Directives du Fonds mondial
Le Manuel du CCM
2013, Tome1, 2è édition
LES 40 QUESTIONS
FREQUEMMENT POSEES
POUR COMPRENDRE LE
FONCTIONNEMENT DES
CCM.
SOMMAIRE
Préface 3
Liste des Sigles et Acronymes 4
Introduction 5Chapitre 1 : La constitution d’un CCM 7
Chapitre 2 : Les activités d’un CCM 15
Chapitre 3 : Les relations entre le CCM et le Fonds
Mondial
17
Chapitre 4 : Les relations entre le CCM et le LFA 21
Chapitre 5 : Les relations entre le CCM et le Bénéficiaire
Principal
23
Chapitre 6 : Le financement du CCM 30
Chapitre 7 : La responsabilité des Etats vis-à-vis du CCM 31
Chapitre 8 : Le conflit d’intérêt 33
Chapitre 9 : Les critères d’éligibilité aux subventions du
Fonds mondial
34
Bibliographie 36
PREFACE
Le Fonds Mondial a été crée en janvier 2002 suite à une réunion
de l'ONU pour augmenter rapidement le financement contre les trois
pandémies que sont le sida, la tuberculose et le paludisme. Il a mis
en place un mécanisme innovant de gestion avec de nombreux organes
dont le CCM. Tout pays bénéficiant d'un financement du Fonds Mondial
doit mettre en place un CCM (Country Coordinating Mechanism) ou ICN
(Instance de Coordination Nationale). De nouvelles terminologies
sont apparues telles LFA, PR, SR, TRP pour ne citer que celles là.
Les mécanismes de gestion des subventions du Fonds mondial sont
tellement complexes qu'il était indispensable pour les nouveaux
membres des CCM et même pour tous ceux qui s'y intéressent de
disposer d'un manuel de ce type qui puisse leur permettre de se
familiariser avec ces nouveaux concepts et les directives du Fonds
mondial.
Cependant les exigences, les normes et les recommandations du Fonds
mondial sont en perpétuelle évolution si bien que je suis sûr
qu'elles auront changé dès ou avant que vous n'ayez ce manuel entre
les mains. C'est pourquoi j'encourage vivement l'auteur à prévoir
dès maintenant le deuxième volume de ce Manuel.
Pr. Auguste KADIO
Président du CCM-Côte d'Ivoire
Février 2008-Septembre 2012
LISTE DES ABREVIATIONS ET ACRONYMES
CCM : Country Coordinating Mechanism ou Instance de Coordination
Nationale pour la lutte contre le Sida, le Paludisme et la
Tuberculose
DAT : Dispositif d’Appui Technique (TSFWCA)
GMS : Grant Management Solutions
FM : Fonds mondial de lutte contre le Sida, la Tuberculose et le
Paludisme
LFA : Local Fund Agent (Agent local du Fonds mondial), organisation
sous contrat chargée de procéder à des vérifications dans les pays
pour le compte du Fonds mondial
PUDR : Progress update/disbursement request (Rapport de progrès et
demande de décaissement)
RP : Récipiendaire Principal (Structure en charge de la gestion
d’une subvention du FM)
SR : sous récipiendaire (Structure sous contrat avec le RP chargée
de mettre en œuvre des volets d’une subvention)
INTRODUCTION
Depuis 2002, le monde à travers le Fonds mondial de
lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme a
initié une nouvelle approche de financement sous forme
de dons aux pays selon des modalités spécifiques.
Cette nouvelle approche est d’autant plus novatrice
qu’elle appelle une implication nationale accrue à
travers des Instances de Coordination Nationale
généralement appelées CCM. Cette implication nationale
passe nécessairement par la maîtrise et l’appropriation
des directives du Fonds mondial.
Le Fonds mondial étant une nouvelle initiative et ses
directives ayant régulièrement évolué, il est apparu
indispensable pour les pays de se faire assister par
des organismes rompus à ces directives.
Le présent ouvrage qui s’appuie sur l’expérience de
terrain, sans forcément sortir des sentiers battus et
sans avoir la prétention de répondre à toutes les
questions relatives aux CCM, veut apporter une
contribution au renforcement des capacités des
membres des CCM et à tous ceux qui s’y intéressent en
tant manuel pratique dans lequel ils trouveront à
portée de main les premières réponses aux questions
qu’ils se posent fréquemment. Pour les consultants, ce
document peut s’avérer parfois précieux vu qu’ils ne
peuvent toujours pas imaginer toutes les préoccupations
des CCM.
Pour le Fonds mondial, ce document peut être un outil
révélateur des reproches qui lui sont faits par les
CCM.
Cet ouvrage est conçu sous forme de questions-réponses
entre le président d’un CCM et un expert rompu aux
procédures du Fonds mondial regroupées en neuf (09)
chapitres principaux.
- La constitution d’un CCM
- Les activités d’un CCM
- Les relations entre le CCM et le Fonds mondial
- Les relations entre le CCM et le LFA
- Les relations entre le CCM et le Récipiendaire
Principal
- Le financement du CCM
- La responsabilité des Etats vis-à-vis du CCM
- Le conflit d’intérêt
- Les critères d’éligibilité aux subventions du Fonds
mondial
Eustache AKPANE
CHAPITRE 1 : LA CONSTITUTION D’UN CCM
Le Président du CCM (Q1) : Quand un pays peut – il
prendre la décision de créer un CCM ?
L’Expert : Le CCM est l’instance qui coordonne
dans un pays les activités des projets et
programmes financés par le Fonds mondial. Un pays
peut décider de créer un CCM dès lors qu’il décide
de postuler pour une subvention du Fonds mondial.
