Download - Emplois du temps - Formadep · Application « Emploi du temps » Page 2/17 Introduction L’appliation « Emploi du temps » pemet de ée, onsulte, modifie les emplois du temps d’une

Formadep

Emplois du temps

Didacticiel Application « Emploi du temps »

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Introduction L’application « Emploi du temps » permet de créer, consulter, modifier les emplois du temps d’une promotion. Cette application est habituellement réservée aux directeurs des études et au secrétariat.

Pour piloter cette application, on utilise… Cette application est utilisée directement par…

Administration

Absences Alternance Equipements Notes Salles Extranet enseignants Extranet étudiants Extranet Alternance

Avant de concevoir les emplois du temps, il est nécessaire de passer par une étape de paramétrage : définition des enseignants, des cours, etc. Ensuite, la gestion des emplois du temps se déroule en 2 temps : la conception, et la modification. Il est cependant nécessaire, avant ces deux opérations, de passer par une étape préalable : la définition des années sur lesquelles il est possible de concevoir et/ou de modifier l’emploi du temps.


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Conventions

Ce didacticiel décrit le fonctionnement global de l’application. Il ne décrit pas le fonctionnement de chacune des pages qui la composent. Pour accéder à l’aide d’une page précise, vous devez utiliser le menu d’aide de cette page, accessible en cliquant sur le point d’interrogation sur fond vert situé à droite du titre de la page (Cf. l’exemple ci-contre). Les conventions d’affichage dans le didacticiel sont les suivantes : Fond vert Un texte sur fond vert décrit un terme spécifique de Formadep, dont la définition est décrite dans le lexique situé à la fin du didacticiel. Fond bleu foncé un texte sur fond bleu foncé décrit une « application », c'est-à-dire un des programmes de Formadep (absences, emplois du temps, administration, etc.) Fond bleu clair un texte sur fond bleu clair décrit une « page », c'est-à-dire une des fonctions de Formadep accessibles depuis les menus situés à gauche de chaque application. Fond gris clair un texte sur fond gris clair décrit une « action » à effectuer dans l’écran principal de Formadep situé à droite des menus. Exemple : dans l’écran ci-contre, on est dans l’application Stages et projets, on a choisi la page (située dans le menu de gauche) Entreprises. Dans le didacticiel, on vous parlera d’entreprise ou d’établissement et on vous demandera peut-être de cliquer sur le bouton Nouvelle entreprise…


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Sommaire

1. Le choix des années .................................................................................................................................................................................................................... 5

2. La conception des emplois du temps ................................................................................................................................................................................. 6

Le paramétrage .................................................................................................................................................................................................................................. 6

La conception des enseignements .............................................................................................................................................................................................. 7

La conception des séminaires ....................................................................................................................................................................................................... 8

3. L’affichage et la modification de l’emploi du temps ................................................................................................................................................. 10

4. Autres fonctionnalités .............................................................................................................................................................................................................. 11

Les séminaires flash ....................................................................................................................................................................................................................... 11

Transformer ....................................................................................................................................................................................................................................... 11

L’exportation de l’emploi du temps .......................................................................................................................................................................................... 12

Les impressions ................................................................................................................................................................................................................................ 12

5. Gestion de l’emploi du temps : faut-il déprogrammer ou supprimer les séminaires ? .......................................................................... 13

6. Lexique ............................................................................................................................................................................................................................................. 15


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1. Le choix des années Formadep est « multi-années » : il vous est ainsi possible de créer ou de modifier deux emplois du temps en même temps, celui de l’année en cours et celui de l’année à venir. Pour accéder à ce choix, choisissez Administration puis Années en cours. Si vous êtes en saisie « multi-années » (vous modifiez encore l’emploi du temps de l’année mais dans le même temps, vous commencez déjà à définir celui de l’année suivante), quand vous choisissez l’application Emploi du temps, Formadep vous demande d’abord de choisir l’année sur laquelle vous souhaitez travailler (sachant que l’on ne peut travailler en même temps sur deux années différentes). Choisissez l’année de l’emploi du temps que vous souhaitez modifier, et validez. Vous retrouverez ensuite l’interface « classique » de l’application Emplois du temps.


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2. La conception des emplois du temps La conception des emplois du temps se déroule en trois temps : le paramétrage, la conception des enseignements, la programmation des séminaires.

