1
Harpège
FORMATION OUTILS
« FONCTIONS »
2
Harpège
INTRODUCTION
• Une formation s’adressant également aux non utilisateurs habituels d’HARPEGE, c’est pourquoi la partie 1 ne fait que rappeler les principes généraux HARPEGE, avant d’entrer dans le vif du sujet, c.a.d. la présentation des « Fonctions ».
Harpège SOMMAIRE
Partie 1Partie 1 : Rappels généraux sur HARPEGE
A) Navigation et éditions
B) Concepts et Fonctionnalités
Partie 2Partie 2 : Le domaine « Fonctions » :
A) Les fonctions structurelles
B) Les fonctions électives et nominatives
C) Les fonctions professionnelles
4
Harpège
PPAARRTTIIEE
11
Rappels généraux sur HARPEGE
5
Harpège
PRESENTATION GENERALE D’HARPEGE
A-NAVIGATION et EDITIONS
6
HarpègeEnvironnement technique et connexion
Environnement windows du poste de travail (PC) : utilisation de la souris, des icones, des touches fonctions du clavier et
de la barre du menu.Menu de contrôle icones de raccourci
Onglet de sélection
Blocs
Boutons de raccourcis
Couleurs de différenciation
Messages d’informatio
n
7
Harpège Présentation des icônes
quitte l’écran en cours
enregistre les données saisies et/ou modifiées
crée une information
efface un enregistrement à l’écran
entrée des critères pour la recherche
exécute la recherche
annule la recherche
enregistrement précédent
enregistrement suivant
impression de l’écran
8
Harpège La navigation dans l'écran
Se déplacer dans un écran ?
A l'aide de la souris
positionner la flèche dans le champ et cliquer
A l'aide du clavier TAB champ suivant
TAB + champ précédent
A l'aide d'icônes
pour se positionner sur l'enregistrement
précédent
pour se positionner sur l'enregistrement suivant
se déplacer avec l'ascenseur (voir gestion des tableaux)
9
Harpège La navigation entre plusieurs
écransNavigation entre écrans :
à l’aide de la souris
Bouton
Dans un écran pour atteindre un
autre écran
menu
Activer des écrans en faisant des choix dans les menus déroulants
icône sortie
Revenir au menu d’accueil et accéder
à d’autres fonctionnalités
onglet
Dans un écran pour atteindre
une autre fenêtre
10
Harpège Recherche d’enregistrements
dans la basePour rechercher un enregistrement dans la base vous devez :
Si vous êtes en mode saisie (champs blancs), passer en mode recherche (champs gris)
utiliser l’icône
Entrer un des critères de sélection dans un champ gris
Exécuter la recherche utiliser l’icône
11
Harpège Saisie d’informations
dans la basePour saisir une information dans la base vous devez :
Si vous êtes en mode Recherche, passer en mode saisie (champs blancs)
utiliser l’icône
Ou, exécuter une recherche, et vous arrivez en mode saisie
utiliser l’icône
Puis, saisir l’information dans un champ blanc et enregistrer
12
Harpège Les outils de recherche ...
Annuler la recherche et revenir en m ode saisie
F8
ctrl
q
et
touche icônemenu
Annulerrecherche
menu touche icône
Exécuterrecherche
Saisir les critèresde recherche et
quitter l'écran?
menu touche icône
quitter ctrl
et q
menu touche icône
F7entréecritères
passer en m ode recherche ?
