Cours gestion de projet partie 1
Introduction, concepts et définitions
Alain Lopes IUT ORSAY année 2007-2008
gestion projet 1 - année 2007-2008
Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI 2
OBJECTIFS DU COURS
• Comprendre les différentes composantes du management et de la gestion de projet
• Pouvoir mettre en œuvre les techniques, méthodes et outils pour préparer un projet ou avant projet
• Savoir mettre en place les moyens pour piloter la réalisation d’un projet
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1. Introduction, concepts et définitions2. Organisation et phases de projets3. Structuration de projet4. Planification de projet5. Suivi de projet et maîtrise des coûts6. Maîtrise des risques
Organisation du cours
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Introduction• La gestion de projet c’est :
– Du bon sens (ça se travaille !!!) – De l’expérience (ça s’acquiert !!!)– Des connaissances (Il en faut un peu … quand même)
• Retour sur votre expérience :– Description du dernier projet auquel vous avez participé– Expliquer ce qui a bien fonctionné, mal fonctionné– Que feriez vous pour améliorer cette expérience ?
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Introduction• 2% des logiciels fonctionnent à la livraison
• 3% fonctionnent après des modifications mineures
• 20% utilisés après modifications majeures
• 45% jamais utilisés
• 30% payés mais jamais livrés
Source : enquête Congrès américain
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Souvent, les désaccords des hommes viennentdu fait qu’ils ne s’entendent pas sur les mots.
Alain ETCHEGOYEN Le temps des responsables
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Définitions projet (1)• Définitions (petit Larrousse)
Une intention, souvent floue, dont la réalisation sera lointaine (projet de voyage)
Une étude préparatoire (première rédaction d’un texte) qui va être soumis à décision (projet de loi, projet d’urbanisme)
• Philo : Tout ce par quoi l’homme tend à modifier le monde ou lui-même dans un sens donné
• Un projet est donc un effort ponctuel et coordonné pour atteindre un objectif unique, incluant une dose d’incertitude quant à sa réalisation
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Exemple de projet
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Les 5 fondements de la gestion de projet
• Le désir : Pour s'engager dans une démarche projet, il faut en "avoir envie", et que cette envie soit partagée par le plus grand nombre, si possible par la totalité des personnes concernées, impliquées.
• Le politique : C'est la nécessaire dimension stratégique ; c'est l'espace de prise de décisions, de choix, d'arbitrage.
• Le technique : Le savoir-faire est une des dimensions indispensables à la réussite d'une démarche de changement ; celle-ci peut rendre nécessaire des adaptations, l'acquisition de nouveaux savoir-faire, en cours de conduite du projet.
• L'existentiel : Le projet de changement peut être une condition de survie.
• L'imaginaire, la création : Le projet implique de se projeter dans un futur rêvé, auquel aspirent les acteurs du projet.
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Définitions projet (2)• Définition AFNOR/ AFITEP :« un projet correspond à la situation dans laquelle on se trouve quand on doit
atteindre un objectif déterminé avec des moyens adaptés (hommes, matériels, budget alloués au projet) et dans un délai déterminé »
• Triangle d’or
• AFNOR : Association Française de NORmalisation• AFITEP : Association Francophone de Management de Projet
objectif
moyens délai
qualité
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Et les utilisateurs ?• Autres triangles d’or :
qualité
coût délais
Satisfaction de l ’utilisateur
OBJECTIF
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Performance
Coût
Délai
Objectifcumulatif
Budget alloué
Délai imparti
Niveau de performance requis
Caractéristiques d’un projet
Coût Qualité
Projet
Délais
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Caractéristiques d’un projet • Un projet a un début et une fin. Il y a décision de
lancement du projet. – Ce n’est donc plus une intention, une ébauche ou un
brouillon
• Un projet est une découverte. Il est unique avec des caractéristiques propres – Il se distingue d’une opération répétitive. Exemple :
prototype d’une automobile et production
• Un projet est temporaire. – Ce n’est pas une mission permanente– Les ressources lui sont affectés pour une durée limitée .