Le paramétrage

Le paramétrage est réalisé une fois au début de la mise en œuvre de Formadep. Il consiste à définir l’architecture de la formation : les cours, les groupes, les TP, et les enseignants. Chaque année, ces paramètres sont modifiés à la marge pour tenir compte des modifications survenues : nouvel enseignant, changement d’un intitulé de cours, création d’un groupe supplémentaire, etc. L’architecture de la formation correspond au schéma suivant :

Pour l’emploi du temps, la base est la promotion. Une promotion correspond à un certain nombre d’étudiants partageant le même programme d’enseignement (ex : TC1, MP2, GEII2Alt, LPRO Banque, etc.) .Cette promotion est articulée en groupes (correspondant aux TD), voire en ½ groupes (correspondant aux TP) Les types de cours correspondent à l’organisation pédagogique : est-ce que l’on va enseigner à toute la promotion (type « cours »), à un groupe (type « TD »), ou à ½ groupe (type « TP »). Il est possible de différencier ce type de cours « pédagogique » du type de cours « tableau de bord » (c'est-à-dire la façon dont les enseignements seront rémunérés). Les cours correspondent à l’intitulé qui apparaît sur l'emploi du temps (ex : « Anglais »)

Pour accéder aux paramétrages : choisissez Administration. Dans le menu déroulant de définition des paramètres, choisissez et remplissez (dans cet ordre) : (attention, quand vous avez sélectionné un paramètre dans le menu déroulant, n’oubliez pas de cliquer sur OK pour valider votre choix).

Diplôme

Promotion

Groupe


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TP

Enseignant

La conception des enseignements

Le regroupement d’un cours, d’un enseignant, d’un type de cours, d’une promotion, et optionnellement d’un groupe ou d’un TP constitue un enseignement. Exemple : M. DUPONT [enseignant] enseigne l’anglais [cours] en TD [type de cours] au groupe A [groupe] de 1ère année [promotion]. Un même cours peut se traduire par plusieurs enseignements. Supposons par exemple une promotion PRO1, qui comprend 2 groupes : PRO1Groupe1 (divisé lui-même en 2 TP : TP1, et TP2), et PRO1Groupe2 (divisé également en 2 TP: TP1, et TP2). Le cours intitulé "anglais" peut se traduire dans cette promotion par les sept enseignements suivants :

Cours Type de cours

Enseignant Groupe

Anglais Cours DUPONT (tout PRO1)

Anglais TD DURAND PRO1Groupe1


Anglais TP DURAND PRO1Groupe1 TP1

Anglais TP DUPONT PRO1Groupe1 TP2

Anglais TP GERMAIN PRO1Groupe2 TP1



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Pour créer un nouvel enseignement, allez dans Emploi du temps, et choisissez l’option Concevoir dans le menu. Lorsque vous utilisez Formadep plusieurs années de suite, la création des enseignements est inutile : Formadep « récupère » automatiquement les enseignements créés l’année précédente.

La conception des séminaires

Une fois l’enseignement défini, on programme les différentes séances (ou séminaires, dans la terminologie Formadep). Un séminaire est la traduction d’un enseignement pour un jour, une heure, et une salle donnée. Par exemple, l’enseignement d’anglais de Mme DUPONT *enseignement, Cf. § précédent+ le 15/11 [date] de 8h [début] à 10h [durée] en salle A001 [salle]. Un enseignement comprend habituellement plusieurs séminaires.

Attention : avant de définir les séminaires, il vous faut d’abord paramétrer l’année : définir les dates de rentrée et sortie, et définir les jours sans cours (vacances, stages, périodes en entreprise pour les étudiants en alternance). La définition préalable de ces jours permet ensuite à Formadep de planifier les séminaires de façon semi-automatique. Il vous suffira par exemple de programmer le premier séminaire, puis le nombre de séances et l’intervalle de temps entre les séances pour que Formadep « place » automatiquement les séminaires (les séances) dans l’emploi du temps. Pour définir ces paramètres, dans Emploi du temps, choisissez Jours sans cours.


