Ibrahim Haji Hussain
BRIGHT FUTURE TRAINING (BFT)
Rabu 26 Februari 2020
UPM,Serdang,Selangor DE
Tf
B
Trainer…T
fB
Ibrahim Haji Hussain, founder of Bright Future Training (BFT), brings
almost 30 years of cross functional management experience to his
HRM/HRD training, seminars and conferences.
He holds a Diploma In Agriculture Science, Degree in HRD, and Master
Degree in HRD from UPM, Diploma In Business Management and
Post-Graduate Dip In Business Admin. from University Of Wales and
Dip. In Islamic Studies from UIAM.
He has hold managerial position in PNB (SIME DARBY), GAMUDA
LAND (DRB-Hicom, Gamuda,Litrak and UEMSUNRISE).
His area of interest is resource and people management and has vast
experience in conducting training and motivational courses and loves
sharing his knowledge and experiences.
He creates a sense of power for people to breakthrough towards
better performance. He applies seriousness and humorous approach to
create effective results for participants.
ObjektifFahami kepentingan serta peranan sebagaipemimpin di sebuah organisasi
Mengenali ciri – ciri pemimpin yang berkualiti& berprestasi tinggi dan menghayatikepentingannya kepada organisasi
Mempelajari cara-cara memantapkan kualitidan pengurusan di organisasi
How to develop and maintain the team in order to manage the organization well
Tf
B
Bila kita terbiasa melakukan perkara yang salah, perkara yang betul dirasakan salah,dan perkara yang salah dirasakan betul.
MENURUT STATISTIK…
90% PEKERJA DI MAL AYSIAMEMILIKI BUDAYA KERJANEGATIF!
75-80% PEMIKIRAN KITAADAL AH NEGATIF !
Tf
B
1.0 What is leadership?
Tf
B
LEADERSHIPLEADERSHIP IS A PROCESS OF INFLUENCING A GROUP OF
PEOPLE FOR CARRYING OUT A COMMON TASK,
OR
WORKING TOWARDS COMMON OBJECTIVES THROUGH VOLUNTARY EFFORTS
Tf
B
EVOLUTION OF LEADERSHIP THEORY
OLD:- LEADERS ARE BORN. SOME PEOPLE ARE
BORN AS LEADERS, AND OTHER AS
FOLLOWERS
NEW:- PEOPLE CAN BE DEVELOPED AS
LEADERS THROUGH ADOPTING CERTAIN
TRAITS AND SKILLS
Tf
B
Leadership Types Leader due to elevation of position
Leader due to power
Leader due to charisma
Leader due to moral excellence
Leader due to Intellect
Leader due to expertise or ability
Tf
B
2.0 Managers vs. LeadersManagers
Administrative
Focus on things, systems and structures
Do things right
Have short range view
Plan
Organize
Direct
Control
Accept status quo
Follows the rules
Tf
B
Managers vs. LeadersLeaders
Innovate
Focus on people
Challenges status quo
Do the right things
Inspire trust
Influence
Motivate
Long term view
Build
Shape entities
Tf
B
Leaders and Managers TasksLeaders and managers are required to:
Plan
Organize
Direct
Control
Tf
B
Need to be able to move from manager to leadership in these tasks
Tf
B
PlanManager
Do Planning
Develop Budgets
Sets targets
Establish detail steps
Allocates resources
Leader
Devise strategy
Set direction
Create vision
Tf
B
LEADERS SKILLS ACHIEVE GOALS
COURAGE
FLEXIBILITY
TIME MANAGEMENT
KNOWLEDGE
FIRMNESS
⚫ INITIATIVE
⚫ MORALE
⚫ PROBLEM SOLVER
⚫ RELATIONSHIPS & COMMUNICATION
⚫ RECOGNITIONS & APPRECIATION
Tf
B
Advise to New Leaders General Advice
Learn leadership
Take advantage of transition period
Get advice and counsel
Tf
B
Advise to New Leaders Challenges
Learn quickly
Establish relationships
Set reasonable Expectations and Know work expectations
Personal balance
Tf
B
Builds Ownership Insist ownership
Insist high standards
Support, advise and coach
Communicate often
Tf
B
BUILDING LOYALTY
Educate them
Set high expectations
Empower
Communicate constantly
Invest in their financial security
Recognize as often as possible
Coach them
Tf
B
BUILDING LOYALTY Have integrity, be role model
Have a winning strategy or “ big idea”
inspire them to greatness
Be flexible
Be responsive
Tf
B
Great Leaders are: Passionate about their work
Take pride in talking about it
Have high energy
Have clear thinking
Capable of communicating to diverse audience
Empower subordinates
Tf
B
Facts about great leadership Make excellence a habit
Willing to try new approaches
Focus on what the leader need to do
A leader is only as effective as the team
Tf
B
Kualiti pekerja Jepun
Kaizen Kerjasama
KesetiaanSaling
menghormati
Komited & bekerja keras
Berterimakasih
Tf
B
Kenapa organisasi perlukan anda & mahukankualiti & prestasi daripada anda?