• Un projet a un budget prédéterminé à respecter
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Origine des projets
Évènements qui occasionnent le lancement d’un projet :
• Amélioration de processus existants• Évolution réglementaire : lois, fiscalité, normes
• Modification, évolution d’un produit : corrections d’anomalies, nouvelles fonctionnalités, …
• Rénovation d’un produit ou service existant• Idée pour un nouveau produit ou service
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Exemple de projet
Ressources
Dél
ais Coûts
• Références:Hougron T. La conduite de projet, Dunod, Paris, 2001
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Définitions projet (3)
Études préliminaires
Conception
RéalisationIdée InitialeBesoinObjectif
Décision de lancement
Décision de réalisation
Rapport de faisabilité
Dossier de conception
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Typologie : projets et entreprises
Caractéristiques ? Exemples ?
(A) (B)
(C) (D)
EntrepriseProjet
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Un long apprentissage
• Apprentissage pour le chef de projet etet pour l’entreprise : avoir une « culture projet »« culture projet »
• Organisations transversales par projet et non plus verticales (organigramme hiérarchique)
• Passer d’une culture de l’autorité à une culture de l’engagement et de la responsabilité
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Les composantes d’un projet
Demande Demande traduisant traduisant l’expression l’expression des besoins des besoins et les et les exigencesexigences
Cible satisfaisant aux besoinsCible satisfaisant aux besoinsainsi qu’aux exigencesainsi qu’aux exigences
Moyens :Moyens :Humains – matériels -LogistiquesHumains – matériels -Logistiques
Contraintes :Contraintes :Coûts – Délais - QualitéCoûts – Délais - Qualité
PROJETPROJET
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Un projet n’est pas un programme
• Un programme, c’est ce qui est écrit à l’avance,
• Un programme est constitué d ’une suite d’actions que l’on se propose d’accomplir pour arriver à un résultat
• Un programme est un ensemble de conditions à remplir dans l’exécution d’un travail,
• Un programme est un ensemble ordonné et formalisé d’opérations nécessaires et suffisantes pour obtenir un résultat
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Un projet n’est pas un programme
Le Projet :• non répétitif• temporaire• décisions irréversibles• forte incertitude• influence de variables
externes• processus nouveau• consomme des
ressources
Le Programme :• répétitif et reproductible• permanent et durable• décisions réversibles• faible incertitude• influence forte de
variables internes• processus connu• génère des ressources
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Définitions MOA / MOE• Maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre
– « ouvrage » et « œuvre »
Attention ! Dans le langage courant, " œuvre " et " ouvrage " sont synonymes.
– Client et fournisseur
• Organisation de la maîtrise d’ouvrage– MOAS, MOAD, MOAO, AMOA, utilisateurs
• Organisation de la maîtrise d’œuvre– DIT ou DSI, direction des études, responsable de domaine, CP MOE,
entreprises.
• Une organisation ancienne et universelle– Elle remonte à l’ancienne Egypte (construction des pyramides)– Elle n’est pas « franco-française » (« Business Information
Technologists » aux Etats-Unis, « IT Coordinators au Japon etc.)
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Maîtrise d ’ouvrage : MOA• Définition : « Personne morale qui décide de la construction
d ’un ouvrage, en assure le financement et le confie à un maître d ’œuvre » *
• Le maître d ’ouvrage est la personne physique qui porte la responsabilité du projet de la maîtrise d ’ouvrage
• Le maître d ’ouvrage – est responsable de l ’ouvrage (résultat du projet)– fournit les spécifications fonctionnelles– valide la recette fonctionnelle des solutions– paye les dépenses de réalisation– assume l ’usage du produit après transfert de propriété
* Dictionnaire de management de projet Afitep
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Maîtrise d ’œuvre : MOE
• Définition : « Personne physique ou morale qui réalise l ’ouvrage pour le compte du maître d ’ouvrage et qui assure la responsabilité globale de la qualité technique, du délai et du coût » *
• œuvre : processus de réalisation de l ’ouvrage *
• Chef de projet maîtrise d ’œuvre (CP MOE) est la personne physique qui porte la responsabilité de la maîtrise d ’œuvre
• responsabilités du CP MOE – concevoir, étudier et réaliser l ’ouvrage (résultat du projet) – valider la recette technique des solutions– garantir la bonne réalisation technique des solutions– livrer dans les délais le produit afin d ’être rémunéré
* Dictionnaire de management de projet Afitep
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CHEFS de PROJETS
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Maîtrise d ’ouvrage : une histoire millénaire !
