applicazioni informatiche - lezione 3 1
APPLICAZIONI INFORMATICHE
I PROCESSI
applicazioni informatiche - lezione 3 2
indice
• Perché si parla di processi
• Come ragionare per processi
• Come rappresentare i processi
• Come monitorare i processi
• Il progetto di una Applicazione Informatica
applicazioni informatiche - lezione 3 3
Perché si parla di PROCESSI
• Un PROCESSO è una serie di attività finalizzate a creare un valore per il cliente finale
• Una PROCEDURA è una serie di attività che può essere parte di un processo, ma non crea valore per il cliente finale
applicazioni informatiche - lezione 3 4
Il processo
• Il PROCESSO nel quale si articola la realizzazione di una
Applicazione Informatica è una sequenza di passi distinti ma logicamente interconnessi
il cui valore finale è dato dalla operatività dell’applicazione
applicazioni informatiche - lezione 3 5
È un processo quello che deve essere supportato da una Applicazione Informatica
È un processo la realizzazione di una Applicazione Informatica
Il processo
applicazioni informatiche - lezione 3 6
Procedure e Semantica
Nella gestione dei processi devono essere definiti i “ruoli chiave”.
Che differenza c’è tra “interessamento” e “coinvolgimento” ?
.
Alcuni di essi, come l’OWNER del processo, sono coinvolti, altri semplicemente interessati
applicazioni informatiche - lezione 3 7
• Nel processo di preparazione di “uova e pancetta”
Il maiale è … “coinvolto”
La gallina è “interessata”
Procedure e Semantica
applicazioni informatiche - lezione 3 8
Come ragionare per processi ?
Come rappresentare i processi ?
Come monitorare i processi ?
I processi
applicazioni informatiche - lezione 3 9
Come ragionare per processi ?
+ Noi svolgiamo tutte le nostre attività “per processi”+ Nelle Aziende si lavora “solo” per processi+ Ne’ noi ne’ le aziende siamo consapevoli di questo
= Ragionare per processi è intuitivo ma non spontaneo
applicazioni informatiche - lezione 3 10
L’approccio per processi
tradizionalmente le “gestioni” e i “miglioramenti” sono stati impostati “per funzioni”
amm comm prod
applicazioni informatiche - lezione 3 11
L’approccio per processi
ma... l’organizzazione genera valore attraverso i suoi processi e non mediante le sue funzioni
sono i processi a creare valoresono i processi a incidere sulla soddisfazione del cliente
CLIE
NTI
FO
RN
ITO
RI
applicazioni informatiche - lezione 3 12
il maggior potenziale di miglioramento e’ nascosto nei confini tra i “regni funzionali”
I PROCESSI SONO GESTITI DA PROCEDURE SPESSO STATICHE E DISATTESE
NESSUNO SI PREOCCUPA DEGLI SPAZI INTERFUNZIONALI
LE FUNZIONI SONO "OVER-MANAGED"
L'EFFETTO "REGNO" RIDUCE LE PRESTAZIONI
??
?
?
I “regni funzionali”
applicazioni informatiche - lezione 3 13
guida alla creazione del valore per il cliente:
la soddisfazione del cliente ha origine direttamente dai processi e solo indirettamente dalle funzioni
la gestione per processi consente di identificare più facilmente le responsabilità
spinge ad eliminare tutte le attività che non aggiungono valore al prodotto (Sistema Toyota)
orienta ad identificare il valore per il cliente interno
La logica dei processi
applicazioni informatiche - lezione 3 14
Il processo
Cambia il modo di essere e di lavorare delle persone
Focalizza l’attenzione verso l’esito del proprio agire
Fa percepire il doppio ruolo di cliente / fornitore interno
Evidenzia le operazioninon necessarie
Aiuta a operare in logica di prevenzione
P
applicazioni informatiche - lezione 3 15
Processo: concetti base
Tutte le attività fanno parte di processi
Il processo è una trasformazione con valore aggiunto
Ogni processo coinvolge persone e/o risorse
Ogni processo ha input e output (risultati)
Ogni processo richiede controlli per assicurare stabilità
Occorre misurare input, attività di processo, output
applicazioni informatiche - lezione 3 16
Attività o serie di attività che trasforma determinati input in output definiti, creando valore per clienti (esterni o interni)
Un processo ha un punto di inizio e un punto di fine, e comprende azioni che sono:
– definite– ripetibili– prevedibili– misurabili
un processo è …
FORNITORI CLIENTI
outputmisurabili
inputmisurabili
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Rapporto fra funzioni e processi
• La funzione è composta da attività della stessa
natura, mentre il processo è formato da attività di
natura diversa ma finalizzate al raggiungimento di
un obiettivo comune, cioè lo stesso output (…
sistema…)
• Nello stesso processo sono in genere coinvolte
diverse funzioni.
• La stessa funzione è presente in diversi processi
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Processo e funzioni
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Esempio
Le attività svolte per rifornire un magazzino ricambi del
materiale necessario costituiscono
un processo di approvvigionamento,
in cui sono coinvolti più attori; l'output è la consegna del
materiale a magazzino e gli input sono i fabbisogni espressi
dalla produzione e dai clienti.
il valore è costituito dal materiale presente in magazzino
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Input
Informazioni e/o materiali che vengono usati e modificati dalle attività del processo
Tutto o parte viene:
– incorporato nell’output– trasformato dalle attività– consumato dalle attività
applicazioni informatiche - lezione 3 21
Output
• Possono essere dati, informazioni, materiali, servizi o altri prodotti generati dalle attività del processo
• Se una attività non genera output, significa che non ha valore aggiunto: può essere eliminata
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ISO 9000, per la gestione di un processo
Il processo è ben definito ?4.1 e 5.4.1
C’è una documentazione formale?4.2.1
I documenti sono controllati?4.2.3
Ci sono registrazioni per la qualità?4.2.4
Sono definiti gli obiettivi per la qualità del processo?5.4.1
Le responsabilità e autorità sono definite?5.5.1
Le persone coinvolte sono state formate?6.2.1 e 6.2.2
Il processo richiede attrezzature o supporti? 6.3
Come viene monitorato e misurato il processo? 8.2.3.
Come vengono gestite le azioni correttive? 8.5.2
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Come rappresentare un processo ?
• Molti standard
• Molti strumenti
• Pochi concetti
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Inquadramento dei processi
Fornitori
INPUT
Clienti
OUTPUT
Inizia quando … Finisce quando …
RESPONSABILE (owner) DEL PROCESSO
Esigenze dei
Clienti
INDICATORI
Processo Processo
applicazioni informatiche - lezione 3 25
Esempi di rappresentazione dei processi
INQUADRAMENTODEL PROCESSO
•SCOPO-MISSION•RESPONSABILE•FORNITORI-INPUT•CLIENTI-OUTPUT•INDICATORI•RIF. LEGISLATIVI
DIAGRAMMA DI FLUSSO
Attività Esecutore Strumenti
Moduli
Note
Attività Esecutore Strumenti
Moduli
Note
c) ISTRUZIONI OPERATIVEb) PROCEDURA
a) SCHEDA IDENTIFICATIVA
ALLEGATI (moduli, modelli, documenti di lavoro)
d) REGISTRAZIONI
applicazioni informatiche - lezione 3 26
Diagramma di flusso 01 dell'acquisizione, trattamento, emissione materiale
Responsabilemateriali
Operatoridi front-office
Aiuto magazziniereResponsabilità unità operativa
NoteFontiAttività
2)Progettazione
acquisti
7) Collocazione edemissione materiale
documentario
6) Trattamentomateriale
documentario
5) Catalogazione
4) Acquisto
3) La valutazione èpositiva?
1) Proposta diincremento/
aggiornamentomateriale
I.O011
3
Per fonti si intendono:1) utenti;
2) esigenza di aggiornare lecomponenti
3) recensioni;4) informazioni tecniche;
5) fornitori
4
5
I.O02
I.O03
Processi60 e 66
I.O04
6
7
Sì
No
I.O05
Il materiale nonviene acquistato
2
Processo di acquisizione, trattamento, emissione materiale
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Diagramma cross-funzionale (+ T)
IniziareRiparazioni
Portare l’automobilein Officina
Diagnosticareil guasto
Attesa
Valutare tempiriparazione
ComunicarePreventivo al
Cliente
Completareriparazioni
Altriguasti
?
Prepararela fattura
IncassarePagamento
OrdinareRicambi
Ritirarel’automobile
ClienteOK?
RicambiArrivati?
Ricambidisponibili?
AccettareAutomobileda riparare Consegnare
l’automobileal Cliente
Pagare Riparazioni
N
NO
N
NO
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MB
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UT
OA
CC
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TA
ZIO
NE
Cli
en
te
Tempo
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Come monitorare un processo ?
Se non lo misuri non lo gestisci(P. Drucker)
applicazioni informatiche - lezione 3 29
Regolazione del processo
sensorisensori
INPUTINPUT OUTPUTOUTPUT
decisoridecisori comparatoricomparatoriattuatoriattuatori
PROCESSOPROCESSO
applicazioni informatiche - lezione 3 30
monitorare i parametri di monitorare i parametri di regolazione del processo;regolazione del processo;
confrontare i dati rilevati con confrontare i dati rilevati con quelli di progetto;quelli di progetto;
indicare gli interventi da effettuare, indicare gli interventi da effettuare, sulla base del confronto effettuato;sulla base del confronto effettuato;
ripristinare le condizioni richiesteripristinare le condizioni richieste
sensori:sensori:
comparatori:comparatori:
decisori:decisori:
attuatori:attuatori:
FinalitàFinalità
applicazioni informatiche - lezione 3 31
verifiche ispettive, controlli e collaudi, misure varie, reclami dei clienti, rilevamento dati, ...
specifiche, indicatori aziendali, programmi, ...
direzione aziendale, comitato qualità, responsabili di funzione o di attività, ...
singole persone o gruppi di lavoro
sensori:sensori:
comparatori:comparatori:
decisori:decisori:
attuatori:attuatori:
RiferimentiRiferimenti
applicazioni informatiche - lezione 3 32
• Se non si raccolgono le informazioni
è come togliere i sensori ad un processo, e nessuno sa esattamente cosa succede
• Se non si emettono le specifiche, o non si utilizzano gli indicatori,
è come togliere i comparatori, ragion per cui le misure sono inutili e il processo non può essere tenuto sotto controllo
• Se le decisioni non sono prese su dati oggettivi,
i decisori non possono svolgere il loro ruolo, e il processo non è più sottoposto a regolazione
• Se non si affrontano i problemi e le non conformità,
è come togliere gli attuatori, cioè non si può riportare il processo sotto controllo, né migliorarlo
applicazioni informatiche - lezione 3 33
Il processo di sviluppo
Il processo di sviluppo (comunque articolato) di una applicazione in ambito IT
risente spesso dello scarso consolidamento delle metodologie proprie di questo settore
E’ compito dell’Ingegnere applicare e far applicare gli standard metodologici fin dalle fasi preliminari
applicazioni informatiche - lezione 3 34
LE FASI
• ANALISI REQUISITI
• ANALISI FUNZIONALE
•ANALISI TECNICA
• PROGETTAZIONE
• REALIZZAZIONE
• TEST
• PRODUZIONE
applicazioni informatiche - lezione 3 35
LE FASI
• ANALISI REQUISITI
momento della esternazione delle esigenzel’utente “racconta” mentre l’uomo dell’IT acquisisce
applicazioni informatiche - lezione 3 36
LE FASI
• ANALISI FUNZIONALE
Le esigenze vengono “tradotte” in funzioniè il momento della verifica delle capacità di analisi dell’Uomo dell’IT
applicazioni informatiche - lezione 3 37
• ANALISI TECNICA
Ora la “traduzione” è verso i tecnici ITSi devono trasformare le specifiche funzionali In un insieme di indicazioni di carattere tecnico
LE FASI
applicazioni informatiche - lezione 3 38
• PROGETTAZIONE
Si definisce l’architettura del sistema Si tracciano le linee guida dello sviluppo
LE FASI
applicazioni informatiche - lezione 3 39
• REALIZZAZIONE
Quella che viene spesso definitala fase di “sviluppo applicativo”detta anche “codifica” perché si scrive il codice
LE FASI
applicazioni informatiche - lezione 3 40
• TEST
InternoEsternobetatest
LE FASI
applicazioni informatiche - lezione 3 41
• PRODUZIONE
Avviamento in esercizioAddestramento dell’utenteImpostazione del SLA
LE FASI
applicazioni informatiche - lezione 3 42
Il progetto
I fattori critici di successo
nel processo di progettazione di una
Applicazione Informatica
le attività in cui le imprese devono eccellere per avere massimo impatto sulla creazione di valore per il cliente e per il raggiungimento dei risultati prefissati
applicazioni informatiche - lezione 3 43
•UTENTE
•MARKETING
•COSTI
•AMBIENTE
Analisi dei requisiti
applicazioni informatiche - lezione 3 44
Analisi funzionale
•INTERPRETAZIONE
•MARKETING
•PSICOLOGIA
•UTENTE FINALE
•USABILITA’
•UTILITA’
•SUCCESSO
applicazioni informatiche - lezione 3 45
Analisi tecnica
•PRAGMATISMO
•TECNOLOGIA
•UTENTE FINALE
•USABILITA’
applicazioni informatiche - lezione 3 46
Progettazione
•QUALITA’
•PRAGMATISMO
•P.M.
•C.A.S.E.
•PROSPETTIVA (Mktg)
•TEST
•MANUTENZIONE
applicazioni informatiche - lezione 3 47
Realizzazione
•ELASTICITA’
•P.M.
•C.A.S.E.
•RISORSE
•TEMPI
applicazioni informatiche - lezione 3 48
Test
•VALORE
•AMBIENTE
•METODO
•PAZIENZA
•FORTUNA
applicazioni informatiche - lezione 3 49
Produzione
•COINVOLGIMENTO
•VENDITA
•DELICATEZZA
•GRADUALITA’
•RIQUALIFICAZIONE
•MONITORAGGIO
•MANUTENZIONE
applicazioni informatiche - lezione 3 50
Paradigmi di processo
applicazioni informatiche - lezione 3 51
I progressi nella qualità
Pre
staz
ion
e
Tempo
Svolta
Normalizzazione
Retrocessioni
PROGRESSO SENZA NORMALIZZAZIONE
PROGRESSO CON NORMALIZZAZIONE
PROGRESSO CON MIGLIORAMENTO CONTINUO
Miglioramento continuo
applicazioni informatiche - lezione 3 52
La Gabbia S.V.M.F. (*)
* Solito Vecchio Modo di Fare
applicazioni informatiche - lezione 3 53
• Seguire il ciclo PDCA
• Perseverare nella ricerca di una sempre maggiore profonda conoscenza
Cambiamento di Paradigmi
applicazioni informatiche - lezione 3 54
C’era una volta . . .
Un gruppo della qualità che lavorò
molto duramente
per rendere un PESSIMO processo
…molto VELOCE!
applicazioni informatiche - lezione 3 55
Il gruppo riuscì nel
far correre il bruco
molto, molto, molto
più velocemente
applicazioni informatiche - lezione 3 56
Ciclo di Deming
• P - Plan. Programmazione.• D - Do. Esecuzione del programma, dapprima in
contesti circoscritti.• C - Check. Test e controllo, studio e raccolta dei
risultati e dei feedback.• A - Act. Azione per rendere definitivo e/o migliorare il
processo.
costante interazione tra ricerca, progettazione, test, produzione e vendita
applicazioni informatiche - lezione 3 57
Ciclo di Deming
• PLAN - PIANIFICARE:
• 1.definire il problema/impostazione del progetto;
2.documentazione sulla situazione di partenza;
3.analisi del problema;
4.progettazione delle azioni correttive.
applicazioni informatiche - lezione 3 58
Ciclo di Deming
• DO - REALIZZARE:
• 1.Addestrare le persone incaricate della realizzazione delle azioni correttive.
• 2.Applicare le azioni correttive che sono state pianificate.
applicazioni informatiche - lezione 3 59
Ciclo di Deming
• CHECK – VERIFICARE:
• 1.Verificare i risultati e confrontarli con gli obiettivi;
• 2.Se si è raggiunto l’obiettivo: passare al numero 1 della fase ACT;
•3.Se non si è raggiunto l’obiettivo: passare al numero 2 della fase ACT.
applicazioni informatiche - lezione 3 60
Ciclo di Deming
• ACT – MANTENERE O MIGLIORARE:
1.Obiettivo raggiunto:standardizzare, consolidare e addestrare gli operatori;procedere ad un eventuale PDCA per un ulteriore miglioramento sul tema.
2 ripetere un nuovo ciclo PDCA sullo stesso problema, analizzando criticamente le varie fasi del ciclo precedente per individuare le cause del non raggiungimento dell’obiettivo.
applicazioni informatiche - lezione 3 61
P D C A - Il ciclo di Deming
Identifica leOpportunità
Siluppa le Teorie1. Definisci il Piano2. Stabilisci le Misure
Attua il Plano
Verifica le Teorie
Studia ciò chehai appreso
Controlla irisultati delle
verifiche.
Identifica i passisuccessivi
Agisci sui risultati:AccettaAltera
Abbandona
applicazioni informatiche - lezione 3 62
La guida all’applicazione del metodo P D C A
Riduci la complessità
del processo / il suo
tempo di ciclo
Riduci la complessità
del processo / il suo
tempo di ciclo
Minimizza gli errori
/ i difetti
Minimizza gli errori
/ i difetti
Acquisisci conoscenza
del processo
Acquisisci conoscenza
del processo
Migliora il
processo
Migliora il
processo
Stabilizza il
processo
Stabilizza il
processo