Kerangka strategik pembangunan organisasi
Penilaian & semakan semula
Pemantauan & pengukuranprestasi
Pelaksanaan
Perancangan
KUALITI & PRESTASI
Tf
B
KEPENTINGAN KUALITI & PRESTASI KEPADA ORGANISASI
MEMENUHI KEPERLUAN & KEHENDAK PELANGGAN
MENJAGA REPUTASI ORGANISASI
MENCAPAI MATLAMAT ORGANISASI
MENJIMATKAN KOS & MENINGKATKAN PRODUKTIVITI
Tf
B
Bagaimana Organisasi Mencapai Kualiti& Prestasi ?
matlamat yang sama
memahami matlamat
individu yang layak & betul
ketelusan & keterbukaan
adaptasi proses syura
mekanisme kawalan
Tf
B
Ciri-ciri pemimpin berkualiti & berprestasi tinggi
Tf
B
Bijakmenguruskan
masa
Sedia belajardaripada kesilapan
Selalumendapatkanmaklum balas
Sentiasamemantau
prestasi kerja
Terbuka untukmempelajari
pengetahuan baru
Berkomunikasidengan ketua &
rakan sekerja
Memiliki akhlakdinamik & membina
Mengambilinisiatif
Ciri-ciri pemimpin berkualiti & berprestasi
Bermotivasitinggi
Beranimenyahutcabaran
Bersikapterbuka
Bijakmengawal
emosi
Konsistendalam
pekerjaan
Bijakmenyelesaikan
masaalah
Adakah anda tergolong dalam ciri – ciri yang disebut?
Tf
B
Renungan bersama...
Firman ALLAH SWT dalam Surah al-Qasas ayat 26 yang bermaksud:
“Berkata salah seorang dari kedua anak perempuan itu, ‘Ya Ayahku, ambillah dia untuk diberiupah.Sesungguhnya orang yang paling baik untuk ayahberi upah ialah orang yang kuat (al-qawiy) dan dipercayai (al-amin).”
Tf
B
Punca kualiti & prestasi kerja rendahTidak mengetahui tujuan tugas
Kebolehan tidak padan dengan tugas
Tiada maklum balas atau pemantauan
Kurang pengetahuan
Hilang fokus
Tiada motivasi
Konflik
Persekitaran tidak kondusif
Isu peribadi
Tf
B
Kepentingan sifat Amanah bagi seorangPemimpin di sesebuah organisasi
Orang yang amanah akan tidak memerlukan banyakpemerhatian dan kawalan kerana dia sendirimerupakan kawalan untuk dirinya.
Manakala orang yang tidak amanah akan melakukanperkara yang menurut kepentingan dirinya sahaja.
Perbuatan orang yang tidak Amanah:
Malas kerja,
Tidak jujur,
Curi tulang,
Datang lewat,
Balik awal,
Dll.
Kesan Amanah Amanah ini datang dari hati yang sentiasa
memerhatikan tindakannya dan kesan perbuatannya sekarang terhadap masa depannya.
Seorang yang tidak amanah lambat laun akan diketahui orang dan akan terdedah kepada tindakan syarikat.
“Sepandai-pandai tupai melompat akhirnya akan jatuh ke tanah juga”
Menanam Sikap Amanah
1. Membiasakan diri dengan kejujuran
2. Melakukan sesuatu dengan baik
3. Lawan keinginan untuk tidak amanah
4. Juga ingatkan kesan perbuatan anda jikadibuang kerja, bagaimana anak-isteridan
5. Bagaimana pula balasannya diakhiratesok.
Kepentingan sifat Kebijaksanaan (Wisdom) bagi seorang pemimpin
Kebijaksanaan adalah kombinasi diantara ilmu dan pengalaman dan ia hanya akan terhasil melalui
Usaha berfikir
Belajar dan
Bekerja.
Erti Kebijaksanaan Termasuk di dalam kebijaksanaan adalah
kebolehan melaksanakan tanggung jawab dengan cara yang paling berkesan dan paling baik.
Orang yang bijaksana adalah mereka yang tahu mengawal dirinya dan jelas matlamat hidupnya, maka dia bergerak dengan penuh kendali diri yang baik dan tujuan yang terarah.