Dans la politique de financement du Fonds mondial,
contrairement aux autres bailleurs qui traitent
directement avec les gouvernements, le CCM est
l’interlocuteur privilégié. Demander et gérer une
subvention du Fonds mondial nécessite donc la mise
en place d’un CCM.
Aujourd’hui, presque tous les pays éligibles au
financement du FM sont dotés d’un CCM, il existe
même des CCM régionaux comme le CRC de l’OCAL en
Afrique de l’ouest
Le Président du CCM (Q2) : Comment un pays peut –
il créer un CCM ?
L’Expert : Tout pays qui décide de créer un CCM
a plusieurs options :
- Soit le pays prend un décret ou un arrêté
instituant le CCM ;
- Soit le gouvernement à travers le Ministre en
charge de la santé invite les principaux secteurs
édictés par le Fonds mondial à s’organiser dans
le cadre d’un processus transparent et
démocratique pour constituer le CCM ;
- Soit un secteur ou groupe d’intérêt intéressé par
la création du CCM entreprend les démarches
auprès des autorités en vue de la création de
l’instance.
Au moment de la création du CCM, les responsables
en charge de cette tâche devront répondre aux
questions suivantes : Quel sera l’ancrage
institutionnel du CCM ? (La présidence de la
République ? la primature ? le ministère de la
santé ? le Ministère des finances ? autonomie
totale ?), quel sera le statut juridique du CCM ?
(ONG ? Organisme public,… ?), Comment s’assurer du
financement et de l’appui de l’tat ?
Le Président du CCM (Q3) : Quels sont les
différents secteurs membres d’un CCM ?
L’Expert : Voici ce que dit le Fonds mondial :
Le Président du CCM (Q4) : Parmi ces secteurs quels
sont ceux qui doivent élire leurs représentants au
CCM et ceux qui peuvent nommer les leurs ?
L’Expert : Les principes dans la désignation des
membres des secteurs pour siéger au CCM sont la
transparence, la large diffusion, la représentativité
et la documentation.
Tous les secteurs, qu’ils élisent ou nomment leurs
représentants doivent se conformer à ces principes.
Pour en revenir à votre question, il faut retenir que
le secteur public et le secteur des partenaires au
développement ne sont pas tenus de procéder à des
Le Fonds mondial recommande à tous les pays :D’inclure les représentants des secteurs suivants dans leur CCM :
- Gouvernement ;- Société civile- Secteur privé ;- Partenaires multilatéraux et bilatéraux dans les pays.
Extrait des Directives du 11 Mai 2011 sur l'objectif, la structure, la composition et le financement des Instances de coordinationnationales (CCM)
élections pour la désignation de leurs représentants
au CCM.
Tous les autres secteurs sont astreints aux
élections. Toutefois, le Fonds mondial peut accepter
tout mode de désignation pourvu qu’il respecte les
principes énoncés plus haut.
Le Président du CCM (Q5) : Pouvez-vous donner des
précisions sur les 4 principes de la désignation
des membres du CCM ?
L’Expert : Les principes dans la désignation des
membres des secteurs pour siéger au CCM sont la
transparence, la large diffusion, la
représentativité et la documentation.
- La transparence implique l’existence d’une
procédure consensuelle écrite d’élection ou de
désignation des membres des secteurs. Le CCM lui-
même doit en son sein détenir une procédure
écrite décrivant le processus de désignation des
membres du bureau.
- La large diffusion implique l’information et
l’invitation des différentes organisations
membres des secteurs au moment du choix des
représentants de chaque secteur.
- Le principe de représentativité implique les cas
suivants : au moins 40% des membres du CCM
doivent être non gouvernementaux, la
représentation obligatoire des personnes vivants
avec les maladies, la meilleure représentation
des femmes et le niveau de responsabilités des
membres dans leurs organisations.
- La documentation exige que chaque étape du
processus de désignation soit consignée par
écrit. Il s’agit de produire la procédure, les
Procès verbaux des réunions, les coupures de
presse et toute autre information pouvant prouver
la transparence et une bonne information.
Le président du CCM (Q6) : Il semble que chaque poste
de membre doit être dédoublé, pouvez-vous donner des
précisions à ce sujet ?
L’Expert : C’est exact, en effet quoique ceci ne
soit pas une exigence, mais une recommandation du
FM, chaque poste de membre du CCM doit être
représenté par un membre titulaire ayant voix
délibérative et un membre suppléant ne pouvant
prendre part aux votes que s’il représente le
membre titulaire absent.
Le titulaire et le suppléant doivent être du même
secteur mais pas nécessairement de la même
structure, tout dépend des procédures internes des
secteurs.
Toutefois, le membre suppléant, même sans voix
délibérative peut être invité à prendre part à
toutes les réunions du CCM.
Un membre titulaire ayant un poste au bureau du CCM
n’est pas remplacé par son suppléant lors des
délibérations du bureau ou quand ce dernier perd
son poste au bureau.
Par exemple si un représentant des personnes vivant
avec les maladies est 1er vice-président, son
suppléant n’assurera pas son intérim au poste de
vice-président, mais cet intérim sera assuré par le
2è vice-président ou tout membre du bureau
expressément désigné.
Le Président du CCM (Q7) : Qui doit initier et
conduire le processus de désignation ou de
renouvellement des membres du CCM?
L’Expert : S’il s’agit d’un nouveau CCM, cette
tâche peut incomber à un comité ad ‘hoc mis en
place par le gouvernement ou un groupe d’intérêt.
