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DES OUTILS POUR BATIR
LE PROJET DE CLUB
Avril
2008
2
Le présent document s'adresse aux
dirigeants de clubs, et n'a d'autre prétention que de vouloir contribuer à leur faire appréhender plus sereinement cette notion de "Projet de club" qui souvent les effraie.
Puisse-t-il être un outil précieux pour tous ceux qui souhaitent aller de l'avant et qui oeuvrent pour assurer la pérennité de leur club et de leur sport.
A – LA DEMARCHE DE PROJET
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C’EST QUOI UN PROJET DE CLUB ?
• C'est connaître ses points forts et ses faiblesses.
• C'est être capable d'anticiper pour éviter d'être dans l'urgence.
• C'est être réactif.
• C'est donc agir et ne plus subir.
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C’EST AUSSI ET SURTOUT UNE
EQUIPE…
• Associer tous les acteurs de l’association
• Ecouter, débattre, échanger, déléguer
• Informer, communiquer, créer une culture commune
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POURQUOI UN PROJET DE CLUB ?
• « Ecrire ce que l’on fait pour savoir ce que l’on fera »
• « L’échec ce n’est pas de renoncer après avoir essayé, c’est de ne pas essayer. »
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POUR SAVOIR CE
QUE L’ON FERA
REGARDER SON FONCTIONNEMENT
DRESSERL’ETAT DES LIEUX
COMPLETDU CLUB
REGARDER SON FONCTIONNEMENT
B – ANALYSE DE L’ETAT DES LIEUX
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CHAQUE THEME ABORDE RENVOIE A UN
QUESTIONNEMENT QUI PERMET UNE ANALYSE
OBJECTIVE
1 - Carte d’identité2 - Projet technique et sportif3 - Les effectifs 4 - Les dirigeants5 - L’encadrement (entraîneurs et
managers)6 - Le jury, les officiels7 - La communication 8 - L’environnement9 - Les moyens (infrastructures et
matériel)10 - Les moyens (le budget)11 - L’organisation (synthèse)12 - La sécurité
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1- CARTE D’IDENTITE
• Nom du Club :• Noms des Sections Locales :• Discipline :• Lieux de pratique :• Nombre de licenciés :
par catégories, par types de licences
• Niveaux de compétitions ou de pratique selon les catégories :
• Section loisirs ? : Baby Athlé - Athlé Running - Athlé Santé Loisir
• Ancienneté du Club :• Salaires, indemnités ? :• Budget de fonctionnement :
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2- PROJET TECHNIQUE ET
SPORTIFNIVEAUX DE COMPETITIONS• A-t-on réfléchi à un niveau à atteindre ?
Individuel et/ou par équipes• L’est-il uniquement pour les Interclubs
Seniors ?• L’est-il pour toutes les catégories ?• Est-il connu des athlètes, des parents ?• Est-il exprimé et assumé par l’équipe
dirigeante ?• Les entraîneurs sont-ils choisis en
conséquence ?
PROJET PEDAGOGIQUE• A-t-on fixé les savoir-faire par catégories ?• Existe-t-il un document que chaque
entraîneur possède ?
COMMISSION TECHNIQUE• Existe-t-elle ?• Combien de fois se réunit-elle dans la saison ?• Y décide t-on une ligne de conduite ?• S’assure t-on de son suivi ?
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PROJET TECHNIQUE ET
SPORTIF
ROLE DES EDUCATEURS• Existe-t-il un entraîneur chargé de la
« direction technique » et de l’animation de la commission ?
• Existe-t-il une hiérarchie des entraîneurs ?
DOCUMENTATION• Y a-t-il une documentation à disposition
des entraîneurs ?• Existe-t-il une hiérarchie des
entraîneurs ?
PROJET DE FORMATION• Y a-t-il une réelle volonté de formation
(utilisation des stages Comités - Ligue - FFA ou des actions proposées par les animateurs sportifs) ?
• Existe t-il une formation interne ?
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LE PROJET TECHNIQUE - SPORTIF EST-IL
FORMALISE PAR ECRIT ?