Pemimpin mesti punyai Keyakinan Diri(Self Esteem)
Keyakinan diri datang apabila seseorang itu tahu kedudukannya dan apa yang dilakukannya.
Ia akan dapat dimiliki dengan penguasaan ilmu pengetahuan dan persediaan.
Keyakinan Diri (Self Esteem)Bermula dengan pengetahuan bahawa semua manusia itu mempunyai maruah dan harga diri:
“Sesungguhnya Kami telah memuliakan bani Adam” Al Quran
“Tidak ada kelebihan bangsa Arab keata bangsa selain Arab kecuali dengan taqwa” Al Hadis
Dalam perhubungan amat penting berkomunikasi dengan keyakinan dan maruah diri tanpa menjadi sombong atau terlalu lemah pendirian.
Pemimpin mesti punyai DayaTahan (Perseverence)
Keperluan daya tahan adalah di dalam berusaha memiliki komitmen yang tinggi ditempat kerja, mengekalkan komitment tinggi apabila menghadapi cabaran.
Setiap manusia akan mengalami cabaran dan rintangan di dalam kehidupan, anda perlu berusaha terus sekiranya mengalami cabaran dan tekanan tersebut.
Cara Menanam Daya Tahan
Dengan bekerja secara berpasukan
Membina sistem sokongan atau “support system” dikalangan Penyelia
Mencari contoh ikutan atau “role model” yang terhebatdan mengikutinya, memikirkan apa yang dia akan buatsekiranya menghadapi masalah seperti yang anda hadapi
Dengan mengetahui cara menghadapi tekanan dan bagaimana mengatasinya.
10 cara Memantapkan kualiti & prestasi kerja seorang
pemimpin/leader
Tf
B
1. Tentukan Matlamat
Hidup tanpamatlamatibarat kapaltanpanakhoda…
Pernahkah anda bertanya pada diri sendiri, apakahmatlamat kerjaya anda?
Tf
B
Prinsip dalam menentukan matlamat
Clarity (Jelas)
Challenge (Mencabar)
Commitment (Komitmen)
Feedback (Maklum
balas)
Task complexity (Kesukaran
tugas)
Tf
B
Mencipta SMART GoalsT
fB
Kesilapan dalam menentukan matlamat
tidak realistik
tidak komprehensif
anggaran waktu tidak tepat
tidak menghargai kegagalan
menentukan matlamat orang lain
tidak memeriksa pencapaian
matlamat negatif
terlalu banyak matlamat
Tf
B
Tidak ada manusia yang hidup untuk
gagal, tetapi tidak merancang adalah
merancang untuk gagal…
2. Perancangan
Tf
B
Kenapa perlu membuat perancangan
langkah pertama untuk mencapai matlamat
menentukan haluan
mengurangkan ketidakpastian
mengelakkan pertindihan kerja & perkara yang tidak perlu
membantu mebuat keputusan
Tf
B
Membuat perancangan
Tentukan apa yang ingin dirancang
Tentukan jangka waktu
Fikirkan alternatif
Minta pandangan
Kongsikan rancangan
Sentiasa memantau semula rancangan
Jadikan perancangan satu rutin
Tf
B
3. TENTUKAN KEUTAMAAN
Bagaimana hendak menentukan keutamaan apabilasemuanya penting?
Tf
B
Menentukan keutamaan
Tentukan keutamaan mengikut matlamat
Tentukan tugas mana yang lebih penting
Bahagikan tugas besar kepada tugas-tugas kecil
Tentukan masa bagi setiap tugas
Tf
B
Tf
B
4. SIKAP POSITIF“The greatest discovery of my generation is human beings can alter their lives by altering their attitudes of mind”
William James
Tf
B
PENTINGNYA
ATTITUDE / SIKAP
Menurut Kamus Dewan sikap adalah
“perbuatan atau pandangan yang
berdasarkan pada sesuatu pendapat (fikiran,
dll.)“
Menurut Kamus Sinonim-Antonim Melayu
Utusan, sinonim “sikap“ adalah ’fikiran,
pandangan, pendapat, pendirian“.
Tf
B
PENTINGNYA SIKAP
Oleh itu :
Sikap adalah sesuatu yang dimiliki oleh
seseorang itu berdasarkan pendapat,
pendirian dan fikirannya yang
dilahirkan di dalam perbuatan dan
pandangannya.
Tf
B
PENTINGNYA SIKAP
Korporat-korporat gergasi dunia
semuanya memasukkan “attitude“ atau
sikap sebagai satu komponen penting di
dalam “recruitment process“ mereka.