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Pour programmer les séminaires , choisissez Emploi du temps, Concevoir ; sélectionnez ensuite l’enseignement pour lequel vous voulez programmer des séminaires, et cliquez sur le bouton Nouveaux pour accéder à la page de Définition des Séminaires. Cette interface vous permet également de modifier le type « tableau de bord » des séminaires ; si vous souhaitez par exemple trois séances (séminaires) soient payés en « cours, les autres en « TD », vous pouvez le modifier sur cet écran. La programmation de nouveaux séminaires peut être également réalisée directement à partir de l’emploi du temps affiché (en choisissant Emploi du temps dans l’application Emploi du temps). Cliquez ensuite sur l’icône matérialisant un signe + figurant au dessus de l’emploi du temps affiché. Dans ce cadre, vous pouvez

programmer de nouveaux séminaires à partir d’enseignements existants (ou de nouveaux enseignements)

recopier des séquences d’emploi du temps à un autre moment (ex : on peut recopier le lundi 15/11 l’emploi du temps du lundi 07/11, en conservant la même structure : mêmes enseignants, mêmes cours, mêmes enchaînements, etc.).


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3. L’affichage et la modification de l’emploi du temps Pour afficher l’emploi du temps, vous avez deux options :

Emplois du temps : affichage par groupes, heures, et jours, pour une seule promotion

Planning : affichage par heures et jour, pour une ou plusieurs promotions La modification de l’emploi du temps se fait :

Soit directement à partir de l’emploi du temps affiché : dans Emploi du temps, cliquez sur Emploi du temps ; pour modifier un séminaire, cliquez sur son intitulé ; une fenêtre s’ouvre, à partir de la quelle vous pouvez effectuer vos modifications. Les modifications suivantes sont possibles :

o Déprogrammer un séminaire : « annuler » la programmation initiale du séminaire qui ne se tiendra pas aux heures et dates prévues o Reprogrammer un séminaire : déplacer le séminaire en changeant le jour, l’heure, la durée, ou la salle o Changer le séminaire

remplacer un enseignant par un autre, le cours restant le même remplacer un enseignement par un autre

o Transformer le séminaire Définir plusieurs enseignants pour un même séminaire Changer le statut « tableau de bord » du séminaire

(Remarque : vous pouvez également modifier directement les séminaires à partir de la page Planning, en cliquant sur le séminaire à modifier, comme dans la page Emploi du temps).

Soit indirectement, en choisissant dans le menu : o Modifier un séminaire : changer le jour, l’heure, la durée, etc. o Déprogrammer pour déprogrammer plusieurs séminaires en même temps. Exemple : un enseignant absent une semaine, qui devait intervenir dans

plusieurs promotions o Reprogrammer pour avoir une vision globale des séminaires à reprogrammer o Supprimer les déprog. : supprimer les séminaires déprogrammés (voir le chapitre « Gestion de l’emploi du temps :

faut-il déprogrammer ou supprimer les séminaires ? »)


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4. Autres fonctionnalités

Les séminaires flash

Les séminaires « flash » sont des séminaires qui apparaissent dans l’emploi du temps, mais pas dans les tableaux de bord. Ils sont utilisés pour programmer des séminaires qui ne font pas partie des programmes d’enseignement : séminaires de rentrée, contrôles, conférences externes, etc. Les séminaires flash diffèrent des séminaires traditionnels par plusieurs points :

Il n’est pas nécessaire de choisir un enseignant pour les encadrer

Il n’est pas nécessaire de définir une salle

Avant de programmer un séminaire flash, Formadep ne vérifie ni la disponibilité de l’enseignant, ni celle des étudiants Un séminaire flash est une sorte de « calque » qui est affiché « par-dessus » l’emploi du temps classique. Pour définir ou modifier des séminaires flash, dans Emploi du temps, cliquez sur Séminaires flash . Vous pouvez aussi modifier (déplacer, supprimer) les séminaires flash comme les séminaires « classiques », directement à partir de l’interface d’affichage des emplois du temps, en cliquant sur l’intitulé du séminaire flash que vous voulez modifier.

Transformer

Vous pouvez utiliser cette option pour transformer un enseignement, ou les séminaires qui y sont rattachés.

Modification de l’enseignement : vous pouvez modifier le cours, le type « pédagogique » (comment l’enseignement est organisé : cours, TD, TP) ou le type « tableau de bord » (comment l’enseignement est rémunéré : cours, TD, TP)


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Modification des séminaires appartenant à cet enseignement : vous pouvez changer en une seule fois o l’enseignant : vous pouvez ainsi inscrire un enseignant « fictif » le temps que vous trouviez un intervenant (vacataire, notamment), et utiliser

ensuite cette option pour remplacer cet enseignant fictif par l’enseignant définitif. o La salle : vous pouvez changer en une fois la salle où se tiendront tous les séminaires liés à un enseignement.

Pour transformer un enseignement ou les séminaires qui le composent, choisissez l’option Transformer dans le menu d’Emploi du temps.

