Download - Forum rh2 26_novembre_2010
Comment faciliter la Gestion RH par la mise en œuvre de
processus collaboratifs en mode SaaS
Forum SaaS et Cloud Métiers – Club RH - 26 novembre 2010
Page � 2
2
60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collabo ratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La D ématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
Page � 3
Problématique de gestion des processus :
� Échanges par formulaires papiers ou documents non structurés (word / email) � Saisie manuelle / ressaisie� Absence de retour d’information� Frustration, faible satisfaction
Processus manuels ou isolés :
papier Email / téléphone
Paie GT…BDRH
Processus collaboratifs :
Confirmation de validation demande
DemandeM.a.j. S.I.
Demande validée
Collaborateurs
Finance, RH, D.I…
Managers
Les bénéfices des processus « collaboratif » :
� Échanges automatisés
� Aucune re-saisie de donnée
� Flux d’informations accélérés
� Forte satisfaction des utilisateurs
Page � 4
� Accès et visualisation journal détaillé de chaque compteur, acquisition, consommation et prévisions de congés, alimentation paie � Alimentation des plannings d’absences� Suivi des heures supplémentaires � Workflow de demande, validation / refus des congés (facilement paramétrable)
Exemple, demande de cong és :Avec Portail & Workflow :
Collaborateur Manager H-RCollaborateur Manager H-R Temps Traitement
Délai
traitement
Demande congé
Email confirmation de validation de congé
M.a.j. S.I.
Vérifie planninget Valide
avec un processus automatisé, temps et coûts de traitement sont réduits de 50 à 90% !
Sans Portail RH :
Demande congé
Valide congé
Vérifie planning
Valide congé
Vérifie droits
Enregistre congé
Collecte
Classe congé
Info & classeInfo &
classe
Page � 5
5
60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les D RH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collabo ratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La D ématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
Page � 6
6
Exemples de processus collaboratifs :
Plateforme de formation
à distance
Espace web sécurisé
Bull. Paie dématérialisé
PaieGestion
des Temps
Administration
du
Personnel
Décisionnel
RH
Portail RHRémunération
GPEC
Compétences,
Connaissances
Gestion des
carrières,
succession
RecrutementFormation
MobilitéGestion
des Risques
et AT
Gestion des
évaluations
Demandes d’absences, CP-RTT…
Demandes Formation, inscription session..
Demandes de poste, validation candidat....
Demandes de mobilité interne..
Validation de contrat de travail..
Validation d’heures supplémentaires ....
Démat°Bulletin, demande de Duplicata..
Validation de formation, eLearning...
Demandes d’augmentation ...
Invitation & gestion Entretien d’Evaluation..
Plan de gestion Risques professionnels...
Mouvements d’E/S de personnel....
Saisie – valid°d’EVP (éléments variables de paie)
Demandes d’attestation (certificat travail…)
Page � 7
7
60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les D RH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collaborati fs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La D ématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
Page � 8
La mobilité, acc élérateur des processus collaboratifs
La mobilité en quelques chiffres (source IDC) :
� Au 3ème trimestre 2010, 81 millions d’unités soit + 90% de croissance par rapport à la même période de 2009
� 20% des mobiles seront des smartphones en 2010 contre 15% en 2009
� 72 millions d’iPhone vendus dans le monde entier depuis 2007
� Les travailleurs mobiles devraient augmenter de 5% dans les 3 années à venir en Europe (enquête réalisée auprès de 1250 responsables dans 13 pays)
Page � 9
La mobilité, acc élérateur des processus collaboratifs
Les smartphones modifient les usages :
� Par nature, un smartphone n’est pas un « simple »téléphone c’est un PC à taille réduite nécessitant des applications ciblées à la taille de l’écran.