MOE MOA
SSII
CP - MOE
MOAO
MOAD
MOAS
Utilisateurs
www.volle.com
AMOA
Entreprise
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Rôles dans la maîtrise d’ouvrage
• Maître d’ouvrage stratégique (MOAS)– patron de l’entité concernée (PDG, DG, directeur etc.)
• Maître d’ouvrage délégué (MOAD)– Assiste le MOAS– Expert technique et méthodologique métier et SI, aide à la
sélection des priorités, aide à l’alignement stratégique du SI, veille SI
• Maître d’ouvrage opérationnel (MOAO)– Expert de la spécification d’un processus métier
• Assistant à maîtrise d’ouvrage (AMOA)– Personne (interne ou externe) qui assiste un MOAD ou un MOAO
• Expert métier– Expert issu du terrain consulté à l’occasion des spécifications
• Utilisateur
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Rôles dans la maîtrise d’œuvre
• DIT : directeur informatique et télécoms ouDSI : directeur service informatique– MOAS de la plate-forme informatique– Coiffe les directions des études, de la production, des
télécoms, du soutien aux utilisateurs etc. • Direction des études
– Responsable des développements • Responsable de domaine
– Correspondant d’une direction métier, d’un MOAD• Chef de projet MOE (CP MOE)
– Responsable de la réalisation technique du projet• Entreprise
– Fournisseur (interne ou externe) d’un élément de la solution
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Fonctions de la maîtrise d’ouvrage
• Définir les besoins du métier – Sélectivité, sobriété
• Construire le portefeuille des projets du métier– Évaluation économique (coût complet, effets attendus)– Cohérence, synergie
• Établir les spécifications générales– Valider les spécifications détaillées
• Diriger la réalisation du projet• Valider la recette fonctionnelle• Assurer la formation des utilisateurs, la
conduite du changement
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Fonctions de la maîtrise d’ouvrage
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Fonctions de la maîtrise d’œuvre
• Assister la MOA – Lors de l’évaluation du coût des projets– Lors des spécifications générales
• Établir les spécifications détaillées• Établir les spécifications techniques• Établir les cahiers des charges des entreprises et
négocier les contrats de réalisation• Assurer la conduite du chantier de réalisation
– Fournir un reporting à la MOA• Valider les recettes techniques • Assister la MOA pour la recette fonctionnelle• Assurer le déploiement de l ‘application• Assurer l’exploitation de la solution sur la plate-forme
technique
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Fonctions de la maîtrise d’œuvre
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L’organisation (1)
DSI
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L’organisation (2)
Connaissances fonctionnelles
Connaissances fonctionnelles
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Mythes de l’utilisateur
Mythes• Un énoncé général des
objectifs est suffisant pour commencer. On verra les détails plus tard.
• Les besoins du projet change continuellement, mais ces changements peuvent être facilement incorporés
Réalité• Une définition insuffisante
des besoins des utilisateurs est la cause principale d’un logiciel de mauvaise qualité et en retard
• Les coûts d’une modification pour corriger une erreur ou apporter un changement augmente très fortement dans les dernières phases d’un projet
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Mythes de l’utilisateur
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Mythes du développeur
Mythes• Une fois que le
programme est écrit et « marche », le travail du développeur est terminé.
• Tant qu’un programme ne « marche » pas, il n’y a aucun moyen d’en mesurer la qualité.
Réalité• Plus de la moitié du
temps consacré à un programme se produit après la livraison à l’utilisateur.