L’exportation de l’emploi du temps

Vous pouvez exporter les emplois du temps au format iCalendar, format standard de gestion des agendas, qu’il est possible d’utiliser par exemple dans Outlook ou dans Google Agenda. L’emploi du temps est exporté sous forme de fichier ayant le type « ICS ». Reportez-vous au manuel de votre logiciel d’agenda pour savoir comment importer ce fichier. Pour exporter l’emploi du temps, choisissez l’option Exporter dans le menu d’Emploi du temps.

Les impressions

Vous pouvez imprimer les états suivants :

Emplois du temps couleur

Emplois du temps N&B (Remarque : pour imprimer un emploi du temps, sélectionnez plutôt les boutons d’impression situés au dessus de l’emploi du temps affiché, v. affichage de l’emploi du temps)

Etats de service par enseignant Pour réaliser des impressions, choisissez l’option Impressions dans le menu d’Emploi du temps.


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5. Gestion de l’emploi du temps : faut-il déprogrammer ou supprimer les séminaires ?

La gestion de l'emploi du temps se déroule en deux phases : la conception, et la modification. Il est très important de comprendre à quoi correspondent ces phases – et surtout les actions qui doivent y être menées. La phase de conception correspond à la planification de l'emploi du temps. Durant cette phase, on va créer et supprimer des enseignements et des séminaires. Cette phase s'achève normalement quand le tableau de bord est figé - dans les faits, quand il doit être rendu à la direction. La phase de modification correspond à la réalisation de l'emploi du temps. Durant cette phase, on ne va plus créer ni supprimer des séminaires ; seulement les déprogrammer et les reprogrammer. Cette phase débute le premier jour de l'année universitaire, et s'achève le dernier. Ces phases sont normalement distinctes. Cependant, il est fréquent que dans les faits, un responsable des emplois du temps soit encore en phase de conception de son emploi du temps alors que l'année commence : exemple d'un enseignant n'ayant pas encore donné ses disponibilités, ou d'un enseignement prévu pour le semestre suivant (ne nécessitant donc pas une programmation urgente), etc. De la même façon, il peut se dérouler un temps assez long avant que le tableau de bord ne soit exigé. Au total, ces deux phases, supposées distinctes en théorie, se retrouvent imbriquées dans la pratique. Le responsable des emplois du temps doit donc choisir les actions à mettre en œuvre durant la phase où la conception et la modification sont possibles. En résumé : Durant la phase de conception, il ne faut déprogrammer un séminaire que si l'on est sûr que ce séminaire sera finalement réalisé. Car un séminaire "déprogrammé" est un état temporaire ; l'enseignant est supposé le rattraper. Un séminaire déprogrammé figurera donc dans le tableau de bord (= a vocation à être payé) au même titre qu'un séminaire programmé. Déprogrammer au début de l'année un séminaire dont on sait qu'il ne sera jamais assuré conduirait donc à inscrire dans le tableau de bord des heures qui ne seront jamais effectuées. Lorsque le tableau de bord a été figé, il ne faut pas supprimer de séminaires : il y aurait décalage entre le tableau de bord de la formation qui ne comprendrait plus ce séminaire (puisqu'il a été supprimé) et le tableau de bord transmis à la Direction, dans lequel le séminaire figurerait toujours.


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Le tableau suivant détaille quelques cas possibles, et explique les actions à mener.

Description Que faut-il faire ? Pourquoi ?

Date : 10/09/2000 Le Directeur des Etudes avait programmé 15 séminaires ; finalement, l'enseignant ne pourra en assurer que 11. Les séminaires programmés le 10/05/01, le 17/05/01, le 24/01, le 01/06/01 ne seront donc pas assurés.

Supprimer L'enseignant ne réalisera de toutes façons pas les 4 séminaires concernés. Il ne faut donc pas qu'ils apparaissent dans le tableau de bord

Date : 12/09/2000 Un enseignant sait qu'il ne pourra assurer le séminaire planifié le 15/01/2001 ; il ne sait pas encore quand il le rattrapera

Déprogrammer Il s'agit d'une absence ponctuelle ; le séminaire sera réalisé, il doit figurer au tableau de bord

Date : 13/11/2000 Le tableau de bord a été figé le 30/10. Un enseignant prévient le responsable des emplois du temps qu'il annulera un séminaire prévu le 15/06/01, et qu'il ne pourra pas le rattraper.