Niveau de compétition par catégorie
Projet Pédagogique
Commission technique
Rôle des éducateurs
Documentation
Projet de formation
Liaison Manager / Entraîneurs
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3 - LES EFFECTIFSLES MEMBRES DU CLUB: qui sont-ils?• Sexe, Age• Profession ou Profession des parents ou tuteurs : Scolaires
; Ouvriers/Employés ; Cadres ; Professions libérales et commerçants Agriculteurs ; Inactifs / Retraités
• Lieu de résidence : Commune, Intercommunalité
NIVEAUX DE COMPETITIONS• L’effectif global révèle si le club doit envisager son avenir
en :Autonomie (Effectifs importants)Entente ou groupement (sous-effectifs partiels)Fusion (solution pour pérenniser l’activité)
FILLES / GARCONS – HOMMES / FEMMES• Indicateur permettant de situer l’audience et l’évolution
de l’activité par sexe.
LES CATEGORIES DE JEUNES (ECOLES 13 ANS)• Représentent le potentiel du Club par rapport à son avenir
LES CATEGORIES DES 14/18 ANS• Le nombre élevé de ces jeunes issus du Club peut être un
indicateur de qualité
LOISIRS• Si une section existe, s’implique t-elle dans la vie du
Club ?• Comment ?
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LES EFFECTIFS(Commune et Hors Commune)
Garçons Filles
C HC C HC
DébutantsEveil
Athlétique
Poussins
Benjamins
Minimes
Cadets
Juniors
Espoirs
Seniors
Vétérans
Loisirs
Encadrement DEO
TOTAL
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4 - LES DIRIGEANTS
BUREAU : ROLE ET STATUT DE CHACUN DEFINI ?
• Le bureau a t-il réfléchi et formalisé chaque responsabilité ?
• Chacun s'y tient-il ou déborde t-il de sa tâche ? (cumul de fonctions, manque de délégations, homme orchestre)
EXISTENCE DE COMMISSIONS Quand elles existent :• Leur composition et leur nombre
sont-ils suffisants ?• Sont-elles efficaces ?• Leurs thèmes sont-ils des indicateurs
sur les orientations du club ?• Sont-elles un moyen efficace de
solliciter des parents ?
Quand elles n'existent pas :• Carence ou inopportunité par rapport
à la taille du club ?
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LES DIRIGEANTS
RELATION STATUT DIRIGEANT ET VIE PROFESSIONNELLE :
• La relation entre vie professionnelle et statut de dirigeant est-elle :
Déterminante ? Facilitante ? Sans effet ?
RELATION STATUT DIRIGEANT ET PERSONNALITÉ
• Est-on dirigeant par hasard ? Par défaut ? • Par volonté ?
MOYENNE D'AGE :• Faut-il une certaine expérience pour assumer
cette tâche ?
ANCIENNETÉ :• Indicateur sur la durée de vie d'un
investissement ? • Sur la qualité de l'organisation interne du
club ?• Sur la qualité des relations à l'intérieur du
club ? Prépare t-on les successions ?
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LES DIRIGEANTSBUREAU :• Combien êtes-vous ?
BUREAU :• Rôle et statut de chacun défini ?
EXISTENCE DE COMMISSIONS
RELATION STATUT DIRIGEANT ET VIE PROFESSIONNELLE
RELATION STATUT DIRIGEANT ET PERSONNALITE
MOYENNE D’AGE ? 18/25 ans : 26/35 ans : 36/50 ans : 51/60 ans 61 ans et + :
ANCIENNETE ?1/3 ans : 4/7 ans : 8 ans et + :
FORMATIONQuel suivi ? : FFA – Ligue – Comité CDOS ou autre organisme Dans quels domaines ?
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5 - L’ENCADREMENT
NOMBRE D’ENTRAINEURS + MANAGERS
• Indicateur quantitatif de la suffisance ou de l’insuffisance de l’encadrement nécessaire.
• Renvoi à la page « projet technique et sportif» sur la nécessité d’une liaison entraîneur / manager.
• A-t-on fixé un seuil maximum d’enfants ou d’athlètes par entraîneur ?
TRANCHES D’AGES DES CADRES• L’âge des entraîneurs est-il pris en
compte par rapport à celui des athlètes encadrés ?
• Existe-t-il une carence d’adultes ?• A-t-on fixé un seuil d’âge minimum
pour encadrer seul ?