mode saisiemode saisie
mode recherchemode recherche
Harpège
13
Harpège
Dérouler l’arborescence des structures
Le signe + signifie que l’on peut descendre à un niveau inférieur
Pas de niveau inférieur
Il existe des niveaux inférieurs
14
Harpège La gestion des tableaux
Lorsque le tableau est rempli, positionner le curseur sur le dernierélément du tableau,
ascenseur
Puis cliquer surla flèche du basdu clavier
15
Harpège
Les éditions Harpège
16
Harpège
Les éditions HarpègeLes éditions Harpège
Principe de fonctionnement
Papier ou fichier .PRN
Fichiers plats
Exploitation des fichiers .PRN
Exploitation des fichiers plats .LIS
Les opérateurs
Saisie des paramètres
Fenêtre d’évaluation
Liste des éditions Harpège
17
Harpège
Saisie de la liste de paramètres + date d’observation
Choix dans un menu de l’item Editions
Editer : Evaluation de la sélection
Nom de l’édition
Annuler
Impression du
document
Impression dans un
fichier PRN
FermerAperçu
(Affichage à l’écran)
Impression papier
AnnulerImpression du document
Impression dans un
fichier PRN
Impression papier
Retour à l’écran de l’évaluation de la sélection
+
Les éditions courantes : papier et/ou PRN
18
Harpège
Saisie de la liste de paramètres + date d’observation
Editer : Evaluation de la sélection
Nom de l’édition
Fermer
Aperçu(Affichage à l’écran)
AnnulerImpression du document
Impression dans un
fichier .lis(option pré-cochée)
Les éditions sur fichiers plats
Choix dans un menu de l’item Editions
Annuler
19
Harpège
Exploitation d ’un fichier .PRNExploitation d ’un fichier .PRN
Les fichiers .prn générés ne sont pas exploitables dans Word ou Excel, ces fichiers sont comparables à des fichiers postscript.Cette fonctionnalité est utile dans le cas où vous ne pouvez pas imprimer directement à partir du PC avec lequel l'édition à été lancée (l'imprimante n'est pas en réseau par exemple).
Pour imprimer les fichiers .prn :1/ capturer le port imprimante que vous voulez utiliser :- Choisir "Propriétés"- Dans l'onglet "Détails", cliquez sur le bouton "Capturer le port imprimante" et sélectionner le port et le chemin de votre imprimante.
2/ exécuter la commande suivante sous DOS : copy <nom du fichier> <port de l'imprimante>ou print <nom du fichier> <port de l'imprimante>
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Harpège Exploitation d ’un fichier Exploitation d ’un fichier
plat .LISplat .LIS
Les fichiers plats .LIS générés sont exploitables avec les outils bureautiques (Word, Excel …).
Cette fonctionnalité a été développée pour donner plus de souplesse sur certaines éditions.Chaque établissement peut mettre en forme ces éditions selon leurs spécificités.
Les fichiers .LIS sont enregistrés dans le répertoire mentionné par l ’utilisateur lors de la demande d ’édition.
21
Harpège Les opérateurs
• Si le paramètre est une date, la liste des opérateurs est limitée à >= et <=
22
Harpège
Définition d’un paramètre de sélection : un paramètre de sélection est composé
obligatoirement d’un opérateur et d’une valeurExemple :
Liste des opérateurs : =, <, >, <=, >=, not=, absent, =fils, comme. Suivant le type de paramètre (date, structure, numéro
de dossier, ...), la liste des opérateurs est réduite.
Plusieurs lignes de paramètres de sélection sont autorisées.
Saisie de la liste des paramètresSaisie de la liste des paramètres
<= 01/01/1990Opérateur
Valeur
23
Harpège La ligne de paramètresLa ligne de paramètres
Définition d’une ligne de paramètres :
un enregistrement est sélectionné s'il satisfait à toutes les conditions et paramètres saisis .
Ex : condition 1 et condition 2 et ...
Plusieurs lignes de paramètres de sélection sont autorisées.
Dans ce cas , chaque enregistrement doit répondre soit aux conditions d'une ligne soit aux conditions d'une autre ligne.
Ex : condition(s) ligne 1 ou condition(s) ligne 2 ou ...
