Guide
d’utilisation
3 Juin 2013
CODA Présentation et explication du processus d’import Compiere d’extrait
bancaire semi-automatique à partir d’un fichier CODA.
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I. Table des matières
I. Table des matières...................................................................................................................... 0
II. Introduction ................................................................................................................................ 2
II.1. Structure du fichier CODA ................................................................................................... 3
II.2. Lecture du fichier CODA ...................................................................................................... 3
II.3. Analyse des données ........................................................................................................... 3
II.1. Création de l’extrait ............................................................................................................. 4
III. Interface ..................................................................................................................................... 4
IV. Paramétrage ............................................................................................................................... 5
IV.1. Introduction ......................................................................................................................... 5
• La famille ...........................................................................................................................5
• L’opération ........................................................................................................................6
IV.2. Paramétrage ........................................................................................................................ 6
IV.3. Astuce .................................................................................................................................. 8
V. Procédure d’import .................................................................................................................... 9
V.1. Lecture du fichier ................................................................................................................. 9
• Lecture du fichier ..............................................................................................................9
• Astuce ............................................................................................................................. 10
V.2. Analyse des données ......................................................................................................... 11
• Introduction ................................................................................................................... 11
• Assignation des données ................................................................................................ 17
• Astuce ............................................................................................................................. 19
V.3. Création de l’extrait bancaire ............................................................................................ 21
• Introduction ................................................................................................................... 21
• Test de conformité ......................................................................................................... 22
• Création de l’extrait bancaire ......................................................................................... 22
• Astuce ............................................................................................................................. 23
VI. Annexes .................................................................................................................................... 26
VI.1. Communication structurées .............................................................................................. 26
• BBA ................................................................................................................................. 26
• ISO .................................................................................................................................. 26
VI.2. ISABEL 6 ............................................................................................................................. 26
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II. Introduction
CODA (extrait de compte codifié) est un fichier contenant, sous forme codée, tous les mouvements intervenus sur vos
comptes à vue, comptes épargne ou comptes à terme au cours d’une journée comptable. Il reflète l'extrait de compte
papier ou l'extrait de compte électronique qui vous est délivré quotidiennement.
Le développement qui a été effectué a pour but de pouvoir lire, analyser et encoder vos extraits bancaires fournis sous la
norme CODA. Cette procédure se subdivise en 3 étapes :
- La lecture du fichier CODA et la retranscription de ces données dans une table temporaire
- L’identification semi-automatique des différents documents à associer aux lignes d’extraits à importer
- La création de l’extrait bancaire dans le système
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II.1. Structure du fichier CODA Un fichier CODA est un fichier plat structuré que l’on peut récupérer via une interface bancaire (ISABEL ou toute autre
interface propre aux banques ou non). Celui-ci se représente comme suit :
0000001021220005..................SA.AUDAXIS....... .........GEBABEBB...00473965556.00000.............. .........................2 12020BE66210026790543..................EUR000000015 9413200310112SA.AUDAXIS............................ .......................004 21000100000001200000149........00000000060500000102 12001500000VTE2968................................. .............01021202001.0 2300010000375010212361.EUR.....................YR.C ECOR.YVES.ROCHER.CECOR............................. .......................0.1 31000100010001200000149........001500001001YR.CECOR .YVES.ROCHER.CECOR................................. .......................1.0 3200010001RUE.DU.FOLLET,.2...................7540.T OURNAI............................................. .......................0.0 21000200000001200000150........00000000030855000102 12001500000VTE2971................................. .............01021202001.0 2300020000310111251006.EUR.....................PANA SONIC.ENERGY.EUROPE.NV............................. .......................0.1 31000200010001200000150........001500001001PANASONI C.ENERGY.EUROPE.NV................................. .......................1.0 3200020001BRUSSELSESTEENWEG.502..............1731.Z ELLIK.............................................. .......................0.0 21000300000001200000151........00000000000572200102 12001500000REMBOURSEMENT000099111948............... .............01021202001.0 2200030000......................................... ............07507397...........................GEBA BEBB...................1.0 2300030000BE13210000076339..................EURAG.I NSURANCE.SA........................................ .......................0.1 31000300010001200000151........001500001001AG.INSUR ANCE.SA............................................ .......................1.0 3200030001BD.EMILE.JACQMAIN.53...............1000.B RUXELLES........................................... .......................0.0 8020BE66210026790543..................EUR0000000168 605920010212....................................... .........................0 9...............00001500000000000000000000000919272 0.................................................. .........................1
Ce type de fichier peut reprendre plusieurs extraits bancaires, tout dépend du type d’export que vous avez effectué sur
votre interface bancaire. Toutefois, les données présentes sont regroupées par extrait, et ordonné par numéro de ligne
d’extrait. Il est dès lors possible de s’y retrouver dans cette structure particulière après quelques explications et un petit
temps d’adaptation. Voici donc certaines informations de bases qui peuvent vous être utiles :
- Le premier caractère de chaque ligne identifie le rôle de la ligne. Ainsi :
o Les lignes 0 et 1 correspondent à l’entête d’un extrait. Vous pouvez y retrouver le titulaire du compte, le
numéro du compte bancaire, le BIC de la banque et le montant initial à une certaine date
o Les lignes 2 et 3 correspondent aux lignes d’extrait. Chaque ligne est ensuite identifier par un numéro
spécifique.
o Les lignes 8 et 9 correspondent au résumé de l’extrait, reprenant le total mouvementé et le montant
final du compte bancaire à date.