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L’ENCADREMENTLes Entraîneurs
Catégories
EffectifsNombre
Entraîneurs + Managers
Leur AgeH F
Débutants /Eveil Athlétique
Poussins
Benjamins
Minimes
Cadets
Juniors
Espoirs
Seniors
Vétérans
Option SantéLoisirsOption Running
TOTAL
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L’ENCADREMENT
ANIMATEUR SPORTIF DEPARTEMENTAL ou LOCAL
• Le club a-t-il connaissance de ce que peut apporter l’animateur sportif départemental ou local dans le soutien pédagogique ?
• Est-ce l’animateur qui propose ses services ou le club qui sollicite l’animateur ?
VECU DE l’ATHLETE• Faire opérer les entraîneurs à partir de
leur vécu d’Athlète peut être opportun mais risque, à terme, d’être insuffisant. (Déficit de qualité de l’enseignement par défaut de connaissances pédagogiques)
DIPLÔME• Les diplômes sont-ils seulement là en
rapport avec les obligations fédérales ou, par une volonté affichée de qualifications ?
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L’ENCADREMENTLeur Formation
Catégories
Animateur Sportif
départemental ou local*
Vécu de l’Athlète
Diplômes des
Entraîneurs(lesquels?)
DébutantsEveil Athlétique
Poussins
Benjamins
Minimes
Cadets
Juniors
Espoirs
Seniors
Vétérans
Option SantéLoisirs
Option Running
TOTAL
* Soutien pédagogique de l’animation sportive départementale ou locale
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6 - LE JURY
NOMBRE D’OFFICIELS• Degré d'implication de toutes les tranches d'âges
EXISTENCE D’UNE COMMISSION DU JURYSi elle existe :• Est-elle efficace ?• Est-elle connue de tous ?• A t-on fixé un seuil d'âge minimum pour impliquer les athlètes dans le jury ?
Si elle n'existe pas :• Les solutions trouvées sont-elles adéquates ?
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LE JURY
NOMBRE Officiels : Autres :par type de spécialités - par niveau
TRANCHES D’AGES par type de spécialités - par niveau• 14/16 ans • 17/20 ans• 21 ans et + :
EXISTENCE D’UNE COMMISSION DU JURY ?
EXISTENCE D’UNE ECOLE DE JEUNES JUGES ?
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7 - LA COMMUNICATION
INTERNEENTRE DIRIGEANTS• Indicateur de cohésion, comment circule t-elle ?
ENTRE DIRIGEANTS ET ENTRAINEURS• Les rôles sont-ils définis et respectés ?• Quel niveau de qualité ?
AVEC LES PARENTS :• Existe t-il un support d'information ?• Quel type ?• Quelle périodicité ?• Les droits et devoirs des parents ont-ils été
fixés ?
AVEC LES ATHLETES :• Connaissent-ils tous les membres du bureau ?• Des règles de conduite et de relations sont-elles
établies ?
EXTERNE• Indicateur sur la capacité du club à diffuser
l'information et à exploiter les différentes sources d'information.
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LA COMMUNICATION(Interne et externe)
QUELS OUTILS ?
Entre les Dirigeants
Avec les Entraîneurs
Avec les Officiels / Jury
Avec les Parents
Avec les Athlètes (selon les catégories)
Avec l’animateur sportif extérieur
Avec les Sponsors
Avec les Elus• Commune• Intercommunalité• Département• Région
Avec la Presse• locale• départementale
Avec les instances de l’Athlétisme• Comité • Ligue• FFA• Autres Clubs
Avec les autres fédérations• Sport adapté• Handisport
Avec les instances sportives• l’OIS* / OMS• le CDOS• le CROS• la DDJS
Avec le monde scolaire• les Ecoles• les Collèges• les Lycées• les Maisons familiales ou autres
* OIS : Office Intercommunal des Sports
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8 - L’ENVIRONNEMENT
DEMOGRAPHIE LOCALE• Indicateur sur l'évolution de la
commune.
EFFECTIFS SCOLAIRES• Permet de mesurer l'audience
auprès des jeunes.• Donne une idée du potentiel
possible auquel les clubs peuvent s'adresser.
ENVIRONNEMENT ÉCONOMIQUE• Indicateur permettant
d'envisager d'éventuels partenariats financiers.
• Indicateur permettant de déterminer un degré possible d'autonomie financière.
