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#SPSLyon
SharePoint Saturday
Lyon
J’utilise quoi pour Collaborer? SharePoint, Yammer, Groupes, Skype, Onenote?
Serge Tremblay (MVP)
8 octobre 2016
@SergePoint
http://sergepointfr.wordpress.com
#SPSLyon
Silver sponsors _______________________________________
Bronze sponsors _________________________
Collaborate ______________
#SPSLyon
Agenda• Introduction
• Définition de la collaboration
• Présentation des outils de collaboration
• Exemples de collaboration et guide
• Liens utiles
• Questions
#SPSLyon
Quand utiliser quoi?
• La question est simple
• La réponse ne l’est pas!
• Il y a beaucoup de « Ça dépend »
#SPSLyon
Ça dépend de quoi?
• Outils disponibles dans votre entreprise
• Gouvernance
• Urgence
• Règles/Conformité
• Sécurité
• Habitude des utilisateurs
• Besoin de mobilité
#SPSLyon
Quand utiliser quoi pour collaborer?
• Il ne faut pas se demander quel est le meilleur outil!
• Il faut se demander quel est le meilleur outils dans un cas concret.
• Il ne faut penser un outil VS l’autre mais plus tôt un outil qui complète l’autre.
• Idéalement le même outil devrait tout faire!
#SPSLyon
C’est quoi la collaboration?
• La collaboration est l'acte de travailler ou de réfléchir ensemble pour atteindre un objectif.
• Dans son sens commun, la collaboration est un processuspar lequel deux ou plusieurs personnes ou organisations s’associent pour effectuer un travail intellectuel suivant des objectifs communs.
#SPSLyon
C’est quoi la collaboration?• La collaboration peut changer
• Les personnes
• Les équipes
• Les entreprises
• La collaboration peut ajouter de la valeur à l’entreprise
• Mais c’est pas toujours facile!• Un changement de culture
• Un changement dans vos processus
• Lancer une communauté et supporter la communauté demande un travail!
• À tous les jours!
#SPSLyon
Questions qu’on devrait se poser!
• Comment les utilisateurs collaborent présentement?
• Comment la collaboration peut amélirorer la productivitédes employés?
• Qu’est-ce qui va changer dans la vie de mes utilisateurs?
• Qu’est-ce qui va définir un succès?
• Comment mesurer le succès?
#SPSLyon
Example d’un questionnaire
https://www.nationalforests.org/assets/pdfs/Tool-Factors-Influencing-Successful-Collaboration-Evaluation_NFF.pdf
#SPSLyon
Plusieurs outils offrent des fonctionnalités semblables• L’adoption = parfois l’habitude
• Outlook est un bel exemple• On utilise Outlook à toute les sauces.
• Devrait-on utiliser Outlook corporatif pour des courriels personnel?
• Devrait-on envoyer des documents en pièces attachées dans Outlook?
• Devrait-on envoyer un courriel à un collègue pour savoir s’il est disponible pour dîner ou pour lui demander de l’information à propos d’un projet?
• Quels sont les alternatives?
• Ne pas négliger la résistance aux changements
• Devrait-on forcer un seul outils? NON….
#SPSLyon
Pourquoi vos utilisateurs utilisent un outils plus qu’un autre?• Adoption = habitude
• Adoption = facilité d’utilisation
• Adoption = gain en productivité
• Adoption = plus d’utilisateurs
• Adoption = meilleure connaissance du produit/fonctionnalité
• Pas d’autres choix dans l’entreprise!
#SPSLyon
Les utilisateurs doivent être guidés!• Ce n’est pas tous les utilisateurs qui sont en mesure de
sélectionner le meilleur outil (sans aide)
• Les utilisateurs doivent avoir des guides
• Planifier la formation
• Mettre en place un plan de communication
• Définir la collaboration (Ou? quand? comment? pourquoi? on gagne quoi? on mesure comment?)
• Mettre en place une politique d’utilisation• https://fs-int.aircanada.ca/assets/documents/yammer-e.pdf
• https://it.stonybrook.edu/services/yammer/usage-policy17
#SPSLyon
Comment aider les utilisateurs?
• Pour être en mesure d’aider les utilisateursà choisir le meilleur outils, il faut savoir:
• Pourquoi Ils collaborent?
• Comment ils collaborent?
• Quand ils collaborent?
• Avec qui ils collaborent?
• Sur quoi ils collaborent?
#SPSLyon
Rôles et responsabilités
• Gestionnaire de communautés• Leader
• Fait la promotion
• S’assure des suivis
#SPSLyon
Ces matrices peuvent être personnalisées selon vos besoins!
Office Video
Urg
en
cy /
Tim
e S
en
siti
vit
y
Audience (Internal or External)
Skype For
Business
Call
IM
Skype
Presence
Skype for
Business
Online
Meetings
Outlook
OneDrive
for
Business
SharePoint
Team Sites
SharePoint
Intranet
Yammer Company
Communications
Yammer Groups
Office
365
Groups
Individual OrganizationalGroup
Ad
-ho
c /
Lo
wU
rgen
t /
Hig
h
Delve
Boards
Month 1 TargetMonth 2Month 3Month 4Month 5
Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
#SPSLyon
LA TECHNOLOGIE C’ESTMIEUX ENSEMBLE…
Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
• Au lieu de VS • il faut penser Avec? • C’est ça la collaboration
#SPSLyon
Pourquoi Outlook?
