DIFFUSION SELECTIVE DE L’INFORMATION
N.B Cette fiche vient accompagner la formation «PMB, fonctions avancées» durant laquelle des explications complémentaires sont données
1- Eléments de définition.
La Diffusion sélective de l’information (DSI) consiste à diffuser aux membres de l’établissement les résultats d’une recherche personnalisée et ce de manière régulière.Autrement dit, en fonction des besoins exprimés, on va diffuser régulièrement une liste de nouveautés autour de thématiques données. Elle permet d’alerter les utilisateurs de l’acquisition récente de documents correspondant à leurs centres d’intérêt.
A- Bannettes privées / Bannettes publiques
Ces nouveautés sont diffusées à l’aide de ce que l’on appelle “bannettes” dans PMB.Ces bannettes ne sont rien d’autres que des paniers de nouveautés que l’on va remplir en fonction d’équations de recherche que l’on a préétablies.On distingue deux types de diffusions sélectives :Celle effectuée à partir de bannettes privées : c’est alors le lecteur qui, en s’identifiant dans l’OPAC, crée sa propre demande de diffusion de nouveautés. Celle effectuée à partir de bannettes publiques : créées par le documentaliste en gestion, elles permettent la diffusion de nouveautés à un ensemble de lecteurs choisis.
B- Diffusion automatique / Diffusion manuelle
Il est possible de définir ou non une périodicité dans l’envoi des nouveautés.Lorsqu’une périodicité est prévue : on parle de diffusion automatique. Attention : l’envoi de nouveautés n’est pas totalement automatique. C’est au documentaliste d’effectuer l’opération d’envoi. Néanmoins l’utilisation des bannettes automatiques permettent au documentaliste d’être alerté sur le moment auquel il doit diffuser le contenu des bannettes.La diffusion manuelle est concerne les bannettes pour lesquelles aucune périodicité n’a été prévue.
2- Paramétrer sa base pour utiliser la DSI
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Administration / Utilisateurs
Pour que l’onglet DSI apparaisse en mode Gestion, il faudra veiller à ce que l’option DSI soit accessible pour les utilisateurs (cadenas ouvert)
Si tel n’est pas le cas, cliquez sur “Modifier” puis cochez la case DSI avant d’enregistrer.
3- Créer des bannettes publiques
L’opération de création se déroule en trois phases distinctes :- La création de l’équation de recherche- La création de la bannette- L’association de la bannette avec une équation et des abonnés
A- Créer son équation de recherche
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Administration/Outils/Paramètres/Diffusion sélective de l’information
Si la DSI n’est pas activée, l’onglet DSI n’apparaîtra pas.De même la diffusion automatique doit être activée.Les paramètres enregistrés devront être tels que présentés ci-contre.
Administration/Outils/Paramètres/OPACRubrique Options concernant la DSI
Pour rendre la DSI accessible pour les élèves et enseignants lors de leur identification dans l’OPAC, les paramètres suivants devront être tels que présentés ci-contre.
Catalogue/multicritères
En recherche multicritères, créer une équation de recherche.Sur l’écran de résultat, un bouton “Transformer en équation DSI” apparaît. Cliquez.
B- Créer la bannette publique
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L’écran suivant permet de renseigner les paramètres de l’équation ainsi créée.
Nom de l’équation : Il devra être suffisamment significatif pour la gestion des équations et bannettes
Classement de l’équation :Ne pas s’en préoccuper pour le moment. Ne sert que dans la mesure ou le nombre d’équations devient trop important
Commentaire en gestionPermet d’apporter des compléments d’informations sur la nature de l’équation permettant ainsi une plus grande clarté.
Après enregistrement, l’équation est créée.Pour y apporter des modifications il faudra désormais passer par DSI/Equations/Gestion
Onglet DSI /Bannettes / PubliquePour créer une nouvelle bannette, cliquez sur “Ajouter”
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Date de dernier envoi :En saisissant une date antérieure à la date du jour cela permet de diffuser des nouveautés dès la création de la bannette
Libellé de la bannette dans l’OPAC :Ce champ doit être impérativement rempli de sorte que la bannette apparaissent bien lors de l’identification d’un utilisateur dans
Nom de la bannette et Commentaire en gestion :Permettent une gestion claire de l’ensemble des bannettes. Donner un titre significatif.
Diffuser dans un panier :A chaque diffusion, le panier sera rempli automatiquement. Cela présente un intérêt notamment pour les paniers associés à une étagère, qui sera alors mise à jour.
