Download - Dématérialisation des documents
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Dématérialisation
6 mai 2010 1 Legrand René-Philippe
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1 Définition et principes1. Définition et principes
2. Les étapes de la dématérialisationp
3. Les bonnes pratiques
4. Quel retour d'investissement ?
5. Les tendances futures
6 Conclusion6. Conclusion
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1. Définition
L t f ti d t d'i f tiLa transformation de supports d'informations matériels en fichiers électroniques
(souvent des documents papier)
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Schéma 1 : Dématérialisation
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La dématérialisation peut servir à gérer deLa dématérialisation peut servir à gérer de façon totalement électronique :
des données ou des documentsdes données ou des documents
qui transitent au sein des entreprises
dans le cadre d'échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs ...)
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Le changement de support implique :Le changement de support implique :
tifi t d'id tité é i i tun certificat d'identité numérique qui permet d'identifier les intervenants au cours du processusprocessus
n ho odatage (Timestamp) q i ga antit l'he eun horodatage (Timestamp) qui garantit l'heure et la date à chaque étape du traitement
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un espace de confiance distant : les documentsun espace de confiance distant : les documents et les étapes de leur traitement sont centralisés sur un serveur tierssur un serveur tiers
une enveloppe numérique : l'utilisateur conserve ses documents au sein d'uneconserve ses documents au sein d une enveloppe numérique qui intègre une fiche de suivi dont chaque étape est certifiée par unsuivi dont chaque étape est certifiée par un tiers
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Documents 'dématérialisables' :Documents dématérialisables :
factures électroniquesqdocuments fiscaux
actes administratifscourriers recommandéscourriers recommandésmonnaies, bulletins de paie marchés publics …
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2. Les étapes
Les étapes de la dématérialisation sont :Les étapes de la dématérialisation sont :
N é i ti d d tNumérisation des documents
Archivage des documents numérisésArchivage des documents numérisés
Intégration des étapes de l'évolution du doc mentdocument
Certification des étapes de l'évolution duCertification des étapes de l évolution du document
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Numérisation des documentsNumérisation des documents
la conversion d'un signal (vidéo image audiola conversion d un signal (vidéo, image, audio, caractère d'imprimerie, impulsion, …)
it d b tt t den une suite de nombres permettant de représenter cet objet en informatique ou en électronique numériqueq q
On utilise parfois le terme digitalisationp g
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Archivage des documents numérisésArchivage des documents numérisés
Actions, outils et méthodes mis en œuvre pour :
réunir,
identifier
sélectionnesélectionner
classerclasser
conserver des contenus électroniques sur un support sécurisé
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support sécurisé …
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Objectifs :Object s
les exploiterles exploiter les rendre accessibles dans le temps
que ce soit à titre de preuve(en cas d’obligations légales ou de litiges)ou à titre informatifou à titre informatif
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Intégration des étapes de l'évolution duIntégration des étapes de l évolution du document
La conception et la réalisation d'un système d'information intégréd information intégré
par la mise en relation (interfaçage) de diffé ents logiciels e istantsdifférents logiciels existants
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Certification des étapes de l'évolution duCertification des étapes de l évolution du document
Le certificat numérique ou électronique est
un lien entre l'entité physique et l'entité numérique (virtuel)q ( )
Le standard pour la création des certificats numériques est le X 509
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X.509
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L'autorité de certificationauto té de ce t cat o
fait foi de tiers de confiancefait foi de tiers de confiance
atteste du lien entre l'identité physique et l'entité numérique
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3. Les bonnes pratiques
ill bili é d dmeilleure traçabilité des documents
gain de tempsgain de temps
amélioration du partage de l'information
réduction des coûts au niveau traitement et achat des fournituresachat des fournitures
amélioration de la réactivité
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la culture du papierp pl'investissement à mettre en œuvrela peur du changementla complexité du projetla complexité du projetla méconnaissance de la législationla sécurité des échanges, de l'archivage
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l'économiel'écologie les technologiesles changements organisationnels induitsles changements organisationnels induitsles nouvelles exigences des 'clients' le développement durable
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Globalisation et mobilité :
générer ou obtenir l’information partout et à tout momenttout moment
générer des gains plus rapidement
La dématérialisation permet aux organisationsLa dématérialisation permet aux organisations d’évoluer, d’optimiser et de rationaliser les ressources
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4. Le ROI ?
La principale difficulté estLa principale difficulté est …
de traduire les effets de la dématérialisationde traduire les effets de la dématérialisation
en données factuelles mesurables eten données factuelles, mesurables et interprétables
comme une réelle valeur ajoutée
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Elle réside dans la traduction sous formeElle réside dans la traduction sous forme d'indicateurs de notions telles que :
fit bilitéprofitabilité accrue
meilleure qualité du travail réalisémeilleure qualité du travail réalisé
production plus efficiente
satisfaction des clients
engagement et rétention des collaborateurs
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résolution d'incidents et de problèmesrésolution d incidents et de problèmes
amélioration des processus
meilleures décisions
intelligence collective
inno ationinnovation
gestion de la connaissance ...gestion de la connaissance ...
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Toute la difficulté est de …Toute la difficulté est de …
f t li l i di t à lfactualiser les indicateurs propres à la dématérialisation
réaliser les mesures permettant de calculer le ROI
6 mai 2010 23 Legrand René-Philippe
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S'il est toujours relativement simple de calculerS il est toujours relativement simple de calculer des indicateurs quantitatifs …
l b d d t dsur le nombre de documents ou de commentaires publiés ...
il est beaucoup plus délicat de définir des indicate s q alitatifsindicateurs qualitatifs
telle la nature des sujets abordés (innovation,telle la nature des sujets abordés (innovation, support, processus ...)
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5. Les tendances
V l i d d iVolume croissant de documents et courriers dématérialisés
Législation de plus en plus en adéquation avec les technologies de la dématérialisation
Automatisation accrue : la chaîne de la dématérialisation (globalisation)dématérialisation (globalisation)
Prise de conscience écologique
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D ét d t t l dé té i li tiDes études montrent que la dématérialisation ne supprime pas la consommation de papier
L'emploi de l'expression dématérialisation é
p pserait une nouvelle forme du mythe du zéro papier
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La consommation de ressources naturelles etLa consommation de ressources naturelles et la génération de déchets
ne diminuera pas forcément
a ec l' tilisation massi e de s ppo tsavec l'utilisation massive de supports d'informations électroniques
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La dématérialisation s'accompagne le plusLa dématérialisation s accompagne le plus souvent …
d' l d d ti itéd'une plus grande productivité
d'une augmentation des flux de biensd une augmentation des flux de biens marchands vendus
donc d'une ponction accrue sur le stock de ressources naturellesressources naturelles
A méditer …
6 mai 2010 28 Legrand René-Philippe
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6. Conclusion
Aujourd’hui, à partir de 5.000 documentsAujourd hui, à partir de 5.000 documents
des entreprises viennent à la dématérialisation
Elles visent des objectifs précis s’exprimant enElles visent des objectifs précis s exprimant en compression des coûts
Mais plus encore, en avantages concurrentielsMais plus encore, en avantages concurrentiels
6 mai 2010 29 Legrand René-Philippe
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Accélérer les délais de traitement du courrier,Accélérer les délais de traitement du courrier, permet d’être plus réactif, de mieux satisfaire les clients et les partenaires
6 mai 2010 30 Legrand René-Philippe