S’il s’agit d’un renouvellement de membres, cette
tâche incombe au bureau sortant du CCM.
Le processus de désignation des membres du CCM doit
aboutir à la constitution d’un nouveau bureau du
CCM dont le président et les vice - présidents
doivent nécessairement être élus par les membres
ayant droit de vote.
Le Président du CCM (Q8) : Le gouvernement doit-il
nécessairement avaliser le bureau du CCM pour qu’il
soit légal et fonctionnel?
L’Expert : Le CCM qu’il ait un ancrage
institutionnel au niveau du gouvernement ou qu’il
soit totalement indépendant, doit être un organe
autonome ayant une personnalité juridique. Le rôle
du gouvernement doit se limiter à appuyer le CCM, à
désigner ses propres membres au CCM et non à
interférer dans ses procédures ou sa gestion
quotidienne.
Une fois qu’un bureau est démocratiquement élu, le
gouvernement doit l’accepter et l’appuyer.
Toutefois, il est loisible à un Etat de faire élire
un fonctionnaire à la tête du CCM, il devra dans ce
cas se conformer aux procédures internes du CCM.
Le Président du CCM (Q9) : Quand doit-on communiquer
la liste des membres du CCM au Fonds mondial?
L’Expert : Dès que la liste définitive est connue
et officielle, elle doit être communiquée au Fonds
mondial avec les contacts, et signature de chaque
membre titulaire et suppléant.
L’annexe C de la soumission au Fonds mondial est un
autre moyen d’information qui doit être conforme à
la liste communiquée antérieurement.
Le Président du CCM (Q10) : Certains secteurs ont-ils
une voix prépondérante dans les délibérations du
CCM ?
L’Expert : La réponse est négative, aucun secteur,
ni aucun membre quel que soit sa position n’a voix
prépondérante. Tous les membres ont une voix égale,
c’est le même principe que les délibérations
parlementaires. Le principe c’est la prise en
compte des positions des minorités.
Les décisions du CCM sont donc prises par consensus
ou par vote en cas de divergence profonde.
Le Président du CCM (Q11) : Quelle est la fréquence
des réunions du CCM ?
L’Expert : La fréquence des réunions est fixée de
façon souveraine par le CCM selon son programme
d’activités. Toutefois, le CCM se réunira au moins
une fois par trimestre ne serait-ce que pour
examiner les rapports des RP.
Le Président du CCM (Q12) : Un CCM doit-il
nécessairement disposé d’un secrétariat administratif
permanent ?
L’Expert : Les membres du CCM exerçant leurs
mandats de façon bénévole et sans rémunération, ils
ne peuvent exercer en plein temps au CCM. Il
apparaît dès lors nécessaire de mettre en place un
secrétariat administratif permanent composé d’un
personnel permanent et salarié chargé d’exécuter
les décisions du CCM et assurer la permanence.
Le chef du secrétariat administratif permanent
n’est pas membre de droit du bureau du CCM et ne
peut en aucun cas prendre part au vote. Si dans
bien nombre de cas, les CCM ont décidé d’en faire
un membre du bureau, c’est pour que le bureau
puisse être informé de l’exécution des décisions
antérieures et aussi pour qu’il puisse éclairer les
membres du CCM sur des questions précises.
Le secrétariat administratif permanent n’agit que
sur ordre et pour le compte du CCM. En tant
qu’organe opérationnel son rôle est globalement:
- d’assurer le secrétariat des réunions du CCM
- de préparer et organiser les réunions de
l’Assemblée Générale
- d’organiser le suivi de ses décisions et celui
des correspondances adressées au CCM y compris
les correspondances du Fonds mondial
- d’élaborer les plans et rapports annuels
d’activités du CCM
- de coordonner l’élaboration des nouveaux projets
à soumettre au Fonds mondial
- de préparer et diffuser des rapports périodiques
sur l’avancement du plan de travail annuel
- de gérer les fonds alloués au fonctionnement du
CCM et du secrétariat
- d’assurer l’archivage des dossiers et documents
du CCM
- d’organiser les missions et voyages des membres
du CCM
- d’assurer l’interface avec les RP
- ….
CHAPITRE 2 : LES ACTIVITES D’UN CCM
Le Président du CCM (Q13) : Quelles sont les
principales activités du CCM ?
L’Expert : voici ce que dit le FM :
Le Président du CCM (Q14) : Les activités que vousvenez de lister sont-elles exhaustives ?
L’Expert : Cette liste n’est pas exhaustive maiselle contient l’essentiel des activités d’un CCM.Les six exigences énoncent d’autres activitéstelles que la rédaction d’une politique de gestionde conflit d’intérêt, la communication sur lesactivités du Fonds mondial dans le pays, ladocumentation de l’élection des groupesconstitutifs au CCM, …
Le Président du CCM (Q15) : Comment le CCM peut-ilpratiquement assumer toutes ces activités vu queles membres du CCM sont des bénévoles quitravaillent à temps partiel pour le CCM ?
L’Expert : Cette question est pertinente et appelleune réponse claire. Pour assumer sesresponsabilités, le CCM a deux options. Soit ilcrée des comités techniques chargés de gérer une ouplusieurs de ses fonctions, dans ce cas, lesmembres du CCM sont repartis dans les comités ainsi
i. L’élaboration de demandes de financement du Fonds mondial
appelées « propositions »
ii. La désignation selon une procédure transparente des
Récipiendaires principaux chargés de la mise en œuvre des
subventions
iii. Le suivi stratégique de la mise en œuvre des subventions par
les récipiendaires principaux
iv. L’examen périodique des subventions financées par le FM et la
préparation mi-parcours de demandes de reconduction des
financementsExtrait des directives et exigences pour les Instances de Coordination Nationales
créés avec l’appui de personnes ressources quipeuvent être cooptés. Soit, le CCM étoffe lepersonnel du secrétariat en recrutant des expertssur les principales activités de sorte qu’ilspuissent appuyer efficacement le CCM.