- Sur chaque ligne d’extrait, nous pouvons identifier :
o Le numéro de la ligne, comme expliqué ci-dessus
o Une description plus ou moins conséquente qui sera utilisé pour identifier une série de documents
associés à la transaction
o Le montant de l’opération
o Le code opération de la ligne. Nous verrons plus loin que cette donnée sera importante dans l’analyse
des lignes d’extrait.
II.2. Lecture du fichier CODA La lecture d’un fichier CODA va créer autant d’entrées dans la table temporaire qu’il n’y a de ligne d’extrait. Sur chaque
entré, nous pourrons visualiser les informations de l’extrait lui-même auquel elle appartient (date d’extrait, compte
bancaire, montant initial, total mouvement, montant final, etc.) ainsi que les données nécessaires à l’identification de cette
ligne d’extrait (communication libre ou structurée, référence spécifique, compte bancaire d’origine ou de destination, etc.).
Une fois ces données récoltées, nous pouvons travailler librement dans l’analyse de ces données sans
II.3. Analyse des données Cette seconde partie a pour but d’identifier les différents documents (tiers, factures, paiements, etc.) qui correspondent à
chaque ligne d’extrait importées dans la première partie. En fonction des informations ainsi récoltées, un type de
transaction est associé à chaque ligne, permettant de piloter le système dans la dernière partie.
Cette analyse et cette identification sont semi-automatiques. Cela signifie que le système va faire un premier passage pour
tenter d’identifier lui-même des données. Dans le cas où il ne trouve pas assez d’information ou qu’il se trouve sur plusieurs
possibilités, il donne la main à l’utilisateur, lui demandant de vérifier ce qui a été assigné et d’identifier le type de
transaction correspondante.
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II.1. Création de l’extrait Cette dernière étape commence par une vérification des assignations effectuées au point précédent. Cette vérification est
primordiale pour éviter tout problème technique lors de la création des extraits (données manquantes, etc.), et cela assure
la cohérence entre le type de transaction (qui pilote les actions u système sur la ligne d’extrait en question) et les données
présentes. Si une erreur est identifiée, le système arrête le processus, avertissant l’utilisateur de l’erreur identifié.
Par exemple, si une ligne d’extrait est définie comme un paiement client libre et que le tiers sélectionné est un fournisseur,
le système en avertira l’utilisateur et arrêtera la procédure de création d’extrait.
Une fois que les lignes d’extraits à importer ont passé ce dernier test de conformité, le système va pouvoir créer le(s)
extrait(s) bancaire(s) conformément aux types de transactions identifiés.
III. Interface
Pour pouvoir gérer cet import, vous devrez pouvoir accéder à différents écrans :
- Type charge : son implication sera expliquée ci-dessous.
- Sous méthode de paiement : son implication sera expliquée ci-dessous.
- Import Fichier CODA : il s’agit du processus vous permettant de lire le fichier CODA à importer
- Import CODA : il s’agit de la table temporaire vous permettant d’analyser les données importées
- Extrait bancaire : fenêtre reprenant tous les extraits de banques encodés dans le système.
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IV.Paramétrage
Le paramétrage de l’import CODA consiste à créer un lien entre un code opération (décrit dans l’introduction) et un code
charge ou une sous-méthode de paiement.
IV.1. Introduction Comme expliqué un peu plus haut, chaque transaction est identifiée par un code opération. Ce code se subdivise en 4
parties :
… 00150000 …
Groupement Position Signification
Le type � 1er
caractère � Défini si c’est un montant simple ou global
La famille � 2ème
et 3ème
caractères � Défini le mode de paiement
L’opération � 4ème
et 5ème
caractères � Défini l’opération elle-même
La rubrique � 6ème
à 8ème
caractères � Détail de l’opération
Pour l’import de l’extrait bancaire, seules « la famille » et « l’opération » nous seront nécessaires, les autres données étant
trop abstraites ou spécifiques pour être prises en compte dans le système actuel.
• La famille
La famille nous permet d’identifier le mode de paiement qui a été utilisé. Cette valeur, contrairement au type, nous sera
très utile pour l’identification des documents lors du rapprochement des lignes d’extrait avec les factures clients ouvertes
et les facture fournisseurs. Ci-dessous, nous allons reprendre les différentes valeurs possibles et leur signification :
Codification Signification
01 � Virement / Direct Deposite
41 � Virement / Direct Deposite
03 � Chèque / Check
43 � Chèque / Check
04 � Carte de crédit / Credit Card
05 � Domiciliation / Direct Debit
13 � A crédit / On Credit
O7* � Effet de commerce
47* � Effet de commerce étranger
09* � Opération de guichet
11* � Titres, coupons
30 � Opération diverse
35 � Clôture d’intérêts, frais, etc.
80 � Frais et commissions isolés
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• L’opération
En complément au code famille, nous avons un code opération qui précise le type de transaction qui a été effectué. Il en
existe plusieurs mais ceux-ci diffèrent d’une famille à une autre. Pour plus de détails sur les associations existantes, je vous
renvoie sur le document annexe « CODA – codes opération » ci-joint.
Petite information supplémentaire, l’opération correspond à un code de 2 chiffre, pouvant donc varier de 00 à 99, et nous
pouvons déjà savoir si il s’agit d’une entré ou une sortie d’argent. En effet, le code opération équivaut TOUJOURS à une
sortie d’argent lorsque la valeur est comprise entre 00 et 49, compris, et à une entré d’argent lorsque la valeur est comprise
entre 50 et 99 compris.