� Des applications centrées utilisateurs car simples, pratiques et ludiques « 1 application, 1 usage »
� Des applications disponibles en toute circonstance grâce àla connectivité permanente
� Le grand public s’insère dans le monde professionnel (exemple du processus de gestion des demandes d’absence, application iVacances)
Page � 10
La mobilité, acc élérateur des processus collaboratifs
Les smartphones facilitent l’usage SaaS:
� La connectivité permanente permet l’accès à des applications d’entreprise en temps réel (ex de la gestion des temps Kelio sur iPhone)
� Les applications nativement SaaS (client léger) sont très adaptées à une utilisation sur Smartphone
Page � 11
11
60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les D RH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collabo ratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La D ématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
Page � 12
Contrats de travail : processus classique
Un processus « classique » traite les étapes suivantes :
� Saisie des informations de pré embauche
� Gestion de modèles de contrats (word)
� Génération automatique du contrat (word, pdf)
� Transfert à l’effectif sans ressaisie d’informations
� Historisation du contrat dans la fiche du salarié
Globalement, un processus :
� « en silo » (les données et documents restent dans le système de paie)
� partiel (besoin d’interfaces, envois d’email ou transmission papier)
Page � 13
Contrats de travail : mode collaboratif :
Un processus « collaboratif» traite les étapes suivan tes :
� Processus de Recrutement :
� Demande d’ouverture de poste…
� Recherche candidathèque, suivi des actions…
� Evaluation, Validation du candidat
� Saisie des informations de pré embauche,
� Génération automatique du contrat (pdf), envoi au candidat
� Candidat reçoit contrat + lien site client + code accès par SMS
� Candidat signe (accès sur site + saisie code accès) le contrat
� Contrat signé reçu par RH
� Transfert à l’effectif sans ressaisie d’informations
� Historisation du contrat dans la fiche du salarié
CandidatManager R-HDemande recrutement
Enregistre le contrat
Vérifie vivier candidats…
Signe le contrat
Vérifie le contrat
Informe le manager
Valide le recrutement
Établit un contrat
Au final, un processus « collaboratif » :
� Plus rapide et complet, plus interactif
� Plus maitrisé, sécurisé et tracé
� zéro papier sur l’ensemble du processus!
Page � 14
Recrutements :
•• Demandes dDemandes d ’’ouverture de ouverture de posteposte•• Dossiers de recrutementDossiers de recrutement•• CandidathCandidathèèqueque•• Recherche, AnnoncesRecherche, Annonces……•• Gestion de Gestion de «« sséélectionslections »» de de candidatscandidats•• Suivi des actions : Suivi des actions : entretiensentretiens ……
Page � 15
Contrats de Travail :
• Saisie des informations de pré embauche
• Gestion de modèles de contrats
• Génération automatique du contrat (pdf)
• Signature électronique du contrat (certificat)
• Envoi du lien au portail au Candidat, et envoi d’un code d’accès par SMS
• Signature électronique par le candidat, et historisation
Page � 16
• Transfert à l’Effectif (sans aucune re-saisie)
• Information automatique du Manager
• Historisation du contrat, accessible ensuite par le portail Collaborateur
Contrats de Travail :
Page � 17
Mouvements de Personnel :
Un processus « collaboratif» traite les différentes étapes suivantes :
� Définition des listes de taches affectées àdifférents services à l’occasion d’une entrée / sortie / mutation
� Activation d’un mouvement pour un salarié
� Affectation des taches aux acteurs avec planification
� Envoi d’alertes et rappels
� Suivi du planning d’avancement
Page � 18
Même la paie devient Collaborative !
Une solution de Paie « collaborative» permet de trait er :� Saisie des EVP (Evènements Variables de Paie)
� Envoi d’alertes aux managers et rappels
� Demande d’Augmentation individuelle
� Simulation des augmentations par service
� …
Page � 19
Même la paie devient Collaborative !
Principaux bénéfices de processus « collaboratifs » d e paie :� Processus accélérés, suivis et tracés
� Aucune re-saisie, gains de traitement
� Visibilité de l’avancement des processus
� Traitements totalement sécurisés
Page � 20
20
60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les D RH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collabo ratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La D ématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
Page � 21
Demandes d ’absence : mode classique
Au final, un processus « classique » :
� Long
� Coûteux
� Risqué
Un processus « classique » traite les étapes suivantes :
Collaborateur Manager H-R Temps Traitement
Délai
traitement
Demande congé
Valide congé
Vérifie planning
Valide congé
Vérifie droits
Enregistre congé
Collecte
Classe congé
Info & classeInfo &
classe
Page � 22
Demandes d ’absence : mode collaboratif
Un processus « collaboratif» facilite les étapes suivantes :
� Contrôle automatisé des règles de saisie d’absence
� Circuit de validation parallèle
� Circuit de validation différent par motif d’absence
� Information automatisée sur le traitement
� Information sur les valeurs à prendre
� …
Collaborateur Manager H-R
Demande congé
Email confirmation de validation de congé
M.a.j. S.I.
Vérifie planninget Valide
Temps Traitement
Délai
traitement
Processus
clas.
Au final, un processus « collaboratif » :
� souple
� rapide
� interactif
� maitrisé
� ROI rapide
Page � 23
Demandes d ’absence: mode collaboratif social
Un processus « collaboratif social » facilite le lien entre l’univers professionnel de la vie privée :
� Comment optimiser les absences d’une famille quand les époux/conjoints ne sont pas dans la même entreprise ?