Le Président du CCM (Q16) : Ne serait-il pas
important de rémunérer les membres du CCM pour
qu’ils puissent mieux assumer leurs
responsabilités ?
L’Expert : Le Fonds mondial est catégoriquement
opposé à la rémunération des membres du CCM en
termes de salaire. Le seul traitement accepté est
le paiement de perdiem et frais de transport pour
leur participation aux sessions du CCM ou aux
activités des comités techniques. Pour les motiver,
chaque pays peut fixer des taux de perdiem et de
frais de transport encourageants ou leurs accorder
des indemnités sur des fonds autres que ceux du FM.
A ce niveau, il est important de rappeler que les
membres du CCM font du bénévolat, travaillent à
temps partiel pour le CCM et sont normalement
rémunérés dans leurs organisations d’origines. Leur
travail au CCM fait en principe partie de la
contribution nationale à la lutte contre les trois
maladies.
CHAPITRE 3 : LES RELATIONS ENTRE LE CCM ET LE FONDS
MONDIAL ?
Le Président du CCM (Q17) : Qu’est-ce que le Fonds
mondial attend d’un CCM ?
L’Expert : Pour le Fonds mondial, le CCM doit se
conformer à ses directives, être dynamique et
ambitieux. Généralement, pour le Fonds mondial, un
bon CCM est :
- Un CCM légalement constitué ;
- Un CCM dont les membres sont désignés dans la
transparence, selon une procédure écrite et
connue de tous ;
- Un CCM dont la composition prend en compte les
secteurs édictés par le FM, prend en compte la
question du genre et dont au moins 40% des
membres sont issus du secteur non
gouvernemental ;
- Un CCM qui arrive à mobiliser d’autres
ressources ;
- Un CCM qui met en place un bon système de suivi
stratégique à même de permettre d’absorber les
fonds alloués car le Fonds mondial finance sur la
base de la performance ;
- Un CCM qui communique sur ses activités et
informe régulièrement le Fonds mondial ;
- Un CCM qui produit des statistiques fiables
pouvant être prises en compte dans les
statistiques nationales et mondiales.
Le Président du CCM (Q18) : Qu’est-ce que le CCM
peut attendre du Fonds mondial ?
L’Expert : Les reproches que les CCM font
généralement à l’endroit du Fonds mondial sont :
- Le Fonds mondial ne signale pas systématiquement
et à temps les manquements observés dans
l’organisation et le fonctionnement des CCM et
dans la gestion du RP,
- Le Fonds mondial ne permet pas à LFA de donner
copie des rapports d’audit aux CCM en vue d’une
meilleure prise en compte des recommandations,
- Les directives du Fonds mondial sont très
changeantes, de sorte que les CCM n’arrivent pas
à suivre,
- Le Fonds mondial impose souvent des
récipiendaires principaux aux CCM qui
statutairement en ont le droit,
- Le Fonds mondial n’a pas de conseillers présents
physiquement dans les pays et les régions et ne
permet pas non plus à LFA qui est sensé maîtriser
les procédures du Fonds mondial de communiquer
directement avec les CCM,
- Le Fonds mondial n’alloue pas un budget
conséquent aux CCM, ce qui le fragilise beaucoup
dans son fonctionnement.
Pour me résumer, les CCM attendent que le Fonds
mondial fasse des efforts d’amélioration sur tous les
points stigmatisés ci-dessus.
Le Président du CCM (Q19) : Dans ces rapports entre
les CCM et le Fonds mondial, on constate finalement
que le Fonds mondial joue essentiellement un rôle
de gendarme ?
L’Expert : Le Fonds mondial se comporte certes
souvent comme un gendarme et l’expérience de cas
flagrants de mauvaise gestion ou de détournement
des subventions dans certains pays lui en donne le
droit, mais il joue aussi un rôle de conseiller à
travers ses portfolios managers qui sont à Genève
et qui se déplacent de plus en plus fréquemment
dans les pays. De plus, le Fonds Mondial a un des
sites web (www.theglobalfund.org) les plus fournis
en informations et les plus transparents où les CCM
peuvent trouver les éléments nécessaires à leur
meilleur fonctionnement.
Le Président du CCM (Q20) : Comment le Fonds
mondial s’informe t-il sur les CCM ?
L’Expert : Le Fonds mondial a 4 principaux
canaux d’information sur un pays donné :
- Le premier canal est le LFA. Pour s’informer de
façon neutre et crédible, le Fonds mondial
s’adresse en premier lieu à LFA qui représente
ses yeux et ses oreilles dans les pays ;
- Le second est le CCM à travers son président ou
son secrétaire permanent. Ce canal est utilisé
quand le Fonds mondial veut avoir des
informations officielles sur le CCM ;
- Le Récipiendaire principal. Ce canal est utilisé
quand le Fonds mondial veut avoir des précisions
et des informations complémentaires directes sur
les rapports du RP ;
- Tout habitant du pays ou tout membre du CCM. Ce
canal est utilisé quand le Fonds mondial a des
doutes sur certaines informations produites par
le CCM ou le RP ou s’il veut confirmer des
rumeurs de mauvaise gestion. Dans la même veine,
le FM a publié tous les contacts de ses
responsables sur son site web afin que quiconque
le désire puisse les contacter directement.
