• Qu’est-ce que la dématérialisation ?• Pourquoi dématérialiser ?• Comment généraliser la
dématérialisation ?• Conclusion / débat
SOMMAIRE
1) Transfert en support numérique des documents papiers et gestion des flux numériques (entrants et sortants)
2) Gestion des documents numériques (GED)
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
Transfert en support numérique des documents papiers et gestion des flux numériques (entrants et sortants)
Documents bureautiques (word, excel…)
Reconnaissance de caractères
Connecteurs
GED
Web
Clients, Tiers
Cabinet
La GED permet :- De récupérer les flux numériques- De les organiser- De les sécuriser- De les archiver- De les restituer et les partager
Gestion des documents numériques (GED)
- Malgré nous la plupart des flux sont en train de se dématérialiser (EDI, signature électronique, facture électronique, mails, Internet…)
- Cette généralisation entrainera forcément une automatisation de ce qui constitue notre mission de base : la saisie
- Pour continuer à maitriser les flux (aujourd’hui papiers demain numériques) la généralisation de la dématérialisation est indispensable
Pourquoi dématérialiser ?
Cela permet également : - une meilleure organisation interne par la mise en
place de procédures- Une centralisation de l’information- Une sécurisation des données
Pourquoi dématérialiser ?
1) Création d’un cahier des charges
2) Agrément de prestataires
3) Communication / déploiement dans les cabinets
Comment généraliser la dématérialisation ?
Il devra contenir :- Les procédures à mettre en place au sein du
cabinet- Les fonctionnalités minimums requises pour la
GED- Les fonctionnalités minimums requises pour nos
logiciels de productions- Un planning d’intervention- Un budget
Création d’un cahier des charges
- Comment on numérise ? Le client / le collaborateur / les 2 ?
- Comment on intègre les pièces dans la GED ?- Quels pièces sont intégrées ?- Définir une structure de dossier- Qui gère les droits d’accès ?- Qui créé les dossiers ?- Quels documents sont ouverts aux clients ou
restent internes au cabinet ?
Les procédures à mettre en place au sein du cabinet
GED : les pré-requis
- Reconnaissance de caractères- Indexation et moteur de recherche « full text »- Gestion complexe des droits d’accès- Intégration de tous types de fichiers- Moteur d’impression de la GED à partir d’autres
applications- Enregistrement direct dans la GED à partir des
principaux outils bureautiques et de nos logiciels de production
- Accès en ASP
Logiciels de production : les pré-requis
- Boutons de raccourcis pour un accès direct aux documents du dossier en-cours dans la GED
- Indexer l’écriture à la pièce comptable située dans la GED
- Enregistrement / impression direct des documents dans la GED
Planning d’intervention
Il faut compter minimum 6 mois d’intervention pour un déploiement complet de la GED. Les étapes indispensables :- Créer un groupe de travail « dématérialisation »
en y intégrant au moins 1 collaborateur - Faire la sélection des prestataires (GED, Prod,
consulting)- Rédiger le guide des procédures- Installer et paramétrer les logiciels- Former les collaborateurs- Alimenter la GED- S’assurer que les procédures sont bien
respectées
Budget
Un budget global devra être mise en place intégrant :- Le coût du matériel (scanner, serveur GED…)- Le coût des logiciels (GED , connecteurs …)- Le coût des consultants- Les temps passés en interne
Agrément des prestataires
Pour être agréés les prestataires devront signer une charte précisant qu’ils s’engagent à :
- Respecter le cahier des charges prédéfini- Appliquer des tarifs négociés « ECF »- Respecter des délais d’intervention restreints en
cas de panne
Agrément des prestataires
Nous avons identifié 3 types de prestataires :- Les éditeurs de logiciels (GED, production,
bureautique…)- Les vendeurs de matériel (Scanners, serveurs …)- Les consultants pour l’accompagnement dans la
mise en place de la dématérialisation
Communication / déploiement dans les cabinets
Si cette proposition vous intéresse, nous pouvons mettre en place un groupe de travail afin de rédiger :- Le cahier des charges- La charte des partenaires
A l’issu de ce travail, il faudrait qu’un ou deux cabinets soient prêts à tester l’offre et ensuite nous lancerons une campagne de communication auprès de la profession pour promouvoir cette offre.
CONCLUSION
La dématérialisation de nos cabinets partielle ou totale à moyen terme est indispensable pour la survie de notre profession.
Plusieurs questions se posent :- Quel niveau de dématérialisation ?- La valeur juridique des documents électronique ?- Comment archiver les fichiers EDI ?- Comment archiver les documents signés
numériquement ?
Pour répondre à toutes ces questions et beaucoup d’autres PLACE AU DEBAT