DES COMPTES
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3.1 Préparation du final
3.2 Travaux de contrôle
3.3 Mémo de synthèse
3.4 Contrôle de l’annexe
Révision des comptes
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3.1 Préparation du final
Préparation des circularisations
Préparation des circularisations Sélection des fournisseurs à circulariser à partir des
balances auxiliaires,
Préparation et envoi des lettres : confirmation ouverte (à l ’inverse de la confirmation clients)
Mise en place d’un tableau de suivi
Relance des tiers avant l ’intervention finale
Utilisation au final : cf. travaux de contrôle finaux
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3.1 Préparation du final
Méthode de sélection
Méthode de sélection
Le choix des fournisseurs à circulariser peut se faire sur la base d'une balance antérieure à la date de clôture (puisque les montants ne seront pas indiqués dans la demande).
Sont choisis les fournisseurs pour lesquels les mouvements de la balance auxiliaire (débit / crédit) sont les plus importants.
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3.2 Travaux de contrôle (1/2)
Établissement de la feuille maîtresse
Revue analytique
Cadrage Balance Auxiliaire et Balance Générale
Exploitation des circularisations, revue des intercos et procédure
alternative
Contrôle du cut-off
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3.2 Travaux de contrôle (2/2)
6. Revue des FNP
7. Dettes en monnaie étrangère
8. Analyse des fournisseurs débiteurs
9. Validation des enregistrements
ET SURTOUT : Je n ’oublie pas de prendre connaissance du mémo
de section N-1 et de la synthèse intérimaire
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3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse
Rappel rapide des principes méthodologiques
Présentation des comptes concernés :
► ACTIF : 409 - Avances et acomptes versés sur commandes
► PASSIF : 401 à 405 - Fournisseurs
408 - Fournisseurs - Factures non parvenues
► Charges : 60 - Achats
61 - Services extérieurs
62 - Autres services extérieurs
► Produits : 791 - Transfert de charges d ’exploitation
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3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse
Société : X Index :
Exercice : 31/12/01 Fait par : M .R
Le : 12-avr
x
N° compte Variation Index
PASSIF
4011000 Fournisseurs hors groupe 762 674 (88) B1004011001 Fournisseurs groupe 523 355 (168) B1104019000 Fournisseurs, position globale de change (33) 21 54 B1204031000 Fournisseurs, effets à payer HG 3 159 2 186 (973) B2004041000 Fournisseurs d'immo. HG 20 (7) (27) B3004041001 Fournisseurs d'immo. groupe 1 1 B3104051000 Fournisseurs d'immo. HG , effets à payer 133 26 (107) B4004081000 Fournisseurs, FNP 1 371 1 798 427 B5004081001 Fournisseurs groupe, factures à recevoir 595 536 (59) B510
Total Fournisseurs 6 530 5 590 (940)DSA
ACTIF
4091000 Fournisseurs, avances et acomptes versés (40) (57) (17) B6004098000 Fournisseurs, avoirs à recevoir (20) (20) B700
Total Fournisseurs débiteurs (40) (77) (37)DSA
OK BG 31/12/01 Version du 12 janvier 2002
x OK rapport général 31/12/00
Fournisseurs
K€
LibelléSolde au 31/12/00
Solde au 31/12/01
Exercice n°1
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3.2.2 Revue analytique
Comprendre l’évolution des principaux postes
Orienter les travaux à effectuer sur le cycle
Feuilles maîtresses, revue analytique N-1,
entretiens ...
Réaliser un comparatif N/N-1 (valeur & %)
Analyser les principales variations : par entretien, par
recoupement avec les évolutions des postes de
charges,
Calculer le délai de règlement fournisseurs : selon la
méthode ayant le plus de pertinence pour la société
(tenir compte de la nature de l’activité, de la
saisonnalité,...)
Travaux à effectuer
Objectifs
Outils utilisés
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3.2.3 Cadrage balance auxiliaire / balance générale
Rappels comptables
Pourquoi utiliser une balance auxiliaire ?