Valeur Signification
[00 49] � Sortie d’argent
[50 99] � Entré d’argent
IV.2. Paramétrage Maintenant qu’on connait les différentes associations « famille-opération », il serait intéressant de les associer à des
éléments du système comme des codes charges ou des sous-méthodes de paiement. Ainsi, lors de l’analyse des données à
importer, le système pourra déjà définir l’une de ces deux informations directement grâce au code opération de 8
caractères. Ceci est particulièrement intéressant pour l’identification automatique de codes charges spécifiques comme des
frais bancaires, par exemple.
Nous devons donc paramétrer ces différentes associations, dans le système. Pour se faire, nous avons plusieurs points
d’entrés à notre disposition :
- Via la fenêtre « Type charge » qui énumère toutes les charges définies dans votre environnement. Pour chaque
charge, un onglet « Transaction CODA » existe, vous permettant d’y lier une ou plusieurs associations « famille-
opération ».
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- Via la fenêtre « sous méthode de paiement » qui énumère toutes les sous-méthodes de paiements définies dans
votre environnement, toutes banques confondues. Pour chaque sous-méthode, un onglet « transaction CODA
existe, vous permettant d’y lier une ou plusieurs associations « famille-opération ».
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- Via la fenêtre « Transaction CODA ». Dans cette fenêtre, vous pouvez lier une association « famille-opération » à
un code charge ou à une sous-méthode de paiement.
Peu importe la fenêtre où vous désirez encoder vos associations, ils seront visibles par les autres fenêtres. De plus, une
association « famille-opération » ne peut être associé qu’un un seul élément, qu’il s’agisse d’un code charge ou d’une sous-
méthode de paiement. Si l’association que vous tentez d’encoder existe déjà, le système vous en fera part via un message
d’erreur lorsque vous désirerez sauver votre enregistrement :
Ceci afin qu’il n’y ait pas d’équivoque lors de l’identification de l’association du code opération lors de l’analyse des
données reprises du fichier CODA.
IV.3. Astuce Il est préférable de paramétrer cela lors de l’import du premier fichier CODA (plus précisément, durant l’étape d’analyse
des données décrite brièvement ci-dessus). Cela vous permettra d’identifier les différentes associations « famille-
opération » présentes dans vos fichiers CODA, minimisant ainsi le nombre d’associations à définir dans votre
environnement (en regardant le document annexe, vous comprendrez qu’il peut y avoir beaucoup d’association, mieux
veut se limiter à ceux que l’on rencontre). Au file tu temps, vous serez peut être amené à devoir en créer de nouveaux étant
confronté à un code opération qui n’a pas encore été rencontré.
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V. Procédure d’import
Comme énoncé précédemment, l’import d’un fichier CODA se fait en 3 parties. Nous allons donc parcourir en détail ces 3
étapes ensemble. Il s’agit des points suivants :
1. Lecture du fichier CODA
2. Analyse et identification semi-automatique des données
3. Import de l’extrait
V.1. Lecture du fichier La première étape de tout traitement d’un fichier CODA consiste à lire le fichier que vous avez récupéré de votre interface
bancaire. Si vous utilisez ISABEL, je vous invite à visualiser comment procéder pour acquérir ce fichier via les informations
en annexe, dans le présent document. Pour toute autre interface, nous vous encourageons à prendre contact avec votre
fournisseur ou votre banque pour plus d’informations.
• Lecture du fichier
Une fois le fichier récupéré (et enregistré sur votre espace de travail), il vous faut l’introduire dans votre environnement,
afin de l’analyser et de l’importer, via la fenêtre « Import Fichier CODA ».
Une fois arrivé dans ce processus, il vous sera demandé de définir différents éléments :
- La société sur laquelle devra se créer votre/vos extrait(s) bancaire(s)
- L’organisation sur laquelle sera créé votre/vos extrait(s) bancaire(s).
- Le fichier CODA lui-même (à identifier via le bouton « Parcourir… »
- Une case à cocher permettant de supprimer les anciennes lignes d’extrait appartenant encore présents dans la
table temporaire.
Une fois ces éléments sélectionné, il vous sera demandé de cliquer sur le bouton « Envoyer » qui vous indiquera si votre
fichier est conforme ou non. En effet, le système n’autorise d’importer que des fichiers de taille raisonnable. Ainsi, si le
fichier n’est pas conforme, un message d’erreur apparaitra vous indiquant le problème rencontré :
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Si, par contre, le fichier est conforme, le système vous en averti également :
Une fois le fichier valide, vous pouvez cliquer sur le bouton « Ok ». Ceci lancera le processus de lecture du fichier et créera
un enregistrement dans une table temporaire par ligne d’extrait identifiée dans le fichier. Il sera ensuite possible de
visualiser ces différents enregistrements et d’interagir avec eux avant création définitive de l’extrait bancaire (cf. point
suivant).
Une fois effectué, le système affiche le résultat obtenu qui se subdivise en :
- Un nombre d’anciennes lignes d’extraits supprimées (en fonction de la case à cocher énoncée ci-dessus)
- Un nombre de lignes d’extrait encodées à partir du fichier renseigné
• Astuce
Lorsque votre fichier est refusé car n’étant pas conforme, il est possible de procéder de 2 façon :
- Soit on doit augmenter la taille maximale autorisée pour l’upload de fichiers dans le système
- Soit on subdivise le fichier CODA en plusieurs fichiers différents.