Sikap kini mengambil tempat sebagai
komponen penting di dalam kriteria
pemilihan seseorang untuk bekerja
dengan mana-mana syarikat berbanding
perkara lain seperti kelulusan atau
pengalaman.
Tf
B
Memupuk sikap positifMulakan harianda dengansesuatu yang
positif
Belajar menyukaitugas anda
Elakkan pengaruhnegatif
Percaya pada diri
Amalkan sifatberterima kasih
Tf
B
Memupuk sikap positif
Elakkan budayasaling
menyalahkan
Bergaul denganindividu positif
Hargai diri & orang sekeliling
Senyum : )
Tf
B
5. Kemahiran & Pengetahuan
Apa pentingnya kemahiran & pengetahuan dalam kualiti & prestasi kerja?
Tf
B
Kembangkan Kemahiran & Pengetahuan
Rancang keperluan pembelajaran & kemahiran
Bincangkan kemahiran yang diperlukandengan ketua / rakan sekerja
Mengambil inisiatif sendiri untukbelajar & mengembangkan kemahiran
Sertai kursus berkaitan kerjaya dankemahiran yang diperlukan
Tf
B
6. Pengurusan masa
Jika anda tidak mampu menguruskan masa, anda
tidak akan mampu menguruskan yang lain….
Tf
B
Kesilapan dalam menguruskan masa
Tiada matlamat
Tidak menyenaraikan perkara yang perlu dibuat
Tidak menentukan keutamaan
Tidak mampu mengelakkan gangguan
Merasakan mampu melakukan semua perkara
Tidak mengambil waktu untuk berehat
Menjadualkan kerja secara tidak efektif
Bertangguh itu pencuri masa!
Tf
B
Tips pengurusan masaRancang hari anda
Senaraikan perkara yang perlu dilakukan
Tentukan keutamaan
Fokus kepada waktu paling produktif
Ambil waktu rehat
Sentisa memantau perkembangan tugas
Elakkan aktiviti yang membazir masa
Hargai waktu anda & orang lain
Berhenti bertangguh
Tf
B
7. Komunikasi
Tf
B
Tf
B
=93%
100%
Tone = 38%(voice pitch)
Body Language = 55%
(body gestures)
Resources
=7%
(reading)
Tf
B
5 Langkah Membina Komunikasi
1. Sentiasa tersenyum dengan penuh keyakinan,
apabila berjumpa sebarkan salam dan kenalkan
diri
2.Bertutur-kata dengan mesra dan mendengar
lebih dari bercakap, bercakap bila ada yang baik
dikatakan atau diam
3.Berjalanlah dengan penuh keyakinan, tetapi
tidak pula menyombong diri atau berkata besar
Tf
B
5 Langkah Membina Komunikasi
4.Sentiasa mengucapkan terima kasih dan
bersyukur kepada mereka yang membantu kita
5.Tidak menceritakan masalah kepada yang lain
melainkan mereka terlibat di dalam
penyelesaiannya
T
fB
Maklum balasSalah satu bentuk komunikasi
Maklum balas merupakan satu cara yang mudahtapi jarang digunakan
Mampu memotivasikan
Membantu untuk mengenalpasti masalah
Mengukur pencapaian
Tf
B
Maklum balas boleh menjawabsoalan berikut…
Kenapa saya diperlukandalam organisasi?
Apa yang saya perlu capai?
Bagaimanakah kualitikerja saya?
Bagaimanakah pencapaiansaya?
Apakah pandangan oranglain terhadap kerja saya?
Bagaimana saya mampumenjadi lebih baik?
Tf
B
Memberi Maklum Balas
Pastikan perkara yang anda hendak sampaikan
Kongsikan maklum balas secara teratur dan spesifik
Beri kritikan yang membina
Beri maklum balas dengan jujur
Tf
B
8. Tangani Masalah Apa pentingnya menyelesaikan masalah?
Tf
B
Menyelesaikan Masalah
Kenal pasti masalah
Senaraikan alternatif
Nilai & pilih alternatif
Laksanakan penyelesaian
Tf
B
Aktiviti 5: Selesaikan masalah Dalam kumpulan anda, bincangkan 1 masalah yang
anda fikirkan paling kerap anda alami di tempat kerja.
Tuliskan masalah itu di atas sehelai kertas.
Tukarkan masalah yang anda tulis dengan kumpulanyang lain.
Selesaikan masalah yang anda dapat.
Tf
B
9. Motivasi diri - Video 5
Motivation is what gets you started, habit is what keeps you going….
