Download - Guide du producteur hôte 2011
GUIDE DU PRODUCTEUR HÔTE
PORTES OUVERTES SUR LES FERMES
DU QUÉBEC 2011
INFORMATIONS GÉNÉRALES
FAITS SAILLANTS
OBJECTIFS
ACTIVITÉS DE PRESSE
CAMPAGNE PUBLICITAIRE
FINANCEMENT ET PARTENARIAT
L’ORGANISATION DE LA
JOURNÉE SUR LA FERME
EN QUOI ÇA CONSISTE ?
MESSAGES CLÉS
THÉMATIQUE
ACCUEIL ET ANIMATION
CONSEILS PRATICO-PRATIQUES
DÉROULEMENT DE LA VISITE
LES BÉNÉVOLES
PRODUITS OFFERTS GRACIEUSEMENT
HYGIÈNE, SANTÉ ET BIOSÉCURITÉ
L’ORGANISATION DE LA
JOURNÉE SUR LA FERME
SÉCURITÉ
ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE
COMPTAGE DES VISITEURS ET DES BÉNÉVOLES
TIRAGE DE PANIERS DE PRODUITS RÉGIONAUX
LES OUTILS DE COMMUNICATION
LES DÉPENSES
À FOURNIR AU COORDONNATEUR RÉGIONAL
DES OUTILS POUR VOUS AIDER
INFORMATIONS GÉNÉRALES
FAITS SAILLANTS
Depuis la première édition, en 2003, plus d’un million de
visiteurs ont eu le plaisir de visiter l’une ou l’autre des 1120
différentes fermes réparties partout en province.
Moyenne : 1000 visiteurs/ferme
97 % des visiteurs sont satisfaits de leur visite, dont 83 %
très satisfaits1
Qu’est-ce qui vous a plu davantage au cours de votre visite 1 ?
Le contact direct avec les agriculteurs : 53 %
La présence des animaux sur les fermes : 51 %
Les dégustations de produits régionaux : 44 %
Les répondants pouvaient faire plus qu’un choix.
1 Résultat du sondage Leger marketing 2010 basé sur 5575 coupons de tirages (marge d’erreur
de plus ou moins 1,3 %) saisis sur l’ensemble des sites de l’événement (les données ont été
pondérées selon le poids réel de chacune des régions).
OBJECTIFS
Permettre des prises de contact directes entre les agriculteurs
et le grand public dans le but de :
Informer, éduquer, promouvoir et valoriser l’agriculture et sa
profession
Protéger et augmenter la crédibilité des agriculteurs afin de
conserver et d’améliorer leurs capacités à défendre leurs intérêts
Faire la promotion de la qualité des produits agricoles québécois
Mettre en valeur les efforts déployés par les agriculteurs pour
réduire leur empreinte environnementale (qualité de l’eau, de
l’air, des sols et du bon voisinage)
ACTIVITÉS DE PRESSE
Activités de presse dans chacune des régions
Activité protocolaire à laquelle seront conviés les médias (la
semaine précédant l’activité)
Communiqué de presse préactivité (la veille de l’activité) et
postactivité (la journée même)
CAMPAGNE PUBLICITAIRE
TÉLÉVISION
Campagne publicitaire sur le réseau TVA à heure de grande écoute,
message 30 secondes
Une commandite météo en direct d’une ferme participante
Nouveau !
Campagne publicitaire sur VrakTV, message de 30 secondes
JOURNAUX
Placement grand format dans 9 quotidiens du Québec
et dans une quarantaine d’hebdos régionaux
CAMPAGNE PUBLICITAIRE
RADIO
Capsules de 10 secondes sur le réseau de Canadian Traffic Network
(CTN), véhiculées aux heures de pointe par les présentateurs de
bulletins de circulation sur les principales stations radios de Montréal
WEB – MÉDIAS SOCIAUX
Campagne internet avec concours photo sur Facebook
CARTONS ET AFFICHES PROMO
Distribués dans les réseaux et dans les succursales Provigo
du Québec quelques jours avant l’événement
FINANCEMENT ET PARTENARIAT
PARTENAIRES FINANCIERS PROVINCIAUX
PARTENAIRES MAJEURS
Provigo
Banque Nationale
MAPAQ en attente de confirmation
TVA
Autres partenaires à confirmer
PARTENAIRES AMIS
Agropur
FINANCEMENT ET PARTENARIAT
PARTENAIRES LOCAUX
L’activité Portes ouvertes offre également une opportunité de
visibilité pour des partenaires locaux.