CONCURRENCE SPORTIVE• Permet de situer le club parmi
les autres activités.• Donne une idée de la marge de
développement possible.
RELATION MAIRIE ET AUTRES COLLECTIVITES
• Qu'attend-on de la puissance publique ?
Le Nombre de licenciés (Jeunes)
prend toutson sens,
dès qu’il estcomparé aux
effectifsscolaires
et à ceux desautres clubs.
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L’ENVIRONNEMENT
NOMBRES D’HABITANTS DE LA COMMUNE / DE L’INTERCOMMUNALITE :
EFFECTIFS SCOLAIRES :• 6/10 ans : • 11/14 ans :• 15/18 ans :
ENVIRONNEMENT ECONOMIQUE : - Fort - Moyen - Faible - Inexistant
CONCURRENCE SPORTIVE (Nombre de licenciés) :• LOCALE :• VOISINE (7 à 10 kms) :• QUEL SPORT A LA PLUS GRANDE ATTRACTIVITE :
RELATIONSMAIRIE
INTERCOMMUNALITE
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9 - LES MOYENS
INFRASTRUCTURES• Indicateur sur les possibilités du
club en matière : - d'accueil (gestion des effectifs en relation
avec la disponibilité - horaires des installations)
- d'animation - de convivialité - de niveau possible
MATERIEL• Indicateur de la volonté du club à
mettre des moyens en œuvre pour offrir des prestations de qualité à tous ses adhérents.
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LES MOYENSLES INFRASTRUCTURES SPORTIVES / ADMINISTRATIVES / L'ACCUEIL :Avec quelles installations d’Athlétisme ?• Terrain extérieur • Salle(s) de sports (volume horaire d'utilisation ?)• Salle de réunion • Foyer • Bar / club house • Autres
LE MATERIEL :(COMPÉTITIONS & ENTRAÎNEMENTS)Liste et nombre du matériel d’Athlétisme et divers, exemples :- Plots / coupelles - Cerceaux - Chasubles - Lattes - Cordes - Chronos- Autres
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10 - LES MOYENSBudget
DEPENSES :• Choix d'organisation
(professionnalisation des moyens ou non).
• Souci de formation.• Indicateur d'information pour les
parents.• Indicateur d'information pour les
partenaires.
RECETTES :• Indicateur sur la capacité et/ou la
volonté du club à dégager des moyens.
• Niveau d'implication de la collectivité locale.
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LES MOYENSExemple de Budget
LES RECETTES (%)
LES DEPENSES (%)
Subventions d’exploitationRégion ; Département ; Communes ; Organismes sociaux
Achat Matériel ; Abonnements ; Équipements ;
Fonds EuropéensCNASEA (emplois aidés)
Charges du PersonnelSalaires ; Frais de formation
Produits de gestions courantes :Adhésions ; …
Frais extérieurs :Déplacements ; frais postaux Publicité
Partenaires privés : Mécénat, Sponsoring, Dons…
Achats de matériel
Vente de produits finis :Evénementiel ; meetings ; cross… produits divers
Charges de gestion courante
Autres Autres
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11 - L’ORGANISATION
• Synthèse qui permet de situer les points forts et les points faibles.
• En fonction du degré de difficulté qu'il y aura à résoudre les problèmes mis en lumière, le tableau permet de programmer les actions à mettre en oeuvre.
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L’ORGANISATION
Aujourd’hui
Projet1re
année
Projet2e
année
Projet3e
année
Projet technique et sportif du Club
Effectifs
Encadrement
Dirigeants
Moyens
Communication
Sécurité
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L’ORGANISATIONAujourd’hui
Autre exemple
Projet1re
année
Projet2e
année
Projet
3e anné
e
Objectif du Projet EducationInsertion par le Sport
Public ciblé
Territoire ciblé
Encadrement du Club bénévole ou
professionnel
Dirigeants du Club porteurs du projet
Partenaires sociaux et éducatifs du projet
Partenaires financiers (publics ou privés)
Budget à définir
Communication
Sécurité
AUTRE PROJET
PS – Des fiches complémentaires pour le montage d’un tel Projet vont seront adressées prochainement.
