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Formalités de départ

Jean-Marc Saint-Viteux / HR-SPS

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Quelques petits détailsà régler...

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1ère étape: rien à faire:Tous les documents sont envoyés spontanément par HR

Envoi des documents suivants environ 3 mois avant la date de fin de contrat ou juste avant le départ en congé en cas de programme de pré-retraite ou d’une longue période de congé (ex CA22B, SLS):1. Brochure « Quand vous quitterez le CERN »,

2. Attestation d’emploi,

3. Fiche de contrôle de départ,

4. Feuillet « Comment obtenir votre attestation annuelle d’imposition interne? »

5. Formulaires « Devis de déménagement de mobilier et effets personnels » X 3.

6. Formulaire « Demande de paiement de l’Indemnité de Réinstallation » (si éligible).

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Plan de la présentation Brochure « Quand vous quitterez le

CERN », Fiche de contrôle de départ, Décompte de paie / congé +

attestation annuelle d’imposition interne,

Prestations financières d’extinction du contrat.

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Brochure « Quand vous quitterez le CERN »Disponible: Page web HR, « Services », « Intégration »(ou https://webh12.cern.ch/hr-services/Int/doc/depart_fr.pdf )

Table des Matières IntroductionQuestions Administratives1- Fiche de contrôle de départ2- Derniers paiements3- Caisse de pensions4- Assurance maladie5- Assurance chômage6- Examen médical lors de l’extinction du contrat7- Frais de voyage et de déménagementQuestions Personnelles8- Voitures8-1 Si vous résidez en Suisse8-2 Si vous résidez en France9- Résiliation du bail9-1 Si vous résidez en Suisse 9-2 Si vous résidez en France10- Services publics10-1 en Suisse 10-2 en France11- Polices d’assurance

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Brochure « Quand vous quitterez le CERN » (suite)

Questions Personnelles (suite)12- Comptes en banque12-1 en Suisse 12-2 en France13- Impôts13-1 Imposition sur les traitements et émoluments versés par le CERN 13-2 Autres informations complémentaires14- Sécurité sociale14-1 En Suisse14-2 En France 14-3 Dans un autre Etat-membre15- Pays de résidence15-1 En Suisse 15-2 En France 15-3 Dans un autre Etat-membre16- Liens avec le CERN16-1 Abonnements16-2 Utilisation des moyens informatiques du CERN17- Pensionnés17-1 Accès au CERN17-2 Groupement des Anciens du CERN

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Fichedecontrôlededépartformulaire:

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Fiche de contrôle de départ (suite)• Procédure:

Les formalités 1 à 9 peuvent être accomplies dès réception de la fiche.

Les formalités 1 à 4 doivent être accomplies avant le départ en congé.

Les formalités 10 à 14 doivent être accomplies au cours de la dernière semaine de contrat.

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Fichede contrôlededépart (suite)formulaire:

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Décompte de paie / congé + attestation annuelle d’imposition interne

Comptes informatiques:

Fin de contratDépart en congé

E-mail + AIS

2 mois

2 mois

Tous les comptes y compris Nice (sauf E-mail et AIS)

Temps

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Décompte de paie / congé + attestation annuelle d’imposition interneRecommandations:

Détails: Page web HR, « Services », «Prestations sociales & financières », « Impôts »

1. Jusqu’à la fin du contrat, utiliser e-mail CERN + AIS -> Décompte de paie / congé + attestation annuelle d’imposition interne (E-mail ou hrt.cern.ch, bas 1ère colonne, « My Pay Info »)

2. Avant la date de fin de contrat, enregistrer son adresse e-mail privée (PEM, Physical Email Address) qui remplacera son adresse email CERN à la fin du contrat. Se connecter sur l’application CRA via http://cra.cern.ch en

indiquant la date de la fin de contrat comme date effective

3. Création d’un compte informatique externe, appelé ‘lightweight account’ établissant un lien avec le compte AIS Se connecter à http://cern.ch/lightweightregistration

4. Après la fin du contrat, utiliser e-mail privé + ‘lightweight account’-> Attestation annuelle d’imposition interne

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Décompte de paie / congé + attestation annuelle d’imposition interne

Comptes informatiques:

Fin de contratDépart en congé

E-mail + AIS

2 mois

Tous les comptes y compris Nice (sauf E-mail et AIS)

E-mail privé

Lightweight account

ouEnregistrementE-mail privé +Lightweight account

EnregistrementE-mail privé +Lightweight account

Temps

2 mois

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Prestations financières d’extinction du contrat

(Résumé de la CIRCULAIRE ADMINISTRATIVE N°30 Rév. 2 pour les titulaires (à l’exception des ex-titulaires « locaux »), engagés

avant le 1er janvier 2007)

1. Frais de voyage

2. Frais de déménagement

3. Indemnité de réinstallation

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1. Frais de voyage• Bénéficiaires:

titulaire + membres de sa famille (si prennent résidence avec titulaire)

• Conditions d’octroi: Foyers > 20 km* du CERN Nouveau lieu de résidence > 20 km* de l’ancien lieu de

résidence Voyage dans les 2 ans suivant l’extinction du contrat

• Prestations: Coût du trajet = frais d’un voyage (transport public le plus

économique) aller depuis l’ancien lieu de résidence jusqu’au nouveau lieu de résidence ou aux foyers (au choix du membre du personnel) mais au maximum frais d’un voyage aller aux foyers

* En ligne droite

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1. Frais de voyage (suite)• Particularités:

Possibilité de renonciation au paiement des frais Paiement possible dès le départ en congé du titulaire

• Procédure: S’adresser au secrétariat de département (2.1 fiche de

contrôle de départ)

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2. Frais de déménagement• Bénéficiaire:

Titulaire

• Conditions d’octroi: Avoir droit au paiement des frais de voyage d’extinction du contrat, Avoir effectué le déménagement dans les deux ans suivant

l’extinction du contrat, Avoir détenu un contrat d’une durée >= 12 mois, et Ne pas avoir démissionné au cours de la première année de

service.

