Réunion Déploiement – 13 janvier 2012Réunion Déploiement – 13 janvier 2012
Objectifs / Sommaire Objectifs / Sommaire
I. Présentation des 2 programmes
II. Problématiques de déploiement
III. Ex. démarche de Recrutement
IV. Ex. démarche Accompagnement
Présenter les démarches de recrutement et
d'accompagnement mises en place, ou en
cours de mises en place, en Région
Aquitaine, au travers de 2 programmes :
● Programme Bureautique Santé
● Programme DMP Amorçage - Déploiement
Quelles démarches pour faire face à des actions de déploiement en masse ?
Les programmes Les programmes
● Programme porté par l'ASIP Santé, mis en
œuvre sur 2 régions (Picardie et Aquitaine).
● Objectif : déployer une solution de
bureautique pour la santé, sur les volets
administratifs et dossiers patients auprès de
petites et moyennes structures médicales et
médico-sociales, peu ou pas équipées.
● Solution bureautique à construire/finalisée
en vue d'une phase d'industrialisation après
programme.
● Solution bureautique interfacée au DMP.● Nombre d'établissements visés : 150● Durée du programme : 18 mois
BUREAUTIQUE SANTE
Les programmes Les programmes
Problématiques :➢ Trouver un opérateur fiable.➢ Démarcher sur un secteur peu connu
de TSA : le médico-social.➢ Des conditions quantitatives de
recrutement assez lourdes (n=150 ES)➢ Délai court : 18 mois, avec une phase
non compressible de 4 mois dédiée au
recrutement de l'opérateur.➢ Une démarche d'accompagnement
technique/fonctionnelle mais aussi de
conduite de changement et
développement d'usages (nouvel outil
et des pratiques à rendre pérennes).
● Programme porté par l'ASIP Santé, mis en
œuvre sur 2 régions (Picardie et Aquitaine).
● Objectif : déployer une solution de
bureautique pour la santé, sur les volets
administratifs et dossiers patients auprès de
petites et moyennes structures médicales et
médico-sociales, peu ou pas équipées.
● Solution bureautique à construire/finalisée
en vue d'une phase d'industrialisation après
programme.
● Solution bureautique interfacée au DMP.● Nombre d'établissements visés : 150
BUREAUTIQUE SANTE
Les programmes Les programmes
DMP Amorçage - Déploiement
● Programmes portés par l'ASIP Santé, mis en
œuvre aujourd'hui sur 14 régions.
● Objectif : Accompagner le déploiement du DMP
dans les régions via des actions fortes d'appui de
communication, d'accompagnement des acteurs
et de développement des usages.● Mener ces actions en vue dune généralisation
forte sur les régions.● Délais : 12 mois Amorçage / 18 à 24 mois pour
déploiement
Problématiques :➢ Nature de l'outil encore dans la
phase d'acceptation (Conduite
du changement, Culture e-santé
- pas de besoins direct) CREATIVITE➢ Mises en place d'actions
simultanées lourdes (com., tech.,
orga., accomp. et suivi).➢ Gestion de sous-projets en
parallèle, avec nécéssité de
synchroniser les étapes.➢ Maintien dans le temps de la
dynamique auprès des acteurs.
DMP Amorçage - Déploiement
● Programmes portés par l'ASIP Santé, mis en
œuvre aujourd'hui sur 14 régions.
● Objectif : Accompagner le déploiement du DMP
dans les régions via des actions fortes d'appui de
communication, d'accompagnement des acteurs
et de développement des usages.● Mener ces actions en vue dune généralisation
forte sur les régions.● Délais : 12 mois Amorçage / 18 à 24 mois pour
déploiement
Les programmes Les programmes
DéploiementDéploiement
MASSIFS et ACCELERES
DéploiementDéploiement
MASSIFS et ACCELERES
● 150 ES en 18 mois● 10 ES + Sites + 17 nouveaux ES● Nombre conséquent de PSL● Des approches bassins de santé,
réseaux, filières etc.
● Des délais relativement courts● Sur une région très étendue
● 5 départements / 41 300 Km2
(3ieme région française en
superficie – 8% du territoire)
● 3 216 000 habitants (2009)● 200 ES Sanitaires● 650 ES médico-social● 17 000 PSL (médicaux et param.)
DéploiementDéploiement
Problématiques :➢ Les méthodes➢ Les ressources
MASSIFS et ACCELERES
● 150 ES en 18 mois● 10 ES + Sites + 17 nouveaux ES● Nombre conséquent de PSL● Des approches bassins de santé,
réseaux, filières etc.
● Des délais relativement courts● Sur une région très étendue
● 5 départements / 41 300 Km2
(3ieme région française en
superficie – 8% du territoire)
● 3 216 000 habitants (2009)● 200 ES Sanitaires● 650 ES médico-social● 17 000 PSL (médicaux et param.)
DéploiementDéploiement
● 1. Mettre en place des méthodes et des outils sur une vision à
long terme formaliser, généraliser (conséquence majeure : prend plus de
temps on ne démarre pas forcément en pleine capacité, mais un retour sur
investissement évident assez rapide)
Ex. Construction d'un questionnaire : passe aussi par construction de la plateforme de saisie, de traitement des données etc. On démarre sur des outils « industrialisés ».Ex. Indicateurs DMP : construction d'une plateforme extrraction de rapports visuels
● 2. « Externaliser » les tâches, mêmes celles pour lesquelles
nous avions à priori les compétences et renforcer notre équipe.
Démarche construite progressivement, suite entre autres à l'expérience du programme Amorçage, qui très vite à mis en évidence les limites de nos ressources en interne face aux objectifs visés.
EX. Démarche de RecrutementEX. Démarche de Recrutement
Exemple bureautique santé
ACTIONS ACTEURSCibles
● Recrutement d'un opérateur (MOE) pour livraison de la solution● Externalisation sur l'opérateur de la phase Recrutement● Engagement de l'opérateur sur un résultat Recrutement et Usage● Renforcemnt équipe interne : 1 DP + 2 chargés de missions
● MOE + impliquée dans la réussite du recrutement et dans la phase accompagnement● Travail plus collaboratif
Exemple bureautique santé
● COMMUNICATION
● PHONING RECRUTEMENT
(+++)
✔ ARS (lettre soutien/ lancement) = grand impact✔ TSA : site web, com presse, notice explicative et contenu à destination du prestataire✔ MOE : réalisation, impression
✔ MOE : sous traitant spécialisé / Réalisation phoning✔ TSA : founisseur du listing et base pour l'argumentairePrestataire +++ pour le
phoning : sont du métier, plus performants, travaillent vite et en masse. Inconvénients : malgré reporting hebdomadaire, reste une boite noire sur la procédure, pas de véritable capitalistion du process, et TSA n'est pas en contact direct avec les ES, manque l'aspect institutionnel sur le commercial.
✔ ES : Direction, + PS (médecins coordo.)✔ Unions, fédérations (moteur)✔ Délégations territoriales (peu de retour)
✔ ES✔ Fédérations, syndicats, autres personnes ressources
ACTIONS ACTEURSCibles
EX. Démarche de RecrutementEX. Démarche de Recrutement
Exemple bureautique santé
✔ MOE : sous traitant commercial sur site avec un démontrable pour obtenir l'accord de l'ES. Prestataire +++ : économie de
ressources en interne
✔ MOE : logistique, invitation✔ TSA en co-animation avec la MOE--- : pas assez de mobilisation
Transformés en présentiel des 2 chargés de missions internes TSA
TSA + une association liée au projet+++ : cohésion autour du projet
des acteurs inscrits
✔ ES
Sous forme de séminaires, soirées✔ ES✔ Fédérations, syndicats,✔ Autres personnes ressources✔ Délégations territoriales
ES impliqués
● VISITES TERRAIN
● ANIMATIONS TERRITOIRES
● REUNIONS CLUB
ACTIONS ACTEURSCibles
EX. Démarche de RecrutementEX. Démarche de Recrutement
Avantages : ● + de ressources avec du savoir faire spécialisé● + vite / + de volume traité ● Intérêt surtout au début de la phase de recrutement
Inconvénients :● Il y a un côté « Lacher-prise »● Un intermédiaire de plus (perte d'information)● Aspect commercial
SOLUTION :TSA toujours en image institutionnelle en renfort des actions
de la MOE
EX. Démarche de RecrutementEX. Démarche de Recrutement
Ex. Démarche AccompagnementEx. Démarche Accompagnement
Exemple DMP – Amorçage - Déploiement● Renforcement équipe interne : 1 DP● Prestataire externe en Communication (plan com, supports, logistiques
évènementiels : décharge, supervision par TSA
● Prestataire externe en Soutien Pilotage projet (rédaction MAPA, Choix
des prestataires, pilotage projet notamment dans la relation et gestion des
prestataires) Travail collaboratif avec TSA
● Prestataire externe « Animation de Territoires » (Phoning recrutement,
suivi, organisation des actions d'accompagnement, Animations) supervision par TSA + Travail collaboratif (importance de ne pas « lacher-prise »)
● Equipe MOBILE (10 personnes en mode d'Intervention sur site ES et
cabinets libéraux). Encadrement par la AMOA « Animation de territoires » , Encadrement supervisé par TSA. (?) Garder équipe déjà formée par TSA.
Catriona RABOUTETCatriona RABOUTET Responsable Pôle Territoires & [email protected]
Tel. 05 35 54 02 58 / 0614 82 33 30