Download - découvrir Optimale pro office solution intégrée web – téléphonie fixe - standard téléphonique guide de prise en main France Télécom Orange juin 2011

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Optimale pro officesolution intégrée web – téléphonie fixe - standard téléphonique

guide de prise en main

France Télécom Orange

juin 2011

2 Formation Optimale pro office

• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments

sommaire

Bienvenue

– comment utiliser ce support

– mon nouveau service

Je découvre mon téléphone Aastra

– l’écran

– appeler, recevoir un appel, communiquer, s’absenter

– les annuaires

– Mon téléphone en un coup d’œil

J’utilise un téléphone sans fil

– accéder aux fonctions avancées

Un web pour ma téléphonie

Je personnalise mon téléphone– Ma page d’accueil – Renvois– Programmation des touches de mon

téléphone– Mes contacts (annuaire et répertoire)

J’administre ma téléphonie sur le web– Gestion des postes– Gestion de l’annuaire entreprise– Activer / désactiver la messagerie

vocale– Mes messages personnalisés

(accueil, messagerie vocale… )

Compléments– Documentation– Lexique

Formation Optimale pro office3


Bienvenue

Comment utiliser ce support

Mon nouveau service



Comment utiliser ce support ?

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@

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Le chapitre en cours est en noir : par exemple

intro



Comment utiliser ce support ?

Des icones vous indiquent les fonctions spécifiques :

Fonction d’admistration de votre téléphonie

Numéros d’étape

Introduit différentes possibilités

Indique un clic de souris

Pour décrire les manipulations sur le système :

31 2

OU



Mon nouveau service

Optimale pro office est une offre qui combine :

– un accès Internet pro et les services associés

– un accès de téléphonie Internet

– un standard téléphonique inclus dans la Business Livebox

– un site web dédié dans la Business Livebox pour :• configurer l’installation

• personnaliser chaque téléphone



Je découvre mon téléphone Aastra 6755i raccordement, l’écran

appeler, recevoir un appel

pendant un appel : mise en attente, multi-lignes

communiquer entre collègues

s’absenter sans perdre d’appels

annuaires

Mon téléphone un coup d’œil


• —• —• —@ ? intro tél. Aastra autre tél. web web utilisateur web administrateur compléments

Le raccordement de mon téléphone

Raccordement électrique : pour redémarrer, débrancher et rebrancher le téléphone

Raccordement réseau : directement sur la Business Livebox ou avec un Liveplug



L’écran de mon téléphone

Sur l’écran de mon téléphone, je peux lire :

– Mon nom d’utilisateur (ex : Claude Duchaussoir)

– Le numéro de mon téléphone en interne (ex : 407)



J’utilise mon téléphone

J’appelle un correspondant :

je compose le numéro avec les touches, par exemple : 0102030405

j’appuie sur la touche « Composer » qui s’affiche sur l’écran de mon téléphone

1mon appel est lancé :

2je suis en communication je peux :– soit rester en mains libres– soit décrocher le combiné

3




Je reçois un appel :

lorsque mon téléphone sonne, je peux répondre de plusieurs manières :

OU

je décroche le combiné

je suis en communication avec mon combiné

j’appuie :

– soit sur le bouton répondre

– soit sur le bouton de la ligne

– soit sur le bouton haut parleur

je suis en communication mains libres




Mettre en attente pendant ma conversation : deux possibilités

OU

soit j’appuie sur la touche de mise en attente musicale :

Mon correspondant est en attente

soit j’appuie sur une touche de ligne L2, L3… pour déclencher une autre communication en même temps :

Mon correspondant est en attente



je suis en communication et un autre correspondant essaie de me joindre :

1


J’ai plusieurs appels en même temps :

je préviens mon correspondant et je prends mon nouvel appel en appuyant sur la ligne correspondante :

2



Je règle le son

Combiné et haut-parleur :

j’appuie sur les touches de volume, pendant ma communication

Couper le micro pendant une communication :

j’appuie sur la touche secret

Sonnerie :

j’appuie sur les touches de volume, en dehors d’une communication



Je communique avec mes collègues

Numéros courts (en interne) :