24
Harpège
opérateur
liste de valeursen double cliquant ou touche clavier<F9>
libellé associé àla valeur saisie
apparait sur sur toutes les
pages de l'édition
ascenseurs
date du jour ou date antérieureou date postérieure
si la boîte est cochéealors totalisation
bouton
pop-listcontenantla liste desopérateursautoriséspour cetteédition
Grille de sélection
25
Harpège Fenêtre d ’évaluation
liste des agents affectés à UP12 et percevant la bonification indiciaireau 16 janvier 1997
saisie de la date : 16/01/1997 demande de totalisation
bouton delancement
del'évaluation
fenètre de communicationindiquant approximativement le nombre d'enregistrements
sélectionnésvisualise àl'écranl'impression
lancel'impression
26
Harpège
PRESENTATION GENERALE D’HARPEGE
A-CONCEPTS ET FONCTIONNALITES
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Harpège
Périmètre Fonctionnel HARPEGEResponsabilité Structurelle
Fonction élective / nominative
Fiche d’activité
GESTION COLLECTIVE
Listes électorales
Promouvabilités ITARF
Occupation /Affectation
Individu
Position
Carrière
CongésModalités
SS
TT
RR
UU
CC
TT
UU
RR
EE
SS
LL
OO
CC
AA
UU
XX
Congés
Contractuels Fonctionnaires et assimilés
Production d’arrêtés
Modalités
Contrat
Poste
Emploi
Production d’arrêtés
II
MM
PP
LL
AA
NN
TT
AA
TT
II
OO
NN
SS
Agent
Fiche de poste
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Harpège Domaine individu
– L’individu est une personne qui participe ou a participé à l’activité de l’établissement, et sur laquelle il est souhaitable de connaître un minimum d’informations
– Remarque : les personnes connues uniquement comme individu sont dites «hébergées»
– Tout personnel de l’établissement est obligatoirement un individu
Agents avecune carrière
Agents avecun contrat
Individus hébergés
Ensemble des individus
29
Harpège
De l’individu à l’agent• L’agent (ou personnel) est un individu qui à un instant donné
possède une carrière ou un contrat (ou les deux).
AGENT est « le passage obligé » pour utiliser et
associer les autres constituants de la gestion d’un
dossier : carrière, contrat, congés...– D’autres concepts sont associés à l’agent :
• la position (pour les fonctionnaires),• l’occupation et l’affectation,• le bénéfice de modalités de service, de congés et
d’absences …
30
Harpège
Périmètre Fonctionnel HARPEGEResponsabilité Structurelle
Fonction élective / nominative
Fiche d’activité
GESTION COLLECTIVE
Listes électorales
Promouvabilités ITARF
Occupation /Affectation
Individu
Position
Carrière
CongésModalités
SS
TT
RR
UU
CC
TT
UU
RR
EE
SS
LL
OO
CC
AA
UU
XX
Congés
Contractuels Fonctionnaires et assimilés
Production d’arrêtés
Modalités
Contrat
Poste
Emploi
Production d’arrêtés
II
MM
PP
LL
AA
NN
TT
AA
TT
II
OO
NN
SS
Agent
Fiche de poste
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Harpège• Définitions :
– Un type de population est un ensemble de corps formant une grande catégorie d'agents ex : les Enseignants-chercheurs, les ITARF, les ASU, les
Hospitalo-universitaires...
– Une carrière est un ensemble d'éléments de carrière dans un même type de population ex : Une carrière d ’enseignant-chercheur : Assistant-->
Maître de conf --> Prof
– Un élément de carrière est caractérisé par une date d'effet, un corps, un grade et un échelon (le cas échéant, un chevron) ex : au 01/03/1999 : Maître de conf. de 1è cl, 4è échelon
Concepts de carrière
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Harpège Position statutaire
• Tout fonctionnaire est placé dans une des positions
définies par le statut général des fonctionnaires.• Ces positions sont :
– Activité,– Détachement,– Hors cadre,– Disponibilité,– Service national,– Congé parental/Congé de présence parentale.
33
Harpège
Périmètre Fonctionnel HARPEGEResponsabilité Structurelle
Fonction élective / nominative
Fiche d’activité
GESTION COLLECTIVE
Listes électorales
Promouvabilités ITARF
Occupation /Affectation
Individu
Position
Carrière
CongésModalités
SS
TT
RR
UU
CC
TT
UU
RR
EE
SS
LL
OO
CC
AA
UU
XX
Congés
Contractuels Fonctionnaires et assimilés
Production d’arrêtés
Modalités
Contrat
Poste
Emploi
Production d’arrêtés
II
MM
PP
LL
AA
NN
TT
AA
TT
II
OO
NN
SS
Agent
Fiche de poste
34
Harpège
Contractuels
Les notions de corps,grades,promotions,... ne s’appliquent
pas
Fonctionnaires et assimilés(type CNRS, contractuels d'administration)
Situation statutaire et réglementaire (corps, grade,
promotions,...)