CHAPITRE 4 : LES RELATIONS ENTRE LE CCM ET LE LFA
Le Président du CCM (Q21) : Qu’est-ce que le LFA
(Local Fund Agent) attend du CCM ?
L’Expert : le LFA attend du CCM une franche
collaboration et la mise à disposition en temps
opportun des documents requis pour sa mission de
contrôle. Il attend aussi que le CCM et le RP lui
facilitent la visite des sites des projets financés
par le Fonds mondial.
Le Président du CCM (Q22) : Qu’est-ce que le CCM
peut attendre du LFA ?
L’Expert : Le CCM s’attend à ce que le LFA lui
communique les conclusions de ses missions de
contrôle en vue de la mise en œuvre opportunes des
recommandations. Le CCM souhaite aussi que le LFA
prenne parfois part à certaines réunions du CCM afin
de l’éclairer sur des points spécifiques. Depuis peu,
le FM a accédé à cette demande, le LFA peut
maintenant prendre part à certaines réunions du CCM,
mais aussi inviter le CCM aux restitutions de ses
missions de contrôles avec les RP.
Le Président du CCM (Q23) : Appartient-il au LFA de
choisir le RP et approuver les rapports du RP ?
L’Expert : C’est dommage, mais le Fonds mondial a
plus confiance à l’avis du LFA. C’est pourquoi il
s’aligne le plus souvent sur ses avis. En tout état
de cause et selon les directives du Fonds mondial,
c’est bel et bien le CCM qui choisit le RP, la revue
de LFA devrait conduire à des mesures correctives
pour valider le choix du CCM.
Sur la question de la validation des rapports du RP,
le Fonds mondial mettant le RP et le CCM du même
côté, il prend plus en compte la validation du LFA.
N’empêche que le CCM en tant tutelle du RP qu’il a
désigné a un droit d’appréciation sur ses rapports
périodiques afin de lui apporter secours et
assistance ou même le cas échéant mettre fin à son
mandat à la fin de la phase en cours.
Pour finir, il faut dire que le RP doit communiquer
ses rapports périodiques à la fois à LFA, au Fonds
mondial et au CCM
CHAPITRE 5 : LES RELATIONS ENTRE LE CCM ET LES
RECIPIENDAIRES PRINCIPAUX
Le Président du CCM (Q24) : Qu’est-ce que le CCM
attend des RP ?
L’Expert : Le CCM s’attend à ce que les RP lui
rende compte régulièrement de leur gestion et lui
fasse systématiquement copie de ses rapports (PUDR)
trimestriels ou semestriels envoyés au FM. Il
s’attend aussi à ce que les RP le consulte
systématiquement sur les questions stratégiques
telles que les demandes d’avenants aux accords de
subventions, le choix des sous récipiendaires, ...
Ces attentes nous paraissent fondées et en accord
avec les directives du Fonds mondial.
Le Président du CCM (Q25) : Qu’est-ce que les RP
attendent du CCM ?
L’Expert : Les RP s’attendent à ce que le CCM
établisse un programme de rencontres entre les deux
parties et lui apporte le soutien politique
nécessaire pour mener à bien ses responsabilités. Il
s’attend aussi à recevoir dans les meilleurs délais
les observations du CCM sur ses rapports
périodiques.
Le Président du CCM (Q26) : Le CCM est-il le patron
du RP ?
L’Expert : Cette question revient souvent et
soulève des polémiques inutiles. N’est-il pas logique
qu’une instance que j’ai désignée pour accomplir une
mission dont je suis responsable, me rende compte ?
je pense que la réponse est affirmative, le CCM est
la tutelle du RP, il peut mettre fin à ses fonctions
s’il juge sa gestion insatisfaisante.
Le Président du CCM (Q27) : Le CCM peut- il faire
des visites de suivi directement au niveau des
projets, alors que le RP assure déjà cette
fonction?
L’Expert : Là aussi, notre réponse est
affirmative. Il n’y a pas de double emploi à ce
niveau. Le RP a son plan de suivi-évaluation des
projets, ce qui n’empêche pas le CCM de faire ses
propres visites de terrain pour s’assurer de la
véracité des rapports qu’il reçoit du RP.
Les visites de terrain du CCM sont donc importantes
voire indispensables pour mieux apprécier les
réalités du terrain et apporter l’appui nécessaire en
cas de manquements importants.
Le Président du CCM (Q28) : Un RP peut-il être en
même temps sous récipiendaire?
L’Expert : Il n’y a pas d’incompatibilité à ce
niveau.
Un RP, s’il en a les capacités peut mettre en œuvre
tout ou partie des activités du projet.
Le Président du CCM (Q29) : Quelle procédure le CCM
doit-il mettre en œuvre pour sélectionner le(s) RP?
L’Expert : Avant tout, il faut expliquer que le FM
demande la transparence et la concurrence. Le FM
attire aussi l’attention des CCM sur la dévolution à
la partie nationale de la gestion des projets et
programmes du FM. Enfin, il recommande de plus en
plus le financement à deux voies, c’est-à-dire, le
choix de deux RP par composante, l’un du secteur
public et l’autre de la société civile/secteur privé.
Pour revenir à la procédure, elle peut se résumer
ainsi :
- L’appel public à manifestation d’intérêt pour le
poste de RP doit être lancer par le CCM deux à
trois mois avant la date butoir de soumission de
la subvention. Cet appel peut se faire par voie
de presse, par courriers, sur les sites web des
partenaires, par les médias avec au moins deux
diffusions. L’appel doit préciser les critères
d’éligibilité et les documents à préparer par les
organisations candidates.