Périodicité :Permet de fixer la périodicité avec laquelle on enverra les nouveautés (en nombre de jours)
Catégorie de lecteurs concernée :Le fait de choisir une catégorie offrira la possibilité aux lecteurs concernés de s’abonner eux-mêmes à la bannette après identification dans l’OPAC
Bannette automatique :Pour plus de simplicité de gestion de la diffusion, cocher cette case.
En-tête du mail :Texte placé dans le mail qui sera envoyé aux abonnés (figurera avant la liste des notices)
Pied de page du mail :Texte placé dans le mail qui sera envoyé aux abonnés, avant la liste des notices
NB : Utiliser le langage HTML
Diffusion du contenu dans le mail :A chaque diffusion, lla liste des nouveautés apparaître dans le mail.Nombre de notices maxi à diffuser par mail :Permet de limiter la liste de nouveautés
C- Associer une équation et des abonnés à une bannette
DSI/Bannettes/Publiques
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Après enregistrement, il est toujours possible dʼapporter des modifications aux bannettes en passant par DSI/Bannettes/Publiques
Se placer sur la bannette préalablement créée et cliquer sur la case pour associer une (ou plusieurs) équation(s)
Cocher la ou les équations que vous souhaitez associer. Puis enregistrer.
Le bouton “Abonnés” vous permet alors de sélectionner les lecteurs qui seront concernés par la réception des nouveautés issues de cette bannette.
4- Diffuser le contenu des bannettes
DSI/Diffusion/Diffuser
Toutes les bannettes (privées comme publiques) prêtes à être diffusées apparaissent alors.Par défaut, toutes sont présélectionnées. Ce qui signifie que par un clic sur l’un des boutons proposés, l’on répercute l’action sur l’ensemble des bannettes.
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Catégorie de lecteurs concernée :permet de filtrer l’ensemble des lecteurs afin de retrouver plus facilement ceux que l’on souhaite abonner.
Cochez la case correspondant aux lecteurs que l’on souhaite abonner
Nom de lecteur :Par défaut, seuls les 20 premiers apparaissent.Pour que tous apparaissent, entrez *Vous pouvez également procéder à une recherche par nom
Enregistrez et cliquez sur le bouton “Retour” afin de revenir à l’écran “bannettes publiques”
Dès lors un message vous avertit de la réussite de l’envoi de la bannette
NB : pour la première utilisation de la DSI, utilisez de manière distincte les boutons de manière à bien voir ce qui se produit.Vider : vide la bannette des notices envoyées précédemmentRemplir : remplit les bannettes avec les nouveautés souhaitéesVisualiser : permet de voir le contenu de la bannette avant son envoi et éventuellement de modifier manuellement son contenu
5- Cas des bannettes privées
Les bannettes privées -rappelons-le- sont des bannettes crées par un lecteur qui s’est préalablement identifié dans l’OPAC. NB : La création de bannettes privées par les lecteurs nécessite de leur part une connaissance de la recherche multicritères.
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Cliquez sur “Vider, remplir et diffuser”
Dans la rubrique “Mon compte”, le lecteur devra cliquer sur le bouton “Créer une alerte”
Le lecteur doit dès lors créer son équation de recherche multicritères à partir de laquelle l’abonnement sera généré.
Une fois, les résultats de la recherche affichés, le lecteur peut se créer l’abonnement souhaité en cliquant sur le bouton “Créer une alerte”
Dès lors il ne reste qu’à nommer la liste de nouveautés. Les autres paramètres peuvent rester inchangés.
L’enregistrement de l’abonnement créé une bannette privée automatique qui pourra être géré par le documentaliste en gestion (voir ci-dessus).
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6- Générer un fil RSS pour son OPAC à partir de la DSI
S'il est possible de proposer une diffusion des nouveautés pour ses lecteurs identifiés, il est également possible à partir de la création de bannettes de proposer des fils RSS présentant le contenu de ces bannettes.
On obtient alors l’écran suivant que l’on peut remplir comme suit :
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Pour ce faire, se rendre dans l'onglet DSI / Flux RSS / Définition puis cliquez sur “Ajouter” afin de créer un fil RSS
Titre du flux :L’intitulé sera repris au moment de l’abonnement et de l’affichage de ce flux depuis l’OPAC
Format du flux RSS généré :le format du flux est sous la forme RSS XX où XX est le temps de rafraîchissement en minutes (ici, 30min)
Associer la(les) bannette(s) souhaitée(s) en cochant les cases.
Après enregistrement, on obtient le résultat ci-contre.
Le flux est désormais disponible directement à l’adresse indiquée (pour la base de formation : http://docs.ac-toulouse.fr/formation/opac_css/rss.php?id=15) ou depuis le navigateur (OPAC)