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12 - LA SECURITE
Pour toutes les actions qu'il met en place, le club engage sa responsabilité et doit anticiper sur tout ce qui se rapporte à la sécurité de ses adhérents (notamment les mineurs).Les responsabilités de chacun doivent être établies ou rappelées et la sécurité de tous garantie.
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LA SECURITE
POUR LES ENTRAÎNEURS, SE DEMANDER :
• Si l'encadrant est mineur, y a-t-il un adulte présent capable d'intervenir en cas de nécessité ?
• L'entraîneur dispose t-il d'un cahier d'appel avec tous les numéros de téléphones utiles ( parents, personnes à prévenir, médecins ....) ?
• Y a-t-il un téléphone à proximité du lieu de pratique (prévenir sans délaisser le groupe ) ?
• Est-il formé ou informé sur les conduites à tenir en cas d'accident ?
• Est-il informé qu'il doit veiller et garantir l'intégrité physique et morale des athlètes ? (contenu de séance / refuser toute violence physique et verbale) Y a-t-il une trousse de « premiers soins » ?
• Existe-t-il en cas de retard ou d'absence imprévue de l'entraîneur, un réseau de « personnes relais » capables de prévenir les parents ou d'accueillir les enfants ?
• L'entraîneur est-il assuré pour transporter les enfants, et le fait-il après accord des parents ?
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LA SECURITE
POUR LES PARENTS
• Reçoivent-ils un document écrit précisant les horaires et lieux de pratique de l'activité ?
• Sont-ils informés des modalités prévues en cas de retard ou d'absence imprévue de l'entraîneur ?
• Connaissent-ils le numéro de l'entraîneur ou d'une « personne relais » ? Le préviennent-ils en cas d'absence de l'enfant ?
• Sont-ils au fait de leur responsabilité en dehors des heures de pratique (avant et après) ?
• Fournissent-ils une autorisation écrite si l'enfant doit partir plus tôt ?
• Sont-ils assurés pour transporter les enfants (et pour quel nombre) ?
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LA SECURITE
LES DIRIGEANTS ONT-ILS ETABLI DES REGLES DE FONCTIONNEMENT :
Pour les entraîneurs ?
Pour les parents ?
Pour tout ce qui concerne la pratique de l’activité, mais aussi l’avant et l’après :
- Les entraînements
- Les compétitions
- Les déplacements
- Toutes manifestationsorganisées par le Club
Quels outils?Quels supports?Quels modes de
diffusion?
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MODELE D’ENQUETE
LE CLUB EST ORGANISE POUR SE FAIRE CONNAÎTRE (PROMOTION – COMMUNICATION)
Comment vos adhérents ont-ils connu le club ?
LE CLUB EST FACILE A TROUVER (SIGNALISATION)
Comment les adhérents trouvent-ils les locaux du club ?- Signalisation sur la voie publique- Permanence téléphonique- Enseigne sur ou dans les locaux- Document (plan) remis à chaque adhérent- Autre
LE CLUB S’EST ORGANISE POUR
UN ACCUEIL DE QUALITE ?
A chaque séance, une personne accueille les adhérents. Dans nos locaux un panneau donne des informations sur :- Le Club- Les Activités- La Sécurité
Nous disposons d’un lieu d’accueil et de vie convivial
Nous disposons de douches, vestiaires, sanitaires (confort)
Nous disposons de locaux d’activités adaptés
Autres
POUR LE CLUB, METTRE DU MATERIEL ET DES EQUIPEMENTS DE QUALITE A DISPOSITION DES
ADHERENTS EST IMPORTANT ?
LE CLUB OFFRE UN LARGE CHOIX D’ACTIVITES - Découverte - Initiation- Perfectionnement- Compétition- Manifestations- Athlé Santé Loisir – option Running et/ou Santé- Autre
DIAGNOSTIC CLUB Améliorer l’Accueil
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NOTRE ENCADREMENT PEDAGOGIQUE
L’encadrement lui-même :
- Nombre satisfaisant d’entraîneurs
- Qualification
L’organisation pédagogique :- Les entraîneurs forment une équipe pédagogique unie- Nous avons un « Projet Club » bien défini- Les groupes d’activités sont constitués en fonction du projet- Les entraîneurs continuent à se former
Les contenus et les progressions pédagogiques :- Les cycles sont clairement identifiés- Les repères d’apprentissage et de progrès aussi- Les objectifs sont fonction des publics visés et de leur motivation
LE CONTRAT AVEC LES ADHERENTS
Les activités offertes aux membres sont clairement identifiées
Nous demandons régulièrement s’ils sont satisfaits
Un contrôle régulier des effectifs permet de mesurer la satisfaction des adhérents
LE CLUB EST D’ABORD UNE ASSOCIATION ET NOUS PORTONS UNE GRANDE ATTENTION
A LA QUALITE DE LA VIE ASSOCIATIVE
L’assemblée générale est un moment fort de la vie du Club. De nombreux adhérents y assistent.