- La réception et l’enregistrement chronologique
des dossiers de candidature
- Le dépouillement préliminaire pour éliminer les
dossiers incomplets ou déposés hors délai. Ce
premier tri peut se faire par un comité Ad’ hoc
du CCM ou le bureau du CCM.
- La transmission des dossiers recevables à un
comité de sélection du CCM ou à une organisation
indépendante pour procéder à la sélection des
meilleurs candidats pour le poste de RP à
transmettre au CCM pour décision finale.
- L’analyse des candidatures peut prendre l’allure
d’un examen documentaire, d’interview des
principaux responsables des structures
candidates, la visite des locaux principaux et
périphériques. Il s’agit d’évaluer les capacités
des organisations à bien acheter, à bien gérer, à
bien stocker, à bien faire le suivi-évaluation, à
faire un bon reporting, … .
Lors de la production de leur rapport
d’évaluation, les évaluateurs devront veiller à
donner des indications claires et pertinentes au
CCM afin qu’il puisse décider avec un regard
avisé.
- La transmission du rapport d’évaluation au bureau
du CCM pour décision.
- Le choix final du CCM sur la base du rapport
d’évaluation. A cet effet, le CCM doit se réunir
en AG pour examiner le rapport d’évaluation et
faire ses choix. Lors de cette AG, le CCM doit
veiller à éviter les conflits d’intérêt en
n’admettant pas dans la salle de l’AG, les
représentants des structures candidates aux
postes de RP jusqu’à épuisement du sujet. Si les
candidats choisis présentent quelques faiblesses,
le CCM doit préciser le plan de correction de ces
insuffisances (formation du personnel,
équipement, relocalisation,…)
- La transmission des choix du CCM au FM pour
validation
- La validation du FM requiert généralement un avis
du LFA qui peut également visiter les candidats
choisis par le CCM.
Le Président du CCM (Q30) : le CCM est-il obligé de
choisir deux RP par composante et que faire s’il
n’existe pas d’organisation nationale à même d’être
RP?
L’Expert : Il y a quelques années, les pays
choisissaient systématiquement des structures
publiques pour gérer les dons du FM, et les
résultats n’étaient pas toujours à la hauteur,
l’on a même assisté à des détournements en
bonne et due forme. C’est dans ce contexte et
que le Fonds mondial a recommandé depuis 2007
le choix d’un deuxième RP qui soit du secteur
de la société civile/privé. Mais ceci n’est
possible que si le secteur de la société civile
dispose d’organisations capables d’assumer un
tel rôle.
Si un pays qui décide de postuler pour les
subventions du FM, estime qu’il n’a pas en son
sein des organisations capables d’être RP, ce
pays peut avec l’accord du FM choisir une
organisation internationale pour gérer la
subvention. Mais cette situation devrait être
transitoire, le temps de renforcer les
capacités des organisations nationales.
CHAPITRE 6 : LE FINANCEMENT DU CCM
Le Président du CCM (Q31) : Quelles sont les
principales sources de financement des activités du
CCM?
L’Expert : Le CCM a plusieurs sources de
financement :
- La subvention du Fonds mondial
- L’apport de l’Etat
- Le financement des partenaires au développement
- Le financement du secteur privé, …
Le Président du CCM (Q32) : M. L’expert, pouvez-
vous être plus précis sur chaque source de
financement?
L’Expert : Bien sûr ! nous allons donner des
précisions.
- La subvention du FM : elle est de 50000 $ US par
an pour le financement de base et de plus de
50 000 dollars pour le financement élargi. Les
requêtes du financement de base se font chaque
année et les requêtes pour le financement élargi
se font tous les deux ans directement en ligne
sur le formulaire pré-paramétré par le FM pour
chaque pays. Il requiert un cadre de performance
et des indicateurs clairs à atteindre par le CCM.
Les CCM ne peuvent solliciter ces financements
que quand il a un financement (phase 1, phase 2)
en cours. Les financements du Fonds mondial font
l’objet de contrôle par LFA et des auditeurs
externes.
Mais, comme on peut le constater, les montants
alloués par le FM sont souvent insuffisants, le CCM
doit donc rechercher d’autres sources de financement
auprès de l’Etat, des partenaires au développement et
du secteur privé.
- L’apport de l’Etat : L’Etat doit être le premier
soutien du CCM. L’idée c’est que l’Etat doit
donner les moyens à son CCM afin que ce dernier
puisse mobiliser plus de fonds pour le pays. Le
CCM est un maillon important de la mobilisation
nationale des ressources de santé.
L’apport de l’Etat peut consister à :
Offrir un siège fonctionnel au CCM ;
Assurer la fourniture d’eau,
d’électricité, de l’Internet et de
téléphone ;
Assurer tout ou partie des salaires
du personnel du secrétariat ;
Equiper le CCM (ordinateurs,
bureautique, véhicules,…) ;
Prendre totalement en charge le CCM.
- Le financement des partenaires au développement :
il est très important et couvre plusieurs
domaines tels que le financement des ateliers du
CCM, de l’écriture des propositions, la
participation des membres du CCM à des réunions
internationales, l’équipement,…
Cependant pour attirer les bailleurs, le CCM doit
veiller à leur présence au sein du CCM soit comme
membres à part entière soit comme membres
observateurs afin qu’ils apprécient de plus près
le sérieux, les atouts et les besoins du CCM.
En outre, le CCM doit avoir un plan de travail
budgétisé et un plan de mobilisation de
ressources qui donneront l’occasion aux donateurs
de choisir des chapitres à financer à court et
moyen terme.