� Cas de l’époux ne se rappelant plus des dates de congés prises par son épouse alors qu’il doit se positionner rapidement pour avoir les meilleures dates
� Risque de conflits assurés au sein de la famille �
� Une application telle qu’iVacances permet très simplement à une famille de centraliser la gestion de ses absences en lien avec le système de gestion des temps de présence Kelio de l’entreprise
� Ainsi, en cas de décision express à prendre par l’époux les risques de conflits au sein de la famille sont minimisés
� Moralité : les épouses doivent acheter des iPhone àleur époux ☺
Page � 24
Rapport d ’activité: mode classique
Un processus « classique » traite les étapes suivantes :
Au final, un processus « classique » :
� Long
� Coûteux
� Risqué
Collaborateurs Manager Contrôle de gestion Temps Traitement
Délai
traitement
Rapports d’activité
Vise la saisie
Vérifie les saisie
Consolide
Vérifie les saisies
Collecte
Classe rapports
Info & classe
Page � 25
Rapport d ’activité: mode collaboratif
Au final, un processus « collaboratif » :
� Rapide
� Interactif
� Maitrisé
� Réactif
� Efficace
Un processus « collaboratif» facilite les étapes suiv antes :
� Saisie en temps réel
� Informations en temps réel sur les résultats d’activité
� …
Collaborateurs
Manager Contrôle de gestion
Saisie d’activité en temps réel ou en différé
Consulte les saisies,
Établit ses rapports
Consulte les saisies
Etablit ses rapports
M.a.j. S.I.
Page � 26
Les oublis de badgeages
Un processus « collaboratif» responsabilise le traite ment des oublis de badgeages:
� Le collaborateur est averti en temps réel de
ses oublis de badgeage mais aussi d’autres
anomalies
� Il peut effectuer les actions nécessaires à leur
correction
� Le manager contrôle celles-ci et facilite son
action
Au final, un processus « collaboratif » :
� Responsabilisant
� Plus fiable
Page � 27
Les absents/présents
Un processus « collaboratif» simplifie le suivi des a bsents/présents :
� Le manager doit consulter s’il dispose des
ressources nécessaires au bon fonctionnement
de l’organisation quelque soit l’endroit ou il se
trouve
� En 1 coup d’œil, il dispose de l’information en
en temps réel et peut agir en conséquence
Au final, un processus « collaboratif » :
� Réactif
� Plus fiable
� Mieux maîtrisé
Page � 28
La gestion des temps sous smartphone
Les smartphone permettent de prolonger l’expérience d’une gestion des temps SaaS pour plus de réactivité et d’efficacité dans l’organisation
Page � 29
29
60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les D RH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collabo ratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
Page � 30
Le bulletin de paie électroique
� Des bénéfices immédiats pour l ‘entreprise � Un service à forte valeur ajoutée pour les salariés
Page � 32
32
60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les D RH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collabo ratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La D ématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS
Page � 33
33
Les processus collaboratifs, en mode SaaS
Sécurité et disponibilité :• Hébergement, disponibilité et sécurité totale de vos données,• Flexibilité et qualité de service (Service Level Agreement),• Sans gestion complexe de l’infrastructure IT (serveurs, sauvegardes…)
Les bénéfices des processus Collaboratifs :• Des échanges Collaborateurs – Managers – RH automatisés,• Des flux RH accélérés, une organisation plus réactive,• Aucune re-saisie d’information, des gains de traitement importants,
Avec tous les atouts du SaaS :
Facilité d’utilisation :• Un accès immédiat à vos applicatifs, une large couverture fonctionnelle, • Liberté d’accès par Internet et utilisation optimisée de la solution,• Une flexibilité d’implémentation, pas d’installation sur l’ordinateur,
Maîtrise des coûts :• Coût Global de Possession minimal, paiement à l’usage• Retour Sur Investissement optimal, et surtout AUCUN COUT CACHE
Pour vous permettre de vous focaliser sur votre cœu r de métier !
Page � 34
Le Club Alliances : Une Alliance des Compétences métier par m étier, fonction par fonction
� Les membres du « Club Alliances »se regroupent autour d’IBM pour apporter aux entreprises des solutions métier complètes en mode « as-a-service ».
� Une Solution-as-a-Service est typiquement fournie comme un service permanent, payé à l’usage, et non plus simplement comme un assemblage de matériels, de logiciels et de prestations.
Les partenaires du Club Alliances Ressources Humaines :
Pour en savoir plus ou nous contacter :
Notre blog : http://clubdrh.blogspot.com/Notre site : http://ressources-humaines.solution-as-a-service.com/
Le site du Club Alliances : http://www.cluballiances.com/
Notre email : [email protected]éléphone : 01 71 16 19 60