Déprogrammer

Le tableau de bord a été figé, et prévoit ces 2h pour l'enseignant. Même si l'on sait que ces 2h ne seront pas faites, il ne faut pas les supprimer : le tableau de bord de la direction - qui comprendrait ces 2h - et le tableau de bord de la formation - qui ne les comprendrait pas - ne seraient plus en phase.


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6. Lexique Cours Le "cours" correspond à l’intitulé qui apparaît sur l'emploi du temps (ex : « Anglais, « TEC4 », « Stratégie », etc.). Pour une même promotion, le cours se traduit en plusieurs enseignements, qui se traduiront eux-mêmes en plusieurs séminaires.

Les cours sont modifiables, via Administration. Dans le menu déroulant de définition des paramètres, choisir Cours.

Enseignement L'enseignement est l'application d'un cours et d'un type de cours à un groupe et à un enseignant. Supposons par exemple une promotion PRO1, qui comprend 2 groupes : PRO1Groupe1 (divisé lui-même en 2 TP : TP1, et TP2) , et PRO1Groupe2 (divisé également en 2 TP: TP1, et TP2). Le cours intitulé "anglais" peut se traduire dans cette promotion par les sept enseignements suivants :

Cours Type de cours

Enseignant Groupe




Anglais TP DURAND PRO1Groupe1 TP1

Anglais TP DUPONT PRO1Groupe1 TP2



http://localhost/progtc/aide/h_per_lexique.htm#seminaire

http://localhost/progtc/aide/h_per_lexique.htm#groupe

http://localhost/progtc/aide/h_per_lexique.htm#typecours



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La notion d'enseignement doit être prise au sens large : l'encadrement d'étudiants dans le cadre de projets peut être vu comme un enseignement, comme les heures annexes accordées à un enseignant pour rémunérer des tâches d'organisation (encadrement des stages, etc.). Un enseignement est réalisé obligatoirement par un seul enseignant. Si par exemple (en reprenant l'exemple ci-dessus) le cours d'Anglais de la promotion PRO1 est pris en charge à la fois par DUPONT et DURAND, il faudra créer 2 enseignements :

Cours Type de cours

Enseignant Groupe


Anglais Cours DURAND (tout PRO1)

Un enseignement se traduit dans l'emploi du temps par des séminaires. Groupe Ensemble d'étudiants d'une même promotion. Cette notion correspond à celle de TD (à l'Université), ou de classe (en lycée). Le groupe est une unité pédagogique : les étudiants d'un même groupe ont le plus souvent les mêmes cours, les mêmes évaluations, etc. Exemple de groupe : GEII 1ère année, groupe A.

Les groupes sont modifiables, via Administration. Dans le menu déroulant de définition des paramètres, choisir Groupes.

Heure équivalent TD (HETD) Unité de compte pour la rémunération des heures complémentaires, et le calcul du statut enseignant. Pour la rémunération et le statut :

1h effectuée devant un groupe compte pour 1 une heure effectuée devant toute la promotion compte pour 1,5 une heure effectuée devant un TP compte pour 0,66

Séminaire Traduction d'un enseignement dans l'emploi du temps, c'est à dire à un jour précis, un enseignant désigné, et un créneau horaire déterminé. Exemple : l'enseignement "Anglais, PRO1Groupe1, TD, encadré par Aline DUPONT)" va se traduire par les séminaires suivants :

http://localhost/progtc/aide/h_per_lexique.htm#seminaire


http://localhost/progtc/aide/h_per_lexique.htm#promotion

http://localhost/progtc/aide/h_per_lexique.htm#tp


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Enseignement Jour Début Durée Enseignant

Anglais 15/09 09:30 01:30 Aline DUPONT

Anglais 22/09 09:30 01:30 Aline DUPONT

TP Ensemble d'étudiants d'un même groupe. Le TP est un demi-groupe, permettant la division du groupe en entités plus petites dans le cadre d'enseignements particuliers : langues vivantes, etc.

Les TP sont modifiables, via Administration. Dans le menu déroulant de définition des paramètres, choisir TP.

Types de cours Types de cours que peut effectuer un enseignant. On distingue par exemple :

Type Abréviation Statut et rémunération (*)

Cours Cours 1,5

Travaux dirigés TD 1

Encadrement de projets EIPT 1

Travaux pratiques TP 0,66

(*) Voir Heures équivalent TD .

Les types de cours sont modifiables, via Administration. Dans le menu déroulant de définition des paramètres, choisir Cours (types).

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