Occupation /Affectation
Agent
Contrat
Position
Carrière
•Le contrat traduit l’accord entre un agent et l’établissement, qui
s’appuie sur un document descriptif des conditions d’exécution de
l’engagement réciproque
• Distinction entre contrat et carrière :
Domaine Contrat
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Harpège Contrats et avenants
•Le contrat initial est enregistré sous l ’avenant n° 0 rattaché au contrat.
•Règles à retenir :– La somme des quotités de recrutement sur une période
ne peut pas dépasser 100 % (ou le plafond des 152 h/mois)
– Les périodes de 2 avenants successifs doivent être contiguës
– Pour chaque type de contrat existent des règles particulières (durée minimale ou maximale, renouvellement...)
– A chaque type de rémunération correspond une base spécifique.
36
Harpège
Périmètre Fonctionnel HARPEGEResponsabilité Structurelle
Fonction élective / nominative
Fiche d’activité
GESTION COLLECTIVE
Listes électorales
Promouvabilités ITARF
Occupation /Affectation
Individu
Position
Carrière
CongésModalités
SS
TT
RR
UU
CC
TT
UU
RR
EE
SS
LL
OO
CC
AA
UU
XX
Congés
Contractuels Fonctionnaires et assimilés
Production d’arrêtés
Modalités
Contrat
Poste
Emploi
Production d’arrêtés
II
MM
PP
LL
AA
NN
TT
AA
TT
II
OO
NN
SS
Agent
Fiche de poste
37
Harpège
Définitions “Emplois - Postes”
• Emploi : ressource mise à la disposition de l’établissement par l’administration centrale, qui lui permet de créer des postes et de rémunérer des personnes.
• Les emplois sont délégués au travers de “décisions de délégations” soit à l’établissement, soit à une structure de l’établissement (par exception).
• Poste : unité de gestion des emplois délégués et support de nomination d’une (ou de plusieurs) personne (s).
• Les postes sont financés soit sur :
• - le budget de l’état (emplois délégués ou rompus de temps partiel)
• - le budget propre de l’établissement
38
Harpège
BUDGET ÉTAT
Enregistrementdes délégations
Création d’emploissur rompus
Création depostes permanents
Création depostes temporaires
Création depostes permanents
Création depostes temporaires
Attribution éventuelle des postes aux structures
Localisation des postes dans les structures
Occupation / Affectation
Mise à jour du potentiel de l’établissement
Domaine “Emplois - Postes”
BUDGET PROPRE
Création / Mise à jour des postes
39
Harpège
Définition d'occupation/affectation
• Le couple “poste-agent” est affecté
• à une (ou plusieurs) structure(s)
Poste
Agent
x %x %
occupe
x %
Établissement
UFR A UFR B IUT
Sce commun
DépartementA
DépartementB
LaboratoireX
Laboratoire Y
Service 1 Service 2
est affecté à
Occupation
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Harpège Synthèse des liens
Emploi
Poste
Agent
finance
est délégué à et donc appartient à
peut être attribué à
peut être localisé dans
occupe
x %
x %
Établissement
UFR A UFR B IUT Sce commun
DépartementA
DépartementB
LaboratoireX
Laboratoire Y
Service 1 Service 2
1 AffectationPrincipale pour
l'agent
Occupation
est affecté à
x %
41
Harpège
Périmètre Fonctionnel HARPEGEResponsabilité Structurelle
Fonction élective / nominative
Fiche d’activité
GESTION COLLECTIVE
Listes électorales
Promouvabilités ITARF
Occupation /Affectation
Individu
Position
Carrière
CongésModalités
SS
TT
RR
UU
CC
TT
UU
RR
EE
SS
LL
OO
CC
AA
UU
XX
Congés
Contractuels Fonctionnaires et assimilés
Production d’arrêtés
Modalités
Contrat
Poste
Emploi
Production d’arrêtés
II
MM
PP
LL
AA
NN
TT
AA
TT
II
OO
NN
SS
Agent
Fiche de poste
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Harpège
Modalités de service / Congés
• Modalités de service : situation particulière pour l’agent, sur une période définie (date de fin obligatoire) durant laquelle :
• sa quotité de travail dans l’établissement est inférieure à 100%,
• son occupation n’est pas modifiée.
• Ex: Temps partiel, CPA, Mi-temps thérapeutique …
• Absence/Congé : période définie durant laquelle l’agent n’est pas à son poste de travail pour un motif autorisé pouvant avoir une incidence sur son occupation.