« Avec les partenaires au développement,
l’improvisation est un facteur limitant ».
Des partenaires comme le PEPFAR, la France, la
GIZ, l’ONUSIDA, L’OMS, L’UNICEF, … contribuent
dans beaucoup de pays au financement des
activités des CCM.
- Le financement du secteur privé : le secteur
privé national, s’il est sensibilisé et impliqué
peut apporter beaucoup aux CCM. La contribution
de grandes entreprises privées de téléphonie
mobile, de construction, d’eau et électricité,
d’assurance, … peut consister à :
Offrir et équiper un siège fonctionnel
au CCM ;
Assurer gratuitement la fourniture d’eau,
d’électricité et de téléphone ;
Assurer tout ou partie des salaires du
personnel du secrétariat ;
Offrir des portables avec communication
gratuite ou en partie subventionnée aux
membres du CCM ;
Equiper le CCM (ordinateurs, bureautique,
véhicules, …) ;
CHAPITRE 7 : LES RESPONSABILITES DES ETATS VIS-A-VIS
DES CCM
Le Président du CCM (Q33) : Il semble que l’Etat a
des devoirs vis-à-vis du CCM?
L’Expert : Le FM ne peut octroyer des dons
importants dans un pays sans que l’Etat ne soit
informé et n’y contribue. Le CCM étant un maillon de
la politique nationale de mobilisation de ressources
en tout cas pour les trois (3) Pandémies, il
appartient à l’Etat de l’appuyer et d’y contribuer.
Nous pensons que les Etats ont bien compris cela
dans la plupart des cas. Initialement les membres du
secteur public étaient les plus présents (90%) dans
les CCM et les Etats abritaient systématiquement le
siège de cet organe et en assuraient les charges de
fonctionnement.
Le désintérêt des Etats est apparu quand le Fonds
mondial a commencé à recommander la forte présence
des autres secteurs.
Le Président du CCM (Q34) : M. L’expert, pouvez-
vous être plus précis sur ce que l’Etat devrait faire
vis – à – vis du CCM?
L’Expert : Bien sûr ! voici comment on peut
résumer les responsabilités de l’Etat vis – à – vis
du CCM :
- L’Etat doit contribuer à la création du CCM par
des textes réglementaires appropriés
- L’Etat doit être représenté au sein du CCM, mais
dans une proportion n’excédant pas 60%
- L’Etat doit apporter des appuis institutionnels
et renforcer les capacités du CCM dans la mesure de
ses possibilités (apport gratuits d’experts
nationaux, prise de décisions appropriées, comme par
exemple conférer le statut d’utilité publique au CCM.
- L’Etat doit apporter un appui financier au CCM et
contribuer à son équipement en prévoyant un budget
annuel pour le CCM.
CHAPITRE 8 : LE CONFLIT D’INTERET
Le Président du CCM (Q35) : Il nous semble que la
question du conflit d’intérêt est très importante
dans les directives du Fonds mondial, pouvez-vous
nous expliquer ce que le Fonds mondial appelle
conflit d’intérêt?
L’Expert : Compte tenu du fait que le Fonds
mondial n’est pas localement présent dans les
pays et vu la spécificité de la structure des
CCM, le Fonds veille à ce que des groupes
d’intérêt ne tirent pas abusivement profit de
leur position au CCM.
Voici ce que dit la sixième exigence du Fonds
mondial :
Le plus important est que chaque CCM doit écrire une
procédure claire de gestion des conflits d’intérêt
précisant ce que le CCM entend par conflit d’intérêt
et comment il compte le régler au cas où il viendrait
à se produire.
Sixième exigence : Afin d’assurer la bonne gestion des conflits d’intérêts, le Fonds mondial exige que toutes lesinstances de coordination nationale :
i. élaborent et publient une politique de gestion des conflits d’intérêts applicable à tous leurs membres et à toutesles fonctions. Cette politique doit préciser que les membres de l’instance de coordination nationale déclarerontpériodiquement les conflits d’intérêts les concernant ou touchant d’autres membres de l’instance. Elle doitégalement préciser que les membres ne participeront pas aux décisions présentant un conflit d’intérêts évident,notamment aux décisions concernant le suivi stratégique et la sélection ou le financement des récipiendairesprincipaux ou des sous-récipiendaires, et les instances de coordination nationale doivent documenter ce fait ;
ii. mettent en oeuvre leur politique sur les conflits d’intérêts pendant toute la durée des subventions du Fondsmondial et présentent les preuves de son application sur demande de ce dernier.Extrait des directives et exigences des Instances de Coordination Nationales /http://www.theglobalfund.org/en/ccm/guidelines/
CHAPITRE 9 : LES CRITERES D’ELIGIBILITE AUX
SUBVENTIONS DU FONDS MONDIAL
Le Président du CCM (Q36) : Quels sont les critères
minimums d’éligibilité aux subventions du FM ?
L’Expert : Voici les 6 critères minimums de
recevabilité édictés par le FM. Ils
correspondent aux exigences.Exigence 1 : Le Fonds mondial exige que toutes les instances de
coordination nationale :
– coordonnent la mise au point de toutes les demandes de
financement selon des procédures transparentes et
documentées faisant participer un large éventail de
parties prenantes, aussi bien membres que non-membres de
l’instance, à la préparation des demandes et à l’examen
des activités à y inclure ;
– documentent clairement les mesures prises en vue de faire
participer les groupes de population clés12 à la mise au
point des demandes de financement, notamment les
populations les plus exposées au risque.