– numéros 4xx pour les téléphones avec une ligne directe (ex : 432 pour un téléphone avec 0199445532 comme ligne directe)

– numéros 6xx pour les téléphones sans ligne directe

Possibilité d’ appel en une touche…



je préviens le destinataire de

l’appel

3

je transfère un appel à mon collègue

– transfert direct (non illustré dans ce document)

– ou transfert avec consultation :


j’appuie sur transfert

1j’appelle le

destinataire de l’appel

2je transfère l’appel

4



je supervise le téléphone d’un de mes collègues


j’intercepte l’appel qui arrive sur le téléphone de mon collègue en appuyant sur une touche

je vois si son téléphone est occupé

je vois si son téléphonesonne

voir aussi la personnalisation des touches écran



Différentes solutions :

Avant mon départ

Renvoyer ma ligne (vers mon mobile, ma messagerie,…)

A mon retour

Messagerie vocale

Journal d’appels

Je m’absente sans perdre d’appels




J’utilise les renvois : (1/2)

Les différents renvois :

– Renvoi immédiat

– Renvoi sur non réponse

– Renvoi sur déconnexion

renvoi




J’utilise les renvois : (2/2)

Je renvoie mes appels avec mon téléphone

– les codes clavier

– programmation des touches écran

J’annule mes renvois

– les codes clavier

– programmation des touches écran



je reçois mes messages vocaux dans ma boite email :

je le mets en place depuis mon web


j’ai un nouveau message

– voyant rouge

– enveloppe

je consulte ma messagerie vocale

– depuis mon

téléphone : 888

– depuis un autre poste : 880

Ma messagerie vocale



Je retrouve mes appels : le journal d’appels

je vois mes appels reçus

j’accède à la liste des mes appels

je vois mes appels manqués

je vois mes appels émis



J’utilise mon journal d’appels

j’efface la totalité de mon journal d’appels

je traite un appel de mon journal

je rappelle

je regarde le détail de l’appel

j’efface l’appel

j’enregistre le numéro dans

mon téléphone



attention : trois annuaires distincts

Support

Périmètre

Sur le téléphone Aastra Sur le web

Contacts personnels

(mise à jour : utilisateur)

Répertoire .

Mes contacts .

Contacts partagés

(mise à jour : administrateur)Annuaire .



J’utilise le « Répertoire » de mon téléphone Aastra

Mon téléphone peut stocker des numéros fréquemment utilisés.

Ces numéros sont personnels : ils ne sont pas partagés avec les autres utilisateurs du système

Ce répertoire est différent du répertoire personnel « mes contacts » sur le web utilisateur.

Utiliser un numéro dans le répertoire :

appuyer sur la touche « Répertoire » en haut à gauche du téléphone



Je consulte l’annuaire d’entreprise depuis le téléphone Aastra

j’appuie sur la touche « Annuaire »

je tape les premières lettres de mon contactet je lance la recherche

je trouve mon contact1 2 3



Mon téléphone Aastra 55i > détail de toutes les touches



Si j’ai encore des questions sur l’utilisation de mon téléphone

Je peux consulter la « notice téléphone 55i »

Je peux consulter « le guide utilisateur Optimale pro office »

Je peux solliciter l’assistance France Télécom Orange



J’utilise un téléphone sans fil avec mon nouveau service

pourquoi un Boitier ATA ?

pendant un appel : mise en attente, faire un 2e appel

recevoir un 2e appel

transférer un appel à mon collègue



Pourquoi un Boitier ATA ?