• Les « revues » de programme peuvent être plus efficaces pour détecter certaines erreurs que les jeux d’essais pour certaines erreurs
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Mythes des gestionnaires
Mythes• L’entreprise possède des
normes, le logiciel développé devrait être satisfaisant
• LLes ordinateurs et les outils logiciels que l’entreprise possède sont suffisants
• Si le projet prend du retard, on ajoutera des programmeurs
Réalité• Une configuration de logiciel
inclut de la documentation, des fichiers de régénération, des données d’entrée pour des tests, et les résultats des tests sur ces données
• ....
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Un pavillon construit comme un projet informatique
• Lire texte extrait du site www.projetsinformatiques.fr
• Commenter
• Consulter sur le même site le projet « Titanic »
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Définition du processus
• Définition : ensemble des enchaînements d ’activités ou d ’actions aboutissant à un résultat déterminé. Déclenché par un événement qui lui est externe, il délivre un résultat qui est sa raison d ’être
• un processus se caractérise par : — un événement déclencheur en entrée— une suite d ’activités constituant la chaîne des valeurs ajoutées— une fin qui est le résultat attendu par l ’utilisateur
Processus pn
Chaînes d’activités
stimulus résultat
Payer les employés
Éditer fiches de paye les envoyer,
virement sur compte ...
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Système d ’information et système informatique
ProcessusSystème
d’information
Ensemble structuré des fonctions et des informations utilisées par
par les processus et mis en œuvre par des hommes ou des machines
Système informatique
Ensemble structuré des applications, des données et des infrastructures
automatisant, pour tout ou partie, les fonctions et les informations Partie automatisée du système Partie automatisée du système
d'informationd'information
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Acteurs (homme ou machine)
Système d’informationSystème d’information
Informations
Processus
Matériels
Système informatiqueSystème informatique
Données
Applicatifs
Système d’information et système informatique
S’appuie sur Permet
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Du processus à l’informatique Vue métier
processus
Activités
Blocs d’activités
Domaines d’activités
Décomposition
Regroupement 1
Regroupement 2
Vue fonctionnelle
Fonctions
Blocs fonctionnels
Domaines fonctionnels
Vue informatique
Blocs applicatifs
Domaines applicatifs
application
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Projet informatique
Systèmeinformatique
Système d ’information
L’un des rôles principaux d’un projet informatique est de
diminuer la partie non automatisée d’un système
d ’information
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Projet informatique
Contrairement au génie civil....
• Chaque projet informatique est un cas nouveau, il y a peu de références standards, développer un logiciel s’apparente plus à une activité de recherche qu’à une routine.
• Le cahier des charge n’est presque jamais complet et figé : il s’élabore et s’adapte au mesure de l’avancement du projet parce que les systèmes informatiques sont trop complexes pour être maîtrisés par des êtres humains
• Il ne suffit pas de mettre de l’argent et de la technique, la qualité et la motivation des hommes sont prépondérantes
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Urbanisation du SImétaphore de la ville
Urbanisation d ’une ville
L’urbaniste établit des plans et des normes pour construire un
immeuble, aligner une rue, rénover, construire un quartier
La construction peut s’opérer de manière autonome sous réserve de
respecter les règles décidées au niveau de la rue, du quartier ou de la ville
Le plan d’urbanisme permet d’assurerla cohérence entre la rénovation des
quartiers anciens et la construction denouveaux quartiers
Urbanisation d ’un SI
De la même façon, le projet informatique (l’immeuble) s’insère dans
un système d’information (le quartier ou l’arrondissement) qui s’insère lui-même, dans le système d’information
global de l’entreprise (la ville) dont il faut avoir au préalable établi les plans (plan d ’occupation des sols) et précisé
les normes et nomenclatures
Le plan d’urbanisme du système d’information de l’entreprise permet
alors refontes et aménagements progressifs
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Quelques définitions pour essayer d’y voir plus clair
MANAGEMENT DE PROJET
Recouvre l’ensemble des fonctions à mettre en œuvre pour mener à bien le projet
Exemple : pilotage stratégique, mobilisation dans l’organisation, accompagnement du changement
CONDUITE DE PROJET
Fait référence à des méthodes opératoires de conduite de projet
Ces méthodes proposent un découpage du projet en phases dont la fin est marquée par l’obtention d’un résultat clairement défini
GESTION DE PROJET
Recouvre les fonctions transversales au projet dont l’objet est de maîtriser, pour atteindre l’objectif avec les moyens alloués :
• les coûts• les délais
ADMINISTRATION DE PROJET
Recouvre les fonctions permettant la vie pratique du projet :
• secrétariat• documentation• logistique• Réservation de salles
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Le management, la conduite et la gestion de projet
Conduite de Projet
Développementde SI
Gestion de Projet
Gestion de la Qualité
Gestion de la configuration
Gestionde la documentation
Management de Projet
Accompagnement du changement
Mobilisation des personnels
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La finalité du management de projet
• Anticiper !!!