• Ex : congés sécurité sociale : COM, CLM, CLD, maternité …
• Ex autres congés : congés formation, CRCT ...
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Harpège Congés déconcentrés
•Gestion dynamique des congés et des éditions d’arrêtés pour les congés maladie et les congés maternité :
–Nécessité de paramétrer le niveau de gestion déterminé par les mesures de déconcentration (chacun assorti des entêtes et visas appropriés)
- Possibilité de produire différents types d’arrêtés selon le niveau gestion
- Requalification automatique des Congés ordinaires par un CLM,
- Gestion historique des congés avec reconsidération possible des périodes de rémunération .
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Harpège
Périmètre Fonctionnel HARPEGEResponsabilité Structurelle
Fonction élective / nominative
Fiche d’activité
GESTION COLLECTIVE
Listes électorales
Promouvabilités ITARF
Occupation /Affectation
Individu
Position
Carrière
CongésModalités
SS
TT
RR
UU
CC
TT
UU
RR
EE
SS
LL
OO
CC
AA
UU
XX
Congés
Contractuels Fonctionnaires et assimilés
Production d’arrêtés
Modalités
Contrat
Poste
Emploi
Production d’arrêtés
II
MM
PP
LL
AA
NN
TT
AA
TT
II
OO
NN
SS
Agent
Fiche de poste
45
Harpège Promouvabilités ITARF• Une aide à la constitution des listes de promouvables ITARF, aux calculs
d’anciennetés nécessaires à l’examen de ces promouvabilités, à l’édition des dossiers, etc.
• Fonctionnalités :• La création et la consultation des circulaires ;• Le calcul des listes ; • Les modifications des listes ; • L’édition de diverses listes de travail ;• La saisie des propositions, et du classement le cas échéant, formulés par
les structures ;• La saisie du classement de l’établissement ;• L’édition des dossiers des agents promouvables ;• L’édition des propositions classées de l’établissement, pour
transmission au ministre ;• Le verrouillage des listes.
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Harpège Listes Électorales
L’outil Listes électorales permet d’éditer les listes électorales,
par collège (et éventuellement par secteur électoral), par
composante élective ou par bureau de vote, pour :
• 13 types d’instances locales et professionnelles, faisant l’objet d’une réglementation nationale.
• d’éventuels types d’instances créés sur la base des statuts de l’établissement.
47
Harpège
PPAARRTTIIEE
22
Les outils de gestion des « Fonctions »
48
Harpège
LE DOMAINE « FONCTIONS »
A- Les fonctions de responsabilités structurelles.
B- Les fonctions électives et nominatives
C- Les fonctions professionnelles,
49
HarpègePérimètre d’application du domaine « Fonctions »
Un domaine transverse à l’application :
• Le domaine Fonctions n’est pas un nouveau « module » en tant que tel
• Répartition des données dans les outils pré-existants
Les domaines d’Harpège impactés sont :
Individu => Fiche d’activités
Poste => Fiche de poste
Structures => Responsabilités structurelles
Gestion collective => Fonctions électives et nominatives
Nomenclature => Paramétrage et nomenclature des fonctions
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Harpège
Périmètre d’application des modules « Fonctions »
Responsabilité Structurelle
Fonction élective / nominative
Fiche d’activité
GESTION COLLECTIVE
Listes électorales
Promouvabilités ITARF
Occupation /Affectation
Individu
Position
Carrière
CongésModalités
SS
TT
RR
UU
CC
TT
UU
RR
EE
SS
LL
OO
CC
AA
UU
XX
Congés
Contractuels Fonctionnaires et assimilés
Production d’arrêtés
Modalités
Contrat
Poste
Emploi
Production d’arrêtés
II
MM
PP
LL
AA
NN
TT
AA
TT
II
OO
NN
SS
Agent
Fiche de poste
51
Harpège
DOMAINE « FONCTIONS »
A-Les FONCTIONS de RESPONSABILITE STRUCTURELLE
52
Harpège
Les responsabilités structurelles
• Définition : – Une responsabilité structurelle se définit
comme une charge administrative d'une structure ou mission se rapportant au fonctionnement de cette structure.