La sollicitation de partenaires, sous forme de produits et de services
ou pour du positionnement, est permise et laissée à votre discrétion.
Cependant, le principe d’exclusivité doit être respecté pour Provigo,
membre du groupe Loblaw (Provigo, Loblaw et Maxi), TVA et Banque
Nationale du Canada.
L’ORGANISATION DE LA
JOURNÉE SUR LA FERME
EN QUOI ÇA CONSISTE ?
Multiple découvertes
Visites animées de la ferme
Dégustations gratuites de bouchées de produits de la ferme
Durant cette journée, vous êtes les ambassadeurs des
productrices et producteurs agricoles du Québec
Le succès de la journée réside dans la préparation et la planification de l’activité
MESSAGES CLÉS
Les messages clés peuvent être intégrés à votre guise tout au long
de la visite.
VOTRE FERME
Un milieu de vie et de travail pour la famille (rôle de chacun des
membres de la famille)
La très grande majorité des fermes font vivre une à trois familles
au maximum
L’attachement à la ferme familiale et à sa transmission à l’autre
génération
MESSAGES CLÉS
VOTRE PROFESSION
L’amour et la passion de votre métier
La fierté de nourrir notre monde (raison de ce choix de vie),
profession en évolution : formation et connaissances
Les techniques nécessaires
Les conditions de travail et de vie spécifiques, et exigences de la
profession (horaires, météo, etc.)
MESSAGES CLÉS
NOTRE AGRICULTURE
Modèle agricole unique (90 % des fermes appartiennent à des
familles qui y vivent et y travaillent)
Gestion de l’offre et mise en marché collective offrent des
bénéfices tangibles aux consommateurs (prix, régularité, sécurité
alimentaire, qualité)
Importance économique dans les régions
Impact sur plusieurs secteurs d’activités
MESSAGES CLÉS
NOS PRODUITS
Qualité, fraicheur et salubrité
Proximité et variété
Partage de l’intérêt pour une saine alimentation
MESSAGES CLÉS
L’ENVIRONNEMENT
Partage les mêmes préoccupations que l’ensemble de la société
Pratiques agricoles en constante évolution :
l’utilisation rationnelle des pesticides
la gestion contrôlée des fumiers et des odeurs
la conservation des sols en santé
la protection des cours d’eau et des bandes riveraines
Réglementation parmi les plus sévères en Amérique du Nord
Virage vert entrepris il y a plusieurs années
LE BIEN-ÊTRE DES ANIMAUX SUR LES FERMES
MESSAGES CLÉS
LA SOUVERAINETÉ ALIMENTAIRE
C’est d'abord « nourrir notre monde » à même les ressources de
notre territoire agricole et de nos fermes à dimension humaine
Valorise l’équité et la justice sociale tout en mettant l’accent sur
les dimensions nourricières et environnementales de l’agriculture
Constitue une stratégie responsable face à la libéralisation du
commerce agricole, comme l’entend l’OMC
MESSAGES CLÉS
PROTECTION DU TERRITOIRE
L’importance de protéger fermement les territoires agricoles
Les terres cultivables au Québec ne représentent que 2 % du
territoire
Chaque parcelle cédée à la construction d’un projet ne sera plus
jamais cultivée
ACCUEIL ET ANIMATION
ACCUEIL ET ANIMATION
Les heures d’ouverture et de fermeture : de 10 h à 16 h
Prévoir arriver sur la ferme assez tôt
S’assurer de répartir les 20 chandails parmi les différents bénévoles
Deux casquettes servent à identifier les producteurs-hôtes
CONSEILS PRATICO-PRATIQUES
Demeurez disponibles et attentifs aux visiteurs
Établissez un climat d’échange entre les producteurs agricoles et
les visiteurs
Soyez accueillants et chaleureux