► Obtention d ’un détail des comptes par tiers
► Document de suivi, de contrôle et d ’analyse
Balance Auxiliaire
Balance Générale
Exercice n°1 (suite)
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3.2.3 Cadrage balance auxiliaire / balance générale
S’assurer que la comptabilité auxiliaire est bien le reflet de
la comptabilité générale et de l ’exhaustivité des comptes
fournisseurs tels qu ’ils apparaissent dans la balance
générale.
S’assurer de la non compensation des soldes débiteurs
et créditeurs.
Rapprochements cadrages
Matérialisation du rapprochement effectué (avec mise en
évidence des éventuels écarts et leur explication).
Travaux à effectuer
Objectifs
Outils utilisés
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3.2.4 Exploitation des circularisations, revue des intercos et procédure alternative
S ’assurer du caractère exhaustif de la
comptabilisation des dettes fournisseurs
Analyse de la confirmation directe, contrôle de
pièces
Cf schéma slide suivant.
Travaux à effectuer
Objectifs
Outils utilisés
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3.2.4 Exploitation des circularisations, revue des intercos et procédure alternative
Balance auxiliaire
Réponse Fournisseur
Rapprochement des deux soldes
Identification des écarts
Comprendre la nature de cesécarts, leur apurement et le respect du fait générateur
Conclusion/Synthèse
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3.2.4 Exploitation des circularisations, revue des intercos et procédure alternative
Edition du détail du solde
Contrôle des pièces justificatives
Contrats de chantier/bons à payer/factures...
Conclusion/Synthèse
Mise en place d ’une procédure alternative
Que faire en cas de non obtention de réponse à la circularisation des
fournisseurs pour les soldes significatifs à la date d’arrêté des comptes ?
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3.2.4 Exploitation des circularisations
Conclure
► Conclure sur l ’exploitation de la circularisation, de la revue des intercos et de la
procédure alternative
► Établir un tableau de synthèse avec les quotités validées par le biais des différentes
méthodes et les ajustements
Exercice n°2
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3.2.5 Cut-off
S ’assurer que la séparation des exercices est
correctement respectée
Valider que les achats du mois précédant et suivant la
clôture sont rattachés au bon exercice
Contrôle de pièces
Objectifs
Outils utilisés
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3.2.5 Cut-off
Réalisation de tests à partir des journaux d ’achats (des
mois précédant et suivant la clôture) : sélection des
montants significatifs
Remonter aux factures et contrôler le fait générateur en le
justifiant : remonter au bon de réception ou à la date de
réalisation de la prestation.
Rappel : une facture n’est pas un justificatif en soi du
transfert de propriété.
Formalisation : Établir un tableau récapitulatif des tests
effectués et préciser le scope d ’audit
Travaux à effectuer
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3.2.5 Cut-off
Conclure
► Validation du cut-off : objectifs atteints
► Non-validation du cut-off : quels impacts ?
Factures comptabilisées en N+1 avec un fait générateur relatif à N
Ont-elles été comptabilisées en factures non parvenues à la date d ’arrêté des comptes ?
Cut-off validé Ajustement avec impact résultat
Attention à la problématique des contrats long terme (ajustement # montant
de la facture)
Oui Non
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3.2.5 Cut-off
Factures comptabilisées en N avec un fait générateur relatif à N+1
Ont-elles été comptabilisées en charges constatées d ’avance à la date d ’arrêté
des comptes ?
