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Carte affaires achats American ExpressMD
Guide de l’administrateur du programme (Canada)
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Contenu
Aide-mémoire
4 Introduction
6 Ressources clés
8 Facturation et paiement
Administration du programme
12 Rôles et responsabilités
18 Types de comptes
24 Établissement de la structure de votre programme
26 Sélection d’un cycle de facturation
28 Établissement de mécanismes de contrôle de programme
30 Émission de la Carte ou création du compte
34 Communication relative aux Cartes/comptes
Outils et rapports
36 Gestion du programme – American Express @ Work
38 Rapprochement financier
44 Rapports
48 Service Mon compte et relevés en ligne
50 Protocole TLS (Transport Layer Security)
52 Outil de chiffrement du courriel
3
Croissance du programme
Pratiques optimales de Carte affaires achats 54
Exemple de produits et services appropriés 62
Données fournies par les marchands et acceptation 64
Solution de paiement électronique interentreprise 65
Matériel de communication
Aperçu du modèle de plan de communication – employés 66
Aperçu du modèle de plan de communication – fournisseurs 68
Annexe
Codes de catégorie de marchand (MCC) 70
En raison de la nature concurrentielle du présent document, les renseignements qu’il renferme sont confidentiels et privatifs et ne peuvent
être copiés, imprimés ou autrement reproduits sans le consentement exprès et écrit d’American Express. Les renseignements que
contient le présent document sont assujettis aux dispositions sur la confidentialité énoncées à la fin du présent document. Veuillez
consulter ces dispositions. © American Express, 2011.
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INTRODUCTION
Le contrôle des dépenses indirectes représente depuis longtemps un objectif stratégique pour les entreprises florissantes. Depuis plus d’une dizaine d’années, la Carte affaires achats American ExpressMD
a aidé un grand nombre de ces entreprises à être exemplaires en matière de contrôle des dépenses d’approvisionnement. Elle a l’avantage de remplacer les chèques en papier par un traitement en ligne, de réduire les dépenses administratives, d’améliorer les opérations de rapprochement, d’accroître la qualité des données et de permettre des économies substantielles
Aide-mémoire
« Une carte achats est un type de carte de crédit commerciale (par
opposition à une carte de crédit grand public) utilisé par les
entreprises pour le paiement de biens et services. »
– National Association of Purchasing Card Professionals
Face à un mode d’approvisionnement de plus en plus complexe, les entreprises recherchent le programme simple, mais éprouvé, qui leur assurera un contrôle accru sur leurs dépenses et un meilleur respect de leurs lignes directrices. La fonction approvisionnement ne cesse d’évoluer et American Express est le moteur de cette transformation.
Créée spécialement pour les besoins des achats d’entreprise, la Carte affaires achats American Express vous assure de tirer le maximum de votre programme d’achats, en fournissant des mécanismes de contrôle adaptés à vos besoins, des outils qui favorisent le respect des lignes directrices, des rapports pouvant donner lieu à des interventions de suivi et une mise en œuvre et une intégration transparentes pour les utilisateurs.
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Votre entreprise peut utiliser le présent guide pour:
• Comprendre les caractéristiques et les avantages de la Carte affaires achats American Express;
• Cerner les exigences importantes qui l’aideront pendant l’évaluation, la conception, la mise en service et l’expansion de son programme Carte affaires achats;
• Aider à la gestion quotidienne de son programme Carte affaires achats.
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Ressources pour l’administrateur du programme
RESSOURCES CLÉS
Site Web American Express @ WorkMD
Les demandes touchant le programme doivent être
présentées dans le module Gestion de programme en
ligne du portail American Express @ Work.
Exceptions : la création ou la suppression de
restrictions liées aux fournisseurs privilégiés et les
comptes de contrôle de structure doivent être gérés
directement avec l’équipe de service du
l’administrateur de programme.
www.americanexpress.ca/atworkouvrirunesession
www.americanexpress.ca/atworklogin
Soutien American Express @ Work
Questions relatives à l’accès ou à la navigation, à la
Gestion de programme en ligne ou à la production de
rapports Information @ Work
Téléphone : 1 866 568-0308
(8 h – 20 h HE, lun – ven)
Rapports personnalisés American Express @ Work
Renseignements sur les questions d’accès ou de
navigation, modification de rapports
Téléphone : 1 800 267-2585
(8 h 30 – 16 h 30 HE, lun – ven)
Adresse électronique : [email protected]
Service aux administrateurs du programme
Aide pour les questions courantes sur le
fonctionnement du programme : demande ou
annulation de Carte et changements (limites de crédit,
adresse, paramètres par défaut), transfert de compte
de contrôle élémentaire, restrictions relatives aux
fournisseurs privilégiés (nouvelle liste de fournisseurs
privilégiés, tenue à jour), paiement centralisé,
facturation
Téléphone : 1 866 568-0308
Télécopieur : 905 474-8982
(8 h – 20 h HE, lun – ven)
Adresse électronique : [email protected]
Nouvelles demandes
Demandes en ligne – à présenter dans American
Express @ Work
Demandes sur formulaire – par télécopieur
Remarque : délai de traitement de 7 à 10 jours
ouvrables
Téléphone : 1 866 568-0308
Télécopieur : 1 800 685-0534
(8 h – 20 h HE, lun – ven)
Aide-mémoire
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Site Web Corporate Account Reconciliation (CAR)
Remarque : le choix de la langue d’affichage du site
peut être effectué au moyen de la boîte à menu
déroulant dans la section d’ouverture de session
Corporate Account Reconciliation American Express
@ Work de la page d’accueil.
https://amex.iers.ihost.com
Soutien pour CAR
Questions d’accès ou de navigation, questions
générales sur CAR
Téléphone : 1 800 267-2585
(8 h 30 – 16 h 30 HE, lun – ven)
Adresse électronique : [email protected]
Ateliers pour l’administrateur du programme
Webinaires généraux mensuels portant sur divers
sujets, comme la Gestion du programme et les
rapports personnalisés American Express @ Work
www.americanexpress.com/paworkshops
Ressources pour les titulaires de Carte
Service à la clientèle 24 heures sur 24
Demandes de renseignements généraux, Cartes
perdues ou volées, remplacement d’urgence de la
Carte
Téléphone : 1 800 716-6661 ou
Communication internationale : 905 474-9329 (frais virés)
Service Mon compte
Accès en ligne au compte-Carte affaires achats,
24 heures sur 24, 7 jours sur 7 : relevé en ligne,
opérations du compte, alertes du compte, etc.
www.americanexpress.ca/ouvrirmoncompte
www.americanexpress.ca/myaccountlogin
Ressources pour l’administrateur du programme (suite)
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FACTURATION ET PAIEMENT
La facturation de la Carte affaires achats est assurée par un processus centralisé de facturation et de paiement. À la fin de chaque cycle de facturation mensuel, les titulaires de Carte ou les détenteurs de compte peuvent afficher un relevé mensuel en ligne aux fins de consultation seulement. American Express poste une facture ou un relevé mensuel regroupant l’ensemble des opérations effectuées au destinataire désigné de l’entreprise. Sur réception, le client procède au rapprochement des dépenses et doit payer le solde intégral à American Express, généralement dans les 14 jours civils suivants.
Mode de paiement
Il existe quatre modes de paiement pour les comptes-Cartes affaires achats American Express
• Transfert électronique de fonds (TEF)
• Virement télégraphique
• Échange de données informatisées (EDI)
• Chèque (autorisation d’American Express requise)
Paiements électroniques
• À la mise en service initiale, American Express fournit à votre entreprise les renseignements bancaires de la Banque Amex du Canada (numéros d’acheminement et de compte*, etc.)
Aide-mémoire
• En fonction de l’échéance de paiement, votre entreprise doit prévoir le virements de fonds et envoyer à la Banque Amex du Canada un préavis de versement par courriel ou télécopieur, faisant état du montant, de la date de valeur du virement, du numéro de paiement et du numéro de chargement de l’entreprise.
• Le numéro de paiement (remise) de l’entreprise est le numéro de compte de contrôle intermédiaire dans la structure de la Carte d’affaires achats. Le numéro de chargement est le code de client unique attribué au fichier de paiement interne.
Le fichier de paiement interne est utilisé pour le traitement des paiements des soldes de compte-Carte impayés figurant sur le relevé mensuel.
• Le virement et le préavis doivent parvenir avant 10 h HE à la date de valeur pour les paiements devant être inscrits dans les 24 à 48 heures.
• Sur réception du virement, la Banque Amex du Canda en vérifie la concordance avec le montant du préavis et celui du fichier de paiement interne. Si ces montants concordent, le paiement est inscrit au solde de compte impayé.
• Il est recommandé qu’un essai initial de 0,01 $ soit effectué pour s’assurer que la transmission de fonds se déroule bien.* Communiquez avec votre représentant American Express pour connaître
les renseignements bancaires nécessaires aux virements électroniques
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Pour obtenir une
copie papier d’un
exemple de préavis
de paiement,
communiquez avec
votre représentant
American Express
EXEMPLE – PRÉAVIS DE VEF / VIREMENT TÉLÉGRAPHIQUE
Banque Amex du Canada – Services bancaires
Télécopieur : 905 940-7687
Adresse électronique : [email protected]
Pour qu’ils soient affichés dans un délai de 24 à 48 heures, les
paiements électroniques, comprenant les virements de fonds et les
avis, doivent avoir été reçus par la Banque Amex du Canada –
Services bancaires avant 10 h HE.
L’avis envoyé par télécopieur ou par courriel doit :
• être imprimé sur papier à en-tête de l’entreprise ou porter le nom de
celle-ci, et
• contenir le nom d’une personne-ressource à joindre si nécessaire.
• Le montant total en dollars du virement de fonds doit être égal au
montant total exigible figurant sur le relevé de la Carte affaires
achats pour que le paiement de l’entreprise s’applique.
Montant du virement :______________________________________
Date de valeur :___________________________________________
Numéro de paiement American Express de l’entreprise :___________
Numéro de chargement American Express :_____________________
Nom de l’entreprise : _______________________________________
Nom de la personne-ressource :______________________________
Téléphone :______________________________________________
Adresse électronique : _____________________________________
Envoyé à
Renseignements sur le paiement
Renseignements sur le paiement – Carte affaires achats
Renseignements sur la personne-ressource de l’entreprise
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Paiements par chèque
En guise de pratique optimale, American Express recommande le paiement électronique comme mode de paiement désigné. Si un paiement par chèque est nécessaire, compte tenu des besoins d’affaires de votre entreprise, l’autorisation d’American Express est requise.
Adresse postaleBanque Amex du CanadaPaiements CAA – Services bancairesCode interne : 62-02-1111211, rue Dennison, bureau 18Markham (Ontario)L3R 4B3
Sur le chèque, veuillez inscrire le numéro de chargement (code de client unique attribué au fichier de paiement interne).
Les chèques doivent parvenir de 48 à 72 heures avant l’échéance du paiement.
Aide-mémoire
FACTURATION ET PAIEMENT
Paiements en ligne – il est si simple de payer à temps
• Une fois votre compte configuré, vous pouvez fixer des paiements à l’avance, en étant assuré qu’ils seront effectués à temps
• Comme les paiements en ligne sont plus rapides, vous pouvez payer à une date plus rapprochée de l’échéance, sans vous soucier des frais moratoires éventuels
• Actualisation du crédit disponible dans les 72 heures suivant le paiement des comptes-Cartes affaires achats
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Vos paiements en ligne sont sécurisés
• Comme partenaire de paiement de confiance, nous savons que la sécurité est importante pour vous
• Lorsque vous vous inscrivez, votre entreprise sélectionne un employé pour tenir à jour les renseignements bancaires et autoriser les autres employés à payer en ligne
• Cette séparation des tâches rend également les Paiements en ligne conformes à la Loi Sarbanes-Oxley
Paiements en ligne
Les Paiements en ligne sont un nouvel outil qui permet à une entreprise de payer un ou plusieurs comptes-Cartes commerciales (V et R et achats) par Internet à l’aide de la Gestion de programme en ligne d’American Express @ Work. Avec les Paiements en ligne, vous pouvez contrôler davantage les dépenses de votre entreprise et éviter des frais moratoires en effectuant vos paiements à temps. Les paiements sont traités dans les 24 à 48 heures.
Les Paiements en ligne sont un outil rapide et facile
• Cherchez des comptes, des échéanciers ou présentez des paiements immédiats
• Affichez l’historique de paiement en ligne –24 heures sur 24, 7 jours sur 7, dans American Express @ Work
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RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Administrateur du programme
• Gérer l’adhésion, l’acceptation et la présentation des fournisseurs à American express; tenir à jour la liste des fournisseurs privilégiés
• Annuler les Cartes des employés ayant quitté leur emploi
• Tenir à jour les babillards électroniques, les sites intranet, etc.
• Effectuer régulièrement des analyses de programme (fournisseurs auxquels on a eu recours, fournisseurs privilégiés, etc.)
• Servir d’intermédiaire secondaire pour les questions ou problèmes touchant des fournisseurs en particulier
• Servir d’intermédiaire secondaire pour la haute direction/American Express
• Mettre à jour et distribuer les statistiques du programme
• Administrer CAR (rapprochement mensuel en ligne, ajout de nouveaux utilisateurs, etc.)
Ces descriptions sont
conçues pour vous
aider à comprendre la
participation éventuelle
de certaines personnes
clés de votre entreprise
à votre programme
Carte affaires achats.
Selon la structure
interne de l’entreprise,
l’ampleur et les buts du
programme, certaines
personnes (membres
des RH, de la
vérification, etc.)
peuvent ne participer
au programme que sur
demande.
Administration du programme
• Être la principale personne-ressource pour les questions des titulaires de Carte, etc.
• S’occuper de la formation et des communications pour les titulaires
• Autoriser American Express à traiter les demandes, à modifier les profils, à demander des utilisateurs d’American Express @ Work supplémentaires, etc.
• Présenter des demandes de Carte à American Express
• Tenir à jour les fichiers de titulaires de Carte
• Valider l’octroi du pouvoir d’autorisation pour les approbateurs de nouvelles demandes et de changements de limite
• Être la principale personne-ressource pour American Express relativement aux demandes, aux modifications de profil, aux limites par opération, etc.
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• Veiller à ce que le rapprochement des dépenses soit effectué en temps utile et de façon complète, suivant les lignes directrices et les processus
• Effectuer des vérifications aléatoires des opérations pour s’assurer de leur conformité aux lignes directrices
Gestionnaire du programme
• Être responsable de la stratégie, des buts, des lignes directrices et des processus du programme
• Définir et approuver les utilisations supplémentaires de la Carte
• Gérer les intervenants
• Établir les objectifs du programme, en assurer le suivi et en faire rapport (statistiques)
• Élaborer une stratégie de communication de programme (méthodologie, véhicules, fréquences, etc.)
• Assumer ou déléguer la responsabilité d’applications « spéciales »
• Communiquer les pratiques optimales de la Carte affaires achats
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Supérieur du titulaire
• Cerner des titulaires de la Carte ou approuver leur adhésion et autorise des changements de limite de crédit en vertu d’une délégation de pouvoirs d’autorisation
• Approuver le relevé mensuel ou les opérations des titulaires de la Carte
• Régler les questions de conformité avec les titulaires de la Carte, selon les lignes directrices et les processus de l’entreprise
• Veiller à l’annulation et au retour de la Carte lorsqu’un employé est muté ou qu’il quitte l’entreprise
• Acheminer les renseignements de rapprochement mensuels des dépenses aux Comptes fournisseurs ou aux Finances pour archivage des dossiers
• Si les utilisateurs désignés sont titulaires d’une « Carte de service », s’assurer qu’ils reçoivent tous une formation sur le programme Carte affaires achats
Titulaire de la Carte
• Remplir la demande d’adhésion/convention du titulaire de la Carte et participer à la formation
• Respecter les lignes directrices et les processus du programme
• Utiliser la Carte affaires achats seulement pour les achats autorisés
Administration du programme
Administrateur du système CAR
• Attribuer l’accès aux utilisateurs d’un niveau supérieur à celui de titulaire de Carte
• Fournir aux utilisateurs une formation sur les fonctionnalités
• Gérer les paramètres par défaut de la Carte, les données comptables, l’information de mappage et les fichiers de validation (le cas échéant)
• Générer un rapport des exceptions sur les opérations
• Déterminer le cycle des opérations
• Créer un fichier de sortie
• S’assurer que les commandes de biens et services sont complètes et communiquer avec le fournisseur dès que possible en cas d’erreur
• Travailler avec le fournisseur pour résoudre rapidement toute contestation d’opération (dans les 30 jours, autant que possible)
• Conserver les pièces justificatives appropriées (reçus, bordereaux d’emballage, autorisations, etc.) pour les vérifications de cycle de facturation mensuel ou les examens de vérification
• Effectuer le rapprochement du cycle de facturation mensuel tel que prévu dans le guide des lignes directrices et des processus
• Retourner la Carte affaires achats lorsqu’il est promu ou muté dans un autre service, ou lorsqu’il quitte son emploi
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Achats
• Assurer l’adhésion au programme par les hauts dirigeants des fournisseurs
• Collaborer à la conception du programme avec le gestionnaire du programme
• Définir les fournisseurs cibles
• Développer du matériel de communication à l’intention des acheteurs et des fournisseurs
Comptes fournisseurs et Finances
• Effectuer la comptabilité et l’analyse financière
• Effectuer le téléchargement mensuel des données CAR dans le grand livre et le rapprochement des factures American Express
• Assurer la mise à jour de CAR (tables de validation, etc.)
• Assurer la conformité aux exigences fiscales/comptabilité d’exercice
• Être la principale ressource pour les questions comptables et fiscales; ressource secondaire pour les hauts dirigeants, les contrôleurs et American Express
• Recevoir et archiver les notes de frais et les pièces justificatives des titulaires de la Carte
• Coordonner les questions comptables/financières avec le gestionnaire du programme (hausse de la limite de capitalisation, changements universels de limites de Carte, etc.)
• Participer à l’élaboration de méthodes de formation et de communication pour les utilisateurs
• Examiner le processus de collecte d’information et de production de rapports
• Faire la promotion du programme auprès des acheteurs et des fournisseurs; assurer la formation des acheteurs
• Examiner les rapports de dépenses par fournisseur
• Assumer la responsabilité des Cartes de fournisseur
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Administration du programme
Communications internes et formation
• Préparer du matériel de marketing, de communication et de formation
Gestionnaire du budget (contrôleur)
• Examiner les réimputations des titulaires de la Carte
• Aider le gestionnaire du programme à résoudre les problèmes de rendement du programme
• Examiner et signer les rapports d’activité et d’exceptions pour le site
• Approuver les opérations et les changements de limites de compte-Carte
• Surveiller et régler les questions de conformité avec les supérieurs des titulaires de la Carte
• Assurer les opérations de vérification de base
• Appliquer des sanctions en cas d’infraction
Vérification et contrôle interne
• Examiner les mécanismes de contrôle et les limites
• Établir les exigences de vérification propres au programme
• Effectuer des vérifications périodiques touchant les titulaires de la Carte pour assurer la conformité au programme
Technologie de l’information
• Déterminer la source ou la méthode d’obtention de données requises par les membres de l’équipe; collecter les données d’achats détaillées
• Élaborer le processus d’interface avec CAR
• S’occuper des autres questions d’intégration de système
Planification des matériaux et logistique
• Représenter le groupe des utilisateurs de l’établissement et participer à la conception générale du programme
• Cerner les problèmes d’expédition et de réception
• Faciliter les progrès des utilisateurs finaux
Ressources humaines
• Assurer la conformité de la procédure avec la réglementation des RH
• Défendre les intérêts des employés
• Faciliter la préparation des documents d’adhésion des employés
• Transmettre à l’administrateur du programme un rapport des employés ayant quitté leur emploi
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Les Cartes affaires achats peuvent être utilisées au point de vente ou
comme numéro de Carte ou de compte. Des solutions avec ou sans
carte matérielle peuvent être utilisées pour simplifier les processus et
ajouter des mécanismes de contrôle à différents types de dépenses.
Paiement
à
l’expédition
Paiement
à la
facturation
Paiement
à la
commande
Rapproche-ment
Réception de facture
Bon de commande
Traitement Réception de marchandises
Demande
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TYPES DE COMPTE
Dans la conception d’un programme Carte affaires achats, une entreprise doit établir le(s) type(s) de comptes qui sont nécessaires pour la gestion de ses processus d’achat.
Comptes classiques Numéro de compte émis pour un employé en particulier pour ses besoins d’achats, à utiliser avec de multiples fournisseurs. Généralement, une carte en plastique est émise au nom de l’employé.
Comptes virtuels (sans Carte) Numéro de compte émis pour répondre aux besoins d’achat centralisés (carte Comptes fournisseurs, carte de fournisseur, carte de réunion, carte de service, etc.)
Comptes classiques Comptes virtuels (sans Carte)
Émission au nom d’un employé en particulier Émission pour un fournisseur, un service,
une réunion, etc. en particulier
L’employé utilise le compte pour de multiples
fournisseurs
De multiples employés peuvent effectuer
des achats gérés dans un compte unique
L’employé est responsable du
rapprochement
Un responsable de compte désigné est
chargé de la gestion et du rapprochement
L’employé est responsable de la sécurité de
la Carte/du compte
Les employés qui utilisent le compte ne sont
pas informés du numéro de compte.
Généralement, cette information n’est
divulguée qu’au responsable de compte
désigné.
Des contrôles de programme sont établis
pour répondre aux besoins d’achat des
employés, en fonction des lignes directrices
et des processus de l’entreprise
Des contrôles de programme sont établis
pour limiter ou cerner le type d’achats qui
sont autorisés pour le compte
Administration du programme
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TYPE DE COMPTE – CLASSIFICATION
Stratégie client
• Une Carte/un compte individuel est utilisé(e) par un employé chargé d’acheter des biens et services au nom de l’entreprise.
• Les titulaires de la Carte doivent être choisis en fonction de leurs besoins professionnels.
• Le client considère qui effectue des achats dans son processus d’approvisionnement existant.
• Vos employés et fournisseurs doivent absolument comprendre les avantages du programme Carte affaires achats American Express et leur rôle dans sa réussite.
Démarche de mise en œuvre
• Le client collabore avec American Express pour le mappage de ses processus de commande, de rapprochement et de paiement afin de déterminer la configuration du programme.
• Le nombre de Cartes émises est basé sur la façon dont l’entreprise structure le programme.
• American Express et le client travaillent ensemble à surveiller et à évaluer la mise en œuvre.
• La communication est un élément clé de la réussite de la mise en œuvre d’un programme.
Individuel
Définition : Carte ou compte émis pour un employé, pour son utilisation exclusive. Peut être codée avec l’information de compte par défaut spécifique de l’utilisateur (centre de coûts, unité d’affaires, code d’entreprise, service, etc.).
Options d’utilisation : le titulaire utilise la Carte pour payer tous les achats désignés correspondant aux lignes directrices du programme et aux limites de crédit établies. Ne peut être utilisé par quelqu’un d’autre.
Fonctionnement : le titulaire de la Carte effectue les achats, qui sont inscrits à son compte selon les renseignements par défaut codées pour la Carte ou associées à d’autres processus de rapprochement.
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TYPE DE COMPTE – CLASSIFICATION
Fournisseur
Définition : Carte dont l’utilisation est limitée aux achats auprès d’un seul fournisseur (les dépenses dans tout autre établissement sont refusées).
Options d’utilisation : le numéro de compte est lié au fournisseur et de multiples demandeurs peuvent effectuer des achats. Il s’agit généralement d’un compte virtuel (aussi appelé compte sans Carte).
Fonctionnement : le demandeur effectue un achat lié au compte de fournisseur. Au besoin, le code de centre de coûts et (ou) de grand livre peuvent être fournis au point de vente ou au moment du rapprochement. (Les fournisseurs doivent être configurés avec capacités de niveau 3 afin de pouvoir transmettre des données propres au client au point de vente – voir la section sur les données fournies par les marchands et l’acceptation de la Carte).
Administration du programme
Il incombe au responsable de compte désigné d’effectuer le rapprochement de toutes les opérations.
Stratégie client
• Utilité pour certains fournisseurs; facilite l’utilisation exclusive de la Carte affaires achats avec ces fournisseurs.
• Mise en œuvre d’une méthode d’interruption de la méthode d’approvisionnement et de paiement pour garantir que la totalité des dépenses sont saisies et que les paiements en double à des fournisseurs sont éliminés.
• Processus transparent pour l’employé.
• Élimination du besoin d’émettre des Cartes individuelles pour un bien ou service en particulier.
Démarche de mise en œuvre
• Le client collabore avec American Express pour le mappage de ses processus de commande, de rapprochement et de paiement avec certains fournisseurs.
• American Express et le client travaillent directement avec les fournisseurs pour mettre en œuvre des Cartes de fournisseur comme véhicule de paiement et pour définir les exigences de saisie de données et de commande.
• REMARQUE : si des renseignements par ligne article ou des données enrichies sont nécessaires, le fournisseur doit être habilité à transmettre des données de niveau 3. American Express travaille avec le client pour déterminer les capacités du fournisseur et demander des mises à niveau au point de vente, s’il y a lieu.
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Comptes fournisseurs
Définition : Carte ou compte établi pour les Comptes fournisseurs en vue du paiement de factures approuvées présentées par les employés et imputées au centre de coûts approuvé.
Options d’utilisation : le compte des comptes fournisseurs peut être configuré avec ou sans carte et est conçu et est attribué à un employé du service des Comptes fournisseurs.
Fonctionnement : le responsable de compte désigné des Comptes fournisseurs paie les factures approuvées et est chargé du rapprochement des opérations. Cette solution réduit le nombre de chèques émis et de nouvelles configurations de fournisseur dans le fichier maître des fournisseurs.
Stratégie client
• Cerner les occasions de maximiser l’encaisse et de profiter d’incitatifs financiers supplémentaires en payant les fournisseurs avec un compte American Express plutôt que par chèque.
• Excellente occasion pour discuter avec les fournisseurs et pour s’entretenir des délais de paiement
• Utilité pour certains fournisseurs; facilite l’utilisation exclusive de la Carte affaires achats avec ces fournisseurs.
• Mise en œuvre d’une méthode d’interruption de la méthode d’approvisionnement et de paiement pour garantir que la totalité des dépenses sont saisies et que les paiements en double à des fournisseurs sont éliminés.
• Processus transparent pour l’employé.
Démarche de mise en œuvre
• Le client collabore avec American Express pour le mappage de ses processus de commande, de rapprochement et de paiement avec certains fournisseurs.
• American Express et le client travaillent directement avec les fournisseurs pour mettre en œuvre une solution de comptes fournisseurs comme véhicule de paiement.
• Le client modifie ses processus de comptes fournisseurs pour interrompre les paiements par chèque avec les fournisseurs visés et pour mettre en œuvre le paiement par Carte American Express.
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Service / Projet
Définition : un compte ou une Carte centralisé(e) émis(e) pour effectuer des achats pour un service ou projet donnés. Le compte ou la Carte peut être codé(e) avec l’information de compte par défaut spécifique du service ou projet (centre de coûts, code d’entreprise, service, code de projet, etc.)
Options d’utilisation : le responsable de compte désigné ou de multiples membres du service ou de l’équipe de projet ont accès au compte et peuvent l’utiliser pour des achats pour le service ou projet.
Fonctionnement : le demandeur effectue des achats en se servant de la Carte ou du compte du service ou du projet. Au besoin, le code de centre de coûts et (ou) de grand livre peuvent être fournis au point de vente ou au moment du rapprochement.
Administration du programme
• Le nombre de comptes créés est fonction de la structure des achats centralisés au sein de l’entreprise.
• American Express et le client travaillent directement avec les fournisseurs pour mettre en œuvre une solution de service ou de projet comme véhicule de paiement et pour définir les exigences de saisie de données et de commande, au besoin.
• REMARQUE : si des renseignements par ligne article ou des données enrichies sont nécessaires, le fournisseur doit être habilité à transmettre des données de niveau 3. American Express travaille avec le client pour déterminer les capacités du fournisseur et demander des mises à niveau au point de vente, s’il y a lieu.
TYPE DE COMPTE - CLASSIFICATION
(Les fournisseurs doivent être configurés avec capacités de niveau 3 afin de pouvoir transmettre des données propres au client au point de vente – voir la section sur les données fournies par les marchands et l’acceptation de la Carte). Il incombe au responsable de compte désigné d’effectuer le rapprochement de toutes les opérations.
Stratégie client
• Solution adaptée aux entreprises aux besoins d’achat centralisés.
• Processus transparent pour l’employé.
• Élimination du besoin d’émettre des Cartes individuelles pour un bien ou service en particulier.
Démarche de mise en œuvre
• Le client travaille avec American Express pour le mappage de ses processus de commande, de rapproche-ment et de paiement avec certains fournisseurs.
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Réunions
Définition : Carte ou compte de réunion établi(e) pour regrouper toutes les dépenses liées à une réunion. Le compte ou la Carte peut être codé(e) avec l’information de compte par défaut spécifique de la réunion (centre de coûts, code d’entreprise, service, code de projet, etc.).
Options d’utilisation : le ou les planificateurs de réunion désignés ont accès à la Carte ou au compte pour effectuer des achats liés à la réunion spécifique, selon les limites budgétaires qui leur sont fixées. Au besoin, une limite de dépense préétablie peut être attribuée à la Carte ou au compte.
Fonctionnement : le ou les planificateurs de la réunion effectuent des achats au moyen de la Carte ou du compte et sont chargés du rapprochement des opérations.
Stratégie client
• Faire savoir que les réunions et événements sont un domaine clé où les entreprises peuvent maximiser le contrôle et les économies.
• Tirer avantage de l’automatisation pour rationaliser les processus et accroître la productivité.
• Accroître la visibilité des dépenses pour stimuler la conformité et réduire le risque.
• Réduire les coûts de réunion et tirer avantage du volume total de dépenses pour accroître le pouvoir d’achat.
Démarche de mise en œuvre
• Le client collabore avec American Express pour automatiser, analyser et fournir des conseils pour rationaliser le processus de rapprochement, accroître la visibilité des dépenses et mesurer le rendement
• Des lignes directrices cohérentes sont crées pour une meilleure transparence des dépenses de réunion afin de stimuler la conformité et suivre le rendement
• La saisie de données et l’affectation à l’avance de codes comptables sont automatisées pour rationaliser les paiements et le rapprochement, et accroître l’exactitude
• La communication est un élément clé de la réussite de la mise en œuvre d’une solution pour réunions
24
American Express utilise
une structure comptable
verticale pour soutenir
les processus de factur-
ation et de production de
rapports. Bien que votre
structure soit configurée
initial-ement au moment
de la mise en œuvre, ce
processus de configura-
tion est dynamique et
l’organigramme peut
être modifié avec la
croissance de votre
programme ou de votre
entreprise par fusions-
acquisitions. Votre
représentant American
Express vous aidera à
procéder à toute modifi-
cation de votre structure.
ÉTABLISSEMENT DE LA STRUCTURE DE VOTRE PROGRAMME
Compte de contrôle principal (CCP)
C’est le plus haut niveau de votre programme. Le numéro CCP est propre à votre compte et à la plateforme de carte (c’est-à-dire les Cartes affaires achats). Il permet de produire des rapports pour TOUTES les Cartes affaires achats émises dans le cadre de votre programme.
Comptes de contrôle élémentaire (CCE)
Ce compte est le niveau le plus bas de la structure qui regroupe vos titulaires de Carte et entraîne l’émission des Cartes. Chaque CCE est configuré avec des contrôles et caractéristiques spécifiques qui s’étendent à la Carte ou au compte. Un ou plusieurs administrateur(s) du programme sont affectés à la gestion de la Carte ou du compte dans un CCE.
Administration du programme
Compte de contrôle intermédiaire (CCI)
Ce groupement est utilisé pour la production de rapports. Les CCI peuvent contenir un ou plusieurs CCI ou CCE.
Compte de contrôle intermédiaire de paiement (CCI de paiement)
Il s’agit généralement du deuxième niveau de la structure de comptes de contrôle, correspondant au niveau de paiement. S’il existe de multiples niveaux de paiement, chacun sera généralement associé directement au CCP. Cependant, de multiples CCI de paiement peuvent être regroupés pour la production de rapports. Le nom du bénéficiaire au niveau du CCI de paiement est la personne qui recevra le relevé de facturation consolidé mensuel.
25
À propos des comptes de contrôle élémentaire (CCE)
Les mécanismes de contrôle ou caractéristiques ci-dessous déterminent les éléments de configuration des Cartes ou des comptes dans un CCE.
1. Catégorie de compte :indique si une Carte en plastique ou seulement un numéro de compte (sans Carte) sont émis (individuel, fournisseur, service, etc.) REMARQUE :American Express n’offre pas de protection contre la fraude sur des comptes avec ou sans Carte pour lesquels ne figure pas le nom d’une personne.
2. Gravure en relief : le nom de l’entreprise peut figurer ou nom sur les Cartes.
3. Distribution de la Carte : une distribution centrale des Cartes indique que les Cartes nouvelles, de remplacement ou de renouvellement doivent être envoyées à l’administrateur du programme (nom du destinataire au niveau du CCE) pour fins de distribution; ou encore ces Cartes peuvent être envoyées directement aux titulaires.
4. Paramètres comptables de la Carte par défaut : les Cartes peuvent être associées à des renseignements comptables par défaut (entreprise, centre de coûts, etc.)
5. Restrictions : trois types de restrictions, au choix, peuvent être appliquées aux CCE : restrictions propres aux secteurs d’activité, liste de fournisseurs privilégiés (LFP), code de catégorie de marchand (MCC).
6. Limites : des limites par mois et par opération peuvent être définies au niveau du CCE pour configuration par défaut ou peuvent être modifiées pour chaque titulaire de la Carte après que la Carte est émise ou que le compte est créé.
7. Envoi du relevé : cette option prévoit des relevés mensuels électroniques pour les titulaires de la Carte; ces derniers doivent s’enregistrer pour leurs relevés en ligne dans Mon compteMC
d’American Express.
8. Mois anniversaire : mois de renouvellement de la Carte.
9. Cycle de facturation :calendrier de production des relevés de facturation mensuels.
26
Votre représentant
American Express peut
vous assister dans la
sélection du cycle de
facturation lorsque
vous optez pour votre
programme Carte
affaires achats.
American Express
établira avec votre
entreprise des attentes
appropriées en matière
de délai de réception
des fichiers et rapports
et de rapprochement,
qui sont la clé dans la
sélection du cycle de
facturation idéal.
SÉLECTION D’UN CYCLE DE FACTURATION
Le cycle de facturation est le temps écoulé entre une date de relevé et la suivante. Le cycle de facturation de la Carte affaires achats est d’environ 30 jours. Il existe 10 cycles de facturation chaque mois, chacun à environ 3 jours d’intervalle.
La plupart des entreprises choisissent un cycle de facturation qui correspond à leurs dates de fin de mois ou de clôture des livres comptables. La date de clôture de cycle que vous sélectionnez a une incidence importante sur la facilité avec laquelle vous recevez, traitez et reportez des données dans votre grand livre ou votre système de comptes fournisseurs.
Le choix d’un cycle de facturation inapproprié peut entraîner le besoin de changer de cycle, ce qui est coûteux et long pour toutes les personnes touchées. Cela exigerait notamment que toutes les Cartes, tous les comptes et tous les comptes de contrôle soient annulés et que de nouvelles Cartes soient émises ou que de nouveaux comptes soient créés.
Administration du programme
27
Cycle
0
Cycle
1
Cycle
2
Cycle
3
Cycle
4
Cycle
5
Cycle
6
Cycle
7
Cycle
8
Cycle
9
Janv. 2 5 8 11 14 17 20 23 26 29
Févr. 1er 4 7 10 13 16 19 22 25 28
Mars 3 6 9 12 15 18 21 24 27 30
Avr. 2 5 8 11 14 17 20 23 26 29
Mai 2 5 8 11 14 17 20 23 27 30
Juin 2 5 8 11 14 17 20 23 26 29
Exemple de cycles de facturation
Voici un exemple des divers cycles de facturation et des dates de clôture de facturation connexes. Les dates sont approximatives et diffèrent légèrement à chaque mois/année.
28
ÉTABLISSEMENT DES MÉCANISMES DE CONTRÔLE DU PROGRAMME
Contrôles financiers
• Des mécanismes de contrôle financier peuvent être appliqués par opération ou par mois, dans le cas de tous les types de Carte affaires achats
• La limite par opération précise le montant d’achats pour chaque opération
• La limite par mois précise le montant qui peut être dépensé pour la totalité du cycle de facturation
• Les deux limites peuvent être changées de façon temporaire ou permanente par l’administrateur du programme dans le module Gestion de programme en ligne d’American Express @ Work
Contrôles internes
• Approbation par le supérieur des augmentations de limite permanentes
• Vérification par le supérieur des opérations mensuelles ou du relevé mensuel
• Vérifications périodiques
• Contrôle de la conformité aux lignes directrices, aux processus et aux exigences de conservation de documents
• Rapprochement du relevé mensuel
Options de contrôle liées aux fournisseurs
• American Express vous offre la possibilité d’ajouter des contrôles supplémentaires à l’égard du secteur d’activité, du fournisseur (liste des fournisseurs privilégiés) ou des produits et services (liste de codes MCC).
Restrictions par secteur d’activité
• Les restrictions par secteur d’activité permettent de bloquer les dépenses de voyage, d’hébergement, de restauration, d’essence ou de carburant et de location de voiture
• Ces restrictions par secteur d’activité peuvent être établies pour le CCE ou pour la Carte ou le compte
• Ces restrictions sont entièrement gérées dans la Gestion de programme en ligne d’American Express @ Work
Administration du programme
29
Fournisseurs ou secteurs d’activité interdits : liste de fournisseurs privilégiés (LFP) ou code de catégorie de marchand (MCC)
• Vous avez la possibilité d’inclure (autoriser) ou d’exclure (interdire) des achats en fonction de certains fournisseurs (LFP) ou de certains produits et services (liste de codes MCC)
• Les fournisseurs ou secteurs d’activité interdits sont établis pour l’entreprise (code d’entreprise) et peuvent l’être par défaut pour le CCE ou pour la Carte ou le compte
• Pour configurer, modifier ou annuler une liste de fournisseurs privilégiés ou une liste de codes MCC*, communiquez avec l’équipe de Soutien des administrateurs de programme American Express (1 866 568-0308)
* Remarque : il est possible d’interdire des fournisseurs ou des secteurs d’activité dans un même programme, mais il est impossible d’interdire les deux pour un même CCE , une même Carte ou un même compte. Voir la liste des codes MCC à l’annexe A.
30
Demande de Carte ou de compte
Deux options sont possibles pour demander la Carte affaires achats ou l’ouverture d’un compte :
• Demande effectuée par l’administrateur du programme dans American Express @ Work;
• Demande effectuée en ligne par l’employé.
Distribution ou activation de la Carte
Compte-Carte : lorsqu’une Carte est demandée, celle-ci est envoyée en fonction des renseignements de configuration associés à la Carte ou au CCE (distribution centralisée ou envoi direct des Cartes à leurs titulaires). Une fois la demande traitée par American Express, la ou les nouvelles Cartes sont reçues dans les 7 à 10 jours ouvrables suivants. Le titulaire de la Carte est tenu d’activer sa Carte en ligne ou en communiquant avec American Express.
Comptes sans Carte : une fois que l’administrateur a demandé la création du compte en ligne, un numéro de compte et une date d’expiration sont générés et peuvent être activés pour utilisation immédiate.
* Voir l’aperçu de l’activation de compte instantanée
Administration du programme
ÉMISSION DE LA CARTE OU CRÉATION DU COMPTE
* Pour l’obtention d’une Carte en cas d’urgence, communiquez avec les Services aux administrateurs de programme d’American Express au 1 866 568-0308 avec votre numéro de suivi d’état du jour même d’American Express @ Work.
31
1
Demande de
nouvelle Carte
2
Administrateur du
programme ou
approbateur
• Remplit la demande
• Vérifie la demande
• La présente à American
Express
3
American
Express
• Traite la demande
• Émet des numéros de
compte et de Carte
• L’administrateur de
programme se connecte à
American Express @ Work
• Il sélectionne Traiter les
demandes de Carte sous
comptes-Carte
• Il entre le numéro de
compte de contrôle
élémentaire et clique sur «
Continuer »
Demandes présentées par l’administrateur du programme
Ouvrez une session dans American Express @ Work. Sous « Comptes de Cartes », sélectionnez « Traiter les demandes de Carte », entrez le numéro du compte de contrôle élémentaire dans le champ « Envoyer une demande » et sélectionnez ensuite « Continuer ». Remplissez, vérifiez et envoyez la demande. Sur présentation, un numéro de Carte est généré, vous offrant l’option d’être activé immédiatement. Si une nouvelle Carte est émise, elle est envoyée dans les 7 à 10 jours ouvrables.
Le processus rationalisé est illustré ci-dessous – pour obtenir des instructions détaillées, consultez le site de démonstration American Express @ Workwww.americanexpress.ca/onlineprogrammanagementdemocanadafr
Voici la marche à suivre pour obtenir un numéro de compte activé instantanément :
32
Administration du programme
Activation instantanée de comptes-Cartes affaires achats pour une demande présentée par l’administrateur du programme
L’activation instantanée de comptes-Cartes affaires achats permet aux administrateurs de programme d’obtenir immédiatement un numéro de compte-Carte et une date d’expiration. Le titulaire du compte peut donc utiliser son nouveau numéro de Carte affaires achats encore plus rapidement.
Étape 2 : cliquer sur « Activer » à l’écran de confirmation après avoir envoyé la demande de Carte. Le délai de traitement moyen est généralement inférieur à 40 secondes. Lesystème fournit le numéro de compte-Carte affaires achats et la date d’expiration et la Carte sera prête à utiliser pour les opérations par téléphone, par la poste et en ligne seulement. (Si une carte est émise, il est recommandé de l’activer dès sa réception par le titulaire de la Carte.)
ÉMISSION DE LA CARTE OU CRÉATION DU COMPTE
Étape 1 : présenter une demande de Carte affaires achats par la Gestion de programme en ligne American Express @ Work au moyen de la fonctionnalité de traitement de demandes « Envoyer les demandes de Carte ».
33
Demandes envoyées par le titulaire
La configuration du traitement des demandes en ligne pour votre entreprise est un processus simple. À l’aide des outils fournis dans American Express @ Work, vous devez définir une clé d’accès (mot de passe alphanumérique généré par le système) pour chacun des comptes de contrôle élémentaire de votre entreprise. En fournissant la clé d’accès à un employé, celui-ci peut aller sur le site Web, entrer la clé et lancer le processus de demande de Carte. Vous économiserez ainsi un temps précieux et risquez moins d’entrer des données erronées. Si une nouvelle Carte est émise, elle est envoyée dans les 7 à 10 jours ouvrables.
* Pour l’obtention d’une Carte en cas d’urgence, communiquez avec les Services aux administrateurs de programme d’American Express au 1 866 568-0308 avec votre numéro de suivi d’état du jour même d’American Express @ Work.
* La demande de Carte en ligne n’est pas envoyée pour traitement à American Express à moins d’avoir été approuvée par l’administrateur du programme dans American Express @ Work.
Le processus rationalisé est illustré ci-dessous – pour obtenir des instructions détaillées, consultez le site de démonstration American Express @ Work www.americanexpress.ca/onlineprogrammanagementdemocanadafr
1
Nouveau
demandeur
• Reçoit la clé d’accès
• Visite le site Web :
www.americanexpress.ca/
atworkdemandedecarte
• Remplit et présente sa
demande en ligne
2
Administrateur du
programme
• Ouvre une session dans American Express @ Work pour afficher les demandes en cours
• Vérifie les demandes pour s’assurer qu’elles sont complètes et ajoute des renseignements, au besoin
• L’approuve et la présente à American Express
3
American
Express
• Traite la demande
• Émet la Carte
34
Demandes présentées par l’administrateur du programme
Compte-Carte : Lorsqu’une Carte est demandée, l’administrateur du programme communique aux demandeurs le délai de réception de la nouvelle Carte.
Compte sans Carte : Une fois que l’administrateur a demandé la création du compte en ligne, le numéro de compte et la date d’expiration doivent être communiqués à l’utilisateur désigné.
COMMUNICATION RELATIVE AUX CARTES ET AUX COMPTES
Administration du programme
Demandes envoyées par le titulaire
1. l’administrateur du programme fournit le code d’accès directement à l’employé ou au demandeur par courriel ou par lettre;
2. l’administrateur crée une liste de clés d’accès correspondant aux divers services sur l’intranet de l’entreprise, ou
3. l’administrateur fournit le code d’accès à un approbateur (directeurs de service, représentants des Ressources humaines, etc.) qui, à son tour, fournit cette clé de la façon citée en 1.
Comme les clés d’accès constituent essentiellement une autorisation de demander une Carte affaires achats, vous devez décider des modalités et des circonstances où ces clés sont fournies à des demandeurs potentiels.
Une fois la clé d’accès créée, il existe trois façons de la communiquer accompagnée de directives faciles à suivre sur l’envoi de la demande en ligne :
36
GESTION DU PROGRAMME – AMERICAN EXPRESS @ WORK
Fonctionnalité du module Gestion du programme @ Work
Gestion des comptes-
Cartes
• Annulation de Cartes (application immédiate; jusqu’à 20 transactions
simultanées; suppression d’une liste de Cartes inactives)
• Blocage ou rétablissement de Cartes bloqués
• Demande de Carte de remplacement
• Affichage de la structure associée à une Carte et transfert
• Ajustement temporaire ou permanent des limites de dépenses
• Mise à jour des profils de titulaire de la Carte
• Modification des renseignements comptables (jusqu’à 20 transactions
simultanées)
Surveillance des
dépenses et paiements
• Consultation des activités des titulaires de la Carte (renseignements sur les
opérations et les paiements) pour tous les comptes
Traitement des
demandes
• Présentation par l’administrateur du programme – demande en ligne au
nom d’un employé/demandeur (Carte affaires achats seulement)
• Présentation par les titulaires de Carte – demande en ligne par l’employé,
vérification et traitement de la demande par l’administrateur du programme
• Gestion des clés d’accès
Suivi de l’état • Vérification de l’état des demandes présentées
American Express @ Work est un portail d’affaires en ligne qui s’appuie sur la puissance d’Internet pour vous aider à gérer votre programme, à accéder aux rapports et à obtenir des renseignements de facturation et autres. L’administrateur du programme en est le principal utilisateur, mais d’autres peuvent avoir seulement accès, par exemple, à certaines sections du système, notamment pour des fins de production de rapports.
Pour vous inscrire à un atelier en ligne, allez au www.americanexpress.ca/formationenligne
Outils et rapports
37
L’administrateur de programme peut gérer
l’information comptable, les utilisateurs et les
permissions liées aux rôles, 24 heures sur 24,
7 jours sur 7
38
RAPPROCHEMENT FINANCIER
Outil de rapprochement Corporate Account Reconciliation (CAR) American Express @ Work
Grâce à l’outil CAR American Express @ Work, les clients peuvent gérer efficacement les processus comptables d’imputation et de rapprochement, intégrer automatiquement toutes les données relatives à leurs dépenses dans les systèmes financiers principaux de leur entreprise et bénéficier d’une visibilité accrue des différents types de dépenses (Carte affaires achats, Carte affaires achats pour réunions, Carte affaires, compte voyages d’affaires, etc.).
Avantages pour les employés
• Augmentation de la responsabilité des utilisateurs individuels. Les opérations sont affichées quotidiennement, ce qui permet aux titulaires de la Carte, aux supérieurs ou aux administrateurs/vérificateurs de consulter, de valider, d’ajouter des commentaires, de vérifier, d’approuver* et de réaffecter les dépenses quotidiennement ou au moment qui leur convient, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
• Réaffectation rapide des dépenses. Les utilisateurs peuvent accéder à la fonction de réaffectation en masse pour changer les codes de centre de coûts ou d’autres renseignements comptables pour de multiples opérations.
Les Cartes affaires
achats rationalisent les
comptes fournisseurs
par l’élimination des
factures et des chèques,
et facilitent l’achat et le
processus de paiement.
Pour veiller à ce que la
saisie de données et le
rapprochement soient
tout aussi transparents,
American Express offre
plusieurs options de
rapprochement, comme
l’outil Corporate Account
Reconciliation (CAR) ou
les fichiers de données
quotidiens ou mensuels.
Outils et rapports
* Remarque : l’approbation des opérations est une fonction optionnelle qui peut être activée ou désactivée à chaque site. Les clients doivent régler leur solde intégral, que l’opération ait été « approuvée » ou non.
39
Tools & Reporting
Maximisation du contrôle
• Niveaux d’accès multiples. CAR prévoit plusieurs niveaux d’accès pour soutenir les besoins de conformité et de supervision d’une entreprise. Par exemple, l’accès peut être configuré pour que les titulaires de la Carte puissent consulter l’information sur les opérations (dont les données détaillées fournies par les marchands de niveau 3), ajouter des codes de projet pour fins de suivi budgétaire et production de rapports spéciaux, modifier l’imputation comptable, fractionner la répartition par pourcentage ou par montant, et ajouter des observations pour enrichir la description des opérations.
• Les supérieurs des titulaires, les administrateurs de programme et de système ou les gestionnaires de centre de coûts ou de produits et services, à partir des codes de grand livre, peuvent gérer et suivre le processus d’approbation, télécharger des données par centre de coûts ou par projet et générer des rapports.
• Vérification et autorisation d’opérations. CAR prévoit quatre niveaux d’opérations et d’autorisations ou de vérification de cycle de facturation pour s’assurer que les titulaires ont passé en revue les dépenses portées à la Carte et que les supérieurs ou gestionnaires de centre de coûts ont autorisé les dépenses.
• Solide fonction de production de rapports. Obtenez des rapports CAR détaillés ou sommaires dans le module des rapports personnalisés American Express @ Work (www.americanexpress.ca/atworkouvrirunesession)
• Intégration personnalisée Nos conseillers, Mise en service – Technologie –Mondial (CMTM) travaillent avec les clients pour analyser leurs besoins d’affaires et configurer leurs codes comptables et leurs règles. Ils peuvent également créer des fichiers d’interface PRE à l’aide de notre générateur d’interfaces breveté, réduisant le temps de programmation informatique et les coûts des clients.
• Données améliorées Les données ajoutées par les utilisateurs pendant le processus de vérification et d’autorisation et des évaluations de taxes automatiques pour la tenue de livres sont mises à profit.
40
Outils et rapports
Économies assurées
• Mise en œuvre facile CAR est un outil Web de rapprochement mondial, qui permet une mise en œuvre à distance sur tout site, peu importe les systèmes de PRE ou financiers ou autres systèmes administratifs. Cette solution peut aider à économiser et à éliminer le besoin de se déplacer partout pour des installations et mises à niveau. Il n’est pas nécessaire d’installer un logiciel ou de gérer des mises à niveau.
• Données pertinentes Comme American Express exploite un réseau unique avec des relations directes avec les fournisseurs, nos données aident à améliorer l’exactitude et la fiabilité. Des options avancées de mappage et d’accès d’utilisateur final améliorent l’exactitude et réduisent le temps nécessaire au rapprochement des dépenses.
• Le service des Finances profitera instantanément d’une gestion efficace des données, car CAR élimine le besoin d’entrer manuellement les données sur les opérations et les autorisations dans le système des comptes fournisseurs. En même temps, il ajoute la capacité de consulter et de modifier les données en fonction de tout champ comptable, y compris le centre de coûts, en plus des renseignements standard sur les Cartes. Cela évite des entrées de journal longues et fastidieuses après la clôture.
42
Fichiers de données
Selon les exigences de vos services des Finances et de TI, vous pouvez choisir de recevoir un fichier de données mensuel ou quotidien avec l’information comptable par défaut (fichiers KR1022, KR1025 ou KR1075). Les clients utilisent ces fichiers pour télécharger des données sur les opérations dans leur système financier afin de créer des entrées de journal relatives au paiement de la facture consolidée ou pour les télécharger dans un module de rapprochement existant de leur système financier.
La méthode de transmission des fichiers de données est établie entre le service de TI du client et l’équipe des Transmissions électroniques d’American Express. Les types de fichiers transmis sont des fichiers de données standard reçus par le service de TI du client et téléchargés dans le système financier ou dans l’outil de rapports interne (entrepôt de données) à l’aide de protocoles définis par le client.
Le fichier KR1022 est le fichier mensuel des opérations facturées. Les fichiers KR1025 et KR1075 sont des fichiers quotidiensd’opérations non facturées. Le fichier KR1075 contient tout renseignement par ligne article saisi par un fournisseur (voir la section sur les données fournies par les marchands et l’acceptation de la Carte pour en savoir plus sur les données saisies par les fournisseurs).
Outils et rapports
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Accroître l’efficience et l’efficacité de votre programme Carte affaires achats
Gestion des Cartes
• Déterminez qui détient une Carte et assurez-vous qu’il s’agit des bonnes personnes
Surveillance de la conformité
• Repérez les soldes de Carte impayés et encouragez-en le paiement rapide pour réduire les frais moratoires
• Détectez toute dépense qui pourrait être inappropriée et rappelez aux titulaires de la Carte les lignes directrices et les processus de l’entreprise sur les achats
Repérez les occasions d’économies
• Cernez les fournisseurs avec lesquels vous pourriez négocier de meilleurs prix et découvrir des occasions de regrouper les dépenses
Analyse des habitudes de dépenses
• Analysez les dépenses de l’entreprise par secteur d’activité et par fournisseur en vue de rationaliser les lignes directrices sur les achats.
44
RAPPORTS
Information @ WorkMC
est une série de rapports
essentiels à la conception
intuitive qui constituent
pour vous une source
unique de renseig-
nements sur votre
programme. Après votre
inscription dans
Information @ Work,
vous recevrez automa-
tiquement une série
standard de rapports.
Pour des besoins
d’information plus
poussés, vous pouvez
également demander des
rapports personnalisés.
Outils et rapports
Information @ Work
L’ensemble de rapports essentiels est un simple groupe de rapports clé en main qui vous aide à gérer les comptes-Cartes, à contrôler la conformité et à analyser les dépenses afin de cerner des occasions d’économie. Voici en quoi consistent ces rapports : liste des titulaires de la Carte, activités des titulaires de la Carte, opérations refusées et dépenses par secteur d’activité. Ils sont transmis mensuellement dans American Express @ Work en deux formats pratiques :
• PDF préformaté dans une configuration simple;
• XLS qui vous permet de filtrer, trier et traiter les données pour fins d’analyse.
46
Rapports personnalisés
Les rapports personnalisés sont une solution Web de production de rapports entièrement interactive accessible dans American Express @ Work, qui vous permet de vérifier et de traiter les renseignements sur les Cartes. L’interface conviviale comporte les éléments clés suivants :
• Une seule liste de rapports qui vous offre un guichet unique d’accès à vos rapports
• Générateur de rapports simple qui vous permet de chercher des modèles de rapport, d’afficher des exemples de rapport et de les personnaliser facilement
• Puissant visionneur de rapports qui est une fonctionnalité perfectionnée mais conviviale, pour le traitement de vos données
• Programmateur de rapports pratique qui vous permet de planifier la production de rapports quotidiens, hebdomadaires ou mensuels
Outils et rapports
47
Le module Rapports personnalisés vous permet de sauvegarder des rapports que vous avez adaptés à vos besoins et même de les faire partager à d’autres utilisateurs de votre entreprise. Un certain nombre de modèles de rapports sont axés uniquement sur les dépenses et les mécanismes de contrôle liés à la Carte affaires achats.
• Limites presque atteintes : contrôle du respect des lignes directrices en prévoyant les dépenses qui pourraient être refusées parce que les titulaires de la Carte ont presque atteint leurs limites.
• Opérations refusées : contrôle des lignes directrices en passant en revue les renseigne-mentssur les opérations refusées de quelque nature que ce soit.
• Liste de titulaires de Carte – Code MCC ou listes de fournisseurs privilégiés : gestion des Cartes en tenant compte des catégories de marchand (codes MCC) bloqués et des listes de fournisseurs privilégiés. Ce rapport identifie les titulaires de la Carte associés à ces listes.
• Liste des codes ou des fournisseurs – Listes de MCC ou listes de fournisseurs privilégiés : gestion des Cartes en tenant compte des catégories de marchand (codes MCC) bloqués et des listes de fournisseurs privilégiés.
• Opérations par fournisseur avec renseignements par ligne article : contrôle du respect des lignes directrices en vérifiant les renseignements par ligne article fournis par ESP.
48
MON COMPTE ET RELEVÉS EN LIGNE
Les services en ligne
d’American Express
pour les titulaires de la
Carte sont appelés Mon
compteMC. Gratuit et
sécurisé, Mon compte
assure l’accès en ligne
aux renseignements
sur les comptes-Carte
et aux relevés de
facturation. Vous
pouvez vous y inscrire
en un rien de temps.
Votre entreprise
pourrait aussi
économiser et jouir
d’un contrôle optimal.
Grâce à l’accès en ligne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, aux renseignements sur les comptes et aux relevés de facturation, vos titulaires de Carte peuvent gagner du temps et contribuer à rationaliser le processus de rapprochement de votre entreprise.
Rapidité
• Facilité d’inscription et accessibilité
• Relevé mensuel pouvant être consulté de 24 à 48 heures après sa préparation
Commodité
• Accès en ligne aux relevés et aux renseignements sur les comptes, en tout temps et en tout lieu
• Sommaire des opérations courantes et passées de votre compte, et possibilité de récupérer les relevés archivés
• Affichage des dépenses à l’étranger en dollars canadiens
• Inscription aux alertes sur l’état du compte pour recevoir des rappels par courriel ou messagerie texte sur votre appareil sans fil sur le solde courant, les paiements reçus et les paiements exigibles
Respect de l’environnement
• Téléchargement des relevés en format CSV ou PDF
• Excellent moyen d’aider l’environnement en réduisant ou en éliminant le papier
Pour plus de renseignements, communiquez avec votre représentant American Express
Outils et rapports
49
Ressources Mon compte et inscription
Pour toute question sur Mon compte, appelez le centre d’assistance au 1 800 716-6661.
Pour activer de nouvelles Cartes et vous inscrire à Mon compte , allez au www.americanexpress.ca/activation ou, en anglais, au www.americanexpress.ca/activate.
Pour seulement vous inscrire à Mon compte, allez auwww.americanexpress.ca/ouvrirmoncompte ou, en anglais, au www.americanexpress.ca/myaccountlogin.
Comment American Express utilise-t-elle le protocole TLS?
American Express utilise actuellement le protocole TLS pour communiquer avec des milliers de domaines (adresses Internet) de centaines d’entreprises, partout dans le monde.
Quels sont les avantages?
Protection : les serveurs de courriel peuvent être configurés en fonction des paramètres de chiffrement du protocole TLS. Ce faisant, le risque de voir les renseignements confidentiels qui sont échangés se faire intercepter est réduit.
Chiffrement de tous les courriels échangés : lorsque le protocole TLS est utilisé, personne n’examine le contenu du message ni ne prend de décision pour déterminer s’il y a lieu de chiffrer le courriel.
Chiffrement des courriels en toute transparence : les deux parties (l’expéditeur et le destinataire) transmettent et reçoivent leurs messages de la même façon qu’actuellement.
Norme de l’industrie : les institutions financières ont de plus en plus tendance à utiliser le protocole TLS.
50
PROTOCOLE TRANSPORT LAYER SECURITY
Le protocole Transport
Layer Security (TLS)
permet d’envoyer des
messages en toute
sécurité entre deux
passerelles de courriel.
Une fois mis en œuvre,
ce protocole empêche
les tiers d’intercepter
clandestinement les
communications ou de
les modifier.
Outils et rapports
51
Fonctionnement de TLS
En raison de sa large diffusion, l’utilisation du protocole TLS devient plus facile, plus uniforme et plus concluante.
Le message chiffré parcourt Internet
jusqu’au domaine du client (client.com)
2
Pré[email protected] envoie un courriel à [email protected]
[email protected] reçoit le courriel de
Client.com reçoit le message, que
son serveur de courriel déchiffre
Le serveur de courriel American Express voit que le message est destiné à client.com et le chiffre
1
3
4
5
OUTIL DE CHIFFREMENT DU COURRIEL
Qu’est-ce que l’outil de chiffrement du courriel d’American Express?
L’outil de chiffrement du courriel d’American Express a recours à des technologies de chiffrement établies qui permettent de bien sécuriser les messages comportant des renseignements sensibles. American Express utilise cet outil pour envoyer des renseignements confidentiels à ses clients externes.
En outre, il aide à respecter les exigences réglementaires et à assurer la protection optimale des envois électroniques. Comme il s’agit d’une solution de sécurisation intégrale pour l’envoi de messages par courriel ou par appareil mobile, le risque de brèche de sécurité est nettement réduit.
Comment American Express l'utilise-t-elle?
Actuellement, des utilisateurs de différentes divisions d’American Express ont recours à l’outil de chiffrement du courriel pour transmettre des communications confidentielles à l’externe. Il s’agit du mode d’envoi privilégié de courriels pour les destinataires à l’externe qui ne gèrent pas leur propre passerelle ou qui échangent un faible volume de messages.
Quels sont les avantages?
• Aucun logiciel supplémentaire à installer : l’utilisateur n’a besoin d’aucun logiciel particulier de chiffrement ou de déchiffrement.
• Sécurisation maximale des courriels : l’outil met à profit des technologies qui ont fait leurs preuves en matière de protection des communications.
• Conformité : l’outil est conforme aux exigences en matière de preuve électronique et à d’autres exigences liées à la sécurisation des courriels (ex. : analyseur de virus, prévention contre la perte de données).
• Gestion aisée : il n’est plus nécessaire de stocker les clés de chiffrement.
Outils et rapports
52
53
Les utilisateurs d’American Express peuvent marquer leurs courriels afin qu’ils soient chiffrés au moment de composer le message au sein même de leur outil de courriel en choisissant l’option d’envoi « Encrypt to Internet ». Une fois marqué, le message est chiffré, puis envoyé au destinataire choisi.
Employé
Réseau American Express
Serveur de prévention de
perte de données de
courrier électronique
Serveur de courrier électronique sécurisé
• Moteur de chiffrement de courrier électronique
• Site Web de courriel chiffré
Passerelle de courriel TW
Passerelle de courriel étendue
Destinataire
Non chiffréTransmission du courriel
ChiffréTransmission du courriel
SMTP
Internet
Fonctionnement de l’outil de chiffrement du courrier électronique d’American Express
Une fois que le destinataire se connecte à l’outil Internet, le courriel chiffré est déchiffré et présenté dans une fenêtre sécurisée de navigateur. L’outil Internet permet également au destinataire de répondre en toute sécurité à l’expéditeur d’American Express.
Les courriels chiffrés sont assujettis au même filtre de sécurité en vigueur pour les courriels standard envoyés aux destinataires d’American Express. Voici quelques exemples de filtres de sécurité : filtre anti-pourriel, logiciel antivirus et blocage de certains types de pièces jointes et de langage inapproprié.
Serveurs Notes
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PRATIQUES OPTIMALES LIÉES À LA CARTE AFFAIRES ACHATS
Croissance du programme
Outre les pratiques
optimales dont cette
section fait état,
assurez-vous d’obtenir
l’adhésion de la haute
direction, notamment
d’un responsable de
niveau supérieur, afin
d’assurer une plus
grande visibilité du
programme, de faciliter
des décisions rapides
et d’adopter des
changements dans les
processus de votre
entreprise.
Objectifs du programme
• Bien comprendre les processus d’achat existants avant de commencer.
• Fixer les objectifs qui correspondent aux objectifs globaux et d’approvisionnement de l’entreprise (c.-à-d. réduction du nombre d’opérations par chèque, amélioration de la gestion des fournisseurs, diminution des coûts d’approvisionnement ou de financement, réduction de la durée du cycle d’achat, accroissement de la satisfaction des employés et amélioration du contrôle des dépenses, par exemple).
• Choisir des paramètres qui correspondent à ses objectifs, et qui sont faciles à calculer et à recueillir.
• Attribuer des responsabilités en matière de suivi et de communication des résultats.
• Établir une démarche simple! Ne faire le suivi que de quelques paramètres.
• Fournir des objectifs bien étoffés les communiquer clairement à tous les principaux participants.
Lignes directrices et processus
• Élaborer des lignes directrices qui établissent la structure globale du programme et cadrent bien avec les autres lignes directrices en matière d’approvisionnement.
• Au fil de la croissance et de l’évolution du programme, effectuer un examen périodique des processus et du respect des lignes directrices, ainsi qu’une vérification et un ajustement des lignes directrices est recommandé.
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• Créer une demande de Carte, une convention et un formulaire d’accusé de réception de la Carte bien définis (demandes présentées par l’administrateur du programme seulement), énonçant les conditions que le titulaire de Carte doit respecter, comprenant les éléments suivants : lignes directrices sur la Carte, directives d’utilisation normale, d’utilisation abusive et d’application, renseignements sur la distribution des comptes, signature des titulaires, des chefs de service et directeurs et de l’administrateur du programme.
« Une communication efficace est cruciale pour
obtenir l’adhésion des gens aux changements
de processus associés avec la mise en œuvre
d’un programme de carte d’achats. Votre
entreprise doit communiquer l’analyse de
rentabilité de la carte d’achats, en adaptant le
message à chaque public cible. »
– National Association of
Purchasing Card Professionals
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Croissance du programme
Stratégies associées au titulaire de Carte ou de compte
« Les entreprises les plus performantes ont sensibilisé
leurs fournisseurs aux gains d’efficacité optimaux permis par des
paiements électroniques, comme des améliorations du fonds de
roulement et des paiements plus rapides ainsi qu’une validation en
temps réel des erreurs et la capacité d’afficher les factures et l’état
des paiements dans un portail sécurisé. »
– E-Payables: Electronic Payables – Reduce Your Payables
processing Costs, Aberdeen Group, 2009
• Choisir soigneusement les titulaires de compte initiaux aide à assurer la réussite du programme; cela permet aussi de peaufiner le programme de façon proactive et de résoudre rapidement d’éventuels problèmes. Une mauvaise sélection de ces titulaires initiaux accroît le risque de « projets pilotes perpétuels » et de résistance au programme.
• Choisir les employés qui demandent le plus fréquemment des chèques ou qui achètent le plus souvent les produits et services sélectionnés pour le programme. Le programme Carte affaires achats s’avère plus avantageux lorsque le titulaire de Carte est l’utilisateur effectif du bien ou du service.
• Opter pour des employés qui sont respectés. Ces employés sont à même de promouvoir le programme auprès des collègues de travail, au-delà de la phase pilote.
• Sélectionner les employés, les usines ou les sites qui seront les plus difficiles à convaincre. Les clients les plus difficiles ont tendance à être les meilleurs défenseurs du programme après que celui-ci a fait ses preuves auprès du groupe.
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• Déterminer les fournisseurs potentiels à inclure dans votre programme en analysant votre base de données existantes ou votre système financier et élaborer un plan d’action précis à appliquer en priorité.
• Choisir les fournisseurs privilégiés parmi ceux qui affichent un volume élevé (en nombre d’opérations ou en valeur totale) et les fournisseurs non privilégiés parmi ceux qui affichent un volume faible.
• Sélectionner des fournisseurs qui acceptent déjà la Carte American Express, s’il y a lieu. Cela permet de réduire le temps de mise en œuvre et permet l’implantation plus rapide du programme. Ces fournisseurs ont déjà reçu de la formation et certains sont dotés de systèmes directement intégrés à ceux d’American Express.
• Établir des partenariats stratégiques avec les fournisseurs accroît le pouvoir de négociation avec des fournisseurs privilégiés et peut mener à une réduction global des prix d’achat.
• Jouer un rôle actif dans l’approche, la sensibilisation, l’adhésion et la formation des fournisseurs.
Stratégies associées aux fournisseurs
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• Établir des critères et processus de vérification clairs et promouvoir l’utilisation de la Carte par une communication efficace des lignes directrices et l’instauration de mesures correctives.
• Établir des lignes directrices de contrôle interne en précisant les responsabilités de base de chaque groupe de l’entreprise qui participe au programme (titulaires de Carte, Comptabilité, Achats, directeur de service ou de centre de coûts et administrateur du programme).
• Suivant les stratégies relatives aux types de compte et aux fournisseurs, déterminer des seuils de dépense appropriés; choisir aussi les achats et les fournisseurs à exclure du programme. Définir les aspects clés en matière de conformité (taxes, fournisseurs privilégiés, rapprochement, processus internes, etc.).
• Utiliser les rapports et les données sur les opérations d’American Express pour vous aider à vérifier le respect des lignes directrices.
• Les vérifications initiales doivent notamment établir si les lignes directrices et méthodes ont été bien comprises et bien appliquées par les utilisateurs finaux.
• Lorsque le programme est pleinement en service, des vérifications périodiques des données sur les opérations doivent avoir lieu pour s’assurer de leur exactitude et de leur exhaustivité.
Vérification/Contrôle/Conformité
Croissance du programme
Stratégies associées au type de Carte
• Utiliser la Carte pour acheter les articles ou régler les factures des fournisseurs à volume élevé des opérations, ainsi que pour les opérations de grande valeur auprès des fournisseurs stratégiques clés.
• Sélectionner le type de compte approprié.
• Utiliser la Carte ou le compte pour toutes les opérations qui sont actuellement facturées de façon groupée et qui exigent un traitement administratif de ventilation dans les divers comptes.
• Implanter la Carte là d’où proviennent le plus de demandes de chèques, de bons de commandes ou de factures.
Système financier et données
• Établir les exigences en matière de système financier pendant la phase de conception du programme, notamment pour le processus de mappage (téléchargement des données sur les opérations Carte affaires achats de l’outil de rapprochement et importation dans le système financier de l’entreprise, comme le grand livre).
• Communiquer ses exigences en matière de données financières à American Express : elles font partie intégrante de la conception et de la structuration du compte.
• Définir un processus efficace de modifications ou de corrections des données de la Carte affaires achats avant leur importation dans le système financier.
• Apporter des améliorations optimales aux processus en confiant au titulaire de la Carte ou du compte la responsabilité du rapprochement des données sur les opérations.
• Définir le processus de paiement à l’émetteur de la Carte
• Prévoir une interface directe des données de Carte avec les Comptes fournisseurs ou avec le grand livre par l’intermédiaire du module d’interface CAR ou d’un fichier de données. Ce processus évite au personnel de la Comptabilité et des Comptes créditeurs d’avoir à traiter quotidiennement les opérations et permet de l’affecter à des tâches comportant plus de valeur ajoutée.
Croissance du programme
Conformité avec les exigences fiscales
• Faire participer vos conseillers fiscaux tôtdans le processus de mise en œuvre de votre programme Carte affaires achats.
• Élaborer des lignes directrices d’entreprise pour le traitement des taxes de vente sur les opérations générées par des fournisseurs de niveau 1. À l’aide de notre outil de rapprochement, American Express peut évaluer les taxes en fonction de la province du marchand ou du titulaire, ou désactiver la fonction de calcul des taxes.
• Recommander que les fournisseurs privilégiés soient désignés « de niveau 3, Carte affaires achats » pour permettre la saisie des taxes de vente effectives et d’autres renseignements.
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• Les exigences en matière de données et de rapports doivent être déterminées tôt dans la phase de conception du compte; il faut établir une solide « structure » qui constitue la base des rapports d’American Express.
• La gestion de programme est à son mieux lorsque la technologie et l’automatisation remplacent un traitement manuel coûteux et susceptible de donner lieu à des erreurs. La technologie accroît l’efficacité et le contrôle.
• Le rôle de l’équipe des technologies du client doit être clairement défini et les ressources, allouées en conséquence.
• L’utilisation de champs de données de titulaire de Carte définis par le client (code d’employé, centre de coûts, champ universel) conjointement avec l’outil Corporate AccountReconciliation peut faciliter l’intégration des données dans vos systèmes financiers ou de grand livre.
• Utiliser le champ de référence de titulaire de Carte pour les fournisseurs de point de vente de niveau 3 afin de qualifier davantage l’opération (c.-à-d. modifier les paramètres comptables de base par défaut pour les titulaires de Carte qui achètent pour de multiples centres de coûts, ou saisir le numéro de bon de commande, de demande, de bon de travail, de projet, etc.).
• Communiquer les exigences en matière de données propres au client aux fournisseurs qui ont été habilités à saisir des données de niveau 3, au moyen de séminaires de fournisseur, de formation individuelle, etc. Fournir de la rétroinformation rapide aux fournisseurs sur l’exactitude de la saisie de données au point de vente.
Exigences en matière de données
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EXEMPLES DE PRODUITS ET SERVICES APPROPRIÉS
Croissance du programme
Publicité Conférences Graphisme
Architecte Consultants Services de surveillance
Audiovisuel Main-d’œuvre contractuelle Quincaillerie
Accessoires d’automobile Photocopieuses Fournitures industrielles
Roulements Copies Frais d’Internet
Livres Contrats d’entreprise Fournitures d’entretien ménager
Fournitures de construction Services de messagerie Fournitures de laboratoire
Cartes d’affaires Fournitures électriques Services juridiques
Formulaires commerciaux Électronique Lingerie
Services de traiteur Services de placement Vins et spiritueux
Cellulaires Exterminateur Serrurier
Produits chimiques 407ETR (péages routiers) Bois d’œuvre
Nettoyeur Télécopieurs Magazines
Service de café Fournitures de télécopie Services postaux
Matériel informatique Services financiers Contrats d’entretien
Périphériques d’ordinateur Parc automobile Fournitures d’entretien
Logiciels Transport de marchandises Adhésion à des clubs
Fournitures informatiques Rapports au gouvernement Équipement de déménagement
Fournitures de bureau Sécurité Services publics
Poste / Expédition du jour au
lendemainSystèmes de sécurité Réparation de véhicules
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Stationnement Fournitures d’expédition Vétérinaire
Périodiques Fournitures de bureau Grossiste informatique
Achats de petite caisse EntreposageGrossiste en matériaux de
construction
Photocopies AbonnementsGrossiste en biens de
consommation durables
Matériel photo FournituresGrossiste en appareils
électriques
Services d’établissements Télécommunications
Grossiste en transport
industriel de matériel
électronique
Équipement de plomberie TéléphoneGrossiste en pièces
électroniques
Timbres Main-d’œuvre temporaireGrossiste en produits agro-
alimentaires
Impression Péage de pont et de routeGrossiste en fournitures
médicales
Honoraires professionnels OutilsGrossiste en biens de
consommation non durables
Publications Services de remorquageGrossiste en fournitures de
bureau
Tenue de documents Foires commerciales Grossiste en produits pétroliers
Réinstallation FormationGrossiste en plomberie-
chauffage (CVAC)
Équipement de sécurité Uniformes
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Niveau 1 (fournisseurs détaillants)
Information de base sur les opérations
• Date
• Nom de fournisseur et numéro de marchand
• Montant ($)
• Code postal et adresse civique du marchand
DONNÉES FOURNIES PAR LES MARCHANDS ET
ACCEPTATION DE LA CARTE
Il existe deux niveaux de saisie de données par les
fournisseurs pour les opérations d’American Express : le
niveau 1 et le niveau 3. Les données qu’un fournisseur peut
transmettre dépendent du matériel de pointe de vente qu’il
utilise pour traiter les opérations.
• Taxe de vente
• Champ de données variable défini par le client (« champ de référence de titulaire de Carte ») limité à 17 caractères
• Numéro de bon de commande, code de centre de coût ou code comptable OU
• Nom du demandeur OU
• Numéro d’identification aux fins de l’impôt
Croissance du programme
• Code postal de l’adresse du destinataire
• Numéro de référence du fournisseur – numéro de commande ou de facture (pour fins de rapprochement)
• Description de l’article
• Prix unitaire
• Quantité
• Transport et manutention
• Code de type de taxe
• Code de référence de fournisseur
Niveau 3 (renseignements par ligne article)
Toutes les données de niveau 1 plus…
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SOLUTION DE PAIEMENT ÉLECTRONIQUE
INTERENTREPRISE
Plateforme de paiements (PDP)
American Express peut rationaliser votre processus de paiement existant au moyen d’une plateforme Web automatisée qui offre une véritable solution de paiement pour l’acheteur. Le module de paiement PDP permet une transition rapide aux paiements électroniques en tirant profit de votre technologie existante.
Réduction des coûts et hausse de l’efficacité
• Automatisation des paiements avec une participation minimale du service de TI et accroissement du RCI investissements actuels en technologie
• Accès en ligne à l’état des paiements effectués aux fournisseurs et à l’historique des paiements
• Automatisation du rapprochement avec votre système de planification des ressources et vos fournisseurs
Amélioration du contrôle et du respect des lignes directrices
• Approbation des opérations avant le paiement au moyen des méthodes de travail existantes
• Conformité aux règles de l’entreprise relatives aux types de dépenses
• Amélioration de la sécurité des paiements par la réduction des risques de fraude par chèque et par le masquage de numéro de compte
Optimisation du fonds de roulement
• Hausse du délai moyen de règlement
• Réduction de la volatilité des flux de trésorerie et amélioration des cycles d’exploitation
• Réduction des besoins en fonds de roulement et en dépenses d’intérêts
Pour en savoir plus, communiquez avec votre représentant American Express ou envoyez un courriel à [email protected]
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Matériel de communication
MODÈLE DE PLAN DE COMMUNICATION AUX EMPLOYÉS – APERÇU GÉNÉRAL
La présente section contient un aperçu des modèles de plans de communication que vous
pouvez utiliser comme guides au moment de créer des communications pour informer vos
employés et fournisseurs de votre nouveau programme. Les exemples de lettres et de
courriels associés à chaque étape de ces plans ont aussi été conçus pour vous. Pour vous
procurer les copies électroniques des plans complets et des exemples de communications qui
y sont associés, veuillez communiquer avec votre représentant American Express.
Plan de communication aux employés
– Aperçu général
Raison d’être
Le présent plan de communication fournit des instructions et des modèles qui vous aideront
à présenter aux employés de votre entreprise les avantages et les lignes directrices de votre
nouveau programme Carte affaires achats American Express.
Objectif
Ce plan vise à responsabiliser vos employés en ayant recours à des moyens de
communication efficaces qui leur permettront de comprendre le programme, ce qui
simplifiera l’adoption du programme tout en augmentant l’utilisation de la Carte. Vous serez
ainsi sur la bonne voie pour mettre en œuvre le programme de façon transparente et sans
problème.
Personnes
visées
Même si les employés n’utiliseront pas directement le présent document, ils seront
sensibilisés au programme au cours des cinq phases du plan de communication.
Calendrier
Pour garantir la plus grande participation des employés possible, nous vous suggérons de
leur transmettre les communications visées sur une période de cinq semaines. Ce plan
assurera la diffusion continue d’information pendant les quatre semaines qui précèderont le
lancement du programme et au cours de la première semaine de son déploiement.
Moyens de
communication
Il est extrêmement important de choisir le bon moyen pour communiquer les objectifs du
programme à vos employés, particulièrement quand il s’agit d’en déterminer la progression
et la réussite. Voici quelques suggestions de moyens de communication :
Courriel et courrier interne;
site intranet;
bulletins, etc.
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Délai avant le
lancementPhases de communication Contenu
5 SEMAINES Annonce de l’adoption du
programme et aperçu du
programme
Aperçu général du nouveau programme et
énumération des avantages offerts à l’entreprise et à
l’employé, qui comprend le soutien du programme
par un haut dirigeant.
4 SEMAINES Votre nouvelle Carte affaires
achats American Express
Éléments clés de la demande d’adhésion, de la
livraison ou réception, de l’activation et de l’utilisation
de la nouvelle Carte affaires achats American
Express.
3 SEMAINES Guide des lignes directrices et des
processus
Synthèse des lignes directrices et des processus
internes que les employés et les administrateurs de
programme doivent respecter pour que le
déploiement du programme soit réussi.
2 SEMAINES Réception de la nouvelle Carte et
séances de formation des
nouveaux titulaires
Réception des nouvelles Cartes affaires achats
American Express par les employés et
communication des séances de formation nécessaire
pour les titulaires.
SEMAINE DE
LANCEMENT
Lancement du programme Résumé des principaux messages diffusés dans les
communications antérieures et ajout de
renseignements, le cas échéant.
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Plan de communication aux fournisseurs
– Aperçu général
Raison d’être
Le présent plan de communication fournit des instructions et des modèles qui vous
aideront à présenter à vos fournisseurs les avantages et les lignes directrices de votre
nouveau programme Carte affaires achats American Express.
Objectif
Ce plan vise à informer vos fournisseurs en ayant recours à des moyens de
communication efficaces qui leur permettront de comprendre le programme et d’en
simplifier l’adoption. Vous serez ainsi sur la bonne voie pour mettre en œuvre le
programme de façon transparente et sans problème.
Personnes viséesMême si les fournisseurs n’utiliseront pas directement le présent document, ils seront
sensibilisés au programme au cours des différentes phases du plan de communication.
Calendrier
Afin de garantir l’adhésion la plus élevée des fournisseurs, il est fortement recommandé
que les activités de communication soient centrées en fonction de votre calendrier de
mise en œuvre. Ce plan assurera la diffusion continue d’information pendant les
semaines qui précèderont le lancement du programme et au cours de la première
semaine de son déploiement.
MODÈLE DE PLAN DE COMMUNICATION AUX
FOURNISSEURS – APERÇU GÉNÉRAL
Matériel de communication
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Phases de
communicationContenu
Adhésion au
programme et
annonce du
programme
(obligatoire)
Une lettre d’adhésion ou d’annonce est l’occasion pour votre entreprise de mettre vos
fournisseurs au courant des motifs pour lesquels vous utiliserez le nouveau programme
Carte affaires achats American Express. Elle doit également se concentrer sur les
avantages que les fournisseurs peuvent attendre de ce changement et sur toute mesure
qu’ils doivent prendre pour contribuer à la réussite de votre nouveau programme.
Cette lettre comprendra les éléments d’information suivants :
La Carte affaires achats remplace votre processus approvisionnement-paiement
existant
Les avantages pour le fournisseur de l’acceptation de la Carte American Express
(rationalisation du processus de paiement, réduction du temps de cycle et diminution
des coûts de traitement pour l’entreprise comme pour le fournisseur, etc.
La date de début de la transition vers le nouveau programme American Express
Les mesures à prendre pour que le fournisseur soit prêt à participer à votre programme
o Fournisseur établi – c’est-à-dire qui accepte déjà la Carte American Express et dont
le processus d’approvisionnement est déjà défini en conséquence; ou
o Fournisseur non établi – c’est-à-dire qui n’accepte pas encore la Carte; lui
transmettre les coordonnées des Services aux marchands American Express pour
la mise en service; et
o Informer le fournisseur du niveau de données saisies au point de vente dont vous
avez besoin.
Moyens de
communication
Poste
Courriel
Télécopieur
Téléphone
Matériel de communication aux employés et aux fournisseurs supplémentaire offert en version électronique :
• Modèle d’accusé de réception pour le titulaire de la Carte
• Exemple de communication concernant l’adhésion au programme et l’annonce du programme
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Codes MCC
Annexe
MCC Description
742 SOINS VÉTÉRINAIRES
743 PRODUCTEURS DE VIN
744 PRODUCTEURS DE CHAMPAGNE
763 COOPÉRATIVES AGRICOLES
780 AMÉNAGEMENT PAYSAGER ET HORTICULTURE
1520 ENTREPRENEURS GÉNÉRAUX – CONSTRUCTIONS RÉSIDENTIELLES ET COMMERCIALES
1711 PLOMBERIE, CHAUFFAGE ET CLIMATISATION
1731 ENTREPRENEURS EN ÉLECTRICITÉ
1740 ENTREPRENEURS EN MAÇONNERIE, CÉRAMIQUE, CARRELAGE, PLÂTRAGE ET ISOLATION
1750 ENTREPRENEURS EN MENUISERIE
1761 ENTREPRENEURS EN TOITURE, BARDAGE ET TRAVAIL DU MÉTAL EN FEUILLE
1771 ENTREPRENEURS EN BÉTONNAGE
1799 ENTREPRENEURS EN SECOND ŒUVRE – NON CLASSÉ AILLEURS
2741 ÉDITION ET IMPRESSION
2791 COMPOSITION, PRÉPARATION DES PLAQUES ET SERVICES CONNEXES
2842 SERVICES DE NETTOYAGE, DE POLISSAGE ET DE DÉSINFECTION SPÉCIALISÉS
4011 CHEMINS DE FER
4111 TRANSPORT DE PASSAGERS – LOCAL ET BANLIEUE, Y COMPRIS LES TRAVERSIERS
4112 TRAIN DE PASSAGERS
4119 SERVICES AMBULANCIERS
4121 TAXIS ET LIMOUSINES
4131 TRANSPORT PAR AUTOBUS
4214SERVICES DE FRET DE COURTE ET DE LONGUE DISTANCES, SERVICES DE DÉMÉNAGEMENT ET
D’ENTREPOSAGE ET LIVRAISON LOCALE
71
MCC Description
4215 SERVICES DE MESSAGERIE – PAR VOIE AÉRIENNE OU TERRESTRE, ET GROUPEURS
4225 ENTREPOSAGE ET STOCKAGE PUBLIC – PRODUITS AGRICOLES OU RÉFRIGÉRÉS ET ARTICLES MÉNAGERS
4411 BATEAUX À VAPEUR OU DE CROISIÈRE
4457 CRÉDIT-BAIL ET LOCATION DE BATEAUX
4468 PORTS DE PLAISANCE, MATÉRIEL ET SERVICES MARINS
4511 TRANSPORTEURS AÉRIENS
4582 AÉROPORTS, AÉRODROMES ET AÉROGARES
4722 AGENCES DE VOYAGES ET FORFAITISTES
4784 PÉAGE DE PONT ET DE ROUTE
4789 SERVICES DE TRANSPORT – NON CLASSÉ AILLEURS
4812 VENTE DE TÉLÉPHONE ET DE MATÉRIEL DE TÉLÉCOMMUNICATION
4814SERVICES DE TÉLÉCOMMUNICATION, Y COMPRIS LES APPELS LOCAUX ET LES INTERURBAINS, LES APPELS
PAR CARTE DE CRÉDIT ET LES APPELS AU MOYEN DE TÉLÉPHONES POUVANT LIRE LES BANDES
MAGNÉTIQUES, ET SERVICES DE TÉLÉCOPIE
4815 FACTURATION MENSUELLE DE FRAIS DE TÉLÉPHONIE
4816 SERVICES D’INFORMATION ET RÉSEAUX INFORMATIQUES
4821 SERVICES DE TÉLÉGRAPHIE
4829 VIREMENTS TÉLÉGRAPHIQUES ET MANDATS
4899 TÉLÉVISION PAR CÂBLE OU AUTRES SERVICES DE TÉLÉVISION PAYANTS
4900 SERVICES PUBLICS - ÉLECTRICITÉ, GAZ, AQUEDUC ET ÉGOUTS
5013 PIÈCES NEUVES ET ACCESSOIRES – AUTOMOBILE
5021 MOBILIER DE BUREAU ET AUTRE MOBILIER POUR ENTREPRISES
5039 MATÉRIAUX DE CONSTRUCTION – NON CLASSÉ AILLEURS
5044 MATÉRIEL DE BUREAU, DE PHOTOGRAPHIE, DE PHOTOCOPIE ET DE MICROFILM
5045 ORDINATEURS, PÉRIPHÉRIQUES ET LOGICIELS
5046 MATÉRIEL COMMERCIAL – NON CLASSÉ AILLEURS
72
MCC Description
5047 MATÉRIEL ET FOURNITURE D’HÔPITAUX – DENTAIRE, MÉDICAL, OPHTALMIQUE ET DE LABORATOIRE
5051 PARCS ET CENTRES À FERRAILLE
5065 PIÈCES ET ACCESSOIRES ÉLECTRIQUES
5072 ARTICLES DE QUINCAILLERIE
5074 PLOMBERIE ET CHAUFFAGE
5085 FOURNITURE INDUSTRIELLE – NON CLASSÉ AILLEURS
5094 PIERRES ET MÉTAUX PRÉCIEUX, MONTRES ET BIJOUX
5099 BIENS DURABLES – NON CLASSÉ AILLEURS
5111 FOURNITURE ET PAPETERIE
5122 MÉDICAMENTS ET PRODUITS PHARMACEUTIQUES DIVERS
5131 TISSUS, MERCERIE ET AUTRES ACCESSOIRES DE COUTURE
5137 UNIFORMES ET VÊTEMENTS COMMERCIAUX – HOMMES, FEMMES ET ENFANTS
5139 CHAUSSURES POUR COMMERCE
5169 PRODUITS CHIMIQUES ET PRODUITS ANALOGUES – NON CLASSÉ AILLEURS
5172 PÉTROLE ET PRODUITS PÉTROLIERS
5192 LIVRES, MAGAZINES ET JOURNAUX
5193 FOURNITURE POUR FLEURISTES ET POUR PÉPINIÉRISTES, FLEURS
5198 PEINTURE, VERNIS ET ACCESSOIRES CONNEXES
5199 BIENS NON DURABLES – NON CLASSÉ AILLEURS
5200 MAGASINS-ENTREPÔTS D’ARTICLES POUR LA MAISON
5211 DÉTAILLANTS – BOIS ET MATÉRIAU DE CONSTRUCTION
5231 DÉTAILLANTS – VERRE, PEINTURE ET PAPIER PEINT
5251 QUINCAILLERIES
5261 DÉTAILLANTS – PRODUITS POUR LE JARDIN OU LA PELOUSE, Y COMPRIS LES PÉPINIÈRES
5271 DÉTAILLANTS – MAISONS MOBILES
Annexe
73
MCC Description
5300 CLUBS-ENTREPÔTS
5309 BOUTIQUES HORS TAXES
5310 MAGASINS À RABAIS
5311 GRANDS MAGASINS
5331 MAGASINS POPULAIRES
5399 MAGASINS GÉNÉRAUX
5411 ÉPICERIES ET SUPERMARCHÉS
5422 FOURNISSEURS DE VIANDE POUR CONGÉLATEUR ET COMPARTIMENT RÉFRIGÉRÉ
5441 DÉTAILLANTS – BONBONS, NOIX ET CONFISERIES
5451 MAGASINS DE PRODUITS LAITIERS
5462 BOULANGERIES
5499 DÉTAILLANTS D’ALIMENTS DIVERS – DÉPANNEURS ET MARCHÉS DE SPÉCIALITÉ
5511CONCESSIONNAIRES AUTOS ET CAMIONS (NEUFS ET D’OCCASION) – VENTE, SERVICES, RÉPARATIONS,
PIÈCES ET CRÉDIT-BAIL
5521CONCESSIONNAIRES AUTOS ET CAMIONS (D’OCCASION SEULEMENT) – VENTE, SERVICES, RÉPARATIONS,
PIÈCES ET CRÉDIT-BAIL
5531 DÉTAILLANTS – ACCESSOIRES POUR L’AUTO ET LA MAISON
5532 MAGASINS DE PNEUS POUR AUTOMOBILES
5533 MAGASINS DE PIÈCES ET D’ACCESSOIRES POUR AUTOMOBILES
5541 STATIONS-SERVICE (AVEC OU SANS SERVICES CONNEXES)
5542 POMPES À ESSENCE AUTOMATISÉES
5551 CONCESSIONNAIRES DE BATEAUX
5561 CONCESSIONNAIRES DE ROULOTTES ET DE REMORQUES UTILITAIRES ET RÉCRÉATIVES
5571 CONCESSIONNAIRES ET MAGASINS DE MOTOCYCLETTES
5592 CONCESSIONNAIRES D’AUTOCARAVANES
5598 CONCESSIONNAIRES DE MOTONEIGES
5599 AUTRES CONCESSIONNAIRES (AUTOMOBILES, AVIONS ET ÉQUIPEMENT DE FERME) – NON CLASSÉ AILLEURS
74
MCC Description
5611 BOUTIQUES DE VÊTEMENTS ET D’ACCESSOIRES POUR GARÇONS ET HOMMES
5621 BOUTIQUES DE PRÊT-À-PORTER POUR FEMMES
5631 BOUTIQUES D’ACCESSOIRES ET DE SPÉCIALITÉ POUR FEMMES
5641 BOUTIQUES DE VÊTEMENTS POUR ENFANTS
5651 BOUTIQUES DE VÊTEMENTS POUR TOUTE LA FAMILLE
5655 BOUTIQUES DE VÊTEMENTS DE SPORT ET D’ÉQUITATION
5661 MAGASINS DE CHAUSSURES
5681 PELLETERIES ET MAGASINS DE FOURRURE
5691 BOUTIQUES DE VÊTEMENTS POUR HOMMES ET FEMMES
5697 TAILLEURS, COUTURIERS (Y COMPRIS RACCOMMODAGE ET RETOUCHES)
5698 MAGASINS DE PERRUQUES ET DE POSTICHES
5699 MAGASINS DE VÊTEMENTS ET D’ACCESSOIRES DIVERS
5712MAGASINS ET FABRICANTS DE MEUBLES ET DE DÉCORATION, À L’EXCEPTION DES APPAREILS
ÉLECTROMÉNAGERS
5713 MAGASINS DE REVÊTEMENTS DE SOL
5714 MAGASINS DE DRAPERIES, DE DÉCOR DE FENÊTRE ET DE TISSUS D’AMEUBLEMENT
5715 GROSSISTES DE BOISSONS ALCOOLISÉES
5718 MAGASINS DE FOYERS, DE PARE-FEU ET D’ACCESSOIRES POUR LE FOYER
5719 AUTRES MAGASINS DE SPÉCIALITÉ – ARTICLES MÉNAGERS
5722 MAGASINS D’APPAREILS MÉNAGERS
5732 MAGASINS D’ÉLECTRONIQUE
5733 MAGASINS DE MUSIQUE – INSTRUMENTS, PIANOS, PARTITIONS
5734 MAGASINS DE LOGICIELS INFORMATIQUES
5735 MAGASINS DE DISQUES
5811 TRAITEURS
5812 RESTAURANTS ET ÉTABLISSEMENTS DE RESTAURATION
Annexe
75
MCC Description
5813 DÉBITS DE BOISSONS (ALCOOLISÉES) – BARS, TAVERNES, BOÎTES DE NUIT, BARS-SALONS ET DISCOTHÈQUES
5814 ÉTABLISSEMENTS DE RESTAURATION RAPIDE
5912 PHARMACIES
5921 MAGASINS DE BOISSONS ALCOOLIQUES – BIÈRE, VIN ET ALCOOL
5931 MAGASINS DE MARCHANDISE D’OCCASION
5932 MAGASINS D’ANTIQUITÉS – VENTE, RÉPARATION ET RESTAURATION
5933 PRÊTEURS SUR GAGE
5935 SAUVETAGE
5937 MAGASINS DE REPRODUCTION D’ANTIQUITÉS
5940 MAGASIN DE VÉLOS – VENTE ET SERVICES
5941 MAGASINS D’ÉQUIPEMENTS SPORTIFS
5942 LIBRAIRIES
5943 MAGASINS DE FOURNITURE DE BUREAU ET DE FOURNITURE SCOLAIRE
5944 DÉTAILLANTS – BIJOUX, MONTRES ET ARGENTERIES
5945 MAGASINS DE PASSE-TEMPS, DE JOUETS ET DE JEUX
5946 MAGASINS DE FOURNITURE POUR APPAREILS PHOTO
5947 MAGASINS DE CARTES, DE CADEAUX ET DE SOUVENIRS
5948 MAGASINS DE BAGAGES ET D’ARTICLES DE CUIR
5949 MAGASINS DE COUTURE ET DE TISSUS
5950 MAGASINS DE VERRERIE ET DE CRISTAL
5960 MARKETING DIRECT – ASSURANCES
5962 TÉLÉMARKETING – SERVICES CONNEXES AUX VOYAGES
5963 VENTE ITINÉRANTE
5964 MARKETING DIRECT – VENTE PAR CATALOGUE
76
MCC Description
5965 MARKETING DIRECT – VENTE PAR CATALOGUE ET VENTE AU DÉTAIL COMBINÉES
5966 MARKETING DIRECT – SOLLICITATION TÉLÉPHONIQUE
5967 MARKETING DIRECT – APPELS ENTRANTS
5968 MARKETING DIRECT – ABONNEMENTS
5969 AUTRE MARKETING DIRECT – NON CLASSÉ AILLEURS
5970 MAGASINS DE FOURNITURE D’ARTISTE ET DE PRODUITS D’ARTISANAT
5971 MARCHANTS ET GALERIES D’ŒUVRES D’ART
5972 BOUTIQUES DE TIMBRES ET DE MONNAIES
5973 MAGASINS D’ARTICLES RELIGIEUX
5975 APPAREILS DE CORRECTION AUDITIVE – VENTE, SERVICES ET FOURNITURE
5976 APPAREILS ORTHOPÉDIQUES ET PROTHÈSES
5977 BOUTIQUES DE PRODUITS COSMÉTIQUES
5978 MAGASINS DE MACHINES À ÉCRIRE – VENTE, SERVICES ET LOCATION
5983 MARCHANDS DE MATÉRIAUX DE CHAUFFAGE – MAZOUT, BOIS, CHARBON ET PÉTROLE LIQUÉFIÉ
5992 FLEURISTES
5993 BOUTIQUES ET KIOSQUES DE CIGARES
5994 KIOSQUES À JOURNAUX
5995 ANIMALERIES, NOURRITURE ET ACCESSOIRES POUR ANIMAUX
5996 MAGASINS DE PISCINES – VENTE, FOURNITURE ET SERVICES
5997 BOUTIQUES DE RASOIRS ÉLECTRIQUES – VENTE ET SERVICES
5998 MAGASINS DE TENTES ET DE VÉLUMS
5999 BOUTIQUES SPÉCIALISÉES DIVERSES
6010 INSTITUTIONS FINANCIÈRES – DÉCAISSEMENTS MANUELS
6011 INSTITUTIONS FINANCIÈRES – DÉCAISSEMENTS AUTOMATIQUES
6012 INSTITUTIONS FINANCIÈRES – MARCHANDISES ET SERVICES
Annexe
77
MCC Description
6051INSTITUTIONS NON FINANCIÈRES – DEVISES, MANDATS (SAUF VIREMENTS TÉLÉGRAPHIQUES), CERTIFICATS
PROVISOIRES ET CHÈQUES DE VOYAGE
6211 COURTIERS EN VALEURS MOBILIÈRES
6300 ASSURANCE – VENTE, SOUSCRIPTION ET PRIMES
7011 HÔTELS, MOTELS ET CENTRES DE VILLÉGIATURE
7012 APPARTEMENTS EN MULTIPROPRIÉTÉ
7032 CAMPS SPORTIFS ET RÉCRÉATIFS
7033 TERRAIN DE CARAVANING ET DE CAMPING
7210 SERVICES DE BUANDERIE, DE NETTOYAGE ET DE RETOUCHE DE VÊTEMENTS
7211 SERVICES DE BUANDERIE (FAMILIAL ET COMMERCIAL)
7216 NETTOYAGE À SEC
7217 NETTOYAGE DE TAPIS ET DE MEUBLES REMBOURRÉS
7221 STUDIOS DE PHOTOGRAPHIE
7230 SALONS DE BEAUTÉ ET DE COIFFURE
7251 CORDONNERIE, CIRAGE DE CHAUSSURES ET NETTOYAGE DE CHAPEAUX
7261 SERVICES FUNÉRAIRES ET CRÉMATORIUMS
7273 SERVICES DE RENCONTRE ET D’ACCOMPAGNEMENT
7276 SERVICES DE PRÉPARATION DES DÉCLARATIONS DE REVENUS
7277 COUNSELING – DETTES ET PROBLÈMES CONJUGAUX OU PERSONNELS
7278 SERVICES ET CLUBS D’ACHATS ET DE MAGASINAGE
7296 LOCATION DE VÊTEMENTS – COSTUMES, UNIFORMES ET TENUES DE SOIRÉE
7297 SALONS DE MASSAGE
7298 STATIONS-SANTÉ ET SALONS DE BEAUTÉ
7299 SERVICES AUX PARTICULIERS – NON CLASSÉ AILLEURS
7311 SERVICES DE PUBLICITÉ
7321 AGENCES D’ÉVALUATION DU CRÉDIT À LA CONSOMMATION
78
MCC Description
7322 AGENCES DE RECOUVREMENT
7333 PHOTOGRAPHIE, ART ET GRAPHISME PUBLICITAIRES
7338 SERVICES DE COPIE RAPIDE, DE REPRODUCTION ET DE TIRAGE DE BLEUS
7339 SERVICES DE SOUTIEN STÉNOGRAPHIQUE ET DE SECRÉTARIAT
7342 SERVICES DE DÉSINFECTION ET DE DESTRUCTION DE NUISIBLES
7349 SERVICES DE NETTOYAGE, D’ENTRETIEN ET DE CONCIERGERIE
7361 SERVICES DE PLACEMENT ET DE MAIN-D’ŒUVRE TEMPORAIRE
7372SERVICES DE CONCEPTION DE SYSTÈMES INTÉGRÉS, DE TRAITEMENT DES DONNÉES ET DE
PROGRAMMATION INFORMATIQUE
7375 SERVICES DE RECHERCHES DOCUMENTAIRES
7379 SERVICES DE RÉPARATION ET D’ENTRETIEN D’ORDINATEURS – NON CLASSÉ AILLEURS
7392 SERVICES DE GESTION, DE CONSULTATION ET DE RELATIONS PUBLIQUES
7393AGENCE D’INVESTIGATION OU DE PROTECTION ET SERVICES DE SÉCURITÉ (Y COMPRIS FOURGONS BLINDÉS
ET CHIENS DE GARDE)
7394 CRÉDIT-BAIL ET LOCATION D’ÉQUIPEMENT, D’OUTILS, DE MEUBLES ET D’ÉLECTROMÉNAGERS
7395 LABORATOIRES DE TRAITEMENT DE FILMS, DÉVELOPPEMENT ET TIRAGE
7399 SERVICES AUX ENTREPRISES – NON CLASSÉ AILLEURS
7512 AGENCES DE LOCATION DE VOITURES
7513 LOCATION DE CAMIONS ET DE REMORQUES UTILITAIRES
7519 LOCATION D’AUTOCARAVANES ET DE VÉHICULES RÉCRÉATIFS
7523 PARCS DE STATIONNEMENT ET GARAGES
7531 CARROSSIERS
7534 ATELIERS DE RECHAPAGE ET DE RÉPARATION DE PNEUS
7535 ATELIERS DE PEINTURE POUR AUTOMOBILES
7538 ATELIERS DE SERVICES POUR AUTOMOBILES (À L’EXCLUSION DES CONCESSIONNAIRES)
7542 LAVE-AUTOS
Annexe
79
MCC Description
7549 SERVICES DE REMORQUAGE
7622 ATELIERS DE RÉPARATION D’APPAREILS ÉLECTRONIQUES
7623 ATELIERS DE RÉPARATION – CLIMATISATION ET RÉFRIGÉRATION
7629 ATELIERS DE RÉPARATION DE PETITS APPAREILS ET D’APPAREILS ÉLECTRIQUES
7631 ATELIERS DE RÉPARATION DE MONTRES, D’HORLOGES ET DE BIJOUX
7641 MEUBLES – REVÊTEMENT, RÉPARATION ET RESTAURATION
7692 SERVICE DE SOUDAGE
7699 ATELIERS DE RÉPARATION ET SERVICES CONNEXES – NON CLASSÉ AILLEURS
7829 PRODUCTION ET DIFFUSION DE FILMS ET DE VIDÉOCASSETTES
7832 SALLES DE CINÉMA
7841 CENTRES DE LOCATION DE VIDÉOCASSETTES
7911 SALLES, STUDIOS ET ÉCOLES DE DANSE
7922 DIRECTEURS DE PRODUCTION (À L’EXCLUSION DES FILMS) ET BILLETTERIES
7929 ORCHESTRES, MUSICIENS ET ANIMATEURS – NON CLASSÉ AILLEURS
7932 ÉTABLISSEMENTS DE BILLARD
7933 SALLES DE QUILLES
7941 CLUBS DE SPORTS COMMERCIAUX ET PROFESSIONNELS, TERRAINS DE SPORT, PROMOTEURS DE SPORT
7991 ATTRACTIONS TOURISTIQUES ET EXPOSITIONS
7992 TERRAINS DE GOLF PUBLICS
7993 FOURNITURES DE JEUX VIDÉO
7994 ÉTABLISSEMENTS ET SALLES DE JEUX D’ARCADE
7995 PARI (Y COMPRIS BILLETS DE LOTERIE, JETONS DE CASINO, PARI HORS-PISTE ET PARI AUX HIPPODROMES)
7996 PARCS D’ATTRACTIONS, CIRQUES, CARNAVALS ET DISEURS DE BONNE AVENTURE
7997CLUBS SPORTIFS, RÉCRÉATIFS ET ATHLÉTIQUES POUR MEMBRES, CLUBS DE LOISIRS ET TERRAINS DE GOLF
PRIVÉS
80
MCC Description
7998 AQUARIUMS ET DELPHINARIUMS
7999 SERVICES RÉCRÉATIFS – NON CLASSÉ AILLEURS
8011 MÉDECINS – NON CLASSÉ AILLEURS
8021 DENTISTES ET ORTHODONTISTES
8031 OSTÉOPATHES
8041 CHIROPRATICIENS
8042 OPTOMÉTRISTES ET OPHTALMOLOGISTES
8043 OPTICIENS, MATÉRIEL OPTIQUE ET LUNETTES
8049 PODIATRES ET PODOLOGUES
8050 SERVICES DE SOINS INFIRMIERS ET PERSONNELS
8062 HÔPITAUX
8071 LABORATOIRES MÉDICAUX ET DENTAIRES
8099 SERVICES MÉDICAUX ET PROFESSIONNELS DE LA SANTÉ – NON CLASSÉ AILLEURS
8111 SERVICES JURIDIQUES ET AVOCATS
8211 ÉCOLES PRIMAIRES ET SECONDAIRES
8220 COLLÈGES, UNIVERSITÉS, ÉCOLES D’ÉTUDES PROFESSIONNELLES ET COLLÈGES POSTSECONDAIRES
8241 ÉCOLES D’ÉTUDES PAR CORRESPONDANCE
8244 ÉCOLES DE COMMERCE ET DE SECRÉTARIAT
8249 ÉCOLES DE MÉTIERS ET CENTRES DE FORMATION PROFESSIONNELLE
8299 ÉCOLES ET SERVICES ÉDUCATIFS – NON CLASSÉ AILLEURS
8351 SERVICES DE GARDE D’ENFANTS
8398 ŒUVRES DE BIENFAISANCE ET DE SERVICES SOCIAUX
8641 ASSOCIATIONS CIVIQUES, SOCIALES ET DE SECOURS MUTUEL
8651 ORGANISMES POLITIQUES
Annexe
MCC Description
8661 ORGANISMES RELIGIEUX
8675 ASSOCIATIONS AUTOMOBILES
8699 ASSOCIATIONS – NON CLASSÉ AILLEURS
8734 LABORATOIRES D’ESSAIS NON MÉDICAUX
8911 SERVICES D’ARCHITECTURE, D’INGÉNIERIE ET D’ARPENTAGE
8931 SERVICES DE COMPTABILITÉ, DE VÉRIFICATION ET DE TENUE DE LIVRES
8999 SERVICES PROFESSIONNELS – NON CLASSÉ AILLEURS
9211 FRAIS JURIDIQUES (Y COMPRIS PENSIONS ALIMENTAIRES)
9222 AMENDES
9223 PAIEMENTS DE CAUTIONNEMENT
9311 IMPÔTS
9399 SERVICES GOUVERNEMENTAUX – NON CLASSÉ AILLEURS
9402 SERVICES POSTAUX (GOUVERNEMENTS SEULEMENT)
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