Tf
B
Motivasikan diri anda Cari tujuan
Cintai kerja anda
Bayangkan kejayaan
Bina sistem sokongan
Jangan abaikan diri sendiri
Jangan mudah mengalah
Minta nasihat bila memerlukan
Percaya pada diri
Jadikan kegagalan satu pengajaran
Tf
B
Motivasikan diri denganmenikmati kerja anda….
Kalau anda
memutuskan untuk
bekerja, eloklah anda
menikmatinya.
Berikut beberapa cara
menikmati kerja anda...
Tf
B
Selalunya rahsia seronok
dengan kerja bukan dengan
menukar kerja tetapi
menukar sikap kita
Tf
B
10. Memantau PrestasiKaji semula matlamat & perancangan
Tentukan prestasi
Cari perbezaan prestasi dengan matlamat & perancangan
Buat rancangan pembetulan untukmengurangkan perbezaan
Laksanakan rancangan
Kaji semula pencapaian
Tf
B
KECEMERLANGAN KERJA UTK DUNIA
DAN AKHIRAT
Kecemerlangan dalam bekerja adalahkehendak islam
Islam menuntut agar mutu kerjasentiasa dipertingkatkan.”Allah mencintai bila tugas yg diamanahkankpd kamu maka kamu laksanakannyasecemerlang mungkin(Hadis AlBaihaqi)
Tf
B
What is an organization DEFINISI ORGANISASI
• Organisasi Adalah Jentera Yang Menggembeling Tenaga Manusia Dan Kerja Untuk Mencapai SesuatuMatlamat”
• “Satu Proses Penstrukturan AtauPenyusunan Bahagian/ Jabatan/ Unit Di Dalam Organisasi”
Tf
B
UNSUR-UNSUR ORGANISASI
• A collection of people
• A structur of power
• An objective to fulfill
• A communication interlink
• Sekumpulan
manusia
• Susunan kuasa
• Matlamat untuk
dipenuhi
• Hubungan
organisasi
Tf
B
• Sistem/cara pembahagian kerja & penyusunankerja & digambarkan dalam bentuk carta organisasi.
• Struktur organisasi menunjukkan hubungkaitdi antara satu bahagian, unit atau jawatandengan yang lain dalam organisasi.
• Struktur organisasi tidak “standard” berbeza-beza mengikut saiz dan fungsi-fungsi jabatan.
82
Tf
B
• Keselarasan arahan (unity of direction)
• Keselarasan perintah (unity of command)
• Deligasi/ Perwakilan kuasa
• Kuasa (authority) dan tanggungjawab
• Kemampuan kawalan (span of control)
• Hiraki
• Perseimbangan
83
Tf
B
1. Pembahagian kerja
2. Hubungan ketua dengan pekerja bawahan
3. Jenis kerja yang dijalankan
4. Pengumpulan bahagian - bahagian kerja
5. Tingkat pengurusan
84
Tf
B
PENGURUSAN ORGANISASI
• Proses melakukan sesuatuaktiviti melalui manusia lain bagi mencapai sesuatu matlamatdi dalam persekitaran yang sentiasa berubah-ubah.
Tf
B
Managing an Organization What makes it an excellent organization?
How can we make it an excellent organization?
What is our role towards it?
What are the barriers?
Discuss…..
Tf
B
Objectives of the balanced team in an organization
Teams work best when:
❖ team members know their roles
❖ there is a balance of primary roles
❖ work to their strengths
❖ actively manage weaknesses
Tf
B
Balanced team achieve objectives by:
1. Team members given opportunities to contribute to planning and organization of their work
2. Plans are consistent with teams objectives
3. Plans cover all the personnel
4. Plans are realistic and achievable within constraints
Tf
B
5. Plans take full account of team members abilities and
development needs
6. Plans appropriate team members work activities and explain in sufficient detail
7. Team members understanding of plans and work activities confirmed at appropriate times
8. Update plans at regular intervals and consider individual, team and organisational changes.
Tf
B
Balanced teams pay attention to:
1. Communication
effective communication is important when explaining work plans and allocations
present work plans in a way that gains the support and commitment of those involved
Tf
B
2. Continuous Improvement
Important to regularly review work
3. Involvement and Motivation
Important of providing team members opportunity to contribute to planning and organisation of work
Tf
B
Three Questions1. What is the main leadership and organizational
management problem at UPM now? How do you solve it?
2. If something must be changed tomorrow at UPM what is it? How do you do it?
3. If you are briefing your successor, what is your most important advise (must be positive and practical)
Tf
B
Discuss in the group, five most important take home changes to be practised at UPM by yourself
Tf
B