Dirigez les visiteurs, ne les laissez pas à eux-mêmes : saluez-les et
invitez-les à aller vers les différentes activités
Stimulez les 5 sens
Soyez vous-mêmes : parlez de votre travail, de votre mode de vie,
de l’histoire de votre ferme
CONSEILS PRATICO-PRATIQUES
Misez sur l’interaction
Adaptez votre discours à la clientèle (enfants, adolescents)
Mettez de l’humour dans vos propos et souriez
Regardez les visiteurs dans les yeux
Vulgarisez
Évitez les confrontations
IMPORTANT
Par respect des visiteurs, demandez à vos voisins d’éviter
de faire de l’épandage les journées précédentes
DÉROULEMENT DE LA VISITE
Accueillez les visiteurs
Offrez du stationnement en quantité suffisante pour le nombre
de personnes attendues
Identifiez les lieux : accueil, stationnement, toilettes, dégustation, …
Installez les affiches et panneaux explicatifs
Signalisation le long des routes :
Assurez-vous qu’elle respecte les règles du ministère des Transports du
Québec (Loi sur la publicité le long des routes, L.R.Q. chapitre P-44,
Éditeur officiel du Québec)
DÉROULEMENT DE LA VISITE
Favorisez les visites par circuit ou en groupes de visiteurs
PAR CIRCUIT
Circuit comprenant plusieurs stations où des bénévoles
expliquent ce qui s’y fait
Trouvez une « logique » à votre circuit : cycle des saisons, de la
terre à l’assiette, ou simplement les lieux physiques
Adaptez les lieux à ce circuit : installez une corde pour limiter
l’accès à certains endroits
Installez des flèches sur les affiches pour la signalisation
DÉROULEMENT DE LA VISITE
Favorisez les visites par circuit ou en groupes de visiteurs
EN GROUPES DE VISITEURS
guidez des groupes de visiteurs de 10 à 12 personnes tout au plus
et commentez le trajet
IMPORTANT
L’activité se déroulera beau temps, mauvais temps. Il faut donc prévoir
des aménagements en cas de pluie (abris, tentes, bâtiments, etc.).
Un petit guide d’animation en agroenvironnement est disponible
en pièce jointe.
LES BÉNÉVOLES
Entre 20 et 30 bénévoles par ferme peuvent être nécessaires
Recrutez à l’avance les bénévoles et affectez-les à des tâches
précises : accueil, stationnement, explications sur la production,
tirages de paniers, machinerie, bâtiments, animations thématiques,
dégustations de produits agricoles
Organisez une rencontre avec les bénévoles avant la journée, si
possible, et une autre le matin même pour donner les dernières
directives
LES BÉNÉVOLES
Partagez les responsabilités selon les forces des bénévoles
(personne souriante à l’accueil, adultes au stationnement, etc.)
Prévoyez des pauses et des rotations
Offrez-leur le lunch ou demandez-leur de l’apporter (si approprié)
ainsi que de quoi se désaltérer
LES BÉNÉVOLES
Des agronomes de l’Ordre des agronomes du Québec (OAQ), des
Clubs-Conseils et du MAPAQ ainsi que des étudiants en agronomie
de l’Université Laval peuvent agir comme bénévoles
Une personne désignée (de préférence autre que les propriétaires)
devrait coordonner les activités durant la journée. Elle s’assure que
tout roule bien et règle les problèmes.
PRODUITS OFFERTS
PRODUITS OFFERTS
DÉGUSTATION
Offrez, à titre gracieux, un, deux ou trois produits de dégustation
(pommes, maïs en épis, fromages, tomates, berlingots de lait,
confitures, etc.) aux visiteurs qui se rendront sur votre ferme
La simplicité est de mise. Ne pas se lancer dans une aventure
gastronomique, mais bien donner un petit goût des produits de chez
nous.