Cut-off validé Ajustement avec impact résultat
Rédaction d ’un mémo de sous-section
► Intégrer un tableau d ’ajustements
Oui Non
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3.2.6 Revue des FNP
S ’assurer que la séparation des exercices est
correctement respectée
Valider le caractère nécessaire et suffisant des
factures non parvenues comptabilisées au
31/12/N et le correct rattachement à l ’exercice N
Revue analytique, contrôle de pièces et entretien
Objectifs
Outils utilisés
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3.2.6 Revue des FNP
Travaux à effectuer
Établir un tableau comparatif des FNP N/N-1 par nature et par année d’ancienneté
Expliquer et valider les principales variations
Sélection des montants significatifs et obtention des justificatifs
Fait générateur Évaluation
Vérification de l ’apurement : Contrôle des factures reçues en N+1 permettant de valider le fait générateur et le montant Sélection des FNP à forte ancienneté : justifier le bien fondé du maintien au bilan
Revue analytique
Revue analytique
Contrôle de pièces et entretien
Contrôle de pièces et entretien
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3.2.6 Revue des FNP
Conclure
► Conclure sur le correct rattachement des charges à l ’exercice
► Établir un tableau d ’ajustements
Exercice n°3 et 4
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3.2.7 Dettes en monnaie étrangère
Objectifs
S’assurer de la correcte évaluation des dettes
Outils utilisés
Contrôle de pièces
Présentation des travaux à effectuer
Obtenir les états récapitulatifs des dettes fournisseurs classés par devises Valider les cours retenus pour la valorisation au 31/12 pour les soldes en devises significatifs Recouper ces états avec les comptes d’écarts de conversion
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3.2.7 Dettes en monnaie étrangère
Présentation des travaux à effectuer (suite)
► Si les dettes en devises sont significatives sélectionner les factures les plus
significatives et vérifier :
• la correcte retranscription des factures : référence, date et montant en devises ;
• le cours de comptabilisation ;• l’exactitude arithmétique des valeurs initiales, actualisées et de l’écart de
conversion.
Conclure
► Conclure sur la correcte évaluation des dettes en devises.
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3.2.8 Analyse des fournisseurs débiteurs
Objectif Correcte évaluation et classification
Outils utilisés Contrôle de pièces
Présentation des travaux à effectuer :
► Sélectionner les soldes significatifs
► Analyser et valider les raisons de l ’existence de ces soldes et la recouvrabilité de la
créance
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3.2.9 Validation des enregistrements
Objectif Réalité des enregistrements
Concerne bien l ’entreprise
Correcte évaluation et classification
Enregistrement sur la bonne période
Outils utilisés Contrôle de pièces
Présentation des travaux à effectuer :
► Contrôles de pièces aléatoires avec validation :
• que l ’opération concerne bien l ’entreprise et l ’activité
• des imputations comptables
• des dates de prestations et d ’enregistrement
• du contrôle de la facture par le service concerné et du BAP
• des contrôles arithmétiques
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3.3 Mémo de synthèse
Rappel des objectifs poursuivis
Présentation des données chiffrées :► présentation synthétique
► éléments de la revue analytique - commentaires
Récapitulatif des travaux effectués :► indexé avec les sous sections
Points notés (indexés avec les travaux)
Conclusion Exercice n°5
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3.4 Contrôle de l’annexe
Cohérence du paragraphe sur les principes et méthodes (méthode de
conversion retenue pour les dettes en devises,…)
Validation des données chiffrées
Classement des dettes selon la durée qui reste à couvrir jusqu ’à leur échéance ► un an au plus
► plus d ’un an et cinq ans au plus
► plus de cinq ans
Détail des produits à recevoir ou des charges à payer rattachées aux postes de
dettes
Fraction des dettes concernant les entreprises liées
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3.4 Contrôle de l’annexe
Indication du montant des dettes représentées par des effets de commerce
L ’indication des dettes correspondant aux acquisitions avec clause de réserve
de propriété est-elle indiquée (si cette mention n'est pas portée au bilan)
S'ils sont significatifs, mention des éléments suivants (présentation possible
sous forme de tableaux des engagements) - liste non limitative :
► Dépôts de garantie versés
► Promesses d'achat
► Achat de marchandises ou de matières premières à terme
Toute autre explication nécessaire à la compréhension des comptes annuels par
leurs utilisateurs (en particulier produits et charges exceptionnels, variations
significatives de certains postes, changement de méthode, etc).
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Conclusion
Rôle de l’assistant
Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au
préfinal :
► Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo
d’approche
► Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les
contrôle alternatifs