Un boîtier ATA est un « adaptateur » pour pouvoir raccorder un téléphone classique (analogique) à votre solution Optimale pro office



J’utilise mon téléphone sans fil ou classique

Faire un 2e appel pendant ma conversation et revenir au 1er appel

je suis en communication et

je veux revenir au 1er appel, je fais « R 2 »

3je suis en

communication et je veux faire un 2e

appel

1 je raccroche l’appel en cours, j’ai une sonnerie

et je décroche pour revenir à l’autre appel

4

0148614552

je préviens mon correspondant et je

fais « R » + « nouveau numéro »

2

R0149623558 R2 0149623558




Je reçois un 2e appel

je suis en communication et j’ai un double appel

1 si je raccroche l’appel en cours, ça sonne et

je décroche pour revenir à l’autre appel

3

0148614552

je fais « R 2 » pour prendre le 2e appel

2

R20149623558




Je reçois un appel et je veux le transférer à mon collègue

j’appuie sur « R 4 » pour transférer l’appel

vers mon collègue

3l’appel est transféré,

je raccroche

4je suis en

communication avec mon collègue, le 1er appel est en attente

2

0149623558 R4

j’appuie sur « R » puis je compose le n°

du poste de mon collègue

1

R0149623558



Un web pour ma téléphonie

Pour quoi faire ?

Accéder au web

Mémoriser l’adresse



Un web pour quoi faire ?

Depuis mon ordinateur, je peux :

1. personnaliser mon téléphone

2. si je suis administrateur, configurer mon installation



Comment j’accède au web ?

Depuis mon navigateur Internet : http://192.168.1.1

Je définis un favori dans mon navigateur

Connexion pour personnaliser mon téléphone :

– utilisateur = prénom.nom(voir sur mon téléphone Aastra 55i)Exemple : Claude.Duchaussoir

– mot de passe = n° du posteExemple : 407

Connexion pour administrer l’installation :voir la section correspondante

Claude.Duchaussoir

407



Je personnalise mon téléphone via le web utilisateur

la page d’accueil du web utilisateur

je programme des renvois

les trois annuaires

je programme les touches de mon téléphone

je retrouve tous les codes des fonctions de mon téléphone



Ma page d’accueil Optimale pro office

Accéder aux

rubriques

Appeler mes

collègues

Gérer ma messagerie vocale

Ma ligne, mon

groupe d’appels

Mon téléphone

Le numéro qui s’affiche

quand j’appelle

Créer / modifier mes

renvois



Je consulte mes appels manqués

Accéder à la page mon journal d’appels

Appels manqués

1

2



Je reçois mes messages vocaux dans ma messagerie email

1

2

3

modifier



Je crée mes renvois



Annuler un renvoi



4 touches écran personnalisables

Objectif :

Appeler un correspondant en une touche

Réaliser une action (renvoi, supervision…) en une touche

Accès :

Web utilisateur

Mes paramètres Mes touches écran

43

Je programme les touches de mon téléphone Aastra (1/2)



je choisis le type de programmation : appel rapide / supervision

je choisis le texte affiché

je redémarre mon téléphone

je choisis le numéro

je valide

Je programme les touches de mon téléphone Aastra (2/2)

1

3

4

5

2



Les trois annuaires

Support

Périmètre

Sur le téléphone Aastra Sur le web

Contacts personnels

(mise à jour : utilisateur)

Répertoire .

Mes contacts .

Contacts partagés

(mise à jour : administrateur)Annuaire .



Je consulte et je gère mes contacts

numéro obligatoire

Cliquer pour appeler le contact

appeler



Je consulte l’annuaire de l’entreprise depuis le web utilisateur

appeler

Critères de

recherche

Cliquer pour appeler le contact



Je gèrema téléphonie via le web administrateur

se connecter

la page d’accueil du web administrateur

mes contacts, mes annuaires



49

Je me connecte au web administrateur

depuis mon navigateur Internet, je tape dans la barre d’adresse

Connexion Pour gérer les services de téléphonie de l’entreprise

– Utilisateur = admin

– Mot de passe (par défaut) = admin



Je gère les droits utilisateurs de mes collègues



Je rajoute un contact dans l’annuaire d’entreprise



Compléments

La documentation

Les codes des renvois

L’assistance France Télécom Orange

Lexique des termes techniques principaux



La documentation : les essentiels

notice téléphone 55i

Optimale pro officetéléphone 55iguide utilisateur

i

i



Codes clavier des renvois



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10 16 (commercial)

39 01 (assistance technique)

http://pro.orange.fr/ puis « assistance pro »

http://assistance.orange.fr/optimale-pro-office-assistance-depannage-3891.php

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