Download - Animation de Reunion
Réunion: Préparation et Déroulement
Encadré par : Mme BEZZARI
Préparé par Mlles : - AIT OUFKIR Bouchra - BOUKHEIR Sofia - OUAHI Asmaa
Exposé sur :
Introduction
1-Pourquoi la réunion?2-La typologie des réunions3-Bien préparer une réunion4-Fonctions de l’animateur de réunion5-les attitudes de l’animateur6-les étapes de déroulement d’une réunion7-Les outils de l’animateur8-Les problèmes les plus fréquents
Conclusion
introduction
La réunion est un instrument de management, elle est un moyen de communication de haut vers le bas et inversement, mais également horizontale.
Elle est un véhicule de diffusion des informations et des directives.
Elle est un lien d’échange des méthodes et des expériences entre les participants .
Elle permet aux participants découvrir, analyser et résoudre
un problème .
Pourquoi la réunion?
Pour classer les réunions tout dépend du critère choisi : finalité, nombre des participants, rôle des participants, style
d’animation, importance des échanges, etc.Les grands objectifs de réunion : Informer Obtenir de l’information Faire se rencontrer Organiser Créer ensemble Résoudre un problème ensemble Négocier Former
La typologie des
réunions
Type de réunion objectif déroulement
réunion d’information descendante
Informer les participants, faire passer un message
sous la forme d’un exposé à auditoire qui écoute et qui prend des notes
La réunion d’information ascendante
Recueillir des informations pour connaître les opinions, les besoins d’un groupe à résoudre un conflit, c’est une consultation de groupe.
Elle se déroule en 3 étapes :- Exposer le thème de
l’interview,- Aider les personnes du groupe à participer
- Faire la synthèse qui doit recevoir l’assentiment de tous.
Réunion de convivialité Créer le contact ou resserrer les liens entre les membres d’un groupe.
Elle se présente sous la forme de pots ou de fêtes précédées d’une brève allocution
La typologie des réunions
Réunion d’organisation du travail
Programmer et coordonner une action dans les détails : décider qui fait quoi, ou, quand, comment, etc.
Elle se déroule en 3 étapes :- Rappeler les objectifs de l’action à entreprendre et l’état actuel d’avancement,- Demander l’avis des participants et discuter,- Distribuer les tâches de manières précise.
Réunion de créativité Créer quelque chose de nouveau et utile (produit, service, slogan, etc.).- Apporter une solution novatrice à un problème.
Son d déroulement dépend de la technique utilisée : brainstorming, analogie, matrice de découverte, etc.
Réunion de résolution de problème
Poser un problème de manière précise et lui trouver une solution appropriée
Elle se déroule en 5 étapes :- Prendre conscience de la situation insatisfaisante,- Définir le problème,- Rechercher des solutions,- Choisir une (ou plusieurs) solution(s) à l’aide d’une grille à critères, - Programmer la (ou les) solution(s) retenue (s).
Réunion de négociation Accomplir un rapprochement à partir de positions opposées et arriver à une position commune.
Elle se déroule en 6 étapes :- Marquer la rupture avec le passé,- Localiser le problème,- Analyser les données,- Débattre,- Evaluer la situation et Formuler l’accord ou le désaccord.
Il y a 9 étapes à suivre pour préparer une
réunion : 1. Décider de l’utilité de la réunion2. Définir précisément les objectifs de la réunion3. Fixer l’ordre du jour de la réunion4. Choisir les participants de façon pertinente5. Définir le rôle de chacun6. Bâtir un guide de la réunion7. Prévoir l’organisation matérielle de la réunion8. rédiger la confirmation de la réunion 9. s’enquérir de la participation de chacun
Bien préparer une réunion
Les participants doivent eux aussi préparer la réunion :
-Lire les documents préparatoires reçues.
-Se documenter sur le sujet en fonction de l’objectif.
-Demander des éclaircissements sur l’objectif.
-Se renseigner sur le lieu et le temps nécessaire qu’il faudra pour y accéder.
Bien préparer une réunion
Fonctions de l’animateur de
réunion Fonction de production(résultat) : il s’agit de rendre le groupe et la réunion efficaces afin de
Produire des résultats c’est-à-dire : des solutions. des décisions. des propositions. des informations.