PRODUITS OFFERTS
PERMIS DE VENTE
Si vous offrez des dégustations sans faire de vente, vous n’avez pas
besoin de permis
Si vous faites de la préparation ET de la vente, et si vous détenez des
aliments altérables à la chaleur (froid/chaud) avec ou sans
préparation, vous avez besoin d’un permis
Vous pouvez obtenir un permis annuel qui pourra vous servir durant
toute l’année
Assurez-vous de toujours l’avoir en votre possession dans le kiosque
Le permis de vente est valide seulement si la vente est effectuée à
l’adresse inscrite sur le permis
PRODUITS OFFERTS
PERMIS DE VENTE
Pour obtenir un permis pour une activité spéciale :
Service des permis du Centre québécois d’inspection des aliments
1 800 463 6210
Pour en savoir plus, consultez :
http://www.mapaq.gouv.qc.ca/fr/md/permis/pages/permis.aspx#restaurati
on
http://www.formulaire.gouv.qc.ca/cgi/affiche_doc.cgi?dossier=239&tabl
e=0
HYGIÈNE, SANTÉ ET BIOSÉCURITÉ
Les aliments offerts doivent provenir de sources reconnues,
registres ou pièces justificatives
Il faut s’assurer qu’un évier soit à proximité (15 à 20 pieds) pour
le lavage régulier des mains. Avoir de l’eau chaude, de l’eau froide
et du savon
Il est recommandé de porter des gants, de bien nettoyer les
couteaux et autres ustensiles ainsi que de se couvrir les cheveux
Gardez les aliments périssables au réfrigérateur
HYGIÈNE, SANTÉ ET BIOSÉCURITÉ
Faites attention aux allergies
Assurez à tous les visiteurs l’accès à des toilettes. La location de
toilettes chimiques est fortement encouragée si la situation l’exige.
Elles devraient être situées près de l’aire de lavage des mains.
HYGIÈNE, SANTÉ ET BIOSÉCURITÉ
FIÈVRE Q
Les personnes âgées, les femmes enceintes, les personnes au système
immunitaire déficient ou souffrant de problèmes cardiovasculaires y
sont particulièrement sensibles et devraient être informées des
risques avant la visite proprement dite
Évitez les contacts avec des ruminants ayant mis bas depuis moins
d’un mois et évitez de flatter les jeunes ruminants de moins d’un
mois. Toute mise bas en public doit être évitée
Pour les fermes concernées de production animale, appliquez des
mesures préventives minimales de biosécurité (bain de pieds, bottes
de plastique jetables), et restreindre l’accès à certains locaux
SÉCURITÉ
Soyez prudents. Gardez à l’esprit que les visiteurs n’ont peut-être
jamais mis les pieds sur une ferme : ils ne connaissent pas les dangers
présents
Empêchez l’accès à des endroits dangereux et identifiez-les
Ayez à portée de la main une trousse de premiers soins et les
numéros de téléphones importants; en informez tous les bénévoles
Identifiez, parmi les bénévoles, des responsables de la sécurité.
Déterminez le plus simplement possible les responsabilités de chacun
et le mode de fonctionnement en cas d’urgence
SÉCURITÉ
Prévenez le vol. Assurez-vous de ranger loin des regards vos objets
précieux qui pourraient être faciles à voler
En cas d’incident, prévenez également le coordonnateur de la
fédération régionale
ASSURANCE RESPONSABILITÉ
CIVILE
*S’il y a des changements concernant l’assurance au cours des prochains
mois, l’information vous sera transmise par Dominique Roy
L’UPA contracte une assurance qui couvre toutes les fermes participantes
à l’édition 2011, pour une protection de base de :
cinq millions de dollars (5 000 000 $) en responsabilité civile générale
deux millions de dollars (2 000 000 $) pour la garantie excédentaire
ou « umbrella » (garantie supplémentaire)
pour un total de sept millions de dollars (7 000 000 $)
COUVERTURE DE L’ASSURANCE : 48 HEURES
L’assurance est valide pour toute la fin de semaine, soit à
partir du vendredi, minuit, jusqu’au dimanche, minuit
ASSURANCE RESPONSABILITÉ
CIVILE
Les producteurs hôtes doivent absolument prévenir leur propre
assureur qu’ils tiendront une journée Portes ouvertes sur leur ferme.
L’ASSURANCE COUVRE :
La ferme hôte
Le terrain du voisin utilisé comme stationnement, si l’autorisation
signée par le propriétaire a été acheminée à l’avance à l’UPA
Les dommages matériels et corporels subis sur la ferme
Les balades en tracteur et les balades en voiture tirée par des
chevaux (en informer le coordonnateur régional)
Les intoxications alimentaires
L’utilisation de poêles BBQ, la manipulation du gaz
propane et l’utilisation de plaques chauffantes
ASSURANCE RESPONSABILITÉ
CIVILE
Pour être couverts par l’assurance, les producteurs participants
s’engagent à respecter ce qui suit :
MONTAGE DES CHAPITEAUX
Pour des raisons de sécurité, le montage des chapiteaux doit être
réalisé par une firme compétente et reconnue en la matière. Si cela
s’avère impossible, le travail de montage de chapiteaux, une fois
exécuté, doit absolument être inspecté, validé et approuvé par une
personne compétente en la matière, responsable de ce type d’opération
ASSURANCE RESPONSABILITÉ
CIVILE
Pour être couverts par l’assurance, les producteurs participants
s’engagent à respecter ce qui suit :
ACCÈS AUX ENCLOS D’ANIMAUX
Pour des raisons de sécurité, il est strictement interdit d’emmener
les visiteurs à l’intérieur des enclos où sont gardés les animaux,
que les visiteurs soient à pied, dans des voitures ou dans des charrettes
BALADES À DOS DE CHEVAL EXCLUES DE L’ASSURANCE
Les balades en voitures tirées par des chevaux sont couvertes
par l’assurance de l’UPA, mais les balades à dos de cheval sont
complètement exclues de l’assurance
ASSURANCE RESPONSABILITÉ
CIVILE
Pour être couverts par l’assurance, les producteurs participants
s’engagent à respecter ce qui suit :
STATIONNEMENT À L’EXTÉRIEUR DE LA FERME PARTICIPANTE
Si vous avez recours à des espaces de stationnement situés à l’extérieur
de votre propriété – chez des voisins par exemple – il vous faut obtenir
une autorisation écrite du propriétaire du terrain et assigner un
responsable au stationnement pour toute la durée de l’activité.
Une lettre type d’autorisation vous est proposée
Pour que l’assurance couvre les stationnements prêtés,
vous devez fournir copie des autorisations écrites
avant l’événement à [email protected]
ou par télécopieur au : 450 679 4943
ASSURANCE RESPONSABILITÉ
CIVILE
Pour être couverts par l’assurance, les producteurs participants
s’engagent à respecter ce qui suit :
TRANSPORT DES VISITEURS D’UN LIEU À UN AUTRE EN PASSANT
PAR UNE ROUTE, UN RANG OU UN CHEMIN PUBLIC
Vous êtes couverts par l’assurance des Portes ouvertes, édition 2011,
si votre wagon, carriole ou autre voiturette est remorqué par
un tracteur ou un véhicule
Vous n’êtes pas couverts par l’assurance des Portes ouvertes, édition
2011, si votre wagon, carriole ou autre voiturette est tiré par
des chevaux ou autres types d’animaux
COMPTAGE DES VISITEURS ET
DES BÉNÉVOLES
Pour obtenir des statistiques de l’activité et aussi pour permettre
l’émission d’un communiqué de presse national qui sera diffusé en fin
de journée le 11 septembre 2011, votre aide nous est indispensable!
En fin de journée, vers 16 heures, vous devez joindre votre
coordonnateur régional afin de lui confirmer le nombre de visiteurs
que vous aurez reçus et le nombre de bénévoles qui auront collaboré à
la journée Portes ouvertes sur votre ferme
TIRAGE DE PANIERS DE
PRODUITS RÉGIONAUX
Procédez aux tirages de paniers de produits régionaux et prenez
arrangement avec les gagnants pour qu’ils puissent récupérer leur prix
Recueillez tous les billets de tirage des paniers de produits régionaux et
les billets gagnants
Un montant de 100 $ par ferme est offert pour les paniers de produits
régionaux
LES OUTILS DE
COMMUNICATION
MATÉRIEL PAR FERME :
1 grande bannière « Bienvenue » pour l’entrée de la ferme (4’ x 10’)
1 affiche « Accueil »
8 pancartes de signalisation avec flèches autocollantes
1 panneau « Remerciement aux partenaires »
1 panneau Agropur, pour les fermes laitières membres d’Agropur
20 t-shirts pour les bénévoles
2 casquettes exclusivement pour les propriétaires
LES OUTILS DE
COMMUNICATION
MATÉRIEL PAR FERME :
Petit guide pratique d’animation en agroenvironnement
disponible en pièce jointe
Affiches personnalisées (sur demande)
Matériel promotionnel des fédérations spécialisées
Coin tirage de paniers de produits régionaux
• d’une valeur de 100 $ par ferme
• incluant 1 boîte de tirage, 1 panneau et 1300 billets de participation
par ferme
LES OUTILS DE
COMMUNICATION
UTILISATION DU MATÉRIEL
Il est primordial d’utiliser les outils de communication et de les mettre
bien en évidence sur votre ferme
LIVRAISON EN AOÛT 2011
Ces outils seront livrés aux fermes par la fédération régionale au
courant du mois d’août
Le matériel des fédérations spécialisées sera envoyé directement aux
fermes durant l’été
LES OUTILS DE
COMMUNICATION
AFFICHES PERSONNALISÉES
À titre de producteurs hôtes, vous avez la possibilité, sans frais, de vous
faire préparer :
A Une affiche présentant le profil de la ferme
B Une affiche indiquant quelques actions environnementales
implantées sur la ferme
Ces affiches sont préparées par le Service des communications de
l’UPA en collaboration avec votre fédération régionale
Pour information, voir document ci-joint
LES OUTILS DE
COMMUNICATION
AFFICHES PERSONNALISÉES
DATE LIMITE POUR S’INSCRIRE
Afin de participer au projet d’affichage, vous devez vous inscrire
auprès du responsable des Portes ouvertes de votre fédération
régionale d’ici le 17 juin
Les affiches doivent être installées à un endroit stratégique, près de
l’accueil. Elles permettent, d’entrée de jeu, de mettre un visage à la
ferme avant de se préparer à la visite des lieux
Les affiches demeurent la propriété des producteurs
agricoles après l’activité. L’affichage peut ainsi se
poursuivre à longueur d'année
LES DÉPENSES
DÉPENSES COUVERTES PAR L’UPA
(doivent être approuvées par le coordonnateur régional) :
Infrastructures (abris, toilettes, location de tables et de chaises, si
nécessaire, matériel bio-sanitaire)
Produits de dégustation jusqu’à concurrence du montant prévu (les
pièces justificatives doivent être soumises avant le 30 septembre
2011)
Les frais d’entretien et de rénovation ainsi que les salaires des
employés avant et pendant la journée ne sont pas couverts
Nous vous invitons à clarifier tout élément concernant
vos dépenses avec le coordonateur régional
À FOURNIR AU
COORDONNATEUR RÉGIONAL
AU PLUS TARD LE 17 JUIN 2011
Protocole d’entente
Descriptif de la ferme (pour le site web des Portes ouvertes)
Commandes de t-shirts, casquettes et billets de tirage
supplémentaires
Nom de la ferme où se réaliseront des balades en voiture tirée par
des chevaux
Formulaire d’autorisation du propriétaire d’un site voisin utilisé
comme stationnement
Inscription au projet d’affichage
DES OUTILS POUR VOUS AIDER
Liste des responsables des mesures d’urgence et du comptage des
visiteurs (fédérations régionales de l’UPA)
Liste des coordonnateurs régionaux des Portes ouvertes
Liste de répartition des tâches
Disponibles en pièce jointe
BON SUCCÈS À TOUS !