•Proportionner
Maîtrise des Maîtrise des chargescharges
Coûts
Délais
QualitéFonctions attendues satisfaisantes
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La conduite de projet
• Une histoire ancienne : – Pyramides, ouvrages d’art romain, cathédrales – Concorde, Stade de France, « Paris 2012 »
• Différences ?– Aller plus vite, avant le concurrent …– Proposer mieux que les concurrents– Maîtriser les coûts– Assurer la qualité
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La conduite et la gestion de projet
• Pilotage d’un projet : 2 niveaux de responsabilités– Un niveau de décision : la conduite de projet– Un niveau aide à la décision: consiste à apporter des
éléments techniques ou de gestion (suivi des coûts, des délais...) nécessaires à la prise de décision : la gestion de projet
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La conduite et la gestion de projet
Processus difficile à maîtriser : • Facteurs de risque :
– coûts et les délais à respecter, – technologies à maîtriser, – ressources humaines à gérer
• Pour réduire ces risques: – Définir des principes de base, communs à l’ensemble des
projets afin de clarifier la terminologie , – Coordonner les intervenants – Veiller à la cohérence des différentes activités
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Un référentiel de conduite de projet
• Comment contrôler
• Comment gérer
• Comment faire
• Que faire
• Que dire
Validation
Suivi,Gestion
Méthodes, guides de démarches,
guides de documentation
Conception, construction et mise ne place de la solution
Un vocabulaire commun
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La Gestion de Projet
Conduite de projet
Gestion de projet Gestion de la qualité
Délais CoûtsAssurance
QualitéContrôleQualité
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La Gestion de Projet : Objectifs
• Maîtrise et contrôle des ressources intervenant dans la réalisation d ’un projet
• Construire un historique– Etablir le budget d ’un projet– Fournir un moyen de contrôle des coûts de projets– Suivre l ’évolution par rapport au budget en comparant les
coûts planifiés et les coûts estimés– Etablir une base de données de coûts de projets pour les
estimations futures
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La Gestion de Projet
Mise en œuvre par le chef de Projet qui:• rend compte à un directeur informatique• encadre une équipe d’ingénieurs• rend possible le travail de cette équipe, en organisant:
– les structures de développement– l’infrastructure matérielle– la gestion des hommes
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Au cœur du projet
• Un chef d’orchestre
Le chef de projet
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Un bon chef de projet
Doit absolumentDoit absolument
Dire ce qu’il faitDire ce qu’il fait
Faire ce qu’il ditFaire ce qu’il dit
Montrer qu’il l’a faitMontrer qu’il l’a fait
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Le projet : quelques questions
• Outil QQOQCCPP• Quoi ? En quoi consiste le besoin?
En quoi consiste la solution en réponse au besoin ?
• Qui ? Les parties prenantes : chefs de projet, équipes projets,utilisateurs, décideurs, concurrents, clients ...
• Où ? Intendance et logistique
• Quand ? L ’échéancier et les délais
• Combien ? Le coût : budget, charges, gains, investissements
• Comment ? Description des solutions
• Pour quoi ? Finalités
Pourquoi ? causes
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Gestion de projetComment mettre en oeuvre la gestion de projets?
ORGANISER
PLANIFIER
QUOI ?
COMMENT ?
QUI ?
QUAND?
COMBIEN?
EXECUTER
MESURER
CONTROLERRéalisations
Référentiel
Ecarts
Replanifier si nécessaire
Prendre des actions correctrices
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Les invariants du projetOpportunité ? Faisabilité ? Réalisation !! Utilisation …
TO
Étapes MOA
Idée / Cadrage
Go ?Go ?