Le bureau se réunit régulièrement
Il consulte régulièrement les adhérents sur les décisions importantes
Il les informe régulièrement de la vie du club (panneaux, lettre du club….)
En dehors des entraînements, les adhérents se retrouvent-ils dans d’autres activités ?
LE RAYONNEMENT DU CLUB
Dans son environnement géographique
Dans la vie de la fédération :- Comité départemental- Ligue Régionale- Fédération Française d’Athlétisme
C – LES ACTIONS A MENER
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LES ACTIONS ENVISAGEES
200.. / 200..
Entre dirigeants :
Ecrire ce que l’on fait pour savoir ce que l’on fera.(orientations et axes de développement prévus)
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LES ACTIONS ENVISAGEES
Projet
Les effectifs
L’encadrement
Les dirigeants
Les moyens
La communication
La sécurité
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CAHIER DES CHARGES
Pour chaque thème retenu (projet, les effectifs, l'encadrement …..)
NATURE DE L'ACTION• Énoncer clairement quel sera l'axe de
développement prévu, et lister toutes les tâches qu'il faudra réaliser.
RESPONSABLE DE L'ACTION• La maîtrise de l'action sera sous la
responsabilité d'une personne (volontaire) et de ses collaborateurs : répartition des tâches.
MOYENS NECESSAIRES• Répertorier tout ce qui sera nécessaire pour la
conception et la mise en œuvre de l'action (prévoir un budget, rechercher des partenaires....).
ECHEANCIER• Etablir un calendrier programmant les
différentes étapes de l'action et le respecter.
EVALUATION• Déterminer des indicateurs éléments
repérables, tangibles, quantifiables qui permettent d'attester et / ou de mesurer l'efficacité de l'action ( réajuster si besoin, ou envisager une autre forme d'action ).
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CAHIER DES CHARGES
NATURE DE L’ACTION
RESPONSABLE DE L’ACTION (et son équipe) : Mr – Mme
MOYENS NECESSAIRES(humains, matériels, financiers)
ECHEANCIER :
EVALUATION :
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D – L’EVALUATION
DU PROJET
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L’EVALUATION
• Evaluer, c’est reconnaître et mesurer les effets du travail accompli.
• Elle vise à apprécier : - La pertinence de l’action Les objectifs sont-ils adaptés au
contexte ?
- L’efficacité Les objectifs sont-ils atteints ? Dans
quelles proportions ? En cas d’échec, pourquoi ?...
- L’efficience Les effets obtenus sont-ils à la hauteur des moyens engagés ?
- L’utilité L’action a-t-elle un impact sur le public, sur les pratiques, …?
- La cohérence Les objectifs et les actions menées traduisent-ils les intentions éducatives et sportives du club ?
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QUAND EVALUER ?
• AVANT = Evaluation diagnostique qui permet de définir des objectifs pertinents
• PENDANT = Evaluation formative qui permet de
réguler les actions en fonction des objectifs fixés
• APRES = Evaluation normative afin d’améliorer et de choisir les actions les plus efficaces et pertinentes.
Nécessité d’une évaluation afin de justifier la demande de subventions
et son renouvellement
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La liste des questions, des réflexions qui ont été déclinées pour chaque thème n'est pas exhaustive, loin s'en faut.
Chacun pourra en fonction de la réalité de son club, la modifier ou l'adapter (ex : catégories d'âges, matériel ...), voire même rajouter quelques sujets (ex : les officiels dans chaque spécialité, comparaison des effectifs sur plusieurs années ....).
Plus vous aurez d'éléments d'information sur le fonctionnement de votre club, et plus il vous sera aisé d'envisager son devenir, et de donner du sens à vos actions.