GESTIONNAIRE DE PARC AUTOMOBILE
CNFPT Réunion - 2 & 3 décembre 2013
© VW
LES THÈMES ABORDÉS
Le rôle du Gestionnaire de Parc Automobile Les différents types de gestion Les outils de gestion Les contraintes règlementaires et politiques Les Procédures d'achats L’Atelier intégré Le TCO Les Objectifs Les tableaux de bord Les recherches d'économies
LE RÔLE DU GESTIONNAIRE DE PARC AUTOMOBILE
LE RÔLE DU GESTIONNAIRE DE PARC AUTOMOBILE
Quel est son rôle exact ? Fiche 1 (lien internet) Fiche 2 (Lien internet)
Et vous ?
LES DIFFÉRENTS TYPES DE GESTION D’UN PARC
AUTOMOBILE
LES DIFFÉRENTS TYPES DE GESTION
Le Parc en Pleine Propriété
Achat des véhicules neufs ou occasion Gestion de l’entretien (en régie ou externalisé) Gestion de la politique de remplacement et de la
revente
Totale maîtrise du parc
LES DIFFÉRENTS TYPES DE GESTION
Fleet Management
Le Fleet Management consiste à confier à un tiers la gestion de son parc automobile, que les véhicules soient loués ou achetés. Le Fleet Manager est avant tout un intégrateur de données et un point de contact unique entre les fournisseurs, les utilisateurs et la collectivité. Le Fleet Manager se rémunère sous forme d'honoraires fixes, calculés par véhicule et facturés chaque mois.
Exemple : offre UGAP :
Gestion générale du véhicule
Entretien courant, réparations consécutives à une panne, réparations consécutives à un accident, bris de glace, contrôle technique, expertise.
En option
Gestion des pneumatiques, du dépannage/remorquage, du véhicules de remplacement en cas d’immobilisation (uniquement véhicules légers), de la relation avec l’assureur en cas de sinistre, des données de carte carburant .
LES DIFFÉRENTS TYPES DE GESTION
Location Longue Durée
Financement de l’achat du véhicule assuré par un prestataire en échange d’un loyer. Possibilité d’associer une prestation de Fleet Management
Argumentaire des Loueurs : Maîtrise des budgets (loyer fixe et mensuel connu d’avance) Préservation de la capacité de financement pour la
collectivité (transfert des dépenses du budget d’investissement vers le budget de fonctionnement)
Transfert des risques (dépréciation de la valeur résiduelle) Souplesse d’utilisation :
adapter les paramètres de votre contrat de location en fonction de vos besoins
ajuster les caractéristiques (durée / kilométrage) si l'utilisation réelle diffère des prévisions.
Valorisation de l’image de la collectivité (véhicules récents)
LES OUTILS DE GESTION D’UN PARC AUTOMOBILE
LES OUTILS DE GESTION
LES OUTILS DE GESTION Gestion du parc et des consommations.
Recenser l’ensemble des informations administratives, techniques et financières concernant chaque véhicule (carte grise, coût d’acquisition, calcul des amortissements, taxes, contrat de location...)
Décomposer dans l’arborescence les équipements embarqués (Téléphone, GPS, Extincteurs,…) ou montés (bras de levage, hayon, benne...) sur chaque véhicule
Automatiser intégralement la récupération des informations des prises de carburant, contrôler et analyser les consommations
Faciliter le suivi des opérations techniques (contrôles réglementaires, techniques,…) et des opérations administratives (suivi des affectations, des sinistres, des taxes, des contrats d’assurance, des permis …) avec des alertes en cas d’évènements liés à ceux-ci
Gestion des réparations Enregistrer, classer et regrouper les demandes de réparation afin de
mieux coordonner et planifier les travaux Suivre l’état d’avancement des demandes de réparation et la charge
globale des ateliers Accroître la qualité des prestations (programmation de l’entretien,
meilleure communication vers les demandeurs et réduction des délais d’intervention)
Imputer le coût des prestations aux bénéficiaires
LES OUTILS DE GESTION
La qualité des données se doit d’être indiscutable. Ce qui suppose d’en valider la source en amont, d’en surveiller la mise à jour et d’en éviter les ressaisies multiples au fil de l’eau. Il faut simplifier le travail des collaborateurs avec un logiciel et des processus accessibles et solides.