• Ex : Président d’université, Directeur d’UFR, Directeur de Laboratoire
53
Harpège
Les responsabilités structurelles
• Les fonctions de responsabilités structurelles correspondent en majorité aux fonctions de direction des différents types d’établissements d’enseignement supérieur.
• L’objectif est de recenser, pour une structure existant déjà dans HARPEGE, les responsabilités exercées par des personnes ayant une activité dans cette structure
• L’individu qui exerce cette fonction est obligatoirement saisi dans la base HARPEGE
54
Harpège
Les responsabilités structurelles
• Cet outil ne permet pas : – La connaissance des responsables hiérarchiques
d’un individu (hormis Business Objects).
– La connaissance des responsabilités structurelles ayant été exercées hors établissement
– La gestion des primes au niveau individuel.
55
Harpège
Les responsabilités structurelles
• Des fonctions sont déjà présentes dans une nomenclature de fonctions livrée.
• Ces responsabilités correspondent aux fonctions énumérées dans les textes réglementaires
• Les fonctions livrées sont associées à un paramétrage livré, déterminant pour chaque fonction : catégorie, type de prime, type de décharge de service, avancement spécifique.
56
Harpège
Les responsabilités structurelles• A la saisie de la position (en insertion uniquement)
pour un agent avec une carrière portant au moins un élément de carrière dans le corps SGU (023), si la position est de type « activité » ou « détachement » au sein de l’établissement, alors il y a automatiquement association de l’agent à la responsabilité structurelle de secrétaire général dans la structure de niveau 1.
• Fonctionnement identique pour un agent avec une carrière portant au moins un élément de carrière dans le corps ACU (024), association de l’agent à la responsabilité structurelle d’agent comptable dans la structure de niveau 1.
57
Harpège
Les responsabilités structurelles
La nomenclature livrée des fonctions structurelles dans HARPEGE
58
Harpège
Les responsabilités structurelles
• Mais d’autres fonctions peuvent être créées localement et être associées à un paramétrage défini par l’établissement lui-même.
59
Harpège
Nomenclature des fonctions structurelles
• L’outil « Responsabilités structurelles » du menu paramétrage et nomenclature des fonctions permet :– de consulter et définir la nomenclature
des responsabilités structurelles– d’assurer un certain nombre de
paramétrages en fonction de la réglementation existante.
60
Harpège
Nomenclature des fonctions structurelles
• Chacune des fonctions livrées est paramétrée ou non avec :– une catégorie (ouvrant droit à NBI) : Sans Objet, Responsables
d'encadrement administratif, Gestionnaires d'implantation, Responsables techniques, Agent comptable
– un type de prime : Prime d'administration, Prime de charges administratives, Prime de responsabilités pédagogiques
– un type de décharge de service : Décharge statutaire, Autre décharge réglementaire
– un témoin « avancement spécifique » : oui ou non– un témoin « Nouvelle bonification indiciaire » : oui ou non
61
Harpège
Nomenclature des fonctions structurelles
• Ce paramétrage, associé à la saisie des fonctions de responsabilité structurelles dans la base HARPEGE permet d’alimenter les éditions suivantes : – Menu Individus/éditions :
• individus susceptibles de bénéficier d’une prime
– Menu Agent/éditions :• Agents susceptibles de bénéficier d’une décharge de service
• Agents susceptibles de bénéficier d’un avancement spécifique
Harpège
Démonstration n°1
Consultation du paramètrage des responsabilités structurelles
Harpège
Démonstration n°1 (suite)
Harpège
Démonstration n°2
• Saisie d’une responsabilité structurelle
Harpège
•Saisie de responsabilités structurelles
Exercice n°1
66
Harpège
Solution de l ’exercice n°1
Harpège
Solution de l’exercice n°1 (suite)
Harpège
Solution de l’exercice n°1 (suite)
69
Harpège
DOMAINE « FONCTIONS »
B-Les FONCTIONS ELECTIVES ET NOMINATIVES
70
Harpège
FONCTIONS ELECTIVES ET NOMINATIVES
• Objectifs : Recenser les fonctions électives ou nominatives exercées par les personnes ayant une activité au sein d’une instance (dans ou hors de l’établissement), d’autres fonctions d’expertise, de conseil, ou d’autres ne relevant pas d’instances.