• E-mail/communication
• Gestion de calendriers/réunions
• Personnel
• Partagé
• Connecté à SharePoint
• Intégration aux Groupes (2016)
• Intégration à Skype
• Notes dans OneNote
• Gestion de tâches
• Personnelle
• Assignation et suivi
• Intégration avec OneNote
• Gestion de contacts
• Personnel
• Partagé
• Connecté à SharePoint
• Notes liés aux contacts
• Information sur la présence (si on a Skype)
• Antispam
• Clutter (365)
• Sondage
#SPSLyon
Pourquoi Skype?• Communication en temps réel
• Texte, audio, vidéo
• Partage d’écran
• Tableau blanc
• Intégration• Outlook
• Groupes (à venir)
• Alertes (changement de status)
• Réunion adhoc ou planifiée• Partage de notes
#SPSLyon
Pourquoi SharePoint?• Site d’équipe
• Site communautaire
• Partage de:
• Contact
• Calendrier
• Tâches
• Forum de discussion
• Documents
• Annonces
• Autres listes
• Pages Wiki
• Blog
• OneNote partagé (365)
#SPSLyon
Pourquoi Yammer?• Communication/discussion
• Interne
• Externe
• Messages privés
• Adressse email
• Partage de fichiers
• Intégration dans SharePoint
• Sondage
• Alertes courriel
• YamJamhttps://support.office.com/fr-CA/learn/office365-for-business/scenario-work-like-a-network
#SPSLyon
Pourquoi OneNote?• Notes rapides/partage
• Choix d’indicateurs
• Gestion des tâches Outlook
• Classement sous la forme de section,page, sous-page
• Intégration• Outlook
• SharePoint
• Groupes Office 365
• Meeting skype
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#SPSLyon
Pourquoi Groupes?• Nouvelle façon de collaborer
• Conversation
• Calendrier (intégrer à Outlook, Skype)
• Fichiers partagés (OneDrive)
• Bloc-Notes/OneNote
• Adresse email
• Intégration OneDrive, SharePoint, Skype
• Application mobile à venir (multi plateforme)
• Intégration avec Outlook 2016 ou Outlook enligne
• Disponible avec Office 365 seulement
#SPSLyon
Pourquoi OneDrive for Business?
• Stockage de fichier
• Facilité de partage de fichier• Interne
• Externe
• À partir de n’importe quelle plateforme
• Travail hors connexion
30https://support.office.com/fr-CA/learn/office365-for-business/scenario-store-sync-and-share-your-content
#SPSLyon
Conversation
32Source: http://www.clipartpanda.com/clipart_images/live-chat-room-clipart-1-71500827
#SPSLyon
Qu’est-ce qui est important pour une Conversation• Suivi/tracking/historique
• Accusé de réception/lecture
• Alertes Courriel
• Immédiat/urgence
• Disponibilité (OnPrem, 365, Hybride)
• Disponible partout (mobile/extérieur du bureau)
• Intégré aux outils corporatifs
• Facile à utiliser
#SPSLyon
Outils pour conversation
OnPrem 365 Alertes
(courriel)
Historique Urgence Disponibilité App
mobile
Téléphone aucun Urgent Interne/externe X
Email X X X X Modéré Interne/externe X
Skype X X Possible dans
Outlook
Modéré X
Yammer X X X Modéré Interne/externe X
Groupes
Office 365
X X X Modéré Interne/externe À venir
Discussions
SharePoint
X X X X Modéré à
non urgent
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Organisation de réunions
35Source: http://www.clipartpanda.com/clipart_images/business-meeting-clip-art-59126638
#SPSLyon
Gestion de réunion/calendrier• Affichage de disponibilité
• Réservation de salle/équipement
• Notes
• Catégorie
• Affichage différents/filtres
• Doodle• Peux envoyer à tout le monde un choix de dates et ils vont choisir leur date
• Envoi d’avis de convocation/ordre du jour par Outlook
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OU EST-CE QUE JE SAUVEGARDE MESDOCUMENTS?
https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
#SPSLyon
Stockage de documents• Onedrive Entreprise
• SharePoint
• Yammer
• Groupes Office 365
• Serveur de fichiers
• Clé USB
• Disque local
• Dropbox
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#SPSLyon
Important pour le partage de documents
• Rapidité/facilité de création/sauvegarde
• Version unique de documents
• Contrôle des versions
• Sécurité • Mot de passe
• OneDrive (envoyer un lien)
• Vérifier que personnes l’ont reçu/lu
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Important pour le partage de documents• Facilité de partage
• Partage interne/externe
• Suivi des modifications
• Métadonnées
• Historique des versions
• Édition simultanée
• Calendrier de conservation
• Flux de travail
#SPSLyon
Important pour la gestion des tâches• Suivi
• % complété
• Alertes lors d’assignation
• Différents affichages
• Alerte en retard
• Intégration OneNote
• Rapport d’état
• Personnel, équipe, externe
#SPSLyon
Téléchargez le livre blanc “When to use what In Office 365 Enterprise User”
Plusieurs scénarios de collaboration WhenToUseWhat.com
Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
http://bit.ly/whentousewhat
#SPSLyon
Liens• https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
• http://whentousewhat.com
• https://www.nationalforests.org/assets/pdfs/Tool-Factors-Influencing-Successful-Collaboration-Evaluation_NFF.pdf
• https://it.stonybrook.edu/services/yammer/usage-policy
• https://myignite.microsoft.com/videos?q=collaboration
• https://support.office.com/en-us/article/Store-sync-and-share-your-work-files-OneDrive-for-Business-301817f6-9705-4525-ba3d-79082029b195?ui=en-US&rs=en-US&ad=US
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#SPSLyon
Comment gagner plein de Cadeaux ?J’évalue les sessions grâce à l’application SPS Lyon !
Et je gagne plein de cadeaux
Gagnez des kdos, des goodies et
encore des kdos