CONDUITE DU CHANGEMENTPROJETS COLLABORATIFS
Mai 2014
Eric HerschkornConsultant Senior Collaboratives solutions
Sources documentaires SlideShare : Capgemini – Sogeti - Voirin – Atelya - Microsoft
Introduction - Constat
CHOC
DENI
COLERE
TRISTESSEACCEPTATION
PARDON
QUETE DE SENSRENOUVEAU
SERENITECROISSANCE
Courbe d’Elisabeth Kübler-Ross
Introduction - Sur quoi porte le changement ?
Le collaboratif est un projet de transformation
HumainsProjets
Discussions
MissionsGroupes
Collaboration
Relations
Rése
au
Connections Technology20%
Usages80%
Busi
ness
Constats en entreprises
Une approche Produits (déploiement technologique)
génère de la confusion et ne favorise pas une
appropriation rapidede nouveaux usages
Il faut faire évoluer les habitudes de travail et faire évoluer l’organisation
L’habitude fait force de Loi !
Les processus métiers ne sont plus adaptés à
l’écosystème de l’entreprise
Avertissement du Gartner« La majorité des organisations considèrent le collaboratif comme un choix de plateforme plutôt qu’une solution à des problèmes métiers ou un moyen de parvenir à un objectif. »
Constats - Remise en cause
GouvernanceManagementDécentralisation
Transversalité
CollaboratifIntelligence collective
PartagesBlogFonctions RSE
STRUCTURE PROCESSUS
OUTILSCONNAISSANCESCOMPETENCES
Pourquoi se transformer ?
Echanger de l’information,
(autrement que par email)
Faciliter la recherche
de compétences,
Développer l’intelligence
collective
Optimiser le travail
collaboratif,
Capitaliser sur nos connaissances
et relations professionnelles,
Utiliser les RSE pour
faire de la Communication
interne,
#RSE : un levier et un catalyseur d’innovations
S’inscrire dans la « Digital Convergence »
Favoriser la créativité
et l’innovation,
New Business
L’un des facteurs de croissance des entreprises passera par une capacité à être force de proposition en termes
d’innovations de produits
et services
Le réseau social d’entreprise est bienplus qu’un simple moyen de communication. Couplé à une réorganisation, il représente un levier puissant pour s’inscrire
dans l’Economie Numérique
L’Entreprise Numérique sera
Collaborative ou ne sera pas !
Ce que l’on doit absolument réussir pour gagner
Évoluer vers un système moderne et plus performant
Mobiliser et impliquer tous lesCollaborateurs de l’entreprise
Donner du sens au changement Susciter et impliquer la participation d’acteurs divergents ou en compétition
s’Améliorer Contribuer
Coopérer s’Identifier
Descapacités
à
RATIONNELS Enjeux HUMAINS
POLITIQUES Enjeux CULTURELS
Approche - Conduite du Changement
CartographiesModélisation cas d’usages (POC) Communication FormationCadrage
Analyse du Projet de la direction
Pilotage fonctionnel en coordination avec le groupe pilote
Plan de formation de type prise en main (usages)
Enquête panel de collaborateurs (groupe pilote)
Prendre en compte les freins
Enquêtes de satisfaction et axes d’améliorations
Satisfaction
Méthodologie - Conduite du Changement
Diagnostiquer Planifier Faire MesurerPréparer & Engager
I II III IV V
Dom
ain
es
Estimation Changement / Formalisation Vision
Construction de plan de changement et outils complémentaires
Programme de Changement1
Analyse des acteurs Gestion des acteurs et des parties prenantesIdentification des
acteurs Gestion
des acteurs2
Déploiement de la communicationOutils et méthodes de Comm.
Stratégie de CommunicationCommunication3
Formation Accompagnement et SupportPréparation des
formationsAnalyse des besoins de
formationStratégie de
formation4
Design de l’Organisation
Processus et rôles d’implémentationAnalyse/Conception des modèles d’Organisation 5
Déploiement Déploiement de la stratégie
Kit de déploiement6
Communication - Conduite du Changement
Planifier le plan de communication
Enquête autonomie utilisateurs• Depuis un formulaire, • Sur l’ensemble des
utilisateurs Négoce
Adressage communication • Adressage général• Description du sujet
Préparation kits de communication
• Cible et canaux de communication
• Lotissement utilisateurs
Initialisation12/11/201x
J+7
Actions requises :• Messages validés
Durée 1 semaine
Adressage CR• Adressage équipe Négoce• Rappel objectif via le CR• Planification
J-8 J-15 J + 30
Actions requises: N/A
J+60
Actions requises: Validation du questionnaire
Implication Sponsor, DG Actions requises :• Validation du CR
Durée 1 semaine
Lancement maquette Intranet Négoce• Lien du site• Accès au support
Durée 15 jours
Actions requises :• Validation de la maquette
Lancement Intranet Négoce• Lien du site• Accès au support• Accès aux guide
utilisateurs
Durée 15 jours
Quelques principes d’accompagnement
L’adhésion des futurs utilisateurs
est sollicitée dés la définition des besoinset des objectifs business
Le climat de confiance est
un facteur essentiel
Le management doit être impliqué
afin de jouer un rôle moteur en matière
d’évolution des usages
Se fixer des objectifs réalistes et adaptés
Quelques mesures d’accompagnement
Définir un guide de bonnes
pratiques
Motiver et engager En priorité les managers
Valoriser la participation
• Une légitimité appuyée par la direction (sponsor)• Les managers doivent jouer un rôle moteur (exemplarité)• Ils doivent inciter à la contribution(convaincu et enthousiaste)
Publier une charteCommunication
interne
Quelques principes d’actions
Accompagner la démarche d’appropriation par les utilisateurs
Montrer les bénéfices sur des Quicks WinsPrendre en compte les freinsMise en place une démarche d’amélioration continueAnimer, sous diverses formes :
Communiquer de façon formelle, informelle, Marquer les temps forts, Prévoir des moments de rencontre, Organiser des réunions thématiques, Accompagner sur le terrain : Faire ‘toucher du doigt’ (démonstrations, témoignages utilisateurs, …) Sensibiliser, former Adapter l’accompagnement aux ‘typologies’ de populations Créer des kits de formation (vidéo)
Ecouter
Observer
Analyser
Réajuster
Comment (re)lancer une communauté ? #REX
Un sponsor+ 1 CM
IndispensableMais Insuffisant
Essoufflementrapide après
pic de curiositéVoir abandon
partiel
IndispensableMais croissance
faible
Indispensablepour s’inscrire dansla durée et engager
A + DRHdes sponsors + des CM
A + B + RH locaux
+ change management
StagnationInsuffisant car
n’engage pas un %de collaborateurs
Relance et croissanceavec approche
Métier + Business
A + B + C+ Engagement
des manager locaux+ processus RH
Croissance et engagement
portés par : Nos leader locauxNos managers
RelanceCroissance Insuffisante
et n’engage pas : Nos expertsNos managers
Agilité
A
B
C
D
Comment (re)lancer sa communauté ? #REXUn guide des bonnes pratiques
Ce n’est pas un mode d’emploi mais un mode d’usages
Facteurs clés de succès
L’engagement des directions
(Sponsors)
La mobilisation d’un groupe d’usage
de personnes représentant
(tous) les métiers
Un consensus sur les besoins ancrés dans la
culture d’entreprise entre les différents
utilisateurs et le groupe de travail
Lancer le projet par une 1ere phase
pilote
Une conduite du changement tout au long
du projet de la phase amont jusqu’à
sa mise en œuvre
La stratégie de rendre l’espace « incontournable »,
aligné sur les besoins métiers
1
5 6
3
7
2
Définir une gouvernance
Fixer un objectif innovantmais réaliste
4
8
Les réponses à apporter Quel sont les objectifs prioritaires de l’entreprise ? Comment aligner le portail avec la stratégie de l’entreprise ? A quels objectifs répond t-il ? A qui s’adresse le portail ? Quels sont les besoins métiers des utilisateurs ? Comment l’Intranet pourra mieux aider vos collaborateurs dans leurs taches quotidiennes ? Pourquoi se transformer et vers quoi (enjeux, nature du changement) ? D’où partons-nous (la capacité à changer) ? Comment y arriver (le pilotage stratégique) ? Comment prendre en compte les acteurs touchés (destinataires) ? Comment progresse-t-on (quels effets du changement) ?
Theme 2
Theme 3
Theme 1 Situation 1
Situation 2
Situation 5
Situation 4
Situation 3
Situation 6
Minutes
Minutes
MinutesSituation 8
Situation 7
Situation 9 Situation 10
Situation 1
Situation 4
Situation 6
Situation 2 Situation 5
Situation 9
Situation 10 Situation 3
Situation 8 Situation 7
(1) Interviews (2) Comptes rendus (3) Synthèse
Collaboration is coming
#share information#connect#manage projects#innovation#and more
Portable: +33 (0)6 21 39 66 87E-mail : [email protected] :@herschkorn
Eric HerschkornConsultant collaboratives solutions