• On distingue : 1. la vie institutionnelle relevant des instances de
l’établissement 2. la vie institutionnelle relevant d’autres fonctions de
conseil, d’expertise et autres.
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Harpège Vie institutionnelle
1. Fonctions relevant d’une instance
• On choisit l’instance concernée parmi les instances de l’outil « Listes Électorales », mais il est possible d’ajouter d’autres instances, de nature externe, et ne donnant pas lieu à élection dans l’établissement (donc sans lien avec le module « Listes Electorales »).
• Pour chaque instance, on peut soit visualiser toutes les personnes ayant déjà exercé une fonction dans l’instance (onglet historique), soit ajouter un nouvel individu (onglet mise à jour).
72
Harpège
Vie institutionnelle
1. Fonctions relevant d’une instance (suite)
• La création d’une instance externe (mais qui ne servira que pour la saisie de « fonctions ») se fait dans le menu nomenclature.
• Cette nomenclature doit faire l’objet d’une validation au niveau de l’établissement.
73
Harpège Vie institutionnelle
1. Fonctions relevant d’une instance (suite)• On est amené à saisir pour une instance donnée la
fonction, qualité et éventuellement le statut et sous-statut d’un individu enregistré dans HARPEGE
- Fonction : Une liste de fonctions relevant d’instances est livrée mais peut être complétée localement.
Ex : Assesseur, participant, personnalité extérieure
- Qualité : Elle peut être « membre », « membre de droit », « élu institutionnel », ou « invité ».
- Statut : Les membres sont « élu », « élu-nommé » ou « nommé ». Les invités sont « expert », « de droit », ou « observateur ».
- Sous-statut : Les membres sont « titulaire » ou « suppléant ».
74
Harpège Vie institutionnelle
2. Les fonctions de conseil, d’expertise et autres
• L’objectif est de recenser pour chaque fonction d’expertise, de conseil et autres, les individus qui ont exercé cette fonction dans l’établissement.
Ex : conseiller d’établissement, conseiller pédagogique, Directeur de CIES, Directeur scientifique…
• Il existe une nomenclature livrée de ces fonctions, mais l’établissement peut également la compléter
75
Harpège
Le paramètrage
• Tout comme les responsabilités structurelles, il existe un pré-paramétrage livré pour les fonctions électives et nominatives.
• L’établissement peut compléter ces nomenclatures
Harpège
Démonstration n°2
• Les nomenclatures
Harpège
Démonstration n°2
• Les nomenclatures (suite)
Harpège
Démonstration n°3
• Saisie d’une fonction relevant d’une instance• Saisie d’une fonction d’expertise et de conseil
Harpège
•Saisie de responsabilités électives et nominatives
Exercice n°2
80
Harpège
Solution de l ’exercice n°2
81
Harpège
Solution de l ’exercice n°2 (suite)
82
Harpège
La démarche établissement
• Comme vous avez pu le constater, en ce qui concerne les types de fonctions vues précédemment, la difficulté réside plus dans la préparation des informations à saisir en amont, que dans la saisie elle-même.
• Nécessité de faire valider le schéma de saisie retenu.
83
Harpège
DOMAINE « FONCTIONS »
C-Les FONCTIONS PROFESSIONNELLES
84
Harpège Les fonctions professionnelles
•Objectif : tenir à jour un référentiel des fiches de poste permettant :
• de décrire le besoin de l’établissement
• d'établir la cartographie des fiches de poste
•En parallèle, suivre les activités effectives des agents au travers des fiches d’activités établies périodiquement ou à certains moments privilégiés.
•Pour les IATOS, les fiches de postes peuvent être directement héritées de la nomenclature REFERENS, qui constitue une base modifiable.
85
Harpège
Les fonctions professionnelles
• 1-La fiche de poste :
– C’est la description de l’ensemble des activités ou opérations professionnelles à accomplir par un agent. Elle décrit le besoin de l’établissement, et l’évolution de ce besoin pour atteindre les objectifs fixés au niveau du contrat.