No Go ?No Go ?
TfPrise en charge
T1Début étude
fonctionnelle
Étap
e
Étap
e
Avant projet
Go ?Go ?
No Go ?No Go ?
T2Prise engagement
Début prise en charge du projet MOE
Étap
e
Étap
e
Étap
e
Conception
développement
Étap
e
Étap
e
Étap
e
T3Livraison
Étap
e
Mise en place
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Exemple : cycle de vie projet
Réunions d’avancement
Concevoir
le système
Réalisation du systèmeRéalisation du système
Par rapport aux : •spécifications fonctionnelles•Spécifications de performances•Au délai•Au budget•Aux procédures qualité
Négocier la solution
ProtocoleContratMarché
Spécification du projet et Spécification du projet et du systèmedu systèmeQuoi ? Qui? Comment ? Quand ?Avec quelles ressources?Combien ? Avec quels risques ?
Élaborer la solution
Étudier la faisabilité du projet
Réunion defaisabilité
Analyse du besoinAnalyse du besoin
Pourquoi ?
Formaliser l’idée
Étude préalable
identifier
Le besoin
Réunion dedécision Réunions
d’avancement et de qualification
Développer et qualifier le système
Recette provisoire
Installer le système
Accompagner le changement
Assurer la logistique
ExploitationExploitation
du systèmedu système
Maintenir faire évoluer
Recette définitive
Exploiter
le
système
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Cycle de vie : coût du projet
Réunions d’avancement
Négocier la solution
Élaborer la solution
Étudier la faisabilité du projet
Réunion defaisabilité
Formaliser l’idée
Étude préalable
identifier
Le besoin
Réunion dedécision Réunions
d’avancement et de qualification
Développer et qualifier le système
Recette provisoire
Installer le système
Accompagner le changement
Assurer la logistique
Maintenir faire évoluer
Recette définitive
Exploiter
le
système
Coût du projet en % du coût de possession environ 5 % environ 10 % environ 80 %
environ 85 %
Part relative du coût du projet déterminée par les décisions déjà prises
gestion projet 1 - année 2007-2008
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Importance des recettes
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Cycle de vie : coût des erreurs
Réunions d’avancement
Négocier la solution
Élaborer la solution
Étudier la faisabilité du projet
Réunion defaisabilité
Formaliser l’idée
Étude préalable
identifier
Le besoin
Réunion dedécision Réunions
d’avancement et de qualification
Développer et qualifier le système
Recette provisoire
Installer le système
Accompagner le changement
Assurer la logistique
Maintenir faire évoluer
Recette définitive
Exploiter
le
système
11
2 à 42 à 4
4 à 84 à 8
8 à 508 à 5050 à 15050 à 150
150 à 300150 à 300
> 300> 300
gestion projet 1 - année 2007-2008
Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI 69
En résumé (1)
gestion projet 1 - année 2007-2008
Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI 70
En résumé (1)
gestion projet 1 - année 2007-2008
Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI 71
En résumé (2)
État Initial
État Final
Chemin imaginé
Chemin réalisé
État FinalSouhaité
État Initial
État Final
Chemin réalisé
gestion projet 1 - année 2007-2008
Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI 72
En résumé (3)à éviter
État Initial État Final
État FinalSouhaité
Chemin imaginé
Chemin réalisé
gestion projet 1 - année 2007-2008
Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI 73
Retour d’expérience : stage de l’an dernier
• Quel a été votre sujet de stage ? • Avez-vous observé le partage des rôles MOA
MOE ? • Avez-vous observé une démarche « projet »
gestion projet 1 - année 2007-2008
Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI 75
Sources : “La Gestion de Projets informatiques” – Nicolas Phalippon
Sites web à utiliser :www.clubmoa.asso.fr
www.volle.com (je remercie M. Volle pour l’autorisation de l’utilisation de
ses cours et définitions)www.afitep.fr
www.ac-rennes.fr/pedagogie/espaceeg/prodpeda/specialites/pert/pert2.htm