Cette seconde solution nécessite qu’on ouvre le fichier avec un éditeur de texte (Notepad++, par exemple), d’isoler et
d’extraire différents extraits bancaires grâces à l’introduction qui vous a été faite précédemment dans le présent document,
et de créer de nouveau fichier texte avec ceux-ci.
Toutefois, il se peut qu’avec un seul extrait bancaire, le fichier soit trop conséquent. Dans ce cas, cette seconde solution
n’est pas suffisante, il faut alors modifier la taille maximale autorisée.
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V.2. Analyse des données Similairement à tout processus d’import standard de Compiere, la lecture du fichier CODA engendre la création
d’enregistrements temporaires visibles, ici, dans la fenêtre « Import CODA ». Chaque enregistrement contient non
seulement les informations de la transaction la caractérisant (étant donné qu’il s’agit d’une ligne d’extrait), mais aussi de
l’entête de l’extrait bancaire, à savoir le compte bancaire, la date de l’extrait, le montant initial, etc.
Dans la suite, on va voir comment interagir avec ces différents éléments et comment caractériser automatiquement ou
manuellement chaque ligne d’extrait. Etant donné qu’on se trouve sur une table temporaire, soyez libre d’interagir avec les
données autant que vous le voulez.
Attention tout de même à ne supprimer aucun enregistrement de cette fenêtre. En effet, le système se rendra compte qu’il
manque une ou plusieurs lignes d’extrait à importer et empêchera de créer votre extrait bancaire, vous demandant de
recommencer votre importation à partir du début, après suppression de tous les enregistrements non-importés.
• Introduction
Avant de rentrer en détail sur le fonctionnement de l’analyse des données, attardons-nous un peu sur la structure de cette
fenêtre. Chaque enregistrement (ligne d’extrait) contient les informations de l’extrait auquel il appartient ainsi que celles de
la transaction qui la caractérise. Pour mieux visualiser toutes ces données, le fichier est subdivisé en différents
regroupements. Ci-dessous, nous allons parcourir ces différentes subdivisions afin de comprendre ce qu’elles contiennent
et leur raison d’être.
Pour la plupart des groupements, il y a un champ grisé qui reprend certains messages d’erreur (leur intitulé contient
d’ailleurs le mot « Erreur » ou correspond à « Message d’erreur », cf. ci-dessous). Ces champs sont maintenus par le
système et se réfère au groupement dans lequel ils se trouvent. Vous y verrez donc une explication si le système a
rencontré un problème (incohérence, plusieurs possibilités, etc.)
Vous verrez également qu’une série de champs sont grisés, et donc non-modifiable manuellement. Ceux-ci correspondent
aux données provenant du fichier CODA et ne peuvent donc en aucun cas être modifié. L’utilisateur peut, par contre,
modifier tous les autres champs à sa guise, s’agissant essentiellement de leur correspondance avec des documents ou des
informations présentes dans votre environnement (tiers, factures, paiements, etc.).
L’analyse des données est un processus semi-automatique. C'est-à-dire que le système tentera, par lui-même, de remplir un
maximum correspondance (champs non-grisés) et d’identifier le type de transaction dont il s’agit. Il se peut, toutefois, qu’il
y ait trop peu d’information, le système vous demandera donc d’intervenir pour identifier manuellement les données
manquantes, via des informations laissées dans les champs d’erreur cités ci-dessus.
Avant de rentrer en détail dans le processus dit d’assignation, nous allons regarder ce que contient un enregistrement
CODA ainsi que sa structure. Comme expliqué ci-dessus, une ligne d’extrait à importer se subdivise en différents
groupements qui seront expliqués en détails ci-après :
- Le statut de la ligne
- La banque
- Le solde
- La transaction
- La correspondance
- Le code opération
- La communication
- Le traitement des données
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Le statut de la ligne
Le premier regroupement reprend les informations utiles sur la ligne d’extrait en question :
- Savoir si elle a déjà été importée, et si oui dans quel extrait est-elle encodée via les champs
o Importé
o Extrait bancaire
o Ligne de relevé bancaire
- Savoir l’état de l’analyse de la ligne d’extrait via les champs :
o Type d’import
o Ligne assignée (non-modifiable par l’utilisateur)
o Validez manuellement
o Assignation conforme (maintenue par le système)
- Les informations de la société et de l’extrait
o La société définie lors de l’upload du fichier CODA
o L’organisation définie lors de l’upload du fichier CODA
o Le titulaire du compte
o Le numéro d’entreprise
o Le numéro d’extrait
C’est également dans ce regroupement que nous pouvons visualiser les principaux messages d’erreurs survenus lors de
l’analyse automatique via le champ « Message d’erreur lié à l’import ».
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La banque
Comme expliqué ci-dessus, chaque ligne d’extrait possède les informations de l’extrait bancaire à laquelle elle est liée. Ainsi,
une des informations principales est le compte bancaire sur lequel se réfère l’extrait en question. Ce second regroupement
reprend donc les différentes informations bancaires récupérées à partir du fichier CODA. Il s’agit :
- Du BIC de la banque en question
- Du numéro IBAN ou du numéro du compte bancaire en question
- De la devise du compte
Le groupement qui le succède s’intitule « Compte bancaire correspondant » et permet d’identifier la devise et le compte
bancaire encodés dans votre système et correspondants aux données du groupement précédent. Les données qui s’y
retrouvent sont les suivantes :
- Le compte bancaire
- La devise
- Le solde actuel (information récupérée dans votre système en fonction du compte bancaire identifié)
- Message d’erreur : information renvoyé par le système si celui-ci n’a pas été capable d’identifier le compte
bancaire en question avec les données présentent dans le groupement précédent.