Exigence 2 : Le Fonds mondial exige que toutes les instances de
coordination nationale :
– désignent un ou plusieurs récipiendaires principaux au
moment de la présentation de leur demande de financement13
;
– documentent une procédure transparente de désignation de
tous les récipiendaires principaux, aussi bien existants
que nouvellement désignés, selon des critères clairement
définis et objectifs ;
– documentent la gestion de tout conflit d’intérêts
potentiel susceptible d’influencer la procédure de
nomination des récipiendaires principaux (voir la sixième
section sur la bonne gouvernance).
Exigence 3 : Reconnaissant l’importance du suivi stratégique, le
Fonds mondial exige que
– toutes les instances de coordination nationale
présentent un plan de suivi stratégique pour tous les
financements approuvés par le Fonds mondial et s’y
tiennent. Ce plan doit exposer le détail des activités de
suivi et comment l’instance de coordination nationale
compte assurer la participation des parties prenantes
membres et non-membres au suivi stratégique, et en
particulier des groupes constitutifs non gouvernementaux
et des personnes vivant avec les maladies ou affectées
par elles
Exigence 4 : Le Fonds mondial exige de toutes les instances de
coordination nationale des preuves de la participation de personnes
vivant avec le VIH et de personnes affectées par la tuberculose ou
par le paludisme (lorsque le financement est demandé ou a été
approuvé pour la lutte contre la maladie concernée). Les personnes
touchées par la tuberculose ou le paludisme incluent celles qui ont
vécu avec ces maladies ou qui sont originaires de communautés où
elles sont endémiques.
Exigences 5 : Le Fonds mondial exige que tous les membres
d’instances de coordination nationale représentant un groupe
constitutif non gouvernemental soient sélectionnés par ce dernier
selon une procédure transparente et documentée, établie au sein de
chaque groupe constitutif. Cette exigence concerne tous les membres
ne relevant pas du secteur gouvernemental, notamment ceux
représentant les personnes vivant avec les trois maladies ou
affectées par elles, mais pas les partenaires multilatéraux et
bilatéraux.
Exigence 6 : Afin d’assurer la bonne gestion des conflits
d’intérêts, le Fonds mondial exige que toutes les instances de
coordination nationale :
– élaborent et publient une politique de gestion des
conflits d’intérêts applicable à tous leurs membres et à
toutes les fonctions. Cette politique doit préciser que
les membres de l’instance de coordination nationale
déclareront périodiquement les conflits d’intérêts les
concernant ou touchant d’autres membres de l’instance.
Elle doit également préciser que les membres ne
participeront pas aux décisions présentant un conflit
d’intérêts évident, notamment aux décisions concernant le
suivi stratégique et la sélection ou le financement des
récipiendaires principaux ou des sous-récipiendaires, et
les instances de coordination nationale doivent
documenter ce fait ;
– mettent en œuvre leur politique sur les conflits
d’intérêts pendant toute la durée des subventions du
Fonds mondial et présentent les preuves de son
application sur demande de ce dernier.
Le Président du CCM (Q37) : Si je comprends bien,
il suffit de remplir ces 6 exigences pour que la
proposition d’un CCM soit financée ?
L’Expert : Non ce n’est pas ce qu’il faut
entendre par critères de recevabilité. Il s’agit des
conditions minimums à réunir pour que votre
proposition soit admise à être examinée. En d’autres
termes, si un CCM ne remplit pas une seule des ces
conditions, sa proposition peut être rejetée sans
examen sur le fond.
Il convient donc que les CCM comprennent bien ces
critères et s’y conforment.
Le Président du CCM (Q38) : Quelle différence y a-
t-il entre Directives, exigences, normes,
recommandations dans le Jargon du FM ?
L’expert : Le terme « directive » est
générique, il recouvre tous les autres termes.
Le Président du CCM (Q39) : Pouvez-vous en dire
plus sur les autres terminologies ?
L’Expert : Voici ce que dit le FM des autres
terminologies :
- Les exigences correspondant aux critères minimaux auxquels
toutes les instances de coordination nationale doivent
répondre pour pouvoir recevoir des financements du Fonds
mondial ;
- Les normes correspondant à des critères importants jugés
essentiels à l’efficacité des instances de coordination
nationale, sur la base de l’expérience acquise ;
- Les recommandations correspondant à de bonnes pratiques à
suivre par les instances de coordination nationale de
manière à respecter les principes fondateurs et à
renforcer leur efficacité.
Le président du CCM (Q40) : Tout en vous vous
remerciant pour cet entretien très enrichissant,
j’aimerais prendre déjà rendez-vous pour un autre
entretien car j’ai encore 40 autres questions.
BIBLIOGRAPHIE
1) Site WEB du Fonds mondial.
2) Documentation des ateliers d’orientation des consultants
GMS à Arlington (Virginie) en 2008, 2009, 2010, 2011 et
2012.
L’auteur
Eustache AKPANE, est un consultant senior en management des
projets de développement. Il travaille dans l’environnement
des projets Fonds mondial depuis 2007. A ce titre il a conduit
plusieurs missions d’assistance technique auprès de plusieurs
CCM et RP en Côte d’Ivoire, au Burkina, au Congo-Brazzaville,
en RDC, à Djibouti, au bénin, au Togo, en Mauritanie, au Mali,
en Centrafrique, au Cameroun…
Il est consultant, chef d’équipe avec GMS, le DAT, depuis 2008
et l’initiative 5% depuis 2012. En outre, il est le Manager
Général du Cabinet de consultance GLOBAL CHALLENGE CORPORATION
– CI basé à Abidjan.
[email protected]/www.globalchallenge-
ci.com
Janvier 2013