• Prestations:– Paiement d’un transport unique (d’un seul lieu à un seul lieu) mais

au maximum frais d’un déménagement aux foyers– Paiement assurance (max. 20%) et formalités douanières (à

l’exclusion des droits de douane).– Paiement des frais de garde-meubles (solde de la période

maximale de 12 mois).

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2. Frais de déménagement (suite)

Situation familiale

Lieu des foyers ou

de résidence

Bénéficiaire de l’allocation de famille

Non-bénéficiaire de l’allocation de famille

Etat membre Max. 60 m3 Max. 40 m3

Etat non-membre

Max. 25 m3 Max. 25 m3

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2. Frais de déménagement (suite)Procédure pour le déménagement

1) Etablissement de devis

Le membre du personnel doit soumettre à l’Organisation, au plus tard six semaines avant la date du déménagement, trois devis établis par trois entreprises de déménagement différentes. Les devis, établis sur les formulaires prévus à cet effet doivent comprendre :

• le montant des frais d’un transport groupé du mobilier et effets personnels ;• les frais de garde-meuble, le cas échéant ;• le montant de l’assurance du mobilier et des effets personnels (jusqu’à concurrence de 20% du montant du déménagement).

2) Accord de l’OrganisationA réception des devis, l’Organisation peut interroger les entreprises qui les ont établis. Si aucun devis n’est jugé raisonnable, l’Organisation peut solliciter des devis d’autres entreprises de déménagement ou demander au membre du personnel de soumettre de nouveaux devis établis par d’autres entreprises de déménagement. À la suite de ce processus, l’Organisation retient la meilleure offre et donne son accord pour celle-ci.

3) DéménagementUne fois l’accord de l’Organisation obtenu, le membre du personnel règle avec l’entreprise retenue les détails pratiques du déménagement, tels que la date, l’heure et le lieu du chargement et du déchargement des biens. Il lui incombe d’assurer l’accès aux locaux où doivent avoir lieu le chargement et le déchargement des biens. Il est également redevable de tous frais s’ajoutant de son fait au montant indiqué sur le devis.Tout contentieux lié à d’éventuels dommages ou à des questions d’assurance doit être réglé directement par le membre du personnel avec l’entreprise de déménagement et/ou la compagnie d’assurance.

4) Paiement

Une fois le déménagement effectué, l’entreprise envoie la facture directement à l’Organisation.L’Organisation n’est redevable que du montant indiqué sur le devis approuvé. Lorsque le membre du personnel souhaite que le déménagement soit effectué par une entreprise qui n’a pas soumis la meilleure offre, l’Organisation paie au maximum le montant de la meilleure offre, le solde restant à la charge du titulaire.

Lorsque le membre du personnel a payé lui-même le déménagement, l’Organisation rembourse le prix de ce dernier dans les limites applicables, à l’exclusion de la TVA.

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2. Frais de déménagement (suite)• Particularités:

3 formulaires « Devis de déménagement de mobilier et effets personnels » envoyés par HR.

Possibilité de renonciation au paiement des frais Paiement possible dès le départ en congé du titulaire

• Procédure: S’adresser au Service Installation HR-SPS, e-mail:

[email protected], tél: 74683 et 73962, bureaux 33/1-009 et 011 (8.1 fiche de contrôle de départ)

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3. Indemnité de réinstallation • Bénéficiaire:

Titulaire

• Conditions d’octroi: Avoir droit au paiement des frais de déménagement, Ne pas avoir été licencié ni pour raison disciplinaire ni pour

services non satisfaisants, Ne pas avoir démissionné (sauf si le Directeur général

estime que la démission est dans l’intérêt de l’Organisation).

• Prestations:– Paiement d’un nombre de mois de traitement de base (min.

Ca+7)

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3. Indemnité de réinstallation (suite)

Années révolues de service ininterrompu comme titulaire

Bénéficiaire de

l’allocation de famille

Non-bénéficiaire de

l’allocation

de famille

0-2 0 0

3 1 1/2

4 2 1

5 3 1 1/2

6 4 2

7 ou plus 5 2 1/2

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3. Indemnité de réinstallation (suite)• Particularités:

Nouveau lieu de résidence principale = domicile fiscal du membre du personnel

Paiement impossible avant la fin du contrat du titulaire Délai maximum pour présenter la demande: 6 mois (délai

de prescription) après les deux ans suivant l’extinction du contrat.

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3. Indemnité de réinstallation (suite)• Particularités (suite):

Preuves de réinstallation pour le titulaire:

1. annonce de départ (si délivrée) et

2. annonce d’arrivée ou certificat de résidence (pas sur l’honneur) ou attestation de domicile fiscal ou avis d’imposition sur le revenu ou tout autre document jugé équivalent par le CERN

Montant applicable aux titulaires bénéficiaires de l’allocation de famille est versé à condition qu'au moins un membre de leur famille prenne résidence avec eux -> Preuves de réinstallation à produire également pour au moins un membre de sa famille à charge (idem preuves titulaire).

Montant pris en compte dans l’exercice d’imposition interne (déduit de l’assiette de l’impôt interne)

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3. Indemnité de réinstallation (suite)• Procédure:

Formulaire « Demande de paiement de l’Indemnité de Réinstallation » envoyé par HR aux titulaires éligibles.

S’adresser au Service de Réinstallation HR-SPS, e-mail: [email protected], tél: 73903, bureau 33/1-013


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