86
Harpège
Les fonctions professionnelles
– Avec la base HARPEGE sont livrées environ 300 fiches de poste correspondant aux emplois-type de REFERENS non modifiables et utilisables telles quelles (nomenclature)
– Il est possible de les dupliquer afin de les modifier et de les adapter aux besoins de votre établissement (saisie de vos propres profils de postes)
– Il est également possible de créer vos propres fiches (notamment pour les enseignants pour lesquels aucune nomenclature n’est livrée)
Harpège
Démonstration n°4
• Consultation d’une fiche de poste
• Création d’une fiche de poste
Harpège Démonstration n°4
(suite)
• Consultation d’une fiche de poste
• Création d’une fiche de poste
Harpège
•Création d’une fiche de poste enseignant
Démonstration n°5
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Harpège
Les fonctions professionnelles
• Après saisie des fiches de poste vous pouvez les rattacher aux postes existants dans HARPEGE (budget Etat/budget propre).
• Une même fiche de poste peut être rattachée à plusieurs postes
• Ce rattachement doit être daté (date de début obligatoire), ce qui permet l’historisation.
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Harpège
Les fonctions professionnelles
• Conseil : – Il n’est pas nécessaire de créer autant de fiches
de poste que de postes existant dans votre établissement
– Ex : une fiche de poste de secrétaire de laboratoire peut être valable pour plusieurs poste de même nature (plusieurs laboratoires)
– Veiller à ne pas trop alourdir le référentiel et les nomenclatures.
Harpège
Démonstration n°6
• Rattachement d’une fiche de poste à un poste
Harpège
•Création d’une fiche de poste
Exercice n°3
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Harpège Les fonctions professionnelles
• 2-La fiche d’activités : – Il s’agit de décrire les activités ou missions
professionnelles effectivement accomplies par un individu sur une période donnée.
– Pour les agents qui occupent un poste dans l’établissement, cette description sera à rapprocher de la fiche de poste correspondante. Ce rapprochement pourra bien entendu être mis à profit dans le cadre de l’évaluation.
– Pour les chercheurs, qui n’ont pas de fiche de poste, la fiche d’activités constituera le seul moyen de connaître leur activité.
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Harpège
Les fonctions professionnelles
– La fiche d’activités est caractérisée par la période de référence sur laquelle l’observation aura été faite. Elle porte également l’information de la date à laquelle l’observation a été effectuée (date de constatation).
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Harpège Les fonctions professionnelles
• Il existe 3 types de fiches d’activités : -Enseignants-Chercheurs-BIATOS
• A chaque type de fiche, correspond 1 ou des types de spécialisations :– Fiche enseignant : CNU ou discipline du 2nd degré– Fiche chercheur : section CNU– Fiche IATOS : REFERENS ou spécialité ATOS
• Pour chaque nouvelle fiche, il est obligatoire de saisir une spécialisation, qui peut-être différente de celle saisie dans l’écran carrière de l’agent.
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Harpège
Les fonctions professionnelles
• Contenu de la fiche d’activité : (On l’obtient par le bouton raccourci « détails »)– Fiches BIATOS :
• Les activités élémentaires/compétences/connaissances/contexte de travail
– Fiches enseignants :• Enseignement/recherche/commentaires
– Fiches chercheurs :• Recherche/disciplines/commentaires
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Harpège
Les fonctions professionnelles
• Il est possible d’initialiser la fiche d’activité à partir de la fiche de poste :– A partir du moment où un agent occupe un
poste qui est lié à une fiche de poste, il est possible d'initialiser une fiche d'activité à partir du descriptif de la fiche de poste.
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Harpège
Les fonctions professionnelles
• Nomenclatures : – REFERENS disponible mais pas de présaisie
faite dans la fiche d’activités– Pour remplir l’onglet enseignement, possibilité
de récupérer des données d’Apogée– Pour remplir l’onglet recherche, l’établissement
alimente lui-même son référentiel avec ses données (Equipe de recherche, école doctorale, unités de recherche).
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Démonstration n°7
• Consultation et saisie d’une fiche d’activités
Harpège
•Création d’une fiche d’activité
Exercice n°4
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Harpège
Démarche d’implantation de « Fonctions »
• Importance de la réflexion préalable à l’utilisation de ces nouveaux outils de gestion des « FONCTIONS », notamment ce qui concerne les fonctions professionnelles : – Quels objectifs veut-on atteindre ?– Quelle démarche adopter ? – Quelle exploitation des données recueillies et par qui ?– Quels acteurs associer ?– Avec quels moyens ? (budget de formation, aide
externe…)