Intégration des données extérieures (carburant, travaux externalisés etc.)
LES OUTILS DE GESTION
Quelques Logiciels
LES OUTILS DE GESTION
Outil d’aide à la décision
Base d’un reporting fiable
Les outils de gestion de flotte font aussi partie du système d’information de la collectivité avec lequel ils doivent échanger
LES CONTRAINTES
LES CONTRAINTES (RÈGLEMENTAIRES ET POLITIQUES)
Environnementales La Loi sur l’Air et l’Utilisation Rationnelle de l’Ene
rgie (LAURE) Normes pollution Euro
Liées à la sécurité
Politiques Objectifs de maîtrise ou réduction du parc Véhicules Energies Nouvelles
LES PROCÉDURES D’ACHATS
Très nombreux achats : Véhicules, Carburants, Pièces détachées, Pneumatiques, Lubrifiants, Matériel d’Atelier etc.
Consultations (Marchés, MAPA)
UGAP
L’ATELIER INTÉGRÉ
L’ATELIER INTÉGRÉ
L’Atelier Intégré est-il Compétitif ?Depuis quelques années, les ateliers intégrés sont en danger. La mode est à l’externalisation car les collectivités ont décidé de se concentrer sur leur cœur de métier : leur mission publique. Cela étant, les ateliers intégrés peuvent encore avoir leur utilité et, dans certains cas, s’avérer indispensables. C’est le cas notamment lorsque la collectivité doit entretenir des engins spécifiques qui ne peuvent être immobilisés sous peine de mettre en péril ses missions de service public.
L’évolution des coûts Les constructeurs automobiles espacent de plus en plus
les révisions de leurs véhicules. Mais les véhicules des collectivités roulent peu et effectuer une révision tous les ans reste indispensable. L’effet de l’espacement des révisions ne s’est donc pas fait ressentir dans le cadre des collectivités territoriales et des établissements publics, de plus, le coût de la main d’œuvre extérieure a lui aussi fortement augmenté.
L’ATELIER INTÉGRÉ
Un contrôle nécessaire Quelle que soit la solution retenue (atelier intégré ou
externalisation), la collectivité doit mettre en place un processus précis pour s’assurer du bon entretien de ses véhiculesLe responsable de parc doit s’organiser pour mener des actions d’entretien préventif. Le logiciel de gestion doit enregistrer toutes les interventions nécessaires. Anticipation des révisions, Des contrôles techniques. Si l’entretien est confié à des ateliers extérieurs, mise en place d’une procédure pour autoriser les interventions sur le véhicule. « Le gestionnaire ne doit pas se contenter de vérifier les factures ».
Si la collectivité décide de conserver son atelier, l’activité doit être évaluée. Le responsable du parc va enregistrer les temps passés et les pièces consommées pour chaque intervention. Calcul d’un coût horaire, mais aussi établissement de statistiques de coût selon la marque et le type de véhicule.
L’ATELIER INTÉGRÉ
Des avantages Théoriques L’atelier intégré assure des services de proximité sur mesure,
permet de gérer des parcs hétéroclites, accroit la disponibilité des véhicules grâce à leurs amplitudes horaires, permet de traiter des véhicules potentiellement à risques (en fonction des compétences de la collectivité : Ordures ménagères, nettoiement etc.) et engendre davantage d’économies lorsqu’ils sont bien gérés.
L’atelier intégré permet de faire baisser les coûts : Les conditions négociées sur le prix des pièces détachées
sont meilleures que celles qui sont obtenues dans l’atelier d’un concessionnaire.