Le solde
Il s’agit d’un regroupement purement informatif, vous permettant de visualiser l’état de votre compte bancaire avant cet
extrait ainsi que le résumé de l’extrait en question. Vous trouverez donc :
- Le numéro de l’extrait papier correspondant
- La date de l’extrait
- La date de l’ancien solde
- Le solde initial : solde que vous pouvez comparer avec le « solde actuel » identifié dans le groupement précédent
- Somme débit : illustrant le montant total sortant de votre compte bancaire pour l’extrait en question (attention,
il ne s’agit pas d’un débit comptable, mais bien financier)
- Somme crédit : illustrant le montant total entrant sur votre compte bancaire pour l’extrait en question (attention,
il ne s’agit pas d’un crédit comptable, mais bien financier)
- Total mouvement : résumant le mouvement total observé pour l’extrait en question
- Le solde final de cet extrait
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La transaction
A partir de ce regroupement, on retrouve les informations propres à la ligne d’extrait en question. On y retrouve donc :
- Séquence : correspondant au numéro de séquence de la transaction pour l’extrait bancaire en question. Cette
information est très utile pour identifier une ligne d’extrait non-importée et d’identifier si toutes les lignes
d’extraits ont bien été importées dans le système. Si ce n’est pas le cas, on peut le voir par une discontinuité des
séquences.
- Montant : correspondant au montant de l’opération
- Date valeur
- Date comptable
- Tiers : nom du tiers pour la banque
- Référence Tiers : il peut s’agir de la référence du tiers pour la banque ou bien d’une référence toute autre
transmise par vos soins, par exemple ou fournie par la banque elle-même. Elle peut donc être utile, dans certains
cas, pour identifier un document en question (une sélection de paiement que vous auriez envoyée à la banque
sous un format SEPA par exemple)
- BIC : correspondant au BIC de la banque du tiers (donnée facultative)
- N° de compte : correspondant au numéro de compte ou à l’IBAN du tiers (donné facultative)
- Devise : la devise de la transaction (donnée facultative)
La correspondance
C’est au sein de ce regroupement que nous interagirons principalement. En effet, ce regroupement reprend la grande
partie des correspondances à identifier, une transaction (une ligne d’extrait bancaire) pouvant être liée à :
- Un tiers
- Une facture
- Un paiement
- Un code charge
- Une sélection de paiement
- Une remise en banque
Leur utilisation sera expliquée plus loin dans le présent document, lorsque nous parlerons du fonctionnement.
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Le code opération
Comme expliqué précédemment, chaque transaction (ligne d’extrait) comprend un code opération (suite de 8 entiers).
Cette information est reprise dans le groupement correspondant et le propose dans son ensemble, ainsi que subdivisé
suivant ses différentes parties :
- Type
- Famille
- Opération
- Rubrique
Nous nous baserons ensuite sur l’association « famille-opération » pour identifier le code charge ou la sous-méthode de
paiement correspondante.
La communication
Généralement, chaque transaction est accompagnée d’une communication. Suivant le type, plusieurs cas de figures
peuvent se présenter :
- Il s’agit d’une communication libre : dans ce cas la case à cocher « Structuré » reste décochée et l’ensemble de la
communication s’affiche dans les champs « Communication 1 », « Communication 2 », « Communication 3 » et
« Détails »
- Il s’agit d’une communication structurée : dans ce cas la case à cocher « Structuré » est bel et bien cochée et la
suite du traitement se fait dans le regroupement suivant, à savoir « Analyse Communication structurée ».
Toutefois, il peut s’agit :
o D’une communication structurée liée à une facture (de type +++123/1234/12345+++, par exemple).
Dans ce cas, le système vérifie que la communication est bien valide, via la case à cocher « Valid ». Cela
permettra d’identifier aisément la facture correspondante (voir exemple ci-dessous).
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o D’une communication structurée liée à une domiciliation (DOM80 ou SEPA). Dans ce cas, les
informations de domiciliation du client seront isolées afin de pouvoir l’identifier aisément (voir exemple
ci-dessous).
o D’une communication structurée liée à un paiement effectué via une interface de paiement (Ogone,
par exemple). Dans ce cas, une référence de l’opération sera récupérée, permettant au système
d’identifier le paiement correspondant (voir exemple ci-dessous).
Traitement des données
Enfin, le dernier regroupement nous donne accès aux 2 processus de traitement de l’information CODA, à savoir :
- L’assignation des lignes : ce qui correspond à l’analyse des données
- L’import de l’extrait : ce qui correspond à sa création dans le système
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• Assignation des données
Introduction
L’assignation des lignes d’extrait à importer se déroule en plusieurs étapes. La première consiste à analyser les données se
trouvant dans la table temporaire (fenêtre « Import CODA ») et d’identifier un maximum d’information présente dans le
système. En d’autres termes, le système va tenter de remplir les champs se trouvant dans les regroupements « Compte
bancaire correspondant » et « Correspondance ».
Il n’est toutefois pas nécessaire de remplir tous les champs proposés dans ces subdivisions. En effet, suivant les différents
éléments sélectionnés, le système va pouvoir procéder à la seconde étape qui consiste à définir le type de transaction
correspondant. Comme expliqué auparavant, cette information influencera le comportement du système lors de la création
de la ligne d’extrait.
Il existe 9 types différents, et chacun nécessite certaines informations spécifiques. Pour l’assignation automatique, il ne
peut y avoir aucun équivoque quant à l’identification du type de transaction. Les conditions sont donc strictes, c’est-à-dire
que pour chaque type certaines informations doivent être présentes (représentés en vert ci-dessous) et d’autres doivent
être absentes (représentés en rouge ci-dessous).
Parcourons ensemble les différentes possibilités et leurs conditions :
1. Encaissement : Virement client : ce qui correspond au paiement d’un client associé à une facture encore impayée
jusqu’à ce jour. Cela signifie, techniquement, que la facture a un montant ouvert supérieur ou égale au montant
de la transaction.
2. Encaissement : client (libre) : ce qui correspond à un paiement libre d’un client, lié à aucune facture.
3. Encaissement : client (dom, traite, etc.) : ce qui correspond au paiement d’un client qui est déjà référencé dans le
système (domiciliation, par exemple) et affecté à une facture. Il s’agit donc de réconcilier un paiement à un
compte bancaire
4. Encaissement : Remboursement client : cela correspond au paiement négatif (remboursement) d’un client déjà
référencé dans le système mais non-affecté à une facture. Il s’agit également de réconcilier ce paiement au
compte bancaire.
5. Décaissement : virement fournisseur : cela correspond à la réconciliation d’un paiement d’un fournisseur déjà
référencé dans le système et affecté à une facture d’achat.
6. Décaissement : fournisseur (libre) : cela correspond au remboursement d’un fournisseur, ce qui va créer un
nouveau paiement dans le système.
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7. Autre transaction : cela correspond à une transaction liée à un code imputation (code charge). Cela ne génèrera
aucun paiement, juste une ligne d’extrait pointant sur le code charge indiqué.
8. Sélection de paiement : cela signifie que la transaction correspond à une sélection de paiement encodée dans
notre système, reprenant un certain nombre de paiements générés automatiquement et généralement envoyés
dans votre interface bancaire via l’export SEPA ou toute autre procédure d’export.
9. Remise en banque : cela signifie que la transaction correspond à une remise en banque (chèque, traite, etc.). La
logique est la même que pour la sélection de paiement.
Processus d’assignation
Lorsque vous désirez lancer le processus d’assignation automatique, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Assignation des
lignes » se trouvant dans le groupement « Traitement des données ».
Une fenêtre pop-up apparaît ensuite, vous demandant de confirmer votre choix et, une fois accepté, le système
commencera le travail.
Avant toute chose, nous verrons plus loin qu’il est possible de définir manuellement un type de transaction sur une ligne
d’extrait à importer, un cas à cocher « Validez manuellement » existe donc (cf. plus haut) et devra être cochée
manuellement dans ce cas. Cela signifie que le système est capable d’identifier les lignes d’extrait assignée
automatiquement et celle assignées manuellement.
Une fois le processus d’assignation lancé, le système va donc traiter toutes les lignes non-assignées manuellement (case
« Validez manuellement » décochée), une à une en analysant leurs données et en leur identifiant un type de transaction
bien précis, suivant les conditions définies ci-dessus. Les lignes assignées manuellement ne sont donc pas impactées,
laissant à l’utilisateur la possibilité de définir lui-même le type nécessaire.
Pour chaque ligne d’extrait à importer, plusieurs cas de figure peuvent apparaître :
- Le système a désigné un type de transaction car les conditions étaient remplie, elle est donc définie comme étant
assignée (case « Ligne assignée » cochée).
- Le système n’a pas su définir un type de transaction. Dans ce cas, un message d’erreur apparaît dans le
groupement « Statut », expliquant pourquoi le système a échoué.
o Soit le système a trouvé trop d’informations, ne sachant donc pas quel type de transaction utilisé, vous
cédant donc la main afin que vous l’identifiiez vous-même grâce aux explications ci-dessus. Ce cas de
figure peut se présenter lorsqu’un tiers est client et fournisseur en même temps, par exemple.
o Soit le système n’a pas trouvé assez d’informations, vous demandant donc d’intervenir manuellement
pour identifier les données manquantes et, par la même occasion, le type de transaction
correspondant.
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Résultat
Au finale, vous aurez une série de ligne d’extraits qui seront correctement assignées par le système et prêtes à être
définitivement importée, et certaines pour lesquelles le système a eu quelques difficultés, vous donnant ensuite la main
pour traiter ces lignes manuellement.
Le compte rendu du travail qui vient d’être effectué est repris dans une dernière fenêtre
pop-up qui énumère :
- Les lignes déjà importées (si elles n’ont pas été supprimées au point « III.
Lecture du fichier)
- Les lignes assignées par le système
- Les lignes assignées manuellement par l’utilisateur
- Les lignes en erreur (manque d’information ou incohérence)
Le système ne vous permettra de créer un extrait que si toutes les lignes sont assignées. Le but est donc de parcourir les
lignes litigeuses (celle n’étant ni assignée automatiquement, ni manuellement, c’est-à-dire où les cases « Ligne assignée »
et « Validez manuellement » sont décochées).
Vous devrez donc parcourir les lignes litigeuse, y identifier les données manquantes ainsi que le type de transaction
correspondant, tout en respectant les conditions cités plus haut, et les définir comme étant assignées manuellement (case
« Validez manuellement » cochée).
Une fois toutes les lignes assignées (c’est-à-dire qu’il ne reste plus aucune ligne en erreur dans le compte rendu), il vous est
possible de passer à l’étape suivante qui consiste à créer un(des) extrait(s) bancaire(s).
• Astuce
Il se peut que la fenêtre soit trop grande pour votre écran d’ordinateur. Cela peut vous empêcher de visualiser les fenêtres
pop-ups décrites ci-dessus. Pour y remédier, il vous suffit de réduire l’affichage de la fenêtre en regroupant tous les
groupements :
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Puis, en ouvrant uniquement le groupement « Traitement des données » :
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V.3. Création de l’extrait bancaire
• Introduction
Cette troisième et dernière étape est, quant à elle, entièrement automatisée et aura comme finalité la création de
votre(vos) extrait(s) bancaire(s) à partir des lignes temporaires assignées précédemment. Elle se subdivise en 2 parties :
- La première consiste à vérifier la conformité des assignations, afin de s’assurer une dernière fois que toutes les
données définies sont cohérentes et que rien ne manque.
- La seconde créera l’extrait bancaire ainsi que ses lignes conformément aux assignations qui ont été définies.
Avant de rentrer dans les détails, parcourons à nouveaux les différents types d’assignations possibles ainsi que l’action que
devra effectuer le système :
1. Encaissement : Virement client : il s’agit, ici, de constater le paiement d’une facture client. Le système traite donc
ce cas de figure en créant le paiement du client, en l’affectant à la facture et en le réconciliant au nouvel extrait
bancaire.
2. Encaissement : client (libre) : contrairement au premier cas, il s’agit de constater un paiement libre d’un client.
Le système créera donc un paiement non-affecté pour le client en question, et le réconciliera à l’extrait bancaire.
3. Encaissement : client (dom, traite, etc.) : dans ce cas de figure, la transaction observée est liée à un tiers, une
facture et un paiement déjà présents dans le système. On va donc simplement réconcilié ce dernier au nouvel
extrait bancaire.
4. Encaissement : Remboursement client : étant donné qu’un remboursement client est effectué par les soins de
l’utilisateur, ce type de transaction doit être lié à un paiement présent dans le système. Celui-ci ne fera donc que
réconcilier ce document avec le nouvel extrait bancaire.
5. Décaissement : virement fournisseur : Dans ce cas de figure, nous observons, dans l’extrait à créer, le paiement
que nous avons effectué précédemment suite à une sélection de paiement. Le système ne fera donc que
réconcilier le paiement identifié au nouvel extrait bancaire.
6. Décaissement : fournisseur (libre) : Conformément au deuxième cas de figure, il s’agit d’un paiement libre d’un
fournisseur. Le système créera donc un paiement non-affecté pour le client en question, et le réconciliera à
l’extrait bancaire.
7. Autre transaction : ce type de transaction correspond à lier une ligne d’extrait bancaire à un code imputation
(intitulé « code charge » dans le système). Le système créera donc une ligne à ce nouvel extrait avec le code
charge sélectionné.
8. Sélection de paiement : dans ce cas de figure, le système parcourra la sélection de paiement sélectionnée et
créera une ligne d’extrait par paiement identifié dans cette sélection.
9. Remise en banque : similairement à la sélection de paiement, le système créera une ligne d’extrait pour chaque
paiement identifié dans la remise en banque.
Etant donné que certaines lignes d’extrait ont été définies manuellement (choix du type de transaction), il se peut qu’il y ait
des incohérences entre les données présentes et celles nécessaires. Par exemple, un utilisateur a pu choisir le type d’import
« Encaissement : client (dom, traite, etc.) » alors qu’aucun paiement n’est identifié sur la ligne d’extrait, information
pourtant obligatoire (cf. plus haut).
Le système va donc effectuer un ultime test de conformité afin de vérifier si toutes les données sont cohérentes et que le
type de transaction est correct. Si toutes les lignes sont conformes, le système créera ensuite le(s) extrait(s)
correspondant(s), sinon, il renverra un message d’erreur signalant que plusieurs lignes ne sont pas conformes et vous
demandant d’y remédier.
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• Test de conformité
Cet ultime test est nécessaire pour vérifier la cohérence des informations renseignées sur chaque ligne d’extrait à créer. En
effet, plus haut, nous avons vu, par exemple, qu’il était possible de définir le type de transaction manuellement, by-passant
l’assignation automatique du système. En quelque sorte, celui-ci vous fait confiance et ne regarde donc pas ce que vous
avez défini.
Le test de conformité s’assure que ces assignations ainsi que les données présentes sont cohérentes et ne risquent pas de
poser de problèmes. Cette vérification s’effectue en 5 étapes :
1. Assignation : il vérifie si toutes les lignes sont assignées. Si ce n’est pas le cas, le système s’arrête en vous
demandant d’assigner les lignes en litige.
2. Type d’import : le système vérifie ensuite si les documents nécessaires pour le type d’import correspondant sont
bien présents. Ici, contrairement à la partie « assignation », on ne regarde que les documents devant être
présents (en vert ci-dessus), on est donc moins stricte étant donné que certains assignations ont été effectuées
manuellement
3. Documents cohérents : le système vérifie la cohérence entre les documents sélectionnés. Ainsi, par exemple, si
nous avons identifié un paiement et une facture pointant sur des tiers différents, leur association n’est pas
conforme.
4. Globalité : le système vérifie si toutes les lignes d’extrait sont présentes et que l’utilisateur n’en a pas supprimé
par mégarde.
5. Doublon : le système s’assure que l’on ne sélectionne pas un même document sur plusieurs lignes d’extrait. Ainsi,
une facture ne pourra se trouver qu’une seule fois dans la table temporaire, par exemple.
A la fin de ce tests, certaines lignes peuvent donc être tout à fait cohérentes et d’autres peuvent être litigeuses. Pour faire
la distinction entre ces différents états, le système va mettre à jour la case « Assignation conforme » sur chaque ligne à
créer. Ainsi, toutes les lignes dont la case « Assignation conforme » est cochée sont cohérentes et peuvent générer des
lignes d’extrait bancaire. Les autres lignes, quant à elles, sont litigeuses et nécessitent une petite révision.
Dans le cas où au moins une incohérence a été décelée par le système, celui-ci vous en fait part via un message d’erreur (cf.
exemple ci-dessous), refusant, ainsi, de créer l’extrait bancaire en question.
Il vous sera, dès lors, demandé de passer sur les lignes non-conformes et de les rectifier afin que les données s’y trouvant
soit cohérentes. Pour se faire, il suffit de parcourir les lignes non-conformes, de lire les informations se trouvant dans les
champs dédiés aux erreurs (cf. plus haut) et de rectifier celles-ci jusqu’à ce qu’elles soient toutes conformes.
• Création de l’extrait bancaire
Une fois que toutes les lignes d’extraits ont passé le test de conformité avec succès, il est dès lors possible de créer vos
extraits bancaires. Le système s’en charge automatiquement et vous renvoi un compte rendu du résultat obtenu.
L’information que vous y retrouvez est :
- Le nom de chaque extrait nouvellement importés
- Le compte bancaire sur lequel chaque extrait se rapporte
- Une dernière vérification entre le total mouvementé décrit dans
le fichier CODA et celui calculé dans chaque nouvel extrait
Il ne vous reste plus qu’à aller sur vos nouveaux extraits, de vérifier
rapidement que tout est en ordre, puis de traiter vos documents
manuellement.
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• Astuce
Il se peut que le test de conformité refuse de créer vos extraits bancaires pour la raison suivante :
Cela signifie qu’une ligne d’extrait à créer serait manquante, suite à une erreur de manipulation ou tout autre problème
technique. Malheureusement, dans ce cas de figure, il vous sera demandé de supprimer toutes les lignes de l’extrait en
question et de recommencer le processus d’import avec le fichier CODA correspondant. Voici donc comment procéder.
Identification
La première chose à faire est d’identifier la ligne manquante et, plus précisément, l’extrait bancaire en question. Pour se
faire, il faut trier les lignes d’extrait bancaire par extrait (ou par compte bancaire) et par numéro de séquence.
Ensuite, parcourez les différentes lignes pour trouver la séquence manquante et, ainsi, identifier l’extrait correspondant.
Dans l’exemple ci-dessous, il manque la ligne 4 :
Il est dès lors important de garder en mémoire l’extrait concerné ou au moins le compte bancaire correspondant pour la
suite.
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Suppression
Maintenant que vous avez identifié l’extrait bancaire litigieux, il faut la supprimer afin de pouvoir créer les autres extraits
bancaires et revenir sur celui-ci par la suite.
Pour se faire, il vous faut tout d’abord sélectionner les lignes appartenant à l’extrait incomplet puis à les supprimer grâce à
l’action « Suppression des enregistrements ».
Dans votre table temporaire, il ne vous reste plus que les lignes des autres extraits bancaires à créés, il vous suffit
simplement de relancer le processus de création des extrait pour que ceux-ci soit générés dans le système.
Réimportation
Le travail n’est pas terminé. En effet, il vous reste encore à importer l’extrait manquant. Recommencez donc le processus
d’import CODA à partir du début en sélectionnant à nouveau votre fichier CODA, en supprimant les anciens
enregistrements. Une fois les données importées dans la table temporaire, supprimez toutes les lignes n’appartenant pas à
l’extrait qui était litigieux ci-dessus, via l’onglet « Recherche avancée ».
Votre recherche peut donc se faire sur le numéro de compte bancaire, le numéro d’extrait papier ou toute autre
information vous permettant d’identifier l’extrait bancaire en question.
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Sélectionnez ensuite toutes les lignes affichées et supprimez-les, comme expliqué ci-dessus.
Traitement des données
Maintenant, la table temporaire ne contient que les lignes de l’extrait qui était incomplet, il ne vous reste plus qu’à le
traiter comme expliqué dans le présent document, à partir de la partie 2 « Analyse des données ».
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VI.Annexes
VI.1. Communication structurées Il y a 2 types de communications structurées prises en charge par l’export SEPA :
- BBA : Belgian Banker’s and Stockbroking Firms’ Association
- ISO : Structured Communication Reference
Chaque type a sa propre règle, il est donc facile de les identifier.
• BBA
Il s’agit d’une communication structurée belge de 12 chiffres où les 2 derniers constituent un chiffre contrôle des 10
premiers. Cette valeur de contrôle est le modulo 97 du chiffre défini par les 10 premiers. Si ce modulo est nul, il doit valoir
97.
Cette structure n’est supportée que par des banques belges.
• ISO
Il s’agit de la communication structurée ISO11649 qui se présente comme suite (max 25 caractères au total) :
RF nn cc..cccc où RF identifiant de référence du créancier
nn 2 chiffres qui constituent un chiffre de contrôle
cc..cccc référence du créancier (maximum 21 caractères)
VI.2. ISABEL 6 Je vous invite à visionner la vidéo de présentation d’ISABEL à ce sujet :
https://www.isabel.eu/fr/forbusiness/solutions/isabel6/modules/coda.html