GÉRER
LE RECRUTEMENT
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des
collaborateurs
• Évaluation des besoins par département
• Annonce + diffusion
• Candidature.
Cartographier ses processus RH : mode d’emploi
Inspiré des techniques de co-création, ce kit de
cartographie a été élaboré pour aider les services RH à
visualiser les dysfonctionnements et à prioriser les
chantiers à mener.
Organisez un atelier avec des personnes impliquées
(même partiellement) dans vos process : le
comptable, le responsable informatique, votre équipe.
Si cela vous est possible, pensez à convier un salarié et
un manager. Leurs avis vous seront très utiles sur la
manière dont est ressentie la charge administrative.
Prévoyez post-its, scotch, ciseaux, paperboard et
feutres de couleur, vous allez bousculer les codes de la
collaboration.
Composition
A la fin du document, vous trouverez :
• des cartes représentant chacune un processus de gestion précis : recrutement, paie, administration du personnel…
• deux jeux de cartes vous sont proposés : un modèle avec des tâches pré-remplies et un modèle vierge;
• deux types de flèches, l’une avec un coeur l’autre avec une tête de mort.
Cartographier ses processus RH : mode d’emploi
Mode d’emploiImprimez les cartes et épinglez-les sur un tableau.
#1 : La description des processus RH
Dressez l’inventaire des tâches nécessaires à la réalisation de chaque processus. Vous
pouvez utiliser tel quel le modèle pré-rempli, le compléter ou utiliser le jeu de cartes
vierges. Soyez le plus exhaustif possible.
# 2 : L’évaluation de la situation actuelle
Une fois le descriptif achevé, évaluez le niveau de satisfaction associé au fonctionnement
du processus.
3 critères sont proposés :
• la charge ressentie pour réaliser l’ensemble des tâches,
• la fréquence des erreurs constatées
• la satisfaction des collaborateurs
Ex : coloriez la pastille en rouge si la charge ressentie est élevée ou très élevée, en jaune pour
moyen et en vert pour faible ou très faible
Conseil
Vous pouvez évaluer les critères en vous basant sur un nombre approximatif de
sollicitations des collaborateurs sur leur solde de congés, de demandes de réédition de
bulletins de salaires, de notes de frais erronées, de dossiers RH incomplets, etc.
Puis attribuez une note globale de satisfaction en coloriant le nombre d’étoiles en bas de
la carte.
3 # La cartographie des interfaces
Imprimez les flèches (ou dessinez-les) et reliez les processus entre eux.
Ex : Congés vers la paie, notes de frais vers le logiciel de comptabilité, ...
Si l’interface est automatisée, utilisez la flèche :
Si les informations sont saisies manuellement, utilisez la flèche :
4 # La prise de recul
Une majorité de pastilles rouges et jaunes, des interfaces manuelles ? Entourez le ou les
processus. Vous venez trouver vos chantiers prioritaires.
Conseil
Prenez des photos ou reproduisez cette cartographie sous forme de schéma, elle sera un
support intéressant à montrer à votre direction qui ne se rend pas toujours compte des
tâches qui composent votre quotidien et de la difficulté avec laquelle vous les réalisez.
GÉRER LE RECRUTEMENT
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
GÉRER LE DOSSIER ADMINISTRATIF DU PERSONNEL
GÉRER LES RELATIONS SOCIALES
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
GÉRER LES RÉMUNÉRATIONS
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
GÉRER LES TEMPS ET LES ACTIVITÉS
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
GÉRER LES CONGÉS ET LES ABSENCES
MODE D’EMPLOI DE LA CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS
ÉTAPE 1 : DÉCOUPER
ÉTAPE 2 : COLORIER
Suivre les pointillés
Ça pourrait mieux fonctionner
Je ne suis passatisfait
Listez les tâches principales sur chaque carte, découpez-les et épinglez-les sur un support (paperboard, tableau veleda...)
Tout va bien dans le meilleur des mondes
GÉRER LES ÉVALUATIONS, LES COMPÉTENCES
ET LA FORMATION
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
GÉRER LA PAIE GÉRER LES NOTES DE FRAIS
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
GÉRER LE RECRUTEMENT
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
GÉRER LE DOSSIER ADMINISTRATIF DU PERSONNEL
• Évaluation des besoins par département• Annonce + diffusion• Candidature
• Rédaction du contrat• Collecte des pièces administratives• DUE• Visites médicales• Déclaration organismes sociaux
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
GÉRER LES TEMPS ET LES ACTIVITÉS
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
GÉRER LES CONGÉS ET LES ABSENCES
• Validation et centralisation des demandes • Calcul et décompte en paie• Mise à jour des planning• Suivi des compteurs• Gestion des RTTs
• Collecte des feuilles de temps• Calcul des heures supplémentaires• Suivi de la charge des salariés
GÉRER LA PAIE GÉRER LES NOTES DE FRAIS
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
• Collecte, analyse et saisie
des informations utiles à
l’élaboration de la paie
• Edition du bulletin de paie
• Contrôle et régularisation
• Collecte des dépenses
et des justificatifs
• Remboursement
• Calcul indemnités kilométriques
• Saisie en comptabilité
• Décompte des tickets restaurant
GÉRER LES RELATIONS SOCIALES
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
GÉRER LES RÉMUNÉRATIONS
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
• Élection des IRP• Mise à jour des informations réglementaires• Dialogue social / CHSCT
• Suivi de la masse salariale• Campagne d’augmentations• Collecte des éléments variable de rémunération et saisie en paie
MODE D’EMPLOI DE LA CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS
ÉTAPE 1 : DÉCOUPER
ÉTAPE 2 : COLORIER
Suivre les pointillés
Ça pourrait mieux fonctionner
Je ne suis passatisfait
Listez les tâches principales sur chaque carte, découpez-les et épinglez-les sur un support (paperboard, tableau veleda...)
Tout va bien dans le meilleur des mondes
GÉRER LES ÉVALUATIONS, LES COMPÉTENCES
ET LA FORMATION
APPRÉCIATION GÉNÉRALE
Charge ressentie
Erreurs constatées
Satisfaction des collaborateurs
• Elaboration des grilles d’entretiens• Suivi des campagnes• Centralisation des informations • Évaluation des compétences• Plan de formation• Élaboration budgétaire