Le prix des lubrifiants est largement favorable. Les volumes d’achat permettent d’obtenir des remises confortables. Parallèlement, la main d’œuvre n’est pas assujettie à la TVA et les temps passés sont sous contrôle
Au principe de réalité Les compétences doivent suivre l’évolution des techniques. Généralement : sous-utilisation du personnel, multiplication des
petites interventions curatives, coût des stocks Outils de gestion souvent incomplets
Bureau M
unicipal 4 février 2013
22
2 ROUES3%
CAMIONS5%
ENGINS DIVERS6%
FOURGONNETTES16%
FOURGONS11%
PETITS UTILITAIRES
16%
MATERIELS DE NETTOIEMENT
31%
BERLINES12%
Interventions réalisées en 2012
0.00
500.00
1 000.00
1 500.00
2 000.00
2 500.00
2 ROUES
BERLINES
CAMIO
NS
ENGINS D
IVERS
FOURGONNETTES
FOURGONS
PETITS U
TILITAIR
ES
MATE
RIELS
DE N
ETTOIEM
ENT
Temps M.O. par catégorie (en h)Répartition des interventions par catégorie
Remarque : Les agents du garage ne possèdent pas les habilitations ni les outils de diagnostic et d’atelier pour intervenir sur le GPL, le GNV ou la partie motorisation Electrique.Les interventions de ce type sur berlines et fourgonnettes sont donc sous traitées auprès des constructeurs, par contre les interventions purement ‘mécaniques’ sont réalisées en interne.Les autres catégories de véhicules et matériels sont réparées en régie.
ETUDE VILLE DE CLERMONT-FERRAND
L’ATELIER INTÉGRÉ
Les avantages Réactivité Coût des pièces Polyvalence des agents Connaissance du matériel hétéroclite et
technique Priorisation des interventions en fonction des
missions de la collectivité
Les inconvénients Multiplication des technologies à maîtriser Normes de sécurité (humain et matériel) Investissements d’infrastructure et matériel Taux d’activité des agents généralement
constaté
LES OUTILS D’AIDE À LA PRISE DE DÉCISION
LE TCO
Total Cost of Ownership
Coûts d'achat ou de financement des véhicules et des équipements nécessaires, valeurs de revente, frais fixes, assurances et taxes (TVA, bonus-malus, carte grise...) sans oublier les frais d'utilisation, les entretiens programmés, les pièces d'usure, les coûts de carburant et autres interventions de réparations
Approche complète d'optimisation des coûts de fonctionnement où toutes les dépenses sont analysées.
Critère de choix déterminant au moment de la constitution ou du renouvellement d'un parc automobile
LE TCO
Coûts Prévisibles Achat ou Loyer Carburant Entretien courant Assurance Fiscalité
Coûts non Prévisibles Surconsommation liée à l’attitude du conducteur Coûts liés à la sinistralité Frais associés à la gestion de flotte
LE TCO
LES OBJECTIFS
Spécifique : décrit précisément la situation et les résultats à atteindre. L'objectif est précis et sans équivoque.
Mesurable : par des indicateurs nécessaires et suffisants. En répondant à des questions simples, on peut savoir si l'objectif est atteint ou non.
Ambitieux : implique un effort, un engagement.
Réaliste : prend en compte les moyens, les compétences disponibles et le contexte.
Temporel : défini dans le Temps avec une durée, une date butoir, des étapes...etc.
LES TABLEAUX DE BORD
Définition d’indicateurs stratégiques Consommations Kilométrage Activité Atelier Usage pool Etc.
Définition de la périodicité selon les indicateurs Hebdomadaire Mensuelle Annuelle
LES RECHERCHES D’ECONOMIES
Réalisation d’un Audit
Les caractéristiques et l’évolution du parc L’utilisation réelle des véhicules et matériels Connaissance précise des coûts Adéquation véhicules (matériels) - missions Sinistralité
LES RECHERCHES D’ECONOMIES
Les Leviers
Véhicule adapté aux missions confiées Traquer le suréquipement Mutualisation de véhicules Eco conduite (baisse sinistralité et
consommations pouvant déboucher sur négociation contrat assurance)
Car Policy (mise en place d’une charte d’utilisation des véhicules de la Collectivité)
Etablir clairement des Objectifs
MERCI DE VOTRE ATTENTION