Fonctions de l’animateur de réunionFonction d'organisation(structurer) :il s’agit de : Favoriser l’expression de tous dans un cadre structuré. Organiser et mettre en forme l’expression Fonction de gestion (gérer les individus et les interactions): Il s’agit de Gérer la mise en relation d’individus qui vont
réagir selon: leur personnalité. leurs espoirs. leur position hiérarchique …
Le regard
> Accepter d'être " sous le regard " des participants
> Regarder alternativement chaque membre du groupe
> Le regard est un moyen d'avoir le retour des participants : réactions non-verbales des interlocuteurs
Les attitudes de l’animateur
La dynamique corporelle
> Déplacements
> Rythme
> Proxémique
> Gestes
> Prendre un point d'appui, de préférence mobile (feutre par exemple)
Les attitudes de l’animateur
Enonciation
> Veiller à bien prononcer et articuler
> Volume
> Débit : ne pas avoir un débit trop rapide et ménager des pauses.
Les pauses ont le mérite de : - Permettre de reprendre son souffle - D'anticiper ce qu'on va dire - De créer un effet d'attente et de maintenir l'attention des
auditeurs
Les attitudes de l’animateur
A comme ACCUEIL
• Mettre en confiance, dynamiser, faire la rupture avec les préoccupations habituelles
C comme CLARIFICATION
• Eviter les oppositions, centrer le travail.
T comme TRAVAIL
• Atteindre l’objectif
E comme EVALUATION
• Vérifier l’atteinte des objectifs• Vérifier le degré de satisfaction des
participants• Ritualiser la fin de l’intervention
Les étapes du déroulement d’une réunion : A.C.T.E.
Ouvrir la réunion
1 – Accueillir les participants 2 – Se présenter 3 – Introduire en situant la réunion par rapport à ce qui est
important pour l'équipe présente
4 – Présenter le contexte et la synthèse de la réunion précédente5 – Indiquer l'ordre du jour et les objectifs de la réunion
6 – Choisir un secrétaire si nécessaire
7 – Définir les règles de fonctionnement8 – Ne pas cacher les difficultés de dialogue présentes au départ si
nécessaire
Maîtriser le déroulement de la réunion
1 – Donner un temps de parole suffisant pour l'exposé des
faits
2 – Instaurer des pauses, des temps de silence
3 – Réguler la circulation de l'information
4 – Utiliser le jeu du questionnement
5 – Solliciter les avis des autres, leurs analyses, inviter à
prendre la parole
6 – Etre et rester à l'initiative par le questionnement
7 – Réguler les tensions dues aux divergences
8 – Reformuler
9 –Faire respecter l'ordre du jour ainsi que le chronométrage de la réunion
10 – Faire cesser les digressions, recentrer sur le sujet avec tact, mais
fermeté
11 – Faire des synthèses
12 – Noter au tableau les points d'accord, de désaccord, le chemin
parcouru et le chemin à parcourir
13 – Ecouter, reformuler, faire répéter
14 – Interdire les attaques de personnes
15 – Faire clarifier ce qui est dit
16 – Proposer une méthode pour examiner une question
17 – Conclure
Maîtriser le déroulement de la réunion
A la fin de la réunion :
> Faire la synthèse du cheminement du groupe et présenter les conclusions
> Préciser ce que la réunion va permettre de faire
> Répartir les tâches, fixer le planning
> Faire l'évaluation de la réunion à la fin de la séance
> Remercier les participants pour leur collaboration
Clore la réunion
Après :
> Suivre l'application des décisions
> Ne pas parler du comportement des autres, parler de la réunion
> Procéder à l'évaluation de la réunion
Clore la réunion
Le questionnement
Utiliser différents types de questions: Questions fermées . Questions ouvertes.
Utiliser différentes manières d'adresser les questions: Questions dirigées. Questions non dirigées. Questions en relais.
Les outils de l’animateur
La reformulation
3 types de reformulation : Reformulation – vérification. Reformulation – clarification. Reformulation – émergence.
Les auxiliaires visuels de l'animation
Le tableau. Les transparents ou diaporamas. L es documents papiers
Les outils de l’animateur
Comment traiter les participants typiques ?
Les problèmes les plus fréquents
Le type aux idées fixes
M. « Je sais tout »
Le muet volontaire
M. « critique tout »
Le bavard
Le timide
Les problèmes les plus fréquents
Les problèmes les plus fréquents
Bien préparez la réunion. Soyez sensible aux déviations, et cherchez à les récupérer « en
douceur ». Vérifiez que la situation a été bien analysée.
